Tabla de Contenido

 

1.      SIMAT

2.      Generalidades

Qué compone el sistema

Ingresar al sistema

Seguridad

Manejo de jerarquías

Manejo de roles

Botones de la aplicación o íconos

Scroll bar o barra de desplazamiento

Navegación entre pantallas (Wizard)

Glosario

3.      Administración

Activar /Inactivar Menú

Ajustes importaciones

Auditoria

Auditoria Procesos de Matrícula

Auditoria Roles

Auditoria Rol Menú

Auditoria Rol Usuario

Auditoria Usuario

Consulta  Auditoría Roles

Consulta  Auditoría Rol Menú

Consulta  Auditoría Rol Usuario

Consulta Auditoria Usuario

Calendario default

Cambiar clave

Carga de Datos

4.15.1. Carga de datos

Instituciones Oficiales

Importación de Usuarios

Carga de Alumnos Matriculados

Importación de Grupos

Proyectos y Proveedores de Equipos

Cargue Anexo 6A

Traslados masivos

Traslados masivos sin restricción

Cargue Anexo 5A

Cargue Usuarios.

Información de archivos

Cargue de la Definición de las Estrategias por Año Lectivo

Cargue Definición de cupos de Estrategias

cargue de la Asignación de Estrategias de Alumnos

Cargue de Valoración Desempeño

Cargue de la Inasistencia Escolar

Alumnos inexistentes Auditoría

Cargue de Alumnos Inexistentes Auditoria de un año que ya ha sido cargado

Cargue de Alumnos nuevos

Cargue de alumnos nuevos de un archivo que ya ha sido cargado.

Cargue de alumnos asignación CONPES

Cargue de Ciclos

Cargue de archivos para persona menor a 13 años.

Cargue de archivos para ciclos 20, 21, 22, 23 , 24, 25, 26

Alumno existe en la base de datos

Consulta o búsqueda de procesos Batch

Finalización de los procesos Bach - Cargue de Datos y Procesos por lotes

Reiniciar procesos Batch -  Cargue de Datos y Procesos por Lotes

Finalización de Procesos Batch sin estar activos

Reinicio de Procesos Batch sin estar activos

Reporte de novedades Alumnos

Cierre Año

Constantes

Crear una nueva constante

Adicionar una constante hija

Actualizar una constante

Eliminar una constante

Gestión de Duplicados

Cortes

Consultar cortes

Definir cortes

Eliminar cortes

Divipola

Crear un nuevo departamento

Crear un nuevo municipio

Actualizar divipola

Eliminar divipola

Eliminar Alumnos

Fechas de Valoración de Desempeño

Histórico Información Persona

Identificación Modelos Flexibles

Jerarquía

Crear una nueva jerarquía

Actualizar una jerarquía

Eliminar una jerarquía

Administración-Fechas Actos Admon

Niveles

Novedad traslados

Gestión Novedad traslados

Parámetros por Secretaría

Seleccionar una Institución

Listar parámetros

Permisos y privilegios

Asociar Menú a Rol

Quitar Menú a Rol

Permisos para reportes

Pesos variables

Prestadores

Adicionar Nuevo Prestador

Modificar Prestador

Eliminar Prestador

Detalle Prestador

Convenios Prestadores

Procesos Matrícula

Creación  Proceso de Matrículas

Modificación Proceso de Matrículas

Eliminación Proceso de Matrículas

Definición de etapas

Consulta de etapas

Eliminación de etapas

Procesos por lotes

Programación Asistencia Escolar

Adicionar Nuevo Periodo de Asistencia Escolar

Modificar Periodo de asistencia escolar

Eliminar Periodo de Asistencia Escolar

Programación de tareas

Registro de Duplicados

Reglas de Estados

Definir nueva regla de estados

Modificar regla de estados

Eliminar regla de estados

Reportes

Adicionar Nuevo Reporte

Modificar reporte

Eliminar reporte

Roles

Crear un nuevo rol

Editar un Rol

Eliminar un rol

Usuarios

Creación de usuarios

Consultar y/o actualizar usuario

Variables Básicas

Variables Compuestas

Auditoria

Cierre de Etapas del proceso de Matricula

Fechas de vigencia para etapas del proceso de matricula

Consulta de fechas vigencia etapas matricula

Modificar fechas vigencia etapas matricula

Consultar reportes de acuerdo al cierre de etapa realizado por la secretaría

Proceso Batch Para Generación De Reportes De Oficialización De Etapas

Reporte de Actos Administrativos.

Reporte consolidado de Solicitud de Cupos: Solicitudes de Cupos por Secretaria, Metodología  y Grado.

