Tabla de Contenido
Botones de la aplicación o íconos
Scroll bar o barra de desplazamiento
Navegación entre pantallas (Wizard)
Auditoria Procesos de Matrícula
Consulta Auditoría Rol Usuario
Proyectos y Proveedores de Equipos
Traslados masivos sin restricción
Cargue de la Definición de las Estrategias por Año Lectivo
Cargue Definición de cupos de Estrategias
cargue de la Asignación de Estrategias de Alumnos
Cargue de Valoración Desempeño
Cargue de la Inasistencia Escolar
Alumnos inexistentes Auditoría
Cargue de Alumnos Inexistentes Auditoria de un año que ya ha sido cargado
Cargue de alumnos nuevos de un archivo que ya ha sido cargado.
Cargue de alumnos asignación CONPES
Cargue de archivos para persona menor a 13 años.
Cargue de archivos para ciclos 20, 21, 22, 23 , 24, 25, 26
Alumno existe en la base de datos
Consulta o búsqueda de procesos Batch
Finalización de los procesos Bach - Cargue de Datos y Procesos por lotes
Reiniciar procesos Batch - Cargue de Datos y Procesos por Lotes
Finalización de Procesos Batch sin estar activos
Reinicio de Procesos Batch sin estar activos
Fechas de Valoración de Desempeño
Identificación Modelos Flexibles
Administración-Fechas Actos Admon
Creación Proceso de Matrículas
Modificación Proceso de Matrículas
Eliminación Proceso de Matrículas
Programación Asistencia Escolar
Adicionar Nuevo Periodo de Asistencia Escolar
Modificar Periodo de asistencia escolar
Eliminar Periodo de Asistencia Escolar
Definir nueva regla de estados
Consultar y/o actualizar usuario
Cierre de Etapas del proceso de Matricula
Fechas de vigencia para etapas del proceso de matricula
Consulta de fechas vigencia etapas matricula
Modificar fechas vigencia etapas matricula
Consultar reportes de acuerdo al cierre de etapa realizado por la secretaría
Proceso Batch Para Generación De Reportes De Oficialización De Etapas
Reporte de Actos Administrativos.
Reporte consolidado de Solicitud de Cupos: Solicitudes de Cupos por Secretaria, Metodología y Grado.
Reporte de solicitudes de cupos Nación por secretaria
Reporte de Inscripción de alumnos nuevos Nación por secretaria
Parametrizar Cambio de Sector opción (A) alumno matriculado, graduado o reprobado
Parametrizar Cambio de Sector opción (B) alumno matriculado, graduado o reprobado
Parametrizar Cambio de Sector opción (C) alumno matriculado, graduado o reprobado
Consolidación definitiva de fin de año.
Consolidación final de auditoria.
Consolidación definitiva asignación conpes.
Consolidación definitiva Matricula no oficial
Consolidación definitiva de fin de año sin realizar cargue de archivos de auditoria
Captura de parámetros para consolidación no oficial- Fin de año
Captura de Homologación de estados para consolidación de matrícula.
Cambio de sector antes del 31 de Mayo
Cambio de sector oficial a no oficial opción A
Visualización con la opción Directorio desde el DUE
Validaciones por fusiones y cierre a nivel Institución desde SIMAT al DUE
Ingresar una nueva Institución
Actualizar la información de una Institución
Actualizar la información de una Sede
Listar instituciones en convenio
Actualizar información de estudiantes
Eliminación de la prematricula
Realizar Promoción por Jerarquía
Realizar promoción para toda la Institución
Promoción Modelos flexibles por Niveles
Asignación masiva de traslados
Consulta de establecimientos educativos o sedes inactivas
Asignar Niños en E.E o Sede Inactiva en E.E o Sede Habilitada por el proceso de Asignación Masiva
Matricula Selectiva de Privados
Guía de Cambio de estado del Alumno
Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT
Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT búsqueda por Jerarquía y Municipio
Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT búsqueda por Alumno
Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT búsqueda por sede SIPI
Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT cuando no hay cupos disponibles
Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT para Etapa de novedades Cerrada
Entrega de Actos Administrativos.
Cargue de un Acto Administrativo
Consulta de un Acto Administrativo
Modificación de un Acto Administrativo
Aprobación de Actos Administrativos.
Consulta de un acto administrativo.
Aprobación de un acto administrativo.
Rechazo de un acto administrativo.
Aprobación de actos administrativos que se encuentran en estado Rechazado.
Rechazo de un actos administrativos que se encuentra en estado Aprobado.
Oficialización de etapas de los procesos de matrícula
Generar reporte de resumen análisis de continuidad
Validación Datos de entrada para el Reporte Análisis de continuidad.
Generación del Reporte Indicador de la población atendida por sector
Validación datos de entrada del reporte indicador población atendida por sector
Validación estructura de datos del reporte Indicador población atendida por sector
Generación del Reporte Indicador de matrícula por sector.
Validación datos de entrada del reporte indicador matricula por sector
Validación estructura de datos del reporte indicador de matrícula por sector.
Generación del Reporte Indicador de matrícula por sector y población atendida.
Validación de datos de entrada del reporte indicador matricula por sector y población atendida.
Generación del reporte Indicador de Matricula por Grados.
Validación de datos de entrada del reporte indicador de matrícula por grados.
Validación de la estructura de datos del reporte indicador de Matricula por grados.
Generación del reporte de estado final de matrícula por grados
Validación de datos de entrada del reporte Estado final de matrícula por Grados
Estructura de datos del reporte Estado final de matrícula por grados
Generación del reporte Matricula atendida por grados y sector
Estructura de datos del reporte Matricula atendida por grados y sector
Generación del reporte Indicador de matrícula por niveles
Estructura de datos del reporte indicador de matrícula por niveles
Generación del reporte Indicador de matrícula por niveles y población atendida
Estructura de datos del reporte indicador de matrícula por niveles y población atendida
Generación del reporte indicador matricula por niveles y sector
Estructura de datos del reporte indicador por niveles y sector
Generación del reporte Indicador de matrícula por metodología
Estructura del reporte indicador matricula por metodología
Generación del reporte indicador matricula por metodología y población atendida
Estructura del reporte Indicador matricula por metodología y población atendida.
Generación del reporte indicador matricula por metodología por sector de atención
Validación Datos de entrada del reporte indicado de matrícula por metodología y sector de atención
Estructura de datos del reporte indicador matricula por metodología y sector de atención
Generar reporte plano de matrícula Consolidada
Estructura del reporte plano de matrícula consolidada
Generar reporte de seguimiento matricula consolidada
Generar reporte matricula consolidada auditoria.
Estructura del reporte de Matricula Consolidada Auditoria.
Generar reporte de Matricula Consolidación conpes.
Estructura del reporte de Matricula Consolidada Conpes.
Generacion del reporte Matricula Definitiva.
Estructura del reporte Matricula Definitiva.
Cargue visualizado desde la aplicación ATM
ATM con la información de los alumnos asignados a una estrategia
ATM con la información de valoración del desempeño de un alumno.
ATM con la información de valoración del desempeño de un alumno, valoración existente.
Consulta de Reportes Dinámicos creados en el Sistema
Asignación Estrategias Operadores
Asignación de Usuarios a Operador
Diligenciar Planillas Operador
El contenido del Web Site ha sido bloqueado por Internet Explorer Enhanced Secutity Configuration
Debe especificar un nombre para el corte
Debe seleccionar primero un nivel para poder adicionarle un grado
El tipo de documento es un campo requerido
El documento es un campo requerido
El primer apellido es un campo requerido
El primer nombre es un campo requerido
El login es un campo requerido
La clave es un campo requerido
Los dos campos de la clave deben ser iguales
Debe seleccionar al menos un rol
Los reportes están asociados a un módulo, por favor elija uno
El campo Parámetros de Query es requerido
Debe especificar un nombre para el responsable
Debe especificar un cargo para el responsable
Debe especificar una cédula para el responsable
Debe especificar una fecha final para el proceso
La fecha inicial debe ser menor que la final
Debe especificar una etapa del proceso
Error en la inserción. Hay otra etapa definida en ese rango de fechas
Seleccione un tipo de asignación
Ya existe una Sede con este consecutivo
Debe seleccionar un grupo válido
El alumno tiene menos de cinco años de edad
La fecha de nacimiento no puede ser mayor a la fecha actual
Debe especificar una fecha de recepción
Debe especificar una fecha de digitación
Debe especificar el modelo educativo para la opción XXXX
La fecha de estado no puede ser mayor a la fecha actual
Para adicionar un familiar debe seleccionar un parentesco válido
Para adicionar un familiar debe digitar un nombre
La divipola que intenta eliminar posee otras que dependen de ella. Elimine primero dichas divipolas.
No hay grupos en los grados en la jornada a promocionar
La Institución que desea adicionar ya se encuentra adicionada
Error en la eliminación. No es posible inactivar o eliminar la Institución existen Sedes asociadas
No existe Sede alguna con ese código en la Institución actual
Debe seleccionar un archivo para poder realizar la carga
Debe Seleccionar una Institución
Ya existe este grupo para el año, Institución, Sede, jornada, grado
Imposible configurar XXX. Se debe definir en Procesos de Matrícula
Usuario no autorizado para realizar esta operación
No es posible agregar el alumno para 2004 ya que el año lectivo es 2005
Error en la inserción. Ya existe un convenio en este año, para estas dos instituciones
Transacción no válida. El alumno no puede pasar al nuevo estado
El menú aparece desconfigurado
Error en la actualización. Ya se creó un nivel para ese modelo y zona
Cantidad mínima de caracteres especiales
Días de inactividad permitidos
Número de reintentos permitidos
Días previos mensaje vencimiento
Mensaje explicativo para el usuario
NÚMERO DE CLAVES ANTERIORES QUE NO SE PUEDEN REPETIR
El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del País.
El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.
SIMAT es un sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos por Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como la obtención de informes como apoyo para la toma de decisiones.
Adicionalmente como apoyo a la matrícula se tiene el registro y consulta de las instituciones, la creación de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo de las novedades relacionadas con estas, permitiendo la actualización de su información cuando sea necesario.
Mediante la automatización de este proceso, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula y por ende el servicio a la comunidad.
El Sistema Integrado de Matrícula SIMAT permite además efectuar un seguimiento completo y detallado al proceso de matrícula mediante el análisis de los informes que provee.
Opciones de la aplicación que permiten el manejo anteriormente mencionado:
Directorio de Instituciones
Esta opción permite manejar la información de instituciones y llevar a cabo una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.
Una Institución, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos educativos. Esta opción del SIMAT permite el manejo y operación de los mismos.
Cortes y Carga de Datos
En esta opción es posible la definición de fechas de corte para cada uno de los procesos. También permite la carga de datos mediante la importación de archivos.
Registro de Estudiantes
Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita el registro de información de un estudiante, su actualización, consulta y eliminación. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y actualizada de los alumnos. En él se encuentran la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y la Institución-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.
Proyecciones
En esta opción es posible definir los parámetros para realizar la proyección y realizar la proyección en sí misma. El objetivo de la proyección de cupos es tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos nuevos
Inscripciones
Esta opción permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Es posible realizar una inscripción, consultarla y/o modificarla.
El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la información de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.
Promoción
El objetivo del proceso de promoción es tomar los alumnos matriculados actualmente y llevarlos al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Es importante tener en cuenta que si se trata del último grado, los alumnos no se promocionan, se gradúan. En esta opción es posible seleccionar si se desea realizar la promoción por jerarquía, por Institución, por Sede o por jornada.
Matrícula
El objetivo final del proceso de matrícula es matricular alumnos tanto antiguos como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de la población. En esta opción es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes que tienen un cupo asignado en alguna Institución, así como registrar los estudiantes reprobados y cancelar o anular el registro de repitencia realizado.
Administración del Sistema
Esta opción permite llevar a cabo la administración del sistema. Es importante tener en cuenta que únicamente el Administrador del Sistema es quien debe tener acceso a esta opción. En ella es posible crear, actualizar y eliminar registros de las diferentes tablas básicas que componen el sistema. Durante la eliminación de registros no podrán eliminarse registros que estén en uso.
Reportes
El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrícula y sus etapas, con el fin de obtener información que alimenta el propio sistema, así como poder contar con información estadística que sea un apoyo real y oportuno a la gestión del proceso. Este módulo permite la producción de los reportes que genera el sistema.
En este capítulo encontrará información general sobre el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT, que le será de utilidad para el manejo del mismo.
Menú
Es la lista de las opciones que tiene el sistema para su funcionamiento
Botones de la aplicación o Iconos
Los botones de la aplicación, o íconos, son los que permiten al usuario realizar algunas operaciones definidas sobre el sistema. Ellos son:
Salir
Buscar
Agregar (Crear)
Actualizar (Modificar)
Eliminar
Guardar
Siguiente nivel
Nivel anterior
Campos
Los campos son el lugar de la pantalla en que se ingresa o aparece la información. Pueden ser:
Espacios que contienen información
Espacios para el ingreso de información
Ejemplo:
Documento de identificación
Apellidos
Nombres
Listas de selección
Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas y permiten la selección de un valor específico. Por ejemplo, en una lista para seleccionar Departamentos:
En el campo que dice: ELIJA UN DEPARTAMENTO, se debe oprimir la flecha hacia abajo que se encuentra en la parte derecha del campo. De esta manera aparecerá la lista y será posible seleccionar el departamento deseado.
Listas de selección múltiple
Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas a diferencia de las de selección simple permiten la selección de uno o más valores. Por ejemplo, en una lista de selección múltiple de para grados, para seleccionar más de un valor mantenga oprimida la tecla control y de clic sobre el elemento que desea seleccionar:
Manejo de fechas
El manejo de las fechas en el sistema se realiza siempre en el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo:
El 15 de febrero de 2004 se escribe así: 15/02/2004
Presentación de errores
Los errores que se presentan en pantalla durante la interacción del usuario con el sistema, aparecen resaltados en color amarillo. Por ejemplo:
Para ingresar a la aplicación SIMAT, realice los siguientes pasos:
Inicie el browser o navegador.
Internet Explorer 6.0 o superior, si se desea bajar el Internet Explorer se puede realizar en la dirección url http://www.microsoft.com/downloads/
Mozilla FireFox 1.0.2, Si se desea bajar el Mozilla FireFox se puede realizar en la dirección url http://www.mozilla.org/products/firefox/all . Preferiblemente
Los requerimientos para utilizar este browser son:
Sistema operativo
Windows 98
Windows 98SE
Windows ME
Windows NT 4.0
Windows 2000
Windows XP (Recomendado)
Windows Server 2003
Mínimo Hardware
Pentium 233 MHz (Recomendado: Pentium 500MHz o superior)
64 MB RAM (Recomendado: 128 MB RAM o superior)
52 MB de espacio libre en el disco duro
Conéctese a la dirección url
http://www.sistemamatriculas.gov.co/simat/app
Se presentará la siguiente pantalla:
Esta es la primera pantalla que usted encontrará. Para ingresar al sistema debe digitarse el Usuario y Contraseña (palabra clave) que le han sido asignados por el administrador.
Una vez digitados Usuario y Contraseña (palabra clave) usted encontrará la pantalla que le presenta el menú de la aplicación.
En esta pantalla se presenta la información del usuario que ingresó al sistema y es posible seleccionar la opción a la que se desea ingresar.
Ejemplo práctico
Seleccione Instituciones
Se desplegará en la pantalla el menú de la aplicación.
El manejo de la seguridad del Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT, comprende varios aspectos que cubren el control de acceso y los servicios de seguridad.
Autenticación
Esta se garantiza mediante el manejo de usuarios y claves. Al ingresar al sistema, todas las personas deben proveer su usuario y su clave, que serán validadas por el sistema. Si estas no lo son, el acceso no es permitido y se presenta un mensaje al usuario, permitiéndole reintentar. El manejo de usuarios y claves se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.23 Usuarios.
Autorización
El esquema de autorización del sistema comprende la definición de roles y privilegios para cada uno de los usuarios. Esto garantiza que a cada opción únicamente pueden ingresar las personas autorizadas, según su rol, y realizar las operaciones que les hayan sido autorizadas, según los privilegios de cada rol. El manejo de roles y privilegios se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración aparte 4.22 Roles.
Existe un conjunto de roles, del cual el usuario puede seleccionar uno o varios de acuerdo a sus necesidades; también existe un conjunto de privilegios del cual pueden ser seleccionados los que se deseen asignar a cada rol.
Para cada jerarquía se podrán crear roles diferentes con privilegios propios definidos para los usuarios de una u otra Secretaría.
Un usuario puede tener varios roles. Para cada uno de ellos puede tener un conjunto de privilegios.
Ejemplo:
Se crea un nuevo usuario en el sistema, con su login y clave. Una vez creado el usuario es posible la asignación de roles por jerarquía. Puede asignarse más de uno, por ejemplo “Secretaría” y “Institución Tulúa”. Existen roles para cada Jerarquía, un usuario puede tener varios roles de una misma jerarquía.
Para cada uno de los roles creados es posible definir privilegios. Por ejemplo al rol “Institución Tuluá” se le pueden asignar los privilegios “Leer Estudiantes” y “Leer inscripción”
Al rol “Secretaría” se pueden asignar los privilegios “Leer Instituciones” y “Leer proyección”.
Es importante tener en cuenta que cada jerarquía únicamente tendrá acceso a su propia información y a la de sus jerarquías inferiores. Por ejemplo, una Secretaría podrá ver su información y la de las instituciones que se encuentran adscritas a ella; no podrá consultar información de otra Secretaría.
Manejo de procesos
El sistema cuenta con una opción que permite definir los procesos, sus etapas, fechas y responsables, lo cual permite un control de los mismos. Esta definición se realiza para cada año lectivo, jerarquía y calendario. Es así como se puede cerrar una etapa, una vez cerrada no se podrán realizar las operaciones que dependen de que se encuentre abierta. Por ejemplo, una vez cumplida la fecha final del proceso de Inscripciones, no se podrá realizar una inscripción; sin embargo es posible definir nuevas fechas, lo que permitirá al Administrador reabrir un proceso si es necesario. El manejo de procesos se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.17 Procesos Matrícula.
El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.
El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden:
Ministerio de Educación
Secretaría de Educación
Núcleos
Instituciones
Sedes
Es así como es posible, por ejemplo, realizar una búsqueda para una Secretaría o para una Institución, a potestad del usuario, quien tiene acceso a la información de uno u otro nivel, dependiendo de su jerarquía. Así mismo se abre la posibilidad de manejar los diferentes niveles de consolidación de la información de acuerdo con su jerarquía.
El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información y su seguridad. Dentro de ellas se encuentra el manejo de roles que comprende, la creación y eliminación de roles, así como la asignación y remoción de privilegios de ejecución a los mismos. Esto permite restringir el acceso a la información de acuerdo con los permisos asignados a los roles. Para cada rol existe un grupo de permisos o privilegios que permite controlar el acceso a determinado tipo de información. Los privilegios son tipo CRUD, es decir, Crear, Leer, Actualizar, Borrar.
Es así como es posible, por ejemplo, definir qué usuarios pueden ingresar a la opción de Inscripciones y para cada uno de estos usuarios establecer o negar permisos de creación, consulta y/o actualización de una inscripción.
Los roles pueden ser definidos para cada Secretaría, dependiendo de las actividades que se requiera que un usuario realice en el sistema se crean los roles, una vez se tiene el rol creado, puede ser asignado a un usuario. Por ejemplo al rol administrador se le podría asociar actividades como modificar jerarquías, mientras que un rol de consulta, solo podría realizar búsquedas pero no podría modificar datos.
El manejo de roles y permisos se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.22 Roles.
Buscar
Este botón permite realizar una búsqueda una vez hayan sido definidos los criterios correspondientes para la misma.
Agregar (Crear)
Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla para el ingreso de la información que se desea crear o insertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institución, al oprimir este botón se presentará la pantalla que tiene todos los campos para ingresar la información correspondiente a la nueva Institución.
Actualizar (Modificar)
Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla que contiene la información que se desea actualizar, permitirá modificarla y grabar la información con las modificaciones que se hayan realizado.
Eliminar
Mediante el uso de este botón usted podrá eliminar información que se encuentre registrada en el sistema. Debe tenerse en cuenta que el borrado de esta información únicamente podrá llevarse a cabo si no se tiene ninguna información que dependa de la que se desea borrar. Por ejemplo, no se puede eliminar una Institución mientras tenga Sedes, o una Sede mientras tenga alumnos.
Guardar
El botón guardar es el que graba la información. Por ejemplo, si se ingresa la información de un estudiante; para grabarla se debe oprimir el botón Guardar.
Ver Sedes
Mediante el uso de este botón es posible consultar la información de Sedes de una Institución para seleccionar una de ellas.
Siguiente nivel
Este botón permite Ir a la jerarquía inferior. Va hasta el nivel de Secretaría o municipio según se requiera.
Nivel anterior
Este botón permite Ir a la jerarquía superior. Va desde el nivel de municipio o Secretaría hasta el nivel de MEN según se requiera.
Inscribir
El uso de este botón habilita la pantalla para registrar la inscripción de un estudiante que ha sido seleccionado de una lista.
Novedades
Este botón permite ver el detalle del alumno al cual se le va a realizar una novedad.
Planeación de convenios de continuidad
Al dar clic en este botón se presenta una pantalla donde se pude planear que se va a hacer con los cupos faltantes
Reporte de Proyección de Cupos
Al dar clic en este botón se podrá imprimir el reporte de la matriz de proyección de cupos
Promoción
Una vez seleccionada la secretaría, institución, sede o jornada y dar clic en este botón se enviara a ejecutar el proceso de promoción de alumnos
Detalle de Fusiones y Ayuda en Reportes
Al dar clic en este botón en la pantalla de fusiones se verá el detalle de las instituciones fusionas. Si se está en la pantalla de reportes al dar clic en este botón se verá una descripción del contenido del reporte
Manejo de selección entre listas
Estas listas se utilizan para pasa información de una lista a otra, esto se hace, seleccionando un elemento de la lista y haciendo clic en una de las flechas rojas que se encuentran entra las listas. También se pueden utilizar, seleccionando un elemento y dando doble clic en el elemento, el elemento seleccionado pasará a la otra lista.
Esta es la barra que se encuentra a la derecha de la pantalla. Permite subir y bajar para visualizar más información.
En la parte inferior de la pantalla también se encuentra una barra de desplazamiento. Permite desplazarse a la derecha y a la izquierda para visualizar más información.
En esta pantalla se encuentra un área resaltada en amarillo. Esto es lo que estamos llamando wizard o asistente de la pantalla y sirve para navegar entre pantallas. Por ejemplo, usted puede devolverse a la pantalla anterior en lugar de hacer back (retroceder) con la tecla del browser (dar “Atrás”). Simplemente se hace clic sobre lo que se desea seleccionar y aparecerá la información solicitada.
Por ejemplo, en esta pantalla usted puede ver la información de una Sede que ha seleccionado y luego simplemente haciendo clic sobre “Institución” ver la lista de Sedes de la Institución, de la cual podrá seleccionar otra Sede si así lo desea.
Tenga en cuenta que la navegación con el wizard o asistente de la pantalla, solo es posible a la pantalla inmediatamente anterior.
Ejemplo práctico
Ingrese a la opción Promoción.
Seleccione la jerarquía Cartago.
Busque la Institución Sor María Juliana y selecciónela
Observe que el botón Institución se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.
Seleccione la Sede Sor María Juliana y oprima el botón Seleccionar Sede.
Observe que el botón Sede se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.
En este punto es posible navegar a través de las diferentes pantallas consultadas, utilizando los botones Jerarquía, Institución, Sede y Jornadas.
Ejemplo práctico
Oprima el botón Institución.
Observe que en la pantalla se muestra la lista de instituciones, permitiendo una nueva selección de Institución para la administración de grupos.
¡RECUERDE! Tenga en cuenta que durante la navegación con el wizard, solo se puede regresar a las ventanas anteriores, para ingresar nuevos parámetros o elegir una nueva opción. No se puede ir hacia delante dando clic en una ventana que no ha sido visitada. |
SIMAT: Es el sistema integrado de matrícula, que da apoyo al proceso de matrícula estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentes Secretarías de Educación departamentales, distritales y municipales.
Institución educativa oficial: Es un establecimiento que pertenece al sistema de educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado de transición hasta el grado noveno inclusive, esto es, educación básica primaria y secundaria. En algunas ocasiones las instituciones educativas prestan el servicio de educación media: grados 10 y 11 o hasta el grado 13, como en el caso de las Normales.
Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde se imparte la educación básica primaria, únicamente.
Sede: son plantas físicas independientes que conforman una Institución educativa. Una Sede puede ser un centro educativo oficial.
Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa.
Jornada: Se asimila a un turno escolar. De acuerdo con la resolución 166, la jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.
Grados: Es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno de los cuales corresponde a un año escolar.
Grupos: Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la población estudiantil de un grado.
Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio de educación.
Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar.
Estrato: Clasificación socio económica asociada al sector donde se encuentra ubicada la vivienda de residencia de la población estudiantil.
SISBEN: Clasificación socio económica asociada principalmente al tipo y condiciones de la vivienda, que es utilizado como instrumento de focalización de la inversión social.
Población víctima del conflicto: Es la población desmovilizada de los movimientos alzados en armas o desplazada de sus zonas de origen, como resultado de las acciones de estos grupos.
Alumnos antiguos: Se consideran alumnos antiguos aquellos que se hayan matriculado para el año en curso, en los establecimientos educativos que prestan el servicio de educación tradicional o en los programas que conforman el servicio de educación no tradicional, que se encuentren registrados como matriculados en la base de datos de matrícula de la Secretaría de Educación Correspondiente. Se consideran igualmente, alumnos antiguos aquellos que se encuentren matriculados en los grados de jardín del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y de las entidades territoriales de bienestar familiar y que a la fecha de ingreso a clases de la siguiente vigencia, prevista en el calendario escolar de la respectiva Secretaría de Educación, hayan cumplido 5 años.
Alumnos nuevos: Se consideran alumnos nuevos aquellos que no se encuentran registrados como matriculados en la base de datos de la respectiva Secretaría de Educación, bien sea porque no se matricularon para estudiar o porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en curso.
Procesamiento de solicitudes de alumnos nuevos: Este proceso permite dar trámite a los formatos de inscripción, asignando el cupo escolar, si lo hay, en las instituciones, centros educativos o programas de educación no tradicional.
Jerarquías: Son cada una de las instancias por las cuales fluye la información:
El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.
El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden:
Ministerio de Educación
Secretaría de Educación
Núcleos
Instituciones
Sedes
Estados del alumno:
Existe una opción en el sistema que permite el manejo de las reglas de paso de un estado de estudiante a otro. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.
Los estados son:
Nuevo: Cuando el alumno entra al sistema educativo, no al sistema SIMAT, por primera vez.
Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción
Cancelado: Cuando ha cancelado la inscripción
Promocionado: Cuando se ha pasado de un grado al siguiente para el siguiente año, no necesariamente ha ganado el año, lo que significa este estado es que se le está reservando un cupo para el año siguiente.
Reprobado: Significa que el alumno ha perdido el grado que estaba realizando, si estaba matriculado en quinto para el año 2004 y pierde el grado quinto, el alumno quedará en estado reprobado para quinto en el año 2004.
Pre-matriculado: En este estado quedan los alumnos que realicen el proceso de pre matrícula y que deseen continuar estudiando el año siguiente, si el alumno estaba en quinto en el 2004 quedara pre-matriculado para el año 2005 en grado sexto.
Sin Continuidad: En este estado quedan los alumnos a los que no se les pueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institución tienen 10 cupos y tiene 12 alumnos para promocionar, 10 de los alumnos quedarán con estado promocionado y los dos restantes quedarán sin continuidad dado que no existen más cupos en la Institución.
Matriculado: Cuando el alumno se encuentra cursando el grado y el año. Si el alumno es repitente en ese año tendrá una característica más que será marcado como matriculado repitente.
Trasladado: Cuando un alumno desea cambiarse de colegio y solicita que se le envíe a otro colegio, es marcado como trasladado
Asignado: Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido en donde debe matricularse. Como resultado del proceso de asignación de traslado, cuando un alumno lo ha solicitado, o como resultado del proceso de asignación de alumnos que se inscribieron durante el proceso de inscripción, las Secretarías de Educación corren los procesos de asignación, como resultado de estos procesos el alumno queda en estado de asignación en donde se define a que Institución debe ir a matricularse. Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no vaya y realice el proceso de matrícula en la respectiva Institución educativa.
Retirado: Cuando un alumno decide que no va a continuar estudiando, es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el alumno pasa a este estado. Un alumno puede también pasar a este estado por un proceso llamado de liberación de cupos.
Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de alumnos nuevos, no es posible conseguir un cupo a un alumno, el alumno es marcado como sin asignación.
Graduado: Una vez el alumno termine sus estudios y ha aprobado el último grado es marcado como graduado.
Estados de la Institución: La Institución puede encontrarse en los siguientes estados:
Activa
Inactiva
Estados de la Sede: La Sede puede encontrarse en los siguientes estados:
Activa
Inactiva
Estados de la inscripción: La inscripción puede encontrarse en los siguientes estados:
Activa
Cancelada
Estados del convenio: Un convenio puede encontrarse en los siguientes estados:
Activo
Inactivo
En trámite
Estados de las etapas del proceso de matrícula: Las etapas del proceso de matrícula pueden encontrarse en los siguientes estados:
Abierta
Cerrada
Definida
Estados del usuario: Un usuario del sistema puede encontrarse en los siguientes estados:
Activo
Inactivo
Estados de un archivo de importación: Un archivo de importación puede encontrarse en los siguientes estados:
PENDIENTE: cuando se recibe el archivo y queda en lista para validar e importar.
REVISADO CON ERRORES: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina en fracaso.
IMPORTADO: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina con éxito.
Estados de la solicitud de traslado: La solicitud de traslado puede encontrarse en los siguientes estados:
Activa
Asignada
Negada
Cancelada
Para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT es indispensable realizar una completa y adecuada administración del mismo que garantice su correcto funcionamiento y permita su permanente actualización.
El objetivo de la administración del sistema es tener una base de datos completa y actualizada que permita el manejo de toda la información necesaria para cumplir con el objetivo final del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT: organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.
Esta opción habilita la administración de las diferentes tablas básicas o de parámetros de la base de datos para el funcionamiento del sistema. A esta opción únicamente tendrán acceso los Administradores del Sistema a nivel de las diferentes jerarquías.
El menú de Administración contiene las siguientes opciones:
El menú de Administración le presentará la opción administración à Activar /Inactivar menús.
El sistema despliega una pantalla con un combo para seleccionar los menús principales de la aplicación, y despliega los submenús asociados a el menú que fue seleccionado en el combo, donde se selecciona o deselecciona una opción del menú.
MENÚS |
Con la casilla se activa el parámetro, haciendo clic en el botón Guardar para guardar los cambios. El sistema almacena la información de activo o inactivo de la opción del menú
No serán modificados los permisos y privilegios asociados a los usuarios con respecto al menú en particular, sólo no se les permitirá visualizarlo. Esto con el fin que si el MEN desea volver a activar el menú, los usuarios que ya estaban habilitados continúen utilizando la opción sin tener que hacer algún otro proceso.
Si se cumplió con todas las validaciones, se almacena en la base de datos el menú que está activo o inactivo. En caso de haberse inactivado, la próxima vez que los usuarios ingresen al sistema no verán la opción dentro del menú.
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones para los datos de entrada:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
JER_ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único de la jerarquía del usuario |
|
Opción del menú a activar o desactivar |
Lista de constantes |
22 |
S |
Lista de constantes que contienen el menú |
|
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones para los datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Opción del menú a activar o desactivar |
Lista de constantes |
22 |
S |
Lista de constantes que contienen el menú |
|
¡RECUERDE! El usuario debe ser de jerarquía MEN para poder utilizar esta opción. Los usuarios que sean administradores de secretarías de educación no podrán ingresar a esta opción. Al inactivar o activar una opción del menú, los usuarios sólo verán el cambio cuando ingresen nuevamente después que el administrador haya realizado la operación en el sistema. Se hace necesario socializar el cambio previamente al día en que se realice, debido a que si se inactiva una opción lo verán reflejados todos los usuarios, menos root. Si se cumplió con todas las validaciones, se almacena en la base de datos el menú que está activo o inactivo. En caso de haberse inactivado, la próxima vez que los usuarios ingresen al sistema no verán la opción dentro del menú.
|
Ajustes a duplicados
El menú de Administración le presentará a usted una opción para consultar a nivel de cada Jerarquía alumnos que se encuentren duplicados.
Al ingresar a esta opción usted observará la siguiente pantalla. Podrá seleccionar la Jerarquía que desea consultar y presionar el botón de consulta para que el sistema realice la búsqueda de alumnos duplicados y los presente en pantalla con los correspondientes datos de identificación:
Nombre
Estado en que se encuentra el alumno en el sistema
Tipo de identificación, referido al tipo de documento de identificación con que el alumno se registró en el SIMAT – Tarjeta de identidad, registro civil de nacimiento, etc.
Documento - número del documento de identificación
ID – identificación que tiene el alumno en el SIMAT
Mediante los íconos de consulta de alumno y eliminación de duplicados usted podrá ver la información detallada del alumno, o borrarlo, oprimiendo el correspondiente botón. La eliminación de estudiantes duplicados modifica los saldos de cupos. El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo estado sea “trasladado”, ni estudiantes que no pertenezcan a la secretaria del usuario.
La información de los alumnos eliminados es registrada en el archivo de auditoria.
Si al tratar de eliminar la información duplicada de un alumno observa el siguiente mensaje:
“La auditoría del sistema no está activa. Comuníquese con el Administrador”
Deberá entrar al menú de administración y activar la opción de Auditoría siguiendo la siguiente ruta:
MenúàAdministraciónàAuditoría
¡RECUERDE! El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo estado sea “traslado” o que no pertenezcan a la secretaria del usuario. Para poder eliminar un alumno que se encuentre trasladado lo puede retirar en este caso ya lo podrá eliminar. Al eliminar un alumno duplicado toda la información del alumno es borrada del sistema.
|
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Ajustes a Importaciones”.
Esta opción permite cambiar a los alumnos que fueron importados por el cargue del anexo 6A a otra institución, sede, jornada, grado y/o grupo. Se utiliza cuando al realizar el cargue los alumnos quedaron ubicados donde no debían. Por esta opción no queda historia de que los alumnos estuvieron en la institución origen, dado que fue un error en la importación.
Al ingresar a esta opción usted deberá seleccionar la institución y sede de origen, es decir, donde están los alumnos a reubicar y luego deberá seleccionar la institución y sede destino, es decir a donde desea pasar los alumnos, Realizada esta selección se le presentará una pantalla como esta:
Se deben cumplir estas reglas:
La institución destino debe tener creada: Institución, sede, jornada, grado, grupo.
Debe existir saldo de cupos en el grupo al cual desean pasar los alumnos.
(Cupos – asignados > 0)
Los alumnos que se deseen pasar deben no tener más de tres estados y haber estado en una sola institución, es decir que realmente vengan de un cargue, si los alumnos ya tienen historia en el sistema, es decir ya han pasado por otros estados, no se podrá usar esta opción, si desea cambiar los alumnos de institución, sede, jornada, grado, grupo y estas ya tienen historia podrá hacerlo por la opción de transferencias.
Los alumnos que se pasen al grupo destino quedan así:
Todos sus estados quedan apuntando a la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución destino.
Se disminuyen los cupos de los asignados de la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución origen
Se aumentan los cupos de los asignados de la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución destino.
No quedará ningún estado del alumno en ninguna otra institución que sea el destino.
El alumno debe quedar en el estado, año, grado, grupo, modelo en que esta en este momento pero en la institución destino.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria”, donde le permitirá habilitar o deshabilitar la opción tal como lo muestra la siguiente imagen:
¡RECUERDE!
Si el usuario no tiene permisos para realizar el proceso de auditoría, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.
|
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Procesos de Matrícula”.
Permite hacer seguimiento todas las novedades realizadas sobre la opción “Etapas del proceso de matrícula”.
Identificar en qué fecha y que usuario ingresó a crear, modificar o borrar un proceso de matrícula.
Si fue efectivo crear, modificar o borrar un proceso de matrícula, debe existir un registro por cada uno de estos eventos.
¡RECUERDE!
Si el usuario no tiene permisos para crear, modificar o borrar un proceso de matrícula, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.
|
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Roles”.
El sistema desplegará la pantalla Auditorias ROL, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (MEN), Rol, Login de usuario.
Identificar en qué fecha y que usuario ingresó a crear, modificar o borrar un rol y de clic en el botón Buscar.
El sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará; el formato de la fecha de los criterios de búsqueda a dd/mm/aaaa como funciona en todo el sistema.
Contraste la información que arrojó SIMAT frente a la información de la base de datos, filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.
¡RECUERDE!
Si el usuario no tiene permisos para crear, modificar o borrar roles, el sistema desplegará un mensaje indicándolo. Si un usuario es de jerarquía MEN podrá consultar todos los roles, si es de otra jerarquía sólo podrá consultar roles de su jerarquía.
|
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
El menú de Administración le presentará a usted una opción “Auditoria Rol Menú”.
Hace referencia al registro en el log de auditoria de los permisos y privilegios asociados a cada uno de los roles. Es decir que permite llevar la traza de los accesos dados a nivel de acción y operación.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (MEN), NIVEL ACTUAL (MENÚ), Rol, Login de usuario.
El sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.
Contraste la información que arrojó SIMAT frente a la información de la base de datos, filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.
Cuando se cree o modifique un menú asociado a un rol se creara un registro nuevo
Si fue efectivo el cambio de permisos para crear, modificar o borrar un menú a un rol, debe existir un registro por cada uno de estos eventos en
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones en datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
CTE_ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Código interno de constante |
|
ROL_ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Código interno del rol |
|
PRIV_CREATE |
TEXTO |
2 |
S |
Acceso de creación para una pagina |
|
PRIV_READ |
TEXTO |
1 |
S |
Acceso de lectura a las paginas, acceso al menú |
|
PRIV_UPDATE |
TEXTO |
1 |
S |
Acceso de actualización a las paginas |
|
PRIV_DELETE |
TEXTO |
1 |
S |
Acceso para borrar datos en las paginas |
|
ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Llave primaria |
|
AUDIT_USER |
TEXTO |
150 |
N |
login del ultimo usuario que modifico el registro |
|
AUDIT_PAGE |
TEXTO |
100 |
N |
página desde la cual se modificó la última vez el registro |
|
AUDIT_DATE |
DATE |
7 |
N |
fecha de la última modificación del registro |
|
ID_JN |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del registro de auditoría |
|
FEC_OPERACION |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado |
|
OPERACIÓN |
TEXTO |
1 |
S |
Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D |
|
AUDIT_IP |
TEXTO |
50 |
S |
Es la IP desde la cual se modificó el registro |
|
¡RECUERDE!
Si el usuario no tiene permisos para crear, leer, modificar o borrar menús a un rol, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.
|
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Rol Usuario”.
Permite llevar el registro de los cambios realizados sobre la asociación de roles pueden tener los usuarios sobre un sistema de información de un tiempo determinado.
SIMAT desplegará una pantalla donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (MEN), Rol, Login de usuario. El formato fecha de los criterios de búsqueda son dd/mm/aaaa como funciona en todo el sistema.
Genere clic en el botón Buscar.
El sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.
Contraste la información que arrojó SIMAT frente a la información de la base de datos, filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos
Si fue efectivo asociar o quitar un rol asociado a un usuario, debe existir un registro por cada uno de estos eventos en cuando se asocie o borre un menú asociado a una jerarquía se creará un registro nuevo en la tabla.
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones para los datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
USU_ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
USU_ID |
|
ROL_ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
ROL_ID |
|
ID_JN |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del registro de auditoría |
|
FEC_OPERACION |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado |
|
OPERACIÓN |
TEXTO |
1 |
S |
Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C o borrado=D |
|
AUDIT_IP |
TEXTO |
50 |
S |
Es la IP desde la cual se modificó el registro |
|
¡RECUERDE!
Si el usuario no tiene permisos para asociar o quitar roles a un usuario, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.
|
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Usuario”.
Permite determinar los ingresos y los cambios que se realicen sobre la información básica de los usuarios de un tiempo determinado.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (MEN), Login de usuario.
Genere clic en el botón BUSCAR.
El sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.
Contraste la información que arrojó SIMAT frente a la información de la base de datos, filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.
Identificar en qué fecha y que usuario ingresó a crear, modificar o borrar un usuario.
Se actualiza con cada cambio de clave en las páginas de “Administración de Usuarios”, “Cambiar Clave”, “Login” o desde nueva página “Olvidó Contraseña”. Inicialmente toma la fecha de creación del usuario.
El valor por defecto es cero (0), aumenta en 1 con cada ingreso de clave fallido en el Login.
Cuando en página Login se inactiva el usuario por número de reintentos permitidos, el motivo es: “Intentos de acceso excedidos".
Cuando se cree o modifique o borre un usuario se creará un registro nuevo en la tabla
Si fue efectivo crear, modificar o borrar un usuario, debe existir un registro por cada uno de estos eventos.
¡RECUERDE!
Si el usuario no tiene permisos para crear, modificar o borrar un usuario, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.
|
Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Seleccione del menú principal la opción Administración.
Ingrese a la opción Auditoría Roles, el sistema desplegará la pantalla Auditorias ROLES, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.
De clic en el botón Buscar
El sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.
Contraste la información que arrojó el sistema frente a la información en la tabla jn_roles de la base de datos, filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.
Si hay información en la base de datos filtrando de acuerdo a lo solicitado se despliega la información histórica de roles.
Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Fecha_inicio |
Date |
N |
Fecha de inicio |
|
Fecha_fin |
Date |
N |
Fecha fin |
Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio, Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio |
Jerarquía |
Lista de secretarias |
N |
Corresponde a la jerarquía |
Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario |
Rol |
Lista de roles |
N |
Roles |
Se desplegaran en la lista los roles asociados a la jerarquía. |
Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del rol |
|
NOMBRE |
TEXTO |
60 |
N |
Nombre del Rol |
|
AUDIT_USER |
TEXTO |
150 |
N |
Login del ultimo usuario que modifico el registro |
|
AUDIT_PAGE |
TEXTO |
100 |
N |
Página desde la cual se modificó el registro por última vez |
|
AUDIT_DATE |
DATE |
7 |
N |
Fecha de la última modificación de este registro |
|
JER_ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
id de la jerarquía |
|
ID_JN |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del registro de auditoría |
|
FEC_OPERACION |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado |
|
OPERACIÓN |
TEXTO |
1 |
S |
Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D |
|
AUDIT_IP |
TEXTO |
50 |
S |
Es la IP desde la cual se modificó el registro |
|
Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Seleccione del menú principal la opción Administración.
Ingrese a la opción Auditoría Rol-Menú, el sistema desplegará la pantalla Auditorias ROLES, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.
De clic en el botón Buscar
El
sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al
filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.
NOTA: Si un usuario es de jerarquía MEN podrá consultar todos los roles, si es de otra jerarquía sólo podrá consultar roles de su jerarquía.
Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Fecha_inicio |
Date |
N |
Fecha de inicio |
|
Fecha_fin |
Date |
N |
Fecha fin |
Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio, Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio |
Jerarquía |
Lista de secretarias |
N |
Corresponde a la jerarquía |
Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario |
Rol |
Lista de roles |
N |
Roles |
Se desplegaran en la lista los roles asociados a la jerarquía. |
Identificación login |
TEXTO |
N |
Identificación de acceso al sistema |
|
Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Rol |
TEXTO |
30 |
S |
Nombre del rol |
|
Menú |
TEXTO |
30 |
S |
Nombre del menú, que corresponde al nombre de la contante almacenada en el campo CTE_ID |
|
Login |
TEXTO |
150 |
N |
Identificación de acceso al sistema |
|
JERARQUIA |
TEXTO |
30 |
N |
Jerarquía del usuario |
|
PRIV_CREATE |
TEXTO |
2 |
S |
Acceso de inserción para una pagina |
|
PRIV_READ |
TEXTO |
1 |
S |
Acceso de lectura a las paginas, acceso al menú |
|
PRIV_UPDATE |
TEXTO |
1 |
S |
Acceso de actualización a las paginas |
|
PRIV_DELETE |
TEXTO |
1 |
S |
Acceso para borrar datos en las paginas |
|
ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Llave primaria |
|
AUDIT_USER |
TEXTO |
150 |
N |
login del ultimo usuario que modifico el registro |
|
AUDIT_PAGE |
TEXTO |
100 |
N |
página desde la cual se modificó la última vez el registro |
|
AUDIT_DATE |
DATE |
7 |
N |
fecha de la última modificación del registro |
|
ID_JN |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del registro de auditoría |
|
FEC_OPERACION |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado |
|
OPERACIÓN |
TEXTO |
1 |
S |
Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D |
|
AUDIT_IP |
TEXTO |
50 |
S |
Es la IP desde la cual se modificó el registro |
|
Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Seleccione del menú principal la opción Administración.
Ingrese a la opción Auditoría Rol-Usuario, el sistema desplegará la pantalla Auditorias Rol-usuario, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.
De clic en el botón Buscar
El sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.
NOTA: Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario
Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Fecha_inicio |
Date |
N |
Fecha de inicio |
|
Fecha_fin |
Date |
N |
Fecha fin |
Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio, Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio |
Jerarquía |
Lista de secretarias |
N |
Corresponde a la jerarquía |
Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario |
Usuario/Login |
TEXTO |
N |
Usuarios |
Se debe digitar el login o usuario como esta en el sistema |
Rol |
TEXTO |
N |
Rol |
|
Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Nombre Rol |
TEXTO |
30 |
S |
Nombre del rol |
|
Login/Usuario |
TEXTO |
30 |
S |
Nombre del usuario |
|
JERARQUÍA |
TEXTO |
30 |
N |
Jerarquía del usuario |
|
ID_JN |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del registro de auditoría |
|
FEC_OPERACION |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado |
|
OPERACIÓN |
TEXTO |
1 |
S |
Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D |
|
AUDIT_IP |
TEXTO |
50 |
S |
Es la IP desde la cual se modificó el registro |
|
Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Seleccione del menú principal la opción Administración.
Ingrese a la opción Auditoría Rol-Usuario, el sistema desplegará la pantalla Auditorias Rol-usuario, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.
Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.
De clic en el botón Buscar
El sistema buscará en base de datos, y de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.
NOTA: Si un usuario es de jerarquía MEN podrá consultar todos los usuarios, si es de otra jerarquía sólo podrá consultar usuarios de su jerarquía.
Para la Consulta de log de parámetros se realiza el mismo proceso de acuerdo a la solicitud e información que desee el usuario.
Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Fecha_inicio |
Date |
N |
Fecha de inicio |
|
Fecha_fin |
Date |
N |
Fecha fin |
Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio, Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio |
Jerarquía |
Lista de secretarias |
N |
Corresponde a la jerarquía |
Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario |
Usuario/Login |
TEXTO |
N |
Usuarios |
Se debe digitar el login o usuario como esta en el sistema |
Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
LOGIN |
TEXTO |
10 |
N |
Identificación de acceso al sistema |
|
Nombre Usuario |
TEXTO |
20 |
|
Nombre Usuario |
|
Apellido Usuario |
TEXTO |
20 |
N |
Apellido Usuario |
|
Nombre Jerarquía |
TEXTO |
20 |
N |
Nombre Jerarquía |
|
Nombre EE |
TEXTO |
20 |
N |
Nombre establecimiento educativo |
|
Nombre Sede |
TEXTO |
20 |
N |
Nombre de la sede |
|
AUDIT_USER |
TEXTO |
150 |
N |
login del ultimo usuario que modifico el registro |
|
AUDIT_PAGE |
TEXTO |
100 |
N |
página desde la cual se modificó la última vez el registro |
|
AUDIT_DATE |
DATE |
7 |
N |
fecha de la última modificación del registro |
|
ACTIVO |
TEXTO |
1 |
S |
Indica si el usuario está activo |
|
LOGIN_ANT |
TEXTO |
150 |
N |
Login anterior en el sistema. |
|
Ultimo_Ingreso |
FECHA |
10 |
N |
Se actualiza con cada ingreso del usuario al sistema. Cuando se crea el usuario el valor es NULL |
|
Fecha_Contrasena |
FECHA |
10 |
SI |
Se actualiza con cada cambio de clave en las páginas de “Administración de Usuarios”, “Cambiar Clave”, “Login” o desde nueva página “Olvidó Contraseña”. Inicialmente toma la fecha de creación del usuario. |
|
Intentos_Login |
NUMÉRICO |
2 |
|
1. El valor por defecto es cero (0), aumenta en 1 con cada ingreso de clave fallido en el Login. 2. Si el número de intentos fallidos no supera el valor del registro “Número de reintentos permitidos” de la tabla PARAMETROS_SEGURIDAD en el momento de escribir la contraseña bien, entonces el valor se reinicia a cero (0). 3. Se reinicia a cero (0) cuando el usuario es activado. |
|
Motivo |
LISTA VALORES |
|
NO |
1. Cuando en página Login se inactiva el usuario por número de reintentos permitidos, el motivo es: “Intentos de acceso excedidos". El campo “motivo” de la tabla USUARIOS, se llena con el valor de la tabla CTE correspondiente a este motivo. 2. Cuando el Job_Login inactiva al usuario por días de inactividad permitidos, el motivo es: “Días de inactividad excedidos”. El campo “motivo” de la tabla USUARIOS se llena con el valor de la tabla CTE correspondiente a este motivo |
|
Numero_Logins |
NUMÉRICO |
2 |
Si |
Inicialmente en cero (0), aumenta con cada ingreso del usuario desde su creación. |
|
Fecha_Creacion |
FECHA |
10 |
Si |
Fecha de creación del usuario. |
|
Usuario_creacion |
TEXTO |
150 |
Si |
Login del usuario que crea el nuevo usuario |
|
ID_JN |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del registro de auditoría |
|
FEC_OPERACION |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado |
|
OPERACIÓN |
TEXTO |
1 |
S |
Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D |
|
AUDIT_IP |
TEXTO |
50 |
S |
Es la IP desde la cual se modificó el registro |
|
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Calendario Default”.
Esta opción permite definir el calendario que se va a manejar por defecto. Es decir el calendario que se tomará si no se especifica uno diferente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla usted encuentra el campo Calendarios como lista de selección.
De esta lista se debe seleccionar el calendario que se va a configurar como Calendario Default (o por defecto).
Una vez seleccionado el calendario, se debe presionar el botón Guardar. Se presenta el siguiente mensaje
RECUERDE! Una vez usted seleccione el calendario éste se presentará automáticamente en la parte superior derecha de la pantalla y será el que el aplicativo tendrá en cuenta para tomar todos los parámetros que con el calendario se relacionen, como por ejemplo el año lectivo, que depende del calendario.
|
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Cambiar clave”. Esta opción le permite de manera sencilla cambiar la clave usuario administrador del sistema, para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàCambiar clave
Observará la siguiente pantalla:
Para poder cambiar la clave del administrador del sistema es necesario conocer la clave actual.
El nombre del usuario administrador - “root”, es mostrado en la pantalla, no podrá ser modificado. Los campos de ingreso de las claves son mostrados con asteriscos para protegerlos de que puedan ser conocidos por usuarios no autorizados.
Ingrese la siguiente información
Clave actual
Clave Nueva
Reingrese la clave Nueva
Oprima el botón guardar la información o grabar el cambio.
Si la clave actual no es digitada correctamente observará el siguiente mensaje
A continuación. Proceda a digitar nuevamente la clave actual y observe que la nueva clave digitada sea exactamente igual a la que digite en el campo “reingrese la clave nueva”.
RECUERDE! Para cambiar la clave de usuario administrador del sistema “root” es necesario conocer la clave actual. Los niveles de complejidad y seguridad de la contraseña son parametrizables según el capítulo Seguridad donde podrá evidenciar los parámetros que la rigen.
|
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Carga de Datos”.
El objetivo del proceso de carga de datos es permitir que las jerarquías que no se encuentran en línea (pueden actualizar los datos en el Simat en tiempo real), puedan enviar su información para ser recibida y consolidada por un nivel superior que se encuentre en línea.
Mediante esta opción es posible realizar el cargue de información a partir de un archivo.
Al ingresar a la opción Carga de Datos se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla se encuentran dos opciones relacionadas con la carga de datos: Carga de datos e Información de archivos.
Dentro del manejo de la carga de datos usted puede cargar un archivo que le haya sido enviado. Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàCarga de Datos
Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible ingresar la información sobre el archivo que se va a importar.
Solicita la siguiente información:
Tipo de Archivo Como lista de selección
Año lectivo Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado, si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto, para saber en qué calendario se está trabajando, observe la pantalla en la parte superior derecha.
Archivo Oprima “Examinar” para buscar y seleccionar el archivo
Al ser seleccionado el archivo aparecerá la siguiente información
Oprima el botón “Guardar”
Los campos deben ir separados por comas o por puntos y comas. Preferiblemente los campos de tipo carácter o string deben ir encerrados entre comillas dobles. Esto es muy importante para que no haya interpretaciones erróneas, especialmente si dentro del campo de tipo carácter vienen caracteres iguales a los que se están utilizando como separador de campos; por ejemplo, en una dirección que tiene comas, cada coma puede ser interpretada como un campo diferente:
Carrera 40 20,30
Se debería dejar entre comillas dobles para que la coma sea parte de la dirección, y no sea interpretada como un separador de campo, así:
“Carrera 40 20,30”
De no ser así la aplicación entenderá que son dos columnas o dos campos diferentes:
Un campo que contiene: Carrera 40 20
Y otro que contiene: 30
Los diferentes formatos para importación son los siguientes:
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE INSTITUCIONES OFICIALES |
|||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Objeto |
Observaciones |
Código Dane |
String |
12 |
S |
|
|
Nombre |
String |
100 |
S |
|
|
Rector |
String |
100 |
S |
|
|
Código Jerarquía |
String |
10 |
S |
Jerarquía |
|
Código Divipola |
String |
20+20 |
S |
Divipola |
Código dvp de departamento + dvp de municipio |
Dirección |
String |
100 |
S |
|
|
Barrio-Inspección |
String |
100 |
N |
|
|
Teléfonos |
String |
50 |
N |
|
|
Fax |
String |
50 |
N |
|
|
Web |
String |
100 |
N |
|
|
String |
40 |
N |
|
|
|
Código Calendario |
String |
1 |
S |
Cte |
Constante con padre 51 |
Código Resguardo |
String |
3 |
N |
Cte |
Constante con padre 261 |
Código Propiedad |
String |
1 |
S |
Cte |
Constante con padre 71 |
|
|
|
|
|
|
Ejemplo |
|
|
|
|
|
166400000170, ALFONSO LÓPEZ PUMAREJO, NEVIO PEREZ MUÑOZ, 21 ,66687, CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO, "3642139,3646418", 3646418, www.mineducacion.gov.co,colovisacoor@hotmail.com, 52, 261, 72 |
|||||
166400000170, ALFONSO LÓPEZ PUMAREJO, NEVIO PEREZ MUÑOZ, 21,6668, CLL 5 NO 6-26 ,,,,,,52,,72 |
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE USUARIOS |
|||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Objeto |
Observaciones |
Código Jerarquía |
String |
10 |
S |
Jerarquía |
|
Código DANE Institución |
String |
12 |
N |
|
|
Consecutivo Sede |
String |
|
N |
|
|
Tipo de Documento |
String |
1 |
S |
|
Debe ir entre comillas |
Número de Documento |
String |
15 |
S |
|
|
Apellido1 |
String |
20 |
S |
|
|
Apellido2 |
String |
20 |
N |
|
|
Nombre1 |
String |
20 |
S |
|
|
Nombre2 |
String |
20 |
N |
|
|
Dirección |
String |
100 |
N |
|
|
Teléfono |
String |
50 |
N |
|
|
Barrio |
String |
100 |
N |
|
|
Código Divipola Departamento |
String |
20 |
N |
Divipola |
|
Código Divipola Municipio |
String |
20 |
N |
Divipola |
|
Rol |
String |
1 |
S |
|
C: consulta I: Institución S: Secretaria Debe ir entre comillas |
Ejemplo |
|||||
144, 123456789123, 12345678912301, "CC", 52880891, Prueba,,B,,CRA 10,,,11,001,"I" |
|||||
144, 123456789013, 12345678901301, "CC", 52880892, Prueba,,C,,CRA 10,,,11,001,"C" |
El presente formato es similar al utilizado para la carga de información en el Anexo 6A. Se diferencia del otro en cuanto a que este cargue se usa para actualizar información de alumnos mientras que el Anexo 6A es para el cargue de nuevos alumnos en el sistema SIMAT.
VARIABLES |
NOMBRE TECNICO VARIABLE |
LONGITUD |
TIPO |
VALIDACIONES BÁSICAS |
AÑO DE REPORTE INFORMACIÓN |
AÑO_INF |
4 |
Numérico |
Año al que corresponde la información |
CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO |
MUN_CODIGO |
3 |
Carácter |
Códigos DANE Municipios (2 posiciones) |
CODIGO DANE INSTITUCIÓN EDUCATIVA |
CODIGO_DANE |
12 |
Numérico |
Código DANE de la institución educativa (12 posiciones) |
CÓDIGO DANE ANTIGUO DE LA SEDE |
CODIGO_DANE_SEDE |
12 |
Numérico |
Código DANE que poseía la sede en el año 2001 antes de la fusión establecida por la Ley 715. Para el caso de las Instituciones Educativas del sector no oficial repita el código Dane asignado, escrito en la variable Código Dane Institución Educativa |
CONSECUTIVO DE LA SEDE |
CONS_SEDE |
14 |
Caracter |
Código generado por el DUE para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. Asigne el código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa. La sede principal o donde labora la parte administrativa codifíquela como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa. Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institución, codificando la única sede como 01. Si la institución educativa pertenece al sector no oficial asigne el consecutivo de la sede de la siguiente forma: código Dane de la institución privada seguido de los dígitos 00 (cero cero). |
TIPO DE DOCUMENTO |
TIPO_DOCUMENTO |
1 |
Numérico |
1 Cédula de Ciudadanía 2 Tarjeta de Identidad 3 Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería 5 Registro Civil de Nacimiento 6 Número de Identificación Personal (NIP) 7 Número Único de Identificación Personal (NUIP) 8 Número de Identificación establecido por la Secretaría de Educación 9 Certificado Cabildo |
NUMERO DE DOCUMENTO |
NRO_DOCUMENTO |
12 |
Caracter |
Número del Documento de Identidad (12 posiciones) |
LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO DEPARTAMENTO |
EXP_DEPTO |
2 |
Caracter |
Código Dane del Departamento donde fue expedido el documento. (2 posiciones) |
LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO MUNICIPIO |
EXP_MUN |
3 |
Caracter |
Código Dane del Municipio donde fue expedido el documento (3 posiciones) |
APELLIDO 1 |
APELLIDO1 |
50 |
Caracter |
Apellido paterno del alumno. No puede estar vacío |
APELLIDO 2 |
APELLIDO2 |
50 |
Caracter |
Apellido materno del alumno. |
NOMBRE 1 |
NOMBRE1 |
50 |
Caracter |
Primer nombre del Alumno. No puede estar vacío |
NOMBRE 2 |
NOMBRE2 |
50 |
Caracter |
Segundo nombre del Alumno. |
DIRECCION RESIDENCIA |
DIRECCION_RESIDENCIA |
100 |
Caracter |
Dirección Residencia del Alumno. Ver Instructivo. No puede estar vacío. |
TELEFONO DE UBICACION |
TEL |
50 |
Caracter |
Teléfono Residencia del Alumno. Incluya número teléfono fijo, celular, comunitario, etc. |
LUGAR DE RESIDENCIA DEPARTAMENTO |
RES_DEPTO |
2 |
Caracter |
Código Dane del Departamento donde reside el alumno. No puede estar vacío |
LUGAR DE RESIDENCIA MUNICIPIO |
RES_MUN |
3 |
Caracter |
Código Dane del Municipio donde donde reside el alumno. No puede estar vacío |
ESTRATO SOCIOECONOMICO DEL ALUMNO |
ESTRATO |
1 |
Caracter |
0 Estrato 0 1 Estrato 1 2 Estrato 2 3 Estrato 3 4 Estrato 4 5 Estrato 5 6 Estrato 6 |
SISBEN |
SISBEN |
1 |
Carácter |
1 |
FECHA DE NACIMIENTO |
FECHA_NACIMIENTO |
10 |
Caracter |
Formato: dd/mm/yyyy |
LUGAR DE NACIMIENTO DEPARTAMENTO |
NAC_DEPTO |
2 |
Caracter |
Códigos DANE Departamento (2 posiciones) |
LUGAR DE NACIMIENTO MUNICIPIO |
NAC_MUN |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipio (2 posiciones) |
GENERO |
GENERO |
1 |
Caracter |
F Femenino M Masculino |
POBLACION VICTIMA CONFLICTO |
POB_VICT_ CONF |
1 |
Caracter |
1 En situación de desplazamiento 2 Desvinculados de grupos armados 3 Hijos de adultos desmovilizados 9 No Aplica |
ULTIMO DEPARTAMENTO EXPULSOR |
DPTO_EXP |
2 |
Caracter |
Códigos DANE Departamento (2 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento |
ULTIMO MUNICIPIO EXPULSOR |
MUN_EXP |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipio (3 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento. |
PROVIENE DE SECTOR PRIVADO |
PROVIENE_SECTOR_PRIV |
1 |
Caracter |
S Si N No |
PROVIENE DE OTRO MUNICIPIO |
PROVIENE_OTRO_MUN |
1 |
Caracter |
S Si N No |
TIPO DISCAPACIDAD |
TIPO_DISCAPACIDAD |
2 |
Caracter |
1 Sordera Profunda 2 Hipoacusia o Baja audición 3 Baja visión diagnosticada 4 Ceguera 5 Parálisis cerebral 6 Lesión neuromuscular 7 Autismo 8 Deficiencia cognitiva (Retardo Mental) 9 Síndrome de Down 10 Múltiple 99 No aplica |
CAPACIDADES EXCEPCIONALES |
CAP_EXC |
1 |
Caracter |
1 Superdotado 2 Con talento científico 3 Con talento tecnológico 4 Con talento subjetivo 9 No Aplica |
ETNIA |
ETNIA |
3 |
Caracter |
00 No Aplica, 01 Achagua, 02 Amorúa, 03 Andoque o Andoke, 04 Arhuaco (IJKA), 05 Awa (CUAIKER), 06 Barea, 07 Barazana, 08 Barí (Motilón), 09 Betoye, 10 Bora, 11 Cabiyari o Kawiyarí, 12 Carapana, 13 Carijona o Karijona, 14 Chimila (ETTE E´ NEKA), 15 Chiricoa, 16 Cocama, 17 Coconuco, 18 Cofán o Kofán, 19 Pijaos, 20 Cubeo o Kubeo, 21 Cuiba o Kuiba, 22 Curripaco o Kurripako, 23 Desano, 24 Dujos, 26 Embera Catio o Embera Katío, 27 Embera Chami, 28 Eperara Siapidara, 29 Guambiano, 30 Guanaca, 31 Guayabero, 33 Hitnú, 34 Inga, 35 Kamsa o Kamëntsá, 36 Kogui, 37 Koreguaje o Coreguaje, 38 Letuama, 39 Macaguaje o Makaguaje, 40 Nukak (Makú), 41 Macuna o Makuna (Sara), 42 Masiguare, 43 Matapí, 44 Miraña, 45 Muinane, 46 Muisca, 47 Nonuya, 48 Ocaina, 49 Nasa (Paéz), 50 Pastos, 51 Piapoco (Dzase), 52 Piaroa, 53 Piratapuyo, 54 Pisamira, 55 Puinave, 56 Sáliba , 57Sikuani, 58 Siona, 59 Siriano, 60 Siripu o Tsiripu (Mariposo), 61 Taiwano (Tajuano), 62 TanimuKa, 63 Tariano, 64 Tatuyo, 65 Tikuna, 66 Totoró, 67 Tucano (Desea) o Tukano, 68 Tule (Kuna), 69 Tuyuka (Dojkapuara), 70 U´wa (Tunebo), 71 Wanano, 72 Wayuu, 73 Witoto, 74 Wiwa (Arzario), 75 Waunan (Wuanana), 76 Yagua, 77 Yanacona, 78 Yauna, 79 Yukuna, 80 Yuko (Yukpa), 81Yurí (Carabayo), 82 Yuruti, 83 Zenú, 84 Quillacingas, 200 Negritudes, 400 Rom |
RESGUARDO |
RES |
3 |
Caracter |
000 No Aplica Ubique el código del resguardo contenido en el documento adjunto " CÓDIGOS DE RESGUARDOS INDÍGENAS". Se refiere al resguardo cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia. |
INSTITUCIÓN BIENESTAR DE ORIGEN |
INS_FAMILIAR |
60 |
|
Nombre de la institución de bienestar de origen si el niño ingresa al grado Jardin II o B, Transición o Grado 0 (Hogar Infantil, ICBF, guarderia, jardín infaltil). |
JORNADA |
TIPO_JORNADA |
1 |
Caracter |
1 Completa 2 Mañana 3 Tarde 4 Nocturna 5 Fin de semana |
CARÁCTER |
CARÁCTER |
1 |
Caracter |
1
Académica (Incluye Educación
Tradicional) |
ESPECIALIDAD |
ESPECIALIDAD |
2 |
Caracter |
05 Académico 06 Industrial 08 Comercial 09 Pedagógico 10 Agropecuario 16 Promoción Social 07 Otro 00 No aplica |
GRADO |
GRADO |
2 |
Caracter |
-2 Pre-Jardín -1 Jardín I o A o Kinder 0 Jardín II o B, Transición o Grado 0 1 Primero 2 Segundo 3 Tercero 4 Cuarto 5 Quinto 6 Sexto 7 Séptimo 8 Octavo 9 Noveno 10 Décimo 11 Once 12 Doce - Normal Superior 13 Trece - Normal Superior 14 Educación discapacidad cognitiva no integrada 15 Educación discapacidad auditiva no integrada 16 Educación discapacidad visual no integrada 17 Educación discapacidad motora no integrada 18 Educación discapacidad múltiple no integrada 21 Ciclo 1 Adultos 22 Ciclo 2 Adultos 23 Ciclo 3 Adultos 24 Ciclo 4 Adultos 25 Ciclo 5 Adultos 26 Ciclo 6 Adultos 99 Aceleración del Aprendizaje |
GRUPO/CURSO |
GRUPO |
4 |
Caracter |
Identificación del grupo del grado que está cursando el estudiante y al cual ha sido asignado. Consiste en una división de los grados para establecer alumnos de acuerdo al parámetro alumno / docente. Ejemplo: El grado 1 está compuesto por los Cursos A y B. En esta variable se debe escribir A. |
METODOLOGÍA |
METODOLOGIA |
2 |
Caracter |
1 Educación Tradicional 2 Escuela nueva 3 Post primaria 4 Telesecundaria 5 SER 6 CAFAM 7 SAT 8 Etnoeducación 9 Aceleración del Aprendizaje 10 Programa para Jóvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011) 11 Preescolar Escolarizado 12 Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado 13 SAT presencial |
MATRICULA CONTRATADA |
MATRICULA CONTRATADA |
1 |
Caracter |
S Si Se refiere a todo alumno Matricula Contratada (subsidiado) / beneficiado con recursos de la Nación (SGP, FNR, Recursos Propios MEN u otros recursos ) mediante convenios que realiza la SED con terceros ya sea mediante el Banco de Oferentes establecido por el Decreto 4313 de 2004 o con instituciones privadas y del cual se genera el Anexo 2 Archivo 2A. N No |
REPITENTE |
REPITENTE |
1 |
Caracter |
S Si Alumno en condición de repitencia en el actual año lectivo. N No |
NUEVO
EN LA INSTITUCIÓN |
NUEVO |
1 |
Caracter |
S Si Se refiere al alumno nuevo en la institución o centro educativo que se encuentra reportando la información de matrícula. N No |
SITUACION ACADEMICA AÑO ANTERIOR |
SIT_ACAD_ANO_ANT |
1 |
Caracter |
0 No estudió Vigencia Anterior, que para este año se refiere a no haber estudiado en vigencia anterior 1 Aprobó 2 Reprobó 8 No culminó Estudios |
CONDICIÓN DEL ALUMNO AL FINALIZAR EL AÑO ANTERIOR |
CON_ALUM_ANO_ANT |
1 |
Caracter |
3 Desertó 5 Trasladado a otra institución educativa 8 Otro motivo de retiro 9 No Aplica |
Fuente de Recursos |
FUE_RECU |
1 |
Numérico |
1 SGP (Sistema General de Participación) 2 FNR (Fondo Nacional de Regalías) 3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN 4 Otros Recursos de la Nación 5 Recursos Propios |
Zona en que reside el alumno |
ZON_ALU |
1 |
Caracter |
1 Urbana 2 Rural |
Alumno Madre Cabeza de Familia |
CAB_FAMILIA |
1 |
Caracter |
S Si N No |
Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia |
BEN_MAD_FLIA |
1 |
Caracter |
S Si N No |
Beneficiario Veteranos de la Fuerza Pública |
BEN_VET_FP |
1 |
Caracter |
S Si N No |
Beneficiario Héroes de la Nación |
BEN_HER_NAC |
1 |
Caracter |
S Si N No |
Antes de realizar el cargue del archivo Carga de Alumnos Matriculados, el usuario debe asegurarse de que se cumplan las siguientes validaciones que el sistema SIMAT ejecuta:
Si el usuario tiene institución y esta no coincide con la institución del cargue el sistema no le permite continuar.
Si la jerarquía del usuario no contiene a la jerarquía del cargue no le permite continuar.
Si la institución del cargue no contiene a la sede del cargue no le permite continuar.
Si el usuario tiene sede y esta no coincide con la sede del cargue no le permite continuar.
Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar expedición, genero, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento se actualizarán nombres, apellidos y el resto de información del alumno.
Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar expedición y uno de los datos género, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento difiere no permite cargar el registro.
Para los alumnos que son de matrícula contratada, es decir, que la variable subsidio es S, se debe ajustar el cargue para que cuando se realice la validación que el alumno este asociado a un contrato y el contrato este asociado a una sede, la jerarquía de la sede pueda ser una jerarquía que pertenezca a la secretaría que está realizando el cargue.
Si el cargue es para matricular a grado 12 alumnos graduados de 11 o ciclo 6 se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
El alumno y establecimiento deben tener asignado carácter técnico y especialidad pedagógica.
El grado origen debe ser 11 o 26 y el grado destino debe ser 12, en caso de que el grado origen sea diferente emite mensaje informativo.
Se podrá matricular al año lectivo configurado en el sistema, siempre y cuando el año origen sea menor del año destino (o año lectivo).
No se podrá pasar de graduado a matriculado en el mismo año, es decir, si el año origen y destino es el mismo no se podrá realizar la transición.
Debe existir cupo en el Establecimiento Educativo destino.
Se deben tener también las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:
T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Ejemplo Práctico:
Realice el ingreso por el Menú de Administración, seleccione la opción Cargue de datos, escoja la opción archivo Cargue Alumnos Matriculados (El archivo a cargar debe estar comprimido en formato zip), valide que se encuentre la variable de subsidio en el archivo y esta esté descrita como “S”, oprima Clic en botón “Guardar”; si cumple con las validaciones y especificaciones de formato se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente.
Oprima clic en el botón de “Buscar”. La aplicación nos guiará a la pestaña “Información de Archivos”
En la pestaña de información de archivos valida en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Registros Exitosos o Registros Erróneos, dependiendo si la sede pertenece\no pertenece a la misma jerarquía.
Cargue de alumnos matriculados que se encuentran en estado NUEVO y CANCELADO
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de un usuario configurado en el sistema realizar cargue de alumnos matriculados, hacer clic en botón Entrar
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida
Niños en estado Nuevo a cargar
Niños en estado Cancelado a cargar
Verifique que la institución tenga cupos disponibles antes de realizar el cargue de los alumnos
Seleccione el menú “Administración” y la opción “Carga de datos”
El sistema despliega la pantalla “Carga de datos” que muestra los siguientes campos:
-Tipo de archivo (Lista desplegable)
-Año lectivo
-Archivo
Seleccione el campo Tipo de archivo la opción “Cargue alumnos matriculados”, Ingrese año lectivo o año actual
Haga clic en botón “Examinar”, El sistema despliega la pantalla para buscar la ruta y el archivo que se desea cargar. Seleccione el archivo que contiene la información de los niños que se encuentran en estado Nuevo y Cancelado, tener en cuenta cargar niños de sector oficial y de sector privado, este archivo debe estar comprimido en .zip y debe contener 54 columnas
El sistema muestra los campos:
Fecha de carga: Fecha en la que se realiza el cargue del archivo en formato dd/mm/aaaa
Nombre del archivo: Ruta y nombre del archivo a cargar
Tamaño del archivo: Tamaño de archivo en bytes
Nombre asignado: Nombre que el sistema le coloca al archivo comprimido
El sistema muestra la pestaña “Información de archivos” y valida si los registros son exitosos como se muestra a continuación
Hacer clic en el link Registros exitosos y abrir el archivo de registros buenos que genera el sistema
Ahora Ingrese al menú Estudiantes, Opción Consulta de alumnos
Ingresar campos Primer apellido y Primer nombre de un alumno (Cancelado y Nuevo) que se encuentre en el archivo que se cargó previamente, hacer clic en botón Buscar
El sistema muestra registros encontrados correspondientes con el criterio de búsqueda.
Los campos del registro encontrado traen:
Nombre alumno
Año
Estado
Tipo documento
Documento
Secretaría
Jerarquía
Institución
Sede
Opción Ver alumno
Opción Estados
Verifique que el estado del alumno sea MATRICULADO
Realice el mismo procedimiento de verificación para los alumnos que estaban en estado Cancelado
Alumno estado origen Cancelado
Teniendo en cuenta que se cargaron 3 niños, la institución debe asignar 3 cupos de la institución para grado Segundo, Grupo A1
Esta importación sube los grupos con la capacidad indicada en el campo capacidad, para el año lectivo establecido, el año lectivo que se coloque en este archivo debe coincidir con el año lectivo electivo del sistema.
Si el grupo ya existe en el sistema lo actualiza. La actualización se puede realizar siempre y cuando, el valor con el que se va a modificar no sea inferior a los alumnos que ya se tienen asignados. Por ejemplo si en el sistema existe un grupo con capacidad para 40 alumnos y están asignados a ese grupo 35 alumnos y se pretende cambiar la capacidad del grupo por 30, el sistema no lo va a permitir.
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE GRUPOS |
||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Observaciones |
Consecutivo de Sede |
String |
14 |
S |
El consecutivo permite identificar la Institución y la sede |
Código Jornada |
String |
1 |
S |
Constante con padre 6 |
Código Grado |
String |
2 |
S |
Constante con padre 23 |
Código de Metodologías |
String |
2 |
S |
Constante con padre 11 |
Año |
Number |
4 |
S |
Año lectivo en el cual se va ha crear el grupo |
Nombre |
String |
3 |
S |
Nombre del grupo |
Capacidad |
Number |
|
S |
Número de alumnos que se pueden asignar al grupo |
Ejemplo |
||||
16640000017001,1,36,01,2005,A,40 |
¡RECUERDE!
Las opciones de cargue de grupos solo está habilitado para usuarios root, de secretaría de caldas y secretaría de Cundinamarca[a1] .
|
Para el cargue de los archivos con la información de Proveedores de equipos y Proyectos de Infraestructura, se ingresara por el menú “Administración” opción “Carga de Datos”.
Figura 1: Opción Carga de Datos por menú Administración
Se selecciona la opción del tipo de cargue (Proyectos o Proveedores Equipos) y por el buscador de archivos se ingresa un comprimido con el archivo plano (CSV) a cargar:
Figura 2: Cargue de Proyectos o Proveedores.
Se da clic en el botón guardar y los resultados se podrán consultar dando clic en el icono de buscar, donde se mostraran los registros exitosos y malos con su indicación.
Los Proyectos se cargan primero que los Proveedores. Para realizar un cargue debe especificarse un archivo plano CSV que contenga la información en un orden especifico.
Formato de cargue de Proyectos de Infraestructura:
ID_PROYECTOS |
NOM_PROYECTOS |
FECHA_PROYECTOS |
NIT_PROVEEDOR |
Formato de cargue de Proveedores de Equipos:
ANNO_INF |
INS_ID |
SEDES_ID |
NIT_PROV |
ID_PROYECTO |
FEC_ENTREGA |
NUM_EQUIPOS |
OBSERVACION |
Ambos cargues están sometidos a validaciones de fechas, referencias, formato de números y demás validaciones que demando el documento de análisis.
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE INSTITUCIONES NO OFICIALES |
||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Observaciones |
Código Dane |
String |
12 |
S |
|
Nombre |
String |
100 |
S |
|
Rector |
String |
100 |
S |
|
Código Jerarquía |
String |
10 |
S |
|
Código Divipola |
String |
20+20 |
S |
Código dvp de departamento + dvp de municipio |
Dirección |
String |
100 |
S |
|
Barrio-Inspección |
String |
100 |
N |
|
Teléfonos |
String |
50 |
N |
|
Fax |
String |
50 |
N |
|
Web |
String |
100 |
N |
|
String |
40 |
N |
|
|
Código Calendario |
String |
1 |
S |
Constante con padre 51 |
Código Resguardo |
String |
3 |
N |
Constante con padre 261 |
Código Propiedad No Oficial |
String |
2 |
S |
Constante con padre 75 |
Subsidio |
String |
1 |
N |
|
Licencia |
String |
60 |
N |
|
Código Costos |
String |
1 |
N |
Constante con padre 93 |
Código Tarifa |
String |
1 |
N |
Constante con padre 84 |
Idiomas |
Multivalor String |
2 c/u |
N |
Constantes con padre 97 entre comillas (Pasan a tabla INS_IDIOMA) |
Asociaciones |
Multivalor String |
1 c/u |
N |
Constantes con padre 112 entre comillas (Pasan a tabla INS_ASOC) |
|
|
|
|
|
Ejemplo |
||||
166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ,21,66687,CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO,"3642139,3646418",3646418, www.mineducacion.gov.co, colovisacoor@hotmail.com,1,000,11,1,NUM_LICENCIA,1,2,"1,2,3","4,5" |
||||
166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ,21,66687,CLL 5 NO 6-26,,,,,,1,,1,,,,,, |
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE SEDES |
||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Observaciones |
Código Dane Institución |
String |
12 |
S |
|
Código Dane Anterior |
String |
12 |
N |
|
Consecutivo de Sede |
String |
14 |
S |
Dane Institución + Consecutivo de Sede |
Principal |
String |
1 |
S |
S/N |
Nombre |
String |
100 |
S |
|
Código Divipola |
String |
20+20 |
S |
Código dvp de departamento + dvp de municipio |
Dirección |
String |
100 |
S |
|
Barrio-Inspección |
String |
100 |
N |
|
Teléfonos |
String |
50 |
N |
|
Fax |
String |
50 |
N |
|
String |
40 |
N |
|
|
Código Zona |
String |
1 |
S |
Constante con padre 1003 |
Código Etnia |
String |
3 |
N |
Constante con padre 152 |
Código Especialidad |
String |
1 |
N |
Constante con padre 1020 |
Código Discapacidad |
String |
2 |
N |
Constante con padre 58 |
|
|
|
|
|
Ejemplo |
||||
166400000170,166400000169,01,S,NOMBRE SEDE,66687,CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO,"3642139,3646418",3646418,colovisacoor@hotmail.com,1,001,1,01 |
||||
166400000170,,01,S,NOMBRE SEDE,66687,CLL 5 NO 6-26,,,,,1,,, |
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACÓN DE JORNADAS |
||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Observaciones |
Consecutivo de Sede |
VARCHAR2 |
14 |
S |
El consecutivo permite identificar la Institución y la sede |
Código Jornada |
VARCHAR2 |
10 |
S |
Código de la constante padre 6 |
Código Genero |
VARCHAR2 |
10 |
S |
Código de la constante padre 1091 |
Grados |
VARCHAR2 |
10 |
N |
Código de la constante padre 23 Cada grado separado por coma y los valores entre comillas. |
Código de Metodologías |
VARCHAR2 |
10 |
N |
Código de las constante padre 11 Cada código de metodología separado por coma y los valores entre comillas. |
Cantidad de grupos |
INTEGER |
- |
N |
Número de grupos que conforman la jornada. |
Ejemplo: Cada campo debe ir separado por punto y coma ( ; ) |
||||
15200100375003;2;3;"0,1,2,3,4,5";"1";11 |
||||
15200100375004;2;3;"10,11,6,7,8,9";"1";6 |
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE JERARQUÍAS |
||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Observaciones |
Código Padre |
String |
10 |
S |
Los códigos de Deptos tienen tamaño 2 |
Nombre Padre |
String |
80 |
S |
|
Código Hijo |
String |
10 |
S |
Los códigos de Municipios tienen tamaño 5 = 2 (depto) + 3 (Mpio) |
Nombre Hijo |
String |
80 |
S |
|
Direccion |
String |
60 |
N |
|
Responsable |
String |
60 |
N |
|
Teléfono |
String |
20 |
N |
|
Divipola |
String |
20 |
S |
Código completo de la divipola (5 caracteres) |
Calendario default |
String |
1 |
S |
|
|
|
|
|
|
Ejemplo |
||||
1,"MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL MEN","100","CESAR","SIN DIRECCION","","","20" |
||||
100,"CESAR","20011","AGUACHICA","SIN DIRECCION","","","20011" |
Al subir la proyección, toma el número de grupos proyectados y los divide en la cantidad de grupos y crea automática los grupos colocándoles como nombre el grado seguido de un consecutivo. Por ejemplo si para grado 5 la proyección es 100 y los grupos son 3, crea 3 grupos se crearán así:
0501 con capacidad 33
0502 con capacidad 33
0503 con capacidad 34
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE PROYECCIONES |
||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Observaciones |
Año |
Numero |
4 |
S |
|
Consecutivo de Sede |
String |
14 |
S |
El consecutivo permite identificar la Institución y la sede |
Código Jornada |
String |
1 |
S |
Constante con padre 6 |
Código Grado |
String |
2 |
S |
Constante con padre 23 |
Proyección |
Number |
3 |
S |
Número de cupos proyectados |
Grupos |
Number |
2 |
S |
Número de grupos en el grado |
Código de Metodologías |
Multivalor String |
2 |
N |
código de metodología |
RECUERDE!
Las opciones de cargue anexo 6A solo está habilitado para usuarios root, de secretaría de caldas y secretaría de Cundinamarca[a2] .
|
La Registraduría Nacional del Estado Civil efectúa el cruce y devuelve en archivo plano el resultado de los registros que cruzaron, esto se determina de la siguiente forma:
Si en el campo concepto de vigencia (CON_VIGENCIA) la Registraduría marco 1 (Cédula Vigente) y en el campo tipo de cancelación (TIP_CANCELACION) marco 00 (Vigente) se actualizará el campo TIP_CRU_REGISTRADURIA = 1 para todas aquellas personas que cumplan con la condición.
El archivo deberá contener los siguientes campos:
Longitud el registro 181 caracteres
Formato ASCII
Descripción del Campo |
Longitud |
Tipo |
Posición Inicial |
Posición Final |
1. Número de Cédula |
10 |
N |
1 |
10 |
2. Primer Apellido |
30 |
X |
1 |
40 |
3. Estado Civil |
2 |
X |
41 |
42 |
4. Segundo Apellido |
30 |
X |
43 |
72 |
5. Primer Nombre |
30 |
X |
73 |
102 |
6.Segundo Nombre |
30 |
X |
103 |
132 |
7. Lugar de Expedición |
15 |
X |
133 |
147 |
8. Lugar Exped. (Cabec) |
15 |
X |
148 |
162 |
9. Lugar Exped. (Depto) |
3 |
X |
163 |
165 |
10.Concepto de Vigencia |
1 |
N |
166 |
166 |
11. Reporte en Nombre |
1 |
N |
167 |
167 |
12 Tipo de Cancelación |
2 |
N |
168 |
169 |
13 Número de Resolución |
4 |
N |
170 |
173 |
14 Año de Resolución |
2 |
N |
174 |
175 |
15 Fecha de Exped.(ddmmaa) |
6 |
N |
176 |
181 |
16 Per_id |
38 |
N |
182 |
219 |
17 Fecha de Nacimiento (ddmmaa) |
6 |
N |
220 |
225 |
18 Sexo |
1 |
X |
226 |
226 |
RECUERDE
Los campos 16, 17 y 18 están sujetos a que la Registraduría del Estado civil acepte devolverlos, por esta razón no serán requeridos durante el cargue, en el evento de que no vayan a recibir, el archivo deberá traer los campos en blanco o si alguno de ellos viene debe estar de acurdo a lo definido en la tabla.
|
Los valores para el CONCEPTO DE VIGENCIA son:
Sin Información
Cédula Vigente
Cédula diferente de vigente
Número no expedido
El campo Tipo de Cancelación identifica el estado de las cédulas así:
Vigente
12 Suspensión por derechos políticos
14 Interdicción Judicial por Demencia
21 Muerte del Titular
22 Doble Cedulación
23 Falsa Identidad
24 Extranjería
26 Mala Elaboración
27 Reasignación de Sexo
51 Cancelada por muerte – No Expedida
52 Cancelada por intento de doble Cedulación – no Expedida
53 Cancelada por intento de suplantación
54 Cancelada por Menoría de Edad
55 Cancelada por Extranjería
56 Cancelada por Mala Elaboración
88 y 99 En proceso de Elaboración
Posterior al cargue de los archivos planos entregados por la Registraduría, se procederá a realizar el cruce con la información de la tabla de personas; si en el campo concepto de vigencia (CON_VIGENCIA) la Registraduría marco 1 (Cédula Vigente) y en el campo tipo de cancelación (TIP_CANCELACION) marco 00 (Vigente) se actualizará el campo TIP_CRU_REGISTRADURIA = 1 para todas aquellas personas que cumplan con la condición.
Para realizar el anterior proceso se comparan los campos:
Número de documento (DOC).
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Del archivo cargado contra la tabla personas, si los cinco campos coinciden y se cumplen las condiciones de vigencia y tipo de cancelación se marca como plenamente identificado, en este caso la información de los nombres y apellidos no es modificada, dado que esta información debe cruzar
En caso de que el registro contenga el identificar único de persona per_id, el cruce se realiza solo por este campo, los nombres y apellidos de la persona serán actualizados con la información suministrada por la Registraduría.
El cargue de alumnos nuevos al sistema a través del Anexo 6A afectará los cupos de los grupos, cumpliendo con las siguientes reglas:
Cuando se cargue alumnos en un número superior al especificado, el sistema modificará la capacidad del grupo y el saldo de cupos.
Cuando se cargue alumnos, en un número inferior al especificado en el grupo, el sistema no modificará la capacidad del grupo pero sí el saldo de cupos.
El sistema no permitirá cargar más de la capacidad máxima especificada en la parametrización de los grupos. Proyecciones → Parámetros Grupos (Numeral 7.1)
Para los alumnos que son de matrícula contratada, es decir, que la variable subsidio es S, se debe ajustar el cargue para que cuando se realice la validación que el alumno este asociado a un contrato y el contrato este asociado a una sede, la jerarquía de la sede pueda ser una jerarquía que pertenezca a la secretaría que está realizando el cargue.
Se deben tener también las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:
T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Ejemplo Práctico:
Realice el ingreso por el Menú de Administración, seleccione la opción Cargue de datos, escoja la opción archivo Anexo 6A (El archivo a cargar debe estar comprimido en formato zip), valide que se encuentre la variable de subsidio en el archivo y esta esté descrita como “S”, oprima Clic en botón “Guardar”; si cumple con las validaciones y especificaciones de formato se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente.
Oprima clic en el botón de “Buscar”. La aplicación nos guiará a la pestaña “Información de Archivos”
En la pestaña de información de archivos valida en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Registros Exitosos o Registros Erróneos, dependiendo si la sede pertenece\no pertenece a la misma jerarquía.
RECUERDE!
Las opciones de cargue anexo 6A solo está habilitado para usuarios root, de secretaría de caldas y secretaría de Cundinamarca[a3] .
|
Para consultar los saldos de cupos los usuarios disponen de dos opciones en el sistema:
Instituciones → Grupos (Numeral 5.2)
Proyecciones → Saldo Cupos (Numeral 7.3)
VARIABLES |
NOMBRE TECNICO VARIABLE |
LONGITUD |
TIPO |
VALIDACIONES BÁSICAS |
AÑO DE REPORTE INFORMACION |
AÑO_INF |
4 |
Numérico |
Año al que corresponde la información |
CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO |
MUN_CODIGO |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipios (2 posiciones) |
CODIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA |
CODIGO_DANE |
12 |
Numérico |
Código DANE de la institución educativa (12 posiciones) |
CODIGO DANE ANTIGUO DE LA SEDE |
CODIGO_DANE_SEDE |
12 |
Numérico |
Código DANE que poseía la sede en el año 2001 antes de la fusión establecida por la Ley 715. Para el caso de las Instituciones Educativas del sector no oficial repita el código Dane asignado, escrito en la variable Código Dane Institución Educativa |
CONSECUTIVO DE LA SEDE |
CONS_SEDE |
14 |
Caracter |
Código generado por el DUE para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. Asigne el código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa. La sede principal o donde labora la parte administrativa codifíquela como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa. Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institución, codificando la única sede como 01. Si la institución educativa pertenece al sector no oficial asigne el consecutivo de la sede de la siguiente forma: código Dane de la institución privada seguido de los dígitos 00 (cero cero). |
TIPO DE DOCUMENTO |
TIPO_DOCUMENTO |
1 |
Numérico |
1 Cédula de Ciudadanía 2 Tarjeta de Identidad 3 Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería 5 Registro Civil de Nacimiento 6 Número de Identificación Personal (NIP) 7 Número Único de Identificación Personal (NUIP) 8 Número de Identificación establecido por la Secretaría de Educación 9 Certificado Cabildo |
NUMERO DE DOCUMENTO |
NRO_DOCUMENTO |
12 |
Caracter |
Número del Documento de Identidad (12 posiciones) |
LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO DEPARTAMENTO |
EXP_DEPTO |
2 |
Caracter |
Código Dane del Departamento donde fue expedido el documento. (2 posiciones) |
LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO MUNICIPIO |
EXP_MUN |
3 |
Caracter |
Código Dane del Municipio donde fue expedido el documento (3 posiciones) |
APELLIDO 1 |
APELLIDO1 |
50 |
Caracter |
Apellido paterno del alumno. No puede estar vacío |
APELLIDO 2 |
APELLIDO2 |
50 |
Caracter |
Apellido materno del alumno. |
NOMBRE 1 |
NOMBRE1 |
50 |
Caracter |
Primer nombre del Alumno. No puede estar vacío |
NOMBRE 2 |
NOMBRE2 |
50 |
Caracter |
Segundo nombre del Alumno. |
DIRECCION RESIDENCIA |
DIRECCION_RESIDENCIA |
100 |
Caracter |
Dirección Residencia del Alumno. Ver Instructivo. No puede estar vacío. |
TELEFONO DE UBICACION |
TEL |
50 |
Caracter |
Teléfono Residencia del Alumno. Incluya número teléfono fijo, celular, comunitario, etc. |
LUGAR DE RESIDENCIA DEPARTAMENTO |
RES_DEPTO |
2 |
Caracter |
Código Dane del Departamento donde reside el alumno. No puede estar vacío |
LUGAR DE RESIDENCIA MUNICIPIO |
RES_MUN |
3 |
Caracter |
Código Dane del Municipio donde donde reside el alumno. No puede estar vacío |
ESTRATO SOCIOECONOMICO DEL ALUMNO |
ESTRATO |
1 |
Caracter |
0 Estrato 0 1 Estrato 1 2 Estrato 2 3 Estrato 3 4 Estrato 4 5 Estrato 5 6 Estrato 6 |
SISBEN |
SISBEN |
1 |
Carácter |
1 |
FECHA DE NACIMIENTO |
FECHA_NACIMIENTO |
10 |
Caracter |
Formato: dd/mm/yyyy |
LUGAR DE NACIMIENTO DEPARTAMENTO |
NAC_DEPTO |
2 |
Caracter |
Códigos DANE Departamento (2 posiciones) |
LUGAR DE NACIMIENTO MUNICIPIO |
NAC_MUN |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipio (2 posiciones) |
GENERO |
GENERO |
1 |
Caracter |
F Femenino M Masculino |
POBLACION VICTIMA CONFLICTO |
POB_VICT_ CONF |
1 |
Caracter |
1 En situación de desplazamiento 2 Desvinculados de grupos armados 3 Hijos de adultos desmovilizados 9 No Aplica |
ULTIMO DEPARTAMENTO EXPULSOR |
DPTO_EXP |
2 |
Caracter |
Códigos DANE Departamento (2 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento |
ULTIMO MUNICIPIO EXPULSOR |
MUN_EXP |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipio (3 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento. |
PROVIENE DE SECTOR PRIVADO |
PROVIENE_SECTOR_PRIV |
1 |
Caracter |
S Si N No |
PROVIENE DE OTRO MUNICIPIO |
PROVIENE_OTRO_MUN |
1 |
Caracter |
S Si N No |
TIPO DISCAPACIDAD |
TIPO_DISCAPACIDAD |
2 |
Caracter |
1 Sordera Profunda 2 Hipoacusia o Baja audición 3 Baja visión diagnosticada 4 Ceguera 5 Parálisis cerebral 6 Lesión neuromuscular 7 Autismo 8 Deficiencia cognitiva (Retardo Mental) 9 Síndrome de Down 10 Múltiple 99 No aplica |
CAPACIDADES EXCEPCIONALES |
CAP_EXC |
1 |
Caracter |
1 Superdotado 2 Con talento científico 3 Con talento tecnológico 4 Con talento subjetivo 9 No Aplica |
ETNIA |
ETNIA |
3 |
Caracter |
00 No Aplica, 01 Achagua, 02 Amorúa, 03 Andoque o Andoke, 04 Arhuaco (IJKA), 05 Awa (CUAIKER), 06 Barea, 07 Barazana, 08 Barí (Motilón), 09 Betoye, 10 Bora, 11 Cabiyari o Kawiyarí, 12 Carapana, 13 Carijona o Karijona, 14 Chimila (ETTE E´ NEKA), 15 Chiricoa, 16 Cocama, 17 Coconuco, 18 Cofán o Kofán, 19 Pijaos, 20 Cubeo o Kubeo, 21 Cuiba o Kuiba, 22 Curripaco o Kurripako, 23 Desano, 24 Dujos, 26 Embera Catio o Embera Katío, 27 Embera Chami, 28 Eperara Siapidara, 29 Guambiano, 30 Guanaca, 31 Guayabero, 33 Hitnú, 34 Inga, 35 Kamsa o Kamëntsá, 36 Kogui, 37 Koreguaje o Coreguaje, 38 Letuama, 39 Macaguaje o Makaguaje, 40 Nukak (Makú), 41 Macuna o Makuna (Sara), 42 Masiguare, 43 Matapí, 44 Miraña, 45 Muinane, 46 Muisca, 47 Nonuya, 48 Ocaina, 49 Nasa (Paéz), 50 Pastos, 51 Piapoco (Dzase), 52 Piaroa, 53 Piratapuyo, 54 Pisamira, 55 Puinave, 56 Sáliba , 57Sikuani, 58 Siona, 59 Siriano, 60 Siripu o Tsiripu (Mariposo), 61 Taiwano (Tajuano), 62 TanimuKa, 63 Tariano, 64 Tatuyo, 65 Tikuna, 66 Totoró, 67 Tucano (Desea) o Tukano, 68 Tule (Kuna), 69 Tuyuka (Dojkapuara), 70 U´wa (Tunebo), 71 Wanano, 72 Wayuu, 73 Witoto, 74 Wiwa (Arzario), 75 Waunan (Wuanana), 76 Yagua, 77 Yanacona, 78 Yauna, 79 Yukuna, 80 Yuko (Yukpa), 81Yurí (Carabayo), 82 Yuruti, 83 Zenú, 84 Quillacingas, 200 Negritudes, 400 Rom |
RESGUARDO |
RES |
3 |
Caracter |
000 No Aplica Ubique el código del resguardo contenido en el documento adjunto " CÓDIGOS DE RESGUARDOS INDÍGENAS". Se refiere al resguardo cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia. |
INSTITUCIÓN BIENESTAR DE ORIGEN |
INS_FAMILIAR |
60 |
|
Nombre de la institución de bienestar de origen si el niño ingresa al grado Jardin II o B, Transición o Grado 0 (Hogar Infantil, ICBF, guarderia, jardín infantil). |
JORNADA |
TIPO_JORNADA |
1 |
Caracter |
1 Completa 2 Mañana 3 Tarde 4 Nocturna 5 Fin de semana |
CARÁCTER |
CARÁCTER |
1 |
Caracter |
1
Académica (Incluye Educación
Tradicional) |
ESPECIALIDAD |
ESPECIALIDAD |
2 |
Caracter |
05 Académico 06 Industrial 08 Comercial 09 Pedagógico 10 Agropecuario 16 Promoción Social 07 Otro 00 No aplica |
GRADO |
GRADO |
2 |
Caracter |
-2 Pre-Jardín -1 Jardín I o A o Kinder 0 Jardín II o B, Transición o Grado 0 1 Primero 2 Segundo 3 Tercero 4 Cuarto 5 Quinto 6 Sexto 7 Séptimo 8 Octavo 9 Noveno 10 Décimo 11 Once 12 Doce - Normal Superior 13 Trece - Normal Superior 14 Educación discapacidad cognitiva no integrada 15 Educación discapacidad auditiva no integrada 16 Educación discapacidad visual no integrada 17 Educación discapacidad motora no integrada 18 Educación discapacidad múltiple no integrada 21 Ciclo 1 Adultos 22 Ciclo 2 Adultos 23 Ciclo 3 Adultos 24 Ciclo 4 Adultos 25 Ciclo 5 Adultos 26 Ciclo 6 Adultos 99 Aceleración del Aprendizaje |
GRUPO/CURSO |
GRUPO |
4 |
Caracter |
Identificación del grupo del grado que está cursando el estudiante y al cual ha sido asignado. Consiste en una división de los grados para establecer alumnos de acuerdo al parámetro alumno / docente. Ejemplo: El grado 1 está compuesto por los Cursos A y B. En esta variable se debe escribir A. |
METODOLOGÍA |
METODOLOGIA |
2 |
Caracter |
1 Educación Tradicional 2 Escuela nueva 3 Post primaria 4 Telesecundaria 5 SER 6 CAFAM 7 SAT 8 Etnoeducación 9 Aceleración del Aprendizaje 10 Programa para Jóvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011) 11 Preescolar Escolarizado 12 Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado 13 SAT presencial |
MATRICULA CONTRATADA |
MATRICULA CONTRATADA |
1 |
Caracter |
S Si Se refiere a todo alumno con Matricula Contratada (subsidiado) / beneficiado con recursos de la Nación (SGP, FNR, Recursos Propios MEN u otros recursos) mediante convenios que realiza la SED con terceros ya sea mediante el Banco de Oferentes establecido por el Decreto 4313 de 2004 o con instituciones privadas y del cual se genera el Anexo 2 Archivo 2A. N No |
REPITENTE |
REPITENTE |
1 |
Caracter |
S Si Alumno en condición de repitencia en el actual año lectivo. N No |
NUEVO
EN LA INSTITUCIÓN |
NUEVO |
1 |
Caracter |
S Si Se refiere al alumno nuevo en la institución o centro educativo que se encuentra reportando la información de matrícula. N No |
SITUACION ACADEMICA AÑO ANTERIOR |
SIT_ACAD_ANO_ANT |
1 |
Caracter |
0 No estudió Vigencia Anterior, que para este año se refiere a no haber estudiado en vigencia anterior 1 Aprobó 2 Reprobó 8 No culminó Estudios |
CONDICIÓN DEL ALUMNO AL FINALIZAR EL AÑO ANTERIOR |
CON_ALUM_ANO_ANT |
1 |
Caracter |
3 Desertó 5 Trasladado a otra institución educativa 8 Otro motivo de retiro 9 No Aplica |
Fuente de Recursos |
FUE_RECU |
1 |
Numérico |
1 SGP (Sistema General de Participación) 2 FNR (Fondo Nacional de Regalías) 3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN 4 Otros Recursos de la Nación 5 Recursos Propios |
Zona en que reside el alumno |
ZON_ALU |
1 |
Caracter |
1 Urbana 2 Rural |
Alumno Madre Cabeza de Familia |
CAB_FAMILIA |
1 |
Caracter |
S Si N No |
Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia |
BEN_MAD_FLIA |
1 |
Caracter |
S Si N No |
Beneficiario Veteranos de la Fuerza Pública |
BEN_VET_FP |
1 |
Caracter |
S Si N No |
Beneficiario Héroes de la Nación |
BEN_HER_NAC |
1 |
Caracter |
S Si N No |
A partir del año 2011 se solicitará en el cargue del anexo 6A información de Internado, Valoración de desempeño periodo I, valoración de desempeño periodo II y convenio.