Reporte de solicitudes de cupos Nación por secretaria

Reporte de inscripción de alumnos matriculados: Inscripción de alumnos nuevos por Secretaria, Metodología y Grado 

Reporte inscripción de alumnos matriculados: Inscripción de alumnos nuevos por Secretaria y Metodología

Reporte de Inscripción de alumnos nuevos Nación por secretaria

Parametrizar Cambio de Sector

Parametrizar Cambio de Sector opción (A) alumno matriculado, graduado o reprobado

Parametrizar Cambio de Sector opción (B) alumno matriculado, graduado o reprobado

Parametrizar Cambio de Sector opción (C) alumno matriculado, graduado o reprobado

Consolidación definitiva de fin de año.

Consolidación final de auditoria.

Consolidación definitiva asignación conpes.

Consolidación definitiva Matricula no oficial

Consolidación definitiva de fin de año sin realizar cargue de archivos de auditoria

Captura de parámetros para consolidación no oficial- Fin de año

Captura de Homologación de estados para consolidación de matrícula.

Cambio de sector antes del 31 de Mayo

Cambio de sector oficial a no oficial opción A

Instituciones

Directorio

Visualización con la opción Directorio desde el DUE

Validaciones por fusiones y cierre a nivel Institución desde SIMAT al DUE

Ingresar una nueva Institución

Ingresar una nueva Sede

Actualizar la información de una Institución

Actualizar la información de una Sede

Eliminar una Institución

Eliminar una Sede

Eliminar una jornada

Buscando Colegios

Grupos

Buscar Grupos

Nuevos Grupos

Consulta Grupos

Fusiones

Registrar Fusión

Consultar fusión

Convenios de Continuidad

Nuevo convenio

Listar instituciones en convenio

Modelos por grado

Infraestructura Tecnológica

Estudiantes

Registro de estudiantes

Registrar un nuevo estudiante

Actualizar información de estudiantes

Eliminar estudiantes

Consulta de alumnos

Consulta niños SIPI

Proyecciones

Parámetros de Grupos

Proyectar Cupos

Nueva Proyección

Buscar Proyección

Proyección Supuestos

Crear Nueva Institución

Crear Nueva Sede

Crear Nueva Jornada

Crear Nueva Metodología

Crear Nuevo Grado

Saldo Cupos

Inscripciones

Modificar inscripción

Nueva inscripción

Asignación Rector

Asignación de cupos nuevos

Anular asignaciones

Inscripción Niños SIPI

Matrícula

Prematrícula

Eliminación de la prematricula

Solicitar Traslado

Buscar traslados

Nuevo traslado

romoción

Realizar Promoción por Jerarquía

Realizar promoción para toda la Institución

Promocionar Sede

Promocionar Jornada

Modelos Flexibles por grupo

Promoción Modelos flexibles por Niveles

Registrar reprobados

Anular Reprobados

Asignación masiva de traslados

Asistencia Escolar por Alumno

Matricular

Consulta de establecimientos educativos o sedes inactivas

Asignar Niños en E.E o Sede Inactiva en E.E o Sede Habilitada por el proceso de Asignación Masiva

Matricula Selectiva de Privados

Cambios a matriculados

Asignar Estrategias Inst.

Asignar Estrategias Otros

Retirar Estudiante

Novedades

 Guía de Cambio de estado del Alumno

Transferencias

Liberación de cupos

Matrícula Privada

Retiro/Reprobación

Reversar Traslado

Valoración de Desempeño.

Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT

Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT búsqueda por Jerarquía y Municipio

Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT búsqueda por Alumno

Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT búsqueda por sede SIPI

Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT cuando no hay cupos disponibles

Matricula de niños SIPI en sector privado SIMAT para Etapa de novedades Cerrada

Entrega de Actos Administrativos.

Cargue de un Acto Administrativo

Consulta de un Acto Administrativo

Modificación de un Acto Administrativo

Aprobación de Actos Administrativos.

Consulta de un acto administrativo.

Aprobación de un acto administrativo.

Rechazo de un acto administrativo.

Aprobación de actos administrativos que se encuentran en estado Rechazado.

Rechazo de un actos administrativos que se encuentra en estado Aprobado.

Oficialización de etapas de los procesos de matrícula

Reportes

Reportes

Convenios de Continuidad

Generación de archivos

Inscripción de alumnos nuevos

Matrícula de alumnos antiguos

Matrícula de alumnos nuevos

Otros reportes

Proyección de cupos

Prestadores

Reportes gerenciales

Generar reporte de resumen análisis de continuidad

Validación Datos de entrada para el Reporte Análisis de continuidad.

Generación del Reporte Indicador de la población atendida por sector

Validación datos de entrada del reporte indicador población atendida por sector

Validación estructura de datos del reporte Indicador población atendida por sector

Generación del Reporte Indicador de matrícula por sector.