A continuación se describe cómo será la estructura del cargue de los anexos 6A y 5A:
VARIABLES |
NOMBRE TECNICO VARIABLE |
LONGITUD |
TIPO DE CAMPO |
VALIDACIONES BÁSICAS |
VALIDACIONES COMPLEMENTARIAS ANEXO 6A |
VALIDACIONES COMPLEMENTARIAS ANEXO 5A |
AÑO DE REPORTE INFORMACION |
AÑO_INF |
4 |
Numérico |
Año al que corresponde la información |
||
CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO |
MUN_CODIGO |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipios (2 posiciones) |
El código del municipio debe coincidir con el reportado para la institución en SINEBM.DUE_ESTABLECIMIENTO |
|
CODIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA |
CODIGO_DANE |
12 |
Numérico |
Código DANE de la institución educativa (12 posiciones) |
El código del establecimiento debe estar homologado con el DUE y los códigos DANE deben coincidir.
El establecimiento debe estar activo en el SIMAT y en el SINEB |
El código DANE del EE debe
ser Privado.
El establecimiento debe estar activo en el SIMAt y enel SINEB |
CODIGO DANE DE LA SEDE |
CODIGO_DANE_SEDE |
12 |
Numérico |
Código DANE Sede |
||
CONSECUTIVO DE LA SEDE |
CONS_SEDE |
14 |
Caracter |
Código generado por el DUE para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. El código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa. La sede principal como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa. |
El código de la sede debe estar homologado con el DUE y los códigos DANE deben coincidir.
La sede debe estar activa en el SIMAT y en el SINEB
El consecutivo de la sede debe coincidir con el DUE asi DUE_ESTABLECIMINETO.CODIGO|| DUE_SEDE.ALIAS |
El código de la sede debe estar homologado con el DUE y los códigos DANE deben coincidir.
La sede debe estar activa en el SIMAT y en el SINEB
El consecutivo de la sede debe coincidir con el DUE asi DUE_ESTABLECIMINETO.CODIGO|| DUE_SEDE.ALIAS |
TIPO DE DOCUMENTO |
TIPO_DOCUMENTO |
1 |
Numérico |
1 Cédula
de Ciudadanía |
Usar función para validar que si el tipo de documento es 1 o 2 debe ser único por número de documento. |
La combinación Tipo, Número y lugar de expedición de Documento debe ser única. Si el tipo es 1 y 2 debe ser único por número de documento. |
NUMERO DE DOCUMENTO |
NRO_DOCUMENTO |
12 |
Caracter |
Número del Documento de Identidad (12 posiciones) |
Usar el componente de validación para tipo de identidad y documento según requerimiento SIMAT 3.9 el cual se resumen a continuación: Control edad: Si el estudiante tiene más de 18 años, su tipo de identidad puede ser cédula de ciudadanía o cédula de extranjería. Si no la posee, tiene la opción de cabildo o NES.
Si es menor de 18 años, aplicaría a los siguientes tipos de identificación: Tarjeta de identidad Cédula de extranjería Registro civil NES Certificado Cabildo
Control tipo identificación Los tipos de identificación permitidos para nuevos estudiantes son: Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, registro civil, NES o número asignado por la Secretaria de educación y certificado de cabildo o CCB.
Las validaciones son la siguientes: a. C.C. Cédula de Ciudadanía: Sólo se permiten números, sin puntos y en el rango siguiente: Femenino de 20.000.001 hasta 69.999.999 Masculino de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.001 hasta 99.999.999 De tipo NUIP toman valores mayores de 1.000.000.000 Un estudiante tiene cédula si su edad es superior o igual a 18 años.
Excepciones: Si tiene caracteres alfanuméricos son los 3 primeros caracteres únicamente los cuales identifican la oficina de registro de su expedición. Los 7 caracteres restantes son numéricos. (Estos NUIP corresponden a los expedidos antes del 1 de octubre del 2003 - Resolución 3571 de 2003 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).
b.T.I. Tarjeta de Identidad: Puede tener números, sin puntos ni guiones y en los siguientes formatos:
Longitud de 11 caracteres numéricos (Decreto No. 1695 de 1971), sin puntos ni guión con el formato aammddzzzxy. aa es Año de nacimiento de 01 a 99 mm es Mes de nacimiento de 01 a 12 dd es Día de nacimiento de 01 a 31 zzz Numérico x Si es mujer tomaría los valores impares de 1,3,5,7, o 9 Si es hombre tomaría los valores pares de 2,4,6, o 8 y Dígito de control de la Registraduría.
De tipo NUIP toman valores mayores de 1.000.000.000
c.
C.E. Cédula de Extranjería o identificación de extranjería:
Sólo
caracteres alfabéticos y/o numéricos, sin puntos, guiones
o caracteres especiales. d.
R.C. Registro Civil de Nacimiento: Sólo números, sin puntos. e. NES Número de Identificación establecido por la Secretaría de Educación: Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
f. CCB Certificado Cabildo: Sólo caracteres alfabéticos y/o numéricos, sin puntos, guiones o caracteres especiales. |
|
LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO DEPARTAMENTO |
EXP_DEPTO |
2 |
Caracter |
Códigos DANE Departamento (2 posiciones) |
Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo |
Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo |
LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO MUNICIPIO |
EXP_MUN |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipio (3 posiciones) |
Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo |
Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo |
APELLIDO 1 |
APELLIDO1 |
50 |
Caracter |
No puede estar vacío |
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
APELLIDO 2 |
APELLIDO2 |
50 |
Caracter |
|
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
NOMBRE 1 |
NOMBRE1 |
50 |
Caracter |
No puede estar vacío |
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
NOMBRE 2 |
NOMBRE2 |
50 |
Caracter |
|
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números) |
DIRECCION RESIDENCIA |
DIRECCION_RESIDENCIA |
100 |
Caracter |
No puede estar vacío |
No debe tener comas o punto y coma |
No debe tener comas o punto y coma |
TELEFONO DE UBICACION |
TEL |
50 |
Caracter |
|
||
LUGAR DE RESIDENCIA DEPARTAMENTO |
RES_DEPTO |
2 |
Caracter |
No puede estar vacío |
DIVIPOLA |
DIVIPOLA |
LUGAR DE RESIDENCIA MUNICIPIO |
RES_MUN |
3 |
Caracter |
No puede estar vacío |
DIVIPOLA |
DIVIPOLA |
ESTRATO SOCIOECONOMICO DEL ALUMNO |
ESTRATO |
1 |
Caracter |
0 Estrato
0 |
No Nulo |
|
SISBEN |
SISBEN |
1 |
Carácter |
1 |
No Nulo |
|
FECHA DE NACIMIENTO |
FECHA_NACIMIENTO |
10 |
Caracter |
Formato: dd/mm/yyyy No nulo |
Validar contra la Matriz grado edad |
Validar contra la Matriz grado edad |
LUGAR DE NACIMIENTO DEPARTAMENTO |
NAC_DEPTO |
2 |
Caracter |
Códigos DANE Departamento (2 posiciones) |
Solo puede estar vacio si es igual a 3 |
Solo puede estar vacio si es igual a 3 |
LUGAR DE NACIMIENTO MUNICIPIO |
NAC_MUN |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipio (2 posiciones) |
Solo puede estar vacio si es igual a 3 |
Solo puede estar vacio si es igual a 3 |
GENERO |
GENERO |
1 |
Caracter |
F
Femenino |
||
POBLACION VICTIMA CONFLICTO |
POB_VICT_ CONF |
1 |
Caracter |
1 En
situación de desplazamiento |
No vacio |
|
ULTIMO DEPARTAMENTO EXPULSOR |
DPTO_EXP |
2 |
Caracter |
Códigos DANE Departamento (2 posiciones) |
Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento) |
Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento) |
ULTIMO MUNICIPIO EXPULSOR |
MUN_EXP |
3 |
Caracter |
Códigos DANE Municipio (3 posiciones) |
Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento) |
Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento) |
PROVIENE DE SECTOR PRIVADO |
PROVIENE_SECTOR_PRIV |
1 |
Caracter |
S Si |
No vacio |
|
PROVIENE DE OTRO MUNICIPIO |
PROVIENE_OTRO_MUN |
1 |
Caracter |
S Si |
No vacio |
|
TIPO DISCAPACIDAD |
TIPO_DISCAPACIDAD |
2 |
Caracter |
1
Sordera Profunda |
No vacio |
|
CAPACIDADES EXCEPCIONALES |
CAP_EXC |
1 |
Caracter |
1
Superdotado |
||
ETNIA |
ETNIA |
3 |
Caracter |
De acuerdo a las etnias definidas en el sistema |
No vacio |
|
RESGUARDO |
RES |
3 |
Caracter |
000
No Aplica |
No vacio |
|
INSTITUCIÓN BIENESTAR DE ORIGEN |
INS_FAMILIAR |
60 |
|
|
Solo aplica para alumnos que entren a preescolar o grado 1 y que sean nuevos en la institución educativa. |
Solo aplica para alumnos que entren a preescolar o grado 1 y que sean nuevos en la institución educativa. |
JORNADA |
TIPO_JORNADA |
1 |
Caracter |
1 Completa |
La jornada debe estar homologado con el DUE No vacio |
La jornada debe estar homologado con el DUE |
CARÁCTER |
CARÁCTER |
1 |
Caracter |
1
Técnico |
Si el
alumno no está cursando algún grado de la media, el carácter |
Si el alumno
no está cursando algún grado de la media, el caracter No vacio |
ESPECIALIDAD |
ESPECIALIDAD |
2 |
Caracter |
05
Académico No vacio |
Solo tienen especialidad
diferente de 00 los grados 10,11,12 y 13
La especialidad del alumno debe corresponder con alguna de las especialidades que tenga la institución en la tabla INS_ESPECIALIDAD |
Solo tienen especialidad
diferente de 00 los grados 10,11,12 y 13
La especialidad del alumno debe corresponder con alguna de las especialidades que tenga la institución en la tabla INS_ESPECIALIDAD |
GRADO |
GRADO |
2 |
Caracter |
-2
Pre-Jardín |
El grado debe estar homologado con el DUE Se
debe validar la relación Grado VS Edad, según la tabla definida
para tal fin. Dependiendo del análisis de la validación
se genera o error o alerta. |
|
GRUPO/CURSO |
GRUPO |
4 |
Caracter |
Identificación del grupo en un grado que está cursando el estudiante y al cual ha sido asignado. |
El número de alumnos por grupo debe ser menor a o igual a 80. Si supera los 80 alumnos se debe generar una alerta no un error. El nombre del grupo debe ser letras mayúsculas y/o números, no se admiten otro tipo de caracteres. |
El número de alumnos por grupo debe ser menor a o igual a 80. Si supera los 80 alumnos se debe generar una alerta no un error. El nombre del grupo debe ser letras mayúsculas y/o números, no se admiten otro tipo de caracteres. |
METODOLOGÍA |
METODOLOGIA |
2 |
Caracter |
No vacio 1
Educación Tradicional 14 Media Rural 15 Entorno Comunidad 16 Entorno Institucional 17 Entorno Familiar 18 Círculos de Aprendizaje 19 Transformemos 20 Adultos 21 Modalidad Virtual Asistida UCN 22 Grupos Juveniles Creativos 23 Bachillerato Pacicultor 24 Crecer 25 Niños y Jovenes |
Se debe validar la relación Grado - Metodología |
Se debe validar la relación Grado - Metodología |
MATRICULA CONTRATADA |
MATRICULA CONTRATADA |
1 |
Caracter |
No vacio S Si |
No puede haber alumnos con matricula contratada, es decir, siempre matricula contratada = N |
No puede haber alumnos con Matricula Contratada, es decir, siempre Matricula Contratada = N |
REPITENTE |
REPITENTE |
1 |
Caracter |
S Si |
No vacío |
|
NUEVO
EN LA INSTITUCIÓN |
NUEVO |
1 |
Caracter |
S Si |
No vacío |
|
SITUACION ACADEMICA AÑO ANTERIOR |
SIT_ACAD_ANO_ANT |
1 |
Caracter |
0
No estudió Vigencia Anterior, que para este año se refiere
a no haber estudiado en vigencia anterior |
||
CONDICIÓN DEL ALUMNO AL FINALIZAR EL AÑO ANTERIOR |
CON_ALUM_ANO_ANT |
1 |
Caracter |
3 Desertó |
No se hace ninguna validación |
No se hace ninguna validación |
IDENTIFICACION DEL ALUMNO |
ID_Alumno |
50 |
Caracter |
Identificación generada con el proceso de fonético. Este campo NO es cargado por el usuario. |
No vacio |
|
Fuente de Recursos |
FUE_RECU |
1 |
Numérico |
1
SGP |
*Ver cuadro de condiciones fuentes de recursos. (Final del documento) |
No aplica |
Zona en que reside el alumno |
ZON_ALU |
1 |
Caracter |
1 Urbana |
No vacio |
|
Alumno Madre Cabeza de Familia |
CAB_FAMILIA |
1 |
Caracter |
"S" o "N" |
No vacio |
|
Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia |
BEN_MAD_FLIA |
1 |
Caracter |
"S" o "N" |
No vacio |
|
Beneficiario Veteranos de la Fuerza Pública |
BEN_VET_FP |
1 |
Caracter |
"S" o "N" |
No vacio |
|
Beneficiario Héroes de la Nación |
BEN_HER_NAC |
1 |
Caracter |
"S" o "N" |
No vacio |
|
Internado |
INTERNADO |
1 |
Numérico |
1 = INTERNADO 2 = SEMI-INTERNADO 3 = NINGUNO |
No vacio |
|
Valoración desempeño periodo 1 |
VAL_DES_PERIODO1 |
1 |
Numérico |
1=SUPERIOR 2=ALTO 3=BASICO 4=BAJO |
Podría esta vacio |
|
Valoración desempeño periodo 2 |
VAL_DES_PERIODO2 |
1 |
Numérico |
1=SUPERIOR 2=ALTO 3=BASICO 4=BAJO |
Podría ser vacio |
|
Número de Convenio |
NUM_CONVENIO |
50 |
Caracter |
|
1. Este campo debe venir lleno si la variable subsidio o matricula contratada es S, si el campo subsidio es N este campo debe venir vacio. 2. Si tiene matricula contratada debe ingresar el número del convenio que debe correponder a uno valido en el sistema. 3. El número del convenio debe existir en el sistema, pertenecer a la sede donde sera matriculado el niño y tener cupos disponibles. 4. Si el convenio es válido, se debe verificar que tenga cupos disponibles. Si el alumno puede ser registrado el número de cupos asignados de la sede nivel, debe ser incrementado en 1 5. En caso de que el nino tenga asignado otro convenio, para el mismo año de la matrícula, debe ser liberado, en caso contrario esta informacion no debe ser modificada 6. Si el alumno tenía un convenio asignado y en el cargue no viene, el alumno es desasignado del convenio y se resta el cupo. |
Los cargues que son de matrícula de colegios privados, es decir que correspondan al anexo 5A la variable subsidio debe ser N, por lo que este campo debe ser vacio. |
RECUERDE! En el caso que un alumno sea de matrícula contratada deberá tener asociada en la variable “subsidio” S y el campo número de convenio deberá estar diligenciado y deberá estar el convenio registrado en el sistema. Si el convenio existe se verificará si aún existe cupo en el convenio diligenciado de haber cupo se procederá a matricular el alumno, si no hay cupo en el convenio se informará en el archivo plano de errores que no hay cupo para el convenio y el alumno no será matriculado.
|
Ejemplo Práctico:
Realice el ingreso por el Menú de Administración, seleccione la opción Cargue de datos, escoja la opción archivo Traslados masivos (El archivo a cargar debe estar comprimido en formato zip), valide que se encuentre la variable de subsidio en el archivo y esta esté descrita como “S”, oprima Clic en botón “Guardar”; si cumple con las validaciones y especificaciones de formato se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente.
Oprima clic en el botón de “Buscar”. La aplicación nos guiará a la pestaña “Información de Archivos”
En la pestaña de información de archivos valida en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Registros Exitosos o Registros Erróneos, dependiendo si la sede pertenece\no pertenece a la misma jerarquía.
Si el cargue es para traslado de alumnos a matricular a grado 12 alumnos graduados de 11 o ciclo 6 se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
El alumno y establecimiento deben tener asignado carácter técnico y especialidad pedagógica.
El grado origen debe ser 11 o 26 y el grado destino debe ser 12, en caso de que el grado origen sea diferente emite mensaje informativo.
Se podrá matricular al año lectivo configurado en el sistema, siempre y cuando el año origen sea menor del año destino (o año lectivo).
No se podrá pasar de graduado a matriculado en el mismo año, es decir, si el año origen y destino es el mismo no se podrá realizar la transición.
Debe existir cupo en el Establecimiento Educativo destino.
Se deben tener también las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:
T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Traslado masivo
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña que tenga permiso para realizar cargue de Traslado masivo y luego haga clic en botón Entrar
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida
Antes de realizar el cargue, verifique el estado de los alumnos a cargar a través de la opción del menú Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de alumnos
Verifique que los cupos se encuentran disponibles en la institución antes de realizar proceso de cargue de Traslados masivos
Ingrese al módulo de Administración, Seleccionando la Opción Carga de Datos.
Escoja en las siguientes etiquetas:
Tipo de Archivo (se escoge la opción de acuerdo, al cargue que desee realizar)
Año Lectivo (Si desea modificar la fecha se debe tener en cuenta que este definido el calendario por defecto)
Archivo (siendo el documento que se va a importar)
Relacione la ruta donde se encuentra el archivo, haciendo clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo a cargar y luego haga clic en el icono Guardar, posteriormente haga clic sobre el icono Buscar
NOTA: El archivo debe ser en formato CSV y confirmar que este comprimido en formato Zip y los campos deben ir separados por comas o por puntos y comas, deben existir 54 columnas
El sistema debe validar, si cumple con las especificaciones del formato. Se visualiza el listado de archivos importados bajo los siguientes campos:
Tipo
Fecha Carga
Archivo Original
Fecha Proceso
Resultados
Errores
Información
Eliminar.
Verifique en la lista de cargue, registros sean clasificados como Registros Exitosos (columna de Resultados)
Descargue y visualice el archivo de registros buenos generado por el sistema haciendo clic sobre el enlace Registros Exitosos
Verifique a través del menú de Instituciones que se hayan asignado los cupos de los alumnos cargados por la opción traslado masivo anteriormente
Ingrese por el módulo Estudiantes, opción Consulta de alumnos, El sistema desplegará la pantalla “Consulta de alumnos”
Ingrese los campos de búsqueda, Primer apellido y primer nombre del alumno que haya sido cargado en el archivo y hacer clic en el icono “Buscar”
El sistema muestra el registro encontrado según criterio de búsqueda, el estado del alumno encontrado debe ser “MATRICULADO”
Haga clic sobre la opción Estados, para detallar los estados del alumno y verificar que el último sea el Matriculado
Verifique que si el estado origen de un alumno es “Inscrito”, el proceso de cargue realiza primero una transición a estado Cancelado. Y luego se hace la transición a matriculado
Verifique que los demás alumnos que fueron cargados en el archivo de Traslados masivos tengan como último estado Matriculado
Para los alumnos que son de matrícula contratada, es decir, que la variable subsidio es S, se debe ajustar el cargue para que cuando se realice la validación que el alumno este asociado a un contrato y el contrato este asociado a una sede, la jerarquía de la sede pueda ser una jerarquía que pertenezca a la secretaría que está realizando el cargue.
Ejemplo Práctico:
Realice el ingreso por el Menú de Administración, seleccione la opción Cargue de datos, escoja la opción archivo Traslados masivos sin restricción (El archivo a cargar debe estar comprimido en formato zip), valide que se encuentre la variable de subsidio en el archivo y esta esté descrita como “S”, oprima Clic en botón “Guardar”; si cumple con las validaciones y especificaciones de formato se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente.
Oprima clic en el botón de “Buscar”. La aplicación nos guiará a la pestaña “Información de Archivos”
En la pestaña de información de archivos valida en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Registros Exitosos o Registros Erróneos, dependiendo si la sede pertenece\no pertenece a la misma jerarquía.
Si el cargue es para traslado de alumnos a matricular a grado 12 alumnos graduados de 11 o ciclo 6 se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
El alumno y establecimiento deben tener asignado carácter técnico y especialidad pedagógica.
El grado origen debe ser 11 o 26 y el grado destino debe ser 12, en caso de que el grado origen sea diferente emite mensaje informativo.
Se podrá matricular al año lectivo configurado en el sistema, siempre y cuando el año origen sea menor del año destino (o año lectivo).
No se podrá pasar de graduado a matriculado en el mismo año, es decir, si el año origen y destino es el mismo no se podrá realizar la transición.
Debe existir cupo en el Establecimiento Educativo destino.
Se deben tener también las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:
T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
R. Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó C.C. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Ejemplo práctico Traslado masivo sin restricciones
Ingreso al sistema con el usuario de secretaría de educación, ingresando clave y hacer clic sobre el botón Entrar
El sistema despliega mensaje de Bienvenida
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción Carga de Datos
El sistema despliega la pantalla 1-Carga de Datos, donde se debe seleccionar la opción Traslados masivos sin restricción en el campo Tipo de Archivo, como se indica en la siguiente pantalla, ingresa el año y seleccione el archivo, luego hacer clic sobre icono Guardar
El sistema diligencia la Fecha de carga, nombre del archivo, fecha del proceso y en la columna resultado deben aparecer Registros exitosos
Haga clic sobre el enlace Registros Erróneos y verifique el archivo de registros buenos que genera el sistema
Consulta de alumnos después de realizar el cargue
Se verifica que la institución haya utilizado los cupos para el grado, grupo y jornada en la que fueron matriculados los alumnos
Se realiza el siguiente cargue con un alumno en estado Nuevo y otro en estado Cancelado, verificando el estado delos alumnos antes del cargue
Realice la consulta del Alumno en estado Nuevo
Realice la consulta del Alumno en estado Cancelado
Ingrese al sistema con un usuario que permite realizar el cargue de traslados masivos sin restricción, diligencie la contraseña correcta y haga clic sobre el botón Entrar
Verifique los cupos de la institución antes del cargue a través del menú Instituciones, seleccionando la opción Grupos
Para realizar el proceso de cargue, seleccione el menú Administración, seleccionando la opción Carga de Datos como se indica en la pantalla siguiente
El sistema despliega la pantalla Carga de Datos, seleccione en el campo Tipo de archivo la opción Traslados Masivos sin Restricción de la siguiente forma:
Ingrese el año de cargue y seleccione el archivo a cargar, luego hacer clic en el icono Buscar
Verificar que en la columna Resultados se muestren Registros exitosos, hacer clic sobre este enlace
El sistema permite abrir y/o descargar e archivo de registros buenos que genera el sistema
Realice la validación el estado de los alumnos después del cargue y verifique que el estado haya sido cambiado a Actualizado
Alumno estado anterior Nuevo
Alumno Estado anterior Cancelado
Verifique que después del cargue, los cupos en la institución para el grado, grupo y jornada hayan sido asignados después del cargue realizado
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE ETAPAS DE PROCESOS |
|||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Objeto |
Observaciones |
Jerarquía |
String |
10 |
S |
Jerarquía |
|
Año |
Numero |
4 |
S |
|
|
Código de la etapa |
String |
10 |
S |
Cte |
Constante padre 1232 |
Cédula del responsable |
String |
15 |
S |
|
|
Nombre del responsable |
String |
40 |
S |
|
|
Cargo del responsable |
String |
50 |
S |
|
|
Fecha de inicio |
String |
10 |
S |
|
Formato DD/MM/YYYY. Debe ser < que fecha fin |
Fecha de finalización |
String |
10 |
S |
|
Formato DD/MM/YYYY. Debe ser > que fecha fin |
Calendario |
String |
10 |
S |
Cte |
Constante padre 51 |
Abierta |
String |
1 |
S |
|
S/N |
|
|
|
|
|
|
Ejemplo |
|
|
|
|
|
73178,2005,AL,80456123,Roberto Rodriguez,Director de Planeacion,01/01/2005,,A,S |
El cargue de alumnos nuevos al sistema a través del Anexo %A afectará los cupos de los grupos, cumpliendo con las siguientes reglas:
Cuando se cargue alumnos en un número superior al especificado, el sistema modificará la capacidad del grupo y el saldo de cupos.
Cuando se cargue alumnos, en un número inferior al especificado en el grupo, el sistema no modificará la capacidad del grupo pero sí el saldo de cupos.
El sistema no permitirá cargar más de la capacidad máxima especificada en la parametrización de los grupos. Proyecciones → Parámetros Grupos (Numeral 7.1)
Para los alumnos que son de matrícula contratada, es decir, que la variable subsidio es S, se debe ajustar el cargue para que cuando se realice la validación que el alumno este asociado a un contrato y el contrato este asociado a una sede, la jerarquía de la sede pueda ser una jerarquía que pertenezca a la secretaría que está realizando el cargue.
La diferencia con el cargue del Anexo 6A, es que el Anexo 5A, permite cargar alumnos que se encuentran en instituciones no oficiales.
Se deben tener también las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:
T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Ejemplo Práctico:
Realice el ingreso por el Menú de Administración, seleccione la opción Cargue de datos, escoja la opción archivo Anexo 5A (El archivo a cargar debe estar comprimido en formato zip), valide que se encuentre la variable de subsidio en el archivo y esta esté descrita como “S”, oprima Clic en botón “Guardar”; si cumple con las validaciones y especificaciones de formato se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente.
Oprima clic en el botón de “Buscar”. La aplicación nos guiará a la pestaña “Información de Archivos”
Seleccione en el campo Tipo Archivo Anexo 5A
Digite el año lectivo para el cual va a realizar el cargue. Recuerde que el año debe ser igual al que se encuentra en el archivo a cargar.
Oprima clic sobre el botón Seleccionar Archivo.
Seleccione en el equipo el archivo a cargar. Debe estar comprimido en .zip.
Oprima clic en el botón Guardar
Oprima clic en el botón Buscar
El sistema mostrará en la pestaña Información de Archivos, el resultado del cargue realizado.
Oprima clic sobre el link de Registros Exitosos.
El sistema descargará en formato .zip el archivo.
Ubique el archivo en el equipo, descomprímalo y ábralo para verificar los registros que se cargaron en el sistema.
Permite la carga de varios usuarios a la vez en el sistema y permite asignar los roles respectivos.
Se deben tener en cuenta las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:
T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Ejemplo Práctico:
Ingrese al sistema con usuarios y contraseña válidos.
Oprima clic sobre el módulo Administración
Oprima clic sobre la opción Carga de Datos.
El sistema mostrará la pantalla para realizar el cargue.
Seleccione en el campo Tipo Archivo Usuarios
Digite el año lectivo para el cual va a realizar el cargue. Recuerde que el año debe ser igual al que se encuentra en el archivo a cargar.
Oprima clic sobre el botón Seleccionar Archivo.
Seleccione en el equipo el archivo a cargar. Debe estar comprimido en .zip.
Oprima clic en el botón Guardar
Oprima clic en el botón Buscar
El sistema mostrará en la pestaña Información de Archivos, el resultado del cargue realizado.
Oprima clic sobre el link de Registros Exitosos.
El sistema descargará en formato .zip el archivo.
Ubique el archivo en el equipo, descomprímalo y ábralo para verificar los registros que se cargaron en el sistema.
El sistema también mostrará el archivo de registros erróneos, para los casos en los cuales el registro ingresado no cumple con los parámetros establecidos.
Dentro del manejo de la carga de datos usted puede consultar el resultado de la carga de información y los archivos que hayan sido cargados
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàCarga de DatosàSeleccionar Ver archivos Cargados
Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla oprima el botón Buscar. Al ingresar a esta opción se presenta una pantalla en la cual se pueden ver los resultados del Cargue de archivos.
En esta pantalla se encuentra la información sobre los procesos de cargue de datos y los archivos importados. Se presenta la siguiente información:
Tipo
Fecha de cargue
Archivo original
Fecha de proceso
Resultados
Errores
Información
Al final de la información de cada archivo se encuentra un cuadro para seleccionar si este archivo se desea eliminar.
Una vez sean seleccionados los archivos que se desea eliminar, debe presionarse el botón “Eliminar”, con lo cual el archivo seleccionado es borrado.
Si usted desea, puede seleccionar un archivo y bajarlo, oprimiendo clic derecho sobre el campo en el que se encuentra su información. Puede ser sobre Registros Erróneos si usted desea bajar la información contenida en los mismos, o sobre Registros Exitosos si la información que desea bajar corresponde a estos últimos.
RECUERDE! El cargue de información es de acceso restringido. Únicamente puede ser realizado y consultado por los Administradores del Sistema. |
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador, (o usuarios con permisos para este módulo) al sistema SIMAT.
Ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Cargue de datos.
Seleccione el Tipo de archivo “Definición de Estrategias por año Lectivo” de la lista desplegable y valide el Año Lectivo.
Seleccione el archivo que va a subir al sistema, dando clic en el botón Examinar y buscando localmente la ruta del mismo. De clic en el botón “Guardar”.
El SIMAT sube el archivo e informa el nombre del archivo que se subió y la fecha en que en que se subió el archivo y lo envía a procesos por lotes, para realizar las validaciones respectivas.
Al cumplir con las validaciones y especificaciones de formato que se referencian a continuación (obligatoriedad, su tipo de dato y longitud) se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente:
ANNO: Tipo de dato numérico (Entero positivo) de naturaleza obligatoria, Año al que aplica la estrategia, debe coincidir con la etapa abierta.
CODIGO JERARQUÍA: Tipo de dato texto de longitud 10 de naturaleza obligatoria. Campo que representa el código de la Jerarquía a la que pertenece la estrategia
TIPO ESTRATEGIA: Tipo de dato texto de longitud 10 de naturaleza obligatoria, Campo que representa la constante relacionada a un tipo de estrategia.
SUB ESTRATEGIA: Tipo de dato texto de longitud 20, de naturaleza obligatoria, Campo que representa la Constante del subtipo de estrategia. El subtipo de la estrategia debe pertenecer al tipo descrito en el campo anterior. Si una estrategia tiene más de un subtipo, deben venir todos en éste campo separados por el símbolo pipe (|).
PERIODICIDAD: Tipo de Dato texto de longitud 10, de naturaleza obligatoria, Código de la constante que representa un tipo de regularidad de uso de la estrategia
FECHA INICIO: Tipo de dato fecha / date (Formato dd/mm/yyyy), de naturaleza obligatoria, Campo que representa y contiene la fecha en la cual se establece una estrategia.
FECHA FIN: Tipo de dato fecha / date (Formato dd/mm/yyyy), de naturaleza obligatoria, Campo que representa y contiene la fecha en la cual se finaliza una estrategia.
ELIMINADO: Tipo de dato texto, de naturaleza obligatoria. Esta variable NO debe ir en el archivo de cargue.
Puede ser N o S. Si es N quiere decir que no ha sido eliminado, si es S es porque ha sido eliminado, no se elimina físicamente ya que es necesario guardar un historial del movimiento de las estrategias. Al crear el registro se Debe ser N.
CTE_TIPO_ CALENDARIO: Tipo de Dato numérico 10 de naturaleza obligatoria, esta columna corresponde al tipo de calendario en las constantes, corresponden A, B, u otro.
NÚMERO DE BENEFICIADOS: Tipo de Dato numérico (Entero positivo), de longitud 22, de naturaleza No obligatoria, Este atributo persiste la información del número máximo de beneficiarios proviene de la fuente de recursos otro es decir no es del sector solidario (cooperativas) ni del SINCE (Matricula contratada).
CERRADA: Tipo de Dato texto, de longitud 1. Esta variable NO debe ir en el archivo de cargue. Si es S indica que ya se corrió el proceso que revisa si la estrategia ya venció y le coloca fecha fin a la estrategia del alumno Siempre será S
TIPO FUENTE: Tipo de dato char), de longitud 1, de naturaleza obligatoria, Este atributo contiene un carácter que identifica el Tipo de Fuente de Recursos con el que es financiada la estrategia. Cuando la Fuente de Recursos es Cooperativas (Sector solidario), este campo contendrá el carácter 'C', cuando la Fuente de Recursos es SINCE, el carácter correspondiente es 'S', y si viene de otra fuente de recursos el carácter correspondiente será 'O'.
FUENTE OTROS: Tipo de Dato texto), de longitud 50, de naturaleza No obligatoria, Campo que representa y contiene el Código interno de constante que contiene las fuentes de información, puede ser una constante o puede venir de un proyecto del sector solidario Si una estrategia tiene más de una fuente deben venir todas en éste campo separadas por el símbolo pipe (|). Este campo solo puede ser diligenciado si el campo TIPO FUENTE tiene el valor ‘0’.
FUENTE SECTOR SOLIDARIO: Tipo de dato numérico, de naturaleza No obligatoria. Esta columna corresponde a la Fuente de Recursos que proviene de Proyecto Sector Solidario, este campo solo puede ser diligenciado si el campo TIPO FUENTE tiene el valor ‘C’.
FUENTE SINCE: Tipo de dato numérico), de longitud 22, de naturaleza No obligatoria. Esta columna corresponde a la Fuente de Recursos que proviene del SINCE. Este campo solo puede ser diligenciado si el campo TIPO FUENTE tiene el valor ‘S’.
Ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Cargue de datos.
Genere clic en el botón “Buscar”. El sistema le mostrara las siguientes los siguientes campos del proceso de cargue: Tipo de Archivo cargado, Fecha de realización de la carga, Acceso o link al archivo original cargado, FECHA PROCESO: fecha de procesamiento del cargue, El archivo con los registros que subieron exitosamente, El archivo con los registros que alguna validación no fue exitosa, Información y Eliminar (Opción seleccionable) según sea el caso, los Resultados de Registros Exitosos o los Errores, o Registros Erróneos.
Haga clic en el campo “Registros Exitosos” en la línea del reporte que desea visualizar, para validar los registros que ingresaron de manera exitosa a la base de datos del sistema.
Luego con clic en el campo “Registros Erróneos” en la línea del reporte que desea visualizar, para validar los registros que no ingresaron a la base de datos del SIMAT y constatar las razones de su no ingreso.
Valide que los registros fueron ingresados de manera exitosa en la base de datos y son reportados de tal manera por la aplicación.
Realice nuevamente el proceso de cargue “Definición de Estrategias por año Lectivo”, donde el archivo o documento no se especifique el campo CTE_TIPO_ CALENDARIO o este valor no corresponda con el tipo de calendario que actualmente rige al SIMAT.
Validar en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Erróneos, ya que este campo es obligatorio debe corresponder con las verificaciones del sistema.
Restricciones:
Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado en esta ventana.
Si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto, para saber en qué calendario se está trabajando.
El cargue sólo debe permitirse para diferentes secretarías con privilegios y/o usuario MEN.
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña (Debe poseer privilegios y/o permisos)
Ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Cargue de datos.
Enseguida escoja desde Tipo de archivo, la opción Definición de cupos de Estrategias de la lista desplegable luego verifique el Año Lectivo.
Seleccione el archivo que va a subir al sistema, dando clic en el botón Examinar y buscando localmente la ruta del mismo hacer clic en el botón “Guardar” donde el sistema cargará el archivo y lo enviará al módulo de procesos por lotes, para realizar las validaciones respectivas.
Al cumplir con las validaciones y especificaciones de formato que se referencian a continuación (obligatoriedad, su tipo de dato y longitud) se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente:
ESTRATEGIAS_ID: Tipo de dato NUMERICO22, Es el identificador dado a una estrategia en el sistema. Se puede obtener generando un reporte plano de descripción de estrategias.
ANNO LECTIVO: Tipo de dato NUMÉRICO 4, Año lectivo.
CÓDIGO DANE INSTITUCIÓN: Tipo de dato NUMÉRICO 12, Código DANE de la institución educativa (12 posiciones).
CÓDIGO DANE SEDE: Tipo de Dato NUMÉRICO: 12, Código DANE que poseía la sede en el año 2001 antes de la fusión establecida por la Ley 715. Para el caso de las Instituciones Educativas del sector no oficial repita el código DANE asignado, escrito en la variable Código DANE Institución Educativa.
CONSECUTIVO SEDE: Tipo de dato TEXTO 14, Código generado por el DUE para identificar los establecimientos.
TIPO JORNADA: Tipo de dato TEXTO 2, Código que corresponde a la constante de Jornada.
Ingrese nuevamente al Menú de Administración seleccionando la opción Cargue de datos.
De clic en el botón “Buscar” y el sistema muestra informes que se han procesado bajo los siguientes campos:
Tipo de Archivo cargado, Fecha de realización de la carga, Acceso o link al archivo original cargado, FECHA PROCESO: fecha de procesamiento del cargue, El archivo con los registros que subieron exitosamente, El archivo con los registros que alguna validación no fue exitosa, Información y Eliminar (Opción seleccionable).
Seleccione, según sea el caso, los Resultados de Registros Exitosos o los Errores, o Registros Erróneos. De clic en el campo “Registros Exitosos” en la línea del reporte que desea visualizar, para validar los registros que ingresaron de manera exitosa a la base de datos del sistema.
Haga clic en el campo “Registros Erróneos” en la línea del reporte que desea visualizar, para validar los registros que no ingresaron a la base de datos de SIMAT y constatar las razones de su no ingreso.
Valide que los registros fueron ingresados de manera exitosa en la base de datos y son reportados de tal manera por el sistema.
Podemos observar diferentes registros de estado exitoso y/o Erróneos.
Restricciones:
Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado en esta ventana.
Si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto, para saber en qué calendario se está trabajando.
El cargue sólo debe permitirse para diferentes secretarías con privilegios y/o usuario MEN.
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña. (Usuarios con permisos para este módulo) al sistema.
Ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Cargue de datos.
Enseguida escoja desde Tipo de archivo, la opción “Asignación de estrategias de alumnos” de la lista desplegable luego verifique el Año Lectivo.
Seleccione el archivo que va a subir al sistema, dando clic en el botón Examinar y buscando localmente la ruta del mismo hacer clic en el botón “Guardar” donde el sistema cargará el archivo y lo enviará al módulo de procesos por lotes, para realizar las validaciones respectivas.
Al cumplir con las validaciones y especificaciones de formato que se referencian a continuación (obligatoriedad, su tipo de dato y longitud) se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente:
PER_ID: Tipo de Dato numérico 22 Identificador de un alumno en el sistema, se puede obtener del anexo 6ª.
ESTRATEGIA_ID: Tipo de Dato numérico 22, es el identificador dado a una estrategia en el sistema, puede ser obtenido por el reporte de descripción de estrategia.
AÑO LECTIVO: Tipo de dato numérico, 4, Debe ser igual al año lectivo con el cual se subió el cargue.
CÓDIGO DANE: Tipo de dato numérico 12, Código DANE de la institución educativa (12 posiciones).
CÓDIGO DANE SEDE: Tipo de dato Numérico 12, Debe ser igual al DANE del alumno que se va a cargar.
CONSECUTIVO SEDE: Tipo de dato TEXTO 14, Código generado por el DUE para identificar la sede.
TIPO JORNADA: Tipo de dato TEXTO, 1, Código que corresponde a la constante de Jornada.
GRADO: Tipo de dato TEXTO, 2, Código que corresponde a la constante de Grado.
El sistema le mostrara las siguientes los siguientes campos del proceso de cargue: Tipo de Archivo cargado, Fecha de realización de la carga, Acceso o link al archivo original cargado, FECHA PROCESO: fecha de procesamiento del cargue, El archivo con los registros que subieron exitosamente, El archivo con los registros que alguna validación no fue exitosa, Información y Eliminar (Opción seleccionable).
Seleccione, según sea el caso, los Resultados de Registros Exitosos o los Errores, o Registros Erróneos.
Valide que los registros fueron ingresados de manera exitosa en la base de datos y son reportados.
Realice el proceso de cargue “Asignación de estrategias de alumnos” nuevamente, donde no se especifique el campo ESTRATEGIA ID, PER_ID o donde su valor no corresponda con el tipo de año que actualmente rige a SIMAT.
Valide en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Erróneos, ya que este campo además de obligatorio debe corresponder con los parámetros del sistema.
Podemos observar diferentes registros de estado exitoso y/o Erróneos.
Restricciones:
Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado en esta ventana.
Si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto, para saber en qué calendario se está trabajando.
El cargue sólo debe permitirse para diferentes secretarías con privilegios y/o usuario MEN.
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña. (Usuarios con permisos para este módulo) al sistema.
Ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Cargue de datos.
Enseguida escoja desde Tipo de archivo, la opción “Valoración desempeño” de la lista desplegable luego verifique el Año Lectivo.
Seleccione el archivo que va a subir al sistema, dando clic en el botón Examinar y buscando localmente la ruta del mismo hacer clic en el botón “Guardar” donde el sistema cargará el archivo y lo enviará al módulo de procesos por lotes, para realizar las validaciones respectivas.
Al cumplir con las validaciones y especificaciones de formato que se referencian a continuación (obligatoriedad, su tipo de dato y longitud) se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente:
PER_ID Tipo de dato numérico, de longitud 22, de naturaleza obligatoria. Campo que representa al Identificador del alumno. El alumno debe pertenecer a la jerarquía del usuario que subió el cargue y debe estar matriculado o reprobado para el año lectivo del cargue
ANNO Tipo de dato numérico, de longitud 4, de naturaleza obligatoria. Campo que representa al Año en que se realiza la valoración del desempeño.
Solo se podrá cargar datos de alumnos que se encuentren en estado matriculado durante las fechas de valoración para el año lectivo.
VALORACION1 Tipo de dato texto de longitud 10. Código que corresponde a la constante de Valoración y Desempeño para el Primer Periodo.
VALORACION_2 Tipo de dato texto de longitud 10. Código que corresponde a la constante de Valoración y Desempeño para el Segundo Periodo.
El sistema le mostrara las siguientes los siguientes campos del proceso de cargue: Tipo de Archivo cargado, Fecha de realización de la carga, Acceso o link al archivo original cargado, FECHA PROCESO: fecha de procesamiento del cargue, El archivo con los registros que subieron exitosamente, El archivo con los registros que alguna validación no fue exitosa, Información y Eliminar (Opción seleccionable).
Seleccione, según sea el caso, los Resultados de Registros Exitosos o los Errores, o Registros Erróneos.
Valide que los registros fueron ingresados de manera exitosa en la base de datos y son reportados.
Realice el proceso de cargue “Valoración Desempeño” nuevamente, donde no se especifique el campo CTE_TIPO_ CALENDARIO o donde su valor no corresponda con el tipo de año que actualmente rige a SIMAT.
Valide en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Erróneos, ya que este campo además de obligatorio debe corresponder con los parámetros del sistema.
Podemos observar diferentes registros de estado exitoso y/o Erróneos.
Restricciones:
Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado en esta ventana.
Si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto, para saber en qué calendario se está trabajando.
El cargue sólo debe permitirse para diferentes secretarías con privilegios y/o usuario MEN.
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña. (Usuarios con permisos para este módulo) al sistema.
Ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Cargue de datos.
Enseguida escoja desde Tipo de archivo, la opción “Valoración desempeño” de la lista desplegable luego verifique el Año Lectivo.
Seleccione el archivo que va a subir al sistema, dando clic en el botón Examinar y buscando localmente la ruta del mismo hacer clic en el botón “Guardar” donde el sistema cargará el archivo y lo enviará al módulo de procesos por lotes, para realizar las validaciones respectivas.
Al cumplir con las validaciones y especificaciones de formato que se referencian a continuación (obligatoriedad, su tipo de dato y longitud) se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente:
PER_ID: Tipo de dato numérico (Entero positivo - 22) de naturaleza obligatoria, Identificador del alumno. Se puede obtener del anexo 6 A.
ANNO: Tipo de dato numérico 4, de naturaleza obligatoria, año en que se realiza la asistencia escolar.
PERIODO: tipo de dato Texto 2, Código de la constante para el periodo en que se va a reportar la inasistencia.
NUMERO DE DIAS INASISTENCIA: Tipo de Dato numérico 22, Número de días que no asistió el alumno en un periodo determinado.
MOTIVO INASISTENCIA, Tipo de dato texto 10, Código de la constante del motivo de inasistencia.
PORCENTAJE: Tipo de dato numérico 22, Porcentaje calculado de no asistencia del alumno en el periodo.
El sistema le mostrara las siguientes los siguientes campos del proceso de cargue: Tipo de Archivo cargado, Fecha de realización de la carga, Acceso o link al archivo original cargado, FECHA PROCESO: fecha de procesamiento del cargue, El archivo con los registros que subieron exitosamente, El archivo con los registros que alguna validación no fue exitosa, Información y Eliminar (Opción seleccionable).
Seleccione, según sea el caso, los Resultados de Registros Exitosos o los Errores, o Registros Erróneos.
Valide que los registros fueron ingresados de manera exitosa en la base de datos y son reportados.
Realice el proceso de cargue “Inasistencia Escolar” nuevamente, donde no se especifique el campo NUMERO DE DIAS INASISTENCIA o donde su valor no corresponda con el tipo de año que actualmente rige a SIMAT.
Valide en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Erróneos, ya que este campo además de obligatorio debe corresponder con los parámetros del sistema.
Podemos observar diferentes registros de estado exitoso y/o Erróneos.
Restricciones:
Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado en esta ventana.
Si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto, para saber en qué calendario se está trabajando.
El cargue sólo debe permitirse para diferentes secretarías con privilegios y/o usuario MEN.
Para realizar el proceso del cargue se debe alistar primero un archivo plano en formato CSV, separado por ; cuando el archivo contenga la información completa debe ser comprimido en formato .ZIP, Este archivo debe contener 4 campos que serán explicados a continuación:
Validación de la estructura del archivo (Alumnos inexistentes Auditoria)
El archivo debe contener la siguiente información antes de ser cargado:
ANIO_INF: Campo numérico con longitud de cuatro caracteres.
Debe ser menor o igual al año actual.
Debe ser el mismo año que se ingresa por pantalla en el momento de seleccionar el cargue
PER_ID: Campo numérico.
CODIGO_SED: Campo numérico con longitud de cuatro caracteres.
CODIGO_DANE: Campo numérico con longitud de doce caracteres.
Debe contener el código del establecimiento educativo existente en SIMAT.
Para realizar este cargue, se debe ingresar con un perfil de administrador y su respectiva contraseña o con un usuario que tenga permisos para realizar este tipo de cargue, a continuación ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Cargue de datos.
Enseguida escoja desde Tipo de archivo, la opción “Alumnos inexistentes auditoria” de la lista desplegable, luego verifique el Año Lectivo. Digite el año correspondiente a la información, el año debe corresponder con el que se encuentra en el archivo plano del cargue, seleccione el archivo que va a subir al sistema dando clic en el botón Seleccionar Archivo y buscando localmente la ruta del mismo. Cuando el archivo este cargado debe hacer clic en el botón “Guardar” para que el sistema realice las validaciones respectivas.
El Sistema sube el archivo e informa el nombre del archivo y la fecha en que la que se subió.
Posteriormente ingresar al menú “Administración”, opción “Carga de datos” y haga clic en el botón “Buscar“.
El Sistema muestra la lista de cargues que se han procesado y tienen las características seleccionadas.
Se mostrarán tres archivos que el usuario podrá visualizar:
El archivo original cargado
El archivo con los registros que subieron exitosamente
El archivo con los registros de que alguna validación no fue exitosa.
El usuario debe ingresar al menú administración y seleccionar la opción “Cargue de datos” seguida del tipo de archivo “Alumnos Inexistentes Auditoria”. Debe digitar el mismo año con el que se generó el reporte anterior y seleccionar el archivo que va a subir al sistema dándole clic en guardar.
Como el archivo ya está cargado en el sistema, se debe generar un mensaje informando la situación y preguntando si el usuario en todo caso desea continuar o abortar el proceso.
Si el usuario decide continuar el proceso, primero se deben borrar los datos previamente cargados de ese año antes de hacer el nuevo cargue.
El usuario debe seleccionar nuevamente la opción “Alumnos Inexistentes Auditoria”, digitar el año, seleccionar el archivo que va a subir y darle clic en “Guardar”.
Validación de la estructura del archivo (Alumnos nuevos)
El usuario debe verificar una serie de parámetros antes de subir el archivo al sistema. El archivo tiene que estar en formato CSV, los campos del archivo deben estar separados por (;) y posteriormente el archivo debe ser comprimido a formato (.ZIP).
El archivo debe contener la siguiente información antes de ser cargado:
ANO_INF: Campo numérico, obligatorio con longitud de cuatro caracteres.
MUN_CODIGO: Campo numérico, obligatorio con longitud de tres caracteres.
CODIGO_DANE: Campo numérico, obligatorio con longitud de doce caracteres.
CODIGO_DANE_SEDE: Campo numérico, obligatorio con longitud de doce caracteres.
TIPO_DOCUMENTO: Campo obligatorio con los valores cedula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cedula de extranjería, registro civil, NIP, NUIP, número de identificación establecido por la secretaria de educación y certificado cabildo.
NRO_DOCUMENTO: Debe ser alfanumérico con longitud de trece caracteres. Es un campo obligatorio.
EXP_DEPTO: Campo numérico, obligatorio, con longitud de dos caracteres.
EXP_MUN: Campo numérico obligatorio de tres caracteres de longitud.
APELLIDO1: Campo alfanumérico, obligatorio con longitud de 20 caracteres.
APELLIDO2: Campo alfanumérico, obligatorio con longitud de 20 caracteres.
NOMBRE1: Campo alfanumérico, obligatorio con longitud de 20 caracteres.
NOMBRE2: Campo alfanumérico, obligatorio con longitud de 20 caracteres.
DIRECCION_RESIDENCIA: Campo alfanumérico con longitud de 20 caracteres.
TEL: Campo alfanumérico con longitud de 13 caracteres.
RES_DEPTO: Debe ser alfanumérico con longitud de dos caracteres.
RES_MUN: Campo numérico con longitud de dos caracteres.
ESTRATO: Campo numérico con longitud de un carácter.
SISBEN: Campo numérico con longitud de un carácter.
FECHA_NACIMIENTO: Debe tener una longitud de diez caracteres con formato DD/MM/YYYY
NAC_DEPTO: Campo numérico con longitud de dos caracteres.
NAC_MUN: Campo numérico con longitud de tres caracteres.
GENERO: Debe ser alfanumérico con valores F (Femenino) M (Masculino)
POB_VICT_CONF: Campo numérico con longitud de un carácter.
DPTO_EXP: Debe ser numérico con longitud de tres caracteres.
MUN_EXP: Campo numérico con longitud de tres caracteres.
PROVIENE_SECTOR_PRIV: Campo alfanumérico de un carácter.
PROVIENE_OTRO_MUN: Campo alfanumérico con los valores S o N
TIPO_DISCAPACIDAD: Campo alfanumérico de dos caracteres.
CAP_EXC: Campo numérico de un carácter.
ETNIA: Campo numérico de tres caracteres.
RES: Campo alfanumérico con longitud de tres caracteres.
INS_FAMILIAR: Campo alfanumérico con longitud de tres caracteres.
TIPO_JORNADA: Campo numérico de un carácter.
CARÁCTER: Campo numérico de un carácter.
ESPECIALIDAD: Campo numérico de dos caracteres.
GRADO: Campo numérico de longitud de dos caracteres.
GRUPO: Campo alfanumérico con longitud de cuatro caracteres.
METODOLOGIA: Capo numérico con longitud de dos caracteres.
SUBSIDIADO: Campo alfanumérico de un carácter.
REPITENTE: Campo alfanumérico con longitud de un carácter.
NUEVO: Campo alfanumérico con longitud de un carácter.
SIT_ACAD_ANO_ANT: Campo numérico con longitud de un carácter.
CON_ALUM_ANO_ANT: Campo numérico con longitud de un carácter.
FUE_RECU: Campo con longitud de un carácter.
ZON_ALU: Campo numérico con longitud de un carácter.
CAB_FAMILIA: Campo numérico con longitud de un carácter.
BEN_MAD_FLIA: Campo alfanumérico de longitud de un carácter.
BEN_VET_FP: Campo alfanumérico de longitud de un carácter.
BEN_HER_NAC: Campo alfanumérico de longitud de un carácter.
INTERNADO: Campo numérico de longitud de un carácter.
VAL_DES_PERIODO1: Campo numérico de longitud de un carácter.
VAL_DES_PERIODO2: Campo numérico de longitud de un carácter.
NUM_CONVENIO: Campo numérico de longitud de siete caracteres.
PER_ID: Campo numérico de ocho caracteres. Identificador único del estudiante.
EST_ID: Campo numérico con longitud de seis caracteres. Identificador único del establecimiento educativo.
SEDE_ID: Campo numérico de 6 caracteres. Identificador único de la sede educativa.
NOMBRE1_FON: Cadena de treinta caracteres.
NOMBRE2_FON: Cadena de treinta caracteres.
APELLIDO1_FON: Cadena de treinta caracteres.
APELLIDO2_FON: Cadena de treinta caracteres.
CODIGO_SED: Campo numérico obligatorio de cuatro caracteres.
DPTO_CARGA: Campo numérico obligatorio con longitud de tres caracteres.
CTE_ID_ZONA: Campo numérico de tres caracteres. Zona de la sede.
EstadoSede: Cadena de diecisiete caracteres.
NOMBRE_ESTABLECIMIENTO: Cadena de cien caracteres.
CTE_ID_SECTOR: Campo numérico de tres caracteres.
CTE_ID_CALENDARIO: Campo numérico de tres caracteres. 874=A, 875=B, 876=Otro.
Realizar el proceso de ingreso con el respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permiso) para realizar el cargue de alumnos nuevos, después del ingreso en el sistema desplegara una ventana de bienvenida como se muestra a continuación
Ingrese al menú principal, seleccione la opción administración y la opción “Carga de Datos”.
Se abrirá una ventana donde el usuario podrá seleccionar el tipo de archivo. Seleccione de la lista desplegable “Alumnos nuevos auditoria” y digite el año lectivo al que corresponde la información, seleccionar el archivo que va a subir al sistema y haga clic en el botón “Guardar” de la barra superior de la ventana
El sistema sube el archivo e informa el nombre del archivo y la fecha en que la que se subió. Ingrese al menú “Administración”, opción “Carga de datos” y haga clic en el botón “Buscar, esto mostrara la lista de cargues que se han procesado con las siguientes características:
El archivo original cargado
El archivo con los registros que subieron exitosamente
El archivo con los registros de alguna validación no exitosa.
Después de realizar el cargue de alumnos inexistentes y nuevos, diríjase al sistema de Simat en el menú Matricula, seleccionando la opción “Consolidación definitiva año” y para el año en el que se realiza el cargue oprima clic en la opción Autorizar de la columna “Consolidación Auditoria” para que realicen la ejecución de la ETL correspondiente.
Igresar con usuario y respectiva contraseña (Usuarios con permisos para realizar cargue de alumnos nuevos) al sistema, el sistema despliega la pantalla de Bienvenida.
A continuación podrá visualizar una ventana de Bienvenida.
El usuario podrá ingresar a la opción del menú principal “Administración”. Escoja el ítem “Carga de datos”.
Podrá ver una lista desplegable llamada Tipo de archivo, seleccione “Alumnos nuevos auditoria” y digite el año al que corresponde a la información.
El usuario debe dar clic en Examinar para mostrar las rutas donde se encuentra el archivo que se va a cargar (Debe ser un archivo que ya ha sido cargado).
El sistema debe generar el mensaje “Ya hay un archivo de alumnos nuevos subido al sistema. Si desea borrar los datos cargados y reemplazarlos por el nuevo cargue, seleccione nuevamente el archivo y luego de clic en el botón “Guardar”, si no desea continuar con este cargue simplemente regrese al menú.”.
Si usted así lo desea puede continuar el proceso para ello primero se deben borrar los datos previamente subidos de ese año antes de hacer el cargue. Debe dirigirse al icono buscar y marcar el archivo que va a borrar.
Si ya se hicieron las consolidaciones de Abril a Noviembre y la consolidación final de Auditoria del año, el sistema debe mostrar un mensaje al usuario informando esta situación y termina sin realizar el cargue.
Validar la estructura de alumnos asignación CONPES
Antes de realizar el proceso de cargue del archivo se debe verificar que los campos se encuentren acorde a las siguientes condiciones, se debe tener en cuenta que los campos deben estar separados por (;), el archivo debe tener formato .CSV y posteriormente debe ser comprimdo en formato (.ZIP):
ANIO_INF
Debe ser un campo numérico
Debe tener una longitud de 4 caracteres
PER_ID
Debe ser un campo numérico
Debe tener una longitud de 8 caracteres
CODIGO_SED
Debe ser un campo numérico
Debe tener una longitud de hasta 4 caracteres
CODIGO_DANE
Debe ser un campo numérico
Debe tener una longitud de 12 caracteres
CONPES_POB_ATENDIDA
Debe ser un campo numérico
Debe tener una longitud de hasta 2 caracteres
Puede tener los siguientes valores:
pago
modelos flexibles
prejardín-jardin-ciclo 1
menores de 4 años
instituciones régimen especial
ciclo 2 proyecto Ecopetrol
hallazgos Auditoria
col boy
99 depurados
CONPES_GRATUIDAD
Debe ser un campo numérico
Debe tener una longitud de 1 caracter
Para realizar el cargue de alumnos CONPES, se Ingresa al sistema SIMAT con usuario que tenga privilegios para realizar cargues de archivo por medio del menú Administración/Carga de Datos, como se muestra en la siguiente pantalla:
El sistema despliega Mensaje de Bienvenida, como se indica en la siguiente pantalla:
Se debe seleccionar el menú de Administración, escogiendo la opción “Carga de Datos” como se muestra a continuación
Se debe hacer clic sobre el botón “Examinar” para seleccionar el archivo que se va a cargar en formato .ZIP, seleccionando la ubicación donde se encuentra el archivo para ser cargado y posteriormente hacer clic sobre el botón de Guardar
Luego de hacer clic sobre el botón “Guardar”, el sistema muestra la información de los campos:
Fecha de Carga
Nombre del archivo
Tamaño del archivo
Nombre Asignado
Sobre la pestaña “2-Información de Archivos” debe existir un registro que indica si el cargue fue exitoso, en la columna de Resultados, el sistema indica “Registros exitosos” cuando la información ha quedado cargada exitosamente
Cargue de alumnos asignación CONPES de un archivo que ya ha sido cargado
Se debe Ingresar al sistema SIMAT con usuario que tenga privilegios para realizar cargues de archivo por medio del menú Administración/Carga de Datos
Seleccionar Tipo de archivo “Alumnos asignación CONPES”, digitar año al que corresponde la información, luego hacer clic sobre el botón “Examinar” para seleccionar la ubicación de un archivo que ya haya sido cargado en el sistema
Luego haga clic sobre el botón Guardar como se indica en la siguiente pantalla
El sistema debe generar un mensaje al usuario informando “Ya hay un archivo de Alumnos Asignación Conpes subido al sistema” como se indica en la siguiente pantalla
La educación media académica se ofrecerá en dos (2) ciclos lectivos especiales integrados, a las personas que hayan obtenido el certificado de estudios del bachillerato básico de que trata el artículo 22 del presente decreto o a las personas de dieciocho (18) años o más que acrediten haber culminado el noveno grado de la educación básica.
El ciclo lectivo especial integrado de la educación media académica corresponde a un grado de la educación media formal regular y tendrá una duración mínima de veintidós (22) semanas lectivas.
La semana lectiva tendrá una duración promedio de veinte (20) horas efectivas de trabajo académico.
Se deben tener también las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:
T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Ingrese al sistema SIMAT con rol administrador. Autentíquese con usuario y contraseña válidos.
Una vez dentro del sistema, seleccione del menú Administración la opción “Carga de datos”
SIMAT desplegará los campos y la interfaz requerida para subir archivo, seleccione del combo de selección, el Tipo de Archivo “Alumnos de Ciclos” (debe ser en formato txt, o csv y acorde con el año lectivo actual).
Seleccione, del archivo a cargar, el campo fecha de nacimiento de cualquier registro y edítelo para que sea inferior a 13 años ejemplo (fecha de nacimiento 2003 año lectivo 2013).
Seleccione el archivo a subir.
De clic en el botón Guardar, el sistema informará la carga exitosa del archivo, evidencie el nombre Asignado, y el tamaño del archivo, para comprobar el cargue.
De clic en el botón Buscar. El sistema no debe permitir guardar el archivo y debe arrojar un mensaje de error con lo siguiente” Según el decreto 3011 los alumnos que están en ciclos de adultos deben tener más de 13 años, si considera que el alumno debe ser matriculado realice la matrícula por la aplicación”.
Luego de evidenciar el error se realiza nuevamente el proceso del cargue del archivo y hace clic en el botón Buscar. Dirigirse al campo errores dar clic en el enlace que genera el error ejemplo:”registros erróneos”.
El sistema permite evidenciar el archivo de la siguiente forma:
Ingrese al sistema SIMAT con rol administrador. Autentíquese con usuario y contraseña válidos.
Una vez dentro del sistema, seleccione del menú Administración la opción “Carga de datos”
SIMAT desplegará los campos y la interfaz requerida para subir archivo, seleccione del combo de selección, el Tipo de Archivo “Alumnos de Ciclos” (debe ser en formato txt, o csv y acorde con el año lectivo actual).
Seleccione y configure, en el archivo de cargue, la Fecha de Nacimiento y año lectivo <=13 && >18 años ejemplo (fecha de nacimiento 1996 año - lectivo 2014)
Haga clic en el botón Guardar. El sistema deberá cargar el archivo, e informa el nombre del archivo y la fecha del cargue.
El sistema valida el archivo con la fecha de año lectivo y fecha de nacimiento y lo registra si hay cupo en el ciclo correspondiente de 20 a 25 entre 13 y 17 años o 26 y 27 a mayores de 18 años.
Dirigirse al campo errores dar clic en el enlace “Registros Erróneos” y/o “Registros Exitosos”
El sistema procede a realizar la siguiente validación del alumno por: tipo documento, número documento, departamento y municipio de expedición, se calcula el identificador único y se busca en la base de datos, si se encuentra, da un mensaje de error indicando “El alumno ingresado se encuentra en el sistema pero el idUnico y los nombres o el género o el lugar de nacimiento no coinciden con la información almacenada,”.
>= a 13 años y <=17 lo ubica en los ciclos 20 a 24
El sistema realiza el registro del alumno validando el registro único calculado, y la fecha de año lectivo. Una vez realizado esto procederá a ubicar al alumno en el ciclo correspondiente de acuerdo a su edad.
>= a 13 años y <=17 lo ubica en los ciclos 20 a 24
>=18 lo ubica en los ciclos 25 y 26
Posibles ejemplos de las validaciones en Registros No exitosos:
Ingrese al sistema SIMAT con rol administrador. Autentíquese con usuario y contraseña válidos.
Una vez dentro del sistema, seleccione del menú Administración la opción “Carga de datos”
SIMAT desplegará los campos y la interfaz requerida para subir archivo, seleccione del combo de selección, el Tipo de Archivo “Alumnos de Ciclos” (debe ser en formato txt, o csv y acorde con el año lectivo actual).
Seleccione el archivo a cargar, fecha de nacimiento y año lectivo <=13 y >18 años ejemplo (fecha de nacimiento 1996 año lectivo 2013).
Seleccione el archivo a subir y haga clic en el botón Guardar, enseguida El sistema deberá cargar el archivo, e informa el nombre del archivo y la fecha del cargue.
El sistema valida el archivo con la fecha de año lectivo y fecha de nacimiento y lo registra si hay cupo en el ciclo correspondiente de 20 a 25 entre 13 y 17 años o 26 y 27 a mayores de 18 años, documento, departamento y municipio de expedición, que vienen en el archivo existen en la base de datos de SIMAT.
Si existe, se calculará el identificador único con los datos del archivo, y se comparará el identificador calculado con el almacenado para ese documento, si coincide con el almacenado en la base de datos, se establecerá que el alumno fue identificado en la base de datos.
Si coinciden el identificador único calculado y el almacenado en la base de datos, se compararan los datos del archivo y los de la base de datos por: nombre1, nombre2, apellido1, apellido2 y fecha de nacimiento, si todos coinciden se entenderá que es mismo alumno. Si no coincide se generara error indicando “El alumno ingresado se encuentra en el sistema pero el idUnico y los nombres o el género o el lugar de nacimiento no coinciden con la información almacenada,”.
SIMAT realizará el registro del alumno validando el registro único calculado, y la fecha de año lectivo.
>= a 13 años y <=17 lo ubica en los ciclos 20 a 24
>=18 lo ubica en los ciclos 25 y 26
Posibles ejemplos de las validaciones en Registros No exitosos:
Ingresar al sistema SIMAT con usuario “administrador “y contraseña válida, oprima clic en botón Entrar
El sistema muestra un mensaje de bienvenida
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Finalizar Procesos Batch”.
El sistema despliega la pantalla “Finalizar Procesos Batch”. La pantalla muestra las columnas Tipo de proceso, Número de procesos y seleccionar, hacer clic en la opción o icono Buscar.
El sistema despliega los tipos de procesos:
Cargue de datos
Procesos por lotes
En la columna Seleccionar se activan dos botones: con las etiquetas:
Finalizar
Reiniciar
Ingresar al sistema SIMAT con usuario “administrador “y contraseña válida, oprima clic en botón Entrar
El sistema muestra un mensaje de bienvenida
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Finalizar Procesos Batch”.
El sistema despliega la pantalla “Finalizar Procesos Batch”. La pantalla muestra las columnas Tipo de proceso, Número de procesos y seleccionar, hacer clic en la opción o icono Buscar.
El sistema despliega los tipos de procesos:
Cargue de datos
Procesos por lotes
Oprima clic en el botón Finalizar del tipo de proceso Carga de datos, el sistema arroja el mensaje “Se detuvieron los Cargues de datos.”
Nuevamente se realiza el proceso, seleccionando el tipo de proceso bajo la etiqueta Procesos por lotes.
Hacer clic en el botón Finalizar, el sistema arroja el mensaje “Se detuvieron los Procesos por lotes.”
Ingresar al sistema SIMAT con usuario “administrador “y contraseña válida, oprima clic en botón Entrar
El sistema muestra un mensaje de bienvenida
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Finalizar Procesos Batch”.
El sistema despliega la pantalla “Finalizar Procesos Batch”. La pantalla muestra las columnas Tipo de proceso, Número de procesos y seleccionar, hacer clic en la opción o icono Buscar.
El sistema despliega los tipos de procesos:
Cargue de datos
Procesos por lotes
Oprima clic en el botón Reiniciar del tipo de proceso Carga de datos, el sistema arroja el mensaje “Se han reactivado los Cargues de datos. Reinicio Cargues de datos pendientes terminado.”
Nuevamente se realiza el proceso, seleccionando el tipo de proceso bajo la etiqueta Procesos por lotes.
Hacer clic en el botón Finalizar, el sistema arroja el mensaje “Se han reactivado los Procesos por lotes.
Reinicio Procesos por lotes pendientes terminado.”
Ingresar al sistema SIMAT con usuario “administrador “y contraseña válida, oprima clic en botón Entrar
El sistema muestra un mensaje de bienvenida
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Finalizar Procesos Batch”.
El sistema despliega la pantalla “Finalizar Procesos Batch”. La pantalla muestra las columnas Tipo de proceso, Número de procesos y seleccionar, hacer clic en la opción o icono Buscar.
El sistema despliega los tipos de procesos:
Cargue de datos
Procesos por lotes
Oprima clic en el botón Finalizar del tipo de proceso Carga de datos, el sistema arroja el mensaje “No se detendrán los Cargues de datos, no están activos por propiedades.”
Nuevamente se realiza el proceso, seleccionando el tipo de proceso bajo la etiqueta Procesos por lotes.
Hacer clic en el botón Finalizar, el sistema arroja el mensaje “No se detendrán los Procesos por lotes, no están activos por propiedades.”
Ingresar al sistema SIMAT con usuario “administrador “y contraseña válida, oprima clic en botón Entrar
El sistema muestra un mensaje de bienvenida
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Finalizar Procesos Batch”.
El sistema despliega la pantalla “Finalizar Procesos Batch”. La pantalla muestra las columnas Tipo de proceso, Número de procesos y seleccionar, hacer clic en la opción o icono Buscar.
El sistema despliega los tipos de procesos:
Cargue de datos
Procesos por lotes
Oprima clic en el botón Reiniciar del tipo de proceso Carga de datos, el sistema arroja el mensaje “No se inicializaran los Cargues de datos, no están activos por propiedades.”
Nuevamente se realiza el proceso, seleccionando el tipo de proceso bajo la etiqueta Procesos por lotes.
Hacer clic en el botón Reiniciar, el sistema arroja el mensaje “No se detendrán los Procesos por lotes, no están activos por propiedades.”
Ingrese al sistema SIMAT con rol administrador, Autentíquese con usuario y contraseña válidos.
Una vez dentro del sistema seleccione del menú Reportes la opción Reportes Planos
Seleccione del combo desplegable Tipo de Reporte y enseguida Log Novedades Alumnos.
Seleccione la Fecha Inicial del rango que incluirá el Reporte.
Seleccione la Fecha Final del rango que incluirá el Reporte y luego haga clic en el botón Generar en CSV.
El sistema arroja el mensaje: el proceso fue enviado. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración /proceso por lotes.
Seleccione del menú Administración la opción Procesos por Lotes.
Seleccione Jerarquía o Nivel Actual del Proceso a validar, el Año del Proceso requerido para la prueba, en Tipo de Proceso la opción Log Novedades Alumno para la prueba, la Fecha Inicial del rango que incluirá el Reporte, la Fecha Final del rango que incluirá el Reporte.
Enseguida genere clic en el botón Buscar y luego se desplegará la información del reporte generado. De clic en el botón Resultado.
De clic en el botón Abrir de la ventana emergente para abrir el archivo de consulta.
El sistema desplegará los campos y la información de salida que tendrá el reporte y son:
Año de reporte información(dato tipo numérico)
Código municipio o distrito(dato tipo numérico)
Código dane institución educativa(dato tipo numérico)
Código sede (dato tipo numérico)
Consecutivo de la sede(dato tipo numérico)
Tipo de documento(dato tipo numérico)
Numero de documento(campo tipo texto)
Lugar expedición documento departamento(dato tipo numérico)
Lugar expedición documento municipio(dato tipo numérico)
Apellido 1(campo tipo texto)
Apellido 2(campo tipo texto)
Nombre 1(campo tipo texto)
Nombre 2(campo tipo texto)
Dirección residencia(campo tipo texto)
Teléfono de ubicación(campo tipo texto)
Lugar de residencia departamento(campo tipo numérico)
Lugar de residencia municipio(campo tipo numérico)
Estrato socioeconómico del alumno(campo tipo numérico)
Sisen(campo tipo texto)
Fecha de nacimiento(campo tipo fecha)
Lugar de nacimiento departamento(campo tipo numérico)
Lugar de nacimiento municipio(campo tipo numérico)
Género(campo tipo texto)
Población victima conflicto(campo tipo numérico)
Ultimo departamento expulsor(campo tipo numérico)
Ultimo municipio expulsor(campo tipo numérico)
Proviene de sector privado(campo tipo texto)
Proviene de otro municipio(campo tipo texto)
Tipo discapacidad(campo tipo numérico)
Capacidades excepcionales(campo tipo numérico)
Etnia(campo tipo numérico)
Resguardo(campo tipo texto)
Institución bienestar de origen(campo tipo texto)
Jornada(campo tipo numérico)
Carácter(campo tipo numérico)
Especialidad(campo tipo numérico)
Grado(campo tipo numérico)
Grupo/curso(campo tipo texto)
Metodología(campo tipo numérico)
Subsidiado(campo tipo texto)
Repitente(campo tipo texto)
"nuevo en la institución Educativa "(campo tipo texto)
Situación académica año anterior(campo tipo numérico)
Condición del alumno al finalizar el año anterior(campo tipo numérico)
Fuente de recursos(campo tipo numérico)
Zona en que reside el alumno(campo tipo numérico)
Alumno madre cabeza de familia(campo tipo texto)
Beneficiario hijos dependientes de madre cabeza de familia(campo tipo texto)
Beneficiario veteranos de la fuerza pública(campo tipo texto)
Beneficiario héroes de la nación(campo tipo texto)
Internado(campo tipo numérico)
Valoración desempeño i(campo tipo numérico)
Valoración desempeño ii(campo tipo numérico)
Convenio(campo tipo texto)
Por el menú Administración –Cierre de Año Configuración, el usuario con permisos root o secretaria podrá definir un rango de fechas por año y calendario en el que una secretaria podrá realizar el proceso de Cierre de Año, también existe una fecha definida para que en caso de que la secretaria no haya realizado el proceso de cierre de año en el rango de fechas acordadas, el proceso se ejecute automáticamente. En el caso del usuario root, podrá definir estos datos para todas las secretarias.
Figura 1: Opción Cierre de Año Configuración menú Administración.
Al entrar en esta opción de menú, encontrara la siguiente pantalla:
Figura 2: Campos de primera pantalla Cierre de Año Configuración.
En esta pantalla se podrán consultar los cierres de año de todas las secretarias (usuario root) o secretaria (usuario secretaria) que se encuentren el en sistema. Diligenciando los campos de año y calendario, y dando clic al botón de búsqueda, se listaran por fila:
Campo de selección por secretaria.
Campo de texto Mensaje con información relevante sobre el estado del cierre, o sobre estado de su actualización.
Nombre de la secretaria.
Fecha Inicial, componente de selección de fecha desde el que se puede realizar el cierre de año.
Fecha Final, componente de selección de fecha hasta el que se puede realizar el cierre de año.
Fecha Programada, componente de selección de fecha en la que de no invocarse manualmente, se realizara el proceso de cierre de año.
Ejecutar cierre, botón de selección para ejecutar inmediatamente el cierre.
Fecha Ejecuta, fecha en la que se ejecutó el cierre.
Estado, etapa del cierre de año.
Figura 3: Pantalla de inserción de cierre de año por configuración para usuario root con filtros año y calendario.
Si en la primera pantalla el usuario ha diligenciado las fechas, todas las secretarias a las que tenga acceso estarán seleccionadas y tendrán como fechas, las digitadas en la primera pantalla. La selección de cada fila determina cuales secretarias se les programa el cierre de año, el último paso es dar clic al botón guardar para persistir estos datos de fecha.
Figura 4: Pantalla de inserción de cierre de año por configuración para usuario root con filtros año y calendario, y datos de fechas.
Para ejecutar el proceso de cierre de año en cada secretaria, se ingresara por el menú Cierre de Año Envió, donde se buscara la programación del cierre para cada año y calendario.
Figura 5: Opción Cierre de Año Envío, menú Administración
Figura 6: Pantalla de búsqueda de cierres programados por opción Cierre de Año Envío.
Dados los filtros se realizara la búsqueda, y se listaran los cierres a los que se tenga acceso y hayan sido programados.
Figura 7: Pantalla de envió de cierre de año.
En las pantallas de cierre de año se podrán encontrar los siguientes mensajes de alerta:
"Recuerde que una vez realizado el cierre de año, no será posible abrir las etapas del año que se cierra y de los años anteriores a éste".
“Las fechas predeterminadas del proceso no fueron ingresadas, debe hacerlo para cada secretaria”.
“El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
“Error: es indispensable que todas las etapas se encuentren cerradas”
El cierre de año es un proceso que se ejecuta al finalizar el año académico por parte de todas las secretarias, este proceso cambia el último estado de cada estudiante en las instituciones con el calendario digitado en la secretaria por año. Además recalcula los cupos de cada grupo asociado a los alumnos.
Las reglas de cambio de estado son las siguientes:
ESTADO DEL ALUMNO AL MOMENTO DEL CIERRE |
EL PROCESO DE CIERRE LE CAMBIA EL ESTADO A: |
Trasladado : establecimiento educativo Origen es A y el Destino B |
Queda matriculado en A y se promociona en el siguiente año para el grado siguiente en el establecimiento A. Si hay cupo queda Promocionado en A Si no hay cupo queda Sin Continuidad en A |
Asignado |
Retirado con motivo no matriculado |
Promocionado |
Retirado con motivo no matriculado |
Prematriculado |
Retirado con motivo no matriculado |
Sin Continuidad |
Retirado con motivo no matriculado |
Inscrito |
Cancelado |
Nuevo |
Lo deja igual |
Retirado |
Lo deja igual |
Matriculado |
Lo deja igual para grados diferentes a 11°, 13° y 26°, los cuales se deben pasar a graduados. |
Sin Asignación |
Lo deja igual |
Cancelado |
Lo deja igual |
Graduado |
Lo deja igual |
Reprobado |
Lo deja igual |
Tabla 1: relación cambio de estado para el cierre de año.
Al realizarse el proceso exitosamente se debe generar un reporte en formato .txt con este esquema:
CIERRE DE AÑO 2009 JERARQUIA AMAZONAS CREADO EXITOSAMENTE.
MARTINEZ JUAN CC: CÉDULA DE CIUDADANÍA No. 12345740258 [16247] Id unico=MAR1098231785 --->El alumno fue cambiado a Retirado.
GOMEZ CATALINA CC: CÉDULA DE CIUDADANÍA No. 1234567321 [16314] Id unico=GOM1096128547 --->alumno fue cambiado a Matrculado.
Se procesaron 2 alumnos.
Al ejecutarse este proceso no se podrán modificar los estados de los alumnos en años anteriores y no se permitirá abrir etapas de matrícula en los años anteriores, a excepción de la REPROBACION, lo anterior no aplica para el M.E.N.
Si el cierre de año no es ejecutado manualmente por la Secretaria en las fechas programadas, el sistema lo ejecutará automáticamente en la fecha indicada por el M.E.N.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Constantes”. Esta opción le permitirá la creación, actualización y eliminación de Constantes. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta. La definición de constantes se realiza por cada vigencia.
Las constantes son los valores que aparecen en las listas de selección que utilizan los usuarios en su interacción con el sistema. Por ejemplo, “Los calendarios que utiliza el sistema educativo nacional”, “los estados que puede tomar un estudiante dentro del sistema”, los grados, los modelos educativos entre otras.
Ingrese por la opción “Constantes”.
Encontrará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible adicionar, actualizar o eliminar registros de la tabla de constantes.
En la parte superior de la pantalla se encuentran cuatro botones, los cuales se encuentran deshabilitados, para usuarios diferentes al ministerio
Agregar
Grabar
Buscar
Eliminar
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar una nueva constante en el sistema. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàConstantes
Encontrará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible adicionar, actualizar o eliminar registros de la tabla de constantes.
Para habilitar su ingreso debe:
Ingrese el Año
Presione el botón “Agregar”
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla usted debe ingresar la información de la nueva constante.
Código Es el código asignado a la constante.
Nombre Es el nombre de la constante.
Ejemplo práctico
Digite la siguiente información
Código 999
Nombre NUEVA CONSTANTE
Seleccione el cuadro Habilitada para activarla.
Oprima el botón “Guardar”
Con esto queda adicionada la nueva constante.
En este punto, si se desea se puede adicionar una nueva constante dependiente de otra, es decir, una “constante hija”. Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.6 Constantes. Aparte 4.6.2 Adicionar una constante hija.
RECUERDE! La constante creada puede depender de una constante ya definida. Si es así, la llamaremos “Constante hija” Para crear una constante se debe asignar un código que no puede repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Tenga en cuenta que el Ministerio de Educación ha decidido eliminar la opción de Pre matrícula del Sistema, por lo tanto durante la transición de estados ya esta opción no se va a mostrar |
Ingresando al sistema por la opción de Constantes, es posible adicionar una constante hija a una constante ya definida. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàConstantes (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.6 Constantes)
Encontrará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar, en la parte superior de la pantalla, la constante para la cual desea crear una constante hija.
Ejemplo práctico
Seleccione Año 2008
Seleccione NUEVA CONSTANTE
Se presentará la siguiente pantalla
Si desea crear una constante hija, oprima el botón Agregar.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla se debe ingresar la información de la nueva constante hija
Código
Nombre
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información:
Código 45687
Nombre NUEVA CONS HIJA
Seleccione el cuadro Habilitada para activarla.
Presione el botón Guardar
Con esto queda grabada la nueva constante hija.
RECUERDE! Para crear una constante hija se debe partir de una constante ya definida. Para crear una constante se debe asignar un código que no puede repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Ingresando al sistema por la opción de Constantes, es posible actualizar la información de una constante ya definida en el sistema. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàConstantes (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.6 Constantes)
Encontrará la siguiente pantalla
Para realizar la actualización, ingrese el año y busque la constante correspondiente en la lista de constantes presentada y modifique la información necesaria.
Debe ingresar la nueva información de la constante.
Código Es el código asignado a la constante.
Nombre Es el nombre de la constante.
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente información
Código 999
Nombre NUEVA CONSTANTE
Modifique el código de la constante
Código 989
Oprima el botón “Guardar”.
Con esto queda actualizada la información de la constante.
RECUERDE! Si va a modificar el código de una constante ya existente, debe tener en cuenta que éste debe ser único, es decir que no debe repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Eliminar es posible la eliminación de una constante del sistema. Debe tener en cuenta que para poder eliminar una constante deben ser eliminadas primero todas sus constantes hijas. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Se presenta la siguiente pantalla.
En este punto el sistema pide confirmación para la eliminación de la constante seleccionada. Si desea eliminarla, presione el botón “OK”, en caso contrario presione el botón “Cancel”.
RECUERDE! Para eliminar una constante se debe tener en cuenta que no tenga asociadas una o varias constantes hijas. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
En el sistema existen alumnos que las secretarías ya han identificado que están duplicados. Algunas veces por equivocación crean un alumno en el sistema con un tipo de documento y número de documento y por equivocación lo crean nuevamente con otro tipo de documento, las secretarías encuentran estas inconsistencias y necesitan poderlas arreglar.
Para hacer esta depuración se requiere que las secretarías de educación puedan indicar en el sistema cuáles son los alumnos que están duplicados.
Una vez estén identificados los alumnos duplicados se debe poder depurar la información, ya sea eliminando uno de los alumnos o fusionando los estados de los alumnos para que sea un sólo alumno el que tenga todos los estados, por lo tanto se actualiza la opción Consulta de duplicados por la opción Gestión de Duplicados
Figura 1: opción Administración-Gestión de Duplicados SIMAT
Nota: Esta pantalla también mostrará alumnos gemelos ya que generalmente tienen ciertas similitudes como sus nombres, apellidos, documento de identificación y fecha de nacimiento, a esta pantalla pueden ingresar los usuarios de jerarquía MEN
El primer paso es buscar una institución por nombre y/o Dane y jerarquía, donde se encontraran registrados los alumnos que cumplen con el criterio de duplicados en el sistema:
Se muestra la pestaña “1-Institución”, donde se visualiza los siguientes campos:
Nivel actual
Código Dane
Nombre institución
Ingrese el campo código Dane o el nombre de la institución y haga clic en botón “Buscar instituciones”
El sistema despliega la información de las instituciones encontradas de acuerdo a los datos ingresados, cada registro debe tener los siguientes campos:
Código DANE
Nombre de la institución
Rector institución
Cantidad sedes
Check box Seleccionar
Seleccionar el registro de la institución donde se encuentra el niño duplicado a fusionar y marcar la opción “Seleccionar”
El sistema despliega la pestaña “2-Alumnos” donde se muestran los siguientes campos pre diligenciado automáticamente por el sistema:
Código DANE
Nombre institución
Rector
Se muestran los registros de los alumnos duplicados, donde cada registro muestra los siguientes campos:
Nombre alumno
Tipo documento
Documento
Fecha nacimiento
Jerarquía
Institución
Sede
Opción “Ver duplicados”
Marcar la opción “Ver duplicados” del registro del alumno que desea fusionar
El sistema despliega la pestaña “3-Duplicados” donde se muestran los siguientes campos pre diligenciado automáticamente por el sistema:
Alumno
Documento
Fecha de nacimiento
Nombre institución
En la parte inferior de la ventana se muestran los registros de los alumnos duplicados con los siguientes campos:
-Nombre alumno
-Tipo documento
-Documento
-Fecha nacimiento
-Secretaría
-Jerarquía
-Institución
-Sede
-Opción Ver estados
-Opción Borrar
-Opción No Duplicado
-Check Box Fusionar
Hacer clic en la opción “Fusionar” y oprimir clic sobre el icono “Buscar”
El sistema desplegará la pestaña “4-Fusión”, donde se muestran los registros de los alumnos a fusionar, cada registro debe tener los siguientes campos:
Alumno Real
Alumno
Años en los que se han generado cambios de estado
Seleccione en el campo Alumno Real sobre el registro del alumno que va a quedar definitivamente, en los demás registros marque los años para que el sistema fusione todos los estados en el registro principal, luego haga clic sobre el icono “Guardar” y el sistema despliega mensaje “Los alumnos se han fusionado de manera exitosa” .
Para validar que todos los estados e información del alumno se hayan fusionado, Ingrese por el menú Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de alumnos.
Sistema despliega la pantalla de Consulta de alumnos, ingrese primer apellido y primer nombre y haga clic sobre el icono “Buscar”
El sistema debe desplegar un solo registro, haga clic en opción Estados y verifique que todos los estados se hayan fusionado en el mismo registro.
El proceso de Eliminación de alumnos duplicados lo debe realizar un usuario de jerarquía MEN, a través del menú de Administración y así evitar que existan alumnos que tengan información duplicada y que pertenezcan a un mismo estudiante en el sistema
Ingrese al sistema con un usuario y contraseña que tenga rol MEN
Ingrese por el menú de Administración y seleccione la opción de Gestión de Duplicados como se muestra a continuación
El sistema despliega la pantalla Consulta de Duplicados, Visualizar el mensaje, “Recuerde que las acciones realizadas por esta opción serán registradas y auditadas por los entes de control.”
Verifique los campos de entrada:
Ingrese el Código Dane de la Institución o el Nombre de la Institución y haga clic sobre el botón Buscar Instituciones, como se muestra a continuación:
El sistema despliega el registro con la información básica de la institución, Verifique los campos de salida sean acorde con la información básica del alumno y haga Clic sobre el Check box de Seleccionar:
El sistema permite visualizar los campos de Alumnos Duplicados, haga Clic sobre la Etiqueta VER DUPLICADOS:
El sistema despliega la pestaña 3-Duplicados con la información básica de los alumnos encontrados, como se observa en la siguiente pantalla
En la columna Borrar, Seleccione al alumno que se desea eliminar del sistema, El sistema desplegará mensaje preguntando si está seguro que desea borrar el estudiante:
Haga clic sobre el botón Aceptar, el sistema despliega el mensaje “El alumno SANTUS ARNOLFO ha sido borrado del sistema” y se verifica que ya no aparece en el grupo.
Ingrese al sistema con usuario y contraseña de jerarquía MEN y haga clic sobre el botón Entrar
Seleccione el menú de Administración, escogiendo la opción de Gestión de Duplicados
El sistema despliega la Consulta de Duplicados, se visualiza el Mensaje y la Pestaña 1-Institución, con los campos respectivos:
Realice la búsqueda de la institución donde se encuentra el alumno a consultar, ingresando el código DANE o el nombre de la institución y luego haga clic en el botón Buscar Instituciones, como se muestra a continuación
Verifique que el sistema prediligencia automáticamente los campos Código DANE, Nombre de la institución, Rector Institución, Cantidad sedes, seleccione el campo Seleccionar
El sistema despliega la información básica del alumno seleccionado y luego haga Clic en el campo Ver Duplicados:
Seleccione el alumno y luego haga Clic en el Campo No Duplicado:
El sistema despliega el Mensaje, luego haga Clic en el botón Cancelar, donde el sistema termina con el proceso:
Nuevamente seleccione el campo No Duplicado, el sistema despliega el mensaje que se visualiza en la siguiente pantalla y haga Clic en botón Aceptar:
El sistema despliega el mensaje “¡El alumno Santos Arnulfo se ha marcado como No Duplicado!”.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Cortes”. Esta opción le permitirá la creación y eliminación de Cortes. Esta opción está habilitada para los usuario a los cuales se les dé acceso, es recomendable que se le dé solo administrador; una vez creado el cargue los demás usuarios podrán utilizarlos desde las pantalla donde es posible seleccionar cargues
El objetivo de registrar fechas de corte en el sistema, es el de tener una información precisa y certera a la fecha de corte establecida.
En esta opción es posible la definición de fechas de corte. Este es un proceso que se realiza para tomar el estado de la matrícula a la fecha en que se realice este proceso, permitiendo guardar la historia de los alumnos a una fecha.
Este proceso es indispensable para la realización de la proyección, si no se ha realizado un corte no va a ser posible generar una nueva proyección. Al igual, se utiliza en la generación de reportes que deben ser entregados a una fecha específica.
Al ingresar se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla se debe seleccionar la jerarquía para la cual se desea registrar las fechas de corte.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago
Una vez seleccionada la jerarquía, es posible realizar las siguientes operaciones:
Consultar cortes definidos
Definir nuevo corte
Eliminar corte
En la parte superior de la pantalla usted encontrará cuatro botones, tres de los cuales se encuentran habilitados:
Agregar
Guardar
Buscar
Y deshabilitado Eliminar
Para ver el resultado del corte puede hacerlo por la pantalla de administración à procesos por lotes.
Dentro del manejo de fechas de corte, es posible la consulta de las mismas.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàCortesàSeleccionar jerarquía (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.7 Cortes)
Una vez seleccionada la jerarquía, presione el botón buscar.
Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla se encuentra la información de las fechas de corte definidas.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Debería ser modificada solo por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del manejo de fechas de corte, es posible la definición de las mismas. Esta opción está habilitada para el usuario administrador únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàCortesàSeleccionar jerarquía (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.7 Cortes)
Una vez seleccionada la jerarquía, presione el botón Agregar.
Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla aparece la fecha actual como fecha de corte. Esta fecha no se puede modificar. A continuación el sistema solicita el nombre del proceso o de la información para los que se define la fecha de corte.
Ejemplo práctico
Ingrese: INSCRIPCIONES
Una vez ingresada la información, presione el botón Salvar.
RECUERDE! La definición de cortes debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del manejo de fechas de corte, es posible la eliminación de las mismas. Para ello usted debe seleccionar una jerarquía. Esta opción está habilitada para el usuario administrador únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàCortesàSeleccionar jerarquía (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.7 Cortes)
Una vez seleccionada la jerarquía, presione el botón buscar.
Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla se encuentra la información de las fechas de corte definidas para cada uno de los procesos.
Seleccione el corte que desea eliminar y presione el botón Eliminar.
El sistema pide confirmación para la eliminación.
Ejemplo práctico
Elimine: INSCRIPCIONES
RECUERDE! Si usted elimina una fecha de corte definida para un proceso, debe tener en cuenta que no tendrá información sobre ese proceso en esa fecha de corte. Esta opción está habilitada para el usuario administrador únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta |
Dentro del menú de Administración del Sistema, usted encontrará la opción “Divipola”. Esta opción le permitirá la creación y eliminación de Departamentos y Municipios, así como la actualización de los mismos. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Ingrese por la opción “Divipola”.
Al entrar a la opción Divipola encontrará la siguiente pantalla.
Esta opción permite adicionar, actualizar o eliminar registros de la tabla de división política.
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar un nuevo departamento en el sistema. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàDivipola (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.8 Divipola)
Encontrará la siguiente pantalla
Debe ingresar la información del departamento.
Código Es el código asignado al departamento.
Nombre Es el nombre del departamento.
Ejemplo práctico
Digite la siguiente información
Código 555
Nombre NUEVO DEPARTAMENTO
Oprima el botón “Guardar”.
Con esto queda adicionado el nuevo departamento.
En este punto, si se desea se puede adicionar un nuevo municipio. Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.8 Divipola, aparte 4.8.2 Crear un nuevo municipio.
RECUERDE! Para crear un nuevo departamento se debe asignar un código que no puede repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Ingresando al sistema por la opción de Divipola, es posible adicionar un municipio a un departamento ya definido. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàDivipola (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.8 Divipola)
Encontrará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar, en la parte superior de la pantalla, el departamento para el cual desea crear un municipio.
Ejemplo práctico
Seleccione NUEVO DEPARTAMENTO
Se presentará la siguiente pantalla
Para registrar el nuevo municipio en el sistema presione el botón “Agregar”
Se presentará la siguiente pantalla
Debe ingresar la información del municipio.
Código del municipio Es el código asignado al municipio.
Nombre del municipio Es el nombre del municipio.
Ejemplo práctico
Digite la siguiente información
Código 55501
Nombre NUEVO MUNICIPIO
Oprima el botón “Guardar”.
Con esto queda adicionado el nuevo municipio.
RECUERDE! Para crear un nuevo municipio se debe asignar un código que no puede repetirse. Un municipio siempre debe estar asociado a un departamento. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Ingresando al sistema por la opción de Divipola, es posible actualizar la información de una divipola (departamento o municipio) ya definida en el sistema. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàDivipola (Ver capítulo 4 Administración, aparte 4.8 Divipola)
Encontrará la siguiente pantalla
Para realizar la actualización, busque la divipola correspondiente en la lista presentada y modifique la información necesaria.
Debe ingresar la nueva información del departamento o municipio.
Código Es el código asignado al departamento o municipio.
Nombre Es el nombre del departamento o municipio.
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente información
Código 08
Nombre ATLÁNTICO
Modifique el código del municipio
Código 0800
Oprima el botón “Guardar”.
Con esto queda actualizada la información del departamento o municipio.
RECUERDE! Si va a modificar el código de un departamento o municipio ya existente, debe tener en cuenta que éste debe ser único, es decir que no debe repetirse. Un municipio siempre debe estar asociado a un departamento. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Eliminar es posible la eliminación de un departamento o municipio del sistema. Debe tener en cuenta que para poder eliminar un departamento deben ser eliminados primero todos sus municipios. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del Ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Se presenta la siguiente pantalla.
En este punto el sistema pide confirmación para la eliminación de la Divipola seleccionada. Si desea eliminarla, presione el botón “OK”, en caso contrario presione el botón “Cancel”.
RECUERDE! Para eliminar una divipola se debe tener en cuenta que no tenga asociadas una o varias divipolas hijas. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
En el módulo de Administración encontrará la opción de Eliminar Alumnos, la cual permite realizar la consulta de alumnos para su posterior eliminación.
Ejemplo Práctico
Oprima clic sobre el módulo Administración.
Oprima clic sobre la opción Eliminar Alumnos
El sistema mostrará la pantalla que permite realizar la consulta de alumnos con los siguientes campos:
Primer Apellido: Campo para digitar el primer apellido del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Segundo Apellido: Campo para digitar el segundo apellido del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Primer Nombre: Campo para digitar el primer nombre del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Segundo Nombre: Campo para digitar el segundo nombre del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Identificador Único: Campo para digitar el Número Único que identifica al alumno en el sistema. Es obligatorio su diligenciamiento.
Diligencie los campos necesarios para realizar el filtro del alumno de acuerdo a la lista de campos anteriormente mencionada.
Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en una lista.
Si desea eliminar el registro del alumno oprima clic en el botón Eliminar.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Fechas de Valoración de Desempeño”.
Esta opción permite configurar las fechas de inicio y fin para los periodos I y II, estas fechas son necesarias para poder ingresar la valoración de desempeño de los alumnos, lo cual es posible realizar en la opción “Valoración de Desempeño”, menú Administración.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla:
Usted podrá realizar la configuración de las fechas por Jerarquía, Año y Calendario.
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda, modificación y eliminación de las fechas configuradas.
Ejemplo práctico
Seleccione el botón Agregar. Se presentará la siguiente pantalla:
Es necesario ingresar la siguiente información:
Jerarquía
Año
Calendario
Fecha Inicio Periodo I
Fecha Fin Periodo I
Fecha Inicio Periodo II
Fecha Fin Periodo II
El sistema valido que las fechas se encuentren dentro del rango configurado en Procesos Matricula para el Año lectivo y calendario. Adicionalmente la Fecha Inicio del Periodo II debe corresponder al día siguiente de la fecha fin del Periodo I.
Ejemplo práctico
Seleccione el botón Buscar. El sistema mostrará los registros que cumplen con los criterios de búsqueda ingresados:
Ejemplo práctico
Seleccione el botón Eliminar, en el registro correspondiente.
El sistema muestra mensaje para confirmar el borrado del registro.
Una vez se oprima el botón OK el registro será eliminado.
Ejemplo práctico
Ingrese al módulo de Administración del sistema, seleccionando la información “Histórico Información Persona.”
Realice la consulta de un registro existente ingresando los datos obligatorios de Primer Apellido y Primer Nombre, luego Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema Debe mostrar el resultado la consulta con los registros existentes de acuerdo a los campos filtros de búsqueda ingresados en la pantalla anterior y Seleccione el botón Ver alumno de la persona a la cual desea consultar la información del histórico
El sistema debe mostrar el registro de las modificaciones realizadas a esa persona.
Oprima clic sobre el botón Ver detalle de cualquier registro modificado.
.
El sistema mostrará en manera de consulta los datos modificados del alumno.
Se solicita por el MEN la creación de una funcionalidad nueva que permita identificar si un modelo es flexible.
Para los modelos no flexibles se seguirá realizando la promoción como se hace actualmente. Para identificar cuáles de las metodologías son flexibles o no, el usuario con rol MEN es quien puede ingresar para activarlas o desactivarlas
Dentro del Menú Administración, se encontrará la opción Identificación Modelos Flexibles que permite activar cuales son las metodologías que se consideran flexibles o no a nivel nacional.
A continuación se mostrará la pantalla que permite realizar este proceso
El sistema permite activar o inactivar las metodologías existentes como Flexibles
Para la operación del sistema es necesaria la definición de jerarquías, puesto que todas las personas que van a interactuar con el mismo deberán tener acceso a diferentes opciones de acuerdo con la jerarquía en la que se encuentran y por ende la labor que realizan.
El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.
El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden:
Ministerio de Educación
Secretaría de Educación
Núcleos
Instituciones
Sedes
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Jerarquías”.
Esta opción le permitirá la creación y eliminación de jerarquías, así como la actualización de la información de las mismas. Esta opción está habilitada para el usuario administrador únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Al entrar a esta opción encontrará la siguiente pantalla.
Esta opción permite adicionar, actualizar o eliminar registros de la tabla de jerarquías.
En esta pantalla se encuentra la lista de las jerarquías definidas en el sistema, con su información.
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar una nueva jerarquía en el sistema. Esta opción está habilitada para el usuario administrador únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàJerarquías
Encontrará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible adicionar, actualizar o eliminar jerarquías.
Para crear una nueva jerarquía presione el botón “Agregar”
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla usted debe ingresar la información de la nueva jerarquía.
Código Es el código asignado a la jerarquía.
Nombre Es el nombre de la jerarquía.
Dirección Es la dirección de la jerarquía
Responsable Es el nombre de la persona responsable
Teléfono Es el teléfono de la jerarquía
Departamento Es el departamento en el que se encuentra la jerarquía
Municipio Es el municipio en el que se encuentra la jerarquía
Calendario Es el calendario que maneja la jerarquía
Ejemplo práctico
Digite la siguiente información
Código 854854
Nombre NUEVA SECRETARIA
Dirección Calle 12 No. 12-12
Responsable Juan Molina
Teléfono 2542154
Departamento Valle
Municipio Cartago
Calendario B
Oprima el botón “Guardar”.
Con esto queda adicionada la nueva jerarquía.
RECUERDE! La jerarquía creada puede depender de una jerarquía ya definida. Para crear una jerarquía se debe asignar un código que no puede repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Ingresando al sistema por la opción de Jerarquías, es posible actualizar la información de una jerarquía ya definida en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàJerarquías
Encontrará la siguiente pantalla
Para realizar la actualización, busque la jerarquía correspondiente en la lista de jerarquías presentada y haga clic en el botón “Ver Detalle “
El sistema presenta la pantalla para actualizar la información de la jerarquía modifique la información necesaria
Código Es el código asignado a la jerarquía.
Nombre Es el nombre de la jerarquía.
Dirección Es la dirección de la jerarquía
Responsable Es el nombre de la persona responsable
Teléfono Es el teléfono de la jerarquía
Departamento Es el departamento en el que se encuentra la jerarquía
Municipio Es el municipio en el que se encuentra la jerarquía
Calendario Es el calendario que se maneja en la jerarquía y oprima le botón “Guardar”.
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente información
Código 500
Nombre AMAZONAS
Dirección LA DIRECCIÓN
Responsable EL RESPONSABLE
Teléfono EL TELE
Departamento AMAZONAS
Municipio ELIJA UN MUNICIPIO
Calendario B
Modifique el teléfono de la jerarquía
Teléfono 9812321354
Oprima el botón “Guardar”.
Con esto queda actualizada la información de la jerarquía.
RECUERDE! Si va a modificar el código de una jerarquía ya existente, debe tener en cuenta que éste debe ser único, es decir que no debe repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al seleccionar la casilla de verificación de eliminar y oprimir el botón Eliminar es posible la eliminación de una jerarquía del sistema. Debe tener en cuenta que para poder eliminar una jerarquía deben ser eliminadas primero todas las que dependen de ella y no deben tener historial en el sistema. Esta opción está habilitada para el usuario administrador únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Se presenta la siguiente pantalla.
Tenga en cuenta que para la eliminación de una jerarquía debe eliminar primero todas las jerarquías asociadas a ella.
RECUERDE! Para eliminar una jerarquía se debe tener en cuenta que no tenga asociadas una o varias jerarquías hijas. Para actualizar una jerarquía es importante tener en cuenta que se debe digitar la información completa, es decir código y nombre, no únicamente lo que se va a modificar. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Validar proceso cierre etapa de Solicitud de Cupo
Teniendo en cuenta que el Ministerio ha decidido eliminar la opción de pre matrícula del Sistema, donde será modificada por la opción de Solicitud de Cupo, se debe validar el cambio en las pantallas donde se debe evidenciar el cambio que se realizó para cumplir con este proceso
Ingrese a la página de SIMAT, Diligenciando los datos de usuario y contraseña (Administrador MEN), luego haga clic sobre el botón Entrar
Oprima clic sobre el módulo Administración, luego Oprima clic sobre la opción Fechas Acto Admon. Como se muestra en la siguiente pantalla
El sistema mostrará la pantalla donde se configurarán las fechas para los procesos de matrícula, donde se muestra el campo Año para que sea ingresado por el usuario
Para realizar la consulta digite en el campo año para el cual desea realizar la consulta, Oprima clic sobre el botón Buscar.
Si tiene datos el sistema trae los datos de la consulta:
Año
Etapa
Fecha inicio
Fecha fin
Valide que se haya cambiado el nombre de la opción Pre matricula a CUPO SOLICITADO.
Digite las fecha de fecha inicio y fin de la vigencia para el proceso de Solicitud de Cupo entre ellos debe digitar o escoger las fechas para las siguientes opciones:
ACTO ADMINISTRATIVO
CUPO_SOLICITADO
INSCRIPCION NUEVOS
PROYECCION CUPOS
Luego oprima clic en el botón Guardar.
Una vez se guardé el registro el sistema deberá mostrar un mensaje indicando que la información se guardó correctamente.
Se ingresa nuevamente, para que verifique que el sistema hay guardado las fechas ingresadas para cada etapa correctamente
Para efectuar las diferentes operaciones con el sistema es necesaria la definición de los niveles de escolaridad y su conformación y parámetros.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Niveles”.
Esta opción le permitirá la creación, configuración, modificación y eliminación de niveles, así como la asignación y remoción de grados a los mismos. Esta opción está habilitada para el usuario administrador del ministerio únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Ingrese por la opción “Niveles”.
Al entrar a la opción Niveles encontrará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible consultar y/o actualizar niveles.
Debe ingresarse un criterio de búsqueda
Nivel Como lista de selección
Ejemplo práctico
Seleccione el nivel Preescolar
Al ser seleccionado el nivel presenta la información definida para el mismo.
Si usted desea puede adicionar un grado al nivel. Para ello presione el botón Agregar.
Se le presentará la siguiente pantalla
Debe ingresarse la siguiente información:
Grado Como lista de selección
Edad Mínima
Edad máxima
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Grado Seleccione JRD I/KIND
Edad Mínima 3
Edad máxima 6
Presione el botón Guardar.
Estando en esta pantalla, se permite también la eliminación de grados. Para ello seleccione el grado que desea eliminar y presione el botón Eliminar.
Aparecerá la siguiente pantalla:
Ejemplo práctico
Elimine la siguiente información
Grado JRD I/KIND
Edad Mínima 3
Edad máxima 6
Oprima el botón OK
RECUERDE! Para eliminar un nivel se debe tener en cuenta que no tenga asociados uno o varios grados. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Esta opción facilita el traslado de los niños entre Secretarías con el fin de no manejar por el sistema la novedad de traslado en el mismo año
Esta Habilitada para todos los roles predeterminados en el sistema según los permisos que estos tengan. Se puede consultar y traer un alumno de cualquier parte del país.
Cuando un usuario solicite novedad de traslado y la fecha de nacimiento que registra no coincide con la fecha registrada en el sistema, el asesor de tercer nivel debe realizar la aprobación una vez solicitados y revisados los documentos soportes del alumno a cambiar de secretaría. Las solicitudes se realizaran a través del sistema.
Para ello se ingresa de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàNovedad de traslados
Se traerán los alumnos que cumplan con los criterios de búsquedas y que su último estado sea Matriculado, Reprobado, Sin Continuidad, Pre matriculado y Asignado, en el año de la etapa (año lectivo).
Los criterios de búsqueda son:
primer nombre
segundo nombre
primer apellido
segundo apellido
tipo de documento y
documento
Los alumnos que estén en estos estados NO podrán ser traslados:
NUEVO
INSCRITO
CANCELADO
SIN ASIGNACIÓN
RETIRADO
GRADUADO
TRASLADADO
La pantalla tiene un botón de consulta “Traslado” al final de cada registro de la lista, que le permitirá ver la información completa del alumno y realizar el traslado.
Oprimiendo el botón de traslado se observará la siguiente pantalla donde le solicitará la fecha de nacimiento del alumno, si la fecha de nacimiento digitada concuerda con la fecha de nacimiento que está almacenada en el sistema, se le permitirá ingresar a la pantalla de Inscripción de estudiantes
De lo contrario, el sistema mostrara el siguiente mensaje:
Si se oprime clic sobre el botón Aceptar, el sistema mostrará la siguiente pantalla donde se ingresa el correo electrónico al cual se enviara una notificación de existencia de solicitudes de novedad de traslado y los diferentes cambios de estado de las mismas, como se muestra a continuación:
Ejemplo práctico
Solicitud de novedad de traslado alumnos Fecha nacimiento correcta
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de Secretaría, haga clic en botón Entrar
El sistema despliega mensaje de Bienvenida al sistema, como se muestra a continuación
Seleccione el menú “Administración”, escogiendo la opción “Novedad Traslados”
El sistema despliega la pantalla “Búsqueda de alumnos”, donde se visualizan los siguientes campos:
Tipo Documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Ingrese primer apellido y primer nombre (Campos obligatorios de filtro de búsqueda) del alumno que se encuentra en estado “Matriculado” al que se requiere solicitar la novedad de traslado y Haga clic sobre el icono “Buscar”
El Sistema verifica que la etapa de novedades este abierta para el año lectivo en el que se está trabajando
El sistema muestra los registros encontrados de acuerdo a los filtros de búsqueda ingresados, se visualizan los siguientes campos para cada registro:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Opción Alumno
Seleccione el registro del alumno a realizar traslado y haga clic en la opción “Alumno”, como se visualiza en la siguiente pantalla:
El sistema despliega la pantalla Novedades-Cambios estado alumno, donde se visualiza el campo Fecha de Nacimiento del estudiante, Ingrese la fecha de nacimiento del alumno con la que fue registrado en el sistema, en el calendario que se despliega en el sistema y haga clic sobre icono “Buscar”
El sistema despliega la pantalla de “Inscripción de estudiantes”
Verifique que se muestren los siguientes campos:
Tipo documento: Campo pre diligenciado automáticamente por el sistema
Documento: Campo pre diligenciado automáticamente por el sistema
Nombre Alumno: Campo pre diligenciado automáticamente por el sistema
En la sección de Información de la Inscripción, se muestran los campos:
Número de formato: Campo obligatorio
Fecha Digitación: Formato (DD/MM/AAAA)
Fecha Recepción: Formato (DD/MM/AAAA)
Grado
Secretaría
Año
Check box Revocación de Inscripción
Comentario
Check box Asignada
En la sección de Información Adicional de Matrícula, se muestran los campos:
Check box Proviene del sector privado
Check box Proviene de otro municipio
Institución de Bienestar
Situación académica año anterior (Campo Obligatorio)
En la sección de Información de Instituciones, se muestran los campos:
Código DANE
Nombre Institución
Botón Buscar Instituciones
NOTA: Si no se conoce Código DANE ni nombre de institución, hacer clic en botón Buscar instituciones, el sistema genera listado de las instituciones existentes
Registro de Instituciones Encontradas que contiene los campos:
Código DANE
Nombre de la institución
Rector Institución
Cantidad Sedes
Opción Seleccionar
Ingrese la información solicitada en la pantalla de Inscripción de Estudiantes, luego haga clic sobre el icono Guardar, como se muestra en la siguiente pantalla
El sistema muestra mensaje que la inscripción se realizó correctamente, luego Haga clic en botón “Aceptar”
Ingrese por el menú Estudiantes, opción Consulta de alumnos y verificar que el estado del alumno sea Inscrito
RECUERDE! Los campos marcados con asterisco (*) deben ser digitados en forma obligatoria El usuario puede consultar y traer cualquier alumno de cualquier parte del país. Los traslados que se hacen en ésta pantalla, serán traslados en el mismo año y calendario. El proceso descrito en el ejemplo anterior, se puede realizar para alumnos con los siguientes estados: Matriculado, Reprobado, Sin Continuidad, Pre matriculado y Asignado, Tenga en cuenta que si el proceso se realiza después del ajuste que elimina la opción de pre matricula ya no aparecerán los alumnos que se encuentran en ese estado
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Ejemplo práctico
Solicitud de novedad de traslado alumnos Fecha nacimiento incorrecta
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de Secretaría, haga clic en botón Entrar
Seleccione el menú “Administración”, escogiendo la opción “Novedad Traslados”
El sistema despliega la pantalla “Búsqueda de alumnos”, donde se visualizan los siguientes campos:
Tipo Documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Ingrese primer apellido y primer nombre (Campos obligatorios de filtro de búsqueda) del alumno que se encuentra en estado “Matriculado” al que se requiere solicitar la novedad de traslado
Haga clic sobre el icono “Buscar”, como se indica en la siguiente pantalla
El sistema muestra los registros encontrados de acuerdo a los filtros de búsqueda ingresados, se visualizan los siguientes campos para cada registro:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Opción Alumno
Seleccione el registro del alumno a realizar traslado y hacer clic en la opción “Alumno”, El sistema despliega la pantalla Novedades-Cambios estado alumno, donde se visualiza el campo Fecha de Nacimiento del estudiante. Seleccione la fecha de nacimiento del alumno en el calendario que se despliega en el sistema, debe ser diferente a la fecha que el alumno tiene registrada en el sistema y hacer clic sobre icono “Buscar”
El sistema muestra mensaje “¿Fecha de nacimiento no coincide, desea realizar la solicitud de traslado?”, Haga clic sobre el botón “Aceptar” de lo contrario se termina el proceso
El sistema despliega pantalla con el campo Correo electrónico que debe ser obligatorio para continuar, ingrese la dirección del correo y haga clic sobre botón Guardar
El sistema muestra un mensaje indicando que se envió un correo indicando que se generó una nueva solicitud de traslado
Ejemplo práctico
Inscripción de alumno que tenga solicitud aprobada
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de jerarquía MEN, y luego haga clic en botón Entrar
Seleccione el menú “Administración”, escogiendo la opción “Gestión Novedad Traslados” para buscar una solicitud que se encuentra en estado Aprobado
El sistema despliega la pantalla “Búsqueda de alumnos”, donde se visualizan los siguientes campos:
Tipo Documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Ingrese primer apellido y primer nombre (Campos obligatorios de filtro de búsqueda) del alumno que tenga una solicitud de traslado Aprobada y Haga clic sobre el icono “Buscar” como se muestra a continuación en la imagen
El sistema muestra los registros encontrados de acuerdo a los filtros de búsqueda ingresados, se visualizan los siguientes campos para cada registro:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Opción Alumno
Seleccione el registro del alumno a realizar inscripción y hacer clic en la opción “Alumno” y luego haga clic en el botón Aprobar
Verifique que el alumno ya tiene una solicitud en estado Aprobada
Ingrese nuevamente al sistema con el usuario de secretaría correspondiente (Debe ser con la secretaría que ingresó al momento de solicitar la novedad de traslado)
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción Novedad traslados
El sistema despliega la pantalla de búsqueda de alumnos, ingrese primer nombre y primer apellido para realizar la búsqueda del estudiante y Haga clic en botón Buscar
El sistema despliega la pantalla de “Inscripción de estudiantes”
Verifique que se muestren los siguientes campos:
Tipo documento: Campo pre diligenciado automáticamente por el sistema
Documento: Campo pre diligenciado automáticamente por el sistema
Nombre Alumno: Campo pre diligenciado automáticamente por el sistema
En la sección de Información de la Inscripción, se muestran los campos:
Número de formato: Campo obligatorio
Fecha Digitación: Formato (DD/MM/AAAA)
Fecha Recepción: Formato (DD/MM/AAAA)
Grado
Secretaría
Año
Check box Revocación de Inscripción
Comentario
Check box Asignada
En la sección de Información Adicional de Matricula, se muestran los campos:
Check box Proviene del sector privado
Check box Proviene de otro municipio
Institución de Bienestar
Situación académica año anterior (Campo Obligatorio)
En la sección de Información de Instituciones, se muestran los campos:
Código DANE
Nombre Institución
Botón Buscar Instituciones
NOTA: Si no se conoce Código DANE ni nombre de institución, hacer clic en botón Buscar instituciones, el sistema genera listado de las instituciones existentes
Registro de Instituciones Encontradas que contiene los campos:
Código DANE
Nombre de la institución
Rector Institución
Cantidad Sedes
Opción Seleccionar
Ahora Ingrese la información solicitada en la pantalla de Inscripción de Estudiantes, hacer clic sobre el icono Guardar
El sistema muestra mensaje que la inscripción se realizó correctamente, luego Haga clic en botón “Aceptar”
Ingresar por Consulta de alumnos y verificar que el último estado del alumno sea Inscrito
Verifique que primero se realiza una novedad como retirado y luego otra con la inscripción como se muestra en la siguiente pantalla
RECUERDE! Una vez realizada la inscripción, en el momento en que se genere una nueva solicitud de traslado, el sistema no preguntará fecha de nacimiento Al realizar inscripción exitosa, el sistema siempre generará dos novedades, la primera con estado Retirado y la Segunda con estado Inscrito
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4.31.1 Novedad traslado alumno matriculado año lectivo actual
Se realiza ajustes en la pantalla de novedad traslado por solicitud del MEN para que se agreguen otros estados a la búsqueda de alumnos que ya existen en éste momento, de tal manera que se puedan consultar alumnos en estados de años anteriores al año lectivo que estaban en otras secretarias.
Ejemplo Práctico
Ejemplo Práctico
Novedad traslado alumno matriculado año lectivo actual
Ingrese al sistema Simat con usuario que tenga rol de secretaría y contraseña correcta, siempre y cuando tenga permiso para ingresar a la opción de Novedad de Traslado, Luego haga clic sobre el botón “Entrar” como se muestra a continuación
El sistema despliega pantalla de Bienvenida indicando la información del usuario con el que se ingresó y la Secretaría
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción “Novedad Traslados”
Luego el sistema despliega la página de Búsqueda de alumnos, donde se debe Ingresar primer nombre y primer apellido del alumno que se encuentra matriculado en el año lectivo de la etapa de novedades y hacer clic sobre el botón Buscar como se indica en la siguiente pantalla
El sistema debe desplegar los registros encontrados de acuerdo al filtro de búsqueda, informando los siguientes campos:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Opción alumno
Para realizar el traslado, Seleccione la opción Alumno del registro al que desea generar traslado, luego el sistema despliega la pantalla Novedades-Cambio Estado
Ingrese la Fecha de nacimiento del alumno y haga clic sobre el botón Buscar, Verifique la fecha de nacimiento del alumno por el menú de Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de Alumnos
El sistema despliega la pantalla de Inscripción de Estudiantes. El sistema muestra la información prediligenciada para los campos:
Tipo de documento
Número documento
Nombre alumno
Diligencie los campos del formulario y realizar la búsqueda de instituciones en la cual se desea inscribir el alumno, se debe tener en cuenta que existan cupos disponibles en la institución, grado, grupo y jornada en la cual se desea inscribir el alumno
Luego El sistema despliega un mensaje indicando que la inscripción del alumno se realiza correctamente
El sistema debe realizar una novedad de retiro y posteriormente una de inscripción para el año de la etapa de novedades como se muestra a continuación
Posteriormente se debe verificar que el último estado del alumno sea Inscrito
RECUERDE!
Recuerde que el proceso anterior es posible realizarlo para alumnos en los siguientes estados:
Reprobado
Asignado
Sin continuidad
Prematriculado
Inscrito
Trasladado
Sin Asignación
Promocionado
Para los alumnos que se encuentran en los siguientes estados no es posible realizar el proceso de traslado de alumnos entre secretarías:
Graduado
Cancelado
Nuevo
Retirado
Novedad de traslado entre secretarías alumnos año diferente al actual
Ejemplo práctico
Realice el ingreso al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos para (Usuario Secretaría) y haga clic en el botón Entrar
Luego Haga clic sobre el botón “Entrar”
El sistema despliega pantalla de Bienvenida como se muestra en la siguiente pantalla
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción “Novedad Traslados”
El sistema despliega la página de Búsqueda de alumnos
Ingrese primer nombre y primer apellido del alumno que se encuentra matriculado en el año anterior al año lectivo de la etapa de novedades y haga clic sobre el botón Buscar
El sistema debe desplegar los registros encontrados de acuerdo al filtro de búsqueda, informando los siguientes campos:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Opción alumno
Seleccione la opción Alumno del registro al que desea generar traslado
El sistema despliega la pantalla Novedades-Cambio Estado, Ingrese la Fecha de nacimiento del alumno y haga clic sobre el botón Buscar
Se ingresa la fecha de nacimiento del alumno como se visualiza en la siguiente pantalla
El sistema despliega la pantalla de Inscripción de Estudiantes. El sistema muestra la información prediligenciada para los campos:
Tipo de documento
Número documento
Nombre alumno
Ingrese los campos del formulario de inscripción
Luego haga clic sobre el botón de Guardar, El sistema despliega un mensaje indicando que la inscripción se realiza correctamente
El sistema debe realizar una novedad de retiro y posteriormente una de inscripción para el año de la etapa de novedades , Verifique que el ultimo estado del alumno sea Inscrito en el año actual
RECUERDE!
Recuerde que el proceso anterior también es posible realizarlo para alumnos en los siguientes estados:
Reprobado
Asignado
Sin continuidad
Prematriculado
Inscrito
Graduado
Trasladado
Sin Asignación
Promocionado
Para los alumnos que se encuentran en los siguientes estados no es posible realizar el proceso de traslado de alumnos entre secretarías:
Cancelado
Nuevo
Retirado
Ejemplo Práctico
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción “Novedad Traslados”
El sistema despliega la página de Búsqueda de alumnos
Ingrese primer nombre y primer apellido del alumno que se encuentra en estado Cancelado, Nuevo o Matriculado en el año anterior al año lectivo de la etapa de novedades y haga clic sobre el botón Buscar
El sistema despliega el registro con la información del alumno encontrado de acuerdo a los filtros de búsqueda ingresados, luego haga clic en la opción Alumno como se visualiza a continuación
El sistema despliega el siguiente mensaje informativo
A través de esta opción que se encuentra dentro del menú Administración a la cual solo deben acceder los usuarios con jerarquía MEN quienes determinan cuales solicitudes serán aprobadas y cuáles serán rechazadas.
Se debe seleccionar el alumno al cual se desee realizar la aprobación o rechazo de la solicitud. Al dar clic en Aprobar/Rechazar.
Se debe indicar cuales de los documentos fueron presentados por el solicitante haciendo clic en la casilla .
Para que pueda ser aprobada la solicitud, los tres documentos (Documento Estudiante, Folio matrícula, Certificado Rector) deben estar seleccionados. En caso de rechazo se debe diligenciar el motivo, la observación por la cual se rechazó.
En la pantalla en la parte inferior se debe presentar el histórico de solicitudes de traslados presentada a un estudiante, el estado y la fecha del mismo.
Ejemplo práctico
Aprobación de solicitud de traslado
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de jerarquía MEN, luego hacer clic en botón “Entrar”
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción “Gestión Novedad traslados”
El sistema despliega la pantalla “Búsqueda de alumnos” donde se visualizan los siguientes campos:
Tipo documento
Documento
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Ingrese los campos obligatorios Primer nombre y segundo nombre de un alumno que tenga solicitud en estado Solicitado, luego haga clic en icono “Buscar”, de la forma que se visualiza en la siguiente pantalla
El sistema muestra los registros encontrados de acuerdo a los campos ingresados de filtros de búsqueda, se muestran los siguientes campos:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Check Alumno
Seleccione el alumno al cual se desee realizar la aprobación o rechazo de la solicitud. Al dar clic en Aprobar/Rechazar
El sistema muestra la pantalla “Novedades-Cambios estado alumno”, donde se visualiza registro de solicitud del alumno con los campos pre diligenciados automáticamente
Documento
Nombre
Usuario
Secretaría
Estado
Opción Consultar
Sección Histórico Liberación de traslados
Identificador
Secretaría de Educación
Año solicitud
Estado
Fecha
Haga clic en la opción “Consultar” al lado del registro del alumno, luego El sistema despliega la pestaña “2-Detalle Novedad”,
Se visualiza el registro del alumno con los siguientes campos pre diligenciados por sistema:
Documento
Nombre
Usuario
Secretaría
Estado
El campo Estado debe estar diligenciado con la opción “Solicitado”
Seleccione el estado Aprobado y luego
Chequear los campos:
Documento estudiante
Folio de matrícula
Certificado Rector
Luego haga clic sobre icono “Guardar”
El sistema debe enviar un correo al solicitante indicando que se ha aprobado la solicitud realizada
RECUERDE! Deben estar chequeados las tres opciones anteriores de documentación, el sistema informa al usuario por medio de un mensaje y no permitirá guardar la información. Todo el trámite de pedir documentación y demás para la aprobación de la novedad se hace por fuera del sistema, es decir, manual. Una vez aprobada la solicitud, el usuario debe ingresar a la pantalla de administración -> novedad traslado, cuando ingrese a la pantalla, buscará el alumno, si este alumno tiene una solicitud aprobada para la secretaria de usuario que ingresó le permite realizar la inscripción, en este caso NO le debe pedir la fecha de nacimiento, sólo lo envía a la pantalla de inscripción. Un alumno puede tener por año una solicitud en estado aprobado Un alumno puede tener varias solicitudes en estado solicitado, para diferentes secretarías, en el mismo año. Se puede cambiar el estado de la solicitud de aprobado a rechazado.
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Ejemplo práctico
Rechazo de solicitud de traslado
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de jerarquía MEN, luego haga clic en botón “Entrar”
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción “Gestión Novedad traslados”
El sistema despliega la pantalla “Búsqueda de alumnos” donde se visualizan los siguientes campos:
Tipo documento
Documento
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Ingrese los campos obligatorios Primer nombre y segundo nombre de una solicitud en estado Solicitado, luego haga clic en icono “Buscar”
El sistema muestra los registros encontrados de acuerdo a los campos ingresados de filtros de búsqueda, se muestran los siguientes campos:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Check Alumno
Check Aprobado/Rechazado
Seleccione el alumno al cual se desee realizar rechazo de la solicitud. Al dar clic en Aprobar/Rechazar
El sistema muestra la pantalla “Novedades-Cambios estado alumno”, donde se visualizan el registro con la información del alumno seleccionado que tenga una solicitud de traslado pendiente:
Documento
Nombre
Usuario
Secretaría
Estado
Luego haga clic en la opción “Consultar”
El sistema muestra la pestaña “2-Detalle Novedad” donde se muestra el registro con la información del alumno seleccionado
Marque solo dos o uno de los siguientes campos para poder rechazar la solicitud:
Documento estudiante
Folio de matrícula
Certificado Rector
Diligenciar el campo observación
Seleccione en el campo Estado solicitud la opción “Rechazado”, luego Seleccione el motivo de rechazo en el campo “Motivo rechazo” y haga clic sobre el icono “Guardar”
El sistema mostrará un mensaje de información de rechazo
El sistema debe enviar un correo al solicitante indicando que se ha rechazado la solicitud realizada, el motivo y la observación correspondiente
RECUERDE! Para el rechazo de solicitudes NO Deben estar chequeados las tres opciones anteriores de documentación, el campo Motivo y observaciones siempre se debe diligenciar en caso de rechazo Todo el trámite de pedir documentación y demás para la aprobación de la novedad se hace por fuera del sistema, es decir, manual. Se puede cambiar el estado de la solicitud de estado Rechazado a Aprobado Un alumno puede tener varias solicitudes en estado rechazado. Solo se pueden rechazar solicitudes que estén en estado solicitado o aprobado.
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Ejemplo Práctico
Histórico liberación de traslados
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de secretaría MEN, luego haga clic en botón “Entrar”
Ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción “Gestión Novedad Traslados”
El sistema despliega la pantalla “Búsqueda de alumnos” donde se visualizan los siguientes campos:
Tipo documento
Documento
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Ingrese los campos obligatorios Primer nombre y segundo nombre, luego hacer clic en icono “Buscar”
El sistema muestra los registros encontrados de acuerdo a los campos ingresados de filtros de búsqueda, se muestran los siguientes campos:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Check Alumno
Check Aprobado/Rechazado
Seleccione el alumno al cual se va a consultar el histórico de solicitudes
El sistema despliega la pantalla Novedades- Cambios estado alumno
Se visualiza en la parte inferior la histórica liberación de traslados con los siguientes campos:
Identificador
Secretaría Educación
Año solicitud
Estado
Fecha
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Parámetros por Secretaría”.
Esta opción permite establecer valores para los diferentes parámetros que se manejan por Secretaría o por Institución. En esta pantalla se debe seleccionar la Jerarquía correspondiente e ingresar el año para el cual operarán los valores definidos en los parámetros.
Si un parámetro es definido a nivel de Secretaría tendrá efecto en todos los niveles que estén por debajo de este nivel; o por el contrario, si el parámetro es definido a nivel de una Institución, el sistema tomará el valor de parámetro de la Institución primero que el de la Secretaría. Esta opción está habilitada para el usuario administrador únicamente; los demás usuarios solo tienen la opción de consulta
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla para la selección de la jerarquía.
En esta pantalla se debe seleccionar la jerarquía e ingresar el año para el cual operarán los valores definidos para los parámetros que se manejan en la jerarquía correspondiente.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago
Una vez seleccionada la Secretaría a trabajar, ingrese el año.
En este punto es posible Seleccionar una Institución o Listar los Parámetros definidos para la Secretaría.
Al oprimir el botón Seleccionar Institución, es posible definir los parámetros para una Institución.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàParámetros por SecretaríaàSeleccione “Seleccionar una Institución”
Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla se deben ingresar los criterios para búsqueda de instituciones.
Código Dane
Nombre Institución
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Código Dane 176147000015
Nombre Institución Sor María Juliana
Y oprima el botón Buscar.
Se presentará la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de búsqueda especificados.
Seleccione la Institución que desea y oprima el botón Seleccionar.
Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible definir parámetros por cada módulo para la Institución.
Oprima el botón Agregar. Se presentará la siguiente pantalla
Debe ingresar la siguiente información:
Calendario Como lista de selección
Parámetro Como lista de selección
Tipos Como lista de selección
Valor inicial
Valor final
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Calendario B
Parámetro Inicio de clases
Tipos Fecha
Valor inicial 01/07/2005
Valor final
Oprima el botón Guardar.
RECUERDE! Para definir parámetros para una Institución debe seleccionar primero la jerarquía a la que pertenece. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Listar parámetros, es posible la consulta de los parámetros registrados en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàParámetros por SecretaríaàSeleccione “Listar parámetros”
Aparecerá la siguiente pantalla.
Presenta en pantalla los parámetros definidos y permite ingresar nuevos parámetros, actualizar o eliminar los que se encuentran registrados.
En esta pantalla es posible definir, modificar y suprimir parámetros por cada módulo para la jerarquía.
Para definir un nuevo parámetro, oprima el botón Agregar. Aparecerá la siguiente pantalla
Debe ingresar la siguiente información:
Calendario Como lista de selección
Parámetro Como lista de selección
Tipos Como lista de selección
Valor inicial
Valor final
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Calendario B
Parámetro Inicio de clases
Tipos Fecha
Valor inicial 02/04/2005
Valor final
Oprima el botón Guardar.
Para modificar un parámetro existente, simplemente modifique la información que desea y oprima el botón Guardar.
Para eliminar un parámetro, oprima el botón Eliminar. Aparecerá la siguiente pantalla
Al oprimir el botón OK se da confirmación para la eliminación del parámetro.
RECUERDE! Siempre que usted modifique la información de uno o varios parámetros debe oprimir el botón Salvar Cambios para grabar la información. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Los permisos y privilegios se refieren al nivel de acceso a la información del sistema y a las acciones y operaciones que pueden realizar los usuarios del SIMAT. Han sido definidos en torno a unos roles y perfiles de usuario que se pueden establecer, a nivel general o por Secretaría.
Para facilitar la operación del sistema es necesario la definición de roles, puesto que todas las personas que van a interactuar con el mismo deberán tener acceso a diferentes opciones de acuerdo con la labor que realizan. Una vez definido un rol, deben asignarse al mismo tiempo los privilegios de ejecución sobre las opciones del sistema. Esta opción está habilitada para los usuarios a los cuales se les asigne acceso, es recomendable que solo el usuario administrador tenga acceso.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Permisos y privilegios”. Esta opción le permitirá la asignación y remoción de privilegios de ejecución a los roles existentes.
Ingrese por la opción “Permisos y privilegios”.
Al entrar a la opción Permisos y privilegios encontrará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible agregar, consultar, actualizar y/o eliminar permisos y privilegios para cada uno de los roles, definidos en cada Secretaría.
Primero debe seleccionar una Secretaría, luego un rol de la “lista de roles”, después un submenú, y finalmente deberá asignarle los permisos
Ejemplo práctico
Seleccione la Jerarquía a la que pertenece el rol y luego seleccione el rol a actualizar.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla debe seleccionarse un submenú de la lista de selección Menú.
Ejemplo práctico
Seleccione el submenú Estudiantes.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla observará las opciones del submenú seleccionado - “Estudiantes” y marcando en la casilla de selección, podrá asignar privilegios de:
Crear
Leer
Actualizar
Borrar
Ejemplo práctico
Seleccione Registro de Estudiantes
En la sección de Privilegios Sobre los Datos marque las operaciones permitidas, (Crear, Leer, Actualizar y Borrar).
Para ello únicamente es necesario seleccionar o deseleccionar la opción correspondiente, a la derecha de la información deseada.
Una vez concluya, para el Rol, la asignación de permisos en Menús y submenús y de Privilegios sobre los datos, presione el botón Guardar- . Con esto quedará grabada la información de permisos y privilegios.
Para validar que el menú fue relacionado al rol de manera exitosa puede ingresar con un usuario que tenga el rol y constate que efectivamente puede acceder al menú asignado.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Debería solo tener acceso el Administrador. |
Realice consulta en la base de datos, para validar si se creó el nuevo registro con los siguientes datos: usuario, rol, fecha, operación (modificación=U).
Seleccione del menú principal la opción Administración
Seleccione la opción permisos y privilegios.
SIMAT desplegará formulario donde debe buscar según concepto el rol a editar. Realice la búsqueda del rol al que requiere quitar y desde el que ya no desea visualizar el menú.
Seleccione el menú que requiere quitar al rol especificado anteriormente y clic en el botón Guardar.
Para validar que el menú fue retirado del rol de manera exitosa puede ingresar con un usuario que tenga el rol y constate que efectivamente SIMAT ya no le da acceso al menú eximido.
Realice consulta en la base de datos, para validar si se creó el nuevo registro con los siguientes datos: usuario, rol, fecha, operación (borrado=D).
Mediante esta opción se podrán asignar permisos de acceso a los reportes producidos por el SIMAT y privilegios sobre estos reportes.
Funciona de la misma forma como lo hace la opción de “Permisos y privilegios”; han sido definidos en torno a unos roles y perfiles de usuario que se pueden establecer, a nivel general o por Secretaría.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Permisos para reportes”.
Esta opción le permite la asignación y remoción de privilegios de ejecución, específicamente sobre los reportes, a los roles existentes.
Ingrese por la opción “Permisos para reportes”.
Al entrar a la opción Permisos para reportes encontrará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible agregar, consultar, actualizar y/o eliminar permisos y privilegios, sobre los reportes del sistema, para cada uno de los roles, definidos en cada Secretaría.
Primero debe seleccionar una Secretaría, luego un rol de la “lista de roles”, después un grupo de reportes, y finalmente deberá asignarle los permisos.
Ejemplo práctico
Seleccione una Jerarquía y luego seleccione el rol a actualizar.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla debe seleccionar un grupo de reportes de la lista de selección “Grupos”
Seleccione el grupo “generación de archivos”.
Marcando en la casilla de selección a la derecha, podrá asignar privilegios de acceso a los reportes del grupo “generación de archivos”. Una vez concluya oprima el botón Guardar- . Con esto quedará grabada la información de permisos sobre reportes.
RECUERDE! Esta información debería ser de acceso restringido. |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Pesos variables”.
Esta opción permite definir las variables que se tendrán en cuenta para la priorización de los alumnos en los diferentes procesos que manejan la asignación de cupos, y el peso o ponderación que tendrá cada una de ellas.
El SIMAT apoyará la asignación de prioridad a los niños que cumplan determinadas características registradas en la información particular de cada alumno y en las correspondientes variables.
Las variables para priorización podrán ser seleccionadas para los procesos relacionados con la asignación masiva de cupos, asignación de traslados, asignación de cupos nuevos, si estas variables no están definidas el sistema hará la selección aleatoria.
Con los pesos dados a las variables seleccionadas se ponderan los alumnos que van a participar de un proceso, por ejemplo: si se va a realizar asignación de cupos a alumnos nuevos y se define la variable sisben y se dan pesos así:
Sisben 1 peso 100
Sisben 2 peso 80
Y se selecciona estrato así:
Estrato 1 peso 30
Estrato 2 peso 20
Y se tienen dos alumnos el primero con sisben 1 y estrato 2, el peso del alumno será 120.
Si existe otro alumno con sisben 1 y estrato 1, el peso del alumno será la suma de cada uno de los pesos es decir 100 más 30 por lo que pesará 130, el sistema al hacer la asignación le dará prioridad al alumno dos que es el que tiene más peso.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla usted encuentra los campos Tipo asignación y Secretaría como listas de selección. Tipo de asignación se refiere a los procesos relacionados con la asignación de cupos.
De estas listas se debe seleccionar uno de los procesos relacionados con la asignación de cupos y la Secretaría para los que se desea definir las variables de priorización y el peso relativo de cada una de ellas.
Cuando no seleccione alguna Secretaría observará el siguiente mensaje:
En caso de que no se seleccione uno de los procesos de asignación de cupos en “Tipo de asignación” observará el siguiente mensaje:
Use el Wizard para moverse entre pantallas
Ejemplo práctico
Tipo asignación Seleccione Rectores
Secretaría Seleccione Cartago
Una vez seleccionados el tipo de asignación y la Secretaría, se debe presionar el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla
En este ejemplo práctico aparecen las variables o temas que se tendrán en cuenta para la priorización de los alumnos en la asignación de cupos por rectores.
Esta pantalla posibilita habilitar o deshabilitar los temas que aparecen en la lista. Para ello, presione el botón Pesos que se encuentra en el extremo derecho del registro de la variable deseada
.
Se presentará la siguiente pantalla:
Se presenta la lista de variables relacionadas con el tema de “población víctima de desplazamiento”, habilite la opción con la casilla “Habilitada y asigne peso ponderado a las variables relacionadas.
Oprima el botón guardar- . Con esto quedará grabada la información de priorización.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Prestadores”.
Esta opción permite la creación, edición y eliminación de prestadores. El acceso a este módulo es configurable en el Menú Administradores -> Permisos y Privilegios.
Al ingresar a la opción se presenta la siguiente pantalla
A través de esta pantalla es posible adicionar y/o consultar Prestadores.
Al oprimir el botón “Agregar”, es posible registrar un nuevo Prestador en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàPrestadoresà “Agregar”
Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla se habilita el ingreso de la información, los siguientes campos obligatorios:
Tipo Prestador
Tipo Documento
Número Documento
Razón Social
Apellidos Representante
Nombres Representante
Departamento
Municipio
Luego de ingresar la información se debe oprimir el botón “Guardar”, se mostrará el siguiente mensaje:
Ejemplo Práctico
Ingrese al módulo de Administración
Ingrese a la opción Prestadores
El sistema despliega la pantalla “Consulta de Prestadores”, haga clic en el icono “Agregar”
Ingrese todos los campos que se muestran en la pantalla.
Tipo Prestador: Seleccione el tipo de prestador que desea crear (Su diligenciamiento es obligatorio).
Tipo Documento: Seleccione el tipo de documento del prestador (Su diligenciamiento es obligatorio).
Número Documento: Digite el número de documento del prestador, teniendo en cuenta las siguientes validaciones:
Si seleccionó C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
Si seleccionó C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Seleccione el tipo de servicio que va a ofrecer el prestador
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema arrojará un mensaje de indicando que el prestador se ha creado satisfactoriamente.
Luego de guardarse el registro el sistema automáticamente muestra el detalle del prestador.
En el módulo Prestadores es posible la actualización de los datos de un prestador que ya se encuentre definido en el sistema. Es necesario realizar la búsqueda del prestador que se desea modificar, es posible ingresar criterios de búsqueda, y luego oprimir el botón “Buscar”.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàPrestadoresà
Aparecerá la siguiente pantalla.
Luego de realizar la búsqueda se muestran los prestadores que cumplen con los criterios configurados. Para realizar modificaciones oprimir el botón “Editar Prestador”, que se encuentra a la derecha de la pantalla.
Luego de realizar los cambios, oprimir el botón “Guardar”, se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
Para eliminar un prestador, es necesario ingresar y consultarlo. Al oprimir el botón Eliminar, es posible eliminar el prestador seleccionado.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàPrestadoresàConsulta
Aparecerá la siguiente pantalla.
Para la eliminación de un prestador, presione el botón Eliminar.
Aparecerá la siguiente pantalla en la que el sistema solicita confirmación para la eliminación.
Oprima el botón OK.
El prestador ha sido eliminado del sistema.
Para consultar el detalle de un prestador, es necesario ingresar y consultarlo. Al oprimir el botón Detalle, es posible ver el detalle del prestador seleccionado.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàPrestadoresàConsulta
Aparecerá la siguiente pantalla.
Para consultar el detalle de un Prestador, presione el botón Detalle.
Aparecerá la siguiente pantalla en la que el sistema muestra el detalle del Prestador, con sus Convenios y Proyectos.
Para consultar el detalle un convenio de un prestador, es necesario ingresar y consultarlo el prestador. Al oprimir el botón Convenios, es posible ver los convenios del prestador seleccionado.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàPrestadoresàConsulta
Aparecerá la siguiente pantalla.
Para consultar los convenios de un Prestador, presione el botón Convenios.
Aparecerá la siguiente pantalla de búsqueda en la que el sistema permite ingresar criterios de búsqueda de convenios.
Luego de ingresar los criterios, oprimir el botón “Buscar”, se mostrará el resultado de la búsqueda:
Para consultar el detalle del convenio oprimir el botón “Detalle”, se mostrará la siguiente pantalla con el detalle del convenio, las fuentes de financiación y los grupos poblacionales:
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN o de la secretaría (debe tener permisos para modificar un Proceso de Matrículas).
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Procesos Matrícula”.
Esta opción permite el manejo y definición de las etapas del proceso de matrícula. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.
Las Etapas que son incluidas en esta pantalla deben corresponder a la definición que cada secretaría haya definido en su resolución de matrícula.
Al ingresar presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla deberá registrar para cada etapa:
la fecha de inicio
la fecha de finalización
su cierre
información sobre el responsable
Documento de identificación del responsable
Nombre y
Cargo.
Así mismo permite su consulta, actualización y/o eliminación.
Según la acción que desee realizar debe especificar el Año, Jerarquía y Calendario para los que está definido el proceso y pulsar el botón que corresponda a la acción que desea efectuar: Agregar, Buscar y/o Guardar.
Evidencie que el proceso recién creado aparece en el listado y que su información corresponde a la ingresada inicialmente.
Realice consulta en la base de datos, para validar si se creó el nuevo registro con los siguientes datos: usuario, rol, fecha, operación (creación=C).
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN o de la secretaría (debe tener permisos para modificar un Proceso de Matrículas).
Seleccione del menú principal la opción Administración y escoja la opción Procesos Matrícula. Desde esta pantalla elija la jerarquía de creación del proceso requerido a modificar.
Seleccione los campos Año y Calendario, mandatorios para buscar un proceso ya existente.
De clic en el botón Buscar.
Modifique los campos (AÑO, ETAPA, FECHA INICIO, FECHA FIN, “¿Cerrado?”, CEDULA RESPONSABLE, CARGO) según la información requerida por el sistema.
De clic en el botón Guardar
El sistema desplegará en la ventana Procesos de Matrícula el listado de procesos que cumplan el precepto de Año y Calendario diligenciados inicialmente y los organizará por orden de inicio.
Evidencie que el proceso recién editado aparece en el listado y que su información corresponde a la ingresada inicialmente.
Realice consulta en la base de datos, para validar si se creó el nuevo registro con los siguientes datos: usuario, rol, fecha, operación (Modificación=U).
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.
Desde el módulo de Administración seleccione la opción Procesos Matrícula.
Seleccione los campos Año y Calendario, mandatorios para buscar un proceso ya existente y genere clic en el botón Buscar según criterio del usuario.
Realice clic en el botón Eliminar ubicado al final de la información correspondiente del proceso requerido.
El sistema permite evidenciar la siguiente pantalla.
Realice consulta en la base de datos, para validar si se creó el nuevo registro con los siguientes datos: usuario, rol, fecha, operación (Eliminación=D).
Al oprimir el botón, Agregar, es posible adicionar un nuevo proceso en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàProcesos MatrículaàAgregar
Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible la definición de las etapas del proceso de matrícula.
Para definir una etapa del proceso de matrícula, se debe ingresar la siguiente información:
Etapa (como lista de selección)
Fecha de inicio
Fecha fin
Cerrado (para seleccionar)
Cédula
Responsable
Cargo
El sistema coloca por defecto la fecha actual, sin embargo puede ser modificada por el usuario manualmente ingresando los datos, o asistido por el calendario del sistema usando el botón de calendario
En el calendario mediante el uso de las flechas podrá cambiar el mes, o seleccionar un día del mes oprimiendo el correspondiente número
Oprima el botón guardar- . Con esto quedará grabada la información de Etapas del proceso de matrícula.
Si una opción del menú requiere que una etapa este definida y no lo está o la fecha ya paso saldrá un mensaje indicando la etapa que se requiere que este abierta, a continuación se presenta un ejemplo de cuando la etapa de promoción no está abierta:
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Etapa Inscripción de alumnos nuevos
Fecha de inicio 23/05/2005
Fecha fin 30/06/2005
Cerrado No lo seleccione
Cédula 54123789
Responsable Pedro Pérez
Cargo Administrador
Y presione el botón Guardar. Con esto queda definida la etapa del proceso.
RECUERDE! Al realizar la definición de etapas, fechas y responsables debe oprimir Guardar para grabar la información. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Las etapas deben corresponder con las fechas definidas en la resolución de matrículas. Es muy importante definir cada etapa de lo contrario no será posible acceder a las opciones de cada pantalla. |
Al oprimir el botón Buscar es posible consultar la información de un proceso definido en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàProcesos MatrículaàOprima el botón Buscar
Aparecerá la siguiente pantalla.
Cuando no se ingresa el año para el cual se desea consultar las etapas, el sistema presenta todas las etapas definidas para la Secretaría y calendario seleccionados.
En esta pantalla se presenta la información del proceso de matrícula seleccionado.
RECUERDE! Al realizar la consulta de etapas, fechas y responsables usted podrá también modificar su información, debe oprimir Salvar para grabar la información. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Deberá seleccionar primero la Secretaría y buscar la etapa que desea borrar.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàProcesos MatrículaàOprima el botón Buscar. Una vez ubique la etapa podrá borrarla usando El botón Eliminar
El sistema pedirá confirmación para eliminar el proceso.
Al seleccionar el botón OK, es decir al dar confirmación, el proceso seleccionado es eliminado.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Procesos por lotes”.
Se realizan en lote los procesos que involucran gran número de registros, transacciones y consumo de recursos informáticos y que no requieren la consulta y actualización de la información en línea. Generalmente se ejecutan en las horas en que hay bajo número de usuarios conectados al sistema.
Esta opción permite la administración y consulta de procesos por lotes. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema o de acuerdo con los permisos otorgados a los usuarios.
Los procesos enviados a procesos por lotes son los cortes, los reportes, liberación de cupos, la matricula privada, [a4] la promoción, la asignación masiva de alumnos nuevos, asignación masiva de traslados.
La siguiente pantalla permite seleccionar:
Nivel Actual: El usuario puede seleccionar entre el nivel MEN, secretarias o jerarquías. (Campo de selección obligatorio).
Año. (Campo de selección obligatorio).
Filtro de Proceso: El usuario puede filtrar por tipo de Proceso. (Campo de selección opcional)[a6]
Rango de fechas de lanzamiento de los procesos por lote. (Campo de selección opcional).
Corresponde a la fecha de Inicio y Fecha Fin de ejecución del proceso.
Si el usuario selecciona solamente la Fecha de Inicio el sistema mostrará todos los procesos por lotes enviados después de esa fecha.
Si el usuario selecciona solamente la fecha fin el sistema mostrará los procesos por lotes enviados antes de esa fecha.
Procesos generados sólo por el usuario root (casilla de selección opcional).
Una vez ingresada la información para realizar el filtro, se debe oprimir el botón buscar.
La pantalla muestra la siguiente información:
Año |
Año en que se envió el proceso. |
Usuario |
Usuario que envío el proceso. |
Resultado |
En caso de ser un reporte el usuario podrá descargarlo realizando clic en el enlace Resultado, de ser otro proceso lanzado el usuario podrá consultar los registros que fueron procesados. |
Mensaje |
Específica en qué estado se encuentra el proceso. |
Fecha Inicial |
Fecha en el que se envió el proceso. |
Fecha Fin |
Fecha de terminación del proceso. |
Proceso |
Nombre del proceso realizado. |
Secretaria |
Es la Secretaría a la que pertenece el proceso por lote enviado. |
Jerarquía |
Es la jerarquía a la que pertenece el proceso por lote enviado. |
Calendario |
Calendario de la Secretaria que envío el proceso. |
Institución
|
Nombre de la institución, si el proceso es enviado para una institución especifica. |
Sede |
Nombre de la Sede, si el proceso es enviado para una Sede especifica |
Jornada |
Nombre de la Jornada Sede, si el proceso es enviado para una Jornada de una Sede especifica |
Eliminar |
También es posible eliminar los procesos por lotes que sean “Reportes” oprimiendo el botón eliminar. El sistema solicitará confirmación del proceso a eliminar. |
Ejemplo Práctico
Consultar sólo los procesos por lote generados por el usuario Root en el año 2008, para la Secretaria Nariño.
Seleccionar los campos
Nivel Actual: Nariño
Año: 2008
Buscar solo procesos de root: seleccionar la casilla
Realiza clic en el botón buscar.
El sistema despliega los siguientes procesos por lote que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.
Validación en proceso por lotes.
Ingrese por el menú Administración y seleccione la opción Proceso por lotes
El sistema mostrará en pantalla los campos con los filtros para los cuales desea generar el reporte.
Seleccione el año para el cual desea consultar el reporte, seleccione la Jerarquía para la cual desea consultar el reporte. Oprima clic sobre el botón Buscar
El sistema mostrará el resultado de los reportes que se generaron para la consulta realizada. En el campo Resultado oprima clic sobre el link resultado
Abra el archivo y verifique que se muestre correctamente la información.
Valide que la estructura del reporte contenga los siguientes campos:
Año
Secretaría
Dane Institución
Nombre
Calendario
Sector
Consecutivo
Sede
Jornada
Grado
Marcar_Solicitud (Identificará si es cupo solicitado o traslado).
Cantidad de Alumnos
Validar creación, filtros y estructura del reporte Detallado de Cupos Solicitados.
Ingrese a la página de SIMAT, diligenciando los datos de usuario y contraseña (Administrador MEN), luego haga clic sobre el botón Entrar
Ingrese por el módulo Reportes y Oprima clic en la opción Reportes.
El sistema mostrará una pantalla donde le permite consultar los reportes.
En el campo Módulo Seleccione la opción Matricula de Alumnos Antiguos. El sistema mostrará la lista de reportes disponibles para esa opción. Valide que en la lista de reportes exista la opción Detallado de Cupos Solicitados como se visualiza en la siguiente pantalla
El sistema mostrará en pantalla los campos con los filtros para los cuales desea generar el reporte.
Valide que se encuentren los siguientes campos disponibles para realizar la consulta:
Año
Jerarquía
DANE Institución
Consecutivo Sede
Fecha inicial
Fecha final
Seleccione el año para el cual desea consultar el reporte, Seleccione la Jerarquía para la cual desea consultar el reporte.Digite el código DANE de la Institución para la cual desea consultar el reporte.
Seleccione cualquiera de las opciones en las cuales desea ver el reporte. (HTML, PDF o .csv).
El sistema deberá mostrar un mensaje indicando que el reporte se generó y debe buscar en proceso por lotes como se muestra a continuación
Oprima clic sobre sobre el módulo Administración, seleccionando la opción Procesos por Lotes.
El sistema mostrará la pantalla con algunos filtros para buscar los reportes.
Digite el año en el campo Año que es un campo obligatorio, Oprima clic en el botón Buscar. El sistema mostrará el resultado de los reportes que se generaron para la consulta realizada. Oprima clic sobre el link resultado
El sistema deberá descargar en el sistema el archivo con el reporte. Ubique la ruta del reporte en equipo descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre correctamente la información.
Validación de la estructura y datos en formato .csv., Valide que el reporte contenga la siguiente estructura:
Año
Secretaria
Dane
Nombre Institución
Consecutivo
Nombre Sede
Jornada
Calendario
Grado
Sector
Grupo
Modelo Educativo
Tipo Documento
Documento
Primer Apellido
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
Estado
Fecha de registro
Verifique que la información que arroja el reporte es la correcta.
Validación de la estructura y datos en formato .html.
Validación de la estructura y datos en formato .pdf.
Ejemplo Práctico
Consultar los procesos por lotes enviados tipo Reporte después de la Fecha de Inicio de procesamiento 01–12–2009, generados en el año 2009 por la Secretaria Nariño.
Seleccionar los campos
Nivel Actual: Nariño
Año: 2009
Proceso: Tipo Reporte
Rango Fechas: Fecha Inicio: 01-12-2009
Realiza clic en el botón buscar.
El sistema despliega los siguientes procesos por lote que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Únicamente se podrán borrar los procesos que sean Reportes, los demás no tienen habilitado el botón Eliminar. No es posible el envío de un proceso con exactamente los mismos parámetros el mismo día y por el mismo usuario. |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Programación Asistencia Escolar”.
Esta opción permite la creación, edición y eliminación de periodos de asistencia escolar por año lectivo y calendario, incluyendo el número de días hábiles del periodo. El acceso a este módulo solo está permitido para el usuario root.
Al ingresar a la opción se presenta la siguiente pantalla
A través de esta pantalla es posible adicionar y/o consultar Periodos de Asistencia Escolar.
Al oprimir el botón “Agregar”, es posible registrar un nuevo Periodo de Asistencia Escolar en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàAsistencia Escolarà “Agregar”
Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla se habilita el ingreso de la información, los siguientes campos obligatorios:
Año
Calendario
Periodo
Número de días hábiles
Fecha Inicio Periodo
Fecha Fin Periodo
Luego de ingresar la información se debe oprimir el botón “Guardar”, se mostrará el siguiente mensaje:
RECUERDE! Para registrar la inasistencia escolar de los alumnos debe ingresar por el Menú Matricular, opción Asistencia Escolar por Alumno. Las fechas de los periodos deben estar dentro del rango de las fechas definido para el año lectivo correspondiente a nivel de M.E.N, estas se encuentran en el Menú Administración, opción Procesos Matricula. |
En el módulo Asistencia Escolar es posible la actualización de los datos de un periodo de asistencia escolar que ya se encuentre definido en el sistema. Es necesario realizar la búsqueda del periodo que se desea modificar, es posible ingresar criterios de búsqueda, y luego oprimir el botón “Buscar”.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàAsistencia Escolar
Luego de realizar la búsqueda se muestran los periodos que cumplen con los criterios configurados. Para realizar modificaciones oprimir el botón “Modificar”, que se encuentra a la derecha de la pantalla.
Luego de realizar los cambios, oprimir el botón “Guardar”, se mostrará mensaje de confirmación.
RECUERDE! Luego de que se le ha registrado la asistencia escolar a un alumno solo es posible modificar los días hábiles y las fechas de inicio y fin del periodo de Asistencia Escolar |
Para eliminar un Periodo de Asistencia Escolar, es necesario ingresar y consultarlo. Al oprimir el botón Eliminar, es posible eliminar el periodo seleccionado.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàAsistencia EscolaràBuscar
Aparecerá la siguiente pantalla.
Para la eliminación de un periodo, presione el botón Eliminar.
Aparecerá la siguiente pantalla en la que el sistema solicita confirmación para la eliminación.
Oprima el botón OK.
El periodo ha sido eliminado del sistema.
RECUERDE! Luego de que se le ha registrado la inasistencia a un alumno para un periodo, no es posible eliminar la configuración del periodo de asistencia escolar correspondiente. |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Programación de tareas”.
Esta opción permite realizar la programación de tareas o procesos en batch, mediante la definición de parámetros de tiempo y periodicidad de ejecución del proceso. Los procesos se ejecutarán de forma automática conforme a la definición que se haga en esta opción del sistema.
Algunos procesos son realizados en batch para hacer actualización de bases de datos, o para maximizar el rendimiento del sistema y aprovechar las horas en que hay pocos usuarios en el sistema para ejecutar tareas que demandan alto consumo de recursos del sistema.
Se programan tareas que involucran gran número de registros, transacciones y consumo de recursos informáticos; y que no requieren la consulta y actualización de la información en línea. Generalmente se ejecutan en las horas en que hay bajo número de usuarios conectados al sistema.
Solo es posible programar las tareas que se encuentran en esta pantalla, que son las que la aplicación tiene definidas y programadas, estas son:
Hacer backups o copias de seguridad de la base de datos.
Tiempos en que se ejecutan los procesos en batch o en lotes (Cada cuanto se ejecutan los procesos por lotes.)
Tiempos en que se realizan las importaciones.
Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla con los procesos que se están ejecutando
En esta pantalla podrá pausar o reiniciar cualquiera de las tareas programadas. Oprimiendo el botón podrá detener una tarea; o por el contrario oprimiendo el botón podrá continuar una tarea.
El botón agregar permite establecer parámetros de ejecución de nuevas tareas. Cuando no se selecciona un calendario observará el siguiente mensaje:
Al seleccionar la jerarquía y el calendario y oprimir el botón agregar se despliega la siguiente pantalla:
Los parámetros de ejecución de tareas están dados en términos de tiempo y periodicidad. La pantalla permitirá establecer con exactitud la hora, minutos, segundos en que se podrá ejecutar una tarea, así como el intervalo de tiempo para una nueva ejecución.
El sistema permite programar los días de la semana, del año y del mes en que debe realizarse una tarea.
Oprimiendo el botón guardar el sistema informa cuando se ha creado correctamente un patrón de ejecución de tareas.
RECUERDE! .Esta opción es de uso exclusivo de los administradores del sistema |
Para que un alumno sea marcado como duplicado, deben existir por lo menos dos registros. Para indicar que un alumno es duplicado con otro alumno, se les coloca un identificador igual a cada uno de los alumnos duplicados llamado agrupación. Para saber cuáles alumnos son duplicados se buscan los alumnos que tengan la misma agrupación.
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos para secretaría de primer nivel y hacer clic en el botón “Entrar”
Haga clic en el menú Administración y seleccione la opción “Registro de Duplicados”
Para tener claro el procedimiento, es importante saber los datos de entrada, su descripción y funcionalidad, los datos son los siguientes:
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
Jer_id |
Numérico |
10 |
S |
La jerarquía que debe aparecer por defecto, es la que tenga asociada el usuario que ingresó a ésta pantalla. |
Sólo podrá consultar alumnos que estén en la jerarquía del usuario que consulta o una inferior |
TIPO_DOCUMENTO |
Numérico |
1 |
|
1 Cédula de Ciudadanía 2 Tarjeta de Identidad 3 Cédula de Extranjería o Identificación de Extranjería 5 Registro Civil de Nacimiento 6 Número de Identificación Personal (NIP) 7 Número Único de Identificación Personal (NUIP) 8 Número de Identificación establecido por la Secretaría de Educación 9 Certificado Cabildo |
Debe filtrarse por al menos uno de estos grupos de criterios: Tipo documento y documento Documento Primer apellido y primer nombre
|
|
|||||
|
|||||
|
|||||
N |
|||||
|
|||||
|
|||||
|
|||||
NRO_DOCUMENTO |
Caracter |
12 |
N |
Número del Documento de Identidad (12 posiciones) |
Debe filtrarse por al menos uno de estos grupos de criterios: A. Tipo documento y documento B. Documento C. Primer apellido y primer nombre |
APELLIDO1 |
Caracter |
20 |
N |
Apellido paterno del alumno. No puede estar vacío |
Debe filtrarse por al menos uno de estos grupos de criterios: A. Tipo documento y documento B. Documento C. Primer apellido y primer nombre |
APELLIDO2 |
Caracter |
20 |
N |
Apellido materno del alumno. |
Debe filtrarse por al menos uno de estos grupos de criterios: A. Tipo documento y documento B. Documento C. Primer apellido y primer nombre |
NOMBRE1 |
Caracter |
20 |
N |
Primer nombre del Alumno. No puede estar vacío |
Debe filtrarse por al menos uno de estos grupos de criterios: A. Tipo documento y documento B. Documento C. Primer apellido y primer nombre |
NOMBRE2 |
Caracter |
20 |
N |
Segundo nombre del Alumno. |
Debe filtrarse por al menos uno de estos grupos de criterios: A. Tipo documento y documento B. Documento C. Primer apellido y primer nombre |
El sistema despliega la pantalla “Registro de alumnos duplicados” donde debe aparecer la pestaña 1-Selección
Verifique los siguientes campos de entrada
Jerarquía:
Campo numérico
Campo obligatorio
Sólo podrá consultar alumnos que estén en la jerarquía del usuario con el que ingresó a la aplicación o una inferior
Tipo de documento:
Debe ser numérico
Longitud de 1 posición
Los valores que puede tener son:
1 Cédula de Ciudadanía
2 Tarjeta de Identidad
3 Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería
5 Registro Civil de Nacimiento
6 Número de Identificación Personal (NIP)
7 Número Único de Identificación Personal (NUIP)
8 Número de Identificación establecido por la Secretaría de Educación (NES)
9 Certificado Cabildo
Documento:
Campo alfanumérico
Longitud de 12 posiciones.
Primer Apellido:
Campo alfanumérico
Longitud de 20 posiciones
Segundo Apellido:
Campo alfanumérico
Longitud de 20 posiciones
Primer Nombre:
Campo alfanumérico
Longitud de 20 posiciones
Debe ser obligatorio si el Primer apellido se encuentra diligenciado
Segundo Nombre:
Campo alfanumérico
Longitud de 20 posiciones.
Realice la búsqueda de alumnos por Tipo documento y documento de identificación, seleccionando de la lista desplegable el tipo de documento y el número de documento del alumno que desea buscar y haga clic en el botón Buscar
Los campos de salida del registro que se visualizan en el sistema cuando se realiza la consulta de un alumno:
Mensaje:
Campo alfanumérico
Longitud de 20 posiciones
En este campo se mostrará el resultado cuando el registro es seleccionado para ser ingresado como duplicado.
Alumno:
Se deben concatenar los campos (Primer apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo nombre)
Campo alfanumérico
Longitud de 80 posiciones
Campo obligatorio
Año:
Campo obligatorio
Campo Numérico
Longitud de 4 posiciones
Estado:
Campo alfanumérico
Longitud de 12 posiciones
Campo obligatorio
Debe tener el último estado que presenta el alumno
Tipo de documento:
Debe ser numérico
Longitud de 1 posición
Los valores que puede tener son:
1 Cédula de Ciudadanía
2 Tarjeta de Identidad
3 Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería
5 Registro Civil de Nacimiento
6 Número de Identificación Personal (NIP)
7 Número Único de Identificación Personal (NUIP)
8 Número de Identificación establecido por la Secretaría de Educación
9 Certificado Cabildo
Documento:
Campo alfanumérico
Longitud de 12 posiciones
Jerarquía:
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Institución:
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Sede:
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Marcado Duplicado:
Campo alfanumérico
Será SI, si el registro ya está en la tabla de personas duplicadas y no ha sido procesado es decir la marca de este registro en la tabla es vacío (null), de lo contrario será NO
Seleccionar alumno:
Es un check box
Si esta seleccionado y se hace clic en el botón guardar se entenderá que se va a ingresar como un duplicado.
El sistema despliega la información del alumno encontrado
Realice el proceso de registro de un grupo de alumnos para que queden marcados como duplicados, ingrese nuevamente por el menú Administración seleccionando la opción Registro de Duplicados
El sistema despliega la pantalla “Registro Alumnos Duplicados” donde debe aparecer el siguiente texto: “Recuerde que las acciones realizadas por esta opción serán registradas y auditadas por los entes de control.”, como se muestra a continuación
Se visualiza la sección Jerarquía que tiene los siguientes campos:
Secretaría (Se deben mostrar solo las que corresponden al usuario con el que se ingresó al sistema)
Tipo Documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Ingrese los filtros de búsqueda que pueden ser por:
Número de documento
Primer nombre y primer apellido.
Luego hacer clic sobre el icono “Buscar”
El sistema despliega el registro con la información encontrada de acuerdo a los criterios de búsqueda ingresados
Los campos que se muestran para cada registro son:
Mensaje
Nombre alumno
Año
Estado
Tipo documento
Documento
Secretaría
Jerarquía
Institución
Sede
Marcado duplicado
Check box Seleccionar alumno
Si el alumno a seleccionar tiene en el campo Marcado duplicado “No”, selecciónelo y haga clic en icono “Guardar”
El sistema muestra los datos del alumno seleccionado, nuevamente vuelva y haga Clic sobre la Pestaña 1-Selección, para realizar la búsqueda del segundo alumno.
Se visualiza los datos del alumno, se da Clic sobre la pestaña 1-Selección:
Se ingresa primer apellido y primer nombre del segundo alumno y se hace clic sobre el icono Buscar:
Se visualiza la información del segundo alumno, seleccione en el check box Seleccionar alumno, luego haga clic sobre el botón Guardar como se observa en la siguiente pantalla:
Verifique el resultado con los dos alumnos seleccionados, en el Check box Seleccionar alumno y haga clic en botón Guardar.
El sistema despliega el mensaje Transacción Exitosa como se muestra a continuación
Se realiza la búsqueda de alguno de los alumnos creados anteriormente, ingresando primer apellido y primer nombre, luego haga clic en el icono Buscar, como se muestra en la siguiente pantalla
Como resultado se visualiza la información del alumno que ya se encuentra marcado como duplicado, selecciónelo nuevamente y haga clic sobre el botón Guardar y Verifique que se Visualiza el alumno, marque en el Check box “Selección alumno” y luego haga Clic en el botón Guardar.
Se debe visualizar la pestaña 2-Alumnos Duplicados, con el listado con los dos alumnos seleccionados, como ya duplicados como se muestra a continuación
Observación: Se indica que el botón Agregar, permite crear un nuevo grupo, si no ha guardado el grupo anterior, al dar Clic en Agregar, el borra los datos y el proceso del grupo anterior.
Nota: Para que un alumno sea marcado como duplicado, deben existir por lo menos dos registros. Para saber cuáles alumnos son duplicados se buscan los alumnos que tengan la misma agrupación.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Reglas de estados”.
Las reglas de estados son las normas que definen lo que sucede con los cupos y saldos de cupos, en el cambio de estado de un estudiante en el sistema, a otro estado. Establecen las restricciones para el cambio de estado.
Esta opción permite el manejo de las reglas de paso de un estado de un estudiante en el sistema a otro estado.
Por ejemplo, cuando un alumno se inscribe en el sistema, queda en estado “Inscrito”. Si se le asigna un cupo en alguna de las instituciones queda en estado “Asignado” y los saldos de cupos en esa Institución se verán afectados.
Esta opción le permitirá la creación, actualización y eliminación de las Reglas de estados.
Esta información es de acceso restringido. Únicamente el usuario root tiene permisos sobre esta pantalla. Solo un usuario con conocimientos en programación con ognl podrá realizar modificaciones, este detalle será explicado a las personas técnicas que vayan a dar soporte técnico al sistema.
Se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible definir nuevas reglas de estados, eliminar o modificar alguna de las existentes.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente el usuario root y con conocimientos en programación ognl podrá modificar las reglas de estado, al igual debe estar familiarizado con la sintaxis y funciones que se utilizan para definir las reglas. |
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar una nueva regla de estados en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàReglas de estados
Aparecerá la siguiente pantalla.
Para definir una nueva regla de estados, diligencie la información sobre la misma y presione el botón Guardar.
En el campo Origen se debe seleccionar el estado origen de la transacción
En el campo Destino se debe seleccionar el estado destino de la transacción
En el campo Expresión debe escribirse la expresión lógica para el cambio de estado origen a destino.
Presione el botón Guardar.
RECUERDE! Para crear una nueva regla de estados se debe definir la expresión lógica que se realiza para la actualización de estados y de cupos. Al definir una regla de estados se debe tener en cuenta que la transición entre los estados no se encuentre repetida. Esta información es de acceso restringido. Únicamente el usuario root y con conocimientos en programación ognl podrá modificar las reglas de estado, al igual debe estar familiarizado con la sintaxis y funciones que se utilizan para definir las reglas. |
Para modificar una regla de estados, únicamente es necesario seleccionar el origen y destino del cambio de estados.
Para ello ingrese de la siguiente manera
MenúàAdministraciónàReglas de estados
Aparecerá la siguiente pantalla
Ubique la regla de estados que desea modificar, seleccionando estados origen y destino. Presione el botón Buscar.
Realice las modificaciones pertinentes sobre la expresión lógica y presione el botón Guardar.
RECUERDE! Al modificar una regla de estados se debe revisar y redefinir la expresión lógica que se realiza para la actualización de estados y de cupos. Al modificar una regla de estados se debe tener en cuenta que la transición entre los estados no se encuentre repetida. Esta información es de acceso restringido. Únicamente el usuario root y con conocimientos en programación ognl podrá modificar las reglas de estado, al igual debe estar familiarizado con la sintaxis y funciones que se utilizan para definir las reglas. |
Para eliminar una regla de estados, únicamente es necesario seleccionar el origen y destino del cambio de estados y oprimir el botón eliminar.
Para ello ingrese de la siguiente manera
MenúàAdministraciónàReglas de estados
Aparecerá la siguiente pantalla
Ubique la regla de estados que desea eliminar, seleccionando estados origen y destino. Presione el botón Buscar.
Se presentará la siguiente pantalla
Oprima el botón Eliminar.
RECUERDE! Para eliminar una regla de estados se debe tener en cuenta que en lo sucesivo la transición entre estos estados no tendrá ningún efecto sobre los cupos. Esta información es de acceso restringido. Únicamente el usuario root y con conocimientos en programación ognl podrá modificar las reglas de estado, al igual debe estar familiarizado con la sintaxis y funciones que se utilizan para definir las reglas. |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Reportes”.
Esta opción permite la administración y configuración de los reportes. Esta información es de acceso restringido. Únicamente disponible para los Administradores del Sistema.
La opción permitirá la creación, actualización y eliminación de Reportes.
Al ingresar a la opción se presenta la siguiente pantalla
A través de esta pantalla es posible adicionar, consultar y/o eliminar reportes para los diferentes módulos.
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar un nuevo reporte en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàReportes
Aparecerá la siguiente pantalla.
Para adicionar un nuevo reporte, seleccione el módulo para el cual lo va a definir, puesto que los reportes deberán asociarse a alguno de los módulos del sistema. Luego oprima el botón Agregar. Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla se habilita el ingreso de la información para la definición y configuración del reporte.
Debe definir los siguientes parámetros para la producción del reporte:
Nombre Reporte
Archivo - que va usar para producir el reporte
Comentario – información acerca del reporte
Query – Comando SQL para producir el reporte
Parámetros de Query – Nombres de las variables que intervienen en la generación del reporte
Secretaría
Institución
Sede
Grado
Grupo
Jornada
Alumno
Fecha inicial
Fecha final
Formato – de salida del reporte
Público
Los parámetros varían en función del reporte a producir. Una vez ingresada esta información, oprima el botón Guardar.
Se presentará la siguiente pantalla
RECUERDE! Para adicionar un nuevo reporte se debe definir el Query correspondiente. Se requiere definir los parámetros a tener en cuenta para la producción del reporte. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al ingresar a la opción Reportes es posible la actualización de la definición de un reporte que ya se encuentre definido en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàReportes
Aparecerá la siguiente pantalla.
Seleccione el módulo al que pertenece el reporte que desea modificar.
Ejemplo práctico
Seleccione el Módulo de Matrícula de Alumnos Antiguos. Aparecerá la siguiente pantalla
Seleccione el reporte que desea actualizar y presione el botón Editar.
Aparecerá la siguiente pantalla con la información del reporte, permitiendo su modificación.
Ejemplo práctico
Modifique el campo Grado. Coloque “Opcional” y oprima el botón Guardar.
Se presentará el siguiente mensaje:
RECUERDE! Al modificar un reporte es posible modificar el Query correspondiente, dependiendo si se desea o no cambiar el contenido del reporte. Si se modifica el contenido del reporte se deben redefinir los parámetros a tener en cuenta para la producción del reporte. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Para eliminar un reporte, es necesario ingresar y consultarlo. Al oprimir el botón Eliminar, es posible eliminar el reporte seleccionado.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàReportesàConsultar reporte
Aparecerá la siguiente pantalla.
Para la eliminación de un reporte, presione el botón Eliminar.
Aparecerá la siguiente pantalla en la que el sistema solicita confirmación para la eliminación.
Oprima el botón OK.
El reporte ha sido eliminado del sistema.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema. |
Para la operación del sistema es necesaria la definición de roles, puesto que todas las personas que van a interactuar con el mismo deberán tener acceso a diferentes opciones de acuerdo con la labor que realizan.
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Roles”.
Esta opción le permitirá la creación y eliminación de roles, así como la asignación y eliminación de privilegios de ejecución a los mismos.
Ingrese por la opción “Roles”.
Al entrar a la opción Roles encontrará la siguiente pantalla.
En esta pantalla se presenta la lista de los roles definidos y registrados en el sistema para la Jerarquía MEN. Usted podrá seleccionar otra Jerarquía y realizar las operaciones de adición, consulta, actualización y eliminación de un rol, usando los botones
Agregar
Guardar
Buscar
Para crear un nuevo rol debe seleccionar la jerarquía. Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar un nuevo rol en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàRoles Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible la creación de un nuevo rol. Para ello seleccione la jerarquía, oprima el botón agregar y digite el nombre del nuevo rol en el campo “Rol”.
Debajo del último rol en la lista roles, se generará para que usted escriba en él el nombre asignado al nuevo rol (este campo es de obligatorio diligenciamiento), enseguida clic en el icono Guardar.
Ejemplo práctico
Estando en la opción roles con la jerarquía seccionada, oprima le botón agregar Digite “Otro rol”.
Una vez ha sido digitado el nombre del nuevo rol, presione el botón Guardar.
En este punto usted puede crear un nuevo rol, o eliminar uno ya existente.
RECUERDE! Para crear un rol se debe tener en cuenta que no puede repetirse. Al asignar privilegios a un rol se debe tener en cuenta que estos no pueden repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Para validar que fue creado de manera exitosa puede ingresar en el menú Administración a la opción Usuarios y validar que este rol aparezca en el listado Roles Disponibles al final del listado.
Realice consulta en la base de datos, para validar si se creó el nuevo registro.
Seleccione del menú principal la opción Administración y escoja la opción Roles.
SIMAT desplegará formulario donde debe buscar según concepto el rol a editar.
Seleccione de la lista el Rol a Editar.
Modifique el rol seleccionado, si no le asigna un nombre al campo e intenta guardarlo el sistema no realizará ningún cambio.
Realice consulta en la base de datos, para validar si se modificó el registro.
Al oprimir el botón Eliminar , es posible eliminar un rol del sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàAdministraciónàRoles
Aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible eliminar el rol seleccionado.
Es importante tener en cuenta que un rol que tenga usuarios asignados no podrá ser eliminado.
Para eliminar el rol seleccionado debe presionar el botón Eliminar
Aparecerá en la pantalla el siguiente mensaje
Realice consulta en la base de datos, para validar si se eliminó el registro
RECUERDE! Para eliminar un rol se debe tener en cuenta que no puede tener usuarios asignados. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Para la operación del sistema es necesaria la definición de los usuarios y su mantenimiento, puesto que son las personas que van a interactuar con el mismo.
Ejemplo práctico
Oprima clic sobre el módulo Administración
Seleccione la opción Usuarios
Esta opción le permitirá la consulta y modificación de los roles de los usuarios ya existentes, ya que por medio del proyecto LDAP de homologación de usuarios existirá otra aplicación en la cual serán creados los usuarios.
El sistema muestra la pantalla para la búsqueda de usuarios.
Oprima clic sobre el botón agregar.
El sistema arroja una pantalla para seleccionar el nivel en el cual se va a crear el usuario.
Seleccione la jerarquía en la cual se desea crear el usuario
Oprima clic en el botón Agregar.
El sistema muestra la pantalla con todos los campos para crear el usuario.
Ingrese todos los campos necesarios para la creación del usuario, así:
Secretaría: Muestra por defecto el nombre de la secretaría en donde se va a crear el usuario.
Jerarquía: Muestra la jerarquía en la que se va a crear el usuario.
Institución: Muestra el nombre de la institución en la cual se va a crear el usuario.
Nombre Sede: Muestra el nombre de la sede en la cual se va a crear el usuario.
Login: Digite el nombre de usuario que va a utilizar dentro del sistema. Su diligenciamiento es obligatorio.
Tipo Documento: Seleccione el tipo de documento del usuario que se va a crear. Su diligenciamiento es obligatorio. Esta lista debe contener las siguientes opciones:
Cédula de Ciudadanía
Cédula de Extranjería
Tarjeta de Identidad
Registro Civil de Nacimiento
Número Establecido por Secretaría
Certificado Cabildo.
Documento: Digite el número de identificación del usuario que se va a crear. Este campo cuenta con las siguientes validaciones de acuerdo al tipo de documento seleccionado:
Si seleccionó T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
Si seleccionó C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
Si seleccionó C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
El sistema arroja automáticamente el NES después de oprimir clic en el botón Guardar.
Botón Verificar: Oprima clic en el botón Verificar, para que el sistema valide que el formato de la identificación sea la correcta y que esa identificación no exista en el sistema como usuario.
Primer Apellido: Digite el primer apellido del usuario que va a crear. Su diligenciamiento es obligatorio.
Segundo Apellido: Digite el segundo apellido del usuario que va a crear. Su diligenciamiento es opcional.
Primer Nombre: Digite el primer nombre del usuario que va a crear. Su diligenciamiento es obligatorio
Segundo Nombre: Digite el segundo nombe del usuario que va a crear. Su diligenciamiento es opcional.
Dirección: Digite la dirección del usuario que va a crear. Su diligenciamiento es opcional.
Teléfono: Digite el número de teléfono donde se puede contratar al usuario que va a crear. Su diligenciamiento es opcional.
Barrio Residencia: Digite el barrio de residencia donde vive el usuario que se va a crear. Su diligenciamiento es opcional.
Correo electrónico: Digite el correo electrónico del usuario a donde le va a llegar la clave para ingresar al sistema. Su diligenciamiento es obligatorio.
Departamento de Residencia: Seleccione el departamento donde reside el usuario que se va a crear. Su diligenciamiento es opcional.
Municipio de Residencia: Seleccione el municipio donde reside el usuario que se va a crear. Su diligenciamiento es opcional.
Inactivo: Campo verificar que para indicar si el usuario que se va crear estará inactivo en el sistema. Su diligenciamiento es opcional.
Motivo: Campo no editable
Número de intentos fallidos: campo donde se muestra el número de intentos fallidos del usuario al entrar a la aplicación. No editable.
Último ingreso: Campo donde muestra la fecha del último ingreso del usuario. No editable.
Fecha Contraseña: campo donde muestra la fecha en la fue creada la contraseña. No editable.
Fecha Vencimiento Cuenta: Campo para seleccionar la fecha en la cual se vence el usuario para ingresar al sistema.
Roles Disponibles: El sistema muestra los roles que tiene disponible para la creación del usuario de acuerdo al nivel y la jerarquía donde se encuentre creando el usuario.
Seleccione los roles que desea asignarle al usuario que va a crear.
Con la flecha desplácelos al campo de Roles Seleccionados.
Oprima clic en el botón Guardar.
Si toda la información ingresada es correcta, el sistema guardará el registro y arrojará un mensaje indicando que el usuario fue creado exitosamente.
Oprima clic en el botón Aceptar.
El sistema lo redirección a la pantalla de Búsqueda de usuarios.
Ingrese la información en los filtros para consultar el registro creado.
Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema arrojará los resultados de acuerdo a la consulta.
Oprima clic en el botón Usuario.
El sistema mostrará la información del usuario creado.
Una vez creado el usuario, el sistema enviará al correo electrónico ingresado en la contraseña con la cual deberá ingresar a la aplicación.
Se debe tener en cuenta que en la pantalla de Usuarios se pueden crear usuarios que se encuentren en el sistema como Tipo Alumno, Acudiente Familiar, Agente Educativo.
RECUERDE! Que el campo Fecha Ultimo Cambio Clave tiene como valor por defecto la fecha de creación del usuario y que no se permite editar. Que el campo Fecha de Último login esté vacío y que no se permite editar. Que el Campo Motivo de bloqueo este vacío y que no se permite editar. |
Al entrar a la opción Usuarios usted encuentra la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible ingresar la información para búsqueda del usuario.
Secretaría
Código Dane
Nombre Institución
Tipo de Documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Login
Roles
Ejemplo práctico
Actualización de Usuario con tipo de documento Tarjeta de Identidad
Ingrese al módulo de Administración, Seleccionando la opción usuarios.
El sistema despliega la siguiente pantalla llamada “Búsqueda de usuarios”
Seleccione el campo “tipo de documento”, y valide que contenga los siguientes Tipos de documento en la lista desplegable
T.I. Tarjeta de identidad
C.E. Cédula de extranjería
C.C Cedula de ciudadanía
R.C Registro civil
NES. Número de identificación secretaria
CCB. Certificado Cabildo
Seleccione Tipo de Documento “tarjeta de identidad”
Haga clic en el icono “Buscar”, el sistema debe desplegar los usuarios existentes para la Jerarquía MEN, Seleccione uno de los usuarios que se encuentre Activo y luego haga clic en la opción “Modificar Usuario”
Ingrese los caracteres en el campo Documento debe tener 11 caracteres estrictamente, Diligencie la información obligatoria solicitada por el sistema y luego haga clic en el botón Guardar.
El sistema debe desplegar mensaje indicando que el usuario se ha actualizado correctamente, así como se muestra en la siguiente pantalla:
Para verificar que la información se ha actualizado correctamente, se debe ingresar nuevamente por el menú administración, opción Usuarios
Realizar la búsqueda del usuario modificado anteriormente y verifique que el campo Tipo Documento y Documento tenga el que se actualizó anteriormente
Actualización de Usuario con tipo de documento Cedula de extranjería.
Ingrese al módulo de Administración, Seleccionando la opción usuarios.
El sistema despliega la pantalla de “Búsqueda de usuarios que se presenta a continuación
Realice la consulta de los registros haciendo clic en icono “Buscar”
Se visualizan los resultados de acuerdo con los campos ingresados como criterio de búsqueda, para el caso se mostraran los usuarios pertenecientes a la Jerarquía MEN, Seleccione el registro que va a modificar y luego haga clic en la opción “Modificar Usuario”
Seleccione el campo “tipo de documento”, y valide que la lista desplegable contenga los siguientes tipos de documento
T.I. Tarjeta de identidad
C.E. Cédula de extranjería
C.C Cedula de ciudadanía
R.C Registro civil
NES. Número de identificación secretaria
CCB. Certificado Cabildo
Seleccione en el campo Tipo de Documento la opción “C.E. Cedula de Extranjería”
Ingrese los caracteres en el campo Documento (la longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres alfanuméricos), Diligencie la información obligatoria solicitada por el sistema y haga clic en el botón Guardar.
El sistema deberá actualizar los datos del usuario, mostrando un mensaje de actualización exitosa como se muestra a a continuación
Consulte nuevamente el registro modificado y visualice la información de Tipo de documento y Documento debidamente diligenciada
Actualización de Usuario con tipo de documento Cedula de ciudadanía.
Seleccione la opción usuarios dentro del menú Administración, Realice la consulta de los registros de usuarios existentes, seleccione el registro que desea modificar
Seleccione el campo “tipo de documento”, y valide que en la lista desplegable contenga los siguientes Tipos de documento
T.I. Tarjeta de identidad
C.E. Cédula de extranjería
C.C Cedula de ciudadanía
R.C Registro civil
NES. Número de identificación secretaria
CCB. Certificado Cabildo
Seleccione en el campo Tipo de Documento, la opción “C.C. Cédula de Ciudadanía”
Ingrese los caracteres en el campo documento teniendo en cuenta que la longitud debe ser mínimo 3 y máximo e igual a 10 caracteres numéricos. Haga clic en el botón Guardar
El sistema permite realizar la actualización del registro, mostrando mensaje de actualización exitosa como se muestra en la siguiente pantalla:
Realice nuevamente la consulta del usuario y verifique que se haya actualizado la información modificada:
Actualización de Usuario con tipo de documento R.C registro civil
Realice la consulta de los registros, ingresando por el Menú Administración, opción Usuarios y luego Seleccione el registro que va a modificar.
Seleccione el campo “tipo de documento”, y seleccione la lista desplegable que debe contener los siguientes Tipos de documento:
T.I. Tarjeta de identidad
C.E. Cédula de extranjería
C.C Cedula de ciudadanía
R.C Registro civil
NES. Número de identificación secretaria
CCB. Certificado Cabildo
Seleccione Tipo de documento “R.C. Registro Civil de nacimiento”
Ingresar los caracteres en el campo documento (la longitud debe ser 8, 10 o 11 caracteres numéricos y haga clic en el botón Guardar
El sistema debe permitir actualizar el registro, mostrando un mensaje de actualización exitosa como se visualiza en la siguiente pantalla:
Realice nuevamente la consulta del registro que se modificó y verifique que la información haya quedado actualizada correctamente
Actualización de Usuario con tipo de documento NES número de identificación establecido por la secretaria de educación
Realice la consulta de los registros de usuarios existentes, ingresando por el menú Administración, opción Usuarios. Seleccione el registro que va a modificar.
Seleccione el campo “tipo de documento”, y en la lista desplegable debe existir los siguientes tipos de documento:
T.I. Tarjeta de identidad
C.E. Cédula de extranjería
C.C Cedula de ciudadanía
R.C Registro civil
NES. Número de identificación secretaria
CCB. Certificado Cabildo
Seleccione Tipo de Documento “NES. Número de identificación establecido por la secretaria de educación”
Ingrese los caracteres en el campo documento y validar la longitud que permita solo números con 0 al inicio y luego haga clic en el botón Guardar
El sistema permite actualizar el registro y muestra un mensaje de actualización exitosa como se muestra en la siguiente pantalla:
Realice nuevamente la consulta del registro actualizado y verifique que se haya actualizado correctamente:
Actualización de Usuario con tipo de documento CCB Certificado Cabildo
Realice la consulta de los registros de usuarios existentes, ingresando por el menú Administración, opción Usuarios
Seleccione el registro que va a modificar y luego Oprima clic sobre el nombre del alumno
Seleccione el campo “tipo de documento”, y en la lista desplegable se deben mostrar los siguientes tipos de documentos:
T.I. Tarjeta de identidad
C.E. Cédula de extranjería
C.C Cedula de ciudadanía
R.C Registro civil
NES. Número de identificación secretaria
CCB. Certificado Cabildo
Seleccione Tipo de Id “CCB. Certificado Cabildo”
Ingrese los caracteres en el campo documento (permite solo caracteres alfanuméricos), Haga clic en el botón Guardar
El sistema permitirá actualizar el registro y mostrará un mensaje de actualización exitosa
Realice nuevamente la consulta de registro modificado para verificar que se haya actualizado correctamente
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información:
Secretaría: Nariño
Código Dane
Nombre Institución
Tipo de Documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Login
Rol: SECRETARIA
Y oprima el botón Buscar. El sistema retorna los usuarios que se encuentran en la secretaria de Nariño y que tengan rol SECRETARIA. Se presentará la información en la siguiente pantalla:
Es posible seleccionar varios roles para realizar la búsqueda de usuarios, en este caso se mostraran todos los usuarios que tengan por lo menos uno de los roles seleccionados. Adicionalmente los roles disponibles para el filtro varían de acuerdo a la Jerarquía seleccionada debido a que los roles están directamente relacionados con esta.
Luego de realizar la búsqueda es posible la actualización de la información del usuario, si se desea. Para ello presione el botón actualizar.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible, en la parte superior, actualizar la información del usuario y en la parte inferior, asignar o desasignar roles al mismo.
Para asignar un rol al usuario, seleccione el rol y oprima la flecha que apunta hacia el recuadro “Roles Seleccionados”.