Validación datos de entrada del reporte indicador matricula por sector

Validación estructura de datos del reporte indicador de matrícula por sector.

Generación del Reporte Indicador de matrícula por sector y población atendida.

Validación de datos de entrada del reporte indicador matricula por sector y población atendida.

Generación del reporte Indicador de Matricula por Grados.

Validación de datos de entrada del reporte indicador de matrícula por grados.

Validación de la estructura de datos del reporte indicador de Matricula por grados.

Generación del reporte de estado final de matrícula por grados

Validación de datos de entrada del reporte Estado final de matrícula por Grados

Estructura de datos del reporte Estado final de matrícula por grados

Generación del reporte Matricula atendida por grados y sector

Estructura de datos del reporte Matricula atendida por grados y sector

Generación del  reporte Indicador de matrícula por niveles

Estructura de datos del reporte indicador de matrícula por niveles

Generación del  reporte Indicador de matrícula por niveles y población atendida

Estructura de datos del reporte indicador de matrícula por niveles y población atendida

Generación del reporte indicador matricula por niveles y sector

Estructura de datos del reporte indicador por niveles y sector

Generación del reporte Indicador de matrícula por metodología

Estructura del reporte indicador matricula por metodología

Generación del reporte indicador matricula por metodología y población atendida

Estructura del reporte Indicador matricula por metodología y población atendida.

Generación del reporte indicador matricula por metodología por sector de atención

Validación Datos de entrada del reporte indicado de matrícula por metodología y sector de atención

Estructura de datos del reporte indicador matricula por metodología y sector de atención

Reportes Resolución 166

Reportes Planos

Reporte log novedades alumnos

Descripción De Estrategias

Generar reporte plano de matrícula Consolidada 

Estructura del reporte plano de matrícula consolidada

Generar reporte de seguimiento matricula consolidada

Generar reporte matricula consolidada auditoria.

Estructura del reporte de Matricula Consolidada Auditoria.

Generar reporte de Matricula Consolidación conpes.

Estructura del reporte de Matricula Consolidada Conpes.

Generacion del reporte Matricula Definitiva.

Estructura del reporte Matricula Definitiva.

Cargue visualizado desde  la aplicación ATM

ATM con la información de los alumnos asignados a una estrategia

ATM con la información de valoración del desempeño de un alumno.

ATM con la información de valoración del desempeño de un alumno, valoración existente.

Reportes Dinámicos

Consulta de Reportes Dinámicos creados en el Sistema

Estrategias

Configuración Estrategias

Buscar estrategia

Eliminar estrategia

Modificar estrategia

Asignar cupos

Asignación Estrategias Operadores

Asignación de Usuarios a Operador

Diligenciar Planillas Operador

Crear Planilla

Modificar Planilla

Aprobación de Planillas

Aprobar o Rechazar Planilla

Generar Reporte de Planilla

Manejo de errores

El contenido del Web Site ha sido bloqueado por Internet Explorer Enhanced Secutity Configuration

Conexión cancelada

Usuario o clave inválidos

Seleccione una constante

Seleccione una divipola

Seleccione una Jerarquía

Debe especificar un nombre para el corte

Debe seleccionar primero un nivel para poder adicionarle un grado

El tipo de documento es un campo requerido

El documento es un campo requerido

El primer apellido es un campo requerido

El primer nombre es un campo requerido

El login es un campo requerido

La clave es un campo requerido

Los dos campos de la clave deben ser iguales

Debe seleccionar al menos un rol

Los reportes están asociados a un módulo, por favor elija uno

El campo Nombre es requerido

El campo Archivo es requerido

El campo Query es requerido

El campo Parámetros de Query es requerido

El campo Año es requerido

Digite un año válido

Debe elegir un calendario

Debe especificar un nombre para el responsable

Debe especificar un cargo para el responsable

Debe especificar una cédula para el responsable

Debe especificar una fecha final para el proceso

La fecha inicial debe ser menor que la final

Debe especificar una etapa del proceso

Error en la inserción. Hay otra etapa definida en ese rango de fechas

Seleccione un tipo de asignación

Seleccione una Secretaría

Ya existe una Sede con este consecutivo

Debe seleccionar un grupo válido

El alumno tiene menos de cinco años de edad

La fecha de nacimiento no puede ser mayor a la fecha actual

Debe especificar una fecha de recepción

Debe especificar una fecha de digitación

Debe especificar un grado

Debe especificar el modelo educativo para la opción XXXX

La fecha de estado no puede ser mayor a la fecha actual

Para adicionar un familiar debe seleccionar un parentesco válido

Para adicionar un familiar debe digitar un nombre

La divipola que intenta eliminar posee otras que dependen de ella. Elimine primero dichas divipolas.