Para desasignar un rol al usuario, seleccione el rol y presione la flecha que apunta hacia el recuadro “Roles Disponibles”.
Una vez finalizada la asignación y/o desasignación de roles es posible Guardar el usuario, oprimiendo el botón Guardar y se presentará el siguiente mensaje:
Realice consulta en la base de datos, para validar si se modificó el registro
RECUERDE! Para actualizar un usuario se debe tener en cuenta que ni su identificación, ni los roles asignados al mismo, se encuentren repetidos. Para actualizar un usuario es importante tener en cuenta que se debe digitar la información completa, es decir los campos requeridos (marcados con *) no pueden ir vacíos y que el único campo que no puede ser modificado es el login. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE USUARIOS |
|||||
Parámetro |
Tipo |
Longitud |
Requerido |
Objeto |
Observaciones |
Código Dane Institución |
String |
12 |
S |
|
|
Grado |
String |
2 |
S |
|
Código de la constante padre 23. |
Metodología |
String |
2 |
S |
|
Código de la constante padre 11. |
Ejemplo : |
|||||
123789456127,01,01 123789456127,02,01 |
|||||
123789456127,03,01 123789456127,06,01 |
RECUERDE! El cargue de información es de acceso restringido. Únicamente puede ser realizado por los Administradores del Sistema. La fuente de recursos debe ingresarse o modificarse en el Anexo6A y Cargue Alumnos Matriculados, teniendo en cuenta si el alumno posee Matricula Contratada (subsidiado) o no y pertenece a un E.E., oficial o no oficial. Se deben tomar en cuenta las siguientes validaciones:
La extensión de los archivos cargados debe ser .zip. Para esto se deben comprimir los archivos con una herramienta como winzip o 7-zip, antes de su cargue. |
Tabla de Validación de Fuente de Recursos
TIPO MATRÍCULA
SECTOR |
Con Matricula Contratada (Subsidiado) |
Sin Matricula Contratada (No Subsidiado) |
OFICIAL |
SGP (Sistema General de Participación) FNR (Fondo Nacional de Regalías) Recursos adicionales presupuesto nacional MEN Otros Recursos de la Nación Recursos Propios |
SGP (Sistema General de Participación) Recursos Propios |
NO OFICIAL |
SGP (Sistema General de Participación) FNR (Fondo Nacional de Regalías) Recursos adicionales presupuesto nacional MEN Otros Recursos de la Nación Recursos Propios |
No Aplica |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Variables Básicas”.
Esta opción permite definir las variables tipo Constante que se tendrán en cuenta para la priorización de los alumnos en los diferentes procesos que manejan asignación de cupos.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla usted encuentra los campos Tipo asignación y Secretaría como listas de selección.
De estas listas se deben seleccionar el tipo de asignación para el que se desea definir las variables y la Secretaría para la cual opera esta definición de variables.
Ejemplo práctico
Tipo asignación Seleccione Rectores
Secretaría Seleccione Itagui
Una vez seleccionados el tipo de asignación y la Secretaría, se debe presionar el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible la definición de las variables Tipo Constante que se tendrán en cuenta para la priorización de los alumnos en los diferentes procesos que manejan asignación de cupos.
Para ingresar una nueva variable, presione el botón Agregar. Se presentará la siguiente pantalla:
Debe ingresar la siguiente información:
Orden
Seleccionar el nombre y el sistema traerá el Código de la Constante
Dar clic en la opción Guardar.
Luego de crear las Variables Básicas, por el Menú Administración – Pesos Variables, se le podrán asignar los pesos correspondientes:
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Luego de crear las Variables Básicas, debe asignarle los pesos correspondientes, mediante el Menú Administración – Pesos Variables |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Variables Compuestas”.
Esta opción permite definir las variables que se tendrán en cuenta para la priorización de los alumnos en los diferentes procesos que manejan asignación de cupos.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla usted encuentra los campos Tipo asignación y Secretaría como listas de selección.
De estas listas se deben seleccionar el tipo de asignación para el que se desea definir las variables y la Secretaría para la cual opera esta definición de variables.
Ejemplo práctico
Tipo asignación Seleccione Promoción
Secretaría Seleccione Antioquia
Una vez seleccionados el tipo de asignación y la Secretaría, se debe presionar el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible la definición de las variables que se tendrán en cuenta para la priorización de los alumnos en los diferentes procesos que manejan asignación de cupos.
Para ingresar una nueva variable, presione el botón Agregar. Se presentará la siguiente pantalla:
Debe ingresar la siguiente información:
Orden
Nombre
Expresión
Tipo
Código constante
Las posibles expresiones son:
Expresión |
Tipo |
Valor |
#alumno.genero |
Cte |
7 |
#alumno.nivSisben |
Cte |
16 |
#alumno.estrato |
Cte |
17 |
#null!=alumno.cerDesplazado&&alumno.cerDesplazado.equals("S") |
Boolean |
|
#alumno.tipoSangre |
Cte |
30 |
#alumno.discapacidades |
Cte |
8 |
#alumno.capex |
Cte |
20 |
#alumno.especialidad |
Cte |
29 |
#null!=alumno.vieneSectorPrivado&&alumno.vieneSectorPrivado.equals("S") |
Boolean |
|
#null!=alumno.vieneOtroMunicipio&&alumno.vieneOtroMunicipio.equals("S") |
Boolean |
|
#null!=alumno.subsidio&&alumno.subsidio.equals("S") |
Boolean |
|
#alumno.situacionAnoAnterior |
Cte |
107 |
#alumno.zona |
Cte |
27 |
#null!=alumno.nuevoEnInstEd&&alumno.nuevoEnInstEd.equals("S") |
Boolean |
|
#alumno.eps |
Cte |
22 |
#alumno.etnia |
Cte |
18 |
#alumno.resguardo |
Cte |
21 |
#alumno.pobVictima |
Cte |
19 |
#alumno.estado.estado |
Cte |
23 |
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Orden 4
Nombre var4
Expresión ognl:4
Tipo constante
Código constante 43
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Luego de crear las Variables Básicas, debe asignarle los pesos correspondientes, mediante el Menú Administración – Pesos Variables. |
Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria”.
Esta opción se debe habilitar para realizar el proceso de eliminar alumnos duplicados en el sistema.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
Para habilitar la auditoria haga clic en el botón “habilitado” y oprima el botón Guardar.
Permite al MEN registrar en sistema las fechas límite de cada una de las etapas del proceso de matrícula, en las cuales las secretarias de educación deben reportar que terminaron el proceso respectivo.
Las Secretarias de educación deben oficializar la fecha en la cual terminaron de realizar el registro de información de acuerdo a cada etapa.
Una vez se cumpla la fecha límite de cada etapa se debe generar automáticamente un informe para el seguimiento correspondiente.
Ingrese con Usuario Administrador (MEN) y Contraseña autorizados al sistema Simat, Seleccione módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Fechas Actos Administrativos.
Para tener claro el procedimiento, es importante saber los datos de entrada, su descripción y funcionalidad, de acuerdo a la siguiente información:
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
AÑO |
Numérico |
4 |
S |
Año para el cual el MEN desea establecer las fechas de vigencia para cada etapa |
|
FECHA_INICIO |
Fecha |
8 |
S |
Fecha de inicio de la Etapa |
Formato dd/mm/yyyy
|
FECHA_FIN |
Fecha |
8 |
S |
Fecha límite de la Etapa |
Formato dd/mm/yyyy
|
Para realizar la consulta digite el año y oprima clic sobre el botón Buscar.
El sistema arroja los datos de la consulta mostrando las siguientes columnas:
Año
Etapa
Fecha inicio
Fecha fin
Seleccione el campo Etapa:
Acto Administrativo
Proyección de Cupos
Solicitudes de Cupos
Inscripción de alumnos Nuevos
Digite o seleccione la fecha de inicio y la fecha fin y Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema valida que se hayan diligenciado todos los campos obligatorios: Año, Etapa, Fecha inicio y fecha fin.
Una vez se guarda el registro el sistema muestra un mensaje indicando que la información se guardó correctamente.
Ingrese con Usuario Administrador (MEN) y Contraseña autorizados al sistema SIMAT, Seleccione módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Fechas Actos Administrativos.
Realice la consulta en pantalla de un año configurado y/o validaciones de la información.
Nota:
Si la fecha del campo Fecha fin es inferior a la fecha del sistema, el campo no está disponible para ser editado.
Si la fecha del campo Fecha Fin superior a la fecha del sistema el campo está disponible para editar.
Una vez se guarden las vigencias de todas las etapas disponibles, no se permite agregar etapas que ya se encuentran registradas para el año lectivo.
Ingrese con Usuario Administrador (MEN) y Contraseña autorizados al sistema SIMAT, Seleccione módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Fechas Actos Administrativos.
Realice la consulta en pantalla de un año configurado, oprima clic en el botón Buscar.
Escoja un registro que tenga la fecha fin disponible para editar y cámbiela, oprima clic en el botón Guardar.
El sistema valida que la información ingresada sea correcta y si es así, arroja un mensaje indicando que se realizó la actualización de datos correctamente.
Ejemplo práctico
Validar la oficialización del cierre de la etapa de Solicitud de Cupos.
Ingrese a la página de SIMAT, Diligenciando los datos de usuario y contraseña (Secretaría de primer nivel), luego haga clic sobre el botón Entrar
Oprima clic sobre el módulo Matriculas, seleccionando la opción Oficializar Etapa Matricula como se visualiza en la siguiente pantalla
El sistema desplegará la pantalla de oficialización de las Etapas de Procesos de Matricula con los siguientes datos:
Jerarquía
Año
Selección
Etapa
Fecha Inicio
Fecha Fin
Fecha Oficialización
El sistema deberá mostrar por defecto el nombre de la secretaría en la que se encuentra actualmente y no debe permitir modificarla.
Digite el año que debe ser un campo numérico y con una longitud de 4 posiciones, Oprima clic sobre el botón Buscar. El sistema mostrará los resultados de la consulta
El sistema deberá realizar la siguiente validación:
Si se encuentran etapas en las cuales ya se oficializó el cierre el sistema deberá mostrar deshabilitado la caja de verificación de Selección para esa etapa.
Si se encuentran etapas en las cuales todavía está pendiente oficializar el cierre deberá mostrar habilitado la caja de verificación de Selección.
El sistema deberá arroja un mensaje de advertencia que diga “Esta funcionalidad le permite oficializar por secretaria el cierre de las etapas del proceso de matrícula. Una vez cerrada la etapa NO es posible cambiar el estado dado que al realizar este proceso se generan los informes oficiales de seguimiento.”
Oprima clic sobre la caja de verificación Selección para la etapa de solicitud de cupo.
Oprima clic sobre el botón Guardar para continuar el proceso.
El sistema asignará la fecha del sistema como la fecha de oficialización del cierre del proceso de la etapa y la mostrará en el campo Fecha Oficialización.
Ingrese con Usuario Secretaria de I nivel y Contraseña autorizados al sistema Simat, Seleccione Administración y Oprima clic sobre la opción procesos por lote.
Se visualiza por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario.
Digite el año que desea consultar en el campo Año y Oprima clic en el botón Buscar. El sistema valido que se hayan ingresado los campos obligatorios para la consulta y filtrará de acuerdo a los demás campos ingresados.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Nota: El usuario MEN puede consultar la información de la oficialización de los cierres de cualquier secretaría pero no pueda modificarla.
Observaciones:
La única etapa que NO genera reporte cuando se oficializa su fecha de cierre es la de “Acto Administrativo”
Si la fecha de cierre establecida por el MEN ya paso, el campo de selección aparece inhabilitado.
Es un proceso que se ejecuta diariamente para validar si ya se cumplió la fecha límite establecida por el MEN para cada una de las etapas y genera los reportes respectivos.
El proceso valida por etapa si la fecha límite definida es igual a la fecha del sistema más un (1) día y si se cumple envía a procesos batch la generación de los reportes asociados a cada etapa y año que cumple la validación como se describe a continuación:
Es un archivo plano con las fechas en las cuales las secretarias de Educación realizan la entrega del Acto Administrativo y cuando este fue aprobado.
La información que presenta este reporte es tomada de las funcionalidades de Entrega de Acto Administrativo, Aprobación de Acto Administrativo y Registro de Fechas de Vigencia para etapas del proceso de Matricula.
Ingrese con Usuario Administrador MEN y Contraseña autorizados al sistema Simat, Oprima clic sobre el módulo Administración seleccione la opción Procesos por Lotes, el sistema muestra por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario.
Digite el año que desea consultar en el campo Año y Oprima clic en el botón Buscar.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Oprima clic sobre el link del campo Resultado.
El sistema descarga el archivo en el equipo, Ubique la ruta donde se descargó el archivo, descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos:
Año lectivo
Secretaría de Educación
Fecha de inicio
Fecha fin
Fecha de entrega
Estado
Aprobación
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
AÑO_LECTIVO |
Numeric |
4 |
S |
Año Lectivo |
Año para el cual se genera el reporte |
SECRETARIA DE EDUCACION |
Texto |
50 |
S |
Nombre de la secretaria de Educación. |
|
FECHA_INICIO |
DATE |
10 |
S |
Fecha de Inicio de la Etapa de Acto Administrativo establecida por el MEN |
|
FECHA FIN |
DATE |
10 |
S |
Fecha Final de la Etapa de Acto Administrativo establecida por el MEN. |
|
FECHA_ENTREGA |
DATE |
10 |
S |
Fecha en la cual la secretaria hizo el cargue del acto administrativo |
|
ESTADO |
TEXTO |
20 |
S |
Estado del Acto Administrativo |
|
FECHA_APROBACIÓN |
DATE |
10 |
S |
Fecha de Aprobación del Acto Administrativo. |
|
Contiene la información de solicitudes de cupos para el sector oficial con el nivel de granularidad de Secretaria y Metodología.
Ingrese con Usuario Secretaria de I nivel y Contraseña autorizados al sistema Simat, oprima clic sobre el módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Procesos por Lotes. El sistema mostrará por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario.
Digite el año que desea consultar en el campo Año y Oprima clic en el botón Buscar.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Oprima clic sobre el campo Resultado, El sistema descarga el archivo en el equipo, Ubique la ruta donde se descargó el archivo, descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos:
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
AÑO |
Numeric |
4 |
S |
Año |
Año para el cual se genera el reporte
|
FECHA_REPORTE |
DATE |
8 |
S |
Fecha en la cual se lanzó el proceso que genera este reporte |
|
SECRETARIA DE EDUCACION |
Texto |
50 |
S |
Nombre de la secretaria de Educación. |
|
SECTOR |
Texto |
20 |
|
Oficial |
Incluye solo la información del sector Oficial |
METODOLOGIA |
Texto |
20 |
S |
Metodología |
Ejemplo:
EDUCACIÓN TRADICIONAL ESCUELA NUEVA POST PRIMARIA TELESECUNDARIA … |
Número de alumnos matriculados a la fecha |
Numeric |
18 |
S |
Sumatoria del número de alumnos matriculados a la fecha por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Cupos Solicitados en la misma IE |
Numeric |
18 |
S |
Sumatoria del número de cupos solicitados en la misma IE por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Alumnos que solicitan traslado a otras IE oficiales |
Numeric |
18 |
S |
Sumatoria del número de alumnos que solicitan traslado a otra IE oficiales por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Validar los procesos batch para generar el consolidado de Solicitud de Cupos: Solicitudes de Cupos por Secretaria, Metodología y Grado.
Ingrese a la página de SIMAT con usuario y clave de de rol del MEN, luego haga clic sobre el botón Entrar
Ingrese por menú Administración, seleccionando la opción Fechas Actos Admon.
El sistema despliega la pantalla Fechas de Acto administrativo, haga clic sobre el botón Buscar
Ingresar un rango de fechas para cada etapa y hacer clic en el botón Guardar
El sistema debe actualizar la información exitosamente
Ingrese nuevamente al sistema Diligenciando los datos de usuario y contraseña (Secretaría de primer nivel).
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción Oficializar Etapa de matrícula, luego Oficializar la etapa de solicitud de cupo
Ingresar el año y haga clic sobre el botón Buscar como se muestra a continuación
Seleccione la etapa que desea oficializar y haga clic sobre el botón Guardar
Oprima clic sobre el módulo Administración, seleccionando la opción Procesos por Lotes.
El sistema mostrará la pantalla que permite consultar los reportes generados del proceso. El sistema mostrará por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario. Digite el año que desea consultar en el campo Año y haga clic en el botón Buscar
Valide que se encuentre la opción Solicitudes de Cupos por Secretaria, Metodología y Grado” y Oprima clic en el botón Descargar del reporte Solicitudes de Cupos por Secretaría y Metodología
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Descargue el reporte de Solicitudes de Cupos por Secretaria, Metodología y Grado
Abra el archivo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos.
Año
Fecha del Reporte
Secretaría de Educación
Sector : Solo se debe mostrar información del SECTOR OFICIAL
Metodología
Grado
Número de Alumnos Matriculado a la fecha “Sumatoria del número de alumnos matriculados a la fecha por secretaria, metodología y grado”
Cupos solicitados en la misma IR: Sumatoria del número de cupos solicitados en la misma IE por secretaria, metodología y grado”
Alumnos que solicitan traslados a otra IE oficiales “Sumatoria del número de alumnos que solicitan traslado a otra IE oficiales por secretaria, metodología y grado”
Validar los procesos batch para generar el consolidado de Solicitud de Cupos: Solicitudes de Cupos por Secretaria y Metodología
Ingrese a la página de SIMAT, Diligenciando los datos de usuario y contraseña (Secretaría de primer nivel) y haga clic sobre el botón Entrar
Ingrese por el módulo Administración, seleccionando la opción Procesos por Lotes.
El sistema mostrará la pantalla que permite consultar los reportes generados del proceso. Se mostrará por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario.
Ingrese el año que desea consultar en el campo Año, luego Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema validará que se hayan ingresado los campos obligatorios para la consulta y filtrará de acuerdo a los demás campos ingresados.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Ubique la ruta donde se descargó el archivo, descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos. Adicional a lo anterior valide que la información que se encuentra en el reporte sea la correcta:
Año lectivo
Fecha del Reporte
Secretaría de Educación
Sector “Valide que solo muestre los datos del sector oficial”
Metodología
Grado
Número de Alumnos Matriculado a la fecha “Sumatoria del número de alumnos matriculados a la fecha por secretaria, metodología”
Cupos solicitados en la misma IE: Sumatoria del número de cupos solicitados en la misma IE por secretaria, metodología ”
Alumnos que solicitan traslados a otra IE oficiales “Sumatoria del número de alumnos que solicitan traslado a otra IE oficiales por secretaria, metodología”
Contiene la información de solicitudes de cupos para el sector oficial con el nivel de granularidad de Secretaria.
Ingrese con Usuario Administrador MEN y Contraseña autorizados al sistema Simat, Oprima clic sobre el módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Procesos por Lotes. El sistema mostrará por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario, pero permite seleccionar la secretaria.
Digite el año que desea consultar en el campo Año y Oprima clic en el botón Buscar.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Oprima clic sobre el campo Resultado, El sistema descarga el archivo en el equipo, Ubique la ruta donde se descargó el archivo, descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos:
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
AÑO |
Numeric |
4 |
S |
Año |
Año para el cual se genera el reporte
|
FECHA_REPORTE |
DATE |
8 |
S |
Fecha en la cual se lanzó el proceso que genera este reporte |
|
SECRETARIA DE EDUCACION |
Texto |
50 |
S |
Nombre de la secretaria de Educación. |
|
SECTOR |
Texto |
20 |
|
Oficial |
Incluye solo la información del sector Oficial |
Número de alumnos matriculados a la fecha |
Numeric |
18 |
S |
Sumatoria del número de alumnos matriculados a la fecha por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Cupos Solicitados en la misma IE |
Numeric |
18 |
S |
Sumatoria del número de cupos solicitados en la misma IE por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Alumnos que solicitan traslado a otras IE oficiales |
Numeric |
18 |
S |
Sumatoria del número de alumnos que solicitan traslado a otra IE oficiales por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Contiene la información de inscripción de alumnos nuevos para el sector oficial con el nivel de granularidad de Secretaria, Metodología y Grado.
Ingrese con Usuario Secretaria de I nivel y Contraseña autorizados al sistema Simat, Oprima clic sobre el módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Procesos por Lotes. El sistema mostrará por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario.
Digite el año que desea consultar en el campo Año y Oprima clic en el botón Buscar.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Oprima clic sobre el link del campo Resultado, El sistema descarga el archivo en el equipo, Ubique la ruta donde se descargó el archivo, descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos:
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
AÑO |
Numeric |
4 |
S |
Año |
Año para el cual se genera el reporte
|
FECHA_REPORTE |
DATE |
8 |
S |
Fecha en la cual se lanzo el proceso que genera este reporte |
|
SECRETARIA DE EDUCACION |
Texto |
50 |
S |
Nombre de la secretaria de Educación. |
|
SECTOR |
Texto |
20 |
|
Oficial |
Incluye solo la información del sector Oficial |
METODOLOGIA |
Texto |
20 |
S |
Metodología |
Ejemplo:
EDUCACIÓN TRADICIONAL ESCUELA NUEVA POST PRIMARIA TELESECUNDARIA … |
GRADO |
Texto |
2 |
S |
Grado |
Ejemplo:
0 1 2 3… |
Número de alumnos matriculados a la fecha |
Numeric |
18 |
S |
Total del número de alumnos matriculados a la fecha por secretaria, metodología y grado |
Dato agregado |
Número de alumnos inscritos |
Numeric |
18 |
S |
Total del número de alumnos inscritos por secretaria, metodología y grado |
Dato agregado |
Contiene la información de inscripción de alumnos nuevos para el sector oficial con el nivel de granularidad de Secretaria y Metodología.
Ingrese con Usuario Secretaria de I nivel y Contraseña autorizados al sistema Simat, Oprima clic sobre el módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Procesos por Lotes. El sistema mostrará por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario.
Digite el año que desea consultar en el campo Año y Oprima clic en el botón Buscar.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Oprima clic sobre el link del campo Resultado, El sistema descarga el archivo en el equipo, Ubique la ruta donde se descargó el archivo, descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos:
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
AÑO |
Numeric |
4 |
S |
Año |
Año para el cual se genera el reporte
|
FECHA_REPORTE |
DATE |
8 |
S |
Fecha en la cual se lanzo el proceso que genera este reporte |
|
SECRETARIA DE EDUCACION |
Texto |
50 |
S |
Nombre de la secretaria de Educación. |
|
SECTOR |
Texto |
20 |
|
Oficial |
Incluye solo la información del sector Oficial |
METODOLOGIA |
Texto |
20 |
S |
Metodología |
Ejemplo:
EDUCACIÓN TRADICIONAL ESCUELA NUEVA POST PRIMARIA TELESECUNDARIA … |
Número de alumnos matriculados a la fecha |
Numeric |
18 |
S |
Total del número de alumnos matriculados a la fecha por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Número de alumnos inscritos |
Numeric |
18 |
S |
Total del número de inscritos |
Dato agregado |
Ingrese con Usuario Secretaria de I nivel y Contraseña autorizados al sistema Simat, Oprima clic sobre el módulo Administración y Oprima clic sobre la opción Procesos por Lotes. El sistema mostrará por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente de acuerdo a los perfiles y roles del usuario.
Digite el año que desea consultar en el campo Año y Oprima clic en el botón Buscar.
En pantalla se mostrará el resultado de la consulta con los siguientes campos:
Año
Usuario
Resultado
Mensaje
Fecha inicial
Fecha final
Proceso
Secretaría
Jerarquía
Calendario
Institución
Sede
Jornada
Eliminar.
Oprima clic sobre el link del campo Resultado, El sistema descarga el archivo en el equipo, Ubique la ruta donde se descargó el archivo, descomprímalo, ábralo y verifique que se muestre la información correctamente y que contenga los siguientes campos:
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
AÑO |
Numeric |
4 |
S |
Año |
Año para el cual se genera el reporte
|
FECHA_REPORTE |
DATE |
8 |
S |
Fecha en la cual se lanzo el proceso que genera este reporte |
|
SECRETARIA DE EDUCACION |
Texto |
50 |
S |
Nombre de la secretaria de Educación. |
|
SECTOR |
Texto |
20 |
|
Oficial |
Incluye solo la información del sector Oficial |
Número de alumnos matriculados a la fecha |
Numeric |
18 |
S |
Total del número de alumnos matriculados a la fecha por secretaria, metodología |
Dato agregado |
Número de alumnos inscritos |
Numeric |
18 |
S |
Total del número de inscritos |
Dato agregado |
Se requiere parametrizar las posibles opciones que hay cuando un alumno cambia de sector, es decir, está en estado matriculado, reprobado o graduado y se detecta de un mes a otro que cambia de sector, pasa del oficial al no oficial o del no oficial al oficial, las posibles opciones para identificar en qué estado deben quedar estos alumnos se describe a continuación:
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción “Parametrizar cambio sector”.
El sistema presentara en pantalla una tabla llamada ‘Condición adicional’. El usuario puede seleccionar una de las opciones, en este caso seleccionaremos la opción A de parametrizar sector, oprima el icono guardar y el sistema realizara el cambio de sector Oficial a no Oficial o viceversa.
El medio realiza el cambio satisfactoriamente y modifica el campo Estado Consolidado a “Depurado/Retirado” y el campo Motivo Consolidado a “Cambio de sector”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción “Parametrizar cambio sector”.
El sistema presentara en pantalla una tabla llamada ‘Condición adicional’. El usuario puede seleccionar una de las opciones, en este caso seleccionaremos la opción B de parametrizar sector, oprima el icono guardar y el sistema realizara el cambio de sector Oficial a no Oficial o viceversa.
Se realiza el cambio satisfactoriamente y modifica el campo Estado Consolidado a “Depurado/Retirado” y el campo Motivo Consolidado a “Cambio de Sector”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). A continuación se desplegara una ventana de bienvenida, ingrese al Menú administración y seleccione la opción “Parametrizar cambio sector”.
El sistema presentara en pantalla una tabla llamada “Condición adicional”. El usuario puede seleccionar una de las opciones presentadas. En este caso la opción C de parametrizar sector. Oprima el icono guardar y el sistema realizara el cambio de sector Oficial a no Oficial o viceversa.
Se realiza el cambio satisfactoriamente y modifica el campo Estado Consolidado a “Depurado/Retirado” y el campo Motivo Consolidado a “Cambio de Sector”
Se requiere hacer cada mes un corte de la matrícula con el fin de establecer el “estado” de cada alumno con respecto a su matrícula. Estos cortes se hacen al final del último día de cada mes, desde abril hasta noviembre, es decir son 8 cortes en cada año.
Además, se hace una consolidación de final de año o definitiva, después del corte de Noviembre, donde se tienen en cuenta los datos cargados de los alumnos “inexistentes” y “nuevos” de Auditoría y los de Asignación CONPES.
Ingresar con usuario y respectiva contraseña (Usuarios con permisos de ingreso al Menú de Matricula/Consolidación definitiva año).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Matricula y seleccione el nuevo ítem Consolidación definitiva de año.
El sistema le mostrara la pantalla de consolidación definitiva. El usuario podrá visualizar una pantalla con los siguientes campos:
Año
Consolidación noviembre
Cargue alumnos nuevos
Cargue alumnos inexistentes
Consolidación auditoria
Cargue asignación Conpes
Consolidación Conpes
Consolidación matricula oficial
Consolidación matricula no oficial
El sistema muestra los botones “Autorizar” para el proceso de consolidación de auditoria en los diferentes años. El usuario debe verificar que para el año 2012 ya hayan cargado al sistema los archivos producidos por la Auditoria correspondiente al mismo año:
Inexistentes
Nuevos
El sistema lee los archivos subidos y cargados previamente
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Matricula y seleccione el nuevo ítem Consolidación definitiva de año.
El sistema le mostrara la pantalla de consolidación definitiva. El usuario podrá visualizar una pantalla con los siguientes campos:
Año
Consolidación noviembre
Cargue alumnos nuevos
Cargue alumnos inexistentes
Consolidación auditoria
Cargue asignación Conpes
Consolidación Conpes
Consolidación matricula oficial
Consolidación matricula no oficial
El usuario debe verificar que para el año 2012 la columna Cargue Asignación Conpes tenga el estado finalizado. Haga clic en el botón autorizar de la columna Consolidación Conpes
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Matricula y seleccione el nuevo ítem Consolidación definitiva de año.
El sistema le mostrara la pantalla de consolidación definitiva. El usuario podrá visualizar una pantalla con los siguientes campos:
Año
Consolidación noviembre
Cargue alumnos nuevos
Cargue alumnos inexistentes
Consolidación auditoria
Cargue asignación Conpes
Consolidación Conpes
Consolidación matricula oficial
Consolidación matricula no oficial
Verificar que para el año 2012 se haya ejecutado el ETL correctamente y que el estado en la columna “Consolidación matricula no oficial” sea finalizado
El Procedimiento valida que se haya creado en el sistema, para el respectivo año, la tabla producida por la Oficina de Planeación:
El usuario debe ingresar por el menú Administración, seleccionando la opción “Parámetros Consolidación No Oficial”. El sistema despliega la pantalla parámetros donde se ingresa el año para el cual se desea buscar, luego hacer clic en el botón Buscar
El sistema despliega la siguiente información para cada una de las secretarías:
Año
Secretaría
Matriculado
Retirado
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Matricula y seleccione la opción Consolidación definitiva año.
El usuario podrá visualizar la respectiva pantalla donde se solicitan unos datos requeridos. También podrá ver los siguientes campos:
-Año
-Consolidación noviembre
-Cargue alumnos nuevos
-Cargue alumnos inexistentes
-Consolidación auditoria
-Cargue asignación Conpes
-Consolidación Conpes
-Consolidación matricula oficial
-Consolidación matricula no oficial
El usuario debe hacer clic en el botón “Autorizar” teniendo en cuenta que no se han cargado los archivos de auditoria
Inexistentes
Nuevos
El sistema le mostrara al usuario “No se puede realizar la consolidación porque los archivos producidos por la auditoria de matrícula no existen”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Parámetros para consolidar matricula no oficial.
El sistema despliega la respectiva pantalla de parámetros. El usuario debe seleccionar un año y dar clic en el botón “Buscar”. Si el sistema ya tiene datos registrados para ese año, da la posibilidad de que el usuario los actualice.
Si es la primera vez que va a registrar los datos de ese año el sistema marca por defecto toda la columna de matriculados. El sistema le mostrara al usuario los botones de chequeo deshabilitados luego de hacer clic en el botón “Guardar”.
El sistema guarda los datos ingresados por el usuario. Si ya hizo la consolidación de matrícula no oficial se debe mostrar un mensaje al usuario indicando esta situación y no me permite guardar los datos.
Ingresar al sistema con usuario y contraseña respectiva (Usuarios con permisos para ingresar al menú Administración/Homologación de estados).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción “Homologación de estados”.
El sistema despliega la respectiva pantalla de homologación de estados. Se permite registrar o actualizar los estados con sus motivos y los estados homologados. Se debe verificar que los estados mostrados en pantalla no se encuentran duplicados en el sistema. Hacer clic en guardar. El sistema guarda los datos registrados o actualizados por el usuario.
Ingresar al sistema SIMAT con usuario y contraseña que tenga perfil de secretaria y haga clic en el botón entrar.
El sistema despliega una pantalla de bienvenida. El usuario de este módulo debe verificar que el alumno se encuentre matriculado en el sector oficial. Realice el cambio de sector de un alumno que se encuentre matriculado en una institución oficial, ingresando por el menú Matricula, seleccionando la opción “novedades”.
Se debe verificar que el alumno se encuentra matriculado
Se verifica que la institución donde se encuentra el alumno matriculado es oficial
Debe ingresar el primer nombre y apellido del alumno al cual cambiara de sector y hacer clic sobre el botón buscar. El sistema despliega el registro del alumno con la siguiente información:
Nombre alumno
Año
Estado
Tipo documento
Documento
Secretaría
Jerarquía
Institución
Sede
Opción Ver alumno
Opción Novedades
Haga clic sobre la opción novedades, el sistema despliega la pantalla novedades-Cambio de estado alumno, ahí se encuentra la información del alumno y el estado actual. En la sección Nuevo Estado, debe desplegar y seleccionar la opción “Retirado”. Seguidamente el sistema despliega el campo “Motivo del retiro”, seleccione la opción Traslado a otra Institución Educativa” y hacer clic sobre el botón Guardar.
Usted podrá visualizar un mensaje indicando que el cambio de estado del alumno fue realizado exitosamente.
Ingrese por el menú Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de Estudiantes.
Ingresar primer nombre y apellido, también puede ingresar el documento del estudiante al que se realizó la novedad y haga clic sobre el botón buscar.
El sistema despliega el registro con la información del alumno que debe tener estado “RETIRADO” para el año en el que se realizó la novedad.
Para realizar la novedad de matriculado al mismo alumno a una institución no oficial, debe tener en cuenta que debe realzarse para el mes de mayo ingresando nuevamente por el menú Matricula, opción novedades. Digite el primer apellido o documento del alumno y haga clic sobre el botón buscar. El sistema despliega el registro del alumno con la siguiente información:
Nombre alumno
Año
Estado
Tipo documento
Documento
Secretaría
Jerarquía
Institución
Sede
Opción Ver alumno
Opción Novedades
Haga clic sobre la opción novedades, en la sección nuevo estado, despliegue la lista del campo “Nuevo estado” y seleccione la opción “Matriculado”. El sistema despliega el campo “DANE de la institución destino” donde se ingresa el código DANE de la institución no oficial a la que se va a matricular
Como parte fundamental de la gestión de la matrícula está el manejo de las instituciones, ya que son el lugar donde se encuentran los alumnos y el ente sobre el cual se deben tomar decisiones dependiendo del comportamiento de la matrícula.
El objetivo del directorio es tener una base de datos completa y actualizada de las instituciones. En él se encuentran los colegios oficiales y privados con toda su información.
El manejo del directorio y de sus novedades son fundamentales en la administración de la matrícula, para apoyar este proceso el sistema incluirá los datos básicos y permitirá llevar a cabo una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.
Para realizar cualquier proceso relacionado con la matrícula de un alumno es necesario tener primero la Institución. Una Institución, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos educativos. Esta opción del SIMAT permite el manejo y operación de los mismos.
Es muy importante resaltar que la definición que se realice del directorio impacta todo el sistema, si no se tienen las Instituciones, sus Sedes asociadas, sus jornadas, grados y modelos educativos definidos no se podrá en el sistema hacer consultas de instituciones, ni matricular alumnos en el sistema. Esta información es la base del sistema.
Las instituciones están definidas en el siguiente nivel:
Nivel de la jerarquía
Institución
Sedes
Jornadas
Grados
Grupos- Modelo educativos
Dentro del menú de Instituciones, usted encontrará la opción “Directorio”.
La opción Directorio de Instituciones permite el manejo de la información de instituciones, Sedes, jornadas y grados.
Las creaciones, actualizaciones o eliminaciones de Establecimiento Educativos, Sedes, Jornadas, Grados y Modelos Educativos vendrán a través del sistema SINEB (Sistema de Información de Educación Básica y Media http://sineb.mineducacion.gov.co/ ), por medio de la sincronización en línea ejecutada por ambos sistemas.
Los usuarios al ingresar a esta opción se encuentran una pantalla para búsqueda que permite ingresar la siguiente información para selección:
Secretaría (como lista de selección)
Código Dane
Nombre Institución
La información puede buscarse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjunción de ellos. El único requerido es la Secretaría.
Para los usuarios que se encuentren creados bajo roles diferentes a Administrador del Sistema, una vez realicen clic sobre la opción Instituciones → Directorio podrán realizar la consulta de los Establecimientos Educativos, Sedes, Jornadas entre otras información que requieran, pero no modificaciones.
Los usuarios con el rol Administrador del Sistema podrán realizar modificaciones sobre la información contenida en el Directorio de Instituciones del SIMAT.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Una vez han sido definidos los criterios de selección, presione el botón “Buscar”. En pantalla se presentará la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de búsqueda.
En esta lista se encuentra el resultado de la búsqueda realizada, es decir, las instituciones que cumplen con los criterios definidos.
Ejemplo práctico
Busque Sor María Juliana.
En este punto usted puede ingresar una nueva Institución o continuar con la que selecciona de la lista.
Siendo una aplicación como sus siglas lo indican DUE (Directorio de Establecimientos Educativos) y su función es que reciba las novedades de fusión y cierre, y se apliquen de manera satisfactoria en SIMAT.
Imágenes antes de lanzar la fusión: SEDES en el EE ORIGEN DANE 20141005996 (SEDES) Debidamente sincronizadas:
Imagen antes de lanzar la fusión: SEDE en el EE DESTINO DANE 20141005995, Debidamente sincronizado, el cual presenta para el grado 1 el modelo educativo EDUCACIÓN TRADICIONAL.
Ingrese con el respectivo usuario y contraseña del administrador
Ingrese al Menú de Instituciones y seleccione la opción, Directorio y luego escoger el Nivel Actual (Ciudad a que corresponda).
Si tiene los datos de la institución, buscar por: Código DANE, Nombre de Institución y Buscar Instituciones para validar la información.
Si no tiene los datos detallados, solo dar Clic en el icono Buscar Instituciones.
Seleccionar la institución, dando Clic en el ítem de Ver Institución. El sistema muestra la página de Instituciones, donde visualiza los siguientes campos: Nivel Actual, Sector, Departamento, Código DANE, Nombre, Dirección, Barrio/Inspección, Web, Calendario Escolar, Inactiva, Propiedad, Municipio, Nombre Rector, Teléfono, Correo Electrónico, Resguardo.
Se inicia sesión a continuación desde la aplicación DUE, ingresando por el Menú ESTABLECIMIENTOS, creación y modificación de establecimientos para verificar el estado de las instituciones antes de la fusión se evidencia lo siguiente:
Aprobado El EE origen DANE: 201410059996 en DUE queda sin SEDES, JORNADAS, GRADOS, ETC (Esta funcionalidad no fue modificada )
Aprobado El EE origen DANE: 201410059996 en DUE queda es entado CIERRE DEFINITIVO (Esta funcionalidad no fue modificada )
Aprobado SEDE_DOS Fusionada en la Institución DESTINO (Esta funcionalidad no fue modificada )
La visualización de fusiones por información desde SISTEMA DUE igual SIMAT.
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar una nueva Institución en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàDirectorioàSeleccionar jerarquíaà
Encontrará la siguiente pantalla para ingreso de la información de la Institución.
Debe registrar la siguiente información:
Jerarquía Es la Secretaría a la que pertenece la Institución.
Inactiva Seleccione este recuadro si la Institución se encuentra en estado “inactiva”.
Sector Es el sector al que pertenece la Institución. (Como lista de selección)
Propiedad Es la propiedad jurídica de la Institución, dependiendo del sector al que pertenece. (Como lista de selección)
Departamento Es el nombre del departamento en el que se encuentra la Institución. (Como lista de selección)
Municipio Es el nombre del municipio en el que se encuentra la Institución. (Como lista de selección)
Código Dane Es el código de la Institución, asignado por el DANE.
Nombre Institución Es el nombre del colegio o Institución educativa.
Nombre rector Es el nombre y apellido del rector de la Institución.
Dirección Es la dirección de la Institución.
Teléfono Es el número telefónico de la Institución. Puede ingresar hasta dos.
Barrio/Inspección Es el nombre del barrio, vereda o inspección en el que se encuentra la Institución.
Correo electrónico Es la dirección de correo electrónico de la Institución.
Web Es la página web de la Institución.
Calendario escolar Es el calendario escolar de funcionamiento de la Institución. (Como lista de selección)
Resguardo Diligencie este campo si la Institución se encuentra en un resguardo
La información de las instituciones cercanas solo puede ser registrada una vez sea guardada la institución nueva
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información.
Jerarquía Cartago
Inactiva No seleccione este recuadro
Sector (Como lista de selección) Oficial
Propiedad (Como lista de selección) Oficial
Departamento (como lista de selección) Valle
Municipio (como lista de selección) Cartago
Código Dane 514798743258
Nombre Institución Colegio de Cartago
Nombre rector Pedro Pérez
Dirección Cll 12 No. 54-87
Teléfono 2121212
Barrio/Inspección
Correo electrónico
Web
Calendario escolar (como lista de selección) Calendario B
Resguardo
Una vez ingresada esta información, presione el botón Guardar. Se presentará el siguiente mensaje
Una vez ingresada esta información, es posible registrar instituciones cercanas a la misma. Para ello oprima el botón Regresar. Aparecerá la pantalla de búsqueda de instituciones, busque la institución creada y selecciónela.
Debe ingresarse el código Dane de la Institución a registrar como cercana y oprimir el botón Agregar.
Ejemplo práctico
Digite el código Dane 176147000015
Presione el botón agregar. Se adicionará la Institución Sor María Juliana. Se presenta la siguiente pantalla
Una vez ingresada la información, presione el botón Guardar para grabar la información de la nueva Institución registrada.
Aparecerá el siguiente mensaje
Cuando ha sido grabada la información de la Institución, puede presionarse el botón Regresar, con lo cual vuelve a presentarse la pantalla para búsqueda de instituciones.
RECUERDE! El código Dane de la Institución debe ser único, es decir no puede repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar una nueva Sede para una Institución registrada en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàDirectorioàSeleccione la Institución para la que va a crear la Sede
Si desea ingresar una nueva Sede, seleccione la Institución deseada y oprima el botón Ver Sedes.
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla usted podrá crear una nueva Sede presionando el botón Agregar
Se le presentará la pantalla para ingreso de la información de la Sede.
Debe registrar la siguiente información:
Parámetro |
Significado |
Consecutivo |
Es el consecutivo de la Sede |
Código Dane actual |
Es el código Dane actual de la Sede |
Código Dane anterior |
Es el código Dane antiguo de la Sede |
Nombre de la Sede |
Es el nombre de la Sede |
Departamento (como lista de selección) |
Es el departamento en el que queda la Sede |
Municipio (como lista de selección) |
Es el departamento en el que queda la Sede |
Zona |
Urbana/Rural |
Barrio/Inspección |
Es el barrio o inspección en el que queda la Sede |
Dirección |
Es la dirección de la Sede |
Teléfono |
Es el número telefónico de la Sede |
Fax |
Es el número de fax de la Sede |
Correo electrónico |
Es la dirección de correo electrónico de la Sede |
Es Sede principal (para selección) |
Se debe seleccionar si la Sede es la Sede principal de la Institución |
Manejo de discapacidades (como lista de selección) |
Se debe seleccionar la forma en que se manejan las discapacidades en la Sede |
Discapacidades que maneja (como lista de selección) |
Se deben seleccionar las discapacidades que se manejan en la Sede |
Capacidades excepcionales (como lista de selección) |
Se deben seleccionar las capacidades excepcionales que se manejan en la Sede |
Especialidad (como lista de selección) |
Se debe seleccionar la especialidad de la Sede |
Jornadas: Para cada jornada debe registrar la siguiente información: |
|
Jornada |
Es la jornada para la que va a registrar la información. (como lista de selección) |
Género |
Es el género que se maneja en la jornada |
Grados |
Son los grados que se manejan en la jornada |
Grupos |
Son los grupos que se manejan en la jornada |
Modelos educativos |
Es cada uno de los modelos educativos que se manejan en la jornada, grado y grupo seleccionados |
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información:
Parámetro |
Significado |
Consecutivo |
51479874325801 |
Código Dane actual |
514798743258 |
Código Dane anterior |
No lo digite |
Nombre de la Sede |
Colegio de Cartago |
Departamento (como lista de selección) |
Valle |
Municipio (como lista de selección) |
Cartago |
Zona |
Urbana |
Barrio/Inspección |
|
Dirección |
Cll. 12 No. 54-87 |
Teléfono |
2121212 |
Fax |
No lo digite |
Correo electrónico |
No lo digite |
Es Sede principal (para selección) |
Selecciónelo |
Manejo de discapacidades (como lista de selección) |
Seleccione Discapacidades integradas al aula |
Discapacidades que maneja (como lista de selección) |
Seleccione Hipoacusia |
Capacidades excepcionales (como lista de selección) |
Seleccione No aplica |
Especialidad (como lista de selección) |
Seleccione Académica |
Una vez ingresada la información de la Sede presione el botón Guardar. Con esto quedará grabada la información. Se presentará el siguiente mensaje
Una vez ingresada la información de la Sede, es posible registrar jornadas para la misma. Para ello oprima el botón Regresar. Aparecerá la lista de instituciones para selección.
Seleccione la Institución creada, oprimiendo el botón Modificar. Encontrará la siguiente pantalla con la información de la Sede.
Jornadas: Para ingresar una nueva jornada oprima el botón Agregar.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible registrar la información de la jornada.
Jornada Como lista de selección
Género Como lista de selección
Grados Como lista de selección
Modelos educativos Como lista de selección
Ejemplo Práctico
Registre la siguiente información:
Jornada Seleccione Mañana
Género Seleccione Masculino
Grados Seleccione Segundo
Modelos educativos Seleccione Educación Tradicional
Una vez ingresada la información, presione el botón Guardar para grabar la información de la nueva Sede registrada.
Aparecerá el siguiente mensaje
RECUERDE! El ingreso o creación de una nueva Sede debe ser llevado a cabo por una jerarquía superior y autorizado por la Secretaría correspondiente. El código Dane de la Sede debe ser único, es decir, no debe repetirse. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Ingresando al sistema por la opción de Instituciones, es posible actualizar la información de una Institución ya registrada en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàDirectorioàSeleccione la Institución para la que va a actualizar la información
Esta opción permite la actualización de la información de una Institución. De la lista presentada seleccione la Institución cuya información va a ser actualizada. Oprima el botón Modificar.
Se presenta la siguiente pantalla:
Es posible modificar los siguientes campos:
Propiedad
Código Dane
Nombre Institución
Nombre rector
Dirección
Teléfono
Barrio/Inspección
Correo electrónico
Web
Calendario escolar
Instituciones cercanas
Ejemplo práctico
Modifique la siguiente información
Propiedad No lo modifique
Código Dane No lo modifique
Nombre Institución No lo modifique
Nombre rector No lo modifique
Dirección No la modifique
Teléfono 2431423
Barrio/Inspección La Loma
Correo electrónico no lo modifique
Web no lo modifique
Calendario escolar no lo modifique
Instituciones cercanas no lo modifique
Una vez actualizada la información, presione el botón Guardar.
Aparecerá el siguiente mensaje
Cuando ha sido grabada la información de la Institución, puede presionarse el botón Regresar, con lo cual vuelve a presentarse la pantalla para búsqueda de instituciones.
RECUERDE! La actualización de la información de una Institución debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Ingresando al sistema por la opción de Instituciones, es posible actualizar la información de una Sede ya registrada en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàDirectorioàSeleccione la Institución a la que pertenece la Sede para la que va a actualizar la información
Esta opción permite la actualización de la información de una Sede. De la lista de instituciones presentada seleccione la Institución cuya información va a ser actualizada. Oprima el botón Ver Sedes.
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla debe seleccionarse de la lista presentada la Sede que se desea actualizar.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede 51479874325801 Colegio de Cartago y oprima el botón “Modificar”.
Al oprimir este botón se presenta la siguiente pantalla para la actualización de la información.
Es posible modificar los siguientes campos:
Nombre de la Sede
Zona Urbana/rural
Barrio/Inspección
Dirección
Teléfono
Fax
Correo electrónico
Manejo de discapacidades (Como lista de selección)
Discapacidades (Como lista de selección)
Excepcionales (Como lista de selección)
Especialidad (Como lista de selección)
Una vez actualizada la información, presione el botón Guardar.
Aparecerá el siguiente mensaje
RECUERDE! La actualización de la información de una Sede debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Eliminar, es posible eliminar una Institución del sistema que no tenga alumnos, jornadas, sedes asociadas, ni este incluida en algún corte de información.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàDirectorioàSeleccione la Institución que va a eliminar
En la pantalla que presenta el resultado de la búsqueda de instituciones, es posible seleccionar la Institución que se desea eliminar.
Seleccione la Institución para eliminar. Una vez ha sido seleccionada la Institución, presione el botón “Eliminar”.
El sistema pide confirmación para la eliminación.
Seleccione “OK”
RECUERDE! La eliminación de una Institución debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Para eliminar una Institución primero debe llevar a cabo la eliminación de todas sus Sedes, con sus respectivas jornadas para lo cual debe tener en cuenta que en ninguna de ellas existan alumnos y que no esté incluida en un corte de información. |
Al oprimir el botón Eliminar, es posible eliminar una Sede del sistema. Solo se puede eliminar una Sede si no tiene jornadas ni alumnos y no está incluida en algún corte de información.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàDirectorioàSeleccione la Institución a la que va a eliminar la Sede
En la pantalla que presenta el resultado de la búsqueda de instituciones, es posible seleccionar la Institución para la que se desea eliminar la Sede.
Una vez seleccionada la Institución oprima el botón Ver Sedes.
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla debe seleccionarse de la lista presentada la Sede que se desea eliminar.
Seleccione la Sede para eliminar. Una vez ha sido seleccionada la Sede, presione el botón “Eliminar”.
El sistema pide confirmación para la eliminación.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede 51479874325801 Colegio de Cartago y oprima el botón “Eliminar”.
El sistema pide confirmación para la eliminación.
Seleccione “OK”
RECUERDE! La eliminación de una Sede debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Para eliminar una Sede debe tener en cuenta que en ella no existan jornadas ni alumnos. Y que no este incluida en un corte de información. |
Al oprimir el botón Eliminar, es posible eliminar una jornada del sistema. Solo se puede eliminar una jornada si no tiene i alumnos y no está incluida en algún corte de información.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàDirectorioàSeleccione la Institución y la sede a la que va a eliminar la Jornada
En la pantalla que presenta el resultado de la búsqueda de instituciones, es posible seleccionar la Institución para la que se desea eliminar la jornada.
Una vez seleccionada la Institución oprima el botón Ver Sedes.
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla debe seleccionarse de la lista presentada la Sede que tiene asociada la jornada que se desea eliminar.
Seleccione la Sede. Una vez ha sido seleccionada la Sede, seleccione la casilla Eliminar que aparece en la información de la jornada y presione el botón “Eliminar”.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede 51479874325801 Colegio de Cartago y jornada mañana oprima el botón “Eliminar”.
RECUERDE! La eliminación de una Jornada debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Para eliminar una Jornada debe tener en cuenta que en ella no existan alumnos. y que no esté incluida en un corte de información. |
Dentro del menú de Instituciones, usted encontrará la opción “Buscando Colegios”.
Una vez realice clic en la opción Instituciones → Buscando Colegios aparecerá la aplicación de Buscando Colegio en la cual puede realizar la consulta de las instituciones, información básica, de sedes, jornadas, grados y modelos educativos.
Dentro del menú de Instituciones, usted encontrará la opción “Grupos”.
Esta opción permite adicionar, actualizar y eliminar grupos para una Sede de una Institución registrada en el sistema.
Al ingresar a esta opción se encuentra una pantalla para búsqueda que permite ingresar la siguiente información para selección:
Secretaría (como lista de selección)
Código Dane
Nombre Institución
La información puede accesarse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjunción de ellos. El único campo requerido es la Secretaría.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Si conoce el Código Dane o el nombre de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con lo cual se le presentarán todas las instituciones de la jerarquía seleccionada.
En este punto usted puede seleccionar la Institución en la que se encuentra la Sede para la cual desea crear los grupos.
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente Institución:
276147000222 Zaragoza
Una vez seleccionada la Institución, oprima el botón Seleccionar.
Se le presentará una pantalla para la selección de la Sede en la cual desea definir los grupos.
En esta pantalla usted puede acceder a la información de grupos, oprimiendo el botón Ver Sede.
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible definir, consultar y/o actualizar los grupos para cada jornada y grado que posee la Sede.
Seleccione jornada de la mañana, grado sexto y presione el botón buscar.
El sistema presenta la siguiente pantalla.
Nombre Es el nombre que identificará al nuevo grupo, no debe llevar caracteres diferentes a números y letras. No se deben tener nombres iguales para un grupo dentro del mismo grado independientemente que el modelo sea diferente.
Capacidad Es el número máximo de alumnos que podrá atender el nuevo grupo
Modelo educativo Es el modelo educativo que se utilizará en el nuevo grupo
Cupos Asignados Es la cantidad de cupos que han sido asignados de la disponibilidad total del grupo, esta es llevada por el sistema cada vez que se asigna un nuevo alumno al grupo.
Ejemplo práctico
Primero debe ingresarse el año para el que se definirán los grupos.
Ingrese 2005.
Luego seleccione la jornada para la que se definirán los grupos.
Seleccione la jornada Mañana.
Ahora seleccione el grado para el que se van a definir los grupos.
Seleccione el grado Sexto.
En este punto es posible Buscar Grupos para su consulta o actualización y/o Crear nuevos grupos.
Al oprimir el botón Buscar Grupos, es posible consultar los grupos definidos para la Institución, Sede actuales, permitiendo su actualización o su eliminación.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàGrupos
àSeleccionarInstituciónàSeleccionar SedeàSeleccionar jornadaàSeleccionar grado
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible consultar los grupos actuales, permitiendo su actualización o su eliminación.
Ejemplo práctico
Cambie el nombre del grupo de 1 a 2 y seleccione el botón Guardar.
Ejemplo práctico
Elimine el grupo 2, presionando el botón.
El sistema presentará la siguiente pantalla para confirmar la eliminación del grupo.
Oprima el botón OK.
RECUERDE! La actualización y/o eliminación de grupos debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Para eliminar un grupo debe tener en cuenta que en él no existan alumnos y que no pertenezca a un corte de información, y que ningún alumno este relacionado con ese grupo, puede ser que un alumno ya no este en ese grupo pero que haya pasado por ese grupo, en este caso el grupo no podrá ser borrado. |
Al oprimir el botón Agregar, es posible definir nuevos grupos para la Institución, Sede actuales, permitiendo su actualización o su eliminación.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
Menú à Instituciones à Grupos à Seleccionar Institución à Seleccionar Sede à Seleccionar jornada à Seleccionar grado
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla aparece un nuevo registro en blanco para la definición de la información del nuevo grupo.
Debe ingresarse la información para la creación del nuevo grupo:
Nombre Es el nombre que identificará al nuevo grupo, no debe llevar caracteres diferentes a números y letras. No se deben tener nombres iguales para un grupo dentro del mismo grado independientemente que el modelo sea diferente.
Capacidad Es el número máximo de alumnos que podrá atender el nuevo grupo
Modelo educativo Es el modelo educativo que se utilizará en el nuevo grupo
Cupos Asignados Es la cantidad de cupos que han sido asignados de la disponibilidad total del grupo, esta es llevada por el sistema cada vez que se asigna un nuevo alumno al grupo.
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información:
Nombre 1
Capacidad 20
Modelo educativo Seleccione Educación Tradicional
Cupos Asignados 0
Una vez ingresada la información del grupo, presione el botón Guardar.
RECUERDE! El ingreso o creación de un nuevo grupo debe ser llevado a cabo por una jerarquía superior y autorizado por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. El nombre que identificará un grupo, no debe llevar caracteres diferentes a números y letras. No se deben tener nombres iguales para un grupo dentro del mismo grado independientemente que el modelo sea diferente. |
Dentro del menú de Instituciones, usted encontrará la opción “Consulta Grupos”.
Esta opción permite consultar los grupos para una Sede de una Institución registrada en el sistema.
Al ingresar a esta opción se encuentra una pantalla para búsqueda que permite ingresar la siguiente información para selección:
Secretaría (como lista de selección)
Código Dane
Nombre Institución
La información puede accederse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjunción de ellos. El único campo requerido es la Secretaría.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Si conoce el Código Dane o el nombre de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con lo cual se le presentarán todas las instituciones de la jerarquía seleccionada.
En este punto usted puede seleccionar la Institución en la que se encuentra la Sede para la cual desea consultar los grupos.
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente Institución:
276147000222 Zaragoza
Una vez seleccionada la Institución, oprima el botón Seleccionar.
Se le presentará una pantalla para la selección de la Sede en la cual desea definir los grupos.
En esta pantalla usted puede acceder a la información de grupos, oprimiendo el botón Ver Sede.
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible consultar los grupos para cada jornada y/o para todas las jornadas que posee la Sede.
Seleccione jornada de la mañana y presione el botón buscar.
El sistema presenta la siguiente pantalla.
Nombre Es el nombre que identifica el grupo.
Capacidad Es el número máximo de alumnos que puede atender el grupo.
Modelo educativo Es el modelo educativo que se utiliza en el grupo.
Cupos Asignados Es la cantidad de cupos que han sido asignados de la disponibilidad total del grupo, esta es llevada por el sistema cada vez que se asigna un nuevo alumno al grupo.
Saldo Es la cantidad de cupos que se encuentran disponibles para ese grupo
De igual manera, si no se selecciona la jornada el sistema desplegara todos los grupos de todas las Jornadas que posea la Sede.
En este último caso, el sistema presenta la siguiente pantalla:
RECUERDE! El ingreso o creación de un nuevo grupo debe ser llevado a cabo por una jerarquía superior y autorizado por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Instituciones, usted encontrará la opción “Fusiones”.
Esta opción permite el manejo de fusiones entre instituciones que se encuentren registradas en el sistema.
Al ingresar a esta opción aparece una primera pantalla en la que es posible seleccionar la jerarquía en la que se desea realizar la fusión.
Una vez definidos el año y la jerarquía, es posible definir la fusión de dos instituciones o consultar una fusión ya existente.
Al oprimir el botón Agregar, es posible registrar la fusión entre dos instituciones.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàFusionesàSeleccionar jerarquía
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible registrar la información de las instituciones que se fusionan y definir origen y destino de la fusión.
Se debe ingresar la siguiente información:
Año
Resolución
Dane Institución Origen
Dane Institución Destino
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Año 2005
Resolución 15325
Dane Institución Origen 176147000015
Oprima el botón Verificar. Si el Dane es correcto, aparecerá el nombre de la Institución. Si no lo es, aparecerá el campo en color amarillo y permite su corrección.
Dane Institución Destino 514798743258
Oprima el botón Verificar. Si el Dane es correcto, aparecerá el nombre de la Institución. Si no lo es, aparecerá el campo en color amarillo y permite su corrección.
Una vez que han sido definidas las instituciones de origen y destino, se presenta la siguiente pantalla para definir cómo se realiza la fusión.
En esta pantalla se presentan las Sedes de la Institución origen y las de la Institución destino de la fusión, como lista de selección.
Es posible fusionar o deshacer la fusión. Para fusionar, tome la Sede que desea incorporar a la fusión y presione la flecha en el sentido de la Institución destino de la fusión.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede Sor Marida Juliana y presione la flecha en el sentido de la lista de Sedes transferidas.
Verá el siguiente resultado:
Presione el botón Guardar, con lo cual la Sede seleccionada quedará dentro de la Institución destino. Este botón graba la fusión y se presenta el siguiente mensaje.
Si desea deshacer la fusión, tome la Sede que desea retirar de la fusión y presione la flecha en el sentido de la Institución origen de la fusión, es decir, la Institución en la que debe quedar la Sede una vez reversada la fusión.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede Sor María Juliana y presione la flecha en el sentido de la lista de Sedes de la Institución origen.
Luego presione el botón Guardar
RECUERDE! El registro de una nueva fusión debe ser llevado a cabo por una jerarquía superior y autorizado por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Buscar, es posible consultar la fusión entre dos instituciones.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàFusionesàSeleccionar jerarquía
Se presenta la siguiente pantalla:
Esta pantalla muestra las fusiones que se han realizado y que coinciden con los criterios de búsqueda definidos.
Permite seleccionar la fusión a consultar.
Ejemplo práctico
Seleccione la fusión de la lista y oprima el botón Detalle.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla aparece el detalle de la fusión consultada.
RECUERDE! Esta información puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
La administración de convenios de continuidad es fundamental para poder garantizar la continuidad educativa a los estudiantes matriculados en las instituciones y a la vez poder asignar cupos a los alumnos que se inscriben en las diferentes instituciones durante el proceso de inscripción.
El objetivo de los convenios de continuidad es la atención oportuna de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
En el sistema se registra la información de las instituciones origen y destino del convenio, los responsables en cada una de ellas y el tipo de convenio que realizan.
La opción de convenios permite también consultar una lista de las instituciones con las cuales tiene convenios una Institución específica.
Ejemplo Práctico
Oprima clic sobre el módulo de Instituciones
Oprima clic sobre la opción Convenios de Continuidad.
El sistema muestra la primera pestaña de la pantalla que le permite seleccionar la jerarquía y le permite realizar la búsqueda de la Institución en la cual va a realizar un convenio de continuidad.
Si tiene los datos del código DANE o el nombre de la Institución digítelos en los campos correspondientes.
Oprima clic en el botón Buscar Instituciones
El sistema arrojará los resultados de la consulta de acuerdo a la información ingresada en los campos.
Si no ingresó información en los campos para la búsqueda, el sistema mostrará toda la lista de instituciones de acuerdo a la jerarquía.
Oprima clic sobre el botón seleccionar para la institución que desea escoger.
El sistema mostrará la segunda pestaña de la pantalla la cual permite consultar la lista de instituciones destino que tiene asociadas la institución origen.
Para realizar la consulta digite el año lectivo el cual desea buscar.
Oprima clic en el botón Buscar.
Si la institución origen tiene asociada instituciones destino el sistema arrojará el resultado y mostrará la información.
Para crear un convenio de continuidad oprima clic sobre el botón Agregar.
El sistema muestra la pantalla con todos los campos para crear el nuevo convenio de continuidad, así:
Año: Muestra el año lectivo que tiene configurado en la aplicación. No es editable.
Institución Origen: Muestra el nombre de la institución origen a la que se le va a asociar el convenio.
DANE de la institución destino: Campo para digitar el código dane de la institución con la cual va a realizar el convenio. Su diligenciamiento es obligatorio.
Botón Verificar: Debe oprimir el botón verificar, para que el sistema valide si el código dane ingresado de la institución existe en el sistema.
Nombre Institución: Muestra el nombre de la institución con la que va a realizar el convenio.
Número de convenio: Campo para digitar el número del convenio. Su diligenciamiento es obligatorio.
Fecha de expedición del documento del convenio: Campo para seleccionar la fecha en la cual se va a expedir el documento del convenio. Su diligenciamiento es obligatorio.
Fecha Finalización: Campo para seleccionar la fecha en la que finaliza el convenio.
SECCIÓN RESPONSABLE CONVENIO ORIGEN.
Tipo Documento: Campo de tipo lista donde muestra los tipos de identificación que puede tener una persona. Es obligatorio su diligenciamiento. Se muestran las siguientes opciones para escoger:
C.C Cedula de Ciudadanía
CCB. Certificado Cabildo
C.E. Cédula de Extranjería
NES. Número Establecido por la Secretaría
R.C Registro Civil de Nacimiento
T.I. Tarjeta de Identidad
Documento: Campo para digitar el número de identificación de la persona responsable origen, teniendo en cuenta las siguientes validaciones:
Si seleccionó T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
Si seleccionó C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
Si seleccionó C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Botón verificar: Botón para validar si los datos del documento de identificación tiene las validaciones anteriormente mencionadas.
Primer Apellido: Campo para digitar el primer apellido del responsable origen. Su diligenciamiento es obligatorio.
Segundo Apellido: Campo para digitar el segundo apellido del responsable origen. Su diligenciamiento es opcional.
Primer Nombre: Campo para digitar el primer nombre del responsable origen. Su diligenciamiento es obligatorio.
Segundo Nombre: Campo para digitar el segundo nombre del responsable origen. Su diligenciamiento es opcional.
Dirección: Campo para digitar la dirección donde se puede contactar al responsable origen. Su diligenciamiento es opcional.
Teléfono: Campo para digitar el número telefónico donde se puede contactar al responsable origen. Su diligenciamiento es opcional.
SECCIÓN RESPONSABLE CONVENIO DESTINO
Tipo Documento: Campo de tipo lista donde muestra los tipos de identificación que puede tener una persona. Es obligatorio su diligenciamiento. Se muestran las siguientes opciones para escoger:
C.C Cedula de Ciudadanía
CCB. Certificado Cabildo
C.E. Cédula de Extranjería
NES. Número Establecido por la Secretaría
R.C Registro Civil de Nacimiento
T.I. Tarjeta de Identidad
En el campo Tipo ID seleccione una opción de los tipos de Documento.
Documento: Campo para digitar el número de identificación de la persona responsable origen, teniendo en cuenta las siguientes validaciones:
Si seleccionó T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
Si seleccionó C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
Si seleccionó C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.
Botón verificar: Botón para validar si los datos del documento de identificación tiene las validaciones anteriormente mencionadas.
Primer Apellido: Campo para digitar el primer apellido del responsable destino. Su diligenciamiento es obligatorio.
Segundo Apellido: Campo para digitar el segundo apellido del responsable destino. Su diligenciamiento es opcional.
Primer Nombre: Campo para digitar el primer nombre del responsable destino. Su diligenciamiento es obligatorio.
Segundo Nombre: Campo para digitar el segundo nombre del responsable destino. Su diligenciamiento es opcional.
Dirección: Campo para digitar la dirección donde se puede contactar al responsable destino. Su diligenciamiento es opcional.
Teléfono: Campo para digitar el número telefónico donde se puede contactar al responsable destino. Su diligenciamiento es opcional.
Objeto Contractual: Campo para seleccionar el objeto contractual del convenio. Su diligenciamiento es obligatorio.
Estado Convenio: Campo para seleccionar el estado en el que se encuentra el convenio en el momento de la creación.
Ingrese toda la información antes descrita y teniendo en cuenta las validaciones correspondientes.
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema validará que la información ingresada cumpla con los parámetros establecidos y que se hayan diligenciado todos los campos obligatorios.
Si la información es correcta guardará el registro y mostrará un mensaje indicando que se creó el convenio satisfactoriamente.
Se debe tener en cuenta que en la pantalla de Inscripción alumnos se pueden inscribir personas que se encuentren en el sistema como Tipo Usuario, Acudiente Familiar, Agente Educativo.
RECUERDE! El ingreso o creación de un nuevo convenio debe ser llevado a cabo por una jerarquía superior y autorizado por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Buscar, es posible consultar convenios existentes para la Institución seleccionada.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàConveniosàSeleccionar jerarquíaàSeleccionar Institución
Se presenta la siguiente pantalla:
De la lista de instituciones en convenio es posible seleccionar una, para consultar y/o actualizar los cupos, presionando el botón Cupos o actualizar el convenio, presionando el botón Actualizar
Al oprimir el botón consultar o actualizar cupos , es posible consultar o actualizar los cupos para el convenio.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàConveniosàSeleccionar jerarquíaàSeleccionar InstituciónàListar instituciones en convenioà Seleccionar la instituciónàBuscar los conveniosàSeleccionar la institución en la que se actualizara o consultaran los cupos
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible consultar los cupos del convenio y/o adicionar cupos al convenio.
Para adicionar cupos al convenio deben definirse:
Sede
Jornada
Y oprimir el botón Agregar . Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla se debe ingresar la siguiente información:
Grado (como lista de selección)
Cupos
Ejemplo práctico
Seleccione Séptimo
Cupos 6
Seleccione el modelo educativo Educación Tradicional
Una vez ingresada esta información, presione el botón Guardar.
En esta misma pantalla es posible definir los alumnos objeto del convenio, presionando el botón Alumnos.
Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible consultar y/o modificar los alumnos del convenio. Para esto seleccione la Sede y jornada de la lista y oprima el botón Modificar Alumnos de Convenio. Aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla aparecen en el lado izquierdo los alumnos que se encuentran en la Institución origen del convenio. Es posible seleccionar los estudiantes que pasarán por medio del convenio a la Institución destino, oprimiendo la flecha correspondiente.
Igualmentese puede deseleccionar los estudiantes, oprimiendo la flecha correspondiente.
Una vez se tienen seleccionados los estudiantes, debe oprimirse el botón Guardar, con lo cual quedará grabada la información.
RECUERDE! La actualización de un convenio debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Modificar convenio, es posible actualizar la información del convenio.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàInstitucionesàConveniosàSeleccionar jerarquíaàSeleccionar InstituciónàListar instituciones en convenioà Seleccionar la instituciónàBuscar los conveniosàSeleccionar la institución en la que se actualizara el convenio y oprimir le boton Actualizar
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla se muestra la información del convenio y es posible la actualización de la misma.
La información que es posible modificar es la siguiente:
Número del convenio
Fecha de expedición del documento del convenio
Fecha de finalización
Responsable convenio entidad origen:
Tipo documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Dirección
Teléfono
Responsable convenio entidad destino:
Tipo documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Dirección
Teléfono
Objeto contractual
Estado convenio
Ejemplo práctico
Modifiquela información del responsable del convenio en la Institución origen.
Primer apellido López
Segundo apellido Pérez
Primer nombre Claudia
Segundo nombre Patricia
Tipo documento Cédula de ciudadanía
Documento 51957800
Presioneel botón Guardar, el sistema muestra la siguiente pantalla
RECUERDE! La actualización de un convenio debe ser llevada a cabo por una jerarquía superior y autorizada por la Secretaría correspondiente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
La definición de modelos educativos para un grado de una Institución permite el registro de solicitudes de traslado y de inscripciones para poder garantizar la continuidad educativa a los estudiantes matriculados en las instituciones y a la vez poder asignar cupos a los alumnos que se inscriben en las diferentes instituciones durante el proceso de inscripción.
Al ingresar a esta opción aparece una primera pantalla en la que es posible seleccionar la jerarquía en la que se desea trabajar.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Ahorausted puede ingresar el código Dane y/o el nombre de la Institución y oprimir el botón Buscar.
Ingrese el código Dane 176147000015 y oprima el botón Buscar.
Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione de la lista presentada la Institución a trabajar.
Seleccione la Institución Sor María Juliana. Una vez seleccionada la Institución se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla debe seleccionarse el grado para el cual se definirán los modelos educativos.
Seleccione Segundo.
En la parte inferior de la pantalla usted puede asignar y desasignar modelos educativos para el grado seleccionado.
Para asignar un modelo educativo al grado, seleccione el modelo educativo y oprima la flecha que apunta hacia el recuadro “Modelos Educativos Seleccionados”.
Para desasignar un modelo educativo al grado, seleccione el modelo educativo y presione la flecha que apunta hacia el recuadro “Modelos Educativos Disponibles”.
Una vez finalizada la asignación y/o desasignación de Modelos Educativos oprima al botón Guardar.
RECUERDE! Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Con la información proporcionada en los cargues de Proyectos y Proveedores de Equipos en la opción “Carga de datos” del menú Administración, es posible ingresar la información de Infraestructura Tecnológica para una Sede. El procedimiento es entrar por el menú Instituciones opción Infraestructura Tecnológica.
Figura 3: Opción Infraestructura Tecnológica menú Instituciones.
Por esta opción se navegará seleccionando la institución y luego la sede, para ingresar su información de infraestructura tecnológica.
Figura 4: Captura de información de Infraestructura Tecnológica.
Dado los proyectos y los equipos asociados a una sede se validan los números de esta captura, junto con otras validaciones de forma y fondo.
El objetivo principal del proceso de matrícula es la atención de la necesidad de educación de la población. Para esto se tiene como componente fundamental el estudiante en sí mismo, ya que es el objetivo final del proceso y es quien se beneficia del mismo.
El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y actualizada de los alumnos. En él se encuentran la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y la Institución-Sede-jornada-grado en el que se encuentra cada uno de los alumnos.
El manejo del registro de estudiantes y de sus novedades son fundamentales en la administración de la matrícula, para apoyar este proceso el sistema incluirá los datos básicos y permitirá llevar a cabo una serie de operaciones sobre ellos tales como insertar, modificar, crear, etc.
La opción de Registro de Estudiantes permite el manejo de la información de los mismos.
Para el manejo de la información de los estudiantes, usted debe primero ubicar la Institución, Sede y grado en el que se encuentra o se registrará el alumno. De esta manera podrá tener acceso a la información del estudiante para su consulta y/o modificación.
Dentro del menú de Estudiantes, usted encontrará la opción “Registro de Estudiantes”. Esta opción permite registrar un nuevo estudiante, actualizar su información y/o suprimirlo del sistema.
Se debe tener en cuenta que en la pantalla de Registro de estudiantes se pueden inscribir personas que se encuentren en el sistema como Tipo Usuario, Acudiente Familiar, Agente Educativo.
Al ingresar a esta opción se encuentra una pantalla para búsqueda de la Institución que permite ingresar la siguiente información para selección:
Jerarquía Es la jerarquía en la que se encuentra la Institución que desea consultar.
Código Dane Es el código asignado a la Institución por el DANE.
Nombre Institución Es el nombre de la Institución.
Ejemplo práctico
Seleccione Arauca.
Una vez han sido definidos los criterios de selección, oprima el botón Buscar y el sistema desplegará la lista de las instituciones que cumplen los criterios definidos.
De la lista presentada se puede seleccionar la Institución en la que se registra el alumno.
Ejemplo práctico
De la lista presentada seleccione la Institución 281794003202 INSTITUCIÓN EDUCATIVA PARMENIO BONILLA.
Una vez seleccionada la Institución, se despliega la lista de las Sedes correspondientes a la misma.
Seleccione la Sede con la que va a trabajar.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede 28179400320201 INSTITUTO PARMENIO BONILLA.
Oprima el botón “Ver Sedes”, con lo cual se presenta la siguiente pantalla en la que es posible realizar las operaciones de consulta o inserción de alumnos.
En esta pantalla debe definir los criterios de búsqueda de alumnos. Debe ingresar:
Año
Jornada (Como lista de selección)
Grado (Como lista de selección)
Grupo (Como lista de selección)
Ejemplo práctico
Ingrese:
Año 2012
Jornada Mañana
Grado Sexto
Grupo 601
Seleccione el botón Buscar para verificar si el alumno se encuentra registrado en la Institución para la jornada, el grado y el grupo especificados.
Se presentará la siguiente pantalla
Si el alumno no se encuentra registrado en la Institución para el grado, jornada y grupo especificados, es posible registrarlo presionando el botón Agregar.
Si el alumno se encuentra registrado en la Institución para el grado, jornada y grupo especificados, es posible actualizar su información presionando el botón Modificar. Por otra parte se encuentra en la parte superior al lado derecho de los filtros de Año, Jornada, Grado la opción Internado la cual permite consultar los alumnos que tienen seleccionada una modalidad de Internado especifica. Si se selecciona un nombre de una modalidad de internado y se da clic en el botón de buscar, la pantalla arrojara los alumnos que poseen cierta modalidad de internado. Si no se selecciona una modalidad de Internado (dejando en blanco) la pantalla de Registrar Estudiantes arroja la lista completa de estudiante del grado seleccionado
Por otra parte, si se desea asignar a un alumno una modalidad de internado especifica durante el proceso de Registro del Estudiante, seleccionar la modalidad de internado (la cual es leída de la lista de Modalidades de Internado válidas para la Sede) o puede dejarse en blanco si no desean asignarle una modalidad de Internado.
La modalidad de internado / semi-internado son válidas para alumnos que van a ser matriculados en los grados cero a trece y grado noventa y nueve (99°).
Al oprimir el botón Agregar es posible registrar un nuevo estudiante en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàRegistro de estudiantesàBuscar InstituciónàSeleccionar SedeàDefinir Año, jornada, grado, grupo
Encontrará la siguiente pantalla para ingreso de la información del estudiante.
En esta pantalla se habilita el ingreso de la información básica del alumno.
Datos de identificación |
|
Número único de identificación |
Es el identificador del estudiante generado por el sistema. |
Fecha de estado |
Es la fecha en la que el alumno se encuentra en el estado relacionado. |
Estado alumno |
Es el estado en el que se encuentra el alumno |
Tipo de identificación |
Es el tipo de documento de identificación del estudiante. Tiene las siguientes opciones para escoger: C.C Cedula de Ciudadanía CCB. Certificado Cabildo C.E. Cédula de Extranjería NES. Número Establecido por la Secretaría R.C Registro Civil de Nacimiento T.I. Tarjeta de Identidad |
Número |
Es el número de identificación del estudiante. El campo cuenta con las siguientes validaciones de acuerdo al tipo de identificación seleccionada: Si seleccionó T.I. Tarjeta de Identidad 11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde: aa es Año de nacimiento de 00 a 99 mm es Mes de nacimiento de 01 a 12 dd es Día de nacimiento de 01 a 31 zzz Numérico Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como un Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
Si seleccionó C.C Cedula de Ciudadanía Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres. Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres. La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres. Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
Si seleccionó C.E. Cédula de Extranjería Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos. Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres. No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó R.C Registro Civil de Nacimiento Solo debe contener caracteres numéricos. Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres. No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos. No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría El sistema arroja automáticamente el NES después de oprimir clic en el botón Guardar. |
Fecha de nacimiento |
Es la fecha de nacimiento del estudiante. |
Género (M/F) : |
Es el género del estudiante. |
Departamento de nacimiento |
Es el departamento en el que nació el estudiante. |
Municipio de nacimiento |
Es el municipio en el que nació el estudiante. |
Nombres y apellidos |
|
Primer apellido, |
Es el primer apellido del estudiante. |
Segundo apellido |
Es el segundo apellido del estudiante. |
Primer Nombre |
Es el primer nombre del estudiante. |
Segundo nombre |
Es el segundo nombre del estudiante. |
Dirección de residencia |
|
Dirección |
Es la dirección de residencia del estudiante. |
Barrio |
Es el barrio en el que vive el estudiante. |
Departamento |
Es el departamento en el que vive el estudiante. |
Municipio |
Es el municipio en el que vive el estudiante. |
Zona |
Es la zona en la que vive el estudiante, urbana o rural. |
Teléfono |
Es el número telefónico del estudiante. |
Información académica |
|
Carácter |
Es el carácter de educación en que se ubica el estudiante. Académica, Técnica o No Aplica. |
Especialidad |
Es la especialidad en que se encuentra el estudiante y que se encuentra definida para la institución
|
Matricula Contratada |
Para seleccionar.
|
Afiliación al sistema de salud |
|
EPS |
Es la EPS a la que está afiliado el estudiante. |
IPS |
Es la IPS que atiende al estudiante. |
Tipo de sangre y RH |
Es el tipo de sangre del estudiante y su RH. |
ARS |
Es la ARS a la cual se encuentra inscrito el estudiante. |
Desplazamiento |
|
Población víctima del conflicto |
Como lista de selección: Desvinculación de Grupos Armados En situación de Desplazamiento [1] Hijos de Adultos Desmovilizados No Aplica |
Fecha Expulsión |
Fecha en la que se realizo la expulsión. |
Departamento expulsor |
Lista de selección del Departamento del cual fue expulsado |
Municipio expulsor |
Lista de selección del Municipio del cual fue expulsado |
Certificado |
Para seleccionar |
Situación socioeconómica |
|
SISBEN |
Número del carnet del SISBEN |
Nivel SISBEN: |
Nivel del SISBEN |
Estrato |
Es el estrato socioeconómico del alumno. |
Fuente de Recursos [2] |
Lista de Selección entre: 1 SGP (Sistema General de Participación) 2 FNR (Fondo Nacional de Regalías) 3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN 4 Otros Recursos de la Nación 5 Recursos Propios 6. No Aplica |
Madre Cabeza de Familia |
Recuadro para seleccionar
|
Beneficiario Madre Cabeza de Familia |
Recuadro para seleccionar |
Beneficiario Veterano Fuerza Publica |
Recuadro para seleccionar |
Beneficiario Héroe Nación |
Recuadro para seleccionar
|
Territorialidad |
|
Resguardo |
Resguardo indígena al que pertenece el estudiante, si aplica. |
Etnia |
Grupo étnico al que pertenece el estudiante, si aplica. |
Información Adicional de Matrícula |
|
Proviene del Sector Privado |
Para seleccionar |
Proviene de Otro Municipio |
Para seleccionar |
Institución de Bienestar |
Campo para ingresar texto |
Situación Académica Año Anterior |
Como lista de selección |
Discapacidades y capacidades excepcionales |
|
Listado Discapacidades |
Como lista de selección múltiple. |
Listado Capacidades Excepcionales |
Como lista de selección múltiple. |
Familiares |
En esta sección se registra la información de los familiares del estudiante. Es posible registrar la información de padres y acudientes, así como la información de hermanos del estudiante. Esta es relacionada y detallada más adelante, en la sección correspondiente. |
El sistema validará las fuentes de recursos teniendo en cuenta la siguiente información:
TIPO MATRÍCULA
SECTOR |
Con Matricula Contratada (Subsidiado) |
Sin Matricula Contratada (No Subsidiado) |
OFICIAL |
SGP (Sistema General de Participación) FNR (Fondo Nacional de Regalías) Recursos adicionales presupuesto nacional MEN Otros Recursos de la Nación Recursos Propios |
SGP (Sistema General de Participación) Recursos Propios |
NO OFICIAL |
SGP (Sistema General de Participación) FNR (Fondo Nacional de Regalías) Recursos adicionales presupuesto nacional MEN Otros Recursos de la Nación Recursos Propios |
No Aplica |
Ejemplo práctico
Digite
la siguiente información.
Datos de identificación
Número único de identificación No se digita, es generado por el sistema.
Fecha de estado 27/04/2005
Estado alumno Matriculado
Tipo
de identificación Tarjeta
de identidad
Número 90012500815
Una vez ingresados estos datos, presione el botón “Verificar por Documento” para verificar que no exista ningún estudiante con el mismo número de documento.
Fecha de nacimiento 10/10/1995
Género Femenino
Departamento de nacimiento Valle del Cauca
Municipio de nacimiento Cartago
Nombres y apellidos
Primer
apellido Cano
Segundo apellido Lema
Primer Nombre Maria
Segundo nombre Inés
Dirección de residencia
Dirección Calle 12 No. 12-12
Barrió La Loma
Departamento Valle
Municipio Cartago
Zona Urbana
Teléfono 2541210
Información académica
Carácter Académica
Especialidad Educación tradicional
Tiene subsidio No lo seleccione
Afiliación
al sistema de salud
EPS EPS
Sanitas
IPS Clínica
Cartago
Tipo de sangre y RH O+
ARS
Desplazamiento
Población
víctima del conflicto No
Aplica
Situación
socioeconómica
SISBEN
12345
Nivel SISBEN: 2
Estrato Estrato
2
Fuente de Recursos Recursos Propios
Alumno Madre Cabeza de Familia No lo seleccione
Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia No lo seleccione
Beneficiario Veterano Fuerza Pública No lo seleccione
Beneficiario
Héroe Nación No
lo seleccione
Territorialidad
Etnia No aplica
Resguardo No aplica
Información Adicional de Matrícula
Proviene del Sector Privado No lo seleccione
Proviene de Otro Municipio No lo seleccione
Institución de Bienestar No escriba en el campo
Situación Académica Año Anterior Aprobó
Discapacidades No Aplica
Capacidades
Excepcionales No
Aplica
Información de familiares
En este punto es posible ingresar la información de familiares en los campos
ubicados en la parte inferior de la pantalla.
Tipo Documento Es el tipo de documento de identificación del padre o acudiente.
Num Documento Es el número de identificación del padre o acudiente
Ingrese la siguiente información
Tipo Id CC Cédula de ciudadanía
Documento 79876345
Una vez ingresados estos datos, presione el botón Verificar Documento
El sistema verificará si existe el documento en la base de datos. Si es así, traerá la información almacenada. En caso contrario, usted debe digitar la siguiente información:
Primer apellido Es el primer apellido del padre o acudiente.
Segundo apellido Es el segundo apellido del padre o acudiente.
Primer Nombre Es el primer nombre del padre o acudiente.
Segundo nombre Es el segundo nombre del padre o acudiente
Dirección Es la dirección en la que se puede ubicar al padre o acudiente.
Teléfono Es el número telefónico en el que se puede ubicar al padre o acudiente.
Parentesco Es el parentesco del acudiente con el alumno.
Acudiente Debe seleccionarlo si se trata del acudiente del estudiante.
Digite la siguiente información
Primer apellido, Silva
Segundo apellido Pérez
Primer Nombre Alberto
Segundo nombre
Dirección Calle 25 No. 7-54
Teléfono 2361524
Parentesco Seleccione tío
Acudiente Selecciónelo
Una vez ingresada la información de familiares, haga click sobre el botón “Adicionar familiar”. Si usted desea puede ingresar un familiar, siguiendo los pasos anteriores.
Cuando haya finalizado el ingreso de la información de familiares, presione el botón Guardar. El estudiante queda registrado. Aparece el siguiente mensaje
RECUERDE! El registro de un estudiante por esta opción, deja al alumno en estado “Matriculado”. La información que en las pantallas aparece marcada con * es información requerida y es indispensable que sea ingresada para registrar al estudiante. Esta información puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Deben existir cupos disponibles en el sistema para poder incluir un nuevo alumno, en la Institución-Sede-jornada-grado-grupo seleccionado. También es posible eliminar un alumno, en este caso el alumno es quitado o eliminado completamente de la base de datos, si lo que se desea es retirar un alumno se debe hacer por la novedad de retiro. Se debe tener en cuenta que en la pantalla de Registro de Estudiantes se pueden inscribir personas que se encuentren en el sistema como Tipo Usuario, Acudiente Familiar, Agente Educativo. |
Al oprimir el botón Buscar alumnos, es posible consultar la información de un estudiante en el sistema y actualizarla.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàRegistro de estudiantesàBuscar InstituciónàSeleccionar SedeàDefinir Año, jornada, grado, grupo.
Encontrará la siguiente pantalla
Si el alumno se encuentra registrado en la Institución para el grado, jornada y grupo especificados, es posible actualizar su información presionando el botón Actualizar.
Al oprimir este botón se presenta la siguiente pantalla que permite actualizar la información del estudiante en el sistema.
En
esta pantalla se habilita la modificación de la información básica del
alumno:
Datos de identificación |
|
Número único de identificación |
Es el identificador del estudiante generado por el sistema. |
Fecha de estado |
Es la fecha en la que el alumno se encuentra en el estado relacionado. |
Estado alumno |
Es el estado en el que se encuentra el alumno |
Tipo de identificación |
Es el tipo de documento de identificación del estudiante. |
Número |
Es el número de identificación del estudiante. |
Fecha de nacimiento |
Es la fecha de nacimiento del estudiante. |
Género (M/F) : |
Es el género del estudiante. |
Departamento de nacimiento |
Es el departamento en el que nació el estudiante. |
Municipio de nacimiento |
Es el municipio en el que nació el estudiante. |
Nombres y apellidos |
|
Primer apellido, |
Es el primer apellido del estudiante. |
Segundo apellido |
Es el segundo apellido del estudiante. |
Primer Nombre |
Es el primer nombre del estudiante. |
Segundo nombre |
Es el segundo nombre del estudiante. |
Dirección de residencia |
|
Dirección |
Es la dirección de residencia del estudiante. |
Barrio |
Es el barrio en el que vive el estudiante. |
Departamento |
Es el departamento en el que vive el estudiante. |
Municipio |
Es el municipio en el que vive el estudiante. |
Zona |
Es la zona en la que vive el estudiante, urbana o rural. |
Teléfono |
Es el número telefónico del estudiante. |
Información académica |
|
Carácter |
Es el carácter de educación en que se ubica el estudiante. Académica, Técnica o No Aplica. |
Especialidad |
Es la especialidad en que se encuentra el estudiante. |
Tiene subsidio |
Para seleccionar.
|
Afiliación al sistema de salud |
|
EPS |
Es la EPS a la que está afiliado el estudiante. |
IPS |
Es la IPS que atiende al estudiante. |
Tipo de sangre y RH |
Es el tipo de sangre del estudiante y su RH. |
ARS |
Es la ARS a la cual se encuentra inscrito el estudiante. |
Desplazamiento |
|
Población víctima del conflicto |
Como lista de selección: Desvinculación de Grupos Armados En situación de Desplazamiento [3] Hijos de Adultos Desmovilizados No Aplica |
Fecha Expulsión |
Fecha en la que se realizo la expulsión. |
Departamento expulsor |
Lista de selección del Departamento del cual fue expulsado |
Municipio expulsor |
Lista de selección del Municipio del cual fue expulsado |
Certificado |
Para seleccionar |
Situación socioeconómica |
|
SISBEN |
Número del carnet del SISBEN |
Nivel SISBEN: |
Nivel del SISBEN |
Estrato |
Es el estrato socioeconómico del alumno. |
Fuente de Recursos [4] |
Lista de Selección 1 SGP (Sistema General de Participación) 2 FNR (Fondo Nacional de Regalías) 3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN 4 Otros Recursos de la Nación 5 Recursos Propios 6. No Aplica |
Madre Cabeza de Familia |
Recuadro para seleccionar
|
Beneficiario Madre Cabeza de Familia |
Recuadro para seleccionar |
Beneficiario Veterano Fuerza Publica |
Recuadro para seleccionar |
Beneficiario Héroe Nación |
Recuadro para seleccionar
|
Territorialidad |
|
Resguardo |
Resguardo indígena al que pertenece el estudiante, si aplica. |
Etnia |
Grupo étnico al que pertenece el estudiante, si aplica. |
Información Adicional de Matrícula |
|
Proviene del Sector Privado |
Para seleccionar |
Proviene de Otro Municipio |
Para seleccionar |
Institución de Bienestar |
Campo para ingresar texto |
Situación Académica Año Anterior |
Como lista de selección |
Discapacidades y capacidades excepcionales |
|
Listado Discapacidades |
Como lista de selección múltiple. |
Listado Capacidades Excepcionales |
Como lista de selección múltiple. |
Familiares |
En esta sección se registra la información de los familiares del estudiante. Es posible registrar la información de padres y acudientes, así como la información de hermanos del estudiante. Esta es relacionada y detallada más adelante, en la sección correspondiente. |
Ejemplo práctico
Datos de identificación
Número único de identificación KAN905112009
Fecha de estado 27/04/2005
Estado alumno Matriculado
Tipo
de identificación Tarjeta
de identidad
Número 90012500815
Fecha de nacimiento 10/10/1995
Género (M/F): Femenino
Departamento de nacimiento Valle
Municipio de nacimiento Cartago
Nombres y apellidos
Primer
apellido, Cano
Segundo apellido Lema
Primer Nombre Maria
Segundo nombre Ines
Dirección de residencia
Dirección CALLE
12 NO. 12-12
Barrió LA LOMA
Departamento Valle
Municipio Cartago
Zona Urbana
Teléfono 2541210
Información académica
Carácter Académica
Especialidad Educación tradicional
Tiene subsidio Seleccione la casilla
Afiliación al sistema de salud
EPS Sanitas
IPS Clínica
Cartago
Tipo de sangre y RH O+
ARS
Desplazamiento
Población
víctima del conflicto No
Aplica
Situación
socioeconómica
SISBEN
12345
Nivel SISBEN 2
Estrato Estrato2
Fuente de Recursos SGP
Madre Cabeza de Familia Seleccione la casilla
Beneficiario Madre Cabeza de Familia No lo seleccione
Beneficiario Veterano Fuerza Pública No lo seleccione
Beneficiario Héroe Nación No lo seleccione
Territorialidad
Resguardo No aplica
Etnia No aplica
Información Adicional de Matrícula
Proviene del Sector Privado No lo seleccione
Proviene de Otro Municipio No lo seleccione
Institución de Bienestar No escriba en el campo
Situación Académica Año Anterior Reprobó
Discapacidades No Aplica
Capacidades
Excepcionales No Aplica
En este punto es posible modificar la información de familiares en los campos ubicados en la parte inferior de la pantalla.
Tipo Id Es el tipo de documento de identificación del familiar.
Num Documento Es el número de identificación del familiar
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Tipo Id CC Cédula de ciudadanía
Num Documento 79521521
Una vez ingresados estos datos, presione el botón Verificar Documento
El sistema verificará si existe el documento en la base de datos. Si es así, traerá la información almacenada. En caso contrario, usted debe digitar la siguiente información
Parentesco Es el parentesco del familiar con el alumno.
Acudiente Debe seleccionarlo si se trata del acudiente del estudiante.
Primer apellido, Es el primer apellido del familiar.
Segundo apellido Es el segundo apellido del familiar.
Primer Nombre Es el primer nombre del familiar.
Segundo nombre Es el segundo nombre del familiar
Teléfono Es el número telefónico en el que se puede ubicar al familiar.
Ejemplo práctico
Digite la siguiente información
Parentesco Seleccione Padre
Acudiente Selecciónelo.
Primer apellido Cano
Segundo apellido Pérez
Primer Nombre Ignacio
Segundo nombre
Dirección
Teléfono 2361524
Una vez ingresada la información de familiares, haga click sobre el botón “Salvar familiares”.
Si usted desea puede ingresar un nuevo familiar siguiendo los pasos anteriores.
Cuando haya finalizado el ingreso de la información de familiares presione el botón Guardar. La información del estudiante queda actualizada. Aparecerá el siguiente mensaje
RECUERDE! En esta opción usted puede actualizar datos tanto de un estudiante como de sus padres, acudientes y familiares (hermanos, etc.). Antes de salvar el estudiante debe salvar sus familiares, de lo contrario estos no quedarán registrados. La información que en las pantallas aparece marcada con * es información requerida y es indispensable que sea ingresada para registrar al estudiante. Esta información puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Buscar, es posible consultar la información de un estudiante en el sistema. Una vez consultado el estudiante es posible suprimirlo del sistema, siempre y cuando no esté incluido en un corte de información.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàRegistro de estudiantesàBuscar InstituciónàSeleccionar SedeàDefinir Año, jornada, grado, grupo
Encontrará la siguiente pantalla
Si usted desea suprimir un alumno que se encuentra registrado en la Institución para el grado, jornada y grupo especificados, es posible realizarlo presionando el botón Eliminar.
Al oprimir este botón se presenta la siguiente pantalla que solicita confirmación para eliminar el estudiante.
Al dar la confirmación presionando el botón OK, el estudiante es eliminado de la base de datos.
RECUERDE! Para suprimir un estudiante, primero debe buscarlo en la respectiva Institución, Sede, jornada y grado. El alumno es quitado o eliminado completamente de la base de datos, si lo que se desea es retirar un alumno se debe hacer por la novedad de retiro. Sólo es posible eliminarlo si el alumno no ha tenido otras transacciones en el sistema y si no esta incluido en algún corte de información. Esta información puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Estudiantes, usted encontrará la opción “Consulta de Alumnos”.
Esta opción permite encontrar un alumno para ver o modificar los datos personales por medio del botón VER ALUMNO y consultar los estados del alumno por medio del botón ESTADOS.
Al ingresar a esta opción se encuentra una pantalla para búsqueda que permite ingresar la siguiente información para selección:
Secretaría (como lista de selección)
Año
Tipo documento
Documento
Departamento expedición
Municipio expedición
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Número único de identificación
Estado
La Secretaría y el año son requeridos.
Una vez ingresados los criterios de búsqueda, se presiona el botón Buscar.
Para realizar la consulta de un alumno especifico, se puede realizar de forma sencilla con los siguientes parámetros
Secretaria, primer nombre, primer apellido.
Secretaria y número del documento (no es necesario tener el tipo de documento)
Secretaria y número único de identificación personal.
Se pueden combinar los parámetros anteriores adicionando el segundo apellido, el segundo nombre y el tipo del documento. Es aconsejable utilizar el mínimo de parámetros cuando no se este seguro de los datos completos del estudiante, pues el sistema hace la búsqueda de acuerdo a todos los parámetros indicados, y si alguno no se cumple, la búsqueda será nula.
Para realizar consulta masiva de alumnos tenga en cuenta las siguientes reglas
Para listar todos los alumnos de un grupo específico debe seleccionar la secretaria, año, institución, sede, jornada, grado y grupo.
Para listar todos los alumnos de una sede, independientemente del estado en que se encuentren debe seleccionar la secretaria, el año, la institución y la sede.
Para listar los alumnos de una sede, de acuerdo a uno o varios estados específicos debe seleccionar la secretaria, el año, el código Dane de la institución, el código Dane de la sede y el o los estados deseados (para seleccionar varios estados mantenga oprimida la tecla control y seleccione con el Mouse los estados).
Para listar los alumnos de una jornada, independientemente del estado en que se encuentren debe seleccionar la secretaria, el año, la institución, la sede y la jornada y no seleccione ningún estado.
Para listar los alumnos de una jornada, de acuerdo a uno o varios estados específicos debe seleccionar la secretaria, el año, el código Dane de la institución, el código Dane de la sede, la jornada y el o los estados deseados (para seleccionar varios estados mantenga oprimida la tecla control y seleccione con el Mouse los estados).
Consultas excepcionales
Para Buscar un estudiante que se encuentre en estado PROMOCIONADO en otra institución, puede realizar la búsqueda por nombres, apellidos, documento de identidad o NUIP, en cualquiera de las dos opciones (Estudiantes-Consulta de Alumnos o Matricula-Novedades) el sistema listara los alumnos que cumplan con los parámetros de búsqueda, pero los botones VER ALUMNO (para ambas opciones), ESTADOS (Estudiantes-Consulta de Alumnos) y NOVEDADES (Matricula-Novedades) están deshabilitados.
Para Buscar un estudiante que se encuentre en estado RETIRADO en otra institución, puede realizar la búsqueda por nombres, apellidos, documento de identidad o NUIP, en cualquiera de las dos opciones (Estudiantes-Consulta de Alumnos o Matricula-Novedades) el sistema listara los alumnos que cumplan con los parámetros de búsqueda, los botones VER ALUMNO (para ambas opciones), ESTADOS (Estudiantes-Consulta de Alumnos) y NOVEDADES (Matricula-Novedades) están habilitados para realizar las modificaciones de los estados del alumno o las novedades.
Para saber el total de alumnos que se encuentren en cualquier estado en una Secretaria, Institución o sede, se debe digitar el año, el código Dane, seleccionar el o los estados y seleccionar la casilla de verificación Totalizar Alumnos
El sistema muestra en pantalla los datos solicitados y adicionalmente genera un reporte en PDF, el cual puede ser visto por medio del botón PDF TOTALES.
Ejemplo práctico
Ingrese los siguientes criterios de búsqueda:
Secretaría Cundinamarca
Año 2013
Estado Matriculado
Presione el botón Buscar.
Aparecerá la siguiente pantalla
En esta pantalla se encuentra la información sobre la ubicación del alumno. En este punto usted puede seleccionar Ver Alumno o Ver Estados.
Usted puede ver el detalle de información del alumno presionando el botón Ver Alumno.
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla se encuentra la información del alumno. Al igual que en Actualizar información de estudiantes, permite actualizar la información del estudiante en el sistema.
Usted puede ver el detalle de Estados del Alumno presionando el botón Ver Estados.
Se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla se presenta la lista de los años para los cuales existe información del estudiante en el sistema. Debe seleccionarse el año para el cual se desea ver el detalle de esta información.
Ejemplo práctico
Seleccione el año 2012 y oprima el botón Detalle.
Aparecerá la siguiente pantalla
En esta pantalla encontrará los siguientes datos de la información de la Información Histórica del Alumno:
ANO.
ESTADO.
MOTIVO.
INICIO.
FIN.
SECRETARIA.
JERARQUÍA.
INSTITUCIÓN.
SEDE.
JORNADA.
GRADO.
GRUPO.
REPITENTE.
INTERNADO.
SISBEN.
MATRICULA CONTRATADA.
FUENTE DE RECURSOS.
ESPECIALIDAD.
CARÁCTER.
COMENTARIO.
En esta pantalla se encuentra la información histórica de los estados del alumno, para el año seleccionado.
Dentro del menú de Estudiantes, usted encontrará la opción “Consulta niños SIPI”. Esta opción permita consultar niños que se encuentran en el Sistema de Información de Primera Infancia (SIPI), sin tener restricción en qué estado se encuentren o qué edad tengan.
Al ingresar a esta opción se encuentra una pantalla para realizar la búsqueda, esta consulta tendrá como parámetros:
Tipo de documento
Número de documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Nit del prestador del servicio de SIPI: si el usuario da clic en verificar el sistema buscará si existe un NIT le desplegara.
Identificador (Id) del prestado de SIPI
Usted puede realizar la consulta por diferentes criterios mínimos:
Ingrese Numero de documento, oprima clic en Buscar, despliega la información.
Realice la consulta por el filtro: Primer nombre y Primer apellido, oprima clic en Buscar, despliega la información.
Realice la consulta por el filtro: Nit prestador, oprima clic en verificar, a continuación despliega la información del prestador y oprima clic en Buscar. En la parte inferior de la pantalla visualiza la información solicitada.
Realice la consulta por el campo Id prestador del servicio: Ingrese el ID oprima clic en verificar, a continuación despliega la información en Razón social Prestador-Sede y oprima clic en Buscar. En la parte inferior de la pantalla visualiza la información solicitada.
Cuando usted ingresa algunos de los filtros para realizar la respectiva consulta el sistema validará que se haya incluido un conjunto valido de datos en el criterio de búsqueda, al ser un valor no válido, devolverá un error de búsqueda (“Debe diligenciar alguno de los filtros mínimos”) y no permitirá realizar la consulta.
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones en los datos de entrada:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Tipo de documento |
Lista de constantes |
22 |
N |
Tipo de documento |
|
Número de documento |
NUMÉRICO |
22 |
N |
Número de documento |
|
Primer apellido |
TEXTO |
30 |
N |
Primer apellido |
|
Segundo apellido |
TEXTO |
30 |
N |
Segundo apellido |
|
Primer nombre |
TEXTO |
30 |
N |
Primer nombre |
|
Segundo nombre |
TEXTO |
30 |
N |
Segundo nombre |
|
Nit del prestador del servicio de SIPI |
NUMBER |
22 |
N |
Nit del prestador del servicio de SIPI |
|
Identificador (Id) del prestado de SIPI |
NUMBER |
22 |
N |
Identificador (Id) del prestado de SIPI |
|
|
|
|
|
|
|
Se debe tener en cuenta las siguente validaciones en los datos de salida:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
Documento de identidad |
TEXTO |
15 |
N |
Documento de identidad |
|
Nombres |
TEXTO |
30 |
N |
Nombres |
|
Apellidos |
TEXTO |
30 |
N |
Apellidos |
|
Municipio de la sede |
TEXTO |
30 |
N |
Nombre del Municipio de la sede |
|
Prestador del último estado del niño |
TEXTO |
30 |
N |
Nombre o razón social del prestador del último estado del niño |
|
Sede del último estado del niño |
TEXTO |
30 |
N |
Nombre de la sede del último estado del niño |
|
Último estado |
TEXTO |
10 |
N |
Nombre del Último estado |
|
RECUERDE! La información que en las pantallas aparece marcada con * es información requerida y es indispensable que sea ingresada para registrar al estudiante. Esta información puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
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Una de las partes más importantes del proceso de matrícula es la proyección de la oferta educativa para el año siguiente, ya que con base en ella se puede realizar de manera acertada el manejo de los cupos y por ende todo el proceso de matrícula.
El objetivo de la proyección de cupos para alumnos nuevos y antiguos es tener una información adecuada, actualizada y veraz para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
Esta opción permite Registrar los Parámetros de Conformación de los Grupos y realizar la Proyección de Cupos.
Dentro del menú de Proyecciones, usted encontrará la opción “Parámetros de grupos”.
En esta opción es posible registrar los parámetros para la conformación de grupos. Se define por modelo educativo y por zona, para cada uno de los niveles, las cantidades mínima y máxima de alumnos en un grupo.
Al ingresar se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible ingresar el rango de alumnos por grupo.
Se debe seleccionar:
Modelos Educativos Como lista de selección
Zonas Como lista de selección
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente información
Modelos Educativos Educación tradicional
Zonas Urbana
Presione el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla se encuentra la información de los parámetros de grupos definidos. También es posible adicionar uno nuevo. Pare ello presione el botón Agregar. Aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla se debe ingresar la siguiente información:
Nivel Como lista de selección
Min. De Alumnos Número mínimo de alumnos en el grupo
Max De Alumnos Número máximo de alumnos en el grupo
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información:
Nivel Básica Primaria
Min. De Alumnos 30
Max De Alumnos 30
Una vez ingresada la información, debe presionar el botón Guardar.
También es posible eliminar un parámetro definido. Pare ello presione el botón Eliminar. Aparecerá la siguiente pantalla:
Al oprimir el botón OK, el parámetro seleccionado es eliminado.
RECUERDE! El manejo de cupos y grupos debe ser aprobado por una jerarquía superior. Para eliminar un parámetro, este no debe estar siendo utilizado. Esta información es de acceso restringido. Únicamente puede ser modificada por los Administradores del Sistema, pero puede ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Proyecciones, usted encontrará la opción “Proyectar cupos”.
En esta opción es posible realizar la proyección de cupos.
Al generar una nueva proyección se debe indicar a que jornada, modelo educativo y corte corresponde, recuerde que el corte se definió anteriormente y dependiendo de la fecha en que se haya realizado tomará esos datos para ponerlos como base de la proyección.
Al ingresar a esta opción se encuentra una pantalla para búsqueda que permite ingresar la siguiente información para selección:
Secretaría (como lista de selección)
Código Dane
Nombre Institución
La información puede accederse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjunción de ellos. El único requerido es la Secretaría.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Una vez han sido definidos los criterios de selección, presione el botón “Buscar Instituciones”. En pantalla se presentará la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de búsqueda.
En esta lista se encuentra el resultado de la búsqueda realizada, es decir, las instituciones que cumplen con los criterios definidos.
Ejemplo práctico
Busque el colegio Zaragoza.
Oprima el botón Seleccionar. Aparecerá la pantalla en la que se encuentran las Sedes, para selección.
En esta pantalla es posible seleccionar una Sede para realizar la proyección, oprimiendo el botón Ver Sede.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede Lázaro de Gardea, Cod. Dane 27614700022201.
Se presentará la siguiente pantalla para seleccionar la jornada.
En esta pantalla es posible seleccionar la jornada para la que se realiza la proyección.
Ejemplo práctico
Seleccione la jornada Mañana.
En este punto es posible consultar proyecciones, oprimiendo el botón Buscar, o registrar una nueva proyección, oprimiendo el botón Agregar.
RECUERDE! La proyección de cupos debe ser aprobada por una jerarquía superior. Esta puede ser modificada y sometida a una nueva aprobación. Una vez que ha sido declarada como oficial no debe ser modificada. Para realizar la proyección de cupos deben haberse definido previamente los cortes. Si no se ha realizado un corte no va a ser posible generar una nueva proyección. Esta información puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Agregar, es posible tomar la información necesaria y generar la nueva proyección de cupos.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàProyeccionesàProyectar cupos àBusque la instituciónàSeleccione la SedeàSeleccione la jornadaàOprima el botón agregar
Se presenta la siguiente pantalla:
Una vez verificados el año, la jornada, el modelo educativo y el corte, presione el botón Generar Proyección.
Aparecerá la siguiente pantalla, que muestra la información de la proyección.
Cuando se crea la proyección las dos primeras columnas corresponden a los matriculados que existían a la fecha del corte, los datos de la columna alumnos matriculados a la fecha también es calculada por el sistema y corresponde a los niños que se encuentran matriculados en la fecha actual del sistema.
En esta pantalla es posible realizar ajustes a la proyección para posteriormente grabarla y declararla como oficial, cambiando el estado a NUEVO con el fin de que sea revisada por las personas encargadas del proceso y en caso de alguna modificación esta pueda ser realizada. Es importante tener en cuenta que la proyección únicamente puede ser modificada por la Secretaría de Educación.
Una vez generada la proyección, debe ser salvada para poder continuar. Para ello oprima el botón Guardar. En este punto es posible ajustar la información de la proyección generada por el sistema.
Una vez generada y actualizada la proyección, debe modificarse su estado a PENDIENTE POR APROBAR y oprimir el botón Guardar, lo cual permite salvarla para que posteriormente pueda ser revisada y aprobada por la secretaria, quien se encargara de cambiar el estado a APROBADA.
Una vez que la proyección ha sido aprobada, es posible generar el reporte. Para ello regrese a la pestaña Listado. Aparecerá la siguiente pantalla
Para seleccionar la proyección para la que desea obtener el reporte, oprima el botón Buscar.
Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible obtener el reporte de la proyección, al seleccionar el botón Reporte
Se presentará la siguiente pantalla
Para obtener el reporte oprima el botón PDF. Se presentará la siguiente pantalla
Oprima el botón “Presione aquí para ver su reporte”. El reporte será presentado en el formato seleccionado.
RECUERDE! La proyección de cupos debe ser aprobada por una jerarquía superior. Esta puede ser modificada y sometida a una nueva revisión estando en los estados NUEVA y PENDIENTE POR APROBAR... Una vez que ha sido declarada APROBADA no puede ser modificada. Esta información puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Buscar Proyección, es posible consultar la proyección de cupos realizada.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàProyeccionesàProyectar cupos àBusque la instituciónàSeleccione la SedeàSeleccione la jornadaàOprima el botón buscar
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla se encuentran las proyecciones que cumplen con los criterios definidos. En la parte derecha de la pantalla usted encontrará el título “Editar” y tres botones.
Presionando el botón Editar, que se encuentra a la izquierda, se tiene acceso a la información de la proyección seleccionada.
Presionando el botón Planeación de Convenios de Continuidad, que se encuentra en el centro, se tiene acceso a la planeación de convenios.
Presionando el botón Reporte que se encuentra a la derecha se tiene acceso al reporte.
Al oprimir el botón Editar, es posible consultar la proyección de cupos realizada.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàProyeccionesàProyectar cuposèBuscar proyección
Se presenta la siguiente pantalla que muestra la información de la proyección.
En esta pantalla es posible realizar ajustes a la proyección para posteriormente grabarla y declararla como oficial.
Es importante tener en cuenta que la proyección únicamente puede ser modificada por la Secretaría de Educación.
Una vez actualizada la proyección, es posible su aprobación. Para ello modifique el estado de la misma a Aprobado y presione el botón Guardar.
Al oprimir el botón Planeación de Convenios, es posible consultar y actualizar la distribución de los cupos en los diferentes grados según la disponibilidad.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàProyeccionesàProyectar cupos à Buscar proyección àSeleccionar el botón Convenios
Se presenta la siguiente pantalla que muestra la información de fuentes y usos de los cupos.
En esta pantalla se muestra la siguiente información:
Nombre Institución origen
Código Dane
Departamento Institución
Nombre Sede origen
Dane Sede
Jornada
Modelo educativo
Grado
Igualmente en está pantalla es posible consultar los alumnos que quedan en estado Sin Continuidad debido a que el Establecimiento Educativo no cuenta con todos lo grados necesarios para seguir con el programa de estudio en el que se encuentran los estudiantes.
La cantidad de cupos faltantes para la Institución-Sede-jornada-grado, calculada así:
Si la diferencia entre el número total de cupos aprobados por grado en la oferta educativa para el siguiente año y el número de cupos requerido para la continuidad de los alumnos matriculados, valores estos, obtenidos del proceso de determinación de la oferta educativa, es menor a cero, serán cupos faltantes.
Se llevará el total de los cupos que se vayan asignando por:
Misma Sede, misma jornada (Sobrecupo que asume el rector con repitencia y deserción)
Otra Sede
Otras instituciones
Oficial del mismo municipio
Oficial de otro municipio
Otros modelos educativos (diferentes al tradicional)
Se desplegará la diferencia entre los cupos faltantes y los ya asignados
En este punto es posible ajustar los cupos. Para ello seleccione la jornada y Sede para las que quiere realizar el ajuste. Se presentará la información de cupos asignados, que podrá ser modificada. Una vez modificada la información oprima el botón Actualizar que se encuentra frente a la Sede y jornada cuya información fue modificada. Usted puede continuar ajustando los cupos de la misma manera.
Para cada grado, se debe registrar la información de cupos a distribuir por:
Misma Sede, misma jornada (Sobrecupo que asume el rector con repitencia y deserción)
Otra Sede
Otras instituciones
Oficial del mismo municipio
Oficial de otro municipio
Otros modelos educativos (diferentes al tradicional)
RECUERDE! La proyección de cupos debe ser aprobada por una jerarquía superior. Esta puede ser modificada y sometida a una nueva aprobación. Una vez que ha sido declarada como oficial no puede ser modificada. Esta información puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Cada vez que sea presionado el botón actualizar, se refrescará la información de cupos asignados y disponibles. |
Dentro del menú Proyecciones, usted encontrará la opción “Proyección Supuestos”.
En esta opción es posible realizar una proyección sobre Instituciones, Sedes, Jornadas, Metodologías nuevas y/o ya existentes.
La información registrada por esta pantalla será informativa, NO afectará los cupos de las proyecciones existentes, de ser aprobadas las proyecciones que se hicieron sobre supuestos, lo registrado en ningún momento se convertirá en proyección oficial.
Los cupos que sean aprobados de estos supuestos, deberán ser creados siguiendo el procedimiento normal, es decir, si por ejemplo se dijo que el establecimiento iba a ser nuevo, y al establecimiento le aprobaron su creación, este debe ser primero creado en el DUE, con sus sedes, jornadas y grados, y luego deberá ingresar al SIMAT por el menú de instituciones - grupos y crear los cupos que requiera, el sistema en ningún caso creará cupos automáticamente, cuando se llena esta información.
Crear la Institución Nueva a la cual se le realizara la proyección dando clic en el botón Agregar. Esta opción la tendrán únicamente las Secretarías de Educación.
Nombre del establecimiento: Es un texto, no se podrá validar dado que es nuevo
Nombre de sede: Es un texto, no se podrá validar dado que es nuevo
Jornada: Lista de jornadas tomada de las constantes
Modelo educativo: Lista de modelos educativos tomados de las constantes.
Se mostrará una lista con todos los posibles grados que hay en el sistema, el usuario deberá diligenciar las filas de los grados que vaya a proyectar.
Crear una nueva Sede a la cual se le realizará la proyección dando clic en el Botón Agregar. Esta opción la tendrán únicamente las Secretarías de Educación.
Código DANE del establecimiento: El usuario deberá digitar un Dane válido y dar clic en el botón de Buscar.
Nombre de sede: Es un texto, no se podrá validar dado que es nuevo
Jornada: Lista de jornadas tomada de las constantes
Modelo educativo: Lista de modelos educativos tomados de las constantes
Se mostrará una lista con todos los posibles grados que hay en el sistema, el usuario deberá diligenciar las filas de los grados que vaya a proyectar.
Crear una Nueva Jornada a la cual se le realizará la proyección dando clic en el botón Agregar. Esta opción la tendrán únicamente las Secretarías de Educación.
DANE del establecimiento: El usuario deberá digitar un código DANE válido y dar clic en el botón Buscar.
Nombre de la Sede: El usuario deberá escoger una Sede ya existente dando clic en el botón Ver Sede.
Jornada: Se mostrará una lista de las jornadas que aún no están definidas para el establecimiento sede.
Modelo educativo: Lista de modelos educativos tomados de las constantes
Se mostrará una lista con todos los posibles grados que hay en el sistema, el usuario deberá diligenciar las filas de los grados que vaya a proyectar.
Crear una Nueva Metodología dando clic en el botón Agregar. Esta opción la tendrán las Secretarías de Educación y los Establecimientos Educativos.
Código DANE del establecimiento: El usuario deberá digitar un código DANE válido y dar clic en el botón de Buscar.
Nombre de la Sede: El usuario deberá escoger una Sede ya existente dando clic en el botón de Ver Sede.
Jornada: Se mostrará una lista de las jornadas que existan para el establecimiento, sede, seleccionados dando clic en el botón de Ver Jornada.
Se mostrará una lista de modelos educativos que aún no se encuentren definidos para el establecimiento, sede, jornada seleccionados anteriormente.
Se mostrará una lista con todos los posibles grados que hay en el sistema, el usuario deberá diligenciar las filas de los grados que vaya a proyectar.
Crear un nuevo grado para asociarlo. Esta opción la tendrán las Secretarías de Educación y los Establecimientos Educativos.
Código DANE del establecimiento: El usuario deberá digitar un DANE válido y dar clic en el botón de Buscar.
Nombre de la Sede: El usuario deberá escoger una Sede ya existente dando clic en el botón de Ver Sede.
Jornada: Se mostrará una lista de las jornadas que existan para el establecimiento, sede, seleccionados dando clic en el botón de Ver Jornada.
Metodología: Se mostrará una lista de metodologías que existan para el establecimiento, sede, jornada seleccionado el botón de Ver Metodologías.
Cuando la Institución, Sede, Jornada, Metodología ya existe, tendrá grados asociados
Ejemplo Práctico
Seleccione la Jerarquía Cundinamarca, digite el código DANE 147852369745 y en nombre INSTITUCIÓN ALEGRÍA DE APRENDER, dar clic en el botón de Agregar.
Aparecerá la siguiente pantalla, en la cual deberá digitar toda la información de la Sede, Jornada, Metodología y grados que desea agregar, dar clic en Guardar:
Al ingresar nuevamente a la opción Proyección Supuestos y dar clic en el botón Buscar ya aparecerá la Institución Alegría de Aprender que se creó:
RECUERDE! La información registrada por esta pantalla será informativa, NO afectará los cupos de las proyecciones existentes, de ser aprobadas las proyecciones que se hicieron sobre supuestos, lo registrado en ningún momento se convertirá en proyección oficial. Los cupos que sean aprobados de estos supuestos, deberán ser creados siguiendo el procedimiento normal, es decir, si por ejemplo se dijo que el establecimiento iba a ser nuevo, y al establecimiento le aprobaron su creación, este debe ser primero creado en el DUE, con sus sedes, jornadas y grados, y luego deberá ingresar al Simat por el menú de instituciones - grupos y crear los cupos que requiera, el sistema en ningún caso creará cupos automáticamente, cuando se llena esta información. Una proyección luego de aprobada no podrá ser modificada. Esta información puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Proyecciones, usted encontrará la opción “Saldo cupos”.
En esta opción es posible realizar la consulta de los saldos de cupos, una vez realizada la proyección. Cuando el Modelo Educativo corresponde a aquellos donde en un grupo involucre diferente grados, en la columna GRUPOS PROYECTADOS observará la proporción que corresponde a cada grado y cuya sumatoria debe ser igual a 1.
Al ingresar a esta opción se encuentra una pantalla para búsqueda que permite ingresar la siguiente información para selección:
Secretaría (como lista de selección)
Código Dane
Nombre Institución
La información puede accederse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjunción de ellos. El único requerido es la Secretaría.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Una vez han sido definidos los criterios de selección, presione el botón “Buscar”. En pantalla se presentará la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de búsqueda.
En esta lista se encuentra el resultado de la búsqueda realizada, es decir, las instituciones que cumplen con los criterios definidos.
Ejemplo práctico
Seleccione el colegio Sor María Juliana.
Oprima el botón Seleccionar. Aparecerá la pantalla en la que se encuentran las Sedes, para selección.
En esta pantalla es posible seleccionar una Sede para consultar el saldo de cupos, oprimiendo el botón Ver Sedes.
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede Sor María Anastasia, Cod. Dane 17614700001504.
Se presentará la pantalla para seleccionar la jornada.
En esta pantalla es posible seleccionar la jornada para la que se realiza la consulta de cupos.
Ejemplo práctico
Seleccione la jornada Mañana. Se le presentará la pantalla, con la información de cupos proyectados, asignados, reales y el saldo al final del proceso.
El sistema presenta la siguiente pantalla:
Esta información NO puede ser actualizada si se desea realizar alguna actualización debe ingresar por el menú instituciones, opción grupos (Ver capítulo 5 Instituciones, aparte 5.2 Grupos)
RECUERDE! Esta información puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Una de las partes más importantes del proceso de matrícula es la inscripción de alumnos nuevos, ya que esta permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de la población.
El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la información de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.
El manejo de las inscripciones de estudiantes y de sus novedades, son fundamentales en la administración de la matrícula.
El menú de inscripciones permite también elaborar una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.
RECUERDE!
Este menú permite ingresar el alumno dejarlo en estado nuevo, hacer su inscripción. Devolver alumnos en estado Retirado en cualquier año, para nuevamente hacer una nueva inscripción en el sistema[a12] .
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Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Modificar inscripción”.
Esta opción permite consultar y/o modificar la información de la inscripción de los estudiantes que se encuentran registrados en el sistema en estado Nuevo, Retirado, Inscrito, Cancelado y Sin Asignación. También se puede Revocar la inscripción.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
Para buscar una inscripción, debe definir los siguientes criterios de búsqueda:
Secretaría Secretaría de educación que corresponde
Número de formato Número del formato de inscripción
Año Año para el cual se realiza la inscripción
Grado Grado al que se quiere inscribir el alumno
Primer apellido Primer apellido del alumno
Segundo apellido Segundo apellido del alumno
Primer Nombre Primer nombre del alumno
Segundo nombre Segundo nombre del alumno
Tipo documento Tipo de documento del alumno
Documento Número de documento del alumno
Los criterios de búsqueda operan por conjunción y pueden ser definidos según se desee restringir la búsqueda. Mientras más parámetros sean definidos, más preciso será el resultado de la búsqueda.
Ejemplo práctico
Oprima clic sobre el módulo Inscripciones
Oprima clic sobre la opción Modificar Inscripción
El sistema mostrará la pantalla para realizar la consulta del alumno a modificar.
La pantalla contiene los siguientes filtros de búsqueda:
Secretaría: Campo para seleccionar la secretaría en la cual desea realizar la consulta del alumno.
Número de Formato: Campo para digitar el Número del Formato. Es opcional su diligenciamiento.
Año: Campo para digitar el año en el cual se desea realizar la consulta del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Grado: Campo para seleccionar el grado en el que se encuentra el alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Primer Apellido: Campo para digitar el primer apellido del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Segundo Apellido: Campo para digitar el segundo apellido del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Primer Nombre: Campo para digitar el primer nombre del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Segundo Nombre: Campo para digitar el segundo nombre del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Tipo Documento: Campo para seleccionar el Tipo de Identificación del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Documento: Campo para digitar el número de identificación del alumno.
Ingrese información en los campos de los filtros de acuerdo a la consulta que desea realizar.
Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema arrojará en una lista el resultado de la consulta de acuerdo a los filtros ingresados.
Oprima clic en el botón Seleccionar, para el alumno al cual desea realizarle alguna modificación.
El sistema mostrará en pantalla todos los datos del alumno que se encuentran descritos en el numeral 8.2: Nueva Inscripción.
Realice la modificación de los datos del alumno, teniendo en cuenta todas las validaciones descritas en el numeral 8.2.
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema mostrará la pantalla de Inscripción de Estudiantes una vez se hayan guardado las modificaciones del alumno.
Ejemplo práctico
En esta pantalla ingrese la siguiente información.
Secretaría Cartago
Número de formato
Año 2005
Grado
Primer apellido
Segundo apellido
Primer Nombre
Segundo nombre
Tipo documento
Documento
Una vez ingresada la información, se debe oprimir el botón Buscar, con lo cual aparecerá la siguiente pantalla.
Para acceder la información de la inscripción, presione el botón Actualizar
Usted verá la pantalla que contiene la información de la inscripción y las instituciones preferidas.
En esta pantalla aparece la información de la inscripción, y las instituciones que fueron seleccionadas.
En esta pantalla es posible agregar y/o eliminar instituciones de preferencia, además actualizar la selección de instituciones ingresando los criterios de búsqueda para ello digite el código Dane o el nombre de la institución y oprima el botón buscar instituciones, se presentará la siguiente pantalla
Seleccione la institución que desee agregar y oprima el botón guardar.
También es posible tener acceso a la información del estudiante registrado en el sistema haciendo clic sobre el nombre del estudiante, que se encuentra resaltado en rojo en la parte superior de la pantalla.
Ejemplo Práctico
Digite el nombre de la institución Sor María Juliana oprima el botón buscar instituciones, seleccione la institución seleccione la Institución, seleccione el modelo educativo y presione el botón Guardar.
La información de la inscripción ha sido salvada y aparece el siguiente mensaje:
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. La información de la inscripción puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Si un alumno se encuentra inscrito en años anteriores, solo se devuelve información en este menú, si conocemos el año en que se realizó la inscripción, de esta forma se puede cancelar inscripción e intentarlo inscribir nuevamente en menú nueva inscripción[a13] . |
Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Nueva Inscripción”.
Esta opción permite inscribir estudiantes, se encuentren o no registrados en el sistema. De igual forma, permite inscribir niños del Sistema SIPI, con la condición que sean mayores a 5 años y el año de la inscripción sea mayor que el último año en que se encuentra en el SIPI. También es posible ver el detalle de la información de cada uno de ellos.
Dentro de este menú Nueva Inscripción, No debe permitir consultar niños de SIPI sino se cumple con la condición.
Esta opción permite consultar la información de la inscripción de los estudiantes que se encuentran registrados en el sistema en estado Nuevo, Retirado, Cancelado, Sin Asignación, haciendo clic en el botón inscribir.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible consultar un estudiante ya registrado en el sistema para realizar su inscripción. También es posible registrar la inscripción de un alumno nuevo.
Para realizar la consulta deben definirse los siguientes criterios de búsqueda.
Tipo documento (como lista de selección)
Documento
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
La búsqueda puede realizarse por cualquiera de los criterios mencionados, o una conjunción de ellos.
Ejemplo práctico
Ingrese al módulo de inscripciones, Seleccione la opción Nueva Inscripción.
Realice clic en el icono Agregar.
En pantalla se mostrará toda la información de alumno dividida en dos partes: INFORMACIÓN DEL ALUMNO Y FAMILIARES.
La parte de INFORMACIÓN DEL ALUMNO, se encuentra divida por las siguientes secciones:
DATOS DE IDENTIFICACIÓN: Contiene los siguientes campos:
Número Único de Identificación: Número único generado por el sistema una vez se guarde el registro creado.
Fecha del estado: Fecha automática que trae el sistema al momento de crear el registro. Tiene el formato de dd/mm/aaa.
Estado: Muestra el estado actual en el que se encuentra el alumno.
Tipo ID: Campo de tipo lista donde muestra los tipos de identificación que puede tener un alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
de identificación del alumno de acuerdo al tipo de identificación seleccionado. Es obligatorio su diligenciamiento.
Departamento de Expedición. Campo tipo lista donde se selecciona el departamento donde se expidió el documento de identificación del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Municipio de Expedición. Campo tipo lista donde se selecciona el municipio donde se expidió el documento de identificación del alumno. Es obligatorios su diligenciamiento.
Género: Campo tipo lista donde se selecciona el sexo del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Fecha de nacimiento: Campo que permite seleccionar o digitar la fecha de nacimiento del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Departamento de Nacimiento: Campo tipo lista donde se selecciona el departamento donde nació el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Municipio de Nacimiento: Campo tipo lista donde se selecciona el municipio donde nació el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
NOMBRES Y APELLIDOS: Contiene los siguientes campos:
Primer Apellido: Campo donde se digita el primer apellido del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Segundo Apellido: Campo donde se digita el segundo apellidos del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Primer Nombre: Campo donde se digita el primer nombre del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Segundo Nombre: Campo donde se digita el segundo nombre del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
DIRECCIÓN RESIDENCIA: Contiene los siguientes campos:
Dirección Residencia: Campo donde se digita la dirección de residencia del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Barrio Residencia: Campo donde se digita el barrio donde vive el alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Departamento de Residencia: Campo tipo lista donde se selecciona el Departamento donde vive el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Municipio de Residencia: Campo tipo lista donde se selecciona el Municipio donde vive el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Zona: Campo tipo lista donde se selecciona la zona en la que vive el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Teléfono: Campo donde se digita el número de contacto del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
INFORMACIÓN ACADÉMICA: Contiene los siguientes campos:
Carácter: Campo tipo lista donde se selecciona el carácter en la que se encuentra el alumno. Es opcional su diligenciamiento.
Especialidad: Campo tipo lista donde se selecciona la especialidad en la que se encuentra el alumno. Es opcional su diligenciamiento.
AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SALUD: Contiene los siguientes campos:
EPS Afiliado: Campo tipo lista donde se selecciona el nombre de la EPS a la que se encuentra afiliado el alumno. Es opcional su diligenciamiento.
IPS Asignada: Campo tipo lista donde se selecciona el nombre de la IPS a donde fue asignado el alumno para su EPS. Es opcional su diligenciamiento.
Tipo de Sangre y RH: Campo tipo lista donde se selecciona el Tipo de sangre y RH que tiene el alumno. Es opcional su diligenciamiento.
ARS Afiliado: Campo tipo lista donde se selecciona el nombre de la ARS a la que se encuentra afiliado el alumno. Es opcional su diligenciamiento.
DESPLAZAMIENTO: Contiene los siguientes campos:
Población Victima del Conflicto: Campo tipo lista donde se selecciona que tipo de población víctima del conflicto ha sufrido el alumno. Si no pertenece a una población víctima del conflicto debe seleccionar la opción NO APLICA. Es obligatorio su diligenciamiento.
Fecha de Expulsión: Campo para seleccionar o digitar la fecha en la que fue expulsado de las tierras víctima del conflicto. Ese campo debe diligenciarse si el alumno hace parte de población víctima del conflicto.
Departamento Expulsor: Campo tipo lista donde se selecciona el departamento donde fue expulsado el alumno víctima de conflicto. Ese campo debe diligenciarse si el alumno hace parte de población víctima del conflicto.
Certificado: Campo verificador que permite indicar si el alumno tiene un certificado de víctima de desplazamiento. Es opcional su diligenciamiento.
SITUACIÓN SOCIOECONÓMICA: Contiene los siguientes campos:
Tiene SISBEN III: Campo verificador para indicar si el alumno pertenece al SISBEN III. Es opcional su diligenciamiento.
Nro. SISBEN III: Campo donde se digita el número de SISBEN III, que tiene el alumno. Este campo debe diligenciarse si se encuentra activado el verificador en el campo Tiene SISBEN III.
Nro. Carnet SISBEN: Campo donde se digita el número de carnet que tiene el alumno si es el caso. Es opcional su diligenciamiento.
Nivel SISBEN: Campo tipo lista donde se selecciona el nivel de SISBEN al que pertenece el alumno. Si el alumno no tiene SISBEN debe seleccionar la opción NO APLICA. Es obligatorio su diligenciamiento.
ESTRATO: Campo tipo lista donde se selecciona el estrato al que pertenece el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Alumno Madre Cabeza de Familia: Campo verificador que permite indicar si el alumno es una madre cabeza de familia. Es opcional su diligenciamiento.
Beneficiarios Hijos dependientes de madres cabezas de familia: Campo verificador que permite indicar si el alumno tiene algún tipo de beneficio por ser hijo de madre cabeza de familia. Es opcional su diligenciamiento.
Beneficiario Veterano Fuerza Pública. Campo verificador que permite indicar si el alumno es beneficiario de veterano fuerza pública. Es opcional su diligenciamiento.
Beneficiario Héroe Nación: Campo verificador que permite indicar si el alumno es beneficiario de veterano Héroe Nación. Es opcional su diligenciamiento.
TERRITORIALIDAD: Contiene los siguientes campos:
Resguardo: Campo tipo lista donde se selecciona a que resguardo pertenece el alumno. Si el alumno no pertenece a ningún resguardo se debe seleccionar la opción NO APLICA. Es obligatorio su diligenciamiento.
Etnia: Campo tipo lista donde se selecciona a que grupo étnico pertenece el alumno. Si el alumno no pertenece a ningún grupo étnico se debe seleccionar la opción NO APLICA. Es obligatorio su diligenciamiento.
DISCAPACIDAD Y CAPACIDADES EXCEPCIONALES
Listado Discapacidades: Campo para seleccionar múltiples opciones sobre las discapacidades que pueda llegar a tener el alumno. Si el alumno no posee ningún tipo de discapacidad debe seleccionar la opción NO APLICA. Es obligatorio su diligenciamiento.
Listado Capacidades Excepcionales: Campo para seleccionar múltiples opciones sobre las capacidades excepcionales que pueda llegar a tener el alumno. Si el alumno no posee ningún tipo de discapacidad debe seleccionar la opción NO APLICA. Es obligatorio su diligenciamiento.
FAMILIARES: Esta parte contiene la información de los familiares del alumno.
Tipo Documento: Campo de tipo lista donde muestra los tipos de identificación que puede tener un familiar. Es obligatorio su diligenciamiento.
Documento: Campo donde se digita el número de identificación del familiar de acuerdo al tipo de identificación seleccionado. Es obligatorio su diligenciamiento.
Primer Apellido: Campo donde se digita el primer apellido del familiar. Es obligatorio su diligenciamiento.
Segundo Apellido: Campo donde se digita el segundo apellidos del familiar. Es opcional su diligenciamiento.
Primer Nombre: Campo donde se digita el primer nombre del familiar. Es obligatorio su diligenciamiento.
Segundo Nombre: Campo donde se digita el segundo nombre del familiar. Es opcional su diligenciamiento.
Dirección: Campo donde se digita la dirección de residencia del familiar. Es opcional su diligenciamiento.
Teléfono: Campo donde se digita el número a donde se puede contactar al familiar. Es opcional su diligenciamiento.
Departamento de Expedición. Campo tipo lista donde se selecciona el departamento donde se expidió el documento de identificación del familiar. Es obligatorio su diligenciamiento.
Municipio de Expedición. Campo tipo lista donde se selecciona el municipio donde se expidió el documento de identificación del familiar. Es obligatorios su diligenciamiento.
Parentesco: Campo tipo lista donde se selecciona que parentesco tiene el familiar con el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Acudiente: Campo verificador que permite indicar si el familiar es el acudiente del alumno. Es opcional su diligenciamiento.
En el campo tipo ID se muestran las siguientes opciones para escoger:
C.C Cedula de Ciudadanía
CCB. Certificado Cabildo
C.E. Cédula de Extranjería
NES. Número Establecido por la Secretaría
R.C Registro Civil de Nacimiento
T.I. Tarjeta de Identidad
En el campo Tipo ID seleccione una opción de los tipos de ID.
En el campo Número digite el número de documento del alumno teniendo en cuenta las siguientes validaciones:
Si seleccionó T.I. Tarjeta de Identidad
11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones
Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:
aa es Año de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Día de nacimiento de 01 a 31
zzz Numérico
Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.
Si seleccionó C.C Cedula de Ciudadanía
Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.
Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.
La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.
Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.
Si seleccionó C.E. Cédula de Extranjería
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó R.C Registro Civil de Nacimiento
Solo debe contener caracteres numéricos.
Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo
Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.
No debe contener ni puntos ni guiones.
Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría
El sistema arroja automáticamente el NES después de oprimir clic en el botón Guardar.
En el campo Departamento de Expedición seleccione el Departamento donde se le expidió la Tarjeta de Identidad al alumno.
En el campo Municipio de Expedición seleccione el Departamento donde se le expidió la Tarjeta de Identidad al alumno.
En el campo Género seleccione el sexo del alumno.
En el campo Fecha de nacimiento seleccione o digite la fecha en la que nació el alumno teniendo en cuenta el formato establecido (dd/mm/aaaa).
En el campo Departamento de Nacimiento seleccione el departamento donde nació el alumno.
En el campo Municipio de Nacimiento seleccione el municipio donde nació el alumno.
Oprima clic en el botón Verificar documento.
Si el alumno que está ingresando ya se encuentra en el sistema se mostrarán todos los datos del alumno existente.
Si el alumno que está ingresando no existe en el sistema, le permitirá seguir diligenciando todos los demás campos para su creación.
Resultado después de oprimir el botón Verificar por documento.
Diligencie todos los demás campos obligatorios.
Digite el Primer Apellido del alumno.
Digite el Primer Nombre del alumno.
Digite la Dirección de Residencia del alumno.
Seleccione el Departamento de Residencia del alumno.
Seleccione el Municipio de Residencia del alumno.
Seleccione la zona en la que reside el alumno.
Seleccione a que población víctima del conflicto pertenece el alumno. De no pertenecer a ninguna población víctima del conflicto seleccione NO APLICA.
Seleccione el Nivel del SISBEN al que pertenece el alumno. De no pertenecer a ningún tipo de SISBEN, seleccione NO APLICA.
Seleccione el Estrato al que pertenece el alumno.
Seleccione el Resguardo al que pertenece el alumno. De no pertenecer a ningún Resguardo seleccione NO APLICA.
Seleccione la Etnia a la que pertenece el alumno. De no pertenecer a ninguna Etnia seleccione NO APLICA.
Oprima clic en el botón Guardar.
Una vez se guarde el registro, el alumno quedará en estado NUEVO y lo llevará a la pantalla correspondiente para realizar la respectiva inscripción.
En la pantalla de INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES se muestran los siguientes campos, dividida en las siguientes secciones:
INFORMACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN: Contiene los siguientes campos:
Número de Formato: Campo donde se digita el número de formato de la inscripción del alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Fecha de Recepción. Campo donde se puede digitar o seleccionar la fecha en la que se recepcionó la inscripción del alumno. Se debe tener en cuenta el formato (dd/mm/aaaa).
Fecha de Digitación: Fecha generada por el sistema cuando se crea el registro de la inscripción. No es editable.
Secretaría: Campo que permite seleccionar la jerarquía en la cual se va a realizar la inscripción. Un usuario Administrador MEN, podrá seleccionar cualquier jerarquía, pero un usuario de secretaría no podrá cambiar su jerarquía a una superior a la de ella misma.
Grado: Campo para seleccionar el grado al que se va a inscribir el alumno. Es obligatorio su diligenciamiento.
Año: Corresponde al año electivo en donde se va a realizar la inscripción del alumno. No es editable.
Revocación de Inscripción. Campo verificador que permite indicar una vez el alumno se encuentre inscrito que cancela la inscripción. Es opcional su diligenciamiento.
Comentarios: Campo para digitar comentarios adicionales a la inscripción. Es opcional su diligenciamiento.
Asignada: Campo verificador que permite indicar si el alumno ya se encuentra asignado.
INFORMACIÓN ADICIONAL A LA MATRICULA: Contiene los siguientes campos:
Proviene del sector Privado: Campo verificador que permite indicar si el alumno que se va a inscribir pertenece al sector privado. Es opcional su diligenciamiento.
Proviene de otro municipio: Campo verificador que permite indicar si el alumno que se va a inscribir viene de otro municipio o pertenece al municipio donde se va a inscribir. Es opcional su diligenciamiento.
Institución de Bienestar: Campo para digitar si el alumno pertenece o pertenecía a alguna institución de bienestar. Es opcional su diligenciamiento.
Situación Académica Año Anterior: Campo tipo lista para seleccionar cual era la situación académica del alumno en el año anterior a la fecha de la inscripción.
INFORMACIÓN DE INSTITUCIONES: Contiene los siguientes campos:
Código DANE: Campo para digitar el código DANE de una institución específica que se desea consultar. Es opcional su diligenciamiento.
Nombre Institución: Campo para digitar el nombre de institución específica que se desea consultar. Es opcional su diligenciamiento
Botón Buscar Instituciones: botón que permite realizar la búsqueda de las instituciones que pertenecen a la jerarquía seleccionada. El botón permite traer las instituciones de acuerdo al filtro realizado en los campos de Código DANE o Nombre Institución.
Diligencie todos los demás campos obligatorios.
Digite el Número de Formato de la inscripción.
Seleccione o digite la fecha de Recepción de la Inscripción.
Seleccione la jerarquía a la cual desea realizar la inscripción del alumno.
Seleccione el grado al cual desea inscribir al alumno.
Seleccione la situación académica del año anterior del alumno.
Se desea realizar un filtro específico en los campos de Código DANE o Nombre Institución diligencie los datos en dichos campos; de lo contrario oprima clic en el botón Buscar Instituciones.
El sistema mostrará la lista de instituciones asociadas a la secretaría.
Oprima clic sobre el botón Seleccionar para la Institución en la cual desea inscribir el alumno.
El sistema mostrará en la parte inferior de la Institución seleccionada las sedes asociadas a dicha institución.
En el campo Modelo Educativo seleccione el modelo educativo en el cual desea inscribir al alumno.
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema informará que la inscripción del alumno, se realizó satisfactoriamente.
Oprima clic en el botón Aceptar, para terminar el proceso.
Si desea confirmar el registro creado realice los siguientes pasos:
Oprima clic sobre el módulo de Inscripciones
Oprima clic sobre la opción Modificar Inscripción.
Ingrese los campos obligatorios para la búsqueda: Año, Primer Apellido, Primer Nombre.
Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema arrojará en la lista el resultado de la consulta.
Se debe tener en cuenta que en la pantalla de Inscripción alumnos se pueden inscribir personas que se encuentren en el sistema como Tipo Usuario, Acudiente Familiar, Agente Educativo.
Ejemplo práctico
Se realizará la inscripción de un alumno que existe en el sistema como acudiente familiar.
Oprima clic sobre el módulo de Inscripciones
Oprima clic sobre la opción Nueva Inscripción.
El sistema mostrará la ventana para realizar la búsqueda de alumnos.
Oprima clic en el botón Agregar.
El sistema mostrará la pantalla para la creación de una nueva inscripción.
Seleccione el Tipo ID de la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
En el campo Número digite el número de identificación de la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
Seleccione el Departamento de Expedición de la identificación de la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
Seleccione el Municipio de Expedición de la identificación de la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
Seleccione el Género al que pertenece la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
Digite o seleccione la Fecha de Nacimiento de la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
Seleccione el Departamento de Nacimiento de la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
Seleccione el Municipio de Nacimiento de la persona que va a crear como alumno y existe como acudiente familiar.
Oprima clic sobre el botón Verificar por documento.
El sistema le indicará mediante un mensaje que la persona que intenta crear ya existe como otro tipo en el sistema pero no es de tipo alumno y le cargará la información perteneciente a la persona de acuerdo a los datos ingresados.
Si la persona llegará a existir en el sistema como acudiente familiar y también como alumno el sistema no le permitirá el registro, ya que existe con el mismo tipo que se intenta crear.
Termine de diligenciar los demás campos faltantes en pantalla para realizar el registro.
Oprima clic en el botón Guardar
Después de guardado el registro el sistema lo enviará a la pantalla para realizar la inscripción del estudiante.
Para realizar la consulta de los registros creado siga los siguientes pasos:
Oprima clic sobre el módulo Inscripciones.
Oprima clic sobre la opción Nueva Inscripción.
El sistema mostrará la pantalla para realizar la consulta de alumnos.
Seleccione el Tipo de Documento del alumno.
Digite el Primer Apellido del alumno
Digite el Primer Nombre del alumno
Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema traerá el resultado de la consulta de acuerdo a los filtros ingresados.
Si desea ver la información completa del alumno oprima clic sobre el botón Editar.
El sistema le mostrará la pantalla para ver la información completa del alumno.
Modifique los datos del alumno si lo considera necesario.
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema le mostrará un mensaje indicando que se guardó el registro exitosamente.
Oprima clic en el botón Aceptar.
El sistema lo enviará a la pantalla para realizar la búsqueda de alumnos, donde podrá volver a consultar el registro guardado.
Ejemplo práctico
Los niños que pasan de SIPI a SIMAT se deben consultar por el menú “inscripción niños SIPI”, siempre y cuando dichos niños se encuentren en estado retirado en SIPI y cumplan 5 años en la actual vigencia.
Oprima clic en el módulo de Inscripciones, Seleccione del menú desplegable la opción Nueva Inscripción; se desplegará la pantalla de búsqueda de alumnos.
Ubíquese en la sección “BÚSQUEDA DE ALUMNOS”; Los filtros para realizar la respectiva búsqueda son: seleccione el campo de Primer Apellido, Primer Nombre, oprima clic en el botón Buscar. Si cumple con los criterios de búsqueda le desplegara la información detallada.
En caso que ese alumno ha estado registrado en el Sistema de Información de Primera Infancia SIPI, el resultado de la consulta debe ser vacío, debido a la restricción del caso, no cumple con su estado retirado.
Ejemplo práctico
Ingrese los siguientes criterios:
Tipo documento No lo ingrese
Documento No lo ingrese
Primer nombre Sonia
Segundo nombre Milena
Primer apellido Zarate
Segundo apellido López
Una vez ingresados los criterios de búsqueda, presione el botón “Buscar”.
El resultado de la búsqueda se presentará en la siguiente pantalla.
Así cómo es posible buscar el alumno a inscribir, el sistema permite también el ingreso de la información de un nuevo alumno. Para ello presione el botón “Agregar”. Se presentará la pantalla para el ingreso de la información del estudiante.
En esta pantalla es posible ingresar la siguiente información del estudiante.
Datos de identificación
Número único de identificación Es el identificador del estudiante generado por el sistema.
Fecha de estado Es la fecha en la que el alumno se encuentra en el estado relacionado.
Estado alumno Es el estado en el que se encuentra el alumno
Tipo de identificación Es
el tipo de documento de identificación del estudiante.
Número Es
el número de identificación del estudiante.
Fecha de nacimiento Es la fecha de nacimiento del estudiante.
Género (M/F): Es el género del estudiante.
Departamento de nacimiento Es el departamento en el que nació el estudiante.
Municipio de nacimiento Es el municipio en el que nació el estudiante.
Nombres y apellidos
Primer
apellido, Es el primer apellido del estudiante.
Segundo apellido Es el segundo apellido del estudiante.
Primer Nombre Es el primer nombre
del estudiante.
Segundo nombre Es el segundo nombre del estudiante.
Dirección de residencia
Dirección Es
la dirección de residencia del estudiante.
Barrio Es el barrio en el que vive el estudiante.
Departamento Es el departamento en el que vive el estudiante.
Municipio Es el municipio en el que vive el estudiante.
Zona Es la zona en la que vive el estudiante, urbana o rural.
Teléfono Es el número telefónico del estudiante.
Información académica
Carácter Es el carácter de educación en que se ubica el estudiante. Académica o Técnica.
Especialidad Es la especialidad en que se encuentra el estudiante.
Afiliación
al sistema de salud
EPS Es
la EPS a la que está afiliado el estudiante.
IPS Es
la IPS que atiende al estudiante.
Tipo de sangre y RH Es
el tipo de sangre del estudiante y su RH.
ARS Es
la ARS a la cual se encuentra inscrito el estudiante.
Desplazamiento
Población
víctima del conflicto Como
lista de selección
Fecha expulsión
Departamento expulsor Ultimo
departamento en el que estuvo si es desplazado.
Municipio expulsor Ultimo
municipio en el que estuvo si es desplazado.
Certificado Para
seleccionar
Situación
socioeconómica
SISBEN
Número
del carnet del SISBEN
Nivel SISBEN: Nivel
del SISBEN
Estrato Es
el estrato socioeconómico del alumno.
Madre Cabeza de Familia S
Beneficiario Madre Cabeza de Familia No lo seleccione
Beneficiario Veterano Fuerza Pública No lo seleccione
Beneficiario Héroe Nación No lo seleccione
Territorialidad
Resguardo Resguardo indígena al que pertenece el estudiante, si aplica.
Etnia Grupo étnico al que pertenece el estudiante, si aplica.
Discapacidades y capacidades excepcionales
Listado Discapacidades Como lista de selección múltiple.
Listado Capacidades Excepcionales Como lista de selección múltiple.
Familiares En esta sección se registra la información de los familiares del estudiante. Es posible registrar la información de padres y acudientes, así como la información de hermanos del estudiante. Esta es relacionada y detallada más adelante, en la sección correspondiente.
Ejemplo práctico
Digite
la siguiente información.
Datos de identificación
Número único de identificación No se digita, es generado por el sistema.
Fecha de estado 27/04/2005
Estado alumno Nuevo
Tipo
de identificación Tarjeta
de identidad
Número 90012500818
Fecha de nacimiento 10/10/1995
Género Femenino
Departamento de nacimiento Valle del Cauca
Municipio de nacimiento Cartago
Nombres y apellidos
Primer
apellido Zarate
Segundo apellido López
Primer Nombre Sonia
Segundo nombre Milena
Dirección de residencia
Dirección CL 12 12 12 (De acuerdo con la estandarización de direcciones)
Barrió LA LOMA
Departamento Valle
Municipio Cartago
Zona Urbana
Teléfono 2541210
Información académica
Carácter Académica
Especialidad Educación tradicional
Afiliación
al sistema de salud
EPS EPS
Sanitas
IPS Clínica
Cartago
Tipo de sangre y RH O+
ARS
Desplazamiento
Población
víctima del conflicto No
Aplica
Fecha expulsión
Departamento
expulsor
Municipio expulsor
Certificado
Situación
socioeconómica
SISBEN
12348
Nivel SISBEN: 2
Estrato Estrato
2
Territorialidad
Etnia No aplica
Resguardo No aplica
Discapacidades
Capacidades Excepcionales
Información de familiares
En este punto es posible ingresar la información de familiares en los campos
ubicados en la parte inferior de la pantalla.
Tipo Documento Es el tipo de documento de identificación del padre o acudiente.
Num Documento Es el número de identificación del padre o acudiente
Ingrese la siguiente información
Tipo Id CC Cédula de ciudadanía
Documento 79876876
Una vez ingresados estos datos, presione el botón Verificar Documento
El sistema verificará si existe el documento en la base de datos. Si es así, traerá la información almacenada. En caso contrario, usted debe digitar la siguiente información:
Primer apellido, Es el primer apellido del familiar.
Segundo apellido Es el segundo apellido del familiar.
Primer Nombre Es el primer nombre del familiar.
Segundo nombre Es el segundo nombre del familiar
Dirección Es la dirección en la que se puede ubicar al familiar.
Teléfono Es el número telefónico en el que se puede ubicar al familiar.
Parentesco Es el parentesco del familiar con el alumno.
Acudiente Debe seleccionarlo si se trata del acudiente del estudiante.
Digite la siguiente información
Primer apellido Silva
Segundo apellido Pérez
Primer Nombre Alberto
Segundo nombre
Dirección CL 25 7 54 (De acuerdo con la estandarización de direcciones)
Teléfono 2361524
Parentesco Seleccione tío
Acudiente Selecciónelo
Una vez ingresada la información de familiares, haga clic sobre el botón “Salvar familiares”.
Si usted desea puede ingresar un familiar, siguiendo los pasos anteriores.
Cuando haya finalizado el ingreso de la información de familiares, presione el botón Guardar. El estudiante queda registrado.
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible ingresar la información para la inscripción.
Debe ingresarse la siguiente información:
Número de formato Número del formato de inscripción
Fecha de recepción Fecha en que se recibió el formato de inscripción
Fecha de digitación Es la fecha del día en que se digita la información del formato de inscripción y no se puede modificar.
Secretaría Secretaría de educación que corresponde
Grado Grado al que se quiere inscribir el alumno
Año Año para el cual se realiza la inscripción
Cancelada Para selección
Ejemplo práctico
Digite la siguiente información
Número de formato 987
Fecha de recepción 09/05/2005
Fecha de digitación 11/05/2005
Secretaría Cartago
Grado Segundo
Año 2005
Cancelada No lo seleccione
Situación académica del año anterior Ingresa por primera vez al sistema
En la parte superior de la pantalla se encuentra la información del estudiante que fue consultado para su verificación. Es posible dar clic sobre el nombre del estudiante, que se encuentra resaltado en rojo en la parte superior derecha de la pantalla, con lo cual se tendrá acceso a la información del estudiante registrada en el sistema.
En la parte central de la pantalla se debe registrar la información adicional de matrícula
Proviene de sector privado Para selección
Proviene de otro municipio Para selección
Institución de bienestar Es la Institución de bienestar de la que proviene el alumno
Situación académica año anterior Como lista de selección
En la parte inferior de la pantalla usted verá los campos para definir la búsqueda de las instituciones en las cuales desea inscribir al alumno.
Código DANE Es el código DANE de la Institución en la que desea inscribirse.
Nombre de la Institución Es el nombre de la Institución en la que desea inscribirse.
Ejemplo práctico
No ingrese criterios de búsqueda. Presione el botón Buscar Instituciones.
Se presentará la lista de las instituciones de Cartago. Elija la Institución deseada para colocar dentro de las preferencias del estudiante.
Ejemplo práctico
Seleccione las instituciones preferidas:
Nombre de la Institución Sor María Juliana
Para grabar la inscripción, una vez seleccionadas las instituciones, presione el botón Guardar.
El sistema presenta un mensaje como el siguiente
Presione el botón “Aceptar”.
Esta opción permite Revocar la inscripción de un alumno seleccionando la casilla de verificación, como se ve en la siguiente pantalla
Una vez revocada la inscripción al realizar nuevamente la consulta el alumno cambiara el estado ha cancelado como se ve a continuación.
Para la inscripción de un alumno del Sistema SIPI[a14] , es necesario que cumpla con las condición que sean mayores a 5 años y el año de la inscripción sea mayor que el último año en que se encuentra en el SIPI.
Ingrese los siguientes criterios:
Tipo documento No lo ingrese
Documento 1013524698
Primer nombre Juan
Segundo nombre Esteban
Primer apellido Cárdenas
Segundo apellido Silva
Una vez ingresados los criterios de búsqueda, presione el botón “Buscar”.
El resultado de la búsqueda se presentará en la siguiente pantalla, haga clic en el Botón Inscribir Alumno:
Le aparecerá la siguiente pantalla, digite el número de Formulario, la fecha de recepción y consulte la Institución en la cual desea inscribirlo, para este caso ingrese el Código DANE 176147000376, como el alumno viene del SIPI sólo se podrá inscribir a grado 0º:
Al hacer clic en el Botón Guardar, el sistema informará si la inscripción se realizó de manera satisfactoria:
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. La información de la nueva inscripción puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Si el alumno se encuentra en estado nuevo en años anteriores, cuando se realice la inscripción se creara un registro de nuevo y luego el de inscrito al guardar la información[a15] Si el alumno se encuentra retirado en años anteriores, el formulario aparecerá en blanco para iniciar una nueva inscripción en el aplicativo. Si el alumno viene del Sistema SIPI sólo se podrá inscribir a grado 0º [a16] Para modificar la inscripción se debe hacer por menú modificar inscripción. El estudiante no se puede inscribir dos veces para el mismo año lectivo. |
Cambio de estado de un alumno NUEVO ha INSCRITO
Este proceso es permitido realizarlo con usuario de rol Administrador, Secretaría y establecimiento educativo
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña Administrador MEN y hacer clic en botón Entrar
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida
Ingrese por el menú de Inscripciones, opción Nueva inscripción
El sistema despliega la pantalla de Búsqueda de alumnos. Ingrese los filtros de búsqueda (Primer nombre y primer apellido de un niño que se encuentra en estado nuevo) y hacer clic sobre icono Buscar, como se visualiza en la siguiente pantalla
El sistema despliega el registro del alumno que cumple con los criterios de búsqueda ingresados en el paso anterior con los siguientes campos:
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Estado
Opción Modificar Alumno
Opción Inscribir alumno
Opción Eliminar Alumno
Seleccione la opción Inscribir Alumno como se indica a continuación
El sistema despliega pantalla Inscripción de estudiantes, donde se visualizan los campos Tipo Documento, Número documento, nombre alumno prediligenciados automáticamente por el sistema
Ingresar los campos requeridos por el sistema:
Número de Formato
Fecha de Recepción
Fecha de digitación
Año
Situación académica año anterior
Seleccione la institución y la sede donde se dese inscribir el alumno y luego haga clic sobre el icono Guardar, como se visualiza en la siguiente pantalla:
El sistema muestra mensaje indicando que se realizó la inscripción exitosamente, luego hacer clic en botón Aceptar
Verificar en la consulta de estudiantes que el estado del alumno sea Inscrito, ingresando por menú Estudiantes, por medio de la opción Consulta de Alumnos
Ingrese el primer apellido y primer nombre del estudiante que desea consultar y haga clic sobre el icono Buscar
El sistema muestra el registro con la información básica del estudiante y su estado debe estar Inscrito
Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Asignación Rector”.
Esta opción permite al rector de la Institución realizar la asignación de los cupos de acuerdo con la disponibilidad y con la priorización de los estudiantes realizada previamente, así como su consulta y anulación. Para llevar a cabo la asignación de cupos, es necesario primero realizar la definición de parámetros para asignación de cupos por parte del rector (Ver Capitulo Administración, numeral 4.16 Pesos variables y numeral 4.24 Variables).
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la Institución para la cual se realizará la asignación de cupos por el rector.
Ejemplo práctico
Seleccione la Secretaría Cartago y presione el botón Buscar Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla:
Haga clic sobre para que sean ordenados de forma ascendente, le aparecerá una flecha de color verde al lado derecho
Seleccione la Institución 176147000376 GABO dando clic en el botón aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible buscar los alumnos para los cuales se desea asignar cupo. Para ello seleccione el grado y metodología para los que va a asignar los cupos.
Seleccione:
Grado Sexto
Metodología Educación tradicional
Oprima el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla aparecen los alumnos que en su inscripción seleccionaron dentro de sus preferencias la Institución y para los cuales se desea asignar cupo. En esta pantalla aparecen los alumnos que en su inscripción seleccionaron dentro de sus preferencias la Institución y para los cuales se desea asignar cupo, si desea asignarlos a todos, presione el botón , si quiere quitar la Selección presione el botón . Una vez realizada la selección debe seleccionar adicionalmente Sede, Jornada, Grupo, Subsidio, Fuente Recursos, marcar la casilla Asignar y presionar el botón Guardar.
Seleccione
Sede 17614700037601
Jornada Mañana
Grupo 601
Subsidio No seleccione
Fuente Recursos SGP
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. La asignación de estos cupos únicamente puede ser llevada a cabo por el rector de la Institución. La información de la inscripción puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Asignación de cupos nuevos”.
Esta opción permite asignar cupos a todos los alumnos que se encuentran inscritos en el sistema, para la jerarquía seleccionada. Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la jerarquía para la cual se realizará la asignación de cupos.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Presione el botón Asignar
El sistema le solicitará confirmación
Se presentará la siguiente pantalla
Ahora ingrese por el menú administración procesos por lotes para verificar la finalización del proceso
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. El proceso de asignación de cupos nuevos solamente puede ser llevado a cabo por una jerarquía superior. El acceso a esta información es restringido, depende de los roles y privilegios definidos. Se debe definir subsidio y fuente de recursos una vez el alumno se encuentre en estado Asignado, ingresando por la opción Estudiantes → Consulta de Alumnos.
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Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Anular asignaciones”.
Esta opción permite reversar la asignación de cupos a los estudiantes que se encuentran matriculados en el sistema.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la Institución para la cual se realizará la anulación de la asignación de cupos.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago y presione el botón Buscar Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la cual se realizará la anulación de la asignación de cupos.
Ejemplo práctico
Seleccione Sor María Juliana. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla se debe definir el grado y modelo educativo para los cuales se anula la asignación de cupos.
Ejemplo práctico
Seleccione Grado 0, Educación tradicional
Se le presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar el alumno para el cual se anulará la asignación de cupo.
Una vez seleccionado el alumno al que se desea anular la asignación de cupo, marque la casilla “DesAsignar” y presione el botón Guardar. Con esto quedará anulada la asignación del cupo y el alumno pasará a estado Inscrito.
En esta pantalla se presenta el resultado del proceso de anulación de la asignación de cupos. Esta información se encuentra en el campo “Mensaje”.
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. El proceso de anular la asignación de cupos solamente puede ser llevado a cabo por una jerarquía superior. El acceso a esta información es restringido, depende de los roles y privilegios definidos. |
Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Inscripción Niños SIPI”.
En ésta opción el usuario podrá seleccionar como sede origen una sede del SIPI y como institución destino un establecimiento educativo del SIMAT.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla, la cual está compuesta de tres (3) pestañas:
1. Sede_SIPI: En esta pestaña se consulta la información de sedes que prestan el servicio de primera infancia SIPI, el usuario debe seleccionar una sede.
2. Institución SIMAT: En esta pantalla se consulta la información de los establecimientos educativos SIMAT, el usuario debe seleccionar un establecimiento educativo y una sede.
3. Inscripción_de_alumnos: Trae el listado de niños que se encuentran atendidos por el prestador en SIPI que son mayores a 5 años según fecha de corte establecido en SIPI (por año y calendario de la institución destino), estos niños no deben estar registrados en SIMAT:
En esta pantalla es posible seleccionar la Sede del SIPI y como institución destino un establecimiento educativo del SIMAT.
Ejemplo práctico
Digite el NIT 80000 y haga clic en el botón Buscar
Se le presentara la siguiente pantalla en la cual podrá seleccionar la Sede del sistema SIPI en la que se encuentran los niños que se desean inscribir en SIMAT, para este caso seleccionaremos Lugar Abril Boavita:
En la siguiente pantalla le solicitara la Institución y la Sede en SIMAT en la cual va a inscribir los niños, para este caso digitaremos el Código Dane 176147000376 y seleccionamos la Sede 17614700037601
Finalmente, pasa a la siguiente pantalla para ingresar el número de Formulario y seleccionar el alumno que se desea inscribir:
Al dar clic en el botón Guardar, el sistema genera el mensaje “Alumno Inscrito de manera exitosa”:
Al consultar el alumno se encuentra en estado INSCRITO y está listo para ser asignado y continuar con el proceso normal de Matrícula en SIMAT:
RECUERDE! Solo podrá consultar: Los beneficiarios que correspondan con la sede origen del SIPI. Que sean mayores a 5 años a la fecha de corte de edad establecida en SIPI y según el año y calendario del establecimiento destino. El año de la inscripción sea mayor que el último año en que se encuentra en el SIPI. Que no hayan sido inscritos en SIMAT en el año en que se está realizando la inscripción.
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El objetivo final del proceso de matrícula es matricular alumnos tanto antiguos como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de la población.
Para realizar la matrícula es necesario tener en cuenta que el sistema educativo debe garantizar la continuidad de quienes se encuentran ya matriculados en una Institución. Es por esto que se resalta la importancia del proceso de prematrícula.
Una de las opciones de Matrícula es Promoción. Esta opción permite tomar los alumnos que se encuentran matriculados y llevarlos al grado siguiente para el año siguiente.
Dentro del menú de Matricula también se encuentra el registro de reprobación de los estudiantes, que es de vital importancia para el manejo de cupos.
En esta opción también se manejan los cambios a alumnos matriculados, retiros y traslados de estudiantes.
La matrícula toma los estudiantes que tienen un cupo asignado en alguna Institución y los coloca en estado Matriculado.
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Prematrícula”.
Esta opción permite registrar la intención de matrícula de los estudiantes que se encuentran matriculados en el sistema. En esta opción también es posible registrar el traslado de los alumnos.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la Institución para la cual se registrará la prematrícula de los estudiantes.
Ejemplo práctico
Seleccione Nariño y presione el botón Buscar Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la cual se registrará la prematrícula de los estudiantes.
Seleccione Institución Nariño 9 No Oficial. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Sede para la cual se registrará la prematrícula de los estudiantes.
Seleccione Sede No Oficial. Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible definir la jornada, grado y grupo en que se encuentran los alumnos a prematricular.
Ingrese la siguiente información
Jornada Completa
Grado Primero
Grupo 0102
Presione el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible seleccionar aquellos alumnos que se desea prematricular, si desea prematricularlos a todos, presione el botón, si quiere quitar la Selección presione el botón. Una vez realizada la selección presione el botón Guardar.
En esta pantalla también es posible registrar el retiro de un estudiante. Para ello en el campo Nuevo Estado seleccione “Retirado”. Se habilitará el campo Motivos Retiro para seleccionar el motivo por el cual se retira el estudiante.
Una vez registrado presione el botón Guardar. Al terminar el proceso aparecerá el siguiente mensaje en el alumno seleccionado
Así mismo es posible registrar una solicitud de traslado para un estudiante. Para ello debe cambiar primero el estado del estudiante ha Trasladado, y luego presionar el botón Trasladar. Se presentará la siguiente pantalla
Al presionar el botón OK, aparece la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible ingresar la información de la solicitud de traslado del estudiante.
Debe ingresarse la siguiente información:
Grado siguiente
Secretaría (como lista de selección)
Año
No. Formulario
Fecha de solicitud (dd/mm/aaaa)
Estado (como lista de selección)
Motivos (como lista de selección)
Búsqueda instituciones
Dane Institución
Nombre Institución
Ejemplo práctico
Digite
la siguiente información.
Grado siguiente Tercero
Secretaría Cartago
Año 2004
No. Formulario 45153
Fecha de solicitud 15/09/2005
Estado Nueva
Motivos Cambio domicilio
Búsqueda instituciones
Dane Institución
Nombre Institución
Al ingresar el código Dane de la Institución y oprimir el botón Buscar Institución el sistema muestra en pantalla el nombre de la Institución.
Una vez seleccionada la Institución de destino, presione el botón Adicionar Institución, con lo cual la Institución seleccionada será adicionada a la lista de preferencias. Esta operación puede ser realizada tantas veces como preferencias institucionales desee definir.
Una vez ingresada toda la información de la solicitud de traslado, presione el botón Guardar. Con esto quedará grabada en el sistema la información de la solicitud de traslado.
Se presentará el siguiente mensaje
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. Un alumno solo puede tener una solicitud de traslado por año. La información de la solicitud de traslado puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Tenga en cuenta que si el proceso se realiza después de que se haya realizado el ajuste de eliminación de la opción de prematricula, ya no se mostrará la opción en el sistema |
El Ministerio de Educación Nacional (MEN) solicita la necesidad de realizar el proceso en la actual vigencia, para que las Entidades territoriales Certificadas (ETC) puedan registrar estrategias de permanencia, entre otras novedades.
Además se decide que el proceso de prematricula, ahora llamado solicitud de cupo, no será realizado por las Secretarías de Educación, sino que será un proceso automático que será realizado al finalizar la etapa de solicitud de cupos.
Validar eliminación opción Matricula-Prematricula.
Ingrese a la página de SIMAT, Diligencie los datos de usuario y contraseña (Administrador MEN) y luego haga clic sobre el botón Entrar.
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida, luego Oprima clic sobre el módulo Matricula y Verifique que dentro de las opciones del menú no se encuentre la opción de Prematricula.
Dentro del proceso de matrícula se encuentra la solicitud de traslados de estudiantes. Esta opción permite registrar las solicitudes de traslado de los alumnos que así lo desean, su actualización, cancelación y la asignación de los cupos necesarios para garantizar la continuidad educativa a los estudiantes.
Para realizar el traslado de un estudiante es necesario tener en cuenta que el sistema educativo debe garantizar la continuidad educativa a los alumnos.
Dentro de la opción de Traslados es posible:
Registrar un nueva solicitud de traslado
Consultar una solicitud de traslado
Actualizar una solicitud de traslado
El objetivo de este proceso es el registro de la información de las solicitudes de cupo en las instituciones, así como la asignación de cupos para los mismos, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
La solicitud de traslado tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda de una solicitud de traslado, oprimiendo el botón “Buscar” o registrar una nueva solicitud de traslado, oprimiendo el botón “Agregar”.
Al oprimir el botón Buscar es posible. Consultar y/o modificar la información de la solicitud de traslado de un estudiante, así como cancelar una solicitud de traslado.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàMatriculasàTraslados
Para buscar una solicitud de traslado, se deben definir los siguientes criterios de búsqueda:
Secretaría Secretaría de educación que corresponde
Año Año para el cual se realiza la solicitud
Número de formulario Número del formulario de solicitud de traslado
Tipo documento Tipo de documento del alumno
Documento Número de documento del alumno
Primer apellido Primer apellido del alumno
Segundo apellido Segundo apellido del alumno
Primer Nombre Primer nombre del alumno
Segundo nombre Segundo nombre del alumno
Grado Grado en que se encuentra el alumno
Los criterios de búsqueda operan por conjunción y pueden ser definidos según se desee restringir la búsqueda. Mientras más parámetros sean definidos, más preciso será el resultado de la búsqueda.
Ejemplo práctico
En esta pantalla ingrese la siguiente información.
Secretaría Cartago
Año 2006
Número de formulario
Tipo documento
Documento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer Nombre
Segundo nombre
Grado
Una vez ingresada la información, se debe oprimir el botón Buscar, con lo cual aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla aparecen las solicitudes de traslado coincidentes con los criterios de búsqueda definidos.
Seleccione la solicitud de traslado que desea consultar, cancelar y/o actualizar. Para accesar la información de la solicitud, presione el botón Ver traslado.
Usted verá la pantalla que contiene la información de la solicitud y las instituciones preferidas.
En esta pantalla aparece la información de la solicitud de traslado, y las instituciones que fueron seleccionadas. Es posible además actualizar la selección de instituciones. Para ello usted puede eliminar o adicionar instituciones.
Para adicionar una Institución, debe ingresar el código Dane o nombre de la institución y oprimir el botón “Buscar Instituciones”. También se puede definir la Secretaría y presionar el botón Buscar Instituciones, con lo cual el sistema buscará todas las instituciones de la Secretaría para seleccionar la deseada. Si se ingresa el código Dane se presentará la siguiente pantalla
Seleccione la institución educativa el sistema la adicionara a la solicitud, seleccione el modelo educativo y presione el botón guardar.
Ejemplo Práctico
Ingrese el nombre de la institución “ZARAGOZA” y presione el botón Buscar instituciones.
Se presentará la siguiente pantalla
Para eliminar una Institución de las preferencias, únicamente es necesario seleccionarla y oprimir el botón Borrar.
Ejemplo Práctico
De la lista de instituciones de preferencia definida en la solicitud de traslado seleccione una cualquiera y presione el botón Borrar.
Para cancelar una solicitud de traslado, únicamente es necesario modificar su estado a “Cancelada”
Una vez realizadas las modificaciones deseadas en la solicitud de traslado, presione el botón Salvar traslado, que se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla. Con esto quedará grabada en el sistema la información de la solicitud de traslado.
Se presentará el siguiente mensaje
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. Un alumno solo puede tener una solicitud de traslado por año. La información de la solicitud de traslado puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Al oprimir el botón Agregar es posible registrar en el sistema la solicitud de traslado de un estudiante.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàMatriculaàTraslados
Oprima el botón Agregar.
Encontrará la siguiente pantalla
En esta pantalla se deben ingresar los criterios para la búsqueda del estudiante que solicita traslado.
Secretaría (como lista de selección)
Año
Tipo documento (como lista de selección)
Documento
Departamento de expedición (como lista de selección)
Municipio de expedición (como lista de selección)
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Número único de identificación
La búsqueda del estudiante puede realizarse por cualquiera de los criterios mencionados, o una conjunción de ellos.
Ejemplo práctico
Ingrese los siguientes criterios:
Secretaría Seleccione Cartago
Año 2006
Tipo documento (como lista de selección)
Documento
Departamento de expedición (como lista de selección)
Municipio de expedición (como lista de selección)
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nombre
Segundo nombre
Número único de identificación
Una vez ingresados los criterios de búsqueda, presione el botón “Buscar alumnos”.
El resultado de la búsqueda se presentará en la siguiente pantalla.
En esta pantalla se presentan los estudiantes que corresponden a los criterios de selección definidos en la búsqueda. El sistema permite seleccionar un alumno para el registro de su solicitud de traslado, oprimiendo el botón “Ver alumno” ubicado en el extremo derecho de cada estudiante.
Ejemplo práctico
Seleccione al estudiante Daniel Felipe Abadía Taba
Se presentará la siguiente pantalla para el registro de la información de la solicitud de traslado del estudiante
En esta pantalla es posible ingresar la información de la solicitud de traslado del estudiante.
Debe ingresarse la siguiente información:
Grado siguiente
Secretaría (como lista de selección)
Año
No. Formulario
Fecha de solicitud (dd/mm/aaaa)
Estado (como lista de selección)
Motivos (como lista de selección)
Búsqueda instituciones
Dane Institución
Nombre Institución
Ejemplo práctico
Digite
la siguiente información.
Grado siguiente Tercero
Secretaría Cartago
Año 2004
No. Formulario 45123
Fecha de solicitud 15/06/2005
Estado Nueva
Motivos Cambio domicilio
Búsqueda instituciones
Dane Institución
Nombre Institución
Al ingresar el código Dane de la Institución y oprimir el botón Buscar Institución el sistema muestra en pantalla el nombre de la Institución.
Una vez seleccionada la Institución de destino, presione el botón Adicionar Institución, con lo cual la Institución seleccionada será adicionada a la lista de preferencias. Esta operación puede ser realizada tantas veces como preferencias institucionales desee definir.
Una vez ingresada toda la información de la solicitud de traslado, presione el botón Guardar. Con esto quedará grabada en el sistema la información de la solicitud de traslado.
Se presentará el siguiente mensaje
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. Un alumno solo puede tener una solicitud de traslado por año. La información de la solicitud de traslado puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
El objetivo del proceso de promoción de alumnos es reservar, a los alumnos que se encuentran matriculados, el cupo para el año lectivo siguiente.
La promoción puede ser realizada en el nivel de jerarquía que se desee. Puede realizarse para una Institución, para una Sede o hasta para una jornada.
Esta opción permite promocionar los alumnos que aprobaron el grado actual en el año actual, al siguiente grado en el siguiente año lectivo.
Los procesos de promoción no se realizan en línea (tiempo real), son lanzados por los usuarios y el SIMAT los ejecuta de acuerdo a una programación establecida por el administrador del sistema. De tal forma que el resultado de la ejecución de la promoción no será observable a través de la presente opción del menú, sino a través de MenúàAdministración à Procesos por lotes
A continuación se mostrará un ejemplo del proceso de promoción por jerarquía
Aparece una primera pantalla en la que es posible seleccionar la jerarquía con la cual se desea trabajar.
Oprima el botón Ir a Siguiente Nivel
Aparecerá el siguiente nivel, como lista de selección. En este caso, por estar en el nivel MEN, al oprimir este botón aparece la siguiente jerarquía, en este caso Secretaría. De esta lista es posible seleccionar la Secretaría a trabajar.
Ejemplo práctico
Seleccione Magdalena.
En este punto se tienen dos opciones: Realizar Promoción por Jerarquía o Seleccionar Institución.
En este caso se va a realizar por jerarquía
Seleccione el tipo de promoción y luego haga clic sobre el botón Promover
El sistema muestra mensaje de advertencia que pregunta si está seguro de ejecutar el proceso, oprima clic sobre el botón Aceptar como se muestra a continuación
El sistema despliega el siguiente mensaje indicando que el proceso ya fue enviado, haga clic sobre el botón Aceptar
Al oprimir el botón Realizar Promoción por Jerarquía, es posible promocionar los alumnos que aprobaron el grado actual en el año actual, al siguiente grado en el siguiente año lectivo.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàMatrículasàPromoción
Presione el botón Promover.
Se presenta la siguiente pantalla, en la que el sistema pide confirmación para realizar la promoción.
Al oprimir el botón Aceptar, todos los estudiantes de la jerarquía son promocionados al grado siguiente.
Verifique el estado del proceso través de MenúàAdministración à Procesos por lotes. Puesto que los procesos de promoción no se realizan en línea.
RECUERDE! Esta opción lleva a cabo la promoción de TODOS los alumnos en la jerarquía, al grado siguiente para el año lectivo siguiente dentro de su Institución, jornada y Sede correspondientes. Este proceso es realizado por la jerarquía seleccionada, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Los procesos de promoción no se realizan en línea (tiempo real), son lanzados por los usuarios y el SIMAT los ejecuta de acuerdo a una programación establecida por el administrador del sistema. De tal forma que el resultado de la ejecución de la promoción no será observable a través de la presente opción del menú, sino a través de MenúàAdministración à Procesos por lotes Se debe tener en cuenta que este proceso de promoción no se vea afectado con el proceso de promoción flexible que se describe en la sección 9.21 y que se encarga de realizar el proceso de promoción a las instituciones, grupos y/o grados que tengan asociada una metodología flexible
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Al oprimir el botón Seleccionar Institución, es posible seleccionar una Institución para promocionar los alumnos que aprobaron el grado actual en el año actual, al siguiente grado en el siguiente año lectivo.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàMatrículasàPromoción
Oprima el botón Buscar.
Se presenta la siguiente pantalla
Si conoce el Código Dane o el nombre de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con lo cual se le presentará la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de búsqueda.
Ejemplo práctico
Oprima el botón Buscar Instituciones. El resultado de la búsqueda se le presentará en la siguiente pantalla
En este punto usted puede realizar la promoción para toda la Institución o seleccionar una Sede.
Seleccione la Institución para la que desea realizar la promoción, oprimiendo el botón Seleccionar que se encuentra a la derecha de la información de la Institución.
Si usted no selecciona ninguna Institución observará el siguiente mensaje:
Ejemplo práctico
Seleccione la Institución Ciudad de Cartago y oprima el botón Promover.
Todos los estudiantes de la Institución serán promocionados al grado siguiente.
RECUERDE! Esta opción lleva a cabo la promoción de TODOS los alumnos en la Institución al grado siguiente para el año lectivo siguiente dentro de su jornada y Sede correspondientes. Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Se debe tener en cuenta que este proceso de promoción no se vea afectado con el proceso de promoción flexible que se describe en la sección 9.21 y que se encarga de realizar el proceso de promoción a las instituciones, grupos y/o grados que tengan asociada una metodología flexible
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Al oprimir el botón Seleccionar Sede, es posible seleccionar una Sede para promocionar los alumnos que aprobaron el grado actual en el año actual, al siguiente grado en el siguiente año lectivo, o bajar al nivel de jornada para realizar la promoción.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàMatrículasàPromociónàOprima el botón Seleccionar Institución
Se presenta la siguiente pantalla que es la misma que se utiliza para realizar la promoción por Jerarquía, donde se selecciona el nivel y el tipo de promoción
Luego se debe buscar la institución ingresando el código Dane o el nombre de la institución
En esta pantalla es posible seleccionar la Sede para la cual se va a realizar la promoción. Para ello oprima el botón Ver Sede que se encuentra en el extremo derecho de la pantalla para cada una de las Sedes.
Una vez seleccionada la Sede, es posible realizar la promoción de todos los alumnos de la misma. Para ello presione el botón Promover.
RECUERDE! Esta opción lleva a cabo la promoción de todos los alumnos en la Sede al grado siguiente para el año lectivo siguiente dentro de su jornada correspondiente. Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Se debe tener en cuenta que este proceso de promoción no se vea afectado con el proceso de promoción flexible que se describe en la sección 9.21 y que se encarga de realizar el proceso de promoción a las instituciones, grupos y/o grados que tengan asociada una metodología flexible
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Al oprimir el botón Buscar, es posible seleccionar una jornada para promocionar los alumnos que aprobaron el grado actual en el año actual, al siguiente grado en el siguiente año lectivo.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàMatrículasàPromociónàOprima el botón Realizar promoción para toda la Institución.
Seleccione la Sede para la que va a realizar la promoción y presione el botón Buscar.
Se presenta la siguiente pantalla
Para realizar la promoción de los estudiantes, seleccione la jornada que desea promocionar y oprima el botón Promover.
Los alumnos de la jornada seleccionada se promoverán al grado siguiente.
RECUERDE! Esta opción lleva a cabo la promoción de TODOS los alumnos en la Sede-jornada al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Los alumnos de Grado 26 quedarán en estado “Graduado” si se promocionan (aprueban el año)[a17] Se debe tener en cuenta que este proceso de promoción no se vea afectado con el proceso de promoción flexible que se describe en la sección 9.21 y que se encarga de realizar el proceso de promoción a las instituciones, grupos y/o grados que tengan asociada una metodología flexible |
Para los modelos flexibles, se debe poder hacer la promoción por grupo de alumnos o promocionar todos los modelos flexibles por secretaría, jerarquía, establecimiento educativo, sede.
La promoción de los modelos flexibles se hará para los alumnos que estén en la vigencia anterior a la que se va a promocionar, y se debe indicar para qué grado van.
Cuando se envíe el proceso de promoción se hará similar a lo que se hace actualmente con la diferencia que se hará al grado que se indique por pantalla.
La opción de Modelos Flexibles por Grupo se encuentra dentro del menú de Matricula como se muestra en la siguiente pantalla
Pestaña 1-Institución: Los campos que se deben ingresar son los siguientes:
Secretaría o nivel actual
Campo numérico
Campo obligatorio
Longitud de 10 posiciones (Código de almacenamiento en BD)
La jerarquía que debe aparecer por defecto, es la que tenga asociada el usuario que ingresó a ésta pantalla.
Sólo podrá consultar alumnos que estén en la jerarquía del usuario que consulta o una inferior
CÓDIGO DANE de la institución
Campo numérico
Longitud de 12 posiciones (Código de almacenamiento en BD)
Nombre Institución
Campo alfanumérico
Longitud de 100 posiciones
Pestaña 2-Sedes:
Como se visualiza en la ventana anterior el código DANE, nombre de Institución y Rector los diligencia automáticamente el sistema, cuando haga clic en el botón Buscar el sistema muestra las sedes asociadas a la institución
Pestaña 3- Promoción Flexible
Sección Promoción por grupos
El sistema prediligencia el Nombre de la Sede, código Dane, Dirección, como se muestra en la pantalla anterior.
El campo Año en el cual están matriculados los alumnos a Promocionar es un campo deshabilitado y debe tener el año anterior al de la promoción.
Al seleccionar el campo de Jornada de Matrícula, el sistema mostrará en las listas desplegables de Grado de matrícula y Grupo de matrícula los que se encuentran asociados a la jornada de la institución y sede seleccionada
Sección Valores de promoción por defecto
El sistema solicita la información de jornada, grado y grupo a donde se quiere promocionar el alumno para el año siguiente, si no se desean ingresar esos campos, no son obligatorios, el sistema deberá pasar a los alumnos en el grado siguiente en la misma jornada a excepción de que estén reprobados.
Cuando el sistema muestra la información de los alumnos que se van a promocionar, se debe diligenciar la jornada, el grado, grupo, carácter y especialidad, el modelo educativo lo muestra el sistema automáticamente después de diligenciar jornada y grado
Nota. En esta pantalla pueden consultarse alumnos en estado Matriculado, Sin continuidad, reprobado o Prematriculado
Ejemplo Práctico
Realizar proceso de promoción flexible por grupos
Ingreso al sistema con usuario Secretaría, promocionar alumnos que se encuentren en estado Matriculado
Ingresar al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de Secretaría, hacer clic en botón Entrar
El sistema despliega pantalla de Bienvenida al sistema como se visualiza a continuación
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción “Modelos flexibles por grupo”
El sistema despliega la pantalla Modelos flexibles por grupo donde se despliega la pestaña 1-Institución, donde debe seleccionar la jerarquía, luego ingresar el código Dane y el nombre de la institución si lo conoce, luego hacer clic sobre el botón Buscar Instituciones
Resultado de la búsqueda de Instituciones, seleccione la institución en el cuadro de selección que se observa a la derecha del registro
Luego el sistema muestra la Pestaña Sede, con los registros encontrados de la Sede o Sedes correspondiente a la Institución seleccionada, también se debe marcar el botón Ver sede
El sistema despliega la Pestaña Promoción flexible, donde se deben seleccionar la información del alumno en el año 2.013 para que el sistema lo busque y posteriormente los campos a donde se desea promocionar el estudiante para el siguiente año
Resultado de la búsqueda
Se verifica si existen cupos disponibles para la institución
Se realiza el proceso de promoción, seleccionando la opción Promover a los alumnos que se van a promocionar
Realice la consulta de los alumnos para el año de la promoción, por el menú Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de alumnos, se debe verifica que el estado del alumno sea “Promocionado”
Verifique que se hayan aumentado dos cupos para la institución en la jornada, grado y grupo en la que se encuentran los alumnos para el año en que se realizó la promoción
Nota: Este proceso se puede realizar con usuario que tenga perfil MEN, Secretaría de Educación y/o Establecimiento educativo
Cuando se realiza la promoción flexible, y no hay cupos en los grupos donde se desean promocionar los alumnos, el sistema debe dejar a los estudiantes en el estado Sin Continuidad, a continuación se realiza el ejercicio para este caso
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válidos de Secretaría, hacer clic en botón Entrar
El sistema despliega pantalla de Bienvenida al sistema como se muestra a continuación
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción “Modelos flexibles por grupo”
Se debe realizar el proceso como se describe en el ejercicio anterior, cuando se consultan los alumnos, seleccione la jornada, grado, grupo, modelo educativo, carácter y especialidad
Verifique que la institución no tiene cupos, en el grado, jornada y grupo a donde se va a promocionar a los alumnos
Realice el proceso de promoción, marcando en la columna Promover los registros de los alumnos
El sistema muestra en el campo mensaje “El grupo destino no tiene cupos, el alumno quedó Sin continuidad, como se muestra en la siguiente pantalla
Verifique por el menú Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de alumnos, el estado haya quedado “Sin continuidad”
El proceso de promoción de modelos flexibles por niveles puede promocionar alumnos de toda una jerarquía, de una institución, de una sede, de una jornada o de un grado, teniendo en cuenta que debe promocionar solo las instituciones que tengan metodologías flexibles asignadas.
A continuación se realizará el ejemplo de la promoción flexible por Jerarquía
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña válida de usuario con rol MEN, luego haga clic en botón Entrar
El sistema despliega pantalla de Bienvenida al sistema, como se muestra a continuación
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción Promoción flexible por niveles
El sistema despliega la pantalla Promoción Flexible por Niveles, donde se despliega la pestaña 1-Jerarquía. Para este caso seleccione la secretaría de Barranquilla, debe ser distinta a MEN
Ahora seleccione el modelo flexible, el cual desea utilizar para realizar el proceso de promoción
Haga clic sobre el icono “Promover” como se muestra en la siguiente pantalla
El sistema despliega mensaje “¿Está seguro de ejecutar este proceso? El estado de los alumnos será modificado, luego Haga clic en el botón “Aceptar”
El sistema muestra el mensaje “El proceso fue enviado. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes.”, haga clic en botón Aceptar
Ingrese por Menú Administración, seleccionando la opción proceso por lotes, realice la búsqueda del proceso de promoción flexible y verifique que el proceso de promoción por jerarquía haya terminado correctamente
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción Promoción flexible por niveles
El sistema despliega la pantalla Promoción Flexible por Niveles, donde se despliega la pestaña 1-Jerarquía
El sistema muestra el siguiente mensaje “Si desea realizar la promoción por jerarquía de clic en el botón de promover, si desea realizarla por institución haga clic en el botón de buscar”
Seleccione jerarquía a la que se va a realizar la promoción (debe ser distinta a MEN, solo puede ver la información correspondiente a la secretaría del establecimiento del usuario con el que se ingresó al sistema), seleccione el modelo flexible
El sistema despliega la pestaña “2-Institución”, se muestra el siguiente mensaje “Si desea realizar la promoción por institución de clic en el botón de promover, si desea realizarla por sede haga clic en el botón de buscar”, Sistema muestra campo Secretaría prediligenciado automáticamente, ingrese el código de Dane o nombre de la institución y luego haga clic en el botón Buscar Instituciones
El sistema muestra listado de institución o instituciones encontradas, Seleccione la institución en la cual se encuentran los alumnos a promover y luego haga clic en botón Promover
El sistema despliega mensaje “¿Está seguro de ejecutar este proceso? El estado de los alumnos será modificado, Haga clic en el botón “Aceptar”
Verifique que el proceso de promoción por institución haya terminado correctamente
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción Promoción flexible por niveles
El sistema despliega la pantalla Promoción Flexible por Niveles, donde se despliega la pestaña 1-Jerarquía
Verifique que el sistema muestra el siguiente mensaje “Si desea realizar la promoción por jerarquía de clic en el botón de promover, si desea realizarla por institución haga clic en el botón de buscar”
Seleccione jerarquía a la que se va a realizar la promoción (debe ser distinta a MEN, solo puede ver la información correspondiente a la secretaría del establecimiento del usuario con el que se ingresó al sistema), luego Seleccione el modelo flexible
Haga clic sobre el icono “Buscar”, El sistema despliega la pestaña “2-Institución”
Después de seleccionar la institución, seleccione la sede a la cual desea realizar el proceso de promoción, El sistema despliega la pestaña “3-Sede”, Visualice que los campos Código Dane, Nombre Institución y Rector prediligenciados automáticamente
Seleccione el botón “Ver sede” de la sede donde se encuentran los alumnos a promover y luego haga clic sobre el botón “Promover”
El sistema despliega mensaje “¿Está seguro de ejecutar este proceso? El estado de los alumnos será modificado.”, ahora Haga clic en el botón “Aceptar”
El sistema muestra el mensaje “El proceso fue enviado. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes.”, oprima clic sobre el botón Aceptar
Ingrese por Menú Administración, seleccionando la opción proceso por lotes y Verifique que el proceso de promoción por jerarquía haya terminado correctamente
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción Promoción flexible por niveles
El sistema despliega la pantalla Promoción Flexible por Niveles, donde se despliega la pestaña 1-Jerarquía
El sistema muestra el siguiente mensaje “Si desea realizar la promoción por jerarquía de clic en el botón de promover, si desea realizarla por institución haga clic en el botón de buscar”, luegoSeleccione la jerarquía y el modelo flexible al que se va a realizar la promoción (debe ser distinta a MEN, solo puede ver la información correspondiente a la secretaría del establecimiento del usuario con el que se ingresó al sistema)
Haga clic sobre el icono “Buscar”
El sistema despliega la pestaña “2-Institución”, muestra el siguiente mensaje “Si desea realizar la promoción por institución de clic en el botón de promover, si desea realizarla por sede haga clic en el botón de buscar”, verifique que campo Secretaría se encuentra prediligenciado automáticamente.
Ingrese el código del DANE o el nombre de la institución y hacer clic sobre el botón Buscar instituciones (Si no conoce el código ni el nombre, hacer clic en botón Buscar Instituciones
El sistema muestra listado de institución o instituciones encontradas
Seleccione la institución en la cual se encuentran los alumnos a promover y luego haga clic en botón Buscar
El sistema despliega la pestaña “3-Sede”, verifique el siguiente mensaje:
“Si desea realizar la promoción por sede, seleccione la sede que desea promover y luego de clic en el botón de promover, si desea realizarla por jornada haga clic en el botón buscar”, Visualice los campos Código Dane, Nombre Institución y Rector prediligenciados automáticamente
Seleccione el botón “Ver sede” de la sede donde se encuentran los alumnos a promover y luego haga clic sobre el botón “Buscar”.
El sistema despliega la pestaña “4-Jornadas”, se visualiza el siguiente mensaje:
“Si desea realizar la promoción por Jornada, seleccione la jornada que desea promover y luego de clic en el botón de promover, si desea realizarla por grado haga clic en el botón buscar”
Se visualizan los campos Nombre sede, código Dane, Dirección y año al cual se realiza la promoción que deben estar prediligenciados automáticamente por el sistema, seleccione la jornada y haga clic en el botón Promover
El sistema despliega mensaje “¿Está seguro de ejecutar este proceso? El estado de los alumnos será modificado.”, Haga clic en el botón “Aceptar”, de lo contrario no se continua con el proceso
El sistema muestra el mensaje “El proceso fue enviado. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes.”, haga clic en el botón Aceptar
Ingrese por Menú Administración, seleccionando la opción proceso por lotes y Verifique que el proceso de promoción por jerarquía haya terminado correctamente
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción Promoción flexible por niveles
El sistema despliega la pantalla Promoción Flexible por Niveles, donde se despliega la pestaña 1-Jerarquía. El sistema muestra el siguiente mensaje “Si desea realizar la promoción por jerarquía de clic en el botón de promover, si desea realizarla por institución haga clic en el botón de buscar”. Seleccione jerarquía a la que se va a realizar la promoción (debe ser distinta a MEN, solo puede ver la información correspondiente a la secretaría del establecimiento del usuario con el que se ingresó al sistema)
Seleccione el modelo flexible y Haga clic sobre el icono “Buscar”
El sistema despliega la pestaña “2-Institución “y se muestra el siguiente mensaje “Si desea realizar la promoción por institución de clic en el botón de promover, si desea realizarla por sede haga clic en el botón de buscar”, verifique que el Sistema muestra campo Secretaría prediligenciado automáticamente
Ingrese el código del DANE o el nombre de la institución y luego haga clic sobre el botón Buscar instituciones (Si no conoce el código ni el nombre, hacer clic en botón Buscar Instituciones)
El sistema muestra listado de institución o instituciones encontradas, Seleccione la institución en la cual se encuentran los alumnos a promover y luego hacer clic en botón Buscar
El sistema despliega la pestaña “3-Sede”, se visualiza el siguiente mensaje:
“Si desea realizar la promoción por sede, seleccione la sede que desea promover y luego de clic en el botón de promover, si desea realizarla por jornada haga clic en el botón buscar”
Visualice que los campos Código Dane, Nombre Institución y Rector prediligenciados automáticamente, Seleccione el botón “Ver sede” de la sede donde se encuentran los alumnos a promover y haga clic sobre el botón “Buscar”
El sistema despliega la pestaña “4-Jornadas”, se visualiza el siguiente mensaje:
“Si desea realizar la promoción por Jornada, seleccione la jornada que desea promover y luego de clic en el botón de promover, si desea realizarla por grado haga clic en el botón buscar”
Se visualizan los campos Nombre sede, código Dane, Dirección y año al cual se realiza la promoción que deben estar prediligenciados automáticamente por el sistema, Seleccione la jornada y hacer clic en botón Buscar
El sistema despliega la pestaña “5-Grados”, se visualiza el siguiente mensaje: “Si desea realizar la promoción por Grados, seleccione los Grados que desea promover con su Grado destino y luego de clic en el botón de promover”. Visualice que los campos Nombre sede, dirección, código DANE, Año al cual se realiza la promoción se encuentren prediligenciados automáticamente por el sistema
Visualizar que los campos Nombre sede, dirección, código DANE, Año al cual se realiza la promoción se encuentren prediligenciados automáticamente por el sistema.