Error en la inserción

No existe un nivel superior

No hay grupos en los grados en la jornada a promocionar

La Institución que desea adicionar ya se encuentra adicionada

Error en la eliminación. No es posible inactivar o eliminar la Institución existen Sedes asociadas

No existe Sede alguna con ese código en la Institución actual

Debe seleccionar un archivo para poder realizar la carga

Debe Seleccionar una Institución

Es posible que el usuario que intenta salvar ya esté creado o que el login de usuario escogido ya exista o lo esté usando otro usuario

Ya existe este grupo para el año, Institución, Sede, jornada, grado

Imposible configurar XXX. Se debe definir en Procesos de Matrícula

Usuario no autorizado para realizar esta operación

No es posible agregar el alumno para 2004 ya que el año lectivo es 2005

Error en la inserción. Ya existe un convenio en este año, para estas dos instituciones

Para modificar los alumnos de un convenio, es necesario salvar los cupos del convenio con anterioridad

Transacción no válida. El alumno no puede pasar al nuevo estado

El menú aparece desconfigurado

Error en la actualización. Ya se creó un nivel para ese modelo y zona

Seguridad

Políticas de Seguridad.

Cantidad mínima de mayúsculas

Cantidad mínima de minúsculas

Cantidad mínima de números

Cantidad mínima de caracteres especiales

Longitud mínima

Días de inactividad permitidos

Días de vigencia Contraseña

Número de reintentos permitidos

Días previos mensaje vencimiento

Mensaje explicativo para el usuario

NÚMERO DE CLAVES ANTERIORES QUE NO SE PUEDEN REPETIR

Olvido Contraseña

Desbloqueo Usuario Root

 

 

    

 

 

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SIMAT

        

 

El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del País.

 

El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.

 

SIMAT es un sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos por Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como la obtención de informes como apoyo para la toma de decisiones.

 

Adicionalmente como apoyo a la matrícula se tiene el registro y consulta de las instituciones, la creación de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo de las novedades relacionadas con estas, permitiendo la actualización de su información cuando sea necesario.

 

Mediante la automatización de este proceso, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula y por ende el servicio a la comunidad.

 

El Sistema Integrado de Matrícula SIMAT permite además efectuar un seguimiento completo y detallado al proceso de matrícula mediante el análisis de los informes que provee.

 

Opciones de la aplicación que permiten el manejo anteriormente mencionado:

 

                Directorio de Instituciones

 

Esta opción permite manejar la información de instituciones y llevar a cabo una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.

Una Institución, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos educativos. Esta opción del SIMAT permite el manejo y operación de los mismos.

 

                Cortes y Carga de Datos

 

En esta opción es posible la definición de fechas de corte para cada uno de los procesos. También permite la carga de datos mediante la importación de archivos.

 

                Registro de Estudiantes

 

Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita el registro de información de un estudiante, su actualización, consulta y eliminación. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y actualizada de los alumnos. En él se encuentran la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y la Institución-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.

 

                Proyecciones

 

En esta opción es posible definir los parámetros para realizar la proyección y realizar la proyección en sí misma. El objetivo de la proyección de cupos es tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos nuevos

 

                Inscripciones

 

Esta opción permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Es posible realizar una inscripción, consultarla y/o modificarla.

El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la información de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.

La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.

 

                Promoción

 

El objetivo del proceso de promoción es tomar los alumnos matriculados actualmente y llevarlos al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Es importante tener en cuenta que si se trata del último grado, los alumnos no se promocionan, se gradúan. En esta opción es posible seleccionar si se desea realizar la promoción por jerarquía, por Institución, por Sede o por jornada.

 

                Matrícula

 

El objetivo final del proceso de matrícula es matricular alumnos tanto antiguos como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de la población. En esta opción es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes que tienen un cupo asignado en alguna Institución, así como registrar los estudiantes reprobados y cancelar o anular el registro de repitencia realizado.

 

                Administración del Sistema

 

Esta opción permite llevar a cabo la administración del sistema. Es importante tener en cuenta que únicamente el Administrador del Sistema es quien debe tener acceso a esta opción. En ella es posible crear, actualizar y eliminar registros de las diferentes tablas básicas que componen el sistema. Durante la eliminación de registros no podrán eliminarse registros que estén en uso.

 

                Reportes

 

El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrícula y sus etapas, con el fin de obtener información que alimenta el propio sistema, así como poder contar con información estadística que sea un apoyo real y oportuno a la gestión del proceso. Este módulo permite la producción de los reportes que genera el sistema.

 

2.             Generalidades

 

En este capítulo encontrará información general sobre