En la sección Grados, seleccione el campo Grado Destino y luego Haga clic sobre botón Promover
El sistema despliega mensaje “¿Está seguro de ejecutar este proceso? El estado de los alumnos será modificado.”. Haga clic en el botón “Aceptar”, de lo contrario no se continua con el proceso
El sistema muestra el mensaje “El proceso fue enviado. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes.”, luego Haga clic en botón Aceptar
Ingrese por Menú Administración, seleccionando la opción proceso por lotes, Seleccionar rango de fechas y jerarquía a consultar
El Ingreso a SIMAT debe ser con el respectivo usuario y contraseña del administrador, usuarios de Secretaria o usuarios de establecimientos educativos (usuarios con permisos para este módulo).
En el sistema Simat, “debe permitir inscribir o matricular un niño que su último estado se encuentra en un establecimiento educativo o sede inactiva, en otro establecimiento educativo o sede habilitada“; igualmente se debe demostrar dentro de la opción Registrar reprobados.
Hay que tener en cuenta que el alumno debe estar aprobado y matriculado para el próximo año. Debe conocer bien los datos del alumno, para el proceso de traslado y debe tener claro el Tipo y Estado en que se encuentran las diferentes instituciones, donde sale y donde ingresa el alumno.
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Registrar reprobados”.
Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que repetirán el año y marcarlos como “Reprobado”.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla se deben definir los criterios de búsqueda de la Institución para la cual se va a registrar la reprobación de sus alumnos.
Debe seleccionar el Nivel Actual (ciudad), donde se encuentra el Alumno registrado, dando clic en la flecha, para seguir al siguiente nivel, dónde se despliega el listado de las diferentes ciudades.
Al escoger la ciudad respectiva, luego debe darle Clic en el botón “Buscar Institución”, en seguida se despliega el listado de las instituciones encontradas de la ciudad que selecciono anteriormente.
Como se visualiza en la pantalla anterior, la búsqueda de Institución, se puede realizar de dos formas; La primera es ya seleccionando la ciudad respectiva, en seguida dando clic en el botón “Buscar Institución”, donde se despliega el listado general de las instituciones que se encuentran en la ciudad elegida, debe buscar por página, donde se encuentra la institución, al ubicar la institución, dar clic en el cuadro de verificación “Seleccionar”.
La segunda manera es, si ya tiene conocimiento de la institución, simplemente debe digitar el nombre de la institución y colocado al final del nombre %, para que la brusquedad sea más rápida, ya dentro del combox “Nombre Instiución”; y luego dar Clic en Buscar Institución.
Aparece la siguiente jerarquía, seleccionando la secretaria a trabajar, de Institución Activa:
Seleccionado la institución, debe dar Clic en la ventanilla de Seleccionar, aparece la pantalla de Registrar Reprobados, en la parte superior se visualiza el nombre de la institución, código Dane, el nombre del Rector y el Número de la Sede. Para buscar el alumno, lo puede realizar por nombre, apellido, grado y grupo o con los demás datos que ya se tenga:
Al tener ya los datos del alumno, debe dar Clic en el icono buscar, como muestra la imagen anterior, visualiza los datos del alumno, en la parte inferior; ya en la casilla de verificación de reprobar, debe seleccionarlo. Luego dar clic en el icono Guardar, se visualiza los datos del alumno, y en el campo MENSAJE, se visualiza la palabra “Exitoso”.
Igualmente si el alumno se encontraba en una institución inactiva, el proceso es igual, se busca los datos del alumno, al dar clic en buscar, aparece en la parte inferior los datos del alumno, Selecciona el campo “Reprobar” y luego en la parte inferior, da clic en el icono Guardar, visualizando en el campo mensaje, “Exitoso”:
Igualmente, se verifica que tanto para institución Activa o Inactiva, visualiza el listado de alumnos respectivos y se deja seleccionar para pasarlos a Reprobados. El sistema valida las condiciones en que está el alumno matriculado y si esta la institución activa o inactiva, al dar guardar, se visualiza el mensaje con las observaciones, como:
Vuelve e ingresa a buscar la institución anteriormente relacionada; el sistema visualiza la información de la institución. Debe dar clic en buscar, donde relaciona el listado de alumnos que están actualmente matriculados.
Para verificar estos cambios, solo tiene que ser un usuario administrativo o un usuario con permisos; para ingresar a las Bases de Datos respectivas, en la Tabla Instituciones, Columna Estado, para verificar en qué estado está la institución si está Activa o Inactiva. Igualmente, para consultar en la Base de Datos respectiva a los alumnos que están en Estado reprobados, en la Tabla Personas, Columna Id Estado.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago y oprima el botón Buscar Instituciones.
Se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la que se desea registrar la reprobación.
Ejemplo práctico
Seleccione la Institución Zaragoza.
Se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible ingresar los datos para búsqueda de los estudiantes que se registrarán como reprobados.
Es posible buscar un estudiante o un grupo de alumnos. Si no se provee la información de un alumno en particular, el sistema mostrará la información de todos los que cumplan con el criterio especificado. Únicamente es requerido el año y el grado
Número único de identificación
Tipo documento
Documento
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Año *
Grado *
Grupo
Ejemplo práctico
Presione el botón Buscar
Únicamente son requeridos el año y el grado. Al realizar la búsqueda se presentan los estudiantes que cumplen los criterios definidos:
En esta pantalla es posible marcar a los estudiantes que repetirán el año. Para esto únicamente es necesario marcar la casilla Reprobar y oprimir el botón Guardar.
El alumno queda marcado como reprobado y en el campo “Mensaje” aparece “Exitoso”.
RECUERDE! Esta opción permite la selección de los estudiantes cuyo estado quedará como “Reprobado” para el año lectivo siguiente. La tasa de reprobación no debe exceder el límite del parámetro de reprobación registrado por cada Institución: Número máximo de alumnos de reprobación = Total de alumnos de una Institución - la parte entera de (total de alumnos * (100% - parámetro de reprobación)). Los estudiantes quedan en estado “REPROBADO”. Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Anular reprobados”.
Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que se encuentran marcados como “Reprobados” y anular este estado, al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla se deben definir los criterios de búsqueda de la Institución para la cual se va a anular la reprobación de los alumnos registrados como reprobados.
Ejemplo práctico
Seleccione Amazonas y oprima el botón Buscar Instituciones.
Se presenta la siguiente página:
En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la que se desea anular la o las reprobaciones.
Ejemplo práctico
Seleccione la Institución ESC EL ANDOKE, se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla, mediante los campos ubicados en la sección superior, es posible ingresar los datos para búsqueda de los estudiantes a los que se anulará el registro de reprobación.
Es posible buscar un estudiante o un grupo de alumnos. Si no se provee la información de un alumno en particular, el sistema mostrará la información de todos los que cumplan con el criterio especificado. Únicamente es requerido el año.
Número único de identificación
Tipo documento
Documento
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Año *
Grado
Grupo
Ejemplo práctico
El año para el ejemplo es el 2012. Presione el botón Buscar.
Al realizar la búsqueda se presentan los estudiantes que cumplen los criterios definidos (En este caso no se ingresaron parámetros de búsqueda, por lo tanto se muestran todos los estudiantes que se encuentran marcados como reprobados: (Para el ejemplo 1 solo alumno)
En esta pantalla es posible seleccionar a los estudiantes a los que se requiere anular la reprobación. Para esto únicamente es necesario de la columna “SELECCIONAR” marcar el alumno o los alumnos que se requieran.
Posteriormente para ejecutar el proceso se debe seleccionar el botón “Guardar” , si algún criterio de validación detecta que el proceso no se puede realizar se informará para cada alumno mediante la columna “MENSAJE” de lo contrario en este misma columna se mostrara el mensaje “EXITOSO”
RECUERDE! Esta opción permite la selección y anulación del estado de reprobación de los estudiantes que se encuentran en estado “Reprobado” Elimina el estado de la reprobación, regresando al estudiante a su inmediato estado anterior. Retira al estudiante de la tabla de reprobados. (Elimina el registro) El Actor responsable de anular la reprobación es el administrador de Institución Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Para el ingreso al sistema Simat, debe ser con su respectivo usuario y contraseña del administrador, o usuarios con permisos, para ingresar a este módulo.
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Asignación Masiva de traslados”.
Esta opción permite la asignación de cupos para los estudiantes que han solicitado traslado a otra Institución.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la jerarquía para la cual se desea efectuar la asignación masiva de cupos de traslado. El sistema realiza el proceso de traslado automáticamente para la Secretaría seleccionada, el año que aparece en pantalla lo toma de la etapa de traslados que se encuentre abierta para esa Secretaría.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago y oprima el botón Asignar traslados.
El sistema le solicitará confirmación. Digite Ok. El proceso es enviado a procesos por lote para ser procesado, para consultarlo ingrese por la opción Administración procesos por lotes.
Ejemplo práctico
Paso 1à Debe seleccionar el Nivel Actual de Jerarquía (ciudad) para realizar la búsqueda respectiva, el año la toma del traslado que se va a ejecutar.
Pasó 2à Dar Clic en el botón Asignar traslados, el sistema solicita confirmación:
Al visualizar el mensaje de alerta y estar seguro de realizar este proceso, debe dar Clic en el botón Aceptar.
Al evidenciar el Mensaje, se debe seguir las indicaciones para que el proceso sea exitoso, luego debe dar clic en el icono Aceptar.
Paso 3à Se ingresa al Menú Administración, debe seleccionar la Opción Procesos por Lotes:
Paso 4à El sistema muestra la información del estado del proceso: debe seleccionar el nivel actual (ciudad) y el año en que desea el reporte; en la Etiqueta Proceso, se debe desplegar la lista y seleccionar traslados, indicar la fecha de rango y activar o no el cuadro de verificación, para buscar solo procesos con usuario administrador o usuarios con permisos, como secretarias o institucionales.
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. El proceso de asignación de cupos de traslado solamente puede ser llevado a cabo por una jerarquía superior. El acceso a esta información es restringido, depende de los roles y privilegios definidos. |
Dentro del menú de matricular, usted encontrará la opción “Asistencia Escolar por Alumno”.
Esta opción permite el registro de la inasistencia escolar de los alumnos por periodo. El acceso a este módulo es configurable en el Menú Administradores -> Permisos y Privilegios.
Al ingresar a la opción se presenta la siguiente pantalla
A través de esta pantalla es posible registrar y/o consultar la inasistencia escolar de los alumnos.
Para registrar la inasistencia se debe realizar la búsqueda de la institución y sede correspondiente, después es necesario realizar la búsqueda de alumnos de acuerdo a los siguientes criterios:
Año
Jornada
Grado
Grupo
Periodo
Es posible introducir el número de días de inasistencia para cada alumno, al oprimir el botón Guardar, el sistema almacena la información, muestra mensaje de confinación y el cálculo del porcentaje de inasistencia.
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Matricular”.
Esta opción permite matricular un grupo de estudiantes.
Al ingresar a esta opción aparece una primera pantalla en la que es posible seleccionar la jerarquía con la cual se desea trabajar.
Oprima el botón Ir a Siguiente Nivel
Aparecerá el siguiente nivel, como lista de selección. En este caso, por estar en el nivel MEN, al oprimir este botón aparece la siguiente jerarquía, en este caso Secretaría. De esta lista es posible seleccionar la Secretaría a trabajar.
En esta pantalla se deben definir los criterios de búsqueda de la Institución para la cual se va a realizar la matrícula de los alumnos.
Es importante aclarar que el sistema no permite realizar la matrícula de alumnos sin haber completado en su totalidad el formulario de Registro de Estudiantes en cuanto a las nuevas variables que incluye la nueva versión del SIMAT
Fuente de Recursos
Madre Cabeza de Familia
Beneficiario Madre Cabeza de Familia
Beneficiario Veterano Fuerza Publica
Beneficiario Héroe Nación
El sistema genera un mensaje indicando los cambios que debe realizar.
Ejemplo práctico
Seleccione Arauca y oprima el botón Buscar Instituciones.
Se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la que se desea realizar la matrícula.
Una vez se ha seleccionado una institución podrá seleccionar una Sede presione el botón Ver Sede
Las etapas del proceso de matrícula deberán haberse configurado previamente por la opción de Administración à Procesos Matrícula (ver capítulo 4 Administración, numeral 4.17 Procesos de Matricula), o de lo contrario observará el siguiente mensaje:
Una vez se haya configurado la etapa de matrículas, seleccionado la institución y seleccionada la Sede se ingresará la información de jornada, grado y grupo a matricular
El sistema presenta una pantalla con los alumnos que se encuentran en los siguientes estados.
Prematriculado,
Promocionado año lectivo,
Asignado año lectivo,
Matriculado año lectivo anterior,
Reprobado año lectivo anterior,
Prematriculado año lectivo anterior
Es importante aclarar que si un estudiante es repitente, es decir que reprobó el mismo grado en el año anterior, se encontrará marcada la columna R, que significa que el alumno es matriculado repitente
El sistema coloca por defecto el estado “Matriculado”.
El cuadro Seleccionar que se encuentra a la izquierda de cada estudiante debe marcarse para seleccionar los estudiantes que desea a matricular o si prefiere, si desea matricularlos a todos, presione el botón, si quiere quitar la Selección presione el botón. Una vez realizada la selección presione el botón Guardar, SIMAT valida que si el alumno posee Matricula Contratada haya seleccionado una Fuente de Recursos y Convenio valido:
En caso de que el convenio no tenga cupos disponibles no es posible realizar la matrícula y se genera mensaje informativo: “El convenio seleccionado no tiene cupos disponibles”
También es posible identificar los alumnos que se encuentran en la modalidad de Internado o Semi-Internado en los Establecimientos Educativos autorizados para la prestación de estos servicios.
Internado: Término que se emplea para designar a quienes no solo estudia en un establecimiento educativo, sino que también viven allí durante el período escolar.
Semi-internado: Consiste en un sistema en que los alumnos permanecen en el establecimiento educativo durante el horario vespertino. En este tiempo se les ofrece un almuerzo y en algunos casos se realizan actividades extracurriculares.
Para la identificar si un alumno se encuentra Semi-Internado o Internado en un establecimiento educativo, se debe tener en cuenta las siguientes premisas:
Las sedes deben indicar que tipo de internado tienen autorizado.
Para los alumnos que no se encuentren asociados a un internado o semi-internado es necesario colocar la opción “Ninguno”.
En esta pantalla también es posible registrar el retiro de un estudiante. Para ello en el campo Nuevo Estado seleccione “Retirado”. Se habilitará el campo Motivos Retiro para seleccionar el motivo por el cual se retira el estudiante.
Una vez registrado presione el botón Guardar. Al terminar el proceso aparecerá el siguiente mensaje en el alumno seleccionado
El sistema permite realizar la asignación de estrategias a cada alumno matriculado. Se presenta la siguiente pantalla:
Es posible asignar una o varias estrategias a cada alumno, seleccionando la estrategia y pasándola con la fecha a la columna “Estrategias Asignadas” y marcando la casilla asignar que se encuentra en la parte izquierda de los datos del alumno, y oprimir el botón guardar. Las estrategias deben haber sido creadas con anterioridad en el menú administración, opción Estrategias (ver capítulo 4 Administración, numeral 4.9 Estrategias)
El sistema informa en el campo “Resultado”, a nivel de cada alumno, el resultado del proceso.
Se puede devolver a la pantalla de listado de alumnos por medio de la pestaña “matrícula de alumnos” o a las sedes o a la institución por medio de las pestañas “Sede” e “Institución”
Al volver a la pestaña “Matricula de Alumnos” el sistema presenta el listado de alumnos y en la columna mensaje el resultado del proceso:
El icono permitirá generar un reporte de matrícula de los estudiantes que están en estado matriculado en ese momento. El formato del reporte es el siguiente:
EJEMPLO PRÁCTICO
Matrícula de niños con asignación de estrategias para alumnos de instituciones oficiales
Ingrese al menú Matricula, seleccionando la opción Matricular como se visualiza en la siguiente pantalla
El sistema despliega la siguiente ventana donde se evidencian 5 pestañas:
1-Institución
2-Sede
3-Matricula de alumnos
4-Asignar estrategias
5-Estrategia alumnos
Realice la búsqueda de Institución donde desea matricular el alumno
Seleccione la sede de la institución en la cual se matriculará el alumno
Seleccione los campos Grupo, Jornada, Carácter y especialidad
El sistema despliega la siguiente pantalla donde se visualiza la pestaña 4 y se visualizan las estrategias disponibles
Realice el proceso de asignación de estrategias, seleccionando la estrategia que se desea asignar y haciendo clic sobre la flecha con sentido izquierda-derecha
Verifique que el sistema despliega el mensaje de creación exitosa como se muestra a continuación
RECUERDE! Esta opción permite la modificación del estado del estudiante para el año lectivo siguiente.
Los estudiantes quedan en el estado seleccionado para cada uno de ellos para el año lectivo siguiente.
Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios.
El sistema valido, a partir del año 2010, que se haya ingresado la valoración de desempeño para los alumnos cuyo último estado sea Matriculado, Reprobado o Graduado, esto se realiza en el Menú Matricula, opción Valoración de desempeño.
Si a un alumno se le va a cambiar el carácter y/o especialidad, la pantalla valida el grado en el cual va a ser matriculado el alumno para habilitar el carácter y especialidad valido para determinado grado y que se encuentre configurado dentro de la institución.
Si el alumno va a ser matriculado en grados menores a doce, grados ciclo 1 a ciclo 4 la especialidad debe ser NO APLICA. Para grados once, doce, ciclo 5 y ciclo 6, la especialidad debe ser diferente a NO APLICA y PEDAGÓGICO y debe estar configurada dentro de la institución.
Si el alumno va ser matriculado en grado ciclo 5 y ciclo 6 la especialidad debe ser únicamente PEDAGÓGICO y debe estar configurado en la institución.
Si a un alumno se le va colocar una modalidad de internado, la modalidad de internado debe encontrarse configurada dentro de la Institución. Y debe aplicar para el grado de destino. Las modalidades de internado únicamente aplican entre los grados 0 a 13 y 99.
Para la opción de matrícula es posible realizar el proceso en establecimiento oficial, no oficial, con matrícula contratada y sin matrícula contratada
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Ingrese con el respectivo usuario y contraseña del administrador, (o usuarios con permisos para este módulo) al sistema SIMAT.
Ingrese al Menú Matrícula y seleccione la opción Registrar Reprobados del menú desplegable.
Escoja el Nivel Actual o Jerarquía para realizar la búsqueda y oprima el botón Ir a Siguiente Nivel.
El SIMAT le mostrará el siguiente nivel, como lista de selección. Al estar al nivel MEN, al oprimir este botón aparece la siguiente jerarquía, en este caso Secretaría. De esta lista es posible seleccionar la Secretaría a trabajar.
Ingrese el Código DANE y/o Nombre Institución de un establecimiento Educativo que esté actualmente inactivo, del cual desee visualizar su información. De clic en el botón Buscar Instituciones.
El sistema debe mostrar la información del establecimiento. Al hacer clic en el id del establecimiento podrá visualizar la información de las sedes registradas y los alumnos que se encuentran actualmente matriculados y/o registrados en el plantel.
En la casilla de verificación de reprobar, debe seleccionarlo.
Luego dar en el icono Guardar, de visualizar los datos del alumno, más el mensaje exitoso.
Igualmente, se verifica que tanto para institución Activa o Inactiva, visualiza el listado de alumnos respectivos y se deja seleccionar para pasarlos a Reprobados.
El sistema valida las condiciones en que está el alumno matriculado y si está la institución inactiva, al dar guardar, se visualiza el mensaje con las observaciones, como:
Ingrese con el respectivo usuario y contraseña del administrador root, (o usuarios con permisos para este módulo) al sistema SIMAT.
Ingresar al Menú Matrícula y seleccione la opción Asignación Masiva de Traslados.
Escoger el Nivel de Jerarquía para realizar la búsqueda. El Año que aparece en pantalla lo toma de la etapa de traslados que se encuentre abierta para esa Secretaría.
De clica en el botón Asignar Traslados.
El sistema debe solicitarle confirmación, debido a que se ejecutaran cambios en los estados de los alumnos.
Hacer Clic en Aceptar:
Se evidencia el Mensaje: El Proceso fue enviado. Para conocer el resultado del proceso, ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes.
Se ingresa al Menú Administración, se selecciona la opción Procesos por Lotes como lo muestra la siguiente figura
El sistema muestra la información del estado del proceso: debe seleccionar el nivel actual (ciudad), el año, en la lista seleccionar el proceso que se requiere (traslados), indicar la fecha de rango y activar o no el cuadro de verificación, para buscar solo procesos de usuario MEN.
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Matricula Selectiva de Privados”.
Mediante esta opción es posible matricular alumnos en bloque de Establecimientos Educativos Privados sin Subsidio.
Al ingresar a esta opción aparece una primera pantalla en la que es posible seleccionar la jerarquía con la cual se desea trabajar.
Oprima el botón Ir a Siguiente Nivel
Aparecerá el siguiente nivel, como lista de selección. En este caso, por estar en el nivel MEN, al oprimir este botón aparece la siguiente jerarquía. De esta lista es posible seleccionar la Secretaría a trabajar.
Ejemplo Práctico
Seleccione la Secretaria Nariño
Si conoce el Código Dane de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con el cual se le presentarán todas las instituciones privadas y sin subsidio de la jerarquía seleccionada.
Seleccione la institución
123456789129 INSTITUCIÓN NARIÑO NO OFICIAL
Se le presentará una pantalla para la selección de la Sede en la cual se encuentran los alumnos que desea matricular.
Oprima el botón Seleccionar
Luego seleccione la jornada en la que se encuentran los alumnos.
Seleccione la jornada Completa.
Ahora seleccione el grado en el que se encuentran los alumnos
Seleccione el grado Segundo.
Seleccione el grupo en el que se encuentran los alumnos a los que va a realizar la matrícula.
Seleccione el grupo 0201
Oprima el botón Buscar. Aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccione los alumnos que va a matricular y luego de clic en el botón Guardar.
Aparecerá el mensaje en cada uno de los alumnos matriculados.
RECUERDE!
Para utilizar esta opción debe estar abierta la etapa de Matricula Antiguos. Esta opción consultara los alumnos que: Su último estado sea matriculado en el año anterior al año de la etapa de matrícula de antiguos. Su último estado sea reprobado en el año anterior al año de la etapa de matrícula antiguos Su último estado sea sin continuidad en el año de la etapa de matrícula antiguos. Cuando en el grado siguiente se exceda la capacidad máxima de los cupos configurada en el Sistema, los alumnos deberán quedar en estado “Sin Continuidad”. Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios.
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Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Cambios a Matriculados”.
Mediante esta opción es posible Cambiar Jornada, Grado, Grupo de los estudiantes que se encuentran matriculados. Como también actualizar la Información del Carácter, Especialidad, Matricula Contratada, Fuente de Recursos, Contrato, Internado, Periodo I y Periodo II de Valoración de desempeño.
Al ingresar a esta opción aparece una primera pantalla en la que es posible seleccionar la jerarquía con la cual se desea trabajar.
Oprima el botón Ir a Siguiente Nivel
Aparecerá el siguiente nivel, como lista de selección. En este caso, por estar en el nivel MEN, al oprimir este botón aparece la siguiente jerarquía, en este caso Secretaría. De esta lista es posible seleccionar la Secretaría a trabajar.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Si conoce el Código DANE de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con lo cual se le presentarán todas las instituciones de la jerarquía seleccionada.
En este punto usted puede seleccionar la Institución en la que se encuentran los alumnos a los que desea realizar los cambios.
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente Institución:
281794003202 INSTITUCIÓN EDUCATIVA PARMENIO BONILLA
Oprima el botón Seleccionar
Se le presentará una pantalla para la selección de la Sede en la cual se encuentran los alumnos para los cuales desea realizar los cambios.
En esta pantalla usted puede seleccionar la Sede en la que se encuentran los alumnos para los cuales desea realizar los cambios, oprimiendo el botón Ver Sede
Ejemplo práctico
Seleccione la Sede 28179400320201 INSTITUTO PARMENIO BONILLA
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible buscar los alumnos para los que se desea realizar los cambios. Para ello se deben definir los criterios de búsqueda:
Jornada
Grado
Grupo
Ejemplo práctico
Seleccione la jornada en la que se encuentran los alumnos.
Seleccione la jornada Mañana.
Ahora seleccione el grado en el que se encuentran los alumnos
Seleccione el grado Quinto.
Seleccione el grupo en el que se encuentran los alumnos a los que va a realizar los cambios.
Seleccione el grupo 501
Oprima el botón Buscar.
Aparecerá la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar al alumno o alumnos a los que se desea realizar los cambios y efectuar las modificaciones deseadas.
Ejemplo práctico
Seleccione a LUGO MONTOLLA SANDRA GLORIA
Modifique la jornada: mañana
Modifique el grado: 6
Matricula Contratada: No
Fuente Recursos SGP
Internado: Internado
Presione el botón Guardar
Se presentará la siguiente pantalla:
Donde podrá observar el siguiente mensaje: “¡Exitoso! .Si cambia la jornada o el grado, las estrategias del alumno se cerrarán automáticamente y deberá asignar las estrategias de la nueva jornada o grado por la página de Asignar Estrategias”
RECUERDE! Esta opción permite la selección de los estudiantes que se encuentran en estado “Matriculado” y realizar cambios de jornada, grado, grupo, carácter, especialidad, matrícula contratada, internados y periodos de valoración de desempeño, para los mismos.
Cuando se desea cambiar un alumno de jornada, grado y/o grupo, debe existir el cupo a donde se desea cambiar al alumno.
Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios.
Si a un alumno matriculado se le va a aplicar un cambio de grado y/o jornada, y el alumno cuenta con una o más estrategias asignadas, la estrategia es cerrada y al alumno se le deberá asignar nuevamente la estrategia en caso de ser requerido.
Si a un alumno se le va aplicar un cambio de Carácter y Especialidad, la pantalla valida el grado de destino para habilitar el carácter y especialidad válidos para determinado grado y que se encuentre configurado dentro de la institución.
Si el alumno va a ser Matriculado en grados menores a doce, grados ciclo 1 a ciclo 4 la especialidad debe ser NO APLICA. Para grados once, doce, ciclo 5 y ciclo 6, la especialidad debe ser diferente a NO APLICA y PEDAGÓGICO y debe estar configurada dentro de la institución.
Si el alumno va ser matriculado en grado ciclo 5 y ciclo 6 la especialidad debe ser únicamente PEDAGÓGICO y debe estar configurado en la institución.
Si al alumno se le va cambiar la matrícula contratada y se le va a cambiar la fuente de recursos, la pantalla de Cambios a Matriculados valida que la Matricula Contratada sea válida con la fuente de recursos seleccionado y que se haya seleccionado un convenio valido (en caso que sea requerido).
Si a un alumno se le va colocar una modalidad de Internado, la modalidad de internado debe encontrarse configurada dentro de la Institución. Y debe aplicar para el grado de destino. Las modalidades de internado únicamente aplican entre los grados 0 a 13 y 99.
La pantalla de Cambios a Matriculados posee las mismas validaciones de la pantalla de Valoración de Desempeño.
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Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Asignar Estrategias Inst.”.
Esta opción permite asignar estrategias para retener los alumnos en el sistema educativo. Estas estrategias debieron ser creadas con anterioridad por la secretaria de educación. (Ver capítulo 4 Administración, numeral 4.9 Estrategias)...
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla.
Usted podrá realizar la asignación de estrategias para los alumnos matriculados de una Jerarquía o una Institución en particular.
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la Institución para la cual se registrará la asignación de estrategias a los estudiantes.
Para la consulta del reporte de Asignación de Estrategias el usuario deberá ingresar a Reportes → Reportes → Otros y allí buscar los tres reportes creados, son:
Consolidado Asignación de Estrategias por Establecimiento Educativo
Consolidado Asignación de Estrategias por Secretaria
Detallado Asignación de Estrategias.
Ejemplo práctico
Seleccione Gabo. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la cual se registrará la asignación de estrategias a los estudiantes
Ejemplo práctico
Seleccione Gabo. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Sede para la cual se registrará la asignación de estrategias a los estudiantes
Ejemplo práctico
Seleccione Gabo Secundaria. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible definir el año, jornada, grado y grupo en que se encuentran los alumnos a asignar estrategias.
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información
Año 2006
Jornada Mañana
Grado Séptimo
Grupo 0701
Presione el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar aquellos alumnos que se desea realizar la asignación de estrategias. Una vez realizada la selección presione el botón Guardar.
Es posible asignar una o varias estrategias a cada alumno, seleccionando la estrategia y pasándola con la flecha a la columna “Estrategias Asignadas” y marcando la casilla asignar que se encuentra en la parte izquierda de los datos del alumno, y oprimir el botón guardar. Las estrategias deben haber sido creadas con anterioridad en el menú administración, opción Estrategias (ver capítulo 4 Administración, numeral 4.9 Estrategias)
Ejemplo práctico
Seleccione varios alumnos y asígnele las estrategias, mochilas escolares y transporte actividades entre instituciones. Oprima el botón guardar.
El sistema informa en el campo “Resultado”, a nivel de cada alumno, el resultado del proceso.
Se puede devolver a la pantalla de Sedes o de institución por medio de la pestaña “Sede” e “Institución” y volver a seleccionar una sede o una institución para realizar el proceso de asignar estrategias a los alumnos matriculados.
RECUERDE! Las estrategias mostradas en este menú, son todas aquellas que se encuentran activas (descartando aquellas que su fecha de inicio aun no llega o su fecha de cierre ya pasó[a20] ). Las estrategias deben ser creadas antes por el menú administración opción estrategias. Este proceso es realizado por la secretaria de educación o una jerarquía superior. Un alumno puede tener asignadas varias estrategias. La información de la asignación de estrategias puede ser consultada y/o modificada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Ejemplo práctico
Realizar la Asignación Estrategias de sector oficial
Ingreso con usuario con administrador MEN.
Ingrese por menú Matricula, seleccionando la opción Asignación Estrategias Inst.
Diligencie la información solicitada por el sistema
Realice la verificación asignando una sola estrategía a un alumno.
Realice la Validación asignando varias estrategias a varios estudiantes como se indica en las siguientes pantallas
Realice la consulta de los alumnos para verificar asignaciones.
Dentro del menú Matrícula, usted encontrará la opción “Asignar Estrategias Otros” donde podrá asignar estrategias a una población objetivo de acuerdo con los criterios que se especifiquen en el formulario de búsqueda diseñado para esta funcionalidad.
Al ingresar, el sistema desplegará una primera pantalla donde el usuario podrá suministrar información para realizar la consulta de los alumnos.
Una vez especifique los criterios, deberá realizar clic sobre el icono para efectuar la búsqueda.
Los parámetros obligatorios para filtrar la información deberán ser mínimo 3 y son:
Secretaria
Año
Cualquier otro campo seleccionado, excepto las variables:
Alumno Madre Cabeza de Familia
Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia:
Beneficiario Veterano Fuerza Pública
Beneficiario Héroe Nación
Estas variables tendrán un valor de “Falso” o “No” por defecto, entonces deberán ser seleccionadas cuando el usuario quiera mostrar alumnos que tengan un valor “Si” en estos criterios, si no son seleccionadas el sistema mostrará alumnos que tengan un valor “No” en estos criterios.
Si el usuario ingresa solamente el documento del alumno, no será necesario especificar otro parámetro para la búsqueda de la información, el sistema desplegará la información solicitada.
El sistema SIMAT sólo buscará los alumnos que estén en estado Matriculado para el año seleccionado.
El sistema desplegará en la pantalla Estrategias, las estrategias de la Secretaría o Jerarquía seleccionada.
En la pantalla Alumnos, el sistema desplegará los estudiantes que filtra el sistema de acuerdo con los criterios especificados.
Es posible asignar una o varias estrategias a cada alumno, seleccionando la estrategia y pasándola con la flecha a la columna “Estrategias Asignadas” y marcando la casilla asignar que se encuentra en la parte izquierda de los datos del alumno, y oprimir el botón guardar.
Si se quiere asignar una estrategia en particular a cada alumno el usuario deberá realizar clic en el icono, ubicado en la tabla de Alumnos y seleccionar las estrategias que aplican al alumno con las flechas llevándola a la columna “Estrategias Asignadas” y luego oprimir el icono.
Para la selección de las estrategias
Las estrategias deben haber sido creadas con anterioridad en el menú Administración → Estrategias (ver capítulo 4 Administración, numeral 4.9 Estrategias).
Para la consulta de el reporte de Asignación de Estrategias el usuario deberá ingresar a Reportes → Reportes → Otros y allí buscar los tres reportes creados, son:
Consolidado Asignación de Estrategias por Establecimiento Educativo
Consolidado Asignación de Estrategias por Secretaria
Detallado Asignación de Estrategias.
Ejemplo Práctico
Asignar las estrategias de la secretaria de Nariño, ha alumnos matriculados en el año 2008 y que pertenezcan al establecimiento educativo con DANE de la sede número 123456789221-01 y que además pertenezcan al estrato 2 y sean Alumnos Madre Cabeza de Familia.
Ingresar los siguientes criterios de búsqueda
Secretaría: Nariño
Año: 2008
DANE de la Institución: 123456789221
Consecutivo Sede: 12345678922101
Estrato: 2
Seleccionar la casilla Alumno Madre Cabeza de Familia
Realizar clic en el icono Buscar.
El sistema desplegará las estrategias determinadas para la Secretaría de Nariño en la tabla de Estrategias.
También los alumnos filtrados con los criterios establecidos en formulario de consulta.
Para asignar las estrategias deberá seleccionar de la columna Estrategias Disponibles las que aplican para los alumnos y con las flechas trasladarlas a la columna Estrategias Asignadas. En este ejemplo seleccionaremos Leche Gratis para todos los alumnos.
Hacer clic en la casilla de la columna Asignar.
Hacer clic en el icono Guardar.
Si queremos asignar las dos estrategias de la Secretaria Nariño a un alumno en particular, debemos hacer clic sobre el icono de la columna Ver Estrategias. Para este ejemplo utilizaremos el alumno con nombre PRUEBA BK y le asignaremos la estrategia Pan Gratis.
Se asigna la estrategia Pan Gratis.
Se realiza clic en el icono Guardar.
Para volver al formulario de Búsqueda de Alumnos, hacemos clic sobre la pestaña Búsqueda Alumnos.
De esta forma se realiza la asignación de estrategias a una población objetivo, de acuerdo a los criterios definidos en el formulario de Búsqueda de Alumnos.
Ejemplo práctico
Asignación de estrategias para alumnos de instituciones oficiales y no oficiales.
Ingrese al sistema con usuario que tiene el rol MEN.
Seleccione en el menú Matricula, la opción Asignar Estrategias Otros, como se muestra a continuación
Diligencie la información de los campos solicitados por el sistema
Realice la siguiente Consulta para verificar guardado de la asignación.
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Retirar Estudiante”.
Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que se encuentran marcados como “Matriculados” o los alumnos que tienen el estado ¨Prematriculado¨ en el año lectivo siguiente y modificar su estado a “Retirado” en el año lectivo actual.
Al ingresar a esta opción aparece una primera pantalla en la que es posible seleccionar la jerarquía con la cual se desea trabajar.
Oprima el botón Ir a Siguiente Nivel
Aparecerá el siguiente nivel, como lista de selección. En este caso, por estar en el nivel MEN, al oprimir este botón aparece la siguiente jerarquía, en este caso Secretaría. De esta lista es posible seleccionar la Secretaría a trabajar.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago.
Si conoce el Código Dane de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con lo cual se le presentarán todas las instituciones de la jerarquía seleccionada.
En este punto usted puede seleccionar la Institución en la que se encuentran los alumnos a los que desea registrar como retirados.
Ejemplo práctico
Seleccione la siguiente Institución:
276147000015 Sor María Juliana
Una vez seleccionada la Institución, oprima el botón Seleccionar
Se le presentará una pantalla para la selección de la Sede en la cual se encuentran los alumnos para los cuales desea registrar el retiro.
En esta pantalla usted puede seleccionar la Sede en la que se encuentran los alumnos para los cuales desea registrar el retiro, oprimiendo el botón Ver Sede.
Se presentará la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posible definir los datos para la búsqueda de los estudiantes que se van a registrar como retirados.
Ejemplo práctico
Primero debe ingresarse el año para el que se registrará el retiro de los alumnos.
Ingrese 2006.
Luego seleccione la jornada en la que se encuentran los alumnos.
Seleccione la jornada Tarde.
Ahora seleccione el grado en el que se encuentran los alumnos
Seleccione el grado Segundo.
Seleccione el grupo en el que se encuentran los alumnos a los que va a registrar como retirados.
Seleccione el grupo 2
Oprima el botón Buscar.
Aparecerá la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar al alumno o alumnos que se desean retirar.
Ejemplo práctico
Seleccione un alumno de la lista
Presione el botón Retirar
Se presentará la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible seleccionar el motivo del retiro del alumno, de la lista presentada. Presione el botón guardar.
Ejemplo práctico
Seleccione Deserción.
Oprima el botón Guardar. El estado del estudiante es actualizado el sistema presenta el siguiente mensaje:
RECUERDE! Esta opción permite la selección de los estudiantes que se encuentran en estado “Matriculado” y registrar el retiro de los mismos. Debe registrarse el motivo de retiro. Este proceso es realizado por la jerarquía inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. Tenga en cuenta que si el proceso se realiza después de que se haya realizado el ajuste de eliminación de la opción de prematricula, ya no se mostrará la opción en el sistema y no se muestran alumnos en este estado |
El Ingreso debe ser con el respectivo usuario y contraseña del administrador, (o usuarios con permisos para este módulo) al sistema SIMAT.
Dentro del Menú de matrícula se encuentra el registro de novedades de estudiantes. Esta opción permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes, si un alumno matriculado está en una sede inactiva puede ser matriculado por la opción de novedades, a una sede activa; oprimiendo el botón novedades.
Antes de ejecutar novedades sobre un estudiante debe tener en cuenta que a partir del año lectivo de 2008, el formulario que contiene Información del Alumno fue modificado, por tal motivo deberá ingresar información en cuanto a los nuevos campos:
Fuente de Recursos
Alumno Madre Cabeza de Familia
Beneficiarios hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia
Beneficiario Veterano Fuerza Publica
Beneficiario Héroe Nación
La información de fuente de recursos podrá ser ingresada desde el menú Novedades en el cual se introdujeron dos nuevos campos.
Subsidio
Fuente de Recursos
El sistema realiza las validaciones de fuentes de recursos de acuerdo con la siguiente tabla:
TIPO MATRÍCULA
SECTOR |
Con Matricula Contratada (Subsidiado) |
Sin Matricula Contratada (No Subsidiado) |
OFICIAL |
SGP (Sistema General de Participación) FNR (Fondo Nacional de Regalías) Recursos adicionales presupuesto nacional MEN Otros Recursos de la Nación Recursos Propios |
SGP (Sistema General de Participación) Recursos Propios |
NO OFICIAL |
SGP (Sistema General de Participación) FNR (Fondo Nacional de Regalías) Recursos adicionales presupuesto nacional MEN Otros Recursos de la Nación Recursos Propios |
No Aplica |
Cuando ingresa a la opción Matrícula → Novedades, se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda del alumno para el que se va a registrar una novedad, oprimiendo el botón “Buscar”. Si no se ingresa datos específicos del alumno, al dar clic en el icono buscar, se visualiza un mensaje de alerta, “Es necesario Filtrar la búsqueda por: Primer Nombre y Apellido, Documento, Identificador único, Institución o Sede”.
Es necesario filtrar la búsqueda por alguno de los siguientes criterios, colocando por lo menos uno:
Primer Nombre y primer Apellido
Documento
Identificador Único
Institución o Sede
En esta pantalla es posible seleccionar el alumno para el cual se desea registrar una novedad, o para actualizar los datos básicos del estudiante.
Ejemplo práctico
Se ingresa el nombre del alumno Acevedo Martínez Carlos Andrés. Presione el botón Buscar. Se presentará la pantalla Novedades, verificando los datos del alumno, debe dar clic en el icono Novedades:
Al ingresar a la pantalla de Novedades – Cambios Estado Alumno, se visualiza la información del alumno, el Estado Actual y los datos que ingresará en el Nuevo Estado:
En esta pantalla es posible ingresar la información de la novedad.
Según el nuevo estado que se seleccione para el estudiante, se presentará la pantalla apropiada para el ingreso de la información de la novedad en el sistema. Si la transición de estados entre el estado actual y el estado seleccionado no se encuentra definida, no se presentarán campos para la definición del nuevo estado para el estudiante.
A través de esta opción es posible:
Realizar el cambio de estado a alumnos en el año lectivo actual, teniendo en cuenta que tienen estados asociados en el siguiente año lectivo. Los estados asociados que tiene en cuenta el sistema en el siguiente año son: Prematriculado, Promocionado, Prematriculado y Promocionado. No se tendrá en cuenta si un alumno tiene un estado diferente a los nombrados.
Realizar el traslado de alumno en el año lectivo actual cuando tenga varios estados en el año lectivo siguiente.
Para las novedades de Matricula, Traslado y Retiro, el sistema generara un Reporte en PDF, el cual podrá ser visualizado luego de culminar exitosamente la novedad:
La estructura del Reporte es la siguiente:
NOVEDADES
INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE
Tipo ID: 1 Documento: 35353822
Primer Apellido: BERNAL Segundo Apellido: QUEVEDO
Primer Nombre: DINA Segundo Nombre: YAREDH
Dirección: CR 23 # 6 - 24 Municipio: MADRID
Departamento: CUNDINAMARCA Teléfono: 3144327183
Género: FEMENINO
Depto. Nacimiento: CUNDINAMARCA Mun. Nacimiento: MADRID
Estado: TRASLADADO RH:
Información del Estado Anterior
Secretaría: NARIÑO
Jerarquía: NARIÑO AÑO 2010
Estado Actual: TRASLADADO Fecha Inicial: 21/11/2009
DANE: 123456789211 Institución: PUBLICA
Consecutivo: 12345678921101 Sede: Publica
Jornada: NOCTURNA Metodología: CAFAM
Grado: ED DISC AUD NO INT Grupo: 101
Carácter: NO APLICA Especialidad: NO APLICA
Repitente:
Subsidio: Fuente de Recursos:
Motivo:
Información Nuevo Estado
Secretaría: NARIÑO
Jerarquía: NARIÑO AÑO 2010
Nuevo Estado: MATRICULADO Fecha Inicial: 21/11/2009
DANE: 123456789211 Institución: PUBLICA
Consecutivo: 12345678921101 Sede: Publica
Jornada: NOCTURNA Metodología: CAFAM
Grado: ED DISC AUD NO INT Grupo: 101
Carácter: NO APLICA Especialidad: NO APLICA
Repitente:
Subsidio: Fuente de Recursos:
Motivo:
__________________________ _________________________
FIRMA ALUMNO FIRMA PADRE O ACUDIENTE
__________________________
FIRMA RECTOR
A continuación usted encontrará la guía sobre las pantallas y campos relacionados con cada una de las posibles novedades.
Validar eliminación Prematricula en pantalla de Matricula-Novedades
Oprima clic sobre el módulo Matricula y luego seleccione la opción Novedades
Se visualiza la pantalla para realizar la consulta, Verifique que en el campo Estado no aparezca la opción “Prematriculado”.
Realice la consulta de un alumno de acuerdo a los campos obligatorios del filtro, Oprima clic en el botón Buscar, El sistema arroja el resultado de la búsqueda.
Oprima clic sobre el botón Novedades que se encuentra en la fila del registro consultado. Luego verifique que en el campo Nuevo Estado no aparezca la opción “Prematriculado”.
GESTIÓN DE TRÁMITES POR NOVEDADES: A continuación se presenta paso a paso el proceso de los cambios de estados posibles en la pantalla de novedad.
Paso 1à Ingresar: Matrícula → Novedades
Paso 2à
Paso 3à
Paso 4à
Paso 1à Ingresar: Matrícula → Novedades
Paso 2à
Paso 3à
Paso 4à
Se realiza la prematricula del alumno para el nuevo año.
Paso 1 à Ingresar: Matrícula → Novedades
Paso 2 à
Paso 3 à
Paso 4 à
Paso 1 à Ingresar: Matrícula → Novedades
Paso 2 à
Paso 3 à
Paso 4 à
Paso 1à Ingresar: Matrícula → Novedades
Paso 2à
Paso 3à
NOTA: Tenga en cuenta que si este proceso se realiza después de que se haya realizado el ajuste de eliminación de la opción de prematricula, ya no se mostrará la opción en el sistema
Esta opción le permitirá realizar los siguientes tipos de traslados:
Trasladar alumnos a otras sedes o instituciones.
Trasladar alumnos a instituciones de otras jerarquías o de la misma jerarquía.
Permite realizar el cambio de estado a trasladado a alumnos en el año lectivo actual, teniendo en cuenta que tienen estados asociados en el siguiente año lectivo.
Trasladar alumnos entre calendarios.
Paso 1à Ingresar: Matrícula → Novedades
Paso 2à
Paso 3à
Paso 4à
Cambio de estado de un alumno NUEVO a MATRICULADO
Dentro de la pantalla de Novedades es posible realizar a los alumnos el cambio de estado Nuevo (Existente en el sistema con estado Nuevo) al estado Matriculado, este procedimiento se puede realizar con usuarios que tienen rol (Administrador, Secretaria, Establecimiento educativo).
A continuación se realizará un ejemplo de este proceso con un usuario con perfil Secretaría de educación
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña y posteriormente hacer clic en botón Entrar como se muestra en la siguiente pantalla
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida, Ingrese por el menú de Matricula, seleccionando la opción Novedades
Se realiza la verificación de cupos antes de realizar el proceso de novedad de matricula
El sistema despliega la pantalla Novedades, donde se debe realizar la búsqueda del alumno que se encuentre en estado NUEVO, ingresando los campos filtro de búsqueda de esta ventana, en este caso se diligenciará Primer apellido y primer nombre y luego se oprime clic sobre icono Buscar
El sistema despliega el registro del alumno que cumple con los criterios de búsqueda ingresados con los siguientes campos:
Nombre alumno
Año
Estado
Tipo Documento
Documento
Secretaría
Jerarquía
Institución
Sede
Opción Ver Alumno
Opción Novedades
Haga clic sobre la opción “Novedades” como se muestra en la siguiente pantalla:
El sistema despliega pantalla Novedades-Cambio de estado alumno
En la parte superior de la pantalla se muestra Información del alumno, a continuación el Estado Actual que debe ser “NUEVO”. En la parte inferior de la pantalla, el sistema muestra “Nuevo estado”, En el campo nuevo estado, desplegar la lista y seleccionar estado Matriculado
Ingresar los campos obligatorios que solicita el sistema
DANE de la institución destino, luego hacer clic en botón Verificar y el sistema diligencia automáticamente el campo Institución
Consecutivo de la sede, luego hacer clic en botón Verificar y el sistema diligencia automáticamente el campo Sede
Ingresar los campos:
Jornada
Grado
Grupo
Modelo Educativo: El sistema diligencia automáticamente este campo después de diligenciar los campos anteriores
Haga clic en el icono Guardar
El sistema realiza el cambio correctamente y muestra el siguiente mensaje
Haga clic sobre el link “Presione aquí para ver su reporte”, el sistema despliega la siguiente información, donde se visualiza que ha cambiado a estado Matriculado
Verifique a través del menú Estudiantes, en la opción consulta de estudiantes que el alumno haya cambiado su estado a matriculado
Verifique que el cupo en la institución en la cual se matriculó el alumno haya sido asignado, a través del menú Instituciones, seleccionando la opción Grupo e ingresando el Código DANE de la Institución
Cambio de estado de un alumno CANCELADO a MATRICULADO
Este proceso es permitido realizarlo con usuario de rol Administrador, Secretaría y establecimiento educativo
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de Establecimiento Educativo y hacer clic en botón Entrar
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida
Ingrese por el menú Matricula, seleccionando la opción de Novedades como se indica en la siguiente pantalla:
El sistema despliega la pantalla novedades, donde se ingresan los campos filtros de búsqueda (Primer apellido, Primer nombre) del alumno que se encuentra en estado Cancelado y hacer clic sobre la opción Novedades
Se verifica asignación de cupos de la institución antes de realizar proceso de matricula
Seleccione en el campo Nuevo Estado la opción Matriculado e ingresar los campos:
Consecutivo de la sede
Jornada
Grado
Grupo
Seleccionar la institución y la sede
Luego hacer clic en la opción Guardar
El sistema despliega el siguiente mensaje:
Hacer clic en el enlace “Presione aquí para ver su reporte”, el sistema muestra reporte con la información de estado anterior y estado actual del alumno, como el que se muestra a continuación
Se verifican cupos asignados después de realizar la novedad de matricula
Se realiza la consulta del alumno a través del menú Estudiantes, opción Consulta de estudiantes
Ingrese los campos Primer nombre y Primer apellido y haga clic en el icono Buscar
El sistema muestra el registro encontrado con la información básica del alumno y su estado debe ser Matriculado, como se muestra a continuación
EJEMPLO DEL TRÁMITE DE ALUMNOS REPROBADOS EN EL SISTEMA:
Un alumno reprobado es aquel que al final del año no alcanzó los Logros.
NO debe ser confundido con un alumno repitente.
Un alumno repitente es aquel que reprobó el año y está estudiando actualmente.
Para explicar el estado reprobado, vamos a asumir que el alumno se encuentra estudiando actualmente en el año 2004 en grado cuarto, y es final de año 2004, en un calendario B.
¿Cómo se van a manejar los reprobados?
Los reprobados serán marcados con estado reprobado.
Si un alumno es promocionado al 2005 y luego se debe reprobar (en el 2004), en el sistema se hará de la siguiente manera:
Se colocará en estado reprobado en el 2004, el cual NO debe descontar cupo para este año.
Se sumará un cupo en el 2005 para el grado en el cual estaba promocionado (quinto).
Se colocará en estado Promocionado para el 2005 en el grado que dijo que reprobaba (cuarto), restando el cupo en el grado que queda promocionado (cuarto)
En el evento que no exista cupo para este año se debe pasar a estado SIN CONTINUIDAD.
Si un alumno es prematriculado al 2005 y luego se debe reprobar, en el sistema se hará de la siguiente manera:
Se colocará un estado reprobado en el 2004, en cuarto, el cual NO debe descontar cupo para este año.
Se colocará en estado Prematriculado para el 2005 en el grado (cuarto) que dijo que reprobaba.
Si un alumno es matriculado al 2005 y luego se debe reprobar (al 2004), en el sistema se hará de la siguiente manera:
Se colocará en estado reprobado en el 2004, en cuarto, el cual NO debe descontar cupo para este año.
Se sumará un cupo para el grado año que estaba. (Año 2005 grado quinto)
Se colocará en estado matriculado en el año 2005 en el grado que reprobó (cuarto)
Se restará un cupo en el año 2005 en el grado que reprobó (cuarto). Si existe el cupo se marcará como MATRICULADO (año 2005, grado cuarto). Si no existe cupo se colocará como SIN CONTINUIDAD (año 2005, grado cuarto).
(Para este ejemplo de graduado vamos hacer el ejemplo con que el alumno estaba en grado once en el año 2004). Si un alumno es graduado 2005 (Llega a este estado por promoción) y luego se debe reprobar(al 2004), en el sistema se hará de la siguiente manera:
Se colocará un estado reprobado en el 2004, en grado once (grado que reprobó), el cual NO debe descontar cupo para este año.
Si existe el cupo se marcará como PROMOCIONADO (año 2005, grado once) y se restará un cupo para el 2005 en grado once. Si no existe cupo se colocará como SIN CONTINUIDAD (año 2005, grado once).
Si un alumno es retirado en el 2005 y luego se debe reprobar (al 2004), en el sistema se hará de la siguiente manera:
Se colocará reprobado en el 2004, en grado cuarto, sin afectar los cupos del año 2004.
En la pantalla de matrícula, cuando un alumno sea retirado, la aplicación debe automáticamente ponerle en el campo por_que_retiro “por no llegar a matricularse”.
En la pantalla de prematricula, cuando un alumno sea retirado, la aplicación debe automáticamente ponerle en el campo por_que_retiro “por prematricula”.
Se colocará retirado en el 2005, dejando los campos motivo y por_que_retiro que tenía antes de ser reprobado.
Si un alumno está sin continuidad en el 2005 y luego se debe reprobar (al 2004), en el sistema se hará de la siguiente manera:
Se pondrá en estado reprobado en el 2004 sin afectar los saldos.
Se marcará sin continuidad en el grado (cuarto) que está diciendo que es reprobado para el año 2005.
Si un alumno está matriculado en el 2004 y luego se debe reprobar (al 2004), en el sistema se hará de la siguiente manera:
Se colocará en estado reprobado en el 2004, en cuarto, el cual NO debe descontar cupo para este año.
Los reprobados serán marcados por la pantalla de reprobación, en esta pantalla se controlará que no se supere el porcentaje de reprobación establecido.
Cuando un alumno es marcado como reprobado es almacenado en una tabla de reprobación.
Cuando se van a matricular a los alumnos antiguos para el siguiente año, en la pantalla de matrícula aparecerán marcados como repitentes los alumnos que se encuentren en la tabla de reprobados para el grado que se está realizando la matrícula y el año anterior de matrícula. Ejemplo si un alumno esta reprobado en grado cuarto en el año 2005, cuando se vaya a realizar la matrícula del año 2005 en grado cuarto, saldrá marcado como repitente para este grado (cuarto) y año (2005).
Una vez realizados los cambios deseados, presione el botón Guardar.
Paso 1à Ingresar: Matrícula → Novedades
Debe seleccionar el Nivel Actual de Secretaria, dando Clic en la flecha de avance para escoger la ciudad, en este caso la ciudad de Nariño para realizar la búsqueda.
Si al realizar solo la búsqueda por ciudad, se evidencia un mensaje de alerta, indicando “Es necesario filtrar la búsqueda, por nombre, apellido, Documento, identificador único, e institución o sede:
PASO 2à Se realiza la búsqueda del alumno por Nivel Actual, Nombre, Apellido y Año:
PASÓ 3 à Al dar Clic en el icono buscar, Aparece listado de alumno, luego debe darle Clic en el icono Novedad:
PASO 4 à Se Visualiza la Ventana Cambio Estado de Alumno, ya seleccionado el alumno, debe llenar los campos respectivos del Nuevo Estado para el traslado respectivo.
PASO 5 à Al dar Clic en Guardar, se visualiza el mensaje de alerta, “de Institución privada (inactiva) a oficial (activa), debe retirar primero al alumno”.
PASÓ 6 à De acuerdo al mensaje anterior, Se realiza el retiro del alumno de la institución privada Inactiva a la institución Oficial Activa, ingresando de nuevo los datos del alumno y en el campo Nuevo Estado, debe seleccionar “Retirado”.
Debe dar Clic en el icono Guardar, Se visualiza el mensaje de alerta que fue exitoso el retiro del menor:
PASO 7 à Luego vuelve e ingresa a la opción Novedades, para realizar el traslado respectivo:
Se visualiza el Mensaje de Alerta, que el traslado fue exitoso:
PASÓ 8 à De acuerdo al mensaje anterior, debe dar Clic en Ver Reporte, antes de dar en Aceptar, para poder visualizar toda la información de Novedades del traslado del alumno registrado:
De acuerdo a los datos actualizados del respectivo alumno y entidades, esta información queda registrada en la Base de Datos, y el usuario administrativo o el usuario que tenga permisos podrán ingresar a la base de datos respectiva y consultar en las tablas Personas e Institución.
Dentro del sistema alumnos que se encuentre graduados, pueden ser matriculados en especialidad técnico-pedagógica. Para esto deben ser alumnos graduados en grado 11 o ciclo 6 y que solicite matricula a grado 12 en un establecimiento educativo que tenga configurada la especialidad pedagógica.
Las reglas de validación para poder matricular a grado 12 alumnos graduados de once o ciclo 6:
El alumno y establecimiento deben tener asignado carácter técnico y especialidad pedagógica.
El grado origen debe ser 11 o 26 y el grado destino debe ser 12, en caso de que el grado origen sea diferente emite mensaje informativo.
Se podrá matricular al año lectivo configurado en el sistema, siempre y cuando el año origen sea menor del año destino (o año lectivo).
No se podrá pasar de graduado a matriculado en el mismo año, es decir, si el año origen y destino es el mismo no se podrá realizar la transición.
Debe existir cupo en el Establecimiento Educativo destino.
Paso 1à Ingresar: Matrícula → Novedades
Paso 2à Buscar alumno que este graduado de grado 11º ciclo 26 y oprima clic en novedades
Paso 3 à En la pantalla de Novedades-cambios estado alumno seleccione el nuevo estado: MATRICULADO el sistema trae prediligenciado el campo Dane de la institución Destino, ingrese Consecutivo de la sede que es obligatorio y de clic en el botón Verificar que se encuentra a la derecha del campo, Seleccione Jornada, Grupo y Grado Doce al cual desea ser matriculado el alumno y oprima clic en guardar, el sistema muestra mensaje de confirmación con el cambio realizado.
Paso 3 à Ingrese por el menú Estudiante, opción “Consulta de Alumnos”, el sistema despliega la pantalla “Consulta de alumnos”, Ingrese los datos del alumno al que se le realizó la matricula a grado 12 y hacer clic en icono “Buscar”
El sistema muestra el registro del estudiante que debe estar en estado “MATRICULADO”.
Ejemplo práctico
Realice Novedades de alumno para un establecimiento oficial.
Seleccione el menú Matricula, y haga clic en la opción Novedades
El sistema despliega la pantalla Novedades como se muestra a continuación
Realice la búsqueda del alumno
El sistema despliega la información del alumno como se muestra en la siguiente pantalla
Consulte el registro para verificar cambios.
RECUERDE! El ingreso de la información de los campos marcados con * es obligatorio. Estos campos son requeridos. El proceso de novedades solamente puede ser llevado a cabo por una jerarquía superior. El acceso a esta información es restringido, depende de los roles y privilegios definidos. El proceso de novedades puede aplicar para matricula oficial, no oficial y con matricula contratada |
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Transferencias”.
Esta opción permite realizar transferencia de alumnos entre instituciones, sedes, jornadas, grados, grupos. Es decir permite pasar alumnos de una institución, sede, jornada, grado, grupo origen a una institución, sede, jornada, grado, grupo destino
Al ingresar a esta opción usted deberá seleccionar la institución y sede de origen, es decir, donde están los alumnos a transferir y luego deberá seleccionar la institución y sede destino, es decir a donde desea pasar los alumnos, realizada esta selección se le presentará una pantalla como esta:
Se deben cumplir estas reglas:
La institución destino debe tener creada: Institución, sede, jornada, grado, grupo.
Debe existir saldo de cupos en el grupo al cual desean pasar los alumnos (grupo destino).
(Cupos – asignados > 0)
Los alumnos a los cuales se les puede hacer transferencia serían los que estén en estado:
Reprobado
Promocionado
Prematriculado
Asignado
Matriculado
Sin Continuidad
Los alumnos que se pasen al grupo destino quedan en estado asignado por transferencia, en la institución, sede, jornada, grado del grupo destino, los cupos de la institución destino serán disminuidos.
NOTA: Tenga en cuenta que si este proceso se realiza después de que se haya realizado el ajuste de eliminación de la opción de prematricula, ya no se mostrará la opción en el sistema
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago y presione el botón Buscar Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la cual se realizara la transferencia de los estudiantes
Ejemplo práctico
Seleccione Gabo. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la Sede para la cual se registrará la asignación de estrategias a los estudiantes
Ejemplo práctico
Seleccione Gabo Secundaria. El sistema permite la selección de la institución destino a la cual se enviaran los alumnos a transferir. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible definir la institución destino a la cual se van a transferir los alumnos.
Ejemplo práctico
Seleccione Cartago y oprima el botón buscar instituciones. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible definir la institución destino a la cual se van a transferir los alumnos.
Ejemplo práctico
Seleccione Sor María juliana. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar la sede a la cual se van a transferir los alumnos
Ejemplo práctico
Seleccione la sede Sor María Juliana. Se presentará la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible seleccionar el año la jornada, el grado, el grupo tanto para la institución origen como para la institución destino y los alumnos a transferir.
Ejemplo práctico
Seleccione año 2006, jornada mañana, grado octavo, grupo 0801 en la institución origen y jornada tarde, grado octavo, grupo 1 en la institución destino. Seleccione los alumnos a transferir en la lista Alumnos del Grupo y páselos a la lista alumnos seleccionados usando la flecha usando la flecha
Si desea quitar alumnos de la lista Alumnos seleccionados, seleccione el alumno y páselo usando la flecha
Se presentará la siguiente pantalla
Oprima el botón guardar. El sistema presenta el resultado de la transferencia.
Al oprimir el botón aceptar el sistema remite a la pantalla de búsqueda de instituciones para realizar el proceso de transferencia.
RECUERDE! Este proceso es realizado por la secretaria de educación o una jerarquía superior. Es posible transferir varios alumnos a la vez. Es posible realizar la transferencia entre alumnos de diferentes sedes de la misma institución. Después de trasferir un alumno este queda en estado asignado, es necesario realizar el proceso de matrícula. Las transferencias se pueden realizar dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. |
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Liberación de cupos”.
Esta opción permite liberar los cupos que habían sido reservados y que no fueron utilizados porque los alumnos no fueron matriculados.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla.
Igualmente podrá seleccionar el tipo de liberación, entre:
Liberación Cupos Inscritos: libera los alumnos que tienen el estado de Inscrito.
Liberación Cupos Matriculados: libera los alumnos que están matriculados en la institución y han sido prematriculados, promocionados o asignados.
Las etapas de Matrícula Antiguos deberá estar cerrada para la Jerarquía o Institución que se desea hacer liberación de cupos, de lo contrario el sistema informará el siguiente mensaje.
“Es indispensable que todas las etapas que definen el proceso de matrícula se encuentren cerradas”
En este caso deberá cerrar la etapa abierta por el menú de Administración → Procesos de Matrícula.
Así mismo, el sistema toma la última etapa de Matrícula Antiguos que fue habilitada y cerrada, por ejemplo si tenemos la vigencia del 2007 con la etapa de Matrícula Antiguos cerrada y luego fue habilitada el proceso Matrícula Antiguos del 2008 y nuevamente cerrada, posteriormente se corrió el proceso de Liberación de Cupos, el sistema afectará los alumnos registrados en está vigencia ya que la etapa Matrícula Antiguos de 2008 fue la última en ser cerrada.
Es posible liberar cupos en los niveles de:
Jerarquía
Institución
Sede
Jornada
Los alumnos que se liberen quedarán en estado Retirado.
Ejemplo práctico
Verifique que todos los procesos matrícula para la vigencia del 2008 estén cerrados para la jerarquía de Cartago. Lo puede hacer ingresando por la opción Administración → Procesos Matricula.
Ingrese a la opción Matrícula → Liberación de Cupos.
Digite la jerarquía donde se realizará la liberación de cupos - Cartago
Usted podrá realizar liberación de cupos para alumnos inscritos, o para alumnos matriculados
Seleccione liberación de cupos para alumnos inscritos
Oprima para ejecutar el proceso
Una vez enviado el proceso el sistema genera el siguiente mensaje:
Ejemplo práctico
Verifique que todos los procesos matrícula para la vigencia del 2008 estén cerrados para la jerarquía de Cartago. Lo puede hacer ingresando por la opción Administración → Procesos Matricula.
Ingrese a la opción Matrícula → Liberación de Cupos.
Digite la jerarquía donde se realizará la liberación de cupos - Cartago
Realice una búsqueda de instituciones y selecciona
Observará la siguiente pantalla
Usted podrá seleccionar una Institución para realizar liberación de cupos.
Cuando haya seleccionado la institución, oprima para ejecutar el proceso
Una vez enviado el proceso el sistema genera el siguiente mensaje:
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Matrícula Privada”.
Esta opción permite hacer matrícula de privados por Jerarquía, Institución, Sede y/o Jornada similar a como se hace en la pantalla de "Promoción".
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla,con un mensaje de advertencia para el usuario "Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar o reprobar a los alumnos que tengan que estar en ese estado antes de finalizar el año":[a22]
Para poder realizar este proceso, la etapa "Matricula Privada" deberá estar abierta para el año en el cual se van a matricular los alumnos. Por ejemplo, si los alumnos están matriculados en el año 2008 y se van a matricular para el año 2009, la etapa deberá estar abierta para el año 2009.
Los alumnos que se encuentren en estado reprobado, se matricularan en el mismo grado, en el año siguiente y quedaran como repitentes. Por ejemplo, si un alumno está en grado 5, en el año 2008, y reprobó, quedara en el grado 5, en el 2009 y será repitente.
Para poder pasar los alumnos al grado siguiente, el grado debe estar definido en el directorio del establecimiento, sede, jornada, modelo, si no existe un grado definido los alumnos no serán movidos.
Los alumnos que se encuentren en grados 11, 13 y 26, que se encuentren en estado matriculado quedarán en estado graduado, para el mismo año en que se encuentran matriculados, por ejemplo: Si un alumno está en el 2008 matriculado en grado 11, su estado cambiará a graduado en grado 11 en el 2008.
Los alumnos que se encuentren en grados 11, 13 y 26, que se encuentren en estado reprobado quedarán en estado matriculado y repitentes, para el año siguiente en que se encuentran reprobados, por ejemplo: Si un alumno está en el 2008 reprobado en grado 11, su estado cambiará a matriculado repitente en grado 11 en el 2009.
De igual manera, cuando en el grado siguiente se exceda la capacidad máxima de los cupos, los niños quedarán en estado sin continuidad.
Ejemplo práctico
Verifique que la Etapa Matricula Privada en los Procesos de Matrícula para la vigencia del 2009 esté abierta para la jerarquía de Nariño. Lo puede hacer ingresando por la opción Administración → Procesos Matricula.
Ingrese a la opción Matrícula → Matricula Privada.
Seleccione la jerarquía donde se realizará el Proceso de Matrícula Privada – Nariño:
Si conoce el Código Dane de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con lo cual se le presentarán todas las instituciones privadas y sin subsidio de la jerarquía seleccionada.
Seleccione la institución
123456789129 INSTITUCIÓN NARIÑO NO OFICIAL
Se le presentará una pantalla para la selección de la Sede en la cual se encuentran los alumnos que desea matricular.
Oprima el botón Seleccionar
Oprima el botón Buscar aparecerá la siguiente pantalla:
Oprima para ejecutar el proceso de Matricula para la Institución – Sede seleccionada
Usted podrá realizar la Matrícula Privada 2010 para los alumnos matriculados en el año 2009.
Una vez enviado el proceso el sistema genera el siguiente mensaje:
RECUERDE! Este proceso es realizado por la secretaria de educación o una jerarquía superior. Es similar al proceso de "Promoción". Si ya existe para un grupo cupos creados, no se debe crear el cupo, sino disminuir el de los asignados. Para poder hacer este proceso, la etapa "Matricula Privada" deberá estar abierta para el año en el cual se van a matricular los alumnos. Para poder pasar los alumnos al grado siguiente, el grado debe estar definido en el directorio del establecimiento, sede, jornada, modelo, si no existe un grado definido los alumnos no serán movidos. |
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Retiro/Reprobación”.
Esta opción permite como su nombre lo indica, retirar o reprobar alumnos por Jerarquía, Institución, Sede, Jornada, Grado y/o Grupo.
Esta opción está habilitada para la etapa de novedades de alumnos, es decir si la pantalla Novedades de Alumnos está habilitada para el año 2009, las novedades que se realicen en esta pantalla serán para el año 2009.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla
Ejemplo Práctico
Para los ejemplos que se realizan a continuación vamos a asumir que la etapa de novedades está abierta para el año 2009.
La opción Retiro/Reprobación trae los alumnos que pertenezcan a la institución, sede, jornada, grado, grupo seleccionado y que su último estado sea:
Para el año de la novedad: (En nuestro ejemplo práctico 2009)
Reprobado
Matriculado
Asignado
Trasladado
Sin continuidad
Para el año siguiente de la etapa de la novedad (En nuestro ejemplo práctico 2010)
Promocionado
Pre matriculado
Sin continuidad
Graduado
La pantalla trae la información del último estado en que se encuentra el alumno y el año de ese estado.
Si el año del último estado del alumno se encuentra en el año de la etapa de novedad, se manejaran normalmente las reglas del cambio de estado definidas.
Si el año del último estado del alumno se encuentra en el año siguiente de la etapa de novedad, se hará así:
Si el cambio que se desea realizar es un retiro, se eliminarán los estados del año siguiente (En nuestro ejemplo los del 2010) y se colocara en estado retirado en el año de la novedad (En nuestro ejemplo en el 2009). El cálculo de cupos se seguirá las mismas reglas que se han venido aplicando.
Si el cambio que se desea realizar es a reprobado, se eliminarán los estados del año siguiente (En nuestro ejemplo los del 2010) y se colocará en estado reprobado en el año de la novedad (En nuestro ejemplo en el 2009), en el grado que estaba cursando en el año de la novedad (En nuestro ejemplo en el año 2009).
Si el alumno en el año siguiente a la novedad (En nuestro ejemplo en el año 2010) se encontraba promocionado, se eliminarán los estados de ese año siguiente y se dejará promocionado en el grado que tenía en el año de la reprobación, pero en el año siguiente, siempre y cuando exista cupo, sino existe cupo lo debe dejar en el mismo grado en el año siguiente en estado SIN CONTINUIDAD.
Si conoce el Código Dane de la Institución, puede digitarlo y presionar el botón Buscar Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el botón Buscar Instituciones, con lo cual se le presentarán todas las instituciones de la jerarquía seleccionada:
Seleccione la Sede a la cual va a efectuar el Retiro o la Reprobación de Alumnos:
Oprima el botón Seleccionar y aparecerá la siguiente pantalla donde deberá seleccionar Jornada, Grado y Grupo.
Oprima el botón Seleccionar para el alumno al cual desea hacerle el retiro o la reprobación, seleccione el Nuevo Estado y el Motivo y luego de clic en el botón Guardar
Al terminar el proceso aparecerá el siguiente mensaje en el alumno seleccionado.
RECUERDE! Este proceso es realizado por la secretaria de educación o una jerarquía superior. Este proceso está habilitado tanto para Instituciones Oficiales como Privadas. Para poder hacer este proceso, la etapa "Novedades" deberá estar abierta para el año en el cual se van a retirar y/o reprobar los alumnos.
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Dentro del módulo de Matricula se encuentra la opción de Reversar Traslado.
Esta opción permite reversar el proceso de traslado de un alumno que se encuentre en estado trasladado. El sistema una vez guarde el registro reversa el proceso y lo deja al estado anterior al trasladado.
Ejemplo Práctico
Ingrese al módulo de Matricula, Seleccione la opción Reversar Traslado.
El sistema mostrará la pantalla para consultar los datos de alumnos. La pantalla contiene los siguientes campos para poder filtrar la información:
Secretaría: Muestra por defecto la secretaría en la que se encuentra actualmente.
Año: Campo para filtrar el año del alumno que se desea consultar.
Tipo Documento: Campo para filtrar el tipo de documento del alumno que se desea consultar
Documento: Campo para digita el número de identificación del alumno que se desea consultar.
Primer Apellido: Campo para digitar el primer apellido del alumno que se desea consultar.
Segundo Apellido: Campo para digitar el segundo apellido del alumno que se desea consultar.
Primer Nombre: Campo para digitar el primer nombre del alumno que se desea consultar.
Segundo Nombre: Campo para digitar el segundo nombre del alumno que se desea consultar.
Número Único de Identificación: Campo para digitar el Número Único de Identificación del alumno que se desea consultar.
DANE de la Institución: Campo para digitar el código Dane de la institución del alumno que se desea consultar.
Verificar: Botón que permita consultar si el código Dane ingresado existe en el sistema, antes de realizar la búsqueda.
Institución: campo donde se muestra el nombre de la Institución de acuerdo al código Dane ingresado.
Consecutivo Sede: Campo para digitar el código de la sede del alumno que se desea consultar.
Verificar: Botón que permite consultar si el consecutivo de la sede existe en el sistema, antes de realizar la búsqueda.
Sede: Campo donde se muestra el nombre de la sede de acuerdo al consecutivo sede ingresado.
Jornada: Campo para seleccionar la jornada en la que se encuentra el alumno que se desea consultar.
Grado: Campo para seleccionar el grado en el que se encuentra el alumno que se desea consultar.
Grupo: Campo para digitar el grupo en el que se encuentra el alumno que desea consultar.
Modelo Educativo: Campo para seleccionar el modelo educativo en el que se encuentra el alumno que se desea consultar.
Seleccione los filtros anteriores teniendo en cuenta que como campos obligatorios debe ingresar Primer nombre y Primer apellido, o el Documento, o el Número Único de Identificación, o la Institución o la Sede, para poder realizar la consulta.
Oprima clic en el botón Buscar.
Dentro del menú Matricula, usted encontrará la opción “Valoración de Desempeño”.
Esta opción permite ingresar las valoraciones del desempeño para los estudiantes cuyo último estado sea matriculado, graduado o reprobado, esto es necesario para realizar el proceso de matrícula y de novedades a partir del año 2010.
Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la Institución en la cual se encuentran los alumnos a los cuales se les ingresará la valoración.
Ejemplo práctico
Seleccione Digite “José Acevedo” en el campo Nombre Institución y oprima el botón Buscar Instituciones.
Se presentará la siguiente pantalla:
Al oprimir el botón seleccionar en la Institución correspondiente, se muestran las sedes pertenecientes a la institución:
Al oprimir el botón Ver Sede en la sede correspondiente se visualiza la pantalla de ingreso de criterios de búsqueda de alumnos:
Luego de ingresar los criterios, por ejemplo:
Año: 2011
Grado: Cuarto
Jornada: Completa
Grupo: 401
Oprimir el botón Buscar, el sistema muestra los alumnos que cumplen con los criterios ingresados:
El sistema válida la fecha actual y la(s) matriculas(s) para habilitar o deshabilitar los campos de valoración.
RECUERDE! Es necesario haber configurado las fechas de inicio y fin de los periodos I y II para poder ingresar la valoración de desempeño, esto se realiza en la opción “Fechas de Valoración de desempeño” del menú Administración. Después de introducir la valoración del Periodo II no es posible modificar la del Periodo I. Luego de que un alumno ha sido matriculado, no es posible modificar las valoraciones de año anterior. Solo los usuarios de jerarquía superior podrán modificar la valoración del desempeño de los semestres del año actual o anterior
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Es una funcionalidad que permite realizar la matrícula de niños SIPI en Instituciones del sector privado en SIMAT mientras la etapa de Novedades esté abierta. El alumno quedara matriculado para el año de la etapa de novedades, siempre y cuando cumpla las condiciones de la transición de paso a matriculado. Únicamente se puede realizar matricula de estudiantes SIPI a sector Privado en SIMAT a los niños que se encuentren con estado “Retirado” en SIPI.
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de Secretaría y hacer clic en botón “Entrar”.
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida al sistema, Ingresar por el menú Matricula y seleccione la opción Niños SIPI a Privado SIMAT.
El sistema despliega pantalla “Niños SIPI a privado SIMAT”, donde se activa la pestaña “1-Instituciones Privadas SIMAT”, dentro de esta pestaña se visualizan los campos:
Nivel actual o Jerarquía, Código DANE y Nombre institución.
Ingresar Código Dane o nombre de la institución y hacer clic en botón Buscar Instituciones, el sistema hace la consulta de las Instituciones del sector Privado únicamente, de acuerdo a los criterios de búsqueda del DANE o Institución ingresados se despliega los registros encontrados.
Hacer clic en el botón Seleccionar del registro de la Institución donde quiere matricular a los niños que vienen de SIPI, el sistema activa la pestaña “Sedes”. Con el listado de todas las sedes de la institución seleccionada. Enseguida hacer clic en el botón Ver Sede, para seleccionar la sede en la cual quiere matricular a los niños SIPI.
El sistema pre diligencia automáticamente los campos:
Nombre Institución, Código DANE, Nombre Sede, Código DANE, Dirección
Especificar la jornada, grado y grupo en el cual quiere matricular a los niños SIPI, el sistema pre diligencia el campo modelo educativo, enseguida genere la búsqueda de los niños SIPI por Municipio, haciendo clic en el botón Ver Municipios, el sistema muestra listado de municipios de acuerdo al nivel de Jerarquía en el que se encuentre el usuario.
Se procede a realizar clic en buscar para que el sistema presente la lista de los estudiantes que se encuentran asignados a ese Municipio con estado “Retirado” en SIPI.
El usuario selecciona los estudiantes que quiere matricular en SIMAT, ingresa su fecha de nacimiento y si es necesario modifica los valores de Jornada, Grado y Grupo y da clic en el botón Guardar.
El Sistema valida que la fecha de nacimiento ingresada por el usuario coincida con la registrada en SIPI. También valida que haya cupos disponibles: si los hay y los datos son correctos se realiza la matricula, es decir crea al estudiante en la Base de datos de SIMAT con estado “Matriculado”, validando y restando de los cupos disponibles para la institución-sede-grado-jornada-grupo seleccionada. Luego el sistema por cada estudiante presenta un mensaje indicando el resultado del proceso, es decir si se matriculo o no de acuerdo a la disponibilidad de cupos.
Luego del proceso Ingrese por menú Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de Alumnos.
El sistema permite ingresar los datos, primer apellido y primer nombre del alumno que se matriculó y se genera clic en el icono Buscar.
Se despliega el registro de la búsqueda con los datos del niño en estado matriculado.
Se verifica Estado, institución, Jornada, Grupo y grado
Luego de realizar el proceso de matrícula para niños SIPI, se procede a realizar la consulta en bases de datos.
Tener en cuenta que el sistema despliega pantalla “Niños SIPI a privado SIMAT”, donde se activa la pestaña “1-Instituciones Privadas SIMAT” y permite visualizar y validar los siguientes campos:
JER_ID o Nivel actual
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Identificador único de la jerarquía del usuario
Campo prediligenciado de acuerdo al usuario con el que se entró al sistema
Código DANE
Campo numérico
Longitud de 10 caracteres
Nombre Institución
Campo alfanumérico
Longitud de 20 caracteres
Sección Instituciones Encontradas (Dentro de esta sección se encuentran los siguientes campos)
Código DANE
Campo prediligenciado por el sistema
Campo numérico
Longitud de 12 caracteres
Campo obligatorio
Nombre de la institución
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 10 caracteres
Campo obligatorio
Rector Institución
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 30 caracteres
Cantidad Sedes
Campo prediligenciado por el sistema
Campo numérico
Longitud de 10 caracteres
Campo obligatorio
Check box Seleccionar (Al seleccionar una de las instituciones encontradas el sistema activará la pestaña “2-Sede”, donde se deben mostrar los siguientes campos)
Código DANE
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Campo obligatorio
Nombre de la institución
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Campo obligatorio
Rector Institución
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Sedes de la Institución Encontradas
Código DANE
Campo numérico
Campo obligatorio
Longitud de 14 caracteres
Nombre de la Sede
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Dirección
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Check box Ver Sede (Al seleccionar una de las sedes encontradas el sistema activará la pestaña “3-Matriculas de alumnos SIPI”, que se divide en 5 secciones)
Sección Institución SIMAT (En esta sección se visualizan los siguientes campos)
Nombre Institución
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Campo obligatorio
Código DANE
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Campo obligatorio
Longitud de 14 caracteres
Nombre Sede
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Campo obligatorio
Dirección
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Campo obligatorio
Año
Campo prediligenciado por el sistema automáticamente
Campo obligatorio
Longitud de 4 caracteres
Campo numérico
Jornada
Campo alfanumérico
Lista desplegable
Campo obligatorio
Grado
Campo alfanumérico
Lista desplegable
Campo obligatorio
Grupo
Campo alfanumérico
Lista desplegable
Campo obligatorio
Modelo Educativo
Campo prediligenciado automáticamente por el sistema al terminar de seleccionar Jornada, Grado y Grupo
Sección Jerarquía y Municipio (En esta sección se visualizan los siguientes campos)
Jerarquía
Lista desplegable
La información que se despliega debe contener todas las jerarquías desde MEN hacia abajo
Campo obligatorio
Municipio
Lista desplegable
La información que se despliega se muestra de acuerdo a la jerarquía seleccionada
Campo obligatorio
Sección Alumno (En esta sección se visualizan los siguientes campos)
Tipo Documento
Lista desplegable
Donde se deben mostrar los siguientes valores:
CC: Cédula de Ciudadanía
TI: Tarjeta de Identidad
CE: Cédula Extranjería
RC: Registro civil
NIP: Número de identificación personal
NUIP: Número Único de Identificación Personal
NES: Número de Identificación establecido por la Secretaría de Educación
CCB: Certificado Cabildo
No. Documento
Campo alfanumérico
Longitud de 12 caracteres
Primer Apellido
Campo alfanumérico
Longitud de 20 caracteres
Segundo Apellido
Campo alfanumérico
Longitud de 20 caracteres
Primer Nombre
Campo alfanumérico
Longitud de 20 caracteres
Segundo Nombre
Campo alfanumérico
Longitud de 20 caracteres
Sección Sede SIPI (En esta sección se visualizan los siguientes campos)
NIT Prestador
Campo alfanumérico
Longitud de 10 caracteres
Campo obligatorio
Nombre Prestador
Campo alfanumérico
Longitud de 50 caracteres
Campo obligatorio
Id-Prestador-Sede
Campo alfanumérico
Longitud de 10 caracteres
Campo obligatorio
Razón social Prestador-Sede
Campo alfanumérico
Longitud de 100 caracteres
Campo obligatorio
Sección Alumnos a Inscribir (En esta sección se visualizan los siguientes campos para cada registro)
Check box Seleccionar
Mensaje
Campo alfanumérico
Documento
Campo prediligenciado por el sistema
Campo numérico
Longitud de 12 caracteres
Campo obligatorio
Nombres
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 100 caracteres
Campo obligatorio
Apellidos
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 100 caracteres
Campo obligatorio
Jerarquía
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 50 caracteres
Campo obligatorio
Municipio
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 50 caracteres
Campo obligatorio
Prestador
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 50 caracteres
Campo obligatorio
Prestador-Sede
Campo prediligenciado por el sistema
Campo alfanumérico
Longitud de 50 caracteres
Campo obligatorio
Fecha de Nacimiento
Campo tipo fecha
Lista desplegable
Longitud de 20 caracteres
Campo obligatorio
Jornada
Campo alfanumérico
Lista desplegable
Longitud de 2 caracteres
Campo obligatorio
Grado
Campo alfanumérico
Lista desplegable
Campo obligatorio
Grupo
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Lista desplegable
Metodología
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Lista desplegable
Carácter
Campo alfanumérico
Lista desplegable
Campo obligatorio
Especialidad
Campo alfanumérico
Campo obligatorio
Lista desplegable
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de Secretaría y hacer clic en botón “Entrar”.
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida al sistema, Ingresar por el menú Matricula y seleccione la opción Niños SIPI a Privado SIMAT.
El sistema despliega pantalla “Niños SIPI a privado SIMAT”, donde se activa la pestaña “1-Instituciones Privadas SIMAT”, dentro de esta pestaña se visualizan los campos:
Nivel actual o Jerarquía, Código DANE y Nombre institución.
Ingresar Código Dane o nombre de la institución y hacer clic en botón Buscar Instituciones, el sistema hace la consulta de las Instituciones del sector Privado únicamente, de acuerdo a los criterios de búsqueda del DANE o Institución ingresados se despliega los registros encontrados.
Hacer clic en el botón Seleccionar del registro de la Institución donde quiere matricular a los niños que vienen de SIPI, el sistema activa la pestaña “Sedes”. con el listado de todas las sedes de la institución seleccionada. Enseguida hacer clic en el botón Ver Sede, para seleccionar la sede en la cual quiere matricular a los niños SIPI.
El sistema prediligencia automáticamente los campos:
Nombre Institución, Código DANE, Nombre Sede, Código DANE, Dirección. Se digita la información del estudiante a buscar y se continua el proceso.
Es necesario tener en cuenta las validaciones visualizadas en sistema, de acuerdo a la solicitud del usuario.
El usuario selecciona los estudiantes que quiere matricular en SIMAT, ingresa su fecha de nacimiento y si es necesario modifica los valores de Jornada, Grado, Grupo y demás campos, enseguida clic en el botón Guardar.
Luego del proceso Ingrese por menú Estudiantes, seleccionando la opción Consulta de Alumnos.
El sistema permite ingresar los datos, primer apellido y primer nombre del alumno que se matriculó y se genera clic en el icono Buscar.
Se despliega el registro de la búsqueda con los datos del niño en estado matriculado.
Se verifica Estado, institución, Jornada, Grupo y grado
Enseguida se realiza las validaciones del proceso en la base de datos del sistema.
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de Secretaría y hacer clic en botón “Entrar”.
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida al sistema, Ingresar por el menú Matricula y seleccione la opción Niños SIPI a Privado SIMAT.
El sistema despliega pantalla “Niños SIPI a privado SIMAT”, donde se activa la pestaña “1-Instituciones Privadas SIMAT”, dentro de esta pestaña se visualizan los campos:
Nivel actual o Jerarquía, Código DANE y Nombre institución.
Ingresar Código Dane o nombre de la institución y hacer clic en botón Buscar Instituciones, el sistema hace la consulta de las Instituciones del sector Privado únicamente, de acuerdo a los criterios de búsqueda del DANE o Institución ingresados se despliega los registros encontrados.
Hacer clic en el botón Seleccionar del registro de la Institución donde quiere matricular a los niños que vienen de SIPI, el sistema activa la pestaña “Sedes”. Con el listado de todas las sedes de la institución seleccionada. Enseguida hacer clic en el botón Ver Sede, para seleccionar la sede en la cual quiere matricular a los niños SIPI.
El sistema pre diligencia automáticamente los campos:
Nombre Institución, Código DANE, Nombre Sede, Código DANE, Dirección. Se seleccionan los demás campos para continuar la búsqueda (Ingreso de Jornada, Grado y Grupo).
Se procede a digitar la información del prestador y demás datos de la sección con etiqueta SEDE SIPI y enseguida clic en el icono Verificar.
El sistema realiza la búsqueda en SIPI y presenta la lista de los estudiantes que se encuentran con estado “Retirado “en SIPI según criterios de búsqueda.
Ingresar la fecha de nacimiento del alumno, ingresar los siguientes datos:
Jornada a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Grado a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Grupo a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Metodología a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Carácter a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Especialidad a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, marcar el check box “Seleccionar” del alumno o alumnos que desea matricular y hacer clic en el icono “Guardar”.
En el campo Mensaje se debe mostrar el resultado del proceso exitoso.
Verificar que en la base de datos del sistema, el alumno se encuentre creado en estado Matriculado y que se haya restado el cupo correspondiente en la jornada-grupo-grado de la institución en donde se matriculó el alumno.
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de Secretaría y hacer clic en botón “Entrar”.
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida al sistema, Ingresar por el menú Matricula y seleccione la opción Niños SIPI a Privado SIMAT.
El sistema despliega pantalla “Niños SIPI a privado SIMAT”, donde se activa la pestaña “1-Instituciones Privadas SIMAT”, dentro de esta pestaña se visualizan los campos:
Nivel actual o Jerarquía, Código DANE y Nombre institución.
Ingresar Código Dane o nombre de la institución que no tenga cupos para el grado y grupo y hacer clic en botón Buscar Instituciones, Sistema hace la consulta de las Instituciones del Sector Privado únicamente, de acuerdo a los criterios de búsqueda del DANE o Institución ingresados y se despliega los registros encontrados.
Hacer clic en la columna con etiqueta seleccionar para continuar proceso e información de la sede
El sistema prediligencia automáticamente los campos:
Nombre Institución, Código DANE, Nombre Sede, Código DANE, Dirección. Se seleccionan los demas campos para continuar la búsqueda (Ingreso de Jornada, Grado y Grupo).
El usuario debe seleccionar la jerarquía y municipio, enseguida clic en verificar. Sistema realiza la búsqueda en SIPI y presenta la lista de los estudiantes que se encuentran asignados a ese Municipio con estado “Retirado “en SIPI.
Ingresar la fecha de nacimiento del alumno, ingresar los siguientes datos:
Jornada a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Grado a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Grupo a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Metodología a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Carácter a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, Especialidad a donde quedará Matriculado en el Sistema SIMAT, marcar el check box “Seleccionar” del alumno o alumnos que desea matricular y hacer clic en el icono “Guardar”.
Se puede evidenciar el número de cupos que existan o no en el sistema, para la institución en la jornada, grado y grupo a matricular el alumno.
De esta manera el sistema no permite matricular el alumno porque no hay cupos disponibles. En el campo Mensaje se debe mostrar la razón por la cual no se realizó el proceso de matricula
Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de Secretaría y hacer clic en botón “Entrar”.
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida al sistema, Ingresar por el menú Matricula y seleccione la opción Niños SIPI a Privado SIMAT.
El sistema despliega mensaje:
“ Imposible configurar NOVEDADES Se debe definir en Procesos de Matricula: No fue posible consultar la información. Se requiere que la etapa de NOVEDADES abierta para realizar la acción”
La pantalla de Entrega de Actos Administrativos permite a todas las secretarías de primer nivel cargar en el sistema y en formato PDF. Los documentos de actos administrativos generados para que el MEN, pueda aprobarlos, con el fin de realizar seguimiento a los mismos.
Solos los usuarios de secretarías de primer nivel tienen permiso para ingresar a dicha pantalla y cargar los documentos.
A continuación se describen los pasos para cargar un documento para la entrega de actos administrativos.
Oprima clic sobre el módulo de Matricula.
Oprima clic sobre la opción de Entrega de Actos Administrativos
El sistema mostrará la pantalla Entrega de Actos Administrativos con la información para poder cargar los documentos de actos administrativos, así:
Secretaría: Muestra por defecto el nombre de la secretaría a la que pertenece el usuario que ingresó. No es editable.
Año Lectivo: Campo para digitar el año lectivo en el que se va a cargar el documento de acto administrativo. Su diligenciamiento es obligatorio.
Archivo: Campo que contiene el botón de Seleccionar el archivo, el cual permite seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo a cargar.
Nombre del archivo: Campo donde muestra el nombre del archivo cargado. Este dato aparece cuando se consulta un documento cargado. No es editable.
Fecha de Entrega: Campo donde muestra la fecha en la que se cargó el documento de acto administrativo. Este dato aparece cuando se consulta un documento cargado. No es editable.
Fecha de Aprobación: Campo donde muestra la fecha en la cual el MEN, ha aprobado el documento de acto administrativo cargado por la secretaría. Este dato aparece cuando se consulta un documento cargado y solo cuando el documento ha sido aprobado. No es editable.
Usuario que entrega: Campo donde muestra el nombre del usuario que cargó el documento de acto administrativo. Este dato aparece cuando se consulta un documento cargado. No es editable.
Estado: Muestra el estado en el que se encuentra el documento de acto administrativo. Este dato aparece cuando se consulta un documento cargado. No es editable.
Observaciones: Campo que muestra las observaciones realizadas al documento de acto administrativo. No es editable.
Inicialmente la pantalla aparecerá sin ningún documento.
Digite en el campo año lectivo, el año para el cual va a cargar el documento de acto administrativo. Debe tener en cuenta que el año lectivo que se ingrese debe ser igual al año que se encuentra configurado en el sistema o el año siguiente, de lo contrario no le permitirá realizar el cargue.
Oprima clic en el botón Agregar.
El sistema activará el botón de Seleccionar archivo para ubicar la ruta donde se encuentra el documento de acto administrativo a cargar.
Debe tener en cuenta que el documento a cargar debe tener la extensión .PDF.
Seleccione el archivo que va a cargar.
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema guardará el documento y mostrará un mensaje que el acto administrativo se ha guardado exitosamente.
NOTA IMPORTANTE: Si las secretarías no tienen el documento guía de actos administrativos establecido por el MEN, el usuario podrá descargarlo desde el link que tiene la pantalla de Entrega de Actos Administrativos “Ver Acto Administrativo guía establecido por el MEN”.
Una vez se haya cargado el documento de acto administrativo, el usuario de secretaría de primer nivel, puede realizar la respectiva consulta, así:
En el campo Año Lectivo digite el año con el cual realizó el cargue del documento.
Oprima clic en el botón Agregar.
El sistema mostrará la información con los datos del respectivo cargue del documento.
Los campos que se muestran en la pantalla se describen en el punto 9.39.1.
Adicional a los campos mencionados en el punto 9.39.1, aparecerá un botón “Ver Archivo”, que le permitirá ver el contenido del documento cargado. También le permitirá guardarlo en el equipo.
El sistema mostrará un mensaje indicando que ya existe un documento de acto administrativo para el año y la secretaría. Si desea realizar ajustes al documento puede hacerlo.
Una vez se haya cargado un documento de acto administrativo, podrá ser modificado siempre y cuando se encuentre en estado “Entregado por Secretaría”. Se debe tener en cuenta que si el documento de acto administrativo se encuentra en estado Aprobado ya no se podrá modificar el documento.
A continuación se describen los pasos para modificar un documento de acto administrativo.
Oprima clic sobre el módulo de Matricula.
Oprima clic sobre la opción de Entrega de Actos Administrativos
El sistema mostrará la pantalla de Entrega de Actos Administrativo
En el campo Año Lectivo, digite el año con el cual se cargó el documento de acto administrativo
Oprima clic en el botón Agregar.
El sistema traerá el resultado de la consulta con la información del documento de acto administrativo existente.
Para modificar el documento oprima clic sobre el botón Seleccionar Archivo.
Ubique la ruta donde se encuentra el archivo a cargar y tenga en cuenta que debe tener extensión .PDF.
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema reemplazará el documento de acto administrativo anterior por el actual.
Mostrará un mensaje indicando que el acto administrativo ha sido guardado.
La pantalla de Aprobación de Actos Administrativos permite a los usuarios con rol Administrador MEN, consultar los documentos de actos administrativos, generados por las secretarías para su posterior aprobación o rechazo.
Se debe tener en cuenta que solo los usuarios con rol Administrador MEN, podrán ingresar a la pantalla a realizar los procesos de aprobación o rechazo de los actos administrativos generados por las secretarías.
A continuación se describen los pasos para realizar la consulta de los actos administrativos generados por la secretarías.
Oprima clic sobre el módulo de Matricula.
Oprima clic sobre la opción Aprobación de Actos Administrativos.
El sistema mostrará la pantalla de Actos Administrativos con los campos necesarios para realizar la consulta, así:
Secretaría: Campo tipo lista que permite seleccionar la secretaría que se desea consultar. Su diligenciamiento es opcional.
Año Lectivo: Campo para digitar el año lectivo en el cual se desean consultar los documentos de actos administrativos generados por las secretarías. Su diligenciamiento es obligatorio.
Estado: Campo tipo lista que permite seleccionar el estado en el cual se desea consultar los documentos de actos administrativos generados por las secretarías. Su diligenciamiento es opcional
Diligencie el campo Año Lectivo y los demás campos que considere necesarios para realizar la consulta de los documentos de actos administrativos.
Oprima clic en el botón Buscar
El sistema arrojará el resultado de la consulta de acuerdo a los filtros ingresados y de acuerdo a los documentos existentes.
En la lista de Actos Administrativos muestra la siguiente información:
Año Lectivo: Muestra el año lectivo para el cual la secretaría cargo el documento de acto administrativo.
Secretaría: Muestra el nombre de la secretarías que cargaron documentos de actos administrativos.
Usuario Entrega: Muestra el nombre del usuario que cargó el documento de acto administrativo.
Estado: Muestra el estado actual en el cual se encuentra el documento de acto administrativo.
Fecha Aprobación: Muestra la fecha de aprobación en la que el MEN aprobó el documento de acto administrativo.
Ver detalle: Campo que contiene el botón para ver el detalle del documento de acto administrativo
Una vez realiza la consulta de los documentos de actos administrativos siga los siguientes pasos para aprobar un acto administrativo.
De la lista generada en la consulta oprima clic sobre el botón Ver detalle para una secretaría que tiene un acto administrativo en estado “Entregado por la Secretaría”.
El sistema mostrará la pantalla Detalle Acto Administrativo donde se podrá ver la información del documento cargado por la secretaría, así:
Secretaría: Muestra el nombre de la secretaría a la que le está consultando el documento de acto administrativo.
Año Lectivo: Muestra el año para el que se cargó el documento de acto administrativo.
Nombre del Archivo: Muestra el nombre que se le dio al archivo al cargarlo.
Botón Ver Archivo: Botón que le permite ver al usuario el documento del acto administrativo antes de aprobarlo o rechazarlo.
Fecha de Entrega: Muestra la fecha en la que la secretaría cargó el documento de acto administrativo.
Usuario que Entrega: Muestra el nombre del usuario que cargó el documento de acto administrativo.
Fecha de Aprobación: Campo para digitar o seleccionar la fecha en la que se aprueba el documento de acto administrativo. Se deben tener en cuenta la siguientes validaciones:
La fecha debe tener el formato dd/mm/aaaa
La fecha ingresada debe ser igual o mayor a la fecha de Entrega
La fecha ingresada debe ser menor o igual a la fecha Actual.
Su diligenciamiento es obligatorio.
Estado: Campo tipo lista donde muestra los estados que puede tener el documento de acto administrativo. Su diligenciamiento es obligatorio.
Entregado por la Secretaría
Aprobado
Rechazado
Observaciones: Campo para digitar observaciones adicionales al momento de realizar el cambio de estado. Máximo se pueden ingresar 500 caracteres. Su diligenciamiento es opcional
En el campo Fecha de Aprobación seleccione la fecha en la que se aprueba el documento de acto administrativo, teniendo en cuenta las validaciones anteriormente mencionadas.
En el campo Estado seleccione la opción Aprobado
Oprima clic en el botón Guardar
En el campo observaciones ingrese información adicional si es necesario.
El sistema realizará la validación de los campos y si la información es correcta, guardará el cambio de estado y la fecha de aprobación del acto administrativo, retornará a la pantalla de consulta de actos administrativos y arrojará un mensaje indicado que se ha actualizado el acto administrativo al estado aprobado.
Si desea confirmar el cambio de estado nuevamente podrá volver a consultar la información.
Una vez realiza la consulta de los documentos de actos administrativos siga los siguientes pasos para rechazar un acto administrativo.
De la lista generada en la consulta oprima clic sobre el botón Ver detalle para una secretaría que tiene un acto administrativo en estado “Entregado por la Secretaría”.
El sistema mostrará la pantalla Detalle Acto Administrativo donde se podrá ver la información del documento cargado por la secretaría, con los campos descritos en el punto 9.40.2.
El campo Fecha de Aprobación cuando el estado es rechazado no es necesario diligenciarlo, ya que este no se guardará en la base de datos.
En el campo Estado seleccione la opción Rechazado
Oprima clic en el botón Guardar
En el campo observaciones ingrese información adicional si es necesario.
El sistema realizará la validación de los campos y si la información es correcta, guardará el cambio de estado, retornará a la pantalla de consulta de actos administrativos y arrojará un mensaje indicado que se ha actualizado el acto administrativo al estado rechazado.
Si desea confirmar el cambio de estado nuevamente podrá volver a consultar la información.
Una vez realiza la consulta de los documentos de actos administrativos siga los siguientes pasos para Aprobar un acto administrativo que está en estado rechazado.
De la lista generada en la consulta oprima clic sobre el botón Ver detalle para una secretaría que tiene un acto administrativo en estado “Rechazado”.
El sistema mostrará la pantalla Detalle Acto Administrativo donde se podrá ver la información del documento cargado por la secretaría, con los campos descritos en el punto 9.40.2.
En el campo Fecha de Aprobación seleccione la fecha en la que se aprueba el documento de acto administrativo, teniendo en cuenta las validaciones anteriormente mencionadas.
En el campo Estado seleccione la opción Aprobado
Oprima clic en el botón Guardar
En el campo observaciones ingrese información adicional si es necesario
El sistema realizará la validación de los campos y si la información es correcta, guardará el cambio de estado, retornará a la pantalla de consulta de actos administrativos y arrojará un mensaje indicado que se ha actualizado el acto administrativo al estado Aprobado.
Si desea confirmar el cambio de estado nuevamente podrá volver a consultar la información.
Una vez realiza la consulta de los documentos de actos administrativos siga los siguientes pasos para rechazar un acto administrativo que está en estado Aprobado.
De la lista generada en la consulta oprima clic sobre el botón Ver detalle para una secretaría que tiene un acto administrativo en estado “Aprobado”.
El sistema mostrará la pantalla Detalle Acto Administrativo donde se podrá ver la información del documento cargado por la secretaría, con los campos descritos en el punto 9.40.2.
El campo Fecha de Aprobación cuando el estado es rechazado no es necesario diligenciarlo, ya que este no se guardará en la base de datos.
En el campo Estado seleccione la opción Rechazado
Oprima clic en el botón Guardar
En el campo observaciones ingrese información adicional si es necesario.
El sistema realizará la validación de los campos y si la información es correcta, guardará el cambio de estado, retornará a la pantalla de consulta de actos administrativos y arrojará un mensaje indicado que se ha actualizado el acto administrativo al estado rechazado.
Si desea confirmar el cambio de estado nuevamente podrá volver a consultar la información.
Sólo los usuarios de Secretaria de primer nivel y que tengan permisos de acceso a la opción correspondiente podrán registrar el cierre o fecha de finalización de registro de cada etapa.
Las secretarias no podrán consultar las fechas ingresadas por otras secretarias. Solo usuarios de jerarquía MEN podrán consultar las fechas de oficialización de cierre de etapas de las secretarias.
Cuando las secretarias oficialicen el cierre de la etapa de Acto Administrativo no se genera reporte. Para esta etapa solo se genera el reporte cuando se cumpla la fecha límite establecida por el MEN.
Ingrese con Usuario Secretaria de I nivel y Contraseña autorizados al sistema Simat, Seleccione módulo Matricula y Oprima clic sobre la opción Oficializar Etapa Matricula.
El sistema desplegará la pantalla de oficialización de las Etapas de Procesos de Matricula con los siguientes datos:
Jerarquía
Año
Selección
Etapa
Fecha Inicio
Fecha Fin
Fecha Oficialización
NOMBRE DEL DATO |
TIPO |
LONGITUD |
OBLIGATORIO S/N |
DESCRIPCIÓN |
RESTRICCIONES |
JERARQUIA |
TEXTO |
30 |
S |
Corresponde a la secretaria. |
La jerarquía que se presenta es la jerarquía a la que pertenece el usuario. Solo debe ser navegable para el nivel de secretarias siempre y cuando sea usuario MEN. Las secretarias no pueden consultar la información ingresada por otras secretarias.
|
AÑO |
Numérico |
4 |
S |
Año para el cual las secretarias desean oficializan el cierre de las etapas |
|
El sistema muestra por defecto el nombre de la secretaría en la que se encuentra actualmente y no debe permitir modificarla, digite el año y oprima clic sobre el botón Buscar.
Si para el año ingresado y le jerarquía en la que se encuentra actualmente se encuentra información el sistema la muestra
Nota:
Si se encuentran etapas en las cuales ya se oficializó el cierre el sistema muestra deshabilitado la caja de verificación de Selección para esa etapa.
Si se encuentran etapas en las cuales todavía está pendiente oficializar el cierre muestra habilitado la caja de verificación de Selección.
Oprima clic sobre la caja de verificación Selección para la etapa a la cual le quiere oficializar el cierre, Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema visualiza un mensaje de advertencia que diga “Esta funcionalidad le permite oficializar por secretaria el cierre de las etapas del proceso de matrícula. Una vez cerrada la etapa NO es posible cambiar el estado dado que al realizar este proceso se generan los informes oficiales de seguimiento.”
El sistema asigna la fecha del sistema como la fecha de oficialización del cierre del proceso de la etapa y la muestra en el campo Fecha Oficialización.
El sistema automáticamente generará un proceso batch para la generación de los respectivos reportes de acuerdo a la etapa seleccionada y oficializada.
El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrícula y sus etapas. Permite visualizar de forma ordenada la información que alimenta el sistema y el estado de cualquiera de los subprocesos en un momento dado. Facilita la generación de información estadística para apoyar de forma oportuna la gestión del proceso. Permite la obtención de los archivos requeridos en la resolución 166 de 2001.
Cuando el usuario ingresa a está opción podrá visualizar una lista de selección en la cual deberá elegir el reporte que requiere generar.
Este módulo permite la producción de los reportes que han sido configurados en el sistema. En general los reportes se encuentran asociados a los módulos del sistema.
Una vez se selecciona una opción, se despliegan los respectivos reportes asociados a esa elección y es posible escoger el reporte que se desea producir.
El icono de ayuda ubicado en la columna Ayuda, proveerá una breve descripción del reporte que se requiere generar.
Una vez ha sido seleccionado el reporte que se desea producir, podrá escoger los parámetros para filtrar la información del reporte.
Los parámetros o filtros que son dados en esta pantalla son los criterios de búsqueda del reporte es decir que solo saldrá la información que acá se seleccione.
Una vez se hayan definido los filtros se puede elegir uno de los botones que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, ellos son:
HTML: Genera el reporte en formato html
PDF: Este formato es el utilizado por el software Adobe Reader, para ver estos reportes el usuario deberá
tener instalado la aplicación.
CSV: Archivo de tipo texto separado por comas
Ejemplo práctico
Seleccione Inscripción de alumnos nuevos. Al seleccionar el módulo aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible seleccionar el reporte que se desea obtener.
Ahora seleccione el reporte Consolidado de Inscripciones. Una vez seleccionado el reporte, aparece la siguiente pantalla.
En esta pantalla Se ingresan los parámetros para la producción del reporte seleccionado.
Año
Jerarquía
Dane Institución
Nombre Institución
Ejemplo práctico
Ingrese la siguiente información para el reporte Consolidado de Inscripciones.
Año 2008
Jerarquía Cartago
Dane Institución 176147000015
Nombre Institución SOR MARIA JULIANA
El campo Nombre de la Institución es opcional, bastará con oprimir el botón “Verificar” y el sistema proveerá la información. Una vez se ha ingresado la información para la generación del reporte, es posible elegir el formato para el mismo:
HTML
Al ser seleccionado el formato, el reporte es enviado a Procesos por Lotes para ser procesado y se presenta el siguiente mensaje:
Para ver el reporte ingrese a procesos por lotes (Ver capitulo 4 administración numeral 4.18 procesos por lotes)
Para cada módulo existen diferentes reportes. Según el módulo seleccionado es posible obtener los reportes correspondientes al mismo.
RECUERDE! Esta opción es de acceso restringido, dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios. El reporte aparecerá en el formato seleccionado. Para poder observar un reporte deberá ir por Administración à Procesos por Lotes |
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Convenios”. Al seleccionar esta opción usted observará la siguiente pantalla:
En esta pantalla es posible seleccionar el reporte que se desea producir
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Alumnos en Convenios de Continuidad. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año 2005
Jerarquía – Cartago
Código de Institución – 176147000376
Oprima HTML
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Convenios de Continuidad, para producir un archivo con la información de convenios existentes. Se presentará la siguiente pantalla.
Digite la información necesaria para producir el informe
Año - 2005
Jerarquía – Cartago
Código DANE – 176147000376
Oprima el botón HTML
El sistema desplegará el siguiente mensaje
Deberá dirigirse a Administración → Procesos por Lotes, para descargar el reporte.
Observará la siguiente información:
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Convenios de Continuidad Existentes. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año 2005
Jerarquía – Cartago
Código DANE de Institución – 176147000376
Oprima el botón verificar y el botón para el formato PDF
El sistema desplegará el siguiente mensaje
Deberá dirigirse a Administración → Procesos por Lotes, para descargar el reporte.
Observará la siguiente información:
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Generación de archivos ”.
Esta opción permite generar de manera automática los archivos correspondientes a:
Anexo 1 Archivo 1: Directorio Único de Establecimientos Educativos – DUE.
Anexo 1 Archivo 2: características de niveles, grados y jornadas de los establecimientos por jornada.
Anexo 1 Archivo 3: información de las sedes de la institución educativa del sector oficial exclusivamente.
Anexo 1 Archivo 4 información complementaria para instituciones del sector No oficial exclusivamente.
Al ingresar esta opción se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posible hacer la selección del reporte que se desea producir.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Anexo 1 Archivo 1. Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione el nivel de jerarquía para el cual se desea seleccionar el reporte, para este ejemplo Nariño. Oprima el botón CSV.
El sistema desplegará el siguiente mensaje
Deberá dirigirse a Administración → Procesos por Lotes, para descargar el reporte.
Observará la siguiente información:
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Anexo 1 Archivo 2. Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione el nivel de jerarquía para el cual se desea seleccionar el reporte, para este ejemplo MEN. Oprima el botón CSV.
El sistema desplegará el siguiente mensaje
Deberá dirigirse a Administración → Procesos por Lotes, para descargar el reporte.
Observará la siguiente información:
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Anexo 1 Archivo 3. Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione el nivel de jerarquía para el cual se desea seleccionar el reporte, para este ejemplo MEN. Oprima el botón CSV.
El sistema desplegará el siguiente mensaje
Deberá dirigirse a Administración → Procesos por Lotes, para descargar el reporte.
Observará la siguiente información:
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Anexo 1 archivo 4. Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione el nivel de jerarquía para el cual se desea seleccionar el reporte, para este ejemplo MEN. Oprima el botón CSV.
El sistema desplegará el siguiente mensaje
Deberá dirigirse a Administración → Procesos por Lotes, para descargar el reporte.
Observará la siguiente información:
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Inscripción de alumnos nuevos”.
Esta opción permite generar reportes de inscripciones de forma detallada o consolidada.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Consolidado de Inscripciones. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte.
Año del proceso de inscripciones del cual se desea generar un reporte - 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Código de DANE de la Institución para la cual se generará el reporte consolidado de inscripciones – 176147000015
Oprima los botones verificar y PDF
El reporte es enviado a procesos por lotes.
Observará la siguiente información en el reporte:
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de Inscripciones, este mostrará una lista detallada con cada uno de los alumnos inscritos en la Institución seleccionada, en el cual se indica el grado al que se inscribe el alumno, el modelo educativo, tipo de documento y número único de identificación, apellidos y nombres, estado y número de documento.
Se presentará la siguiente pantalla, digite la información necesaria para producir el informe
Año 2009
Jerarquía – Amazonas
Código DANE – 111000100100
Oprima el botón VERIFICAR
Oprima el botón PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de Alumnos Nuevos. Este reporte indicará los alumnos que fueron inscritos pero su estado en la Inscripción es "Nuevo". El alumno todavía no tiene asignado institución.
Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – MEN
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Detallado de Alumnos Nuevos.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Traslados entre Secretarias. Este reporte permita visualizar los traslados de los alumnos que se ha realizado entre Secretarias.
Se presentará la siguiente pantalla.
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – Nariño
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Traslados entre Secretarias.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Solicitudes de Traslados. Este reporte indicará los alumnos que han realizado las solicitudes de traslados para el siguiente año lectivo. Se presentará la siguiente pantalla.
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – Nariño
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Solicitudes de Traslados.
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Matrícula de alumnos antiguos”.
Esta opción permite generar de manera automática diversos reportes de alumnos que se encuentran matriculados en sistema educativo nacional, tanto a nivel detallado como consolidado.
Como el Ministerio de Educación solicitia la eliminación de la opción de Prematricula en Simat para cambiarla por el concepto de Solicitud de Cupo, en el menú de reportes cuando se selecciona la opción Reportes, al seleccionar el modulo de Matricula de Alumnos antiguos ya no se muestra la opción Consolidado Prematricula sino Consolidado de Solicitud de Cupos
Ejemplo práctico
Validar cambios en reporte de Consolidado Prematriculado
Ingrese a la página de SIMAT.Diligenciando los datos de usuario y contraseña (Administrador MEN), luego haga clic sobre el botón Entrar
El sistema despliega la pantalla de Bienvenida como se visualiza en la siguiente pantalla
Oprima clic sobre el módulo Reportes, seleccionando la opción Reportes El sistema mostrará una pantalla donde le permite consultar los reportes.
En el campo Módulo Seleccione la opción Matricula de Alumnos Antiguos, El sistema mostrará la lista de reportes disponibles para esa opción. Valide que en la lista de reportes se haya cambiado el nombre del reporte Consolidado de Prematricula por Consolidado de Solicitud de Cupos como se muestra a continuación
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Consolidado de estudiantes por estado. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información de alumnos inscritos en el sistema educativo nacional – 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000015 (oprima verificar)
Consecutivo de la Sede – 17614700001501 (oprima verificar)
Seleccione matriculado
Oprima el botón PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Consolidado de estudiantes por Zona. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información de alumnos – 2008
Nivel de jerarquía – Nariño
Seleccione del campo Estado Alumnos los que quiere consultar – Matriculados
Oprima el botón PDF o HTML
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Consolidado de Promocionados. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información de alumnos promocionados – 2006
Nivel de jerarquía – Itagui
Código DANE de la Institución - 105360001357 (oprima verificar)
Consecutivo de la Sede – 10536000135701 (oprima verificar)
Oprima el botón HTML
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Validar eliminación del estado Prematriculado en Reporte Consolidado de Estudiantes por Estado.
Oprima clic sobre el módulo Reportes
El sistema mostrará una pantalla donde le permite consultar los reportes, En el campo Módulo Seleccione la opción Matricula de Alumnos Antiguos. El sistema mostrará la lista de reportes disponibles para esa opción. Seleccione el reporte Consolidado de Estudiantes por Estado, como se visualiza en la siguiente pantalla
El sistema mostrará en pantalla los campos con los filtros para los cuales desea generar el reporte. Verifique que en el campo Estado Alumno no aparezca la opción de “Prematriculado”.
Validar eliminación del estado Prematriculado en Reporte Detallado por Estados.
Ingrese por el Menú Reportes, seleccionando la opción Reportes como se muestra en la siguiente pantalla
Ahora seleccione el reporte Detallado por Estados.
El sistema mostrará en pantalla los campos con los filtros para los cuales desea generar el reporte, Verifique que en el campo Estado Alumno no aparezca la opción de “Prematriculado”.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Consolidado de Repitencias. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria
Año del cual se requiere información de alumnos repitentes – 2004
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000376 (oprima verificar)
Consecutivo de la Sede – 17614700037601 (oprima verificar)
Oprima el botón HTML
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de estados. Se presentará la siguiente pantalla.
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información de alumnos por estado – 2010
Nivel de jerarquía – Amazonas
Código DANE de la Institución - 111000100100 (oprima verificar)
Consecutivo de la Sede – 11100010010006 (oprima verificar)
Jornada – Completa
Oprima el botón PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de matrículas. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información detallada de matrículas – 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000376 (oprima verificar)
Consecutivo de la Sede – 17614700037601 (oprima verificar)
Jornada – mañana
Grado – septimo
Oprima el botón HTML
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de promociones. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información detallada de promociones– 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000015 (oprima verificar)
Consecutivo de la Sede – 17614700001501 (oprima verificar)
Jornada – mañana
Grado – décimo
Oprima el botón HTML
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de repitencias. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información detallada de promociones – 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000376 (oprima verificar)
Consecutivo de la Sede – 17614700037601 (oprima verificar)
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Hoja de matrícula. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria
Año del cual se requiere información de hoja e matrícula – 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000376 (oprima verificar)
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Total matriculados por Secretaría. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información de alumnos matriculados por Secretaría – 2005
Nivel de jerarquía – MEN
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Transacciones de Matrícula. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte
Año del cual se requiere información de las transacciones del alumno – 2005
Tipo de documento – Registro Civil
Documento – 19249637
Seleccione HTML El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Estudiantes por Secretaría. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para generar el reporte.
Año del proceso del cual se desea generar un reporte de estudiantes por Secretaría - 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Oprima el botón HTML para indicar el formato. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información en el reporte.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Reporte de estudiantes por estado. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año del cual se requiere el reporte de estudiantes por estado– 2005
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000015 (oprima verificar)
Código DANE de la Institución - 17614700001501 (oprima verificar)
Seleccione matriculado
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Con los datos completos observará el siguiente reporte
Ejemplo práctico
Seleccione – DETALLADO DE ALUMNOS CON INTERNADO - Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año – 2010 (Obligatorio)
Jerarquía - Arauca (Obligatorio)
Dane Institución: 281065003057. Click en el botón Verificar.
Consecutivo Sede: 28106500305701. Click en el botón Verificar.
Jornada: Completa
Grado: Cuarto
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – DETALLADO DE ALUMNOS CON VALORACIÓN DE DESEMPEÑO - Se presentará la siguiente
pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año – 2010 (Obligatorio)
Jerarquía - Arauca (Obligatorio)
Dane Institución: 281065003057. Click en el botón Verificar.
Consecutivo Sede: 28106500305701. Click en el botón Verificar.
Jornada: Completa
Grado: Cuarto
Oprima el botón CSV. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Matrícula de alumnos nuevos”.
Esta opción permite generar de manera automática diversos reportes, a nivel detallado y consolidado, de alumnos que se recién ingresan al sistema educativo nacional.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Informe consolidado de asignación de alumnos nuevos. Se presentará la siguiente
Pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año – 2005
Jerarquía – Cartago
Oprima el botón HTML El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Informe detallado de alumnos nuevos. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año – 2005
Jerarquía – Cartago
Código DANE de Institución – 176147000015 (oprima verificar)
Consecutivo de Sede – 17614700001501 (oprima verificar)
Jornada – Tarde
Grado - Sexto
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Otros reportes”.
Esta opción permite generar de manera automática reportes de diversos temas
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Alumnos cambian grado. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para produccir el reporte
Año – 2010
Jerarquia – Antioquía.
Dane de la institución (campo opcional y en caso de digitarlo debe correponder a un establecimiento que pertenezca a la Jerarquia seleccionada en la parte superior y tambien seleccione el botón Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Por último seleccione el grado para el cual desea que el reporte sea generado (el campo grado es opcional).
Este reporte podrá ser generado en los formatos CSV y PDF. Seleccione cualquiera de los dos formatos.
Observará la siguiente información.
Diríjase a la pantalla de Procesos por lotes en Administración e ingrese los criterios de busqueda de su interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el botón de la lupa de Buscar en la parte superior.
A continuación podrá encontrar los reportes que complan con los criterios de busqueda ingresados en el paso anterior.
Seleccione el boton de Resultado para abrir o descargar el archivo que generó.
Observará la siguiente información:
Reporte de Alumnos que Cambiaron de Grado más de una vez al año.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Alumnos Inscritos / Matriculados Diferencia Menor o Mayor a un grado. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para produccir el reporte
Año – 2010
Jerarquia – Antioquía.
Dane de la institución (campo opcional y en caso de digitarlo debe correponder a un establecimiento que pertenezca a la Jerarquia seleccionada en la parte superior y tambien seleccione el botón Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Este reporte podrá ser generado en los formatos CSV y PDF. Seleccione cualquiera de los dos formatos.
Observará la siguiente información.
Diríjase a la pantalla de Procesos por lotes en Administración e ingrese los criterios de busqueda de su interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el botón de la lupa de Buscar en la parte superior.
A continuación podrá encontrar los reportes que complan con los criterios de busqueda ingresados en el paso anterior.
Seleccione el boton de Resultado para abrir o descargar el archivo que generó.
Observará la siguiente información:
Reporte de Alumnos Inscritos /Matriculados diferencia mayor o menor a un grado.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Alumnos repitentes más de una vez. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para produccir el reporte
Año – 2010
Jerarquia – Antioquía.
Dane de la institución (campo opcional y en caso de digitarlo debe correponder a un establecimiento que pertenezca a la Jerarquia seleccionada en la parte superior y tambien seleccione el botón Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Por último seleccione el grado para el cual desea que el reporte sea generado (el campo grado es opcional).
Este reporte podrá ser generado en los formatos CSV y PDF. Seleccione cualquiera de los dos formatos.
Observará la siguiente información.
Diríjase a la pantalla de Procesos por lotes en Administración e ingrese los criterios de busqueda de su interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el botón de la lupa de Buscar en la parte superior.
A continuación podrá encontrar los reportes que complan con los criterios de busqueda ingresados en el paso anterior.
Seleccione el boton de Resultado para abrir o descargar el archivo que generó.
Observará la siguiente información:
Reporte de Alumnos que repiten más de un año por grado.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Alumnos cambian metodología. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para produccir el reporte
Año – 2010
Jerarquia – Antioquía.
Dane de la institución (campo opcional y en caso de digitarlo debe correponder a un establecimiento que pertenezca a la Jerarquia seleccionada en la parte superior y tambien seleccione el botón Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Por último seleccione el grado para el cual desea que el reporte sea generado (el campo grado es opcional).
Este reporte podrá ser generado en los formatos CSV y PDF. Seleccione cualquiero de los dos formatos.
Observará la siguiente información.
Diríjase a la pantalla de Procesos por lotes en Administración e ingrese los criterios de busqueda de su interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el botón de la lupa de Buscar en la parte superior.
A continuación podrá encontrar los reportes que complan con los criterios de busqueda ingresados en el paso anterior.
Seleccione el boton de Resultado para abrir o descargar el archivo que generó.
Observará la siguiente información:
Reporte de Alumnos que Cambiaron de Metodología más de una vez al año.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Consolidado de alumnos retirados con motivo deserción. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para produccir el reporte
Año – 2010
Jerarquia – Antioquía.
Dane de la institución (campo opcional y en caso de digitarlo debe correponder a un establecimiento que pertenezca a la Jerarquia seleccionada en la parte superior y tambien seleccione el botón Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Consecutivo de la Sede (campo opcional y en caso de digitarlo debe corresponder a una sede del establecimiento que fue ingresado anteriormente. Por último seleccione los botones de Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Este reporte podrá ser generado en el formato PDF.
Observará la siguiente información.
Diríjase a la pantalla de Procesos por lotes en Administración e ingrese los criterios de busqueda de su interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el botón de la lupa de Buscar en la parte superior.
A continuación podrá encontrar los reportes que cumplan con los criterios de busqueda ingresados en el paso anterior.
Seleccione el boton de Resultado para abrir o descargar el archivo que generó.
Observará la siguiente información:
Reporte Consolidado de Alumnos Retirados con Motivo Deserción.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de alumnos retirados con motivo deserción. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para produccir el reporte
Año – 2010
Jerarquia – Antioquía.
Dane de la institución (campo opcional y en caso de digitarlo debe correponder a un establecimiento que pertenezca a la Jerarquia seleccionada en la parte superior y tambien seleccione el botón Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Consecutivo de la Sede (campo opcional y en caso de digitarlo debe corresponder a una sede del establecimiento que fue ingresado anteriormente. Por último seleccione los botones de Verificar para que SIMAT valide que el establecimiento corresponde a la Jerarquia seleccionada anteriormente.
Este reporte podrá ser generado en el formato CSV.
Observará la siguiente información.
Diríjase a la pantalla de Procesos por lotes en Administración e ingrese los criterios de busqueda de su interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el botón de la lupa de Buscar en la parte superior.
A continuación podrá encontrar los reportes que cumplan con los criterios de busqueda ingresados en el paso anterior.
Seleccione el boton de Resultado para abrir o descargar el archivo que generó.
Observará la siguiente información:
Reporte Detallado de Alumnos Retirados con Motivo Deserción.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte de Escolaridad. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para produccir el reporte
Año – 2010
Jerarquia – Antioquía.
Este reporte podrá ser generado en el formato CSV o PDF.
Observará la siguiente información.
Diríjase a la pantalla de Procesos por lotes en Administración e ingrese los criterios de busqueda de su interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el botón de la lupa de Buscar en la parte superior.
A continuación podrá encontrar los reportes que cumplan con los criterios de busqueda ingresados en el paso anterior.
Seleccione el boton de Resultado para abrir o descargar el archivo que generó.
Observará la siguiente información:
Reporte Escolaridad.
Ejemplo práctico
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2005
Código DANE de la Institución - 176147000376
Oprima el botón verificar
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Constantes. Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente pantalla con la lista de cada una de las categorías de constantes definidas y sus correspondientes códigos de identificación en el sistema. Podrá ver más información usando la barra de desplazamiento.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado de jornadas. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000376
Oprima el botón verificar. Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Directorio de Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla
Podrá obtener información de las Instituciones de la jerarquía que seleccione, o de una Institución en particular, si se suministra el código DANE de Institución, el cual es opcional.
Digite la información necesaria para producir el reporte.
Nivel de jerarquía – Cartago
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Podrá observar el resto de la información usando la barra de desplazamiento
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Informe de Sedes. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000376
Oprima el botón verificar. Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Menú por rol. Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Procesos. Se presentará la siguiente pantalla
Seleccione la jerarquía para la cual se requiere información de procesos. Seleccione el formato CSV. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte CONSOLIDADO ASIGNACIÓN DE ESTRATEGIAS. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2010. (Campo Obligatorio)
Nivel de jerarquía – Arauca. (Campo Obligatorio)
Código DANE de la Institución.
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Consolidado Asignación de Estrategias por Secretaria. Se presentará la siguiente
pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2010. (Campo Obligatorio)
Nivel de jerarquía – MEN. (Campo Obligatorio)
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte Detallado Asignación de Estrategias. Se presentará la siguiente pantalla.
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2010. (Campo Obligatorio)
Nivel de jerarquía – Arauca. (Campo Obligatorio)
DANE Institución – 281794003202 y oprima el botón Verificar. (Campo Opcional)
Oprima el botón CSV. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione el reporte DETALLADO ASIGNACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA RETIRADOS. Se presentará la
siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2010. (Campo Obligatorio)
Nivel de jerarquía – Arauca. (Campo Obligatorio)
Código DANE de la Institución (Opcional) .
Oprima el botón CSV. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Proyección de cupos”.
Al seleccionar esta opción observará la siguiente pantalla
Dependiendo del reporte que quiera generar el sistema presentará el formulario para realizar el filtro del informe seleccionado.
Los reportes allí creados son:
Administración de Demanda: permite generar de manera automática la información requerida para la administración de la demanda.
Análisis de Proyección de cupos: Permite generar 4 reportes Matrícula Oficial y Proyección de Cupos por modelo, Diferencia porcentual entre Matrícula Oficial y proyección de vigencia siguiente, Continuidad, Matrícula Oficial y Proyección de Cupos por Zona que permitirá realizar análisis entre proyecciones de cupos de años anteriores y años siguientes de las diferentes secretarías a nivel nacional existentes y de acuerdo a los filtros ingresados, estos reportes se pueden generar tanto en formato PDF como Excel.
Análisis de Proyección de cupos por Establecimiento Educativo: Permite generar el reporte que permitirá realizar análisis entre proyecciones de cupos de años anteriores y años siguientes por cada uno de los Establecimientos o instituciones educativas de las diferentes secretarías a nivel nacional existentes y de acuerdo a los filtros ingresados, estos reportes se pueden generar tanto en formato PDF como Excel.
Comparación Proyección Año Anterior Año Actual Por Grado: Se permiten generar los reportes para realizar comparaciones tanto de número de cupos como de grupos existentes en un año actual y un año anterior por cada una de las secretarías existentes a nivel nacional y por cada uno de los grados , estos reportes se pueden generar tanto en formato PDF como Excel.
Comparación Proyección Año Anterior Año Actual Por Modelo: Se permiten generar los reportes para realizar comparaciones tanto de número de cupos como de grupos existentes en un año actual y un año anterior por cada una de las secretarías existentes a nivel nacional y por cada uno de los modelos o metodologías existentes en el sistema, estos reportes se pueden generar tanto en formato PDF como Excel.
Comparación Proyección Año Anterior Año Actual Por Institución: Se permiten generar los reportes para realizar comparaciones tanto de número de cupos como de grupos existentes en un año actual y un año anterior por cada una de las secretarías existentes a nivel nacional y por cada uno de las instituciones educativas existentes en el sistema, estos reportes se pueden generar tanto en formato PDF como Excel.
Consolidado de la Ampliación de Cupos, Cupos Faltantes y Sobrantes: El informe muestra la oferta total de cupos y grupos ampliados para el siguiente año y el número total de cupos y grupos que quedan faltantes y sobrantes por cada institución, jornadas y modelos educativos que contenga una secretaria.
Consolidado Proyección de Cupos Oferta Total Año Siguiente: El informe consolida el número total de cupos y grupos proyectados para el siguiente año por cada institución, sede, jornada y modelo.
Detallado de Ampliación de Cupos, Cupos Faltantes y Sobrantes: El informe muestra la oferta total de cupos y grupos ampliados para el siguiente año y el número total de cupos y grupos que quedan faltantes y sobrantes por cada grado. El informe se realiza por cada sede, jornadas y modelos educativos que contenga una institución.
Establecimiento y Sede no han generado Proyección: El informe muestra la información de los establecimientos y sedes no han generado proyección para un año lectivo seleccionado.
Establecimiento Educativos por Estado Proyección: El informe muestra la información de los establecimientos educativos que a la fecha tienen pendientes por aprobar la proyección de cupos.
Proyección de Cupos: El informe permite visualizar la estructura de una Institución en cuanto a cupos y grupos proyectados y como se encuentran distribuidos, en los niveles de: Sede, Jornada, Modelo Educativo, Grado. Este reporte tambien puede ser consultado en formato CSV ingresando a Reportes à Reportes Planos à 9. Proyección de Cupos.
Proyección de Cupos Oferta Total Año Siguiente El informe resume la oferta total de cupos y grupos proyectada para el siguiente año por cada grado. El informe se realiza por cada sede, jornada y modelo educativo que tenga una Institución.
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Administración de Demanda. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2006
Jerarquía – Cartago
Código de Institución – 176147000376 Oprima Verificar
Consecutivo Sede – 17614700037604 Oprima verificar
Jornada mañana
Cuando no se digita alguno de los campos requeridos observará mensajes como el que sigue, proceda a completar la información para obtener el correspondiente informe.
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Administración de la demanda
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Proyección de Cupos. Se presentará la siguiente pantalla.
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – Nariño
Código de Institución – 123456789013 Oprima verificar
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Proyección de Cupos
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Análisis de Proyección de Cupos
El sistema despliega la pantalla para ingreso de los filtros de búsqueda que deben ser Año y Jerarquía, como se muestra en la siguiente ventana, donde es posible generar el reporte en formato PDF o Excel
El sistema despliega el siguiente mensaje indicando que el reporte fue procesado
Al ingresar por el menú Administración, seleccionando la opción Procesos por lotes
Se despliega la siguiente pantalla, donde se permite realizar la búsqueda del reporte generado por secretaría y Año como se visualiza en la siguiente pantalla
Se generan cuatro reportes de excel
Se generan cuatro reportes de PDF, al hacer clic sobre el enlace de resultado se permite descargar los reportes para visualizar su información
Reporte Matricula oficial y proyección de cupos por modelo educativo Formato Excel
Nota: Se debe tener muy presente el siguiente cuadro, ya que de acuerdo a éste se visualiza el color del campo “Diferencia Porcentual” y la clasificación esperada según la proyección:
Diferencia Porcentual Intervalo |
Clasificación |
Comportamiento Esperado Según PY de la ET |
||
-60% |
< |
Subutiliza capacidad |
Menor al 60% |
|
-59% |
-30% |
Subutiliza capacidad |
Entre -30% y -59% |
|
-29% |
0% |
Conservadora |
|
Entre 0% y -29% |
0% |
29% |
Conservadora |
|
Entre 0 y 29% |
30% |
59% |
Sobrepasa capacidad |
Entre 30% y 59% |
|
> |
60% |
Sobrepasa capacidad |
Mayor al 60% |
Como se muestra en el reporte anterior este reporte debe contener los siguientes campos:
Modelo:Modelo educativo, Se debe mostrar una fila para cada modelo que exista en el sistema y que tenga datos para mostrar en este reporte
Proyección: En el nombre de la columna debe decir “Proyección” seguido del año de la proyección que fue seleccionado en el filtro al generar el reporte. Al final de todos los modelos, este campo debe ir totalizado.
Matrícula Oficial abril - julio del año seleccionado menos uno Se tomará la información de la matricula consolidada del corte de julio. En el nombre de la columna debe decir “Matrícula Oficial abril - julio de” seguido del año seleccionado en el filtro menos uno. Al final de todos los modelos este campo debe ir totalizado.
Diferencia Porcentual Es el resultado de la siguiente operación:
La resta de la matricula oficial + proyección) / matricula oficial consolidad) * 100
Clasificación esperada según proyección Se busca el valor que resultó de la diferencia porcentual en los rangos descritos en el Cuadro clasificación de la proyección se coloca el dato de la tercera columna del cuadro
Se busca el valor que resultó de la diferencia porcentual en los rangos descritos en el Cuadro clasificación de la proyección se coloca el dato de la columna “Clasificación” del cuadro
Reporte Diferencia porcentual entre matricula oficial y proyección de vigencia siguiente Formato Excel
Como se muestra en el reporte anterior este reporte debe contener los siguientes campos:
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Jerarquía para el cual fue generado el reporte.
Grado: Existirán tantas filas como grados educativos tengan información de proyección o matricula consolidada
Los grados debe ir ordenados de menor a mayor jerarquía como se muestra en el reporte anterior
Modelo: En el titulo de la columna se muestra el nombre del modelo educativo para el cual se encuentra información de acuerdo a los filtros ingresados, en el contenido del campo se muestra la información de la diferencia porcentual, Es el resultado de:
La resta de la matricula oficial+ proyección) / matricula oficial consolidad) * 100 para cada grado y modelo
El color que se muestra en esta columna depende del cuadro de clasificación de acuerdo al rango del valor de la diferencia porcentual
Reporte Continuidad Excel
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Jerarquía para el cual fue generado el reporte.
Grado: Existirán tantas filas como grados educativos tengan información de proyección o matricula consolidada
Los grados deben ir ordenados de menor a mayor jerarquía como se muestra en el reporte anterior
Modelo: En el titulo de la columna se muestra el nombre del modelo educativo para el cual se encuentra información de acuerdo a los filtros ingresados, en el contenido del campo se muestra la información de la diferencia porcentual, Es el resultado de:
La resta de la matricula oficial+ proyección) / matricula oficial consolidad) * 100 para cada grado y modelo
El color que se muestra en esta columna depende del cuadro de clasificación de acuerdo al rango del valor de la diferencia porcentual
Reporte Matricula oficial y proyección de cupos por zona Excel
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Jerarquía para el cual fue generado el reporte.
Grado: Existirán tantas filas como grados educativos tengan información de proyección o matricula consolidada
Los grados deben ir ordenados de menor a mayor jerarquía como se muestra en el reporte anterior
Sección Urbana:
Proyección En el nombre de la columna debe decir “Proyección” seguido del año de la proyección.
Al final de todos los modelos, este campo debe ir totalizado
Matrícula Urbana Oficial Consolidada abril - julio del año seleccionado menos uno
En el nombre de la columna debe decir “Matrícula Oficial Consolidada abril - julio de” seguido del año seleccionado en el filtro menos uno. Al final de todos los modelos este campo debe ir totalizado.
Diferencia porcentual Es el resultado de:
La resta de la matricula urbana oficial consolidada + proyección urbana) / matricula urbana oficial consolidada) * 100 para cada grado y modelo
Calificación esperada según Proyección Descripción asociada al Valor que resultó de la diferencia porcentual Urbano en los rangos descritos en el Cuadro clasificación de la proyección se coloca el dato de la cuarta columna del cuadro
Sección Total:
Proyección En el nombre de la columna debe decir “Proyección” seguido del año de la proyección.
Al final de todos los modelos, este campo debe ir totalizado, debe ser la suma de ese mismo campo para las diferentes zonas que se muestran en el reporte
Matrícula Urbana Oficial Consolidada abril - julio del año seleccionado menos uno
En el nombre de la columna debe decir “Matrícula Oficial Consolidada abril - julio de” seguido del año seleccionado en el filtro menos uno. Al final de todos los modelos este campo debe ir totalizado.Se debe visualizar la sumatoria de este campo para las diferentes zonas que se visualicen en el reporte
Diferencia porcentual Es el resultado de:
La resta de la matricula urbana oficial consolidada + proyección) / matricula urbana oficial consolidada) * 100 para cada grado y modelo de los totales
Calificación esperada según Proyección Descripción asociada al valor que resultó de la diferencia porcentual en los rangos descritos en el Cuadro clasificación de la proyección se coloca el dato de la cuarta columna del cuadro
Nota: Cuando existe información tanto para la zona urbana como para la zona rural, se visualiza en el reporte los mismos campos que se observan en el reporte anterior para la zona urbana
A continuación se visualizan los mismos reportes descritos anteriormente pero en formato PDF, la información de los campos es la misma que esta descrita anteriormente
Para descargarlos, se debe hacer clic sobre el enlace Resultado como se visualiza en la pantalla siguiente
Reporte Matricula oficial y proyección de cupos por modelo PDF
Reporte Diferencia porcentual entre matricula oficial y proyección de vigencia siguiente PDF
Reporte Continuidad PDF
Reporte Matricula oficial y proyección de cupos por zona PDF
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Análisis proyección de cupos por establecimiento educativo
El sistema despliega la pantalla para ingresar filtros de búsqueda para la generación del reporte
Hacer clic sobre el botón PDF y/o Excel como se muestra en las siguientes imágenes para que el sistema envie a generar el reporte
Ingrese al menú Administración, seleccionando la opción Procesos por lotes
El sistema despliega la siguiente pantalla donde se podrá realizar la búsqueda por jerarquía y año de los reportes que se desean descargar
El sistema despliega los registros encontrados de acuerdo a los filtros ingresados, luego haga clic sobre el enlace Resultado para poder descargar los reportes tanto en formato Excel como PDF
Reporte Matricula Oficial Abril-Julio y Proyección de Cupos para la vigencia por Establecimiento Educativo Formato PDF
Reporte Matricula Oficial Abril-Julio y Proyección de Cupos para la vigencia por Establecimiento Educativo Formato Excel
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Jerarquía para el cual fue generado el reporte.
DANE: Existirán tantas filas como instituciones educativas tengan información de proyección de la secretaría del reporte.Los establecimientos deben ir ordenados por Dane
Nombre: Nombre de institución o establecimiento educativo asociado al Código Dane que se visualiza en la primera columna
Proyección cupos del año actual: Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada. Sumatoria de la proyección de cupos por establecimiento educativo para el año seleccionado
Matricula abril-julio de 2011 OAPF. En el nombre de la columna debe decir “Matrícula Oficial abril - julio de” seguido del año seleccionado en el filtro menos uno.Al final de todos los establecimientos educativos este campo debe ir totalizado.
Diferencia: Es el resultado de la siguiente operación:
(((-) Matrícula Oficial + proyección) / matricula oficial) * 100
Al final de todos los establecimientos este campo debe ir calculado con los valores totalizados:
(((-) sumatoria de Matrícula Oficial + sumatoria de proyección) / sumatoria matricula oficial consolidad) * 100
Clasificación esperada según Proyección Se busca el valor que resultó de la diferencia porcentual en los rangos descritos en el Cuadro clasificación de la proyección se coloca el dato de la tercera columna clasificación del cuadro
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Comparación proyección año anterior año actual por modelo
A continuación se despliega la ventana donde se ingresan los filtros de búsqueda para generar el reporte
Luego seleccione el formato en el que se desea generar el reporte que puede ser PDF o Excel, como se visualiza en la siguiente imágen
Para realizar la descarga de los reportes, ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción Procesos por lotes
Ahora, ingrese la secretaria y el año para los cuales se generó el reporte de Comparación de proyección Año anterior Año actual por Modelo y haga clic sobre el botón Buscar
El sistema despliega los registros encontrados de acuerdo a los filtros ingresados, se genera un registro para los reportes generados en PDF y otro para los reportes generados en Excel, hacer clic en el enlace Resultado para descargarlos
El sistema permite descargar los archivos en cualquier ubicación dentro del equipo
Reporte Proyección de cupos del año anterior contra el año seleccionado por Modelo formato Excel
Reporte Proyección de cupos del año anterior contra el año seleccionado por Modelo formato PDF
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Secretaría para el cual fue generado el reporte.
Modelos Educativos: Existirán tantas filas como modelos educativos tengan información de proyección o matricula consolidada
Proyección cupos del año actual: Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada. Sumatoria de la proyección de cupos por secretaría y modelo para el año seleccionado
Proyección cupos del año siguiente Sumatoria de la proyección de cupos por secretaría y modelo para el año siguiente al seleccionado, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada.
Cupos Diferencia de la proyección de cupos entre años: La fórmula debe ser la siguiente:
Proyección del año siguiente - Proyección del año actual, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada
% : Porcentaje de la diferencia de la proyección que resulta de la siguiente operación:
(Diferencia Cupos / Proyección cupos del año actual) * 100
NOTA: Si la diferencia es mayor a cero el campo debe tener color verde, Si es menor a cero debe ser rojo,Si es cero debe ser amarillo, aplica para las columnas Cupos y %
Reporte Proyección de Grupos del año anterior contra el año seleccionado por Modelo formato Excel
Reporte Proyección de Grupos del año anterior contra el año seleccionado por Modelo formato PDF
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Secretaría para el cual fue generado el reporte.
Modelos Educativos: Existirán tantas filas como modelos educativos tengan información de proyección o matricula consolidada
Proyección grupos del año actual: Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada. Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año seleccionado
Proyección grupos del año siguiente Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año siguiente al seleccionado, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada.
Grupos Diferencia de la proyección de cupos entre años: La fórmula debe ser la siguiente:
Proyección del año siguiente - Proyección del año actual, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada
% : Porcentaje de la diferencia de la proyección que resulta de la siguiente operación:
(Diferencia Grupos / Proyección grupos del año actual) * 100
NOTA: Si la diferencia es mayor a cero el campo debe tener color verde, Si es menor a cero debe ser rojo,Si es cero debe ser amarillo, aplica para las columnas Grupos y %
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Comparación proyección año anterior año actual por grado
El sistema despliega la pantalla para ingresar los campos que serán filtros de búsqueda del reporte
Luego hacer clic sobre el botón PDF y/o Excel como se muestra en las siguientes imágenes
Ahora se ingresa al menú de Administración\Procesos por lotes
Ingrese la secretaría y el año para el cual se generó el reporte y haga clic sobre el botón Buscar
El sistema permite generar los reportes y guardarlos en cualquier ubicación física del equipo
Reporte proyección de cupos del año anterior contra el año seleccionado formato Excel
Reporte proyección de cupos del año anterior contra el año seleccionado PDF
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Secretaría para el cual fue generado el reporte.
Grado: Existirán tantas filas como grados tengan información de proyección o matricula consolidada
Proyección cupos del año actual: Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada. Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año seleccionado
Proyección cupos del año siguiente Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año siguiente al seleccionado, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada.
Cupos Diferencia de la proyección de cupos entre años: La fórmula debe ser la siguiente:
Proyección del año siguiente - Proyección del año actual, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada
% : Porcentaje de la diferencia de la proyección que resulta de la siguiente operación:
(Diferencia Grupos / Proyección grupos del año actual) * 100
NOTA: Si la diferencia es mayor a cero el campo debe tener color verde, Si es menor a cero debe ser rojo,Si es cero debe ser amarillo, aplica para las columnas Cupos y %
Reporte proyección de grupos del año anterior contra el año seleccionado Excel
Reporte proyección de grupos del año anterior contra el año seleccionado PDF
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Secretaría para el cual fue generado el reporte.
Grado: Existirán tantas filas como grados tengan información de proyección o matricula consolidada
Proyección grupos del año actual: Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada. Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año seleccionado
Proyección grupos del año siguiente Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año siguiente al seleccionado, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada.
Cupos Diferencia de la proyección de grupos entre años: La fórmula debe ser la siguiente:
Proyección del año siguiente - Proyección del año actual, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada
% : Porcentaje de la diferencia de la proyección que resulta de la siguiente operación:
(Diferencia Grupos / Proyección grupos del año actual) * 100
NOTA: Si la diferencia es mayor a cero el campo debe tener color verde, Si es menor a cero debe ser rojo,Si es cero debe ser amarillo, aplica para las columnas Grupos y %
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Comparación proyección año anterior año actual por Institución, como se muestra en las siguientes imágenes
El sistema despliega la siguiente pantalla donde se ingresan los filtros de búsqueda para generar el reporte y luego hacer clic sobre el botón PDF o Excel
El sistema despliega el mensaje indicando que el reporte fue procesado
Ahora ingrese por el menú Administración, seleccionando la opción Procesos por lotes
El sistema despliega la pantalla para ingresar Jerarquía y año para realizar la búsqueda del reporte o reportes generados que pueden ser descargados en el equipo local .
Diferencia porcentual cupos por institución formato PDF
Diferencia porcentual cupos por institución formato PDF
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Secretaría para el cual fue generado el reporte.
Dane: Existirán tantas filas como instituciones educativas tengan información de proyección de la secretaría del reporte. Los establecimientos deben ir ordenados por Dane
Establecimientos:Nombre de los establecimientos educativos asociados al código DANE de la primera columna
Proyección cupos del año actual: Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada. Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año seleccionado
Proyección grupos del año siguiente Sumatoria de la proyección de cupo por secretaría y modelo para el año siguiente al seleccionado, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada.
Grupos Diferencia de la proyección de grupos entre años: La fórmula debe ser la siguiente:
Proyección del año siguiente - Proyección del año actual, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada
% : Porcentaje de la diferencia de la proyección que resulta de la siguiente operación:
(Diferencia Grupos / Proyección grupos del año actual) * 100
NOTA: Si la diferencia es mayor a cero el campo debe tener color verde, Si es menor a cero debe ser rojo,Si es cero debe ser amarillo, aplica para las columnas Grupos y %
Diferencia porcentual cupos por institución Formato Excel
Diferencia porcentual grupos por institución Formato Excel
En la parte superior del reporte se muestra el Año y la Secretaría para el cual fue generado el reporte.
Dane: Existirán tantas filas como instituciones educativas tengan información de proyección de la secretaría del reporte. Los establecimientos deben ir ordenados por Dane
Establecimientos:Nombre de los establecimientos educativos asociados al código DANE de la primera columna
Proyección cupos del año actual: Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada. Sumatoria de la proyección de grupos por secretaría y modelo para el año seleccionado
Proyección cupos del año siguiente Sumatoria de la proyección de cupo por secretaría y modelo para el año siguiente al seleccionado, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada.
Cupos Diferencia de la proyección de grupos entre años: La fórmula debe ser la siguiente:
Proyección del año siguiente - Proyección del año actual, Al final de los modelos educativos esta columna debe ser totalizada
% : Porcentaje de la diferencia de la proyección que resulta de la siguiente operación:
(Cupos / Proyección cupos del año actual) * 100
NOTA: Si la diferencia es mayor a cero el campo debe tener color verde, Si es menor a cero debe ser rojo,Si es cero debe ser amarillo, aplica para las columnas Cupos y %
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Proyección de Cupos Oferta Total Año Siguiente Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – Nariño
Código de Institución – 123456789013 Oprima verificar
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Proyección de Cupos Oferta Total Cupos Año Siguiente
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Detallado de Ampliación de Cupos, Cupos Faltantes Y Sobrantes. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – Nariño
Código de Institución – 123456789013 Oprima verificar
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Detallado de Ampliación de Cupos, Cupos Faltantes y Sobrantes
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Consolidado de Ampliación De Cupos, Cupos Faltantes y Sobrantes. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – Nariño
Código de Institución – 123456789013 Oprima verificar
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Consolidado de Ampliación De Cupos, Cupos Faltantes y Sobrantes.
Ejemplo práctico
Seleccione – Reportes à Proyección de Cupos à Consolidado Proyección de Cupos Oferta Total Año Siguiente. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el informe
Año 2008
Jerarquía – Nariño
Código de Institución – 123456789013 Oprima verificar
Haga clic en el botón HTML o PDF
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará el siguiente reporte de Consolidado Proyección de Cupos Oferta Total Año Siguiente
Ejemplo práctico
A continuación se muestran los pasos para generar un reporte de Establecimiento y Sedes no han Generado Proyección.
Oprima clic en el módulo de Reportes.
Oprima clic en la opción Reportes.
El sistema muestra la pantalla para consultar los reportes disponibles de acuerdo a una clasificación por módulos.
Seleccione el campo Módulo y seleccione la opción Proyección de Cupos.
El sistema le mostrará la lista de reportes disponibles con respecto a la proyección de Cupos.
Oprima clic sobre el reporte Establecimiento y Sedes no han Generado Proyección.
El sistema le mostrará la pantalla para seleccionar los parámetros con los cuales desea generar el reporte, así:
Módulo Actual: Muestra por defecto el módulo en el cual se encuentra actualmente para la generación del reporte.
Reporte Actual: Muestra por defecto el nombre del reporte que actualmente va a generar.
Año: Campo para seleccionar el año en el cual desea generar el reporte. Seleccione el año. Su diligenciamiento es obligatorio.
Jerarquía: Muestra la jerarquía o el nivel en el cual se encuentra actualmente para la generación del reporte. Seleccionar la jerarquía a la cual desea generar el reporte, dependiendo el tipo de usuario que se encuentre actualmente en el sistema. Si es un usuario MEN, podrá generar los reportes de las diferentes jerarquías. Si es un usuario de secretaría, solo podrá generar los reportes de su jerarquía actual o inferiores a ella. Si es un usuario de establecimiento. Solo podrá generar el reporte para su establecimiento. Su diligenciamiento es obligatorio.
DANE Institución: Campo para digitar el código DANE de la Institución a la cual desea generar el reporte. Su diligenciamiento es opcional. Si es un usuario de establecimiento, el sistema mostrará por defecto el código y el nombre de la institución.
Botón Verificar: Si diligenció el campo Código DANE debe oprimir el botón verificar para validar que el código DANE ingresado existe en el sistema.
Botón HTML: Botón para generar el reporte en formato .html.
Botón PDF: Botón para generar el reporte en formato .pdf.
Botón CSV: Botón para generar el reporte en formato .csv.
Oprima clic sobre alguno de los botones anteriormente mencionados para generar el reporte.
El sistema mostrará un mensaje indicando que el reporte fue enviado para su procesamiento y que para conocer el resultado del proceso deberá ingresar a la pantalla de procesos por lotes, en el módulo Administración.
Oprima clic en el botón Aceptar.
Oprima clic sobre el módulo Administración
Oprima clic sobre la opción Procesos por Lotes
El sistema le mostrará la pantalla donde podrá Consultar los Procesos generados y su estado
Seleccione la jerarquía en la cual generó el reporte.
Digite el mismo año con el cual generó el reporte.
Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema mostrará el resultado de los procesos generados con el usuario, la jerarquía y el año seleccionados en los filtros.
Oprima clic sobre la opción Resultado para el reporte generado de Establecimiento y sedes no han generado proyección.
El sistema descargará en el equipo el resultado del archivo comprimido en formato .zip.
Ubique el archivo en el equipo y descomprímalo.
De acuerdo al formato seleccionado se abrirá el archivo.
Para el caso del ejemplo el reporte se generó en .csv
El archivo muestra la información de los establecimientos y sedes que para el año lectivo seleccionado y a la fecha no han generado proyección, con los siguientes campos, en cualquiera de los formatos seleccionados.
Año: El año que se seleccionó para generar el reporte.
COD_SECRETARÍA: Código de la secretaría con la que se generó el reporte.
NOM_SECRETARÍA: Nombre de la secretaría con la que se generó el reporte.
DANE_EE: Código DANE de la Institución que no ha generado proyección.
NOMBRE_EE: Nombre de la institución que no ha generado proyección.
DANE_SEDE: Muestra el código dane de la sede que no ha generado la proyección.
CONSECUTIVO SEDE: Muestra el número consecutivo de la sede que no ha generado proyección.
Se debe tener en cuenta que el archivo mostrará siempre la información de las proyecciones que a la fecha y al año lectivo se encuentren en estado Nuevo o Pendiente por Aprobar. Es decir, aunque ya exista un proceso de proyección de cupos hasta que no se encuentren en estado aprobado, el sistema las tomará como que no han generado la proyección.
Ejemplo práctico
A continuación se muestran los pasos para generar un reporte de Establecimientos Educativos por Estado de Proyección
Oprima clic en el módulo de Reportes.
Oprima clic en la opción Reportes.
El sistema muestra la pantalla para consultar los reportes disponibles de acuerdo a una clasificación por módulos.
Seleccione el campo Módulo y seleccione la opción Proyección de Cupos.
El sistema le mostrará la lista de reportes disponibles con respecto a la proyección de Cupos.
Oprima clic sobre el reporte Establecimientos Educativos por Estado de Proyección.
El sistema le mostrará la pantalla para seleccionar los parámetros con los cuales desea generar el reporte, así:
Módulo Actual: Muestra por defecto el módulo en el cual se encuentra actualmente para la generación del reporte.
Reporte Actual: Muestra por defecto el nombre del reporte que actualmente va a generar.
Año: Campo para seleccionar el año en el cual desea generar el reporte. Seleccione el año. Su diligenciamiento es obligatorio.
Jerarquía: Muestra la jerarquía o el nivel en el cual se encuentra actualmente para la generación del reporte. Seleccionar la jerarquía a la cual desea generar el reporte, dependiendo el tipo de usuario que se encuentre actualmente en el sistema. Si es un usuario MEN, podrá generar los reportes de las diferentes jerarquías. Si es un usuario de secretaría, solo podrá generar los reportes de su jerarquía actual o inferiores a ella. Si es un usuario de establecimiento. Solo podrá generar el reporte para su establecimiento. Su diligenciamiento es obligatorio.
DANE Institución: Campo para digitar el código DANE de la Institución a la cual desea generar el reporte. Su diligenciamiento es opcional. Si es un usuario de establecimiento, el sistema mostrará por defecto el código y el nombre de la institución.
Botón Verificar: Si diligenció el campo Código DANE debe oprimir el botón verificar para validar que el código DANE ingresado existe en el sistema.
Botón HTML: Botón para generar el reporte en formato .html.
Botón PDF: Botón para generar el reporte en formato .pdf.
Botón CSV: Botón para generar el reporte en formato .csv.
Oprima clic sobre alguno de los botones anteriormente mencionados para generar el reporte.
El sistema mostrará un mensaje indicando que el reporte fue enviado para su procesamiento y que para conocer el resultado del proceso deberá ingresar a la pantalla de procesos por lotes, en el módulo Administración.
Oprima clic en el botón Aceptar.
Oprima clic sobre el módulo Administración
Oprima clic sobre la opción Procesos por Lotes
El sistema le mostrará la pantalla donde podrá Consultar los Procesos generados y su estado
Seleccione la jerarquía en la cual generó el reporte.
Digite el mismo año con el cual generó el reporte.
Oprima clic en el botón Buscar.
El sistema mostrará el resultado de los procesos generados con el usuario, la jerarquía y el año seleccionados en los filtros.
Oprima clic sobre la opción Resultado para el reporte generado de Establecimientos Educativos por Estado de Proyección.
El sistema descargará en el equipo el resultado del archivo comprimido en formato .zip.
Ubique el archivo en el equipo y descomprímalo.
De acuerdo al formato seleccionado se abrirá el archivo.
Para el caso del ejemplo el reporte se generó en .csv
El archivo muestra la información de los establecimientos y sedes que para el año lectivo seleccionado y a la fecha no han generado proyección, con los siguientes campos, en cualquiera de los formatos seleccionados.
Año: El año que se seleccionó para generar el reporte.
COD_SECRETARÍA: Código de la secretaría con la que se generó el reporte.
NOM_SECRETARÍA: Nombre de la secretaría con la que se generó el reporte.
DANE_EE: Código DANE de la Institución.
NOMBRE_EE: Nombre de la institución.
DANE_SEDE: Muestra el código dane de la sede.
CONSECUTIVO SEDE: Muestra el número consecutivo de la sede.
JORNADA: Muestra el nombre de la jornada.
NOMBRE_METODOLOGÍA: Muestra el nombre de la metodología de la institución.
ESTADO PROYECCIÓN: Muestra el estado en el que se encuentra la proyección para la institución.
Se debe tener en cuenta que el reporte, siempre mostrará todos los estados de las proyecciones que han realizado las instituciones.
Dentro de la opción “Reportes” del Menú “Reportes” usted encontrará el Modulo: Prestadores.
Esta opción permite generar reportes detallados y consolidados de la información de los alumnos vs. convenios.
Ejemplo práctico
Seleccione – Detallado de Alumnos en convenios - Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2010
Jerarquía - Tame
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Consolidado de Alumnos en convenios - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2010
Jerarquía - Arauca
Oprima el botón CSV. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Prestadores - Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2010
Jerarquía - MEN
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Reportes gerenciales”.
Esta opción permite generar reportes con información estratégica para la producción de indicadores y toma de decisiones. Observará la siguiente pantalla en la que podrá seleccionar el(os) reportes a producir
Ejemplo práctico
Seleccione – Alumnos inscritos no atendidos por municipio - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2005
Jerarquía - Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000376
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Alumnos matriculados por Institución - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2006
Jerarquía - Tulúa
Corte Prueba Tulua
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Alumnos no atendidos en Secretaría por Institución - presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2005
Jerarquía - Cartago
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Estudiantes asignados vs. inscritos - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2006
Jerarquía - Cartago
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Estudiantes asignados vs. matriculados- Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2006
Jerarquía - Cartago
Corte – Corte 2006
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Cupos- Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2006
Jerarquía - Cartago
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Estudiantes enviados a convenios - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2005
Jerarquía - Cartago
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Ejemplo práctico
Seleccione – Estudiantes atendidos por año - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2006
Jerarquía - Cartago
Corte – Corte 2006
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Estudiantes retirados - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2005
Jerarquía - Cartago
Corte – Corte 2005
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Estudiantes según estrato socioeconómico - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2005
Jerarquía - Itaguí
Código DANE de la Institución - 105360001357. Oprima el botón verificar
Consecutivo de la Sede – 10536000135701. Oprima el botón verificar
Corte – Corte 2005 MEN
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Estudiantes según estrato SISBEN - Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2006
Jerarquía - Cartago
Código DANE de la Institución - 176147000015. Oprima el botón verificar
Consecutivo de la Sede - 17614700001501. Oprima el botón verificar
Corte – Corte reporte
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Ejemplo práctico
Seleccione – Reservados vs Matriculados.
Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año - 2006
Corte – Corte 2006
Oprima el botón PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Total estudiantes atendidos por municipio
Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Año – 2006
Jerarquía Cartago
Corte – Corte 2006
Oprima el botón HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Observará la siguiente información
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes.
El sistema desplegara una ventana, el usuario debe seleccionar el modulo “Consolidación de Matricula”, seguidamente seleccione “Resumen análisis de continuidad” de la lista de reportes. El usuario podrá visualizar filtros asociados al reporte.
Año corte
Mes Corte
Sector
Estado consolidado
Jornada
Secretaria
El usuario debe ingresar los valores en los filtros que desea consultar, el usuario sólo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaría.
Haga clic en el botón “generar csv” Realizar los pasos del 1 al 9 y hacer clic en el botón generar HTML, el sistema genera un reporte con los datos que se encuentran en la tabla Matricula consolidada. El sistema despliega un mensaje informando que el proceso fue enviado.
Para conocer el resultado del proceso ingrese a la opción Administración- Procesos por Lotes.
El usuario podrá visualizar los siguientes filtros para la generación del reporte “Análisis de continuidad”
Sector: Lista desplegable, campo obligatorio, con los valores oficial, no oficial.
Año corte: Campo numérico, menor o igual que el año actual y mayor que el año 2012.
Mes Corte: Debe ser un campo alfanumérico, con una longitud máxima de diez valores entre Abril y Noviembre.
Secretaria: Es una lista desplegable, permite seleccionar una secretaria de educación.
Jornada: Es una lista desplegable, con los valores, completa, mañana, tarde, nocturna, fin de semana.
Estado consolidado: Es una lista desplegable, con los valores, matriculado, retirado, depurado.
Ingresar al sistema usuario y contraseña respectiva (Usuarios con permisos para generar reportes). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes.
El sistema despliega pantalla de Reportes con un combo para seleccionar módulo consolidado de matrícula. El usuario debe seleccionar “Indicador población atendida por sector” de la lista modulo. El sistema desplegara filtros asociados al reporte:
Año corte
Secretaría
Municipio
Instituciones
Sedes
Sector
Estado consolidado
Mes corte
El sistema valida que se seleccione el año y los demás filtros sean los correctos para generar el reporte. El usuario debe indica como desea el formato del reporte: HTML o PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), indicándolo con el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento”.
Si el usuario desea conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”. Seleccione la opción Administración -à Procesos por lotes para ver el reporte. El sistema muestra pantalla las opciones para consulta de procesos por lotes.
Año corte: Campo numérico, menor o igual que el año actual y mayor que el año 2012.
Mes corte: Campo obligatorio, con los valores de abril a noviembre.
Sector: Lista desplegable con los campos oficial, no oficial, contratada oficial, contratada privada.
Secretaria: Se debe mostrar la información correspondiente a la secretaria seleccionada.
Estado consolidado: Es una lista desplegable, con las opciones, matriculado, depurado, retirado.
Municipio: Puede ser de selecciona múltiple
Ingrese con el respectivo usuario y contraseña del administrador, (o usuarios con permisos para módulo de reportes) al sistema SIMAT. El sistema despliega pantalla de bienvenida, seleccione la opción Administración –Proceso por lotes. El Sistema despliega ventana Consulta de Procesos y su estado, ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente, ubicar el reporte generado y hacer clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega la ventana para abrir o guardar el archivo del reporte generado. El usuario debe seleccionar la opción de guardar y guardarlo en el equipo localmente luego abrir el archivo descargado, verificar que el titulo para este reporte es “Indicador Población atendida por sector”. Este reporte debe contener los siguientes campos:
Población atendida.
Número de estudiantes
Variación año anterior-Porcentaje
Variación año anterior-Numero
Porcentaje participación total de matricula
Semáforo-Ultimo corte-Valor
Semáforo-Ultimo Corte – botón de color
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El usuario podrá visualizar una pantalla con un combo para seleccionar módulo, seleccione la opción “Matricula consolidada”. El sistema presenta los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula consolidada. El usuario podrá visualizar filtros asociados al reporte:
Año corte
Secretaría
Municipio
Instituciones.
Sedes
Sector
Estado consolidado
Mes corte
El sistema valida que se seleccione el año y los demás filtros sean los correctos para generar el reporte. El usuario debe indica como desea el formato del reporte: HTML o PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), indicándolo con el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento”.
Si el usuario desea conocer el resultado del proceso, ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes. Seleccione la opción Administración -à Procesos por lotes para ver el reporte.
Al generar el reporte se podrán visualizar los siguientes campos con sus respectivas restricciones.
Año corte: Campo numérico, menor o igual que el año actual y mayor que el año 2012.
Mes corte: Campo obligatorio, con los valores de abril a noviembre.
Sector: Lista desplegable con los campos oficial, no oficial, contratada oficial, contratada privada.
Secretaria: Se debe mostrar la información correspondiente a la secretaria seleccionada.
Estado consolidado: Es una lista desplegable, con las opciones, matriculado, depurado, retirado.
Municipio: Puede ser de selecciona múltiple
Instituciones: Arroja la información correspondiente los establecimientos educativos.
Campo Sede: Campo de selección múltiple, arroja la información correspondiente a las sedes seleccionadas.
Ingrese con el respectivo usuario y contraseña del administrador, (o usuarios con permisos para módulo de reportes) al sistema SIMAT. El sistema despliega pantalla de bienvenida, seleccione la opción Administración –Proceso por lotes. El Sistema despliega ventana Consulta de Procesos y su estado, ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente, ubicar el reporte generado y hacer clic en la opción “Resultado”.
El sistema despliega la ventana para abrir o guardar el archivo del reporte generado. El usuario debe seleccionar la opción de guardar y guardarlo en el equipo localmente luego abrir el archivo descargado, verificar que el titulo para este reporte es “Indicador de matrícula por sector”. Este reporte debe contener los siguientes campos:
Semáforo-Ultimo corte-Valor
Semáforo-Ultimo Corte – botón de color
Sector
Número de estudiantes
Variación del año anterior- Porcentaje
Variación del año anterior- Numero
Porcentaje Participación total de matricula
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes.
El usuario podrá visualizar una pantalla con un combo para seleccionar módulo, seleccione la opción “Matricula consolidada”. El sistema presenta los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula consolidada, seleccione “Indicador de matrícula por sector y población atendida”.
El usuario podrá visualizar filtros asociados al reporte:
Año corte
Secretaría
Municipio
Instituciones.
Sedes
Sector
Mes corte
El sistema valida que se seleccione el año y los demás filtros sean los correctos para generar el reporte.
Se debe indicar como desea el formato del reporte: HTML o PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El Sistema envía solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), indicándolo con el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
Si se desea ver el reporte, debe seleccionar la opción Administración -à Procesos por lotes. El sistema muestra una pantalla para consulta de procesos por lotes.
Se podrán visualizar los siguientes campos con sus respectivas restricciones.
Año corte: Campo numérico, menor o igual que el año actual y mayor que el año 2012.
Mes corte: Campo obligatorio, con los valores de abril a noviembre.
Sector: Lista desplegable con los campos oficial, no oficial, contratada oficial, contratada privada.
Secretaria: Se debe mostrar la información correspondiente a la secretaria seleccionada.
Municipio: Puede ser de selecciona múltiple
Instituciones: Arroja la información correspondiente los establecimientos educativos.
Campo Sede: Campo de selección múltiple, arroja la información correspondiente a las sedes seleccionadas.
Realice el ingreso con usuario y respectiva contraseña (Usuarios con permisos para generación de reportes).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes.
El usuario podrá visualizar una pantalla con un combo para seleccionar módulo, seleccione la opción “Matricula consolidada”. El sistema presenta los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula consolidada, seleccione “Indicador de matrícula por grados”.
El usuario podrá visualizar filtros asociados al reporte:
Año corte
Secretaría
Municipio
Instituciones.
Sedes
Sector
Mes corte
El sistema valida que se seleccione el año y los demás filtros sean los correctos para generar el reporte.
El usuario debe indica como desea el formato del reporte: HTML o PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El Sistema envía solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), indicándolo con el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
Si el usuario desea ver el reporte, debe seleccionar la opción Administración -à Procesos por lotes. El sistema muestra una pantalla para consulta de procesos por lotes.
El usuario podrá visualizar los siguientes campos con sus respectivas restricciones.
Año corte: Campo numérico, menor o igual que el año actual y mayor que el año 2012.
Mes corte: Campo obligatorio, con los valores de abril a noviembre.
Sector: Lista desplegable con los campos oficial, no oficial, contratada oficial, contratada privada.
Secretaria: Se debe mostrar la información correspondiente a la secretaria seleccionada.
Municipio: Puede ser de selecciona múltiple
Instituciones: Arroja la información correspondiente los establecimientos educativos.
Campo Sede: Campo de selección múltiple, arroja la información correspondiente a las sedes seleccionadas.
Estado consolidado: Es una lista desplegable con las opciones matriculado, retirado o depurado.
Realizar el ingreso con usuario y respectiva contraseña (Usuarios con permisos para la generación de los reportes). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes.
El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”.
El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo. Al abrir el archivo el usuario podrá visualizar ciertos criterios como lo son:
Título del reporte: “Indicador de matrícula por grado”
Grado: Grado de los estudiantes
Número de estudiantes: Estudiantes reportados para cada uno de los grados al corte de matrícula.
Variación año anterior-Porcentaje: Es el valor que se muestra en el campo “Variación año anterior- Número“ dividido por el del campo “Número de estudiantes”, de la misma fila y multiplicado por 100
Variación año anterior-Numero: Diferencia del número de estudiantes en el mes de filtro menos número de estudiantes de la matricula definitiva del año anterior. Este dato puede tener valor positivo o negativo.
Porcentaje participación total de matrícula: Se calcula dividiendo el dato “número de estudiantes” sobre la suma de la columna “número de estudiantes”, y multiplicado por 100.
Semáforo-Ultimo Corte – valor: Es la diferencia entre el valor del dato “número de estudiantes” con respecto al valor que tenía el mes anterior (corte anterior). El valor puede ser positivo o negativo.
Semáforo-Ultimo Corte – botón de color: Se debe calcular primero el porcentaje del dato anterior “Semáforo-Ultimo Corte - valor” con respecto al “número de estudiantes” del mes anterior. Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Realice el ingreso al sistema con usuario y contraseña (Usuarios con permisos para generación de reportes).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “Estado final de Matricula por grados”.
Podrá visualizar una serie de filtros asociados al reporte.
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones
Sedes
Sector
Mes Corte
El sistema valida que el usuario seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. El usuario debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), el usuario podrá ver el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
El usuario podrá ver en pantalla una serie de filtros asociados al reporte, entre estos filtros están:
Año corte: Campo numérico de longitud de 4 posiciones
Mes corte: Es una lista desplegable con valores entre Abril y Noviembre.
Sector: Lista desplegable con los valores, oficial, no oficial, contratada oficial, contratada privada
Secretaria: Lista desplegable que muestra información correspondiente a la secretaria seleccionada
Municipio: Lista de selección múltiple
Instituciones: Lista de selección múltiple, arroja información correspondiente a la jerarquía y municipio seleccionado
Sede: Campo numérico, puede ser de selección múltiple. Debe arrojar la información correspondiente a la secretaria seccionada.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes. El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo el usuario podrá visualizar ciertos criterios como lo son:
Título del reporte: “Estado final de matrícula por grados”
Grado: Grado de los estudiantes
Matriculados: Número de estudiantes con estado consolidado igual a “matricula” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por grado.
Botón Matriculados-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “matricula”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Retirados: Número de estudiantes con estado consolidado igual a retirados
Retirados-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “retirado”, con respecto al mismo dato del corte anterior. calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Depurados: Números de estudiantes con Estado Consolidado igual a “Depurado” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros discriminado por grados.
Depurados-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “depurado”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “Matricula atendida por grados y sector”.
Podrá visualizar una serie de filtros asociados al reporte.
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones.
Sedes
Estado Consolidado
Mes Corte
El sistema valida que el usuario seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. El usuario debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), el usuario podrá ver el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes. El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado en anteriormente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo el usuario podrá visualizar ciertos criterios como lo son:
Título del reporte: “Matricula atendida por graos y sector”
Grado: Grado de los estudiantes
Número de estudiantes: Con Sector igual a “Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por grado
botón Oficial-Semáforo.
Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Contratada oficial: Número de estudiantes con Sector igual a “Contratada Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por grado.
Contratada oficial-Semáforo
Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Contratada Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior.
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100).
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Contratada no oficial: Número de estudiantes con Sector igual a “Contratada No Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por grado.
Contratada no oficial-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Contratada No Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
No oficial: Número de estudiantes con Sector igual a “No Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por grado.
No oficial-Semáforo
Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “No Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “Indicador de matrícula por niveles”.
Podrá visualizar una serie de filtros asociados al reporte.
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones.
Sedes
Estado Consolidado
Mes Corte
El sistema valida que el usuario seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. El usuario debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), el usuario podrá ver el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes. El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado previamente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo el usuario debe poder visualizar los siguientes criterios:
Nivel: Nivel de los estudiantes, calculado con base al grado. Se agrupan en nieles de la siguiente manera
•PRE JARDÍN Y JARDÍN: Grado -1, -2, -3
•TRANSICIÓN:
Grado 0
•PRIMARIA:
Grados 1 a 5,
grado99 (Aceleración del aprendizaje),
grado20 (Ciclo 0), grado21 (ciclo 1).
grado22 (Ciclo 2)
•SECUNDARIA:
Grados 6 a 9,
grado23 (Ciclo 3)
grado24 (Ciclo 4).
•MEDIA:
Grados 10 a 13;
Grado 25 (Ciclo 5);
Grado 26 (ciclo 6).
Número de estudiantes: Estudiantes encontrados para cada uno de los niveles al corte de matrícula.
Variación año anterior porcentaje: Es el valor que se muestra en el campo “Variación año anterior- Número “dividido por el del campo “Número de estudiantes”, de la misma fila y multiplicado por 100. Este dato puede tener valor positivo o negativo
Variación año anterior Numero: Diferencia del número de estudiantes en el mes de filtro menos número de estudiantes de la matricula definitiva del año anterior
Porcentaje participación total de matrícula: Se calcula dividiendo el dato “número de estudiantes” sobre la suma de la columna “número de estudiantes”, y multiplicado por 100
Semáforo-Ultimo Corte – valor: Es la diferencia entre el valor del dato “número de estudiantes” con respecto al valor que tenía el mes anterior (corte anterior) El valor puede ser positivo o negativo
Semáforo-Ultimo Corte – botón de color: Se debe calcular primero el porcentaje del dato anterior “Semáforo-Ultimo Corte - valor” con respecto al “número de estudiantes” del mes anterior.
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “Indicador de matrícula por niveles y población atendida”.
El sistema desplegara en pantalla una serie de filtros asociados al reporte:
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones
Sedes
Sector
Mes Corte
El sistema valida que el usuario seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. El usuario debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), el usuario podrá ver el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
Realice el ingreso al sistema con usuario y contraseña respectiva (Usuarios con permisos para generación de reportes ).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes.
El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado previamente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo el usuario debe verificar que los siguientes componentes del reporte sean correctos:
Título del reporte: “Indicador Matricula por niveles y población atendida”
Nivel: Nivel de los estudiantes, calculado con base al Grado. Se agrupan en Niveles de la siguiente manera:
•PRE JARDÍN Y JARDÍN: Grado -1, -2, -3
•TRANSICIÓN:
Grado 0
•PRIMARIA:
Grados 1 a 5,
grado99 (Aceleración del aprendizaje),
grado20 (Ciclo 0), grado21 (ciclo 1).
grado22 (Ciclo 2)
•SECUNDARIA:
Grados 6 a 9,
grado23 (Ciclo 3)
grado24 (Ciclo 4).
•MEDIA:
Grados 10 a 13;
Grado 25 (Ciclo 5)
Gado 26 (ciclo 6).
Matriculados: Número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “matricula” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel.
Matriculados-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “matricula”, con respecto al mismo dato del corte anterior.
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Retirados: Número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “retirado” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel.
botón Retirados: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “retirado”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Depurados: Número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “depurado” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel.
Botón semáforo Depurados: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “depurado”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “matricula atendida por niveles y sector”.
El sistema desplegara en pantalla una serie de filtros asociados al reporte:
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones
Sedes
Sector
Mes Corte
El sistema valida que el usuario seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. El usuario debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), el usuario podrá ver el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes.
El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo el usuario debe verificar que los siguientes componentes del reporte sean correctos:
Título del reporte: “Indicador Matricula por niveles y sector”
Nivel: Nivel de los estudiantes, calculado con base al Grado. Se agrupan en Niveles de la siguiente manera:
•PRE JARDÍN Y JARDÍN: Grado -1, -2, -3
•TRANSICIÓN:
Grado 0
•PRIMARIA:
Grados 1 a 5,
grado99 (Aceleración del aprendizaje),
grado20 (Ciclo 0), grado21 (ciclo 1).
grado22 (Ciclo 2)
•SECUNDARIA:
Grados 6 a 9,
grado23 (Ciclo 3)
grado24 (Ciclo 4).
•MEDIA:
Grados 10 a 13;
Grado 25 (Ciclo 5)
Gado 26 (ciclo 6).
Matriculados: Número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “matricula” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel.
Matriculados-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “matricula”, con respecto al mismo dato del corte anterior.
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
campo Oficial: Número de estudiantes: Con Sector igual a “Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel.
Oficial-Semáforo
Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Contratada oficial: Número de estudiantes con Sector igual a “Contratada Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel.
Contratada oficial-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Contratada Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100)
Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Contratada no oficial: Número de estudiantes con Sector igual a “Contratada No Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel
Contratada no oficial-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Contratada No Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior
Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
No oficial: Número de estudiantes con Sector igual a “No Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por nivel.
No oficial-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “No Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100) Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “Indicador matricula por metodología”.
El sistema desplegara en pantalla una serie de filtros asociados al reporte:
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones
Sedes
Sector
Estado consolidado
Mes Corte
El sistema valida que el usuario seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. El usuario debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), el usuario podrá ver el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes.
El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo el usuario debe verificar que los siguientes componentes del reporte sean correctos:
Título del reporte : “Indicador de matrícula por metodología”
Metodología: metodología de los estudiantes
Número de estudiantes: Estudiantes reportados para cada una de las metodologías al corte de matrícula
Variación año anterior-Porcentaje: Es el valor que se muestra en el campo “Variación año anterior- Número“ dividido por el del campo “Número de estudiantes”, de la misma fila y multiplicado por 100. Este dato puede tener valor positivo o negativo
Variación año anterior – Número: Diferencia del número de estudiantes en el mes de filtro menos número de estudiantes de la matricula definitiva del año anterior. Este dato puede tener valor positivo o negativo
Porcentaje participación total de matrícula: Se calcula dividiendo el dato “número de estudiantes” sobre la suma de la columna “número de estudiantes”, y multiplicado por 100
Semáforo-Ultimo Corte – valor: Es la diferencia entre el valor del dato “número de estudiantes” con respecto al valor que tenía este mismo dato el mes anterior (corte anterior). El valor puede ser positivo o negativo
Semáforo-Ultimo Corte – botón de color: Se debe calcular primero el porcentaje del dato anterior “Semáforo-Ultimo Corte - valor” con respecto al “número de estudiantes” del mes anterior. Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Realice el ingreso al sistema con usuario y contraseña respectiva (Usuarios con permisos para generación de reportes).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “Indicador matricula por metodología y población atendida”.
El sistema desplegara en pantalla una serie de filtros asociados al reporte:
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones
Sedes
Sector
El sistema valida que el usuario seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. El usuario debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), el usuario podrá ver el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes.
El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. El usuario debe ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, el usuario debe seleccionar la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo el usuario debe verificar que los siguientes componentes del reporte sean correctos:
Título del reporte : “Indicador matricula por metodología población atendida”
Metodología: metodología de los estudiantes
Matricula-Numero: Número de estudiantes con estado consolidado igual a “Matricula” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminando por metodología.
Matriculados-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “matricula”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Retirados-Números: Número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “retirado” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por metodología
Retirados-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “retirado”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Depurados-Número: Número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “depurado” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por metodología. El valor puede ser positivo o negativo.
Depurados- Semáforo: Se debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Estado Consolidado igual a “depurado”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Realice el ingreso al sistema Simat con usuario y respectiva contraseña (Usuarios con permisos para generación de reportes).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes. El sistema despliega una pantalla de Reportes con un combo para seleccionar un módulo. El usuario debe seleccionar “Matricula consolidada” de la lista de modulo. Se podrá visualizar los reportes que se pueden seleccionar correspondientes a Matricula Consolidada. Seleccione el enlace con la descripción “Matricula atendida por metodología y sector”.
El sistema desplegara en pantalla una serie de filtros asociados al reporte:
Año Corte
Secretaría
Municipio
Instituciones
Sede
Estado consolidado
El sistema valida que se haya seleccione el año y los demás filtros, además de esto que sean correctos para la generación del reporte. Se debe indicar como desea el formato del reporte: HTML, PDF, para esto debe hacer clic en el botón respectivo.
El sistema envía una solicitud de reporte a proceso por lotes (batch), se podrá visualizar el mensaje “El reporte fue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”.
Al ingresar al módulo de matrícula por metodología y sector de atención, se deben visualizar los siguientes campos con su respectiva validación:
Año corte: Debe ser un campo numérico con una longitud de cuatro posiciones
Mes Corte: Debe tener los valores de Abril a Noviembre
Secretaria: Se debe mostrar información correspondiente a la secretaria seleccionada
Municipio: Puede ser de selección múltiple
Instituciones: Debe ser de selección múltiple, arroja la información correspondiente de la institución seleccionada
Estado Consolidado: Puede ser de selección múltiple, contiene los valores de Matriculado, Retirado y Depurado
Realizar el ingreso al sistema con usuario y respectivacontraseña (Usuarios con permisos para generación de reportes).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración-Procesos Por lotes.
El sistema desplegara una ventana de consulta de procesos y su estado. Se debe ingresar el año y el proceso del reporte generado anteriormente. Ubique el reporte generado y haga clic en la opción “Resultado”. El sistema despliega una ventana para abrir o guardar el reporte, seleccione la ruta donde desea archivarlo.
Al abrir el archivo se debe verificar que los siguientes componentes del reporte sean correctos:
Título del reporte : “Indicador Matricula por Metodología y sector de atención”
Metodología: metodología de los estudiantes
Oficial-Numero: Número de estudiantes con Sector igual a “Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por metodología.
Oficial-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Contratada oficial-Numero: Número de estudiantes con Sector igual a “Contratada Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por metodología.
Contratada Oficial –Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Contratada Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
Contratada No oficial-Número: Número de estudiantes con Sector igual a “Contratada No Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por metodología
Contratada no oficial- Semáforo: Se Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “Contratada No Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
No oficial-Número: Número de estudiantes con Sector igual a “No Oficial” al corte de matrícula del mes indicado en los filtros, discriminado por metodología.
No oficial-Semáforo: Debe calcular el aumento o la disminución del número de estudiantes con Sector igual a “No Oficial”, con respecto al mismo dato del corte anterior. Calcula el porcentaje de dicho aumento o disminución (dividiendo el aumento o disminución entre el valor del dato al corte anterior y multiplicando por 100). Dependiendo del valor obtenido se muestra un botón de un color diferente:
Color del botón |
Valor obtenido |
Verde |
Mayor de 5% |
Amarillo |
Mayor de -5% y menor de 5% |
Rojo |
Menor de -5% |
En el menú de Reportes, se encuentra disponible la opción “Resolución 166”
Esta opción permite generar reportes que conforman la Resolución 166 con información para ser reportada ante el Ministerio. Observará la siguiente pantalla en la que podrá seleccionar el(los) reporte (s) a producir
La funcionalidad de esta opción depende del nivel de jerarquía activa en el momento en que se solicite la generación de los reportes.
Si el reporte es lanzado desde el nivel MEN, previa confirmación del usuario, el sistema genera tantos archivos como entidades territoriales existan, si por el contrario se ejecuta con un nivel inferior a MEN se genera solamente el archivo que corresponda a la jerarquía seleccionada.
Para producir los reportes se debe seleccionar la secretaria (incluye MEN), el reporte, el año, el corte (opcional) y el calendario (opcional).
Reportes generados desde la jerarquía MEN
Al seleccionar la jerarquía MEN y los filtros mínimos requeridos, al llamar el proceso mediante el botón “Iniciar Reporte”, SIMAT solicita al usuario, confirmación del proceso, informando que al continuar se generaran tantos archivos como entidades territoriales existan, siendo necesario ( Para continuar la generación) volver a seleccionar el botón “iniciar Reporte”
Mensaje solicitando confirmación para la ejecución del proceso
Importante:
Si el usuario no desea generar todos los archivos, debe seleccionar una jerarquía en particular (Diferente a MEN), en tal caso se generaría el archivo con la información correspondiente a la jerarquía filtrada o a una jerarquía perteneciente a la jerarquía filtrada.
Si el usuario acepta continuar, para lo cual debe seleccionar nuevamente el botón “Iniciar Reporte” se generan tantos archivos como entidades territoriales existan, cada archivo contendrá la información correspondiente a los datos suministrados en el filtro del reporte y a la secretaría de cada archivo o a jerarquías pertenecientes a la secretaría del archivo.
Los archivos generados deben ser consultados por el menú “Administración-Procesos por lotes”
Recomendación para los usuarios: Es importante que los usuarios de jerarquía MEN que tengan acceso a los reportes de la opción Resolución 166 tengan el grado de responsabilidad acorde al impacto de esta funcionalidad, puesto que enviar todos estos archivos al tiempo implica que se enviaran no un archivo como se realizaría con una jerarquía diferente a MEN, sino que existirán tantas generaciones(automáticas) como entidades territoriales existan en el sistema ( Ejemplo Actualmente 94 entidades territoriales)
En el reporte Anexo 6A encontrará las siguientes nuevas variables:
Fuente de Recursos
Madre Cabeza de Familia
Beneficiario Madre Cabeza de Familia
Beneficiario Veterano Fuerza Publica
Beneficiario Héroe Nación
Igualmente el sistema SIMAT cuenta con la funcionalidad de enviar en línea parte de los reportes de la Resolución 166 al sistema SINEB (Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media) http://sineb.mineducacion.gov.co . Los siguientes son los reportes enviados:
Archivo |
Nombre |
Anexo 1 Archivo 5 |
Detallado de los alumnos con convenio |
Anexo 2 Archivos 1,2,2A,3,4,4A,5,7,8 |
Matrículas Sector Oficial Correspondiente a la de Instituciones Oficiales y a la de Alumnos Con Matricula Contratada (Subsidiados) del Sector Privado. |
Anexo 5, Archivos 1,2,3,4,4A,5,POR FECHA |
Matrícula Sector No Oficial. Información que los Departamentos y Distritos deben reportar al Ministerio de Educación. |
Anexo 6 A, A POR FECHA,B,B POR FECHA |
Información mínima que los Departamentos y Distritos deben recoger de sus municipios para el tema de matrícula. Nivel Departamental – Distrital. |
Anexo 8 Archivo 1 y 2 |
Proyección de Cupos y Proyección Supuestos. |
Anexo 13 A |
Estrategias. alumnos que alguna vez han pertenecido a una estrategia, para un año, para un calendario. |
Esta funcionalidad permitirá agilidad en los procesos de entrega de la información requerida por el Ministerio de Educación por parte de la Secretarias de Educación y se tendrá un mayor control en el envío de los datos aumentando el grado de confiabilidad en la información allí enviada.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo 1 Archivo 5. Este reporte informará el detallado de los alumnos con convenio. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Norte de Santander
El reporte se generará para el Año Lectivo vigente
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo8. Este reporte informará la proyección de cupos, con el número de grupos y el número de cupos oferta y nuevos de las instituciones Oficiales y Privadas. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año 2009
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2A. Este reporte informará de los alumnos matriculados en instituciones privadas y que reciben subsidio. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año 2007
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo1. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año – 2007
Calendario - A
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo2. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo2A. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Norte de Santander
Año 2011
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo3. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo4. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo4A. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo5. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo7. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo2 Archivo8. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5A. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Reporte – Anexo 5A
Año 2008
Calendario A
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5 Archivo1. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año - 2007
Calendario - A
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5 Archivo2. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5 Archivo3. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5 Archivo4. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5 Archivo 4A. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5 Archivo5. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Corte Prueba reportes Gerenciales
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo5A POR FECHA. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año 2009
Calendario A
Fecha Reporte 06/01/2010
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo6A. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Reporte – Anexo 6A
Año 2008
Calendario A
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo6A POR FECHA. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Reporte – ANEXO 6A POR FECHA
Año 2009
Calendario A
Fecha Reporte 06/01/2010
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo6B. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Reporte – Anexo6B
Año 2008
Calendario A
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo6B por Fecha. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Reporte – Anexo6B por Fecha
Año 2009
Calendario A
Fecha Reporte: 06/01/2010
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo 8 Archivo 2. Este reporte informará la Proyección de Supuestos de las instituciones Oficiales y Privadas. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Norte de Santander
Año 10
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo10 Archivo 1. Este reporte contiene la información de infraestructura tecnológica.
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Este anexo será enviado por el sincronizador a SINEB, con el siguiente esquema:
Ejemplo práctico
Seleccione – Anexo13A. Este reporte tendrá la información de los alumnos que alguna vez han pertenecido a una estrategia, para un año, para un calendario. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Arauca
Año 2010
Calendario A
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Consolidado de Matricula. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año 2009
Oprima el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Ingresar con usuario MEN, con jerarquía MEN, seleccionar – Anexo 6A, año 2009. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – MEN
Año 2009
Oprima el botón
Para continuar es necesario seleccionar nuevamente el botón “Iniciar Reporte” se generaran tantos archivos como entidades territoriales existan, cada archivo contendrá la información correspondiente a los datos suministrados en el filtro del reporte y a la secretaría de cada archivo o a jerarquías pertenecientes a la secretaría del archivo.
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
Al consultar por la opción Administración- Procesos por Lotes, se puede observar que se generan n archivos de acuerdo al número de Entidades territoriales que se tengan configuradas.
Se genera un archivo por cada una de las secretaría existentes (94 para el caso actual). Cada uno de estos
Archivos cumple con los filtros seleccionados y los datos corresponden a cada una de las jerarquías.
Ejemplo práctico
Ingrese al sistema SIMAT con usuario que tenga los permisos correspondientes y contraseña para acceder al menú de Reportes, luego haga clic en el botón Entrar, como se muestra en la siguiente pantalla
El sistema despliega Mensaje de Bienvenida al sistema, indicando el perfil con el que se ingresó
Seleccione del menú principal la opción Reportes, Haciendo clic en la opción Resolución 166.
SIMAT desplegará la ventana de “Generación Reportes”. A continuación evidencia los filtros correspondientes para su generación, a continuación se describen las condiciones que debe tener cada filtro:
Oprima clic NIVEL ACTUAL: M.E.N. Seleccione la Secretaria a la que se le va a generar el reporte, se despliega una lista para su correspondiente selección.
Reporte: campo obligatorio; oprima clic; este muestra una lista desplegable para la selección del ANEXO 13A.
AÑO: Campo obligatorio; oprima clic, este muestra una lista desplegable para la selección del año.
Corte: Se visualiza este filtro, pero no Aplica para este reporte.
Calendario: campo obligatorio; oprima clic; este muestra una lista desplegable para la selección A, B, otros.
Oprima clic en la parte superior en un icono que dice: Iniciar reporte.
Genera un mensaje: “El proceso fue enviado. Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes”. Luego haga Clic en el botón Aceptar.
Ingrese al menú de Administración, seleccionando la opción procesos por lotes.
Digite el año correspondiente al reporte generado y haga clic en buscar y debe observar el resultado del reporte en la pestaña de Mensaje “Procesado”.
Ahora Oprima clic en la pestaña de resultado para descargar la salida del reporte. Se Debe mostrar la información correspondiente al sistema de SIMAT.
Salida del reporte:
Después de realizar la generación del reporte, se realiza la validación de la generación del reporte Anexo 13
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Reportes Planos”.
Esta opción permite generar reportes en formato CSV con información útil para detectar errores en la información y para toma de decisiones. Observará la siguiente pantalla en la que podrá seleccionar el(os) reportes a producir
Ejemplo práctico
Seleccione – Detallado de Alumnos. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
DANE de la institución 176147000376 y oprima el botón verificar
Código de la Sede 17614700037601 y oprima el botón verificar
Jornada Tarde
Estado Matriculado
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
El reporte plano cuenta con los siguientes campos:
ANO.
ESTADO.
CÓDIGO JERARQUÍA (CODIGO_JERARQUIA).
JERARQUÍA.
INSTITUCIÓN.
DANE.
CALENDARIO.
SECTOR.
SEDE.
CONSECUTIVO.
JORNADA.
GRADO.
CÓDIGO GRADO (COD_GRADO).
GRUPO.
MODELO.
MOTIVO.
FECHAINI.
FECHAFIN.
NUI.
ESTRATO.
SISBEN_TRES.
DOC.
TIPODOC.
APELLIDO1.
APELLIDO2.
NOMBRE1.
NOMBRE2.
GENERO.
EDAD.
MATRICULACONTRATADA.
FUENTE_RECURSOS.
INTERNADO.
El campo INTERNADO se completa de acuerdo a la modalidad que el alumno tenga asignada. Un alumno puede tener asignadas las modalidades NINGUNO, “NULO”, INTERNADO y SEMI-INTERNADO.
Ejemplo práctico
Seleccione – Consolidado de Alumnos. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Dane de la institución 176147000376 y oprima el botón verificar
Código de la Sede 17614700037601 y oprima el botón verificar
Jornada Tarde
Estado Reprobado
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Total por Secretaria. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Reporte Grupos Exceden 60 Cupos. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Alumnos con edad no permitida por grado. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione –Grupos Metodología Errónea. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Consolidado de Alumnos. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Consolidado de Novedades. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año 2008
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – Proyección de Cupos. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Nariño
Año 2008
Dane de la Institución 123456789013
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado está en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – PLANO PARA CRUCE REGISTRADURÍA CEDULAS. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – M.E.N.
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
El archivo contiene los números de identificación de las personas con tipo de documento Cédula de Ciudadanía que no estén plenamente identificados (TIP_CRU_RESGISTRADURIA <> 1).
Se Observará la siguiente información:
Ejemplo práctico
Seleccione – Detallado de Alumnos. Se presentará la siguiente pantalla
Digite la información necesaria para producir el reporte
Nivel de jerarquía – Cartago
Año 2006
Dane de la institución 176147000376 y oprima el botón verificar
Código de la Sede 17614700037601 y oprima el botón verificar
Jornada Tarde
Estado Matriculado
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – TOTAL POR SECRETARIA. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Año – 2011
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Ejemplo práctico
Seleccione – REPORTE GRUPOS EXCEDEN 60 CUPOS. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Año – 2011
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Este reporte posee las siguientes columnas:
ANO.
SECRETARIA.
JERARQUIA.
DANE_INST.
INSTITUCIÓN.
CONSEC_SEDE.
SEDE.
JORNADA.
GRADO.
GRUPO.
MODELO_EDTVO.
CAPACIDAD_GRUPO.
ASIGNADOS_GRUPO.
SALDO_GRUPO.
Ejemplo práctico
Seleccione – ALUMNOS CON EDAD NO PERMITIDA POR GRADO. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Año – 2011
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Este reporte posee las siguientes columnas:
ANO.
SECRETARIA.
JERARQUÍA.
INSTITUCIÓN.
DANE_INST.
SEDE.
CONSEC_SEDE.
ESTADO_ALUMNO.
JORNADA.
GRADO.
GRUPO.
MODELO_EDTIVO.
TIPO_DOC.
DOC.
APELLIDO1.
APELLIDO2.
NOMBRE1.
NOMBRE2.
MOTIVO.
FECHA_NMTO.
EDAD.
EDAD_MIN.
EDAD_MAX.
Ejemplo práctico
Seleccione – GRUPOS METODOLOGÍA ERRÓNEA. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Año – 2011
Haga clic en el botón
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El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Este reporte posee las siguientes columnas:
ANO.
SECRETARIA.
JERARQUÍA.
DANE_INST.
INSTITUCIÓN.
CONSEC_SEDE.
SEDE.
GRADO.
GRUPO.
MODELO_EDTIVO.
CAPACIDAD.
ASIGNADOS.
SALDOS.
Ejemplo práctico
Seleccione – TOTAL POR SECRETARIA POR MUNICIPIO. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Cartagena
Año – 2011
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Observará la siguiente información
Este reporte posee las siguientes columnas:
ANO.
JERARQUÍA.
ESTADO.
SECTOR.
SUBSIDIO.
TOTAL.
Ejemplo práctico
Seleccione – CONSOLIDADO DE NOVEDADES. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – BOGOTÁ
Año – 2010
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Este reporte posee las siguientes columnas:
ANO
JERARQUÍA
DANE
INSTITUCIÓN
CONSECUTIVO
SEDE
JORNADA
GRADO
ASIGNADOS
CANCELADOS
GRADUADOS
INSCRITOS
MATRICULADOS
NUEVOS
PRE_MATRICULADOS
PROMOCIONADOS
REPROBADOS
RETIRADOS
SIN_CONTINUIDAD
SIN_ASIGNACION
TRASLADADOS
SOLIC_TRASLADO
Ejemplo práctico
Seleccione – PROYECCIÓN CUPOS. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Año – 2010
Sin embargo se pueden ingresar el filtro DANE DE LA INSTITUCIÓN.
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Observará la siguiente información
Este reporte posee la información de las proyecciones de cupos.
Ejemplo práctico
Seleccione – CONSULTA DE ACUDIENTES. Se presentará la siguiente pantalla:
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Jerarquía – Arauca
Año – 2011
Sin embargo se pueden ingresar otros filtros tales como: DANE DE LA INSTITUCIÓN, CÓDIGO DE LA SEDE, JORNADA y ESTADOS.
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Observará la siguiente información
Como podrán observar este reporte posee las siguientes columnas:
ID_ALUMNO.
NOMBRE1_ALUMNO.
NOMBRE2_ALUMNO.
APELLIDO1_ALUMNO.
APELLIDO2_ALUMNO.
COD_PARENTESCO.
PARENTESCO.
TIPO_ID_ACUDIENTE.
DOC_ACUDIENTE.
COD_MUN_EXP_DOC.
COD_DEP_EXP_DOC.
NOMBRE1_ACUDIENTE.
NOMBRE2_ACUDIENTE.
APELLIDO1_ACUDIENTE.
APELLIDO2_ACUDIENTE.
Ejemplo práctico
Seleccione – REPORTE ESTUDIANTES NO IDENTIFICADOS. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Haga clic en el botón
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El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Ejemplo práctico
Seleccione – PLANO PARA CRUCES REGISTRADURÍA CEDULAS. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Como podrán observar este reporte posee las siguientes columnas:
TIPO_DOCUMENTO.
NRO_DOCUMENTO.
APELLIDO1.
APELLIDO2.
NOMBRE1.
NOMBRE2.
FECHA_NACIMIENTO.
GENERO.
PER_ID.
Ejemplo práctico
Seleccione – PLANO PARA CRUCES REGISTRADURÍA TI. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Como podrán observar este reporte posee las siguientes columnas:
TIPO_DOCUMENTO.
NRO_DOCUMENTO.
APELLIDO1.
APELLIDO2.
NOMBRE1.
NOMBRE2.
FECHA_NACIMIENTO.
GENERO.
PER_ID.
Ejemplo práctico
Seleccione – ERRORES GENERADOS 6A. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Año – 2011
Haga clic en el botón
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El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Este reporte posee las siguientes columnas:
ANO_INF.
MUN_CODIGO.
CODIGO_DANE.
DANE_ANTERIOR.
CONS_SEDE.
TIPO_DOCUMENTO.
NRO_DOCUMENTO.
EXP_DEPTO.
EXP_MUN.
APELLIDO1.
APELLIDO2.
NOMBRE1.
NOMBRE2.
DIRECCION_RESIDENCIA.
TEL.
RES_DEPTO.
RES_MUN.
ESTRATO.
SISBEN.
FECHA_NACIMIENTO.
NAC_DEPTO.
NAC_MUN.
GENERO.
POB_VICT_CONF.
DPTO_EXP.
MUN_EXP.
PROVIENE_SECTOR_PRIV.
PROVIENE_OTR_MUN.
TIPO_DISCAPACIDAD.
CAP_EXC.
ETNIA.
RES.
INS_FAMILIAR
TIPO_JORNADA.
CARÁCTER.
ESPECIALIDAD.
GRADO.
GRUPO.
METODOLOGIA.
MATRICULA CONTRATADA.
REPITENTE.
NUEVO.
SIT_ACAD_ANO_ANT.
CON_ALUM_ANO_ANT.
FUE_RECU.
ZON_ALU.
CAB_FAMILIA.
BEN_MAD_FLIA.
BEN_VET_FP.
BEN_HER_NAC.
PER_ID.
ERRORES.
ADVERTENCIAS.
Ejemplo práctico
Seleccione – ERRORES GENERADOS 5A. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Arauca
Año – 2011
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información
Este reporte posee las siguientes columnas:
ANO_INF.
MUN_CODIGO.
CODIGO_DANE.
DANE_ANTERIOR.
CONS_SEDE.
TIPO_DOCUMENTO.
NRO_DOCUMENTO.
EXP_DEPTO.
EXP_MUN.
APELLIDO1.
APELLIDO2.
NOMBRE1
NOMBRE2.
DIRECCIÓN_RESIDENCIA.
TEL.
RES_DEP.
RES_MUN.
ESTRATO.
SISBEN.
FECHA_NACIMIENTO.
NAC_DEPTO.
NAC_MUN.
GENERO.
POB_VICT_CONF.
DPTO_EXP.
MUN_EXP.
PROVIENE_SECTOR_PRIV.
PROVIENE_OTR_MUN.
TIPO_DISCAPACIDAD.
CAP_EXC.
ETNIA.
RES.
INS_FAMILIAR.
TIPO_JORNADA.
CARÁCTER.
ESPECIALIDAD.
GRADO.
GRUPO.
METODOLOGÍA.
MATRICULA CONTRATADA.
REPITENTE.
NUEVO.
SIT_ACAD_ANO_ANT.
FUE_RECU.
ZON_ALU.
CAB_FAMILIA.
BEN_MAD_FLIA.
BEN_VET_FP.
BEN_HER_NAC.
PER_ID.
ERRORES.
Ejemplo práctico
Seleccione – USUARIOS POR JERARQUÍA. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – Nariño
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato txt, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información por registro:
Secretaria
Jerarquía
Establecimiento Educativo (cuando el usuario sea institución)
Login
Nombres del usuario
Apellidos del usuario
Tipo de documento
Número de documento
Rol (Para los casos en los que el usuario tiene varios roles separarlos por comas)
Habilitado
Ejemplo práctico
Seleccione – CONSOLIDADO DE INTERNADOS Y SEMI-INTERNADOS. Se presentará la siguiente pantalla:
Digite la información necesaria para producir el reporte
Jerarquía – ARAUCA
Año 2009
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato txt, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información por registro:
Secretaria
Jerarquía
DANE
Establecimiento
Consecutivo
Sede
Internado
Total
Permitiendo visualizar al usuario el número de estudiantes por secretaria, jerarquía, establecimiento y sede que poseen una modalidad de internado especifica. Este reporte únicamente tiene en cuenta los alumnos con modalidades de Internados: SEMI-INTERNADO e INTERNADO.
Este nuevo tipo de reporte busca implementar una nueva opción dentro del menú de reportes planos que permita a un usuario generar un reporte del log de novedades de alumnos. Se debe permitir la generación del archivo aplicando diferentes filtros, entre los cuales puede estar: año lectivo, jerarquía, fecha inicio, fecha fin y/o usuario entre otros. Implementar el manejo de históricos de auditoria por año.
Sistema despliega pantalla con un combo para seleccionar tipos de los reportes.
Usuario selecciona de la lista de tipos de reportes, log novedades de alumnos.
Fecha de inicio: Parámetro obligatorio Se buscaran todos los registros de auditoría que se hayan generado desde esta fecha.
Fecha fin: Parámetro obligatorio e indica hasta donde saldrán los registros que se hayan generado de log de auditoría.
LOGIN: el usuario indicará el login del usuario al cual le realizara la auditoria (Campo opcional).
Dar Clic en el botón generar csv.
Sistema envía a procesar el reporte en lote (batch).
Sistema genera reporte con los datos que se encuentran en la tabla SIMAT_AUDITORIA, filtrando por los criterios seleccionados por el usuario. Las columnas que saldrán en el reporte se encuentran en la sección datos de salida del presente documento.
Si se cumplió con todas las validaciones, se generará un archivo plano separado por puntos y comas con las columnas que se relacionan en la sección datos de salida del presente documento.
Ejemplo práctico
Haga clic en el botón
El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
El reporte generado esta en formato txt, el cual puede ser abierto en Excel.
Observará la siguiente información por registro:
ID
Secretaría
LOGIN
TIPO_DOCUMENTO
DOC
APELLIDO_1
APELLIDO_2
NOMBRE_1
NOMBRE_2
PER_ID
TIPO_DOCUMENTO
DOC
APELLIDO_1
APELLIDO_2
NOMBRE_1
NOMBRE_2
FECHA
DESCRIPCION
ORIGEN
OPERACIÓN
ATRIBUTO
VALOR_ANTERIOR
VALOR_NUEVO
DIR_IP
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones en la entrada de datos:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
JER_ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único de la jerarquía del usuario |
|
Fecha_inicio |
DATE |
10 |
N |
Fecha de inicio de los registros del log de novedades de alumnos a generar |
|
Fecha_fin |
DATE |
10 |
N |
Fecha fin de los registros del log de novedades de alumnos a generar |
Si se digita fecha de inicio, debe ser requerida- Debe ser mayor a la fecha de inicio |
Login |
TEXTO |
150 |
N |
Login del usuario que realizó la transacción |
Es un campo de tipo texto, debe ser diligenciado exactamente como se encuentra alamacenado en el sista con mayúsculas o minúsculas |
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones en la salida de datos:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
ID |
NUMERICO |
22 |
S |
Secuencia, llave primaria |
|
Secretaría |
TEXTO |
30 |
S |
Nombre de la secretaría de usuario que realizó la transacción |
|
LOGIN |
TEXTO |
150 |
S |
Usuario de la persona que hizo la modificación |
|
TIPO_DOCUMENTO |
TEXTO |
10 |
|
Tipo de documento del usuario |
|
DOC |
TEXTO |
15 |
S |
Número de documento de identificación del usuario |
|
APELLIDO_1 |
TEXTO |
20 |
S |
primer apellido del usuario |
|
APELLIDO_2 |
TEXTO |
20 |
N |
segundo apellido del usuario |
|
NOMBRE_1 |
TEXTO |
20 |
S |
primer nombre del usuario |
|
NOMBRE_2 |
TEXTO |
20 |
N |
segundo apellido del usuario |
|
PER_ID |
NUMERICO |
22 |
S |
Identificador único del alumno en el sistema |
|
TIPO_DOCUMENTO |
TEXTO |
10 |
|
Tipo de documento del alumno |
|
DOC |
TEXTO |
15 |
S |
Número de documento de identificación del alumno |
|
APELLIDO_1 |
TEXTO |
20 |
S |
primer apellido del alumno |
|
APELLIDO_2 |
TEXTO |
20 |
N |
segundo apellido del alumno |
|
NOMBRE_1 |
TEXTO |
20 |
S |
primer nombre del alumno |
|
NOMBRE_2 |
TEXTO |
20 |
N |
segundo apellido del alumno |
|
FECHA |
DATE |
7 |
S |
Fecha de la modificación del log de auditoría |
|
DESCRIPCION |
TEXTO |
4000 |
S |
Descripción de la modificación |
|
ORIGEN |
TEXTO |
100 |
S |
Página WEB o aplicación desde donde se hizo la modificación |
|
OPERACION |
TEXTO |
1 |
S |
Evento: C=(CREATE) creado, D=(DELETE) borrado, U=(UPDATE) modificado |
|
ATRIBUTO |
TEXTO |
50 |
N |
Atributo modificado |
|
VALOR_ANTERIOR |
TEXTO |
500 |
N |
Valor antes de la modificación |
|
VALOR_NUEVO |
TEXTO |
500 |
N |
Valor después de la modificación |
|
DIR_IP |
TEXTO |
20 |
N |
Dirección IP desde la maquina donde se realizó el ajuste |
|
¡RECUERDE! Un usuario sólo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaría. Por ejemplo: si es un usuario MEN podrá generar información de todas las secretarías. Fecha de inicio: Parámetro obligatorio Se buscaran todos los registros de auditoría que se hayan generado desde esta fecha. Fecha fin: Parámetro obligatorio e indica hasta donde saldrán los registros que se hayan generado de log de auditoría. LOGIN: el usuario indicará el login del usuario al cual le realizara la auditoria (Campo opcional).
|
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña. (Usuarios con permisos para este módulo) al sistema.
Ingrese al Menú de Administración y seleccione la opción Reportes y del menú emergente la opción Reportes Planos.
El sistema desplegará filtros asociados al reporte de esta forma seleccione la jerarquía o nivel de secretaria actual y escoja desde la etiqueta Tipo de Reporte “DESCRIPCIÓN DE ESTRATEGIAS” de la lista desplegable.
Ingrese el año del reporte de Descripción de estrategias que requiere generar (recuerde que este campo es de obligatorio) y enseguida hacer clic en el icono Generar CSV.
SIMAT enviará a procesar el reporte en lote (batch) y desplegará el siguiente mensaje “El proceso fue enviado Para conocer el resultado del proceso ingrese por la opción Administración/Procesos por Lotes.”
SIMAT generará reporte con los datos que se encuentran en las estrategias, de acuerdo a los filtros. Luego ingrese al menú de Administración y escoja la opción Procesos por Lotes.
SIMAT desplegará la página Consulta de Procesos y su estado donde se desplegará filtros asociados al reporte, de esta forma anexe la jerarquía o nivel actual de secretaria, el tipo de proceso, rango de fechas y la opción “Buscar solo procesos de usuario” enseguida hacer clic en el botón “Buscar”.
El sistema mostrará los informes que se han procesado y que tienen las características seleccionadas. Haga clic en el campo “Resultado” para visualizar el reporte en línea escogiendo la opción Abrir tal como se evidencia en la siguiente imagen.
Valide los siguientes campos que continuación se detallan:
ESTRATEGIAS_ID: Tipo de Dato numérico, longitud 22, de naturaleza obligatoria. Es el identificador dado a una estrategia en el sistema.
NOMBRE: Tipo de Dato texto, de longitud 500 de naturaleza obligatoria, Nombre de la estrategia.
ANNO: Tipo de Dato numérico, longitud 4, de naturaleza obligatoria, Vigencia de la estrategia.
Codigo_jerarquia: Tipo de Dato texto, de longitud 10, de naturaleza obligatoria. Código de la Jerarquía a la que pertenece la estrategia
CTE_TIPO_ESTRATEGIA: Tipo de Dato texto, de longitud 10, de naturaleza obligatoria. Código de la constante que representa un tipo de estrategia.
CTE_PERIODICIDAD: Tipo de Dato texto, de longitud 10, de naturaleza obligatoria. Código de la constante que representa un tipo de prioridad de la estrategia.
FECHA_INICIO: Tipo de Dato date (Formato dd/mm/yyyy), de naturaleza obligatoria Fecha en la cual se establece una estrategia.
FECHA_FIN: Tipo de Dato date (Formato dd/mm/yyyy), de naturaleza obligatoria. Fecha en la cual se finaliza una estrategia.
ELIMINADO: Tipo de Dato texto, longitud 1, de naturaleza obligatoria, Puede ser N o S. Si es N quiere decir que no ha sido eliminado, si es S es porque ha sido eliminado, no se elimina físicamente ya que es necesario guardar un historial del movimiento de las estrategias.
CTE_TIP_CALENDARIO: Tipo de Dato numérico, longitud 22 de naturaleza No obligatoria, esta columna corresponde al tipo de calendario en las constantes, corresponden A, B, Otro.
TIP_FUENTE: Tipo de Dato char 1. Este atributo contiene un carácter que identifica el Tipo de Fuente de Recursos con el que es financiada la estrategia. Cuando la Fuente de Recursos es Cooperativas, este campo contendrá el carácter 'C', cuando la Fuente de Recursos es SINCE, el carácter correspondiente es 'S', y si viene de otra fuente de recursos el carácter correspondiente será '0'.
NUM_MAX_BENEFICIARIOS: Tipo de Dato numérico 22, de naturaleza No obligatoria, Este atributo persiste la información del número máximo de beneficiarios proviene de la fuente de recursos otro es decir no es del sector solidario (cooperativas) ni del SINCE (Matricula contratada).
CERRADA: Tipo de Dato texto 1, de naturaleza No obligatoria, Si es S indica que ya se corrió el proceso que revisa si la estrategia ya venció y le coloca fecha fin a la estrategia del alumno.
Restricciones:
El usuario solo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaría.
Por ejemplo: Con un usuario MEN podrá generar información de todas las secretarías.
Realizar el ingreso al sistema con usuario y respectiva contraseña (Usuarios con permisos para ingreso al menú Reportes\Reportes planos).
Se desplegara una ventana de bienvenida al sistema como se muestra a continuación.
El usuario debe seleccionar la opción Reportes - Reportes planos, el sistema desplegara una pantalla con una serie de filtros. Seleccione la opción “Matricula consolidada” de la lista de “Tipos de reporte”. El usuario podrá visualizar filtros asociados al reporte:
Jerarquía
Tipo de reporte
Año corte
Mes Corte
Estado Consolidado
Estado intermedio
Motivo Consolidad
Sector
Sector Conpes
Estado Simat
Nota: Se debe ingresar los valores de los filtros que desea usar, este solo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaria.
Hacer clic en el botón “generar csv”. El sistema genera reporte con los datos obtenidos de la tabla matricula consolidada, filtrando los criterios seleccionados por el usuario.
Al finalizar el usuario podrá observar un mensaje informando que el proceso fue enviado.
Si desea conocer el resultado del proceso, ingrese a la opción Administración seguida de proceso por lotes.
Entre los filtros mostrados debe encontrarse las opciones:
Año corte: Campo numérico, obligatorio, menor o igual que el año actual y mayor al año 2012. Debe tener una longitud de cuatro posiciones
Mes corte: Campo, obligatorio, de dos posiciones. Debe ser Abril a Noviembre.
Estado Consolidado: Es una lista desplegable de tres opciones, matriculado, depurado y retirado. Es un campo obligatorio.
Estado intermedio: Es una lista desplegable, es un campo obligatorio que contiene los valores de, traslado, retirado, matriculado, matriculados nuevos, nuevos auditoria, inexistentes auditoria, inexistentes auditoria, otros estados.
Sector: Es una lista desplegable, campo obligatorio, tiene los valores oficial y no oficial.
Sector conpes: Es una lista desplegable, campo obligatorio con las opciones contratada oficial, contratada privada, no oficial.
Jerarquía: Es una lista desplegable, campo obligatorio que permite seleccionar una secretaria de educación
Estado Simat: Es una lista desplegable cuya función es reportar el estudiante en SIMAT en ese mes. Contiene las opciones cancelado, graduado, inscrito, matriculado, nuevo, promocionado, reprobado, retirado, sin continuidad, sin asignación, traslado
Motivo consolidado: Es una lista desplegable
Realizar el ingreso al sistema con usuario y respectiva contraseña (Usuario debe tener permisos para la generación de reportes).
Se desplegara una ventana de bienvenida, seleccione la opción administración – proceso por lotes. El sistema despliega una ventana de consulta de procesos y su estado.
Se debe ingresar el año y el proceso del reporte del estado I. Se debe ubicar el reporte generado y hacer clic en la opción buscar, se desplegara una ventana donde podrá abrir o guardar el archivo del reporte generado.
Abrir el archivo descargado. Se debe guardarlo localmente es decir en los archivos del computador y verificar que los campos se encuentren separados por (;)
El usuario deberá verificar que os siguientes campos se encuentren en el documento:
ANNO_INF
MES_CORTE
MUN_CODIGO
CODIGO_DANE
CODIGO_DANE_SEDE
CONS_SEDE
TIPO_DOCUMENTO
NRO_DOCUMENTO
EXP_DEPTO
EXP_NUM
APELLIDO1
APELLIDO2
NOMBRE1
NOMBRE2
DIRECION_RESIDENCIA
RES_DEPTO
RES_MUN
SISBEN
FECHA_NACIMIENTO
NAC_DEPTO
NAC_MUN
POB_VICT_CONF
DPTO_EXP
PROVIENE_SECTOR_PRIV
PROVIENE_OTRO_MUN
TIPO_DISCAPACIDAD
CAP_EXC
INS_FAMILIAR
TIPO_JORNADA
CARÁCTER
ESPECIALIDAD
GRADO
GRUPO
METODOLOGIA
SUBSIDIO
REPITENTE
NUEVO
SIT_ACAD_ANO_ANT
CON_ALUM_ANO_ANT
FUE_RECU
ZON_ALU
CAB_FAMILIA
BEN_MAD_FLIA
BEN_VET_FP
BEN_HER_NAC
INTERNADO
VAL_DES_PERIODO1
VAL_DES_PERIODO2
NUM_CONVENIO
ID_ALUMNO
PER_ID
EST_ID
SEDE_ID
NOMBRE1_FON
NOMBRE2_FON
APELLIDO1_FON
APELLIDO2_FON
DPTO CARGA
NOMBRE_SEDE
CTE_ID_ZONA
ESTADO_SEDE
NOMBRE_ESTABLECIMINETO
CTE_ID_SECTOR
CTE_ID_CALENDARIO
DIVIPOLA
NIV_CONPES
ESTADO_DEFINITIVO
ESTADO_INTERMEDIO
MES_FINAL
MESES_ATENCION
CONPES_POB_ATENDIDA
CONPES_GRATUIDAD
MATRICULA_DEFINITIVA
Nota: Además de las variables anteriores, para cada mes de corte (Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre) se deben mostrar las siguientes variables. Estas variables se muestran desde el primer mes de corte (Abril) hasta el mes especificado por el usuario en los datos de entrada.
Ejemplo práctico: Si usted ingreso el mes de Junio, el reporte debe mostrar las siguientes variables para el mes de Abril, Mayo, Junio.
ATENDIDO
CODIGO_SED
SECTOR_CONPES
ESTADO_SIMAT
MOTIVO_RETIRO_SIMAT
ESTADO_CONSOLIDADO
MOTIVO_CONSOLIDADO
Ingresar al sistema con usuario y contraseña respectiva (Usuarios con permisos para ingresar al menú Reportes/Reportes planos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación seleccione la opción Reportes-Reportes planos.
El sistema muestra una pantalla con los siguientes filtros
Jerarquía
Tipo de reporte
Año
Dane de la institución
Institución
Código de la sede
Sede
Jornada
Estados
El usuario debe seleccionar del campo Jerarquía la secretearía, para este ejemplo seleccionaremos la secretaria de Vichada. Seguidamente seleccione en el campo “Tipo de Reporte” de la opción “Reporte de seguimiento de matrícula consolidada.”
Para la generación del reporte de seguimiento Matricula consolidada, el usuario podrá visualizar los siguientes campos con las validaciones especificadas.
Sector: E una lista desplegable con los valores Oficial o no Oficial
Año corte: Campo numérico, obligatorio, menor o igual que el año actual y mayor al año 2012.
Mes Corte: Debe ser un campo numérico con longitud de 2 posiciones. Debe contener valores entre 4 y 11.
Jerarquía: Es una lista desplegable que permite seleccionar una secretaria de educación.
Dane de la institución: Campo numérico con una longitud de doce posiciones. Debe ser una institución que este dentro de la jerarquía seleccionada.
Código de la sede: Debe ser un campo numérico, con longitud de catorce posiciones, debe estar dentro de la jerarquía seleccionada.
Jornada: Es una lista desplegable con los valores completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.
Estado consolidado: Es una lista desplegable con tres campos, matriculado, retirado, depurado.
Estado intermedio: Es una lista desplegable, con los campos traslado, retirado, matriculado, matriculado nuevo, nuevos auditoría, inexistentes auditoria, otros estados.
Sector conpes: Es una lista desplegable con las opciones, oficial, contratada oficial, contratada privada, no oficial.
Estado Simat: Es una lista desplegable que reporta al estudiante en SIMAT en ese mes.
Motivo consolidado: Es una lista desplegable donde la información depende del estado Simat.
Tipo reporte: Es una lista desplegable
El usuario debe ingresar los valores en los filtros que desea usar, este solo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaria. A continuación haga clic en el botón generar “csv”. El sistema despliega un mensaje informando que el archivo fue enviado exitosamente.
Si desea conoce el resultado del proceso ingrese en el menú Administración y seleccione la opción proceso por lotes. Ingrese el año y la secretaria para la cual se generó el reporte. El sistema desplegara un registro del reporte generado con el enlace “Resultado”.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración - Procesos por lotes. El sistema despliega ventana de consulta de procesos y su estado. Ingrese el año y el proceso generado anteriormente. El sistema abrirá una ventana para abrir o guardar el archivo del reporte generado. El usuario debe seleccionar la opción guardar para poder abrir el archivo. El usuario debe visualizar los siguientes campos separados por (;):
ANNO_INF
MES_CORTE
MUN_CODIGO
CODIGO_DANE
CODIGO_DANE_SEDE
ESTRATO
GENERO
TIPO_DISCAPACIDAD
CAP_EXC
ETNIA
TIPO_JORNADA
CARÁCTER
ESPECIALIDAD
GRADO
GRUPO
METODOLOGIA
SUBSIDIO
FUE_RECU
ZON_ALU
INTERNADO
DPTO_CARGA
NOMBRE_SEDE
NOMBRE_ESTABLECIMINETO
CTE_ID_ZONA
CTE_ID_SECTOR
CTE_ID_CALENDARIO
EDAD
ESTADO_DEFINITIVO
ESTADO_CONSOLIDADO
ESTADO_INTERMEDIO
CODIGO_SED
SECTOR_COMPES
ESTADO_SIMAT
MOTIVO_RETIRO_SIMAT
FECHA_RETIRO_SIMAT
NUMEROS_ESTUDIANTES
Ingresar con usuario y respectiva contraseña (Usuarios con permisospara entrar al módulo Reportes/Reportes planos).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes-Reportes planos como se indica a a continuación
El sistema despliega una pantalla de generación de reportes con los siguientes filtros:
Jerarquía: Es una lista desplegable que permite seleccionar una secretaria de educación.
Tipos de Reporte
Año Corte: Campo numérico, con longitud de cuatro posiciones.
Dane de la institución: Campo numérico con longitud de doce caracteres.
Código de la sede: Campo numérico, con longitud de catorce posiciones.
Institución
Jornada: Depende de la que tenga asociada la institución, sus valores pueden ser, completa, mañana, tarde, nocturna, fin de semana.
Sede
Seleccione la opción “matricula consolidación auditoria” de la lista de “Tipos de reporte”. El sistema despliega filtros asociados al reporte
Dane de la institución: Campo numérico con longitud de doce caracteres.
Institución
Código de la Sede
Sede
Jornada: Depende de la que tenga asociada la institución, sus valores pueden ser, completa, mañana, tarde, nocturna, fin de semana.
Año corte: Campo numérico, con longitud de cuatro posiciones.
Estado consolidado: Lista desplegable con las opciones matriculado, depurado, retirado.
Estado Intermedio: Es una lista desplegable con las opciones trasladado, retirado, matriculado, matriculado nuevo, nuevos Auditoria, inexistente auditoria, otros estados.
Sector Conpes: Lista desplegable, con las opciones, oficial, no oficial, contratada oficial, contratada privada.
Estado Simat: Lista desplegable, reporta el estudiante en simat en ese mes
Motivo Consolidado: Su información depende del estado simat.
Tipo Reporte: Lista desplegable, campo obligatorio
El usuario debe ingresar los valores en los filtros que desea consultar y son requeridos por el sistema. Usted solo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaría. Haga clic en el botón “Generar csv”. El sistema desplegara un mensaje informando que el proceso fue enviado.
Para conocer el resultado del proceso ingrese a la opción Administración- Procesos por Lotes, ingrese el año para el que se generó el reporte y haga clic en el botón buscar. El usuario debe poder visualizar que exista el registro del reporte para “Matricula consolidación auditoria” y hacer clic en el enlace resultado.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración - Procesos por lotes. El sistema despliega ventana de consulta de procesos y su estado. Ingrese el año y el proceso generado anteriormente. El sistema abrirá una ventana para abrir o guardar el archivo del reporte generado. El usuario debe seleccionar la opción guardar para poder abrir el archivo. El usuario debe visualizar los siguientes campos separados por (;):
ANNO_INF
MES_CORTE
MUN_CODIGO
CODIGO_DANE
CODIGO_DANE_SEDE
ESTRATO
GENERO
TIPO_DISCAPACIDAD
CAP_EXC
ETNIA
TIPO_JORNADA
CARÁCTER
ESPECIALIDAD
GRADO
METODOLOGIA
SUBSIDIADO
FUE_RECU
ZON_ALU
INTERNADO
DPTO_CARGA
NOMBRE_SEDE
NOMBRE ESTABLECIMIENTO
CTE_ID_ZONA
ESTADOSEDE
CTE_ID_SECTOR
CTE_ID_CALENDARIO
EDAD
ESTADO_DEFINITIVO
ESTADO_CONSOLIDADO
MOTIVO_CONSOLIDADO
ESTADO_INTERMEDIO
CODIGO_SED
SECTOR_COMPES
ESTADO_SIMAT
MOTIVO_RETIRO_SIMAT
FECHA_RETIRO_SIMAT
NUMERO_DE_ESTUDIANTES
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Reportes- Reportes planos.
El sistema desplegara una pantalla para generación de reportes con los siguientes filtros:
- Jerarquía
- Tipo de reporte
- Año
- Dane de la institución
- Institución
- Código de la sede
- Sede
- Jornada
- Estados
Seleccione en tipo de reporte “Matricula consolidada conpes” El usuario podrá ver los filtros asociados al reporte:
Año corte: Campo numérico, obligatorio, menor o igual que año actual y mayor que el año 2012.
Jerarquía: Permite seleccionar una secretaria de educación.
Dane de la institución: Campo numérico, con longitud de doce posiciones.
Código de la Sede: Campo numérico, con longitud de catorce posiciones.
Jornada: Lista desplegable con los valores, completa, mañana, tarde, nocturna, fin de semana.
Estado consolidado: Es una lista desplegable, con los valores, matriculado, retirado, depurado.
Estado Intermedio: Es una lista desplegable, con las opciones, trasladado, retirado, matriculado, matriculado nuevo, nuevos auditoria, inexistentes auditoria, otros estados.
Sector Conpes: Es una lista desplegable con los valores, oficial, contratada oficial, contratada privada, no oficial.
Estado Simat: Es una lista desplegable que reporta el estudiante en simat en ese mes.
Motivo Consolidado: La información depende del estado simat.
Tipo Reporte: Es una lista desplegable.
Ingrese los valores en los filtros que desea usar. El usuario sólo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaría. Para generar el reporte haga clic en el botón “Generar csv”. El sistema genera el reporte con los criterios seleccionados por el usuario.
Al terminarla generación del reporte, el usuario podrá visualizar un mensaje informando que el proceso fue enviado.
Para conocer el resultado del proceso ingrese a la opción Administración- Procesos por Lotes, ingrese el año para el que se generó el reporte y haga clic en el botón buscar. El usuario debe poder visualizar que exista el registro del reporte para “Matricula consolidación auditoria” y hacer clic en el enlace resultado.
El usuario debe generar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración - Procesos por lotes. El sistema despliega ventana de consulta de procesos y su estado. Ingrese el año y el proceso generado anteriormente. El sistema abrirá una ventana para abrir o guardar el archivo del reporte generado. El usuario debe seleccionar la opción guardar para poder abrir el archivo. El usuario debe visualizar los siguientes campos separados por (;):
ANNO_INF
MES_CORTE
MUN_CODIGO
CODIGO_DANE
CODIGO_DANE_SEDE
ESTRATO
GENERO
TIPO_DISCAPACIDAD
CAP_EXC
ETNIA
TIPO_JORNADA
CARÁCTER
ESPECIALIDAD
GRADO
METODOLOGIA
SUBSIDIADO
ZON_ALU
INTERNADO
DPTO_CARGA
NOMBRE_SEDE
NOMBRE ESTABLECIMIENTO
CTE_ID_ZONA
ESTADOSEDE
CTE_ID_SECTOR
CTE_ID_CALENDARIO
EDAD
ESTADO_DEFINITIVO
ESTADO_CONSOLIDADO
MOTIVO_CONSOLIDADO
ESTADO_INTERMEDIO
CODIGO_SED
SECTOR_COMPES
ESTADO_SIMAT
MOTIVO_RETIRO_SIMAT
FECHA_RETIRO_SIMAT
NUMERO_DE_ESTUDIANTES
Realizar el ingreso con su respectivo usuario y contraseña (Usuarios con permisos para generación de reportes).
Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú de Reportes-Reportes planos.
El sistema mostrara una serie de filtros para seleccionar según los tipos de reporte. El usuario debe seleccionar “Matricula definitiva” de la lista de “Tipos de reporte”. El usuario podrá visualizar unos campos asociados al rporte:
Año corte: Campo numérico, obligatorio, menor o igual que año actual y mayor que el año 2012.
Jerarquía: Permite seleccionar una secretaria de educación.
Dane de la institución: Campo numérico, con longitud de doce posiciones.
Código de la Sede: Campo numérico, con longitud de catorce posiciones.
Jornada: Lista desplegable con los valores, completa, mañana, tarde, nocturna, fin de semana.
Estado consolidado: Es una lista desplegable, con los valores, matriculado, retirado, depurado.
Estado Intermedio: Es una lista desplegable, con las opciones, trasladado, retirado, matriculado, matriculado nuevo, nuevos auditoria, inexistentes auditoria, otros estados.
Sector Conpes: Es una lista desplegable con los valores, oficial, contratada oficial, contratada privada, no oficial.
Estado Simat: Es una lista desplegable que reporta el estudiante en simat en ese mes.
Motivo Consolidado: La información depende del estado simat.
Tipo Reporte: Es una lista desplegable.
El usuario debe ingresar los valores en los filtros que desee usar, este sólo podrá generar información de la jerarquía a la que pertenezca y de la cobertura que tenga la secretaría. Seguidamente haga clic en el botón “Generar csv”. El sistema desplegara un mensaje informando que el proceso fue enviado.
Para conocer el resultado del proceso ingrese a la opción Administración- Procesos por Lotes, ingrese el año para el que se generó el reporte y haga clic en el botón buscar. El usuario debe poder visualizar que exista el registro del reporte para “Matricula Definitiva” finalmente, haga clic en el enlace resultado.
Realice el ingreso con usuario y contraseña respectiva (Usuarios con permisos para generación de reportes). Se desplegara una ventana de bienvenida, a continuación ingrese al Menú Administración - Procesos por lotes. El sistema despliega ventana de consulta de procesos y su estado. Ingrese el año y el proceso generado anteriormente. El sistema abrirá una ventana para abrir o guardar el archivo del reporte generado. Se debe seleccionar la opción guardar para poder abrir el archivo. Se debe visualizar los siguientes campos separados por (;):
ANNO_INF
MES_CORTE
MUN_CODIGO
CODIGO_DANE
CODIGO_DANE_SEDE
ESTRATO
GENERO
TIPO_DISCAPACIDAD
CAP_EXC
ETNIA
TIPO_JORNADA
CARÁCTER
ESPECIALIDAD
GRADO
METODOLOGIA
SUBSIDIADO
FUE_RECU
ZON_ALU
INTERNADO
DPTO_CARGA
NOMBRE_SEDE
NOMBRE ESTABLECIMIENTO
CTE_ID_ZONA
ESTADOSEDE
CTE_ID_SECTOR
CTE_ID_CALENDARIO
EDAD
ESTADO_DEFINITIVO
ESTADO_CONSOLIDADO
MOTIVO_CONSOLIDADO
ESTADO_INTERMEDIO
CODIGO_SED
SECTOR_COMPES
ESTADO_SIMAT
MOTIVO_RETIRO_SIMAT
FECHA_RETIRO_SIMAT
NUMERO_DE_ESTUDIANTES
Como lo indican sus siglas ATM es el Autorizador de Transacciones de Matrícula para validar la información de estrategias, valoración del desempeño y Asistencia Escolar, iniciado desde la simulación (en este caso software SoapUI 4.6.1 de SmartBear).
Sevalidanlos siguientes campos:
Identificación, Login: (Usuario de logueo), pwd: (Password de usuario Login) y tipo.
Idalumno existe en la base de datos del sistema.
idsEstrategias existe en la base de datos del sistema.
idAlumno esté en estado matriculado.
idAlumno esté matriculado en un establecimiento educativo en estado abierto de la jerarquía a la cual está el sistema autorizado.
idsEstrategias exista y corresponda a una estrategia de la jerarquía a la cual está el sistema autorizado.
idsEstrategias no esté ya asignada a ese idAlumno y que los subtipos de la estrategia no se repitan para el alumno.
Validará que existan cupos para la estrategia seleccionada. Si hay cupos, asigna estrategia al alumno y aumenta en uno los asignados de la estrategia.
Asignará a ese idAlumno la estrategia idsEstrategias.
Devolverá un número de ticket.
devolverá un mensaje al sistema externo (en este caso el software SoapUI 4.6.1) indicando que el alumno fue asignado a la estrategia.
Sevalidanlos siguientes campos:
Identificación, Login: (Usuario de logueo), pwd: (Password de usuario Login) y tipo.
Idalumno existe en la base de datos del sistema.
validará si el valor en el campo idAlumno existe en la base de datos del sistema.
validará si existe fecha de valoración configurada para el año en que se requiere
validará que el alumno en valor del campo idAlumno esté matriculado en un establecimiento educativo de la jerarquía a la cual está el sistema autorizado.
validará si no se cumple con las reglas para modificar la valoración, si por ejemplo ya se ha ingresado previamente valoración y se intenta sobrescribir.
devolverá un número de ticket.
Restricciones:
La etapa de matrícula de alumnos antiguos debe estar habilitada.
El año enviado por la aplicación externa debe coincidir con el año de la etapa abierta.
Debe estar configuradas las fechas de los periodos de valoración, en la tabla FECHA_VALORACION_DESEMPENO, de lo contrario generará mensaje de error.
Sevalidanlos siguientes campos:
Identificación, Login: (Usuario de logueo), pwd: (Password de usuario Login) y tipo.
validará si el valor en el campo idAlumno existe en la base de datos del sistema.
validará si no existen constantes de valoración en el sistema.
validará si existe fecha de valoración configurada para el año en que se requiere
validará que el alumno en valor del campo idAlumno esté en estado matriculado en el año enviado
validará que el alumno en valor del campo idAlumno esté matriculado en un establecimiento educativo de la jerarquía a la cual está el sistema autorizado.
validará si al momento de ingresar valoración para un periodo ya registrado y si ya existe una valoración para el periodo y año solicitado, la cual no es modificable. O si el rector ya ha ingresado previamente la información del segundo semestre, el rector no podrá modificar el dato del primer periodo. En este tipo de casos el ATM responderá con un mensaje de error: “No se cumple con las reglas para modificar la valoración”.
Si las validaciones se cumplen, ATM modificará la valoración.
ATM devolverá un número de ticket.
Restricciones:
La etapa de matrícula de alumnos antiguos debe estar habilitada.
El año enviado por la aplicación externa debe coincidir con el año de la etapa abierta.
Debe estar configuradas las fechas de los periodos de valoración, en la tabla FECHA_VALORACION_DESEMPENO, de lo contrario generará mensaje de error.
Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Reporte Dinámico”.
Esta opción permite generar reportes en formato CSV. Los reportes que genere utilizando esta herramienta podrán ser armados de acuerdo a las necesidades del usuario. Igualmente podrán ser guardadas estas configuraciones con el fin de ser generadas nuevamente o modificadas. Observará la siguiente pantalla.
Para producir un reporte debe seleccionar las variables que incluirá en la pestaña Datos
Luego oprimir el icono “Guardar”.
El sistema lo lleva a la pestaña “Ordenamiento”. Es desde aquí donde determinará el orden de las columnas del reporte. Seleccione las variables de la ventana Campos Seleccionados y con ayuda de la flechas ingrese el orden en la ventana Campos Ordenados.
Luego oprimir el icono “Guardar”.
El sistema lo lleva a la pestaña “Criterios” donde deberá especificar los filtros para crear el reporte.
Luego oprimir el icono “Guardar”.
El sistema lo lleva a la pestaña “Generación de Reporte” en el cual deberá hacer clic en el botón “Generar Consulta”.
Una vez realiza esta acción el sistema despliega el siguiente mensaje:
Para guardar el Reporte Dinámico en el sistema deberá hacer clic en el botón “Almacenar Consulta”. Una vez realiza esta acción el sistema despliega el siguiente mensaje:
Además el sistema solicitará que ingrese un nombre al Reporte
Luego oprimir el icono “Guardar”.
El sistema lo lleva a la pestaña “Ver consultas” donde podrá consultar los reportes dinámicos que ha creado en el sistema.
Seleccione Reportes àReporte Dinámico
Oprima el botón Ver Consultas Almacenadas
El sistema despliega la pantalla de Consultas Almacenadas, en el cual podrá seleccionar la consulta que quiere generar nuevamente oprimiendo el icono o la que quiere editar haciendo clic en el icono.
También es posible eliminar la consulta seleccionando el icono “Eliminar”.
Ejemplo práctico
Seleccione Reportes àReporte Dinámico à Datos.
Seleccione
En Datos de Alumno
Tipode Documento
Documento
Apellido 1
Nombre 1
En Información de Residencia
Estrato
En Información Académica
Jornada
Grupo
Grado
En Ordenamiento
Tipo de Documento
Documento
Primer_ Apellido
Primer _ Nombre
En criterios
Jerarquía
DANE de la Institución: Nariño
Año 2008
Consecutivo de la Sede: 123456789013
Estados Matriculado: 12345678901301
En Generación de Reporte
Oprima el botón Generar Consulta
Guarde la consulta, oprimiendo el botón Almacenar Consulta
Ingrese un nombre a la Consulta
Haga clic en el icono Guardar. La consulta es almacenada en la tabla de Consultas Almacenadas y puede generarla nuevamente, editarla o modificarla.
Las estrategias son las acciones llevadas a cabo por las Secretarías para aumentar las cifras de asistencia escolar, de retención de alumnos, o de cobertura del sistema educativo.
El rector del establecimiento educativo es el responsable de asociar a los alumnos las estrategias aprobadas por la Secretaría de Educación por año lectivo. La asignación de estrategias solo se puede hacer a alumnos matriculados.
Para realizar dicha asignación, debe existir al menos una estrategia con cupos suficientes para ser asignado, de igual manera el año, la institución, sede, jornada y grado del estudiante deben coincidir con los cupos de la estrategia.
La configuración de una estrategia es labor del ministerio o de las secretarias de educación y se realiza por el menú Estrategias.
Dentro del menú de Estrategias, usted encontrará la opción “Configuración Estrategias”. Esta opción le permitirá la creación, modificación, eliminación y la asignación de cupos.
Ingrese por la opción “Configuración Estrategia”. Hágalo de la siguiente manera:
MenúàEstrategiasàConfiguración Estrategia
Encontrará la siguiente pantalla
En esta pantalla se debe seleccionar la jerarquía para la cual se desea consultar o modificar estrategias.
Ejemplo práctico
Seleccione Norte de Santander
Una vez seleccionada la jerarquía, es posible realizar las siguientes operaciones:
Consultar estrategias definidas
Definir nueva estrategia
Eliminar estrategia
Asignar Cupos
En la parte superior de la pantalla usted encontrará cuatro botones, dos de los cuales se encuentran habilitados:
Agregar
Buscar
Y deshabilitados los botones Eliminar y Guardar
Crear una nueva estrategia
A continuación se describen los pasos para crear una nueva estrategia.
Oprima clic sobre el módulo Estrategias.
Oprima clic sobre la opción Configuración Estrategias
El sistema mostrará la pantalla para la consulta de Estrategias creadas.
Oprima clic sobre el botón Agregar.
El sistema mostrará la pantalla de Estrategias y se ubicará en la pestaña 2-Detalle de Estrategias.
Dentro de la pestaña se encuentran los siguientes campos, así:
Nivel Actual: Campo para seleccionar la jerarquía en la que va a realizar el proceso de creación de estrategias, de acuerdo al usuario y sus permisos. Su diligenciamiento es obligatorio
Calendario: Campo para seleccionar el Calendario en el que se van a crear las estrategias. Su diligenciamiento es obligatorio.
Año: Campo para seleccionar el año en el que se van a crear las estrategias. Su diligenciamiento es obligatorio.
Tipo: Campo para seleccionar el tipo de estrategia que va a crear. Su diligenciamiento es obligatorio.
Fecha Inicio: Campo para seleccionar o digitar la fecha en la que empezarán a regir la estrategia a crear. Debe tener el formato de dd/mm/aaa. Su diligenciamiento es obligatorio.
Fecha Fin: Campo para seleccionar o digitar la fecha en la que finalizará la estrategia a crear. Debe tener el formato de dd/mm/aaa. Su diligenciamiento es obligatorio.
Periodicidad: Campo para seleccionar el período en el que se va a ejecutar la estrategia creada.
SECCIÓN LISTA DE SUBTIPOS.
De acuerdo al tipo de estrategia que haya seleccionado, el sistema listará los diferentes beneficios de la estrategia, los cuales se deben escoger seleccionando el campo Seleccionar. Puede escoger varios tipos de beneficios a la vez. Su diligenciamiento es obligatorio.
SECCIÓN LISTA DE FUENTE DE RECURSOS
Cooperativa: Campo para seleccionar si la fuente de recursos proviene de cooperativas.
Otros: Campo para seleccionar si la fuente de recursos proviene de otro tipo de recursos. Si selecciona esta opción se desplegará la lista de la fuente de Recursos Disponibles para escoger una de ellas.
Since: Campo para seleccionar si la fuente de recursos proviene de contratos específicos. Si selecciona esta opción el sistema mostrará el campo para seleccionar el número del convenio.
Solo se pueden seleccionar alguna de los tres tipos de recursos anteriormente mencionados. Su diligenciamiento es obligatorio.
No. Máximo de Beneficiarios: Campo tipo número para digitar la cantidad de alumnos que se beneficiaran de la estrategia creada. Su diligenciamiento es obligatorio.
No. Beneficiarios Definidos: Muestra la cantidad de alumnos a los cuales se les ha asignado estrategias.
Ingrese la información en los campos anteriormente mencionados, teniendo en cuenta las validaciones descritas.
Oprima clic en el botón Guardar.
Si toda la información ingresada es correcta el sistema guardará la estrategia y mostrará un mensaje de advertencia indicando que la estrategia fue creada.
Al guardar la estrategia creada, el aplicativo validará las fechas de la estrategia, si la estrategia ya existe desplegará un mensaje de advertencia indicando que ya hay subtipos asignados a otra estrategia y no permitirá guardar la información.
Una vez creada la estrategia el sistema activa la pestaña 3- Instituciones para poder consultar la institución a la cual se le van a asignar las estrategias.
Dentro de la pestaña Instituciones se encuentran los siguientes campos:
Jerarquía: Muestra por defecto el nombre de la jerarquía en la que encuentra actualmente. No es editable.
Dane: Campo para digitar el código Dane de la Institución que se desea consultar. Su diligenciamiento es opcional.
Nombre Institución: Campo para digitar el Nombre de la Institución que se desea consultar. Su diligenciamiento es opcional.
Ingrese la información para la consulta en alguno de los campos anteriormente mencionado. Si no desea ingresar ninguna información puede dejar los campos vacíos.
Oprima clic sobre el botón Buscar.
El sistema arrojará el resultado de la consulta de acuerdo a los filtros ingresados.
Del resultado de la consulta escoja la institución a la cual le va a asignar las estrategias.
Oprima clic en el botón Seleccionar para la Institución a la cual le va a asignar las estrategias.
El sistema activará la pestaña 4- Cupos, para poder asignar los cupos a los grados y jornadas de acuerdo las estrategias creadas.
La pantalla muestra la siguiente información:
SECCIÓN DATOS DE LA INSTITUCIÓN:
Código DANE: Muestra el código DANE de la institución seleccionada en la pestaña anterior (3-Instituciones). No es editable
Nombre Institución: Muestra el nombre de la institución seleccionada en la pestaña anterior (3-Instituciones). No es editable
Rector: Muestra el nombre del rector de la institución. No es editable.
SECCIÓN GRADOS DE LA INSTITUCIÓN
Mensaje: Muestra el mensaje de advertencia cuando se ha guardado un cupo para una jornada y grado. No es editable
Código Sede: Muestra el código de la sede a la que se le van asignar los cupos de las estrategias. No es editable.
Nombre Sede: Muestra el nombre de la sede a la que se le van asignar los cupos de las estrategias. No es editable.
Jornada: Muestra el nombre de la jornada a la que se le van asignar los cupos de las estrategias. No es editable.
Grado: Muestra el nombre del grado al que se le van asignar los cupos de las estrategias. No es editable.
Número Cupos: Campo para digitar el número de cupos que desea asignar a una sede, jornada y grado. Su diligenciamiento es obligatorio, si se desea asignar cupos. Debe ingresar solo números.
Se debe tener en cuenta que la suma de todos los cupos asignados, no pueden superar la cantidad ingresada en el campo No. Máximo Beneficiarios en la pestaña de Detalle Estrategias
Ingrese la información en las casillas a las cuales desea asignar cupos de acuerdo a las validaciones anteriormente mencionadas.
Oprima clic en el botón Guardar.
El sistema validará que la cantidad de cupos no supere los ingresados en el campo No. Máximo beneficiarios, y arrojará un mensaje de advertencia indicando que se creó satisfactoriamente. Este mensaje saldrá para cada una de las filas en las cuales asigno cupos.
¡RECUERDE!
El nombre de las estrategias estará conformado por la unión “Jerarquía” – “Año Lectivo”- “Tipo Estrategia”-“Subtipos de la Estrategia”-“Fuentes de Recursos”. Se pueden crear estrategias, tanto para instituciones oficiales, no oficiales y con matricula contratada. La creación de estrategias la puede realizar usuarios con rol de administrador, secretaría y establecimiento educativo
|
La opción “Configuración Estrategia” permite buscar estrategia en el sistema.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàEstrategiasàConfiguración Estrategiaà
Para realizar la búsqueda es posible ingresar los criterios:
Jerarquía
Calendario
Año
Tipo
Fecha Inicio
Fecha Fin
Periodicidad
Luego oprima el botón buscar
El sistema le mostrará las estrategias definidas para los criterios ingresados:
¡RECUERDE! Para realizar consultas en ésta pantalla se deberá seleccionar como mínimo la Entidad Territorial. |
Al oprimir el botón Eliminar es posible la eliminación de una estrategia del sistema.
Se presenta la siguiente pantalla.
En este punto el sistema pide confirmación para la eliminación de la estrategia seleccionada. Si desea eliminarla, presione el botón “OK”, en caso contrario presione el botón “Cancel”.
¡RECUERDE! Solo es posible eliminar estrategias que no hayan sido asignadas a un alumno y que no tengan cupos asignados en algún grado.
|
Al oprimir el botón Modificar es posible modificar una estrategia.
Se presenta la siguiente pantalla:
En este punto el sistema valida si la estrategia se encuentra asignada a algún alumno, si este es el caso solo es posible modificar la Fecha Inicio, la Fecha Fin y Número máximo de beneficiarios siempre y cuando se cumpla con los siguiente:
El parámetro de Número máximo de beneficiarios siempre podrá ser incrementado, y sólo se podrá disminuir si no es menor que el número de alumnos ya asignados a la estrategia y aplica solo para fuente de recursos “Otros”.
Las fechas se pueden cambiar de acuerdo a las siguientes reglas:
Fecha de Inicio de Estrategia:
Jerarquía: Antioquia
Año Actual Calendario: 2010
Estrategia: Alimentación, Sub-tipo: Desayuno
Fecha inicio: 01-Mar-2010, Fecha fin: 29-Sep-2010
Establecimiento Educativo: María del Sol
Calendario A, Año Lectivo: 2010
Primer niño asignado a la estrategia: 05-Abr-2010
Caso 1: Cambio fecha inicio a 01-Ene-2010. Se puede hacer.
Caso2: Cambio fecha inicio a 01-Jun-2010. No se puede hacer, existe un alumno asignado antes de la fecha a cambiar.
Caso 3: Cambio fecha inicio a 03-Abr-2010. Se puede hacer.
Caso 4: Cambio fecha inicio a 12-Dic-2009. No se puede hacer por cambio de año, la fecha debe estar dentro del rango de fechas del año escolar para el ejemplo dentro de 01-Ene-2010 a 31-Dic-2010
Jerarquía: Antioquia
Año Actual Calendario: 2010
Estrategia: Alimentación, Sub-tipo: Desayuno
Fecha inicio: 15-Sep-2009, Fecha fin: 15-Jun-2010
Establecimiento Educativo: CED Alameda
Calendario B, Año Lectivo: 2009-2010
A - Primer niño asignado a la estrategia: 01-Oct-2009
Fecha de modificación de la estrategia: 11-Nov-2009
Caso 1: Cambio fecha inicio a 01-Ene-2009. No se puede hacer por cambio de año escolar, para el ejemplo dentro de 01-Sep-2009 a 30-Jun-2010
Caso 2: Cambio fecha inicio a 10-Oct-2009. No se puede hacer, existe un alumno asignado antes de la fecha a cambiar.
Caso 3: Cambio fecha inicio a 20-Sep-2009. Se puede hacer.
Caso 4: Cambio fecha inicio a 01-Ene-2010. No se puede hacer, existe un alumno asignado antes de la fecha a cambiar.
B - No hay niños asignados a la estrategia
Fecha de modificación de la estrategia: Se puede cambiar a cualquier fecha comprendida en el rango de fechas del año escolar, para el ejemplo entre el 01-Sep-2009 y el 30-Jun-2010.
Fecha Fin de Estrategia:
Jerarquía
Año Actual Calendario: 2010
Estrategia: Alimentación, Sub-tipo: Desayuno
Fecha inicio: 01-Mar-2010, Fecha fin: 29-Sep-2010
Establecimiento Educativo: San José
Calendario A, Año Lectivo: 2010
Último niño asignado a la estrategia: 01-Sep-2010
Caso 1: Cambio fecha fin a 10-Sep-2010. Se puede hacer.
Caso2: Cambio fecha fin a 15-Ago-2010. No se puede hacer, existe un alumno asignado antes de la fecha a cambiar.
Jerarquía: Antioquia
Año Actual Calendario: 2010
Estrategia: Alimentación, Sub-tipo: Desayuno
Fecha inicio: 15-Sep-2009, Fecha fin: 15-Jun-2010
Establecimiento Educativo: Colegio Marianito
Calendario B, Año Lectivo: 2009-2010
A - Último niño asignado a la estrategia: 01-Oct-2009
Fecha de modificación de la estrategia: 11-Nov-2009
Caso 1: Cambio fecha fin a 01-Abr-2009. No se puede hacer porque esta fecha no puede ser menor a la fecha de inicio.
Caso 2: Cambio fecha fin a 10-Oct-2009. Se puede hacer.
Caso 3: Cambio fecha fin a 20-Sep-2009. No se puede hacer, existe un alumno asignado antes de la fecha a cambiar.
Caso 4: Cambio fecha fin a 01-Ene-2010. Se puede hacer.
Caso 5: Cambio fecha fin a 1-Jul-2010. No se puede hacer por cambio de año escolar, para el ejemplo dentro de 01-Sep-2009 a 30-Jun-2010.
B - No hay niños asignados a la estrategia
Fecha fin de modificación de la estrategia: Se puede cambiar a cualquier fecha comprendida entre el 01-Sep-2009 y el 30-Jun-2010 (según ejemplo).
¡RECUERDE! Si una estrategia dura más de un año lectivo, se deberá configurar en el sistema las estrategias para cada año lectivo en que dure la estrategia. El sistema permite cambiar el parámetro de número máximo de beneficiarios. Éste parámetro siempre podrá ser incrementado, y sólo se podrá disminuir si no es menor que el número de alumnos ya asignados a la estrategia.
|
Al oprimir el botón Asignar Cupos es posible realizar la asignación de cupos por institución, Jornada y Grupo.
Se presenta la siguiente pantalla:
En este punto el sistema valida el número de cupos asignados con relación al cupo máximo que se pueden asignar a una estrategia y los que ya se encuentran asignados.
La asignación específica de una estrategia a un alumno se puede realizar de por las siguientes opciones:
Información del Alumno.
Novedades – Menú Matricula.
Asignar Estrategias Inst. – Menú Matricula
Asignar Estrategias Otros – Menú Matricula.
Para encontrar la opción de Información del alumno se puede recurrir a los siguientes menús:
Estudiantes-Registro de estudiantes: Al entrar en esta opción se navegara por un wizard en busca de un estudiante o los estudiantes en el año lectivo, institución educativa, sede, jornada, grado y grupo; al dar clic al botón “Detalles” de un estudiante podrá consultar su información.
Estudiantes-Consulta de Alumnos: Directamente se busca un estudiante por sus datos personales (solo es obligatorio el primer apellido y nombre), se despliega una lista con los alumnos que coinciden con los datos y luego se da clic al botón “Ver Alumno” de un estudiante para consultar su información.
Matricula-Novedades: Directamente se busca un estudiante por sus datos personales (solo es obligatorio el primer apellido y nombre), se despliega una lista con los alumnos que coinciden con los datos y luego se da clic al botón “Ver Alumno” de un estudiante para consultar su información.
La Opción de Información del Alumno se desplegara de la siguiente manera:
Al intentar guardar la información del alumno pueden presentarse los siguientes mensajes:
Las Estrategias seleccionadas no son compatibles entre sí: Sucede cuando se han seleccionado al tiempo 2 estrategias con algún subtipo o beneficio igual.
El Registro del Alumno “…”, se realizó Satisfactoriamente: la información del alumno, incluida la estrategia asignada ha sido guardada.
Las Estrategia seleccionado no tiene cupos disponibles: la estrategia llegó a su número máximo de asignados.
¡RECUERDE! El sistema controlará que no se asignen más estrategias del número máximo de beneficiarios definido por: año, estrategia, establecimiento educativo. Sede, jornada, grado. Si es necesario ajustar el número de cupos, se puede realizar por la opción de configuración de estrategias y solo aplica para fuente de recursos “Otros”.
|
Esta opción permite asociar los operadores del servicio de estrategias a estrategias por Establecimiento Educativo, Sede, Jornada y Grado. Para esto deben estar definidos los operados de las estrategias, esto se realiza por el módulo de prestadores. Los prestadores que vayan a ofrecer servicios de estrategias deberán tener asignado en tipo de servicio “Operadores de estrategias”.
La opción “Asignación Estrategias Operadores” permite definir para un prestador que estrategias tiene asignadas.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàEstrategiasà Asignación Estrategias Operadores
Para realizar la búsqueda es posible ingresar los criterios:
Nit Operador
Nombre Operador
Luego oprima el botón buscar
El sistema le mostrará los operadores definidos para los criterios ingresados:
Oprima el botón Estrategias, se mostrará la pantalla donde se podrán seleccionar las estrategias que se le van a asignar al prestador:
Oprima el botón Instituciones, se muestra la pantalla donde se selecciona el Establecimiento Educativo en el que el prestador brindará el beneficio
Oprima el botón Asignación, una vez seleccionada el Establecimiento Educativo la pantalla desplegará las sedes de acuerdo al filtro seleccionado en la pantalla que contiene los parámetros de sede, jornada y grado, se listarán los registros coinciden con el fin de incluirlos, estos quedarán asignados a nivel de sede, jornada y grado.
Oprima el botón Guardar.
En esta opción es posible que la secretaria de educación relacione los usuarios con el prestador de servicios con el fin de que puedan crear y diligenciar planillas. Para esto, el usuario debe tener asignado el rol ROL_OPERADOR.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàEstrategiasàAsignación de Usuarios a Operador
Para realizar la búsqueda es posible ingresar los criterios:
Nit Operador
Nombre Operador
Luego oprima el botón buscar.
El sistema le mostrará los operadores definidos para los criterios ingresados:
Oprima el botón Asignación Usuarios, se mostrará la pantalla donde se podrán seleccionar los usuarios que se le van a asignar al operador:
Seleccione el usuario y oprima el botón Guardar.
En esta opción es posible que el operador ingrese con el fin de registrar sus planillas.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàEstrategiasàDiligenciar Planillas Operador
Para consultar las estrategias que le han sido asignadas al operador, ingrese los criterios de búsqueda:
Jerarquía
Año
Tipo de estrategia
Luego oprima el botón buscar.
El sistema le mostrará las estrategias definidas para los criterios ingresados:
Oprima el botón Instituciones, se mostrará la pantalla donde se consulta el Establecimiento Educativo en donde le fue asignada la estrategia
Oprima el botón Planillas, se mostrará la pantalla donde se consulta las planillas que has sido creadas.
Luego oprima Agregar
Ingrese los criterios de la planilla:
Año
Mes
Fecha Inicio
Fecha Fin
Sede
Jornada
Grado
Oprima el botón Guardar, se desplegaran la lista de los alumnos que están asociados a la estrategia en el establecimiento educativo, sede, jornada, grado seleccionado. Introduzca el número de beneficios para cada estudiante y oprima nuevamente Guardar:
¡RECUERDE! Los estados de la planilla manejados por el operador son: En proceso de diligenciamiento: Cuando la crea el operador. Aprobada por el operador, sin VoBo del rector: Cuando el operador considera que ya lleno sus datos y está completa la planilla. |
En esta opción es posible que el operador modifique sus planillas, esto solo es posible si la planilla se encuentra en los estados:
En proceso de diligenciamiento.
Devuelto.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàEstrategiasàDiligenciar Planillas Operador
Para consultar las estrategias que le han sido asignadas al operador, ingrese los criterios de búsqueda:
Jerarquía
Año
Tipo de estrategia
Luego oprima el botón buscar.
El sistema le mostrará las estrategias definidas para los criterios ingresados:
Oprima el botón Instituciones, se mostrará la pantalla donde se consulta el Establecimiento Educativo en donde le fue asignada la estrategia
Oprima el botón Planillas, se mostrará la pantalla donde se consulta las planillas que has sido creadas.
Luego oprima el botón Diligenciar
Oprima el botón Guardar.
En esta opción es posible que el rector apruebe o rechace planillas.
Para ello ingrese de la siguiente manera:
MenúàEstrategiasàAprobación de Planillas
Para consultar las instituciones, ingrese los criterios de búsqueda:
Jerarquía
Código DANE
Nombre Institución
Luego oprima el botón buscar. Se desplegarán los establecimientos educativos encontrados:
Oprima el botón Seleccionar, el sistema procede a Consultar los operadores de estrategias:
Oprima el botón Aprobación Operadores, se desplegará la pantalla con las planillas en los estados:
Aprobadas
Rechazadas
Aprobadas por el operador, sin VoBO por el rector.
Oprima el botón Calificar, se desplegará la pantalla de Aprobación de planillas:
El Rector debe Aprobar o rechazar la planilla y calificar el servicio del Prestador.
Luego de que la planilla ha sido aprobada es posible generar el Reporte de Planillas, en la opción.
Por ultimo Clic en el link
Se mostrará el reporte:
¡RECUERDE! Los estados de la planilla manejados por el Rector son: Aprobada: Si el rector está de acuerdo con los beneficios reportados por el operador. Rechazada: Si el rector considera que hay inconsistencias Si el estado de la planilla es "RECHAZADA" se debe ingresar la justificación. Si la calificación del servicio del prestador es MALA o REGULAR se debe ingresar la justificación.
|
En esta sección usted encuentra los mensajes de error más frecuentes y la acción que usted deberá tomar cuando aparezca cada uno de ellos.
Cuando ocurra este error, se presentará la siguiente pantalla.
Si aparece este mensaje es por qué se debe habilitar la opción del browser de scripting. Esto se hace de la siguiente manera:
Por el menú del browser seleccione “tools” à “Internet options” àseleccione la carpeta “security”, luego aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccione el botón “custom level”. Aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación. Seleccione el ítem, “scripting”, y dentro de él seleccione “scripting”, y colóquelo en “enable”.
Si usted lleva más de 30 minutos sin utilizar el sistema, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema, reinicie su conexión presionando Salir.
De esta manera, volverá a iniciar la sesión, presentándose la siguiente pantalla.
Para ingresar al sistema usted debe proveer su Usuario y Contraseña.
Si al ingresar al sistema no se digitan correctamente el usuario y la clave, se producirá este mensaje de error.
Para ingresar al sistema digite correctamente su usuario y clave y presione el botón Entrar.
De esta manera, ingresará al sistema, presentándose la siguiente pantalla.
En esta pantalla se presenta el menú del sistema.
Si al ingresar a la opción Constantes se oprime el botón para bajar de nivel sin haber seleccionado una constante previamente, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione una constante. Desaparecerá el mensaje de error.
Si al ingresar a la opción Divipola se oprime el botón para bajar de nivel sin haber seleccionado una divipola previamente, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione una divipola. Desaparecerá el mensaje de error.
Si al ingresar a la opción Jerarquía se oprime el botón para bajar de nivel sin haber seleccionado una jerarquía previamente, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione una jerarquía. Desaparecerá el mensaje de error.
Si al ingresar a la opción Cortes se oprime el botón agregar para adicionar un corte nuevo y no se ingresa el nombre del mismo, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el nombre del corte. Desaparecerá el mensaje de error.
Si al ingresar a la opción Niveles se oprime el botón agregar para adicionar un grado nuevo y no se ha seleccionado un nivel, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione un nivel. Desaparecerá el mensaje de error.
Si usted desea agregar un usuario y no define su tipo de documento de identidad, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione un tipo de documento. Desaparecerá el mensaje de error.
Si usted desea agregar un usuario y no define su documento de identidad, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el documento. Desaparecerá el mensaje de error.
Si usted desea agregar un usuario y no define su primer apellido, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el primer apellido del usuario. Desaparecerá el mensaje de error
Si usted desea agregar un usuario y no define su primer nombre, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el primer nombre del usuario. Desaparecerá el mensaje de error.
Si usted desea agregar un usuario y no define su login, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el login del usuario. Desaparecerá el mensaje de error.
Si usted desea agregar un usuario y no define su clave, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese la clave del usuario. Desaparecerá el mensaje de error.
Si usted desea agregar un usuario, una vez definida la clave debe reingresarla. Si no lo hace o si al reingresarla no coincide con la clave definida, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema reingrese la clave del usuario. Desaparecerá el mensaje de error.
Al agregar un usuario, una vez ingresada la información, debe seleccionar el(los) rol(es) para el mismo (al menos uno). Si no lo hace, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione un rol. Al oprimir el botón Guardar desaparecerá el mensaje de error.
Al agregar un reporte, debe definirse a qué módulo del sistema corresponde. Si no lo hace, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione un módulo. Desaparecerá el mensaje de error.
Al agregar un reporte, debe ingresarse su nombre. Si no lo hace, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el nombre del reporte. Desaparecerá el mensaje de error.
Al agregar un reporte, debe ingresarse el archivo que proveerá los datos para el mismo. Si no lo hace, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el archivo. Desaparecerá el mensaje de error.
Al agregar un reporte, debe ingresarse el Query que procesará los datos para el mismo. Si no lo hace, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el Query. Desaparecerá el mensaje de error.
Al agregar un reporte, deben ingresarse los parámetros para el Query definido. Si no lo hace, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese los parámetros para el Query. Desaparecerá el mensaje de error.
Al definir parámetros por Secretaría, debe ingresarse el año, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el año. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir procesos de matrícula, debe ingresarse el año, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema ingrese el año. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir parámetros por Secretaría, debe seleccionarse el calendario, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione el calendario. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir procesos de matrícula, debe registrarse el nombre del responsable para cada etapa, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema registre el nombre del responsable. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir procesos de matrícula, debe registrarse el cargo del responsable para cada etapa, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema registre el cargo del responsable. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir procesos de matrícula, debe registrarse la cédula del responsable para cada etapa, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema registre la cédula del responsable. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir procesos de matrícula, debe registrarse la fecha final para cada etapa, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema registre la fecha final. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir procesos de matrícula, la fecha inicial debe ser anterior a la fecha final para cada etapa, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema corrija la fecha correspondiente. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Al definir procesos de matrícula, debe seleccionarse la etapa, de lo contrario se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione la etapa correspondiente. Cuando se realice la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Este error se presenta porque esta etapa ya se encuentra definida para un año diferente y se encuentra abierta. Verifique.
Para solucionarlo es posible entrar a buscar la etapa en otros años y cerrarla. Con esto se habilita el registro de la etapa para el año deseado.
Si al ingresar a la opción Variables se oprime el botón Agregar sin haber seleccionado un tipo de asignación previamente, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione un tipo de asignación. Al realizar la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Si al ingresar a la opción Variables se oprime el botón Agregar sin haber seleccionado una Secretaría previamente, se producirá este mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema seleccione una Secretaría. Al realizar la transacción desaparecerá el mensaje de error.
Si usted intenta adicionar una Sede que ya ha sido seleccionada, al salvar se presentará el siguiente mensaje de error.
Para continuar trabajando en el sistema, reinicie su conexión presionando el botón Agregar.
Si usted intenta realizar una búsqueda de alumnos sin haber definido jornada, grado y/o grupo se presentará el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible ingresar los criterios y presionar el botón Buscar.
Si usted intenta registrar en el sistema un alumno menor a cinco años de edad, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Si usted intenta registrar en el sistema una fecha de nacimiento del alumno posterior a la actual, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible corregir la información y presionar el botón Salvar Alumno, con lo cual el estudiante quedará registrado en el sistema.
Si usted intenta realizar la inscripción de un alumno y no ingresa la fecha de recepción del formulario, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible ingresar la información y continuar con el registro de la inscripción.
Si usted intenta realizar la inscripción de un alumno y no ingresa la fecha de digitación del formulario, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible ingresar la información y continuar con el registro de la inscripción.
Si usted intenta realizar la inscripción de un alumno y no especifica el grado al que se desea inscribir, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible ingresar la información y continuar con el registro de la inscripción.
Si usted intenta realizar la inscripción de un alumno y no especifica el modelo educativo al que se desea inscribir en la Institución seleccionada, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible ingresar la información y continuar con el registro de la inscripción.
Si usted intenta registrar en el sistema una fecha para el estado del alumno posterior a la actual, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible corregir la fecha y continuar con el registro del estudiante.
Si usted intenta realizar el registro de familiares de un estudiante sin haber definido un parentesco, se presentará el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible ingresar la información y presionar el botón Salvar Familiares, con lo cual el familiar quedará registrado en el sistema.
Si usted intenta realizar el registro de familiares de un estudiante sin haber definido el primer nombre y/o el primer apellido, se presentará el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible ingresar la información y presionar el botón Salvar Familiares, con lo cual el familiar quedará registrado en el sistema.
Si usted intenta eliminar el registro de una divipola sin haber eliminado aquellas que dependen de ella, se presentará el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible oprimir el botón de “Ir al siguiente nivel” para seleccionar las divipolas hijas y eliminarlas, para permitir la eliminación de la que se desea. Al oprimir el botón “Eliminar Divipola” aparece la siguiente pantalla.
Al dar confirmación “OK” la Divipola seleccionada es eliminada de la base de datos.
Si usted intenta adicionar un registro cuya llave ya existe en la base de datos, se presentará el siguiente mensaje de error.
Si usted intenta subir de nivel encontrándose en el nivel más alto, se presentará el siguiente mensaje de error.
En este punto usted puede seleccionar el nivel que desea y el error desaparece de la pantalla.
Este error sucede porque se está intentando realizar promoción de alumnos para una jornada y grado que no tiene definidos los grupos de destino para promocionar los alumnos.
Cerciórese de que los grupos se encuentran definidos para la jornada y grado y vuelva a realizar el proceso de Promoción de alumnos.
Si usted intenta adicionar una Institución que ya se encuentra registrada en el sistema, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto el sistema permite la corrección de la información, borrando así el error de la pantalla.
Si usted intenta eliminar una Institución que tiene Sedes registradas en el sistema, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Esto sucede porque se está intentando eliminar del sistema un dato que tiene hijos, por ejemplo una Institución que tiene Sedes asociadas.
Sin embargo en este punto el sistema permite eliminar los hijos para posteriormente poder eliminar el dato deseado, borrando así el error de la pantalla.
Si usted desea generar un reporte y al definir los parámetros para su producción le retorna este error, es porque el código esta errado. Sin embargo, es posible corregirlo y continuar.
Verifique el código de la Sede. Efectúe las correcciones necesarias y vuelva a intentarlo.
Este error sucede cuando el archivo destino de la carga de información no es definido. Si esto sucede, se debe definir el archivo destino de la carga de datos.
Una vez definido el archivo destino, la carga de datos se realizará.
Si usted selecciona realizar promoción por Institución y no la ha seleccionado, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Sin embargo en este punto es posible seleccionar la Institución y presionar el botón Realizar promoción por Institución o Seleccionar Sede, según lo desee.
Si usted intenta crear un usuario, debe tener en cuenta que ni el login ni la clave existan. De lo contrario, aparecerá este mensaje:
“Es posible que el usuario que intenta salvar ya esté creado o que el login de usuario escogido ya exista o lo esté usando otro usuario”.
Sin embargo, usted puede corregir la información y continuar con la creación del usuario.
Este error se presenta cuando el ingreso de un nuevo grupo se realiza utilizando un nombre que ya se había asignado para otro grupo.
Sin embargo en este punto es posible modificar el nombre del grupo y continuar con la grabación de la información del mismo.
Este error se presenta cuando el proceso no ha sido definido o sus fechas son inválidas. La fecha de inicio no puede ser superior a la de finalización, además la fecha de inicio debe ser menor o igual a la actual.
En este punto usted debe ir a la opción Administración – Procesos matrícula y definir la etapa. Si no cuenta con los permisos y privilegios para realizar esta operación, comunique el problema al administrador del sistema.
Este error se presenta cuando el usuario no tiene permisos para ingresar a esa opción o para realizar la operación deseada.
Si no cuenta con los permisos y privilegios para realizar esta operación, comunique el problema al administrador del sistema.
Este error se presenta cuando el usuario intenta agregar un nuevo estudiante para un año diferente al año lectivo configurado en el sistema.
Modifique el año e intente de nuevo.
Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar un nuevo convenio entre dos instituciones para las cuales ya hay un convenio registrado en el año lectivo.
Modifique la Institución destino e intente de nuevo.
Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar los alumnos para un convenio y no ha definido los cupos para el mismo.
Seleccione el grado e ingrese los cupos en el mismo para el convenio.
Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar una novedad para la cual no se encuentra definida la transición de estados.
Revise el tipo de novedad que desea registrar para el alumno.
Cuando ocurra este error, se presentará la siguiente pantalla.
Por el menú del browser seleccione “tools” à “Options” àseleccione la carpeta “privacy”, luego la opción “Cache” y oprima el botón Clear. Con esto limpiará el cache de su equipo, es decir serán borrados los archivos que están en desuso pero están ocupando memoria.
Una vez realizada la acción anterior, oprima el botón OK.
Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar un nivel que ya se encuentra definido para la zona y modelo educativo seleccionados.
Sin embargo en este punto es posible corregir la selección errada y continuar presionando el botón Guardar.
Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador y realice clic en el módulo de Administración. Seleccione la opción Políticas de Seguridad.
Valide que se visualice la lista de parámetros creados que son:
Cantidad mínima de mayúsculas, Cantidad mínima de minúsculas, Cantidad mínima de caracteres especiales, Cantidad mínima de números, Longitud mínima contraseña, Días de inactividad permitidos, Días de vigencia contraseña, Número de reintentos permitidos, Días previos mensaje vencimiento, Mensaje explicativo para el usuario, numero de claves anteriores que no se pueden repetir.
Se deben tener en cuenta las validaciones en la entrada de datos:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del parámetro |
Llave primaria Secuencia SEQ_PARAMETROS_SEGURIDAD |
DESCRIPCIÓN |
TEXTO |
30 |
S |
Descripción del parámetro |
Se debe crear una entrada para cada uno de los parámetros: - Cantidad mínima de mayúsculas - Cantidad mínima de minúsculas -Cantidad mínima de caracteres especiales que podrán ser: ! @ ~ # $ % ^ & * ( ) - _ + = | \ : ; ” , < > . ‘ / - Cantidad mínima de números - Longitud mínima contraseña - Días de inactividad permitidos - Días de vigencia contraseña - Número de reintentos permitidos - Días previos mensaje vencimiento - Mensaje explicativo para mostrar al usuario |
VALOR |
TEXTO |
150 |
S |
La suma de los valores de los registros Cantidad mínima de mayúsculas, Cantidad mínima de minúsculas, Cantidad mínima de números; debe ser inferior al valor del registro Longitud mínima contraseña. |
|
ACTIVO |
TEXTO |
1 |
S |
Indica si el parámetro está activo o no |
Debe ser S o N |
AUDIT_USER |
TEXTO |
150 |
N |
Login del ultimo usuario que modifico el registro |
|
AUDIT_PAGE |
TEXTO |
100 |
N |
Página desde la cual se modificó el registro por última vez |
|
AUDIT_DATE |
DATE |
7 |
N |
Fecha de la última modificación de este registro |
|
Es el modulo distribuido en diferentes opciones de donde se Implementan el manejo seguro de claves de acceso. Entre estas funciones podemos validar distintas características:
Manejo de claves complejas: debe tener números, letras mayúsculas, letras minúsculas y/o caracteres especiales.
Debe tener una longitud mínima.
Debe pedir cambio de clave cada cierto mes.
Debe expirar si el usuario no ingresa al SIMAT durante un tiempo determinado o cuando se cumpla la fecha vencimiento de la cuenta.
Exigir al usuario el cambio de la clave, cuando el usuario ingrese por primera vez al sistema, cuando se realice una activación del usuario y/o cuando el administrador resetea la contraseña.
Bloquear la clave después de un número de intentos fallidos.
Se deberá indicar al usuario con unos días de anticipación que su clave caducará y la fecha de caducidad.
Los usuarios no podrán repetir su clave en un periodo mínimo establecido
Permitir que el usuario recupere su contraseña utilizando el correo electrónico que debe ser registrado en los datos del usuario.
Los criterios de seguridad para el manejo de contraseñas seguras deben ser parametrizables.
El usuario con Rol Administrador del MEN, ingresa a parametrizar las políticas de seguridad iniciando sesión desde la aplicación.
El sistema permite visualizar la pantalla de bienvenida con los datos del usuario que inicia sesión:
Genere clic en el módulo de Administración y enseguida escoja la opción con la etiqueta Políticas de Seguridad
El sistema permite visualizar la pantalla con la etiqueta POLÍTICAS DE SEGURIDAD, permitiendo habilitar o inhabilitar las opciones según la solicitud del usuario administrador.
Nota: Solo usuarios administradores con permisos para realizar las parametrizaciones, podrán modificar dichas funciones, de lo contrario el usuario podrá visualizar el siguiente mensaje.
Manejo de claves complejas: Cantidad mínima de mayúsculas.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Cantidad mínima de mayúsculas, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico para la validación de la opción
Oprima clic sobre el módulo de Administración y enseguida clic sobre la opción Cambiar Clave
El sistema permite visualizar la pantalla para cambiar la clave.
En la parte superior de los campos que muestra la pantalla el sistema mostrará el mensaje informativo configurado en la pantalla de políticas de seguridad para que el usuario lo tenga en cuenta para el cambio de la contraseña
Manejo de claves complejas: Cantidad mínima de Minúsculas.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Cantidad mínima de Minúsculas, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico para la validación de la opción
Oprima clic sobre el módulo de Administración y enseguida clic sobre la opción Cambiar Clave
El sistema permite visualizar la pantalla para cambiar la clave.
En la parte superior de los campos que muestra la pantalla el sistema mostrará el mensaje informativo configurado en la pantalla de políticas de seguridad para que el usuario lo tenga en cuenta para el cambio de la contraseña
Manejo de claves complejas: Cantidad mínima de números.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Cantidad mínima de números, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico para la validación de la opción
Oprima clic sobre el módulo de Administración y enseguida clic sobre la opción Cambiar Clave
El sistema permite visualizar la pantalla para cambiar la clave.
En la parte superior de los campos que muestra la pantalla el sistema mostrará el mensaje informativo configurado en la pantalla de políticas de seguridad para que el usuario lo tenga en cuenta para el cambio de la contraseña
Manejo de claves complejas: Cantidad mínima de caracteres especiales.
Que podrán ser: ! @ ~ # $ % ^ & * ( ) - _ + = | \ : ; ” , < > . ‘ /
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Cantidad mínima de caracteres especiales, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico para la validación de la opción
Oprima clic sobre el módulo de Administración y enseguida clic sobre la opción Cambiar Clave
El sistema permite visualizar la pantalla para cambiar la clave.
En la parte superior de los campos que muestra la pantalla el sistema mostrará el mensaje informativo configurado en la pantalla de políticas de seguridad para que el usuario lo tenga en cuenta para el cambio de la contraseña
Mínima longitud de una clave: La contraseña debe tener una longitud mínima.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro longitud mínima, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico para la validación de la opción
Oprima clic sobre el módulo de Administración y enseguida clic sobre la opción Cambiar Clave
El sistema permite visualizar la pantalla para cambiar la clave.
En la parte superior de los campos que muestra la pantalla el sistema mostrará el mensaje informativo configurado en la pantalla de políticas de seguridad para que el usuario lo tenga en cuenta para el cambio de la contraseña
Manejo de claves complejas: Días de inactividad permitidos
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Días de inactividad permitidos, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico de validación de la opción
Ingrese al SIMAT con un usuario y contraseña válidos.
Si el usuario ha intentado lleva varios días de inactividad de acuerdo a lo configurado en las políticas de seguridad el sistema no le permitirá ingresar y le arrojará un mensaje indicando que el usuario fue bloqueado por superar los días de inactividad. Adicional le indicará que debe comunicarse con el administrador del sistema.
Manejo de claves complejas: Días de Vigencia de una contraseña, cuantos días va a durar una contraseña válida en el sistema.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Días de vigencia Contraseña, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico de validación de la opción
Ingrese al SIMAT con un usuario y contraseña válidos.
Si la vigencia de la contraseña ya se expiró de acuerdo a las configuraciones de las políticas de seguridad el sistema arrojará un mensaje de advertencia indicando que la contraseña expiro y debe cambiarla. El sistema la remite inmediatamente a la pantalla de Cambiar Clave para que pueda realizar el proceso.
Número de reintentos permitidos: cuantas veces se puede ingresar una contraseña inválida antes de que el usuario se bloquee en el sistema.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Número de reintentos permitidos, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico de validación de la opción
Ingrese al SIMAT con un usuario y contraseña válidos.
Si el usuario ha intentado ingresar varias veces superando el límite de intentos permitidos el sistema arrojará un mensaje de advertencia indicando que el usuario ha sido bloqueado por superar el número de intentos permitidos.
Días previos mensaje vencimiento: con cuantos días de anterioridad debe el sistema informar que la contraseña se va a vencer.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Días previos mensaje vencimiento, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico de validación de la opción
Ingrese al SIMAT con un usuario y contraseña válidos.
Si la vigencia de la contraseña esta próxima a vencerse el sistema arrojará un mensaje cada vez que ingrese al sistema indicando en qué fecha se le va a vencer la vigencia de la contraseña.
Mensaje explicativo para el usuario: en este campo se debe especificar en un mensaje conciso las políticas y valores aplicados vigentes que rigen la complejidad de contraseña.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Días previos mensaje vencimiento, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico de validación de la opción
Oprima clic sobre la opción Administración
Oprima clic sobre la opción Cambiar Clave
El sistema abrirá la pantalla para cambiar la clave.
En la parte superior de los campos que muestra la pantalla el sistema mostrará el mensaje informativo configurado en la pantalla de políticas de seguridad para que el usuario lo tenga en cuenta para el cambio de la contraseña
Número De Claves Anteriores que no se pueden Repetir: Cuantas contraseñas, antes de la actual, debe el sistema almacenar para no dejar repetir como contraseña de ingreso.
Se despliega formulario con los siguientes campos:
Parámetro
Valor
Habilitada
En la línea del parámetro Número De Claves anteriores que no se pueden repetir, ubicarse sobre el campo “valor” y modificar el valor almacenado.
Ubíquese sobre el campo habilitado, y marcar o desmarcar según corresponda.
Haga clic en el icono Guardar
Se visualiza inmediatamente la actualización de los valores del parámetro
Ejemplo Práctico de validación de la opción
Oprima clic sobre la opción Administración
Oprima clic sobre la opción Cambiar Clave
El sistema abrirá la pantalla para cambiar la clave
Ingrese los datos en los campos editables, así:
Clave Actual: Digite la clave que tiene actualmente el usuario.
Clave nueva: Digite la nueva clave.
Reingrese la clave nueva: Digite nuevamente la clave nueva.
Oprima clic en el botón Guardar.
Si la contraseña nueva ingresada ya había sido utilizada anteriormente, el sistema arrojará un mensaje de advertencia indicando que la contraseña nueva ya existía en el sistema y que por favor la cambie.
¡RECUERDE! Si se cambia algún parámetro de las políticas de seguridad, estas aplicarán para los nuevos usuarios y para los nuevos cambios de contraseñas, es decir que las claves de usuario que ya están continuarán vigentes hasta cuando el usuario cambie la clave, es decir, no se deben reiniciar las claves cuando se cambien las políticas de seguridad. El cambio realizado a algún parámetro se verá reflejado en el sistema dependiendo del parámetro, por ejemplo si es cambio en el número de letras mayúsculas en la clave, este ajuste lo verá el usuario cuando vaya a cambiar su contraseña o cuando se vaya a crear una nueva. Se necesita socializar el cambio previamente al día en que se realice. Intentando disminuir el incremento de llamadas, debido a que todos los usuarios tendrán que reiniciar su contraseña el mismo día. Las secretarias de educación deben tener presente que todos los usuarios registrados actualmente tengan un documento asociado válido, dado que será requerido para cuando el usuario olvide su clave.
|
Esta opción le permitirá recuperar la contraseña mediante el ingreso del correo electrónico con la información de usuario y contraseña correcta para inicio de sesión en el sistema.
Hacer clic en la opción /link Olvidé mi contraseña.
Diligenciar los campos necesarios (Nombre de usuario, tipo y número de identificación registrados en el sistema) y hacer clic en la opción Solicitar.
Si los campos están correctamente el sistema envía un correo electrónico indicando usuario y contraseña.
Si los campos No están digitados correctamente, el sistema valida de acuerdo a los parámetros de seguridad, y despliega un mensaje de ayuda y/o informativo.
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones como datos de entrada:
Nombre del dato |
Tipo de Dato |
Longitud |
Obligatorio S/N |
Descripción |
Restricciones |
ID |
NUMÉRICO |
22 |
S |
Identificador único del parámetro |
Llave primaria Secuencia SEQ_PARAMETROS_SEGURIDAD |
DESCRIPCIÓN |
TEXTO |
30 |
S |
Descripción del parámetro |
Se debe crear una entrada para cada uno de los parámetros: - Cantidad mínima de mayúsculas - Cantidad mínima de minúsculas -Cantidad mínima de caracteres especiales que podrán ser: ! @ ~ # $ % ^ & * ( ) - _ + = | \ : ; ” , < > . ‘ / - Cantidad mínima de números - Longitud mínima contraseña - Días de inactividad permitidos - Días de vigencia contraseña - Número de reintentos permitidos - Días previos mensaje vencimiento - Mensaje explicativo para mostrar al usuario |
VALOR |
TEXTO |
150 |
S |
La suma de los valores de los registros Cantidad mínima de mayúsculas, Cantidad mínima de minúsculas, Cantidad mínima de números; debe ser inferior al valor del registro Longitud mínima contraseña. |
|
ACTIVO |
TEXTO |
1 |
S |
Indica si el parámetro está activo o no |
Debe ser S o N |
AUDIT_USER |
TEXTO |
150 |
N |
Login del ultimo usuario que modifico el registro |
|
AUDIT_PAGE |
TEXTO |
100 |
N |
Página desde la cual se modificó el registro por última vez |
|
AUDIT_DATE |
DATE |
7 |
N |
Fecha de la última modificación de este registro |
|
¡RECUERDE!
Si el usuario no tiene un correo electrónico, el sistema le informa que no es posible enviarle correo electrónico y debe comunicarse con el administrador
|
Este procedimiento le permitirá desbloquear el usuario Root.
Ejecutar sobre la base de datos el script para realizar el desbloqueo por intentos del usuario root.
Generar el ingreso con el usuario root y su contraseña.
El sistema debe permitirle el ingreso normal al aplicativo.
[1] Cuando realiza la selección de la variable “En situación de Desplazamiento” se activan los campos Fecha Expulsión, Departamento Expulsor, Municipio Expulsor, Certificado, de lo contrario permanecerán bloqueados.
[2] El sistema realiza la validación de la fuente de recursos que deberá seleccionar con base en si es un Establecimiento Educativo oficial o no oficial y si el estudiante recibe subsidio o no.
[3] Cuando realiza la selección de la variable “En situación de Desplazamiento” se activan los campos Fecha Expulsión, Departamento Expulsor, Municipio Expulsor, Certificado, de lo contrario permanecerán bloqueados.
[4] Cuando realiza la selección de la variable “Tiene Subsidio” en Información académica se activa el campo Fuente de Recursos, de lo contrario permanecerán bloqueados.
[a1]Jorge Barrera. Ajuste desde la versión 6.57.5.9. Como nuevo requerimiento
[a2]Jorge Barrera. Ajuste desde la versión 6.57.5.9. Como nuevo requerimiento
[a3]Jorge Barrera. Ajuste desde la versión 6.57.5.9. Como nuevo requerimiento
[a4]Modificado 3 Diciembre/09 de acuerdo con los Requerimientos del Release II
[a5]Modificado 3 Diciembre/09 de acuerdo con los Requerimientos del Release II
[a6]Modificado 3 de Diciembre de acuerdo con los Requerimientos de Release II
[ES7]Modificado de acuerdo con los nuevos requerimientos del Release II – 11/02/2010
[ES8]Actualizado por Adriana Montañez según Requerimientos de SIMAT III
[ES9]Actualizado por Adriana Montañez según Requerimientos de SIMAT III. Solo se cambio el titulo y el ejemplo práctico.
Actualizado por Christian Jiménez ya que las expresiones Booleanas
Se encontraban incompletas.
[ES10]Adicionado por Adriana Montañez de acuerdo con los Requerimientos de SIMAT III
[a11]Modificado por Adriana Montañez, de acuerdo con los Nuevos Requerimientos del Release II, 06/01/2010
[a12]Jorge Barrera implementado en la versión 6.57.7.1.
[a13]Jorge Barrera. Correcion de funcionalidad menu
[a14]Modificado de acuerdo con el Req 4.1 del Contrato 1006/2009
[a15]Jorge Barrera. Ajuste versión 6.57.5.9
[a16]Modificado de acuerdo con el Req 4.1 del Contrato 1006/2009
[a17]Modificado 3 de Diciembre de acuerdo con los requerimientos del Release II
[ES18]Creado por Adriana Montañez el 2 de Diciembre de 2009 según requerimientos de Release 1
[CJ19]Pendiente Actualización de la Sección del Manual.
[a20]Jorge Barrera. Incluido desde la versión 6.57.6.3
[a21]Creado por Adriana Montañez de acuerdo con los requerimientos de Release 1
[a22]Modificado 02/12/2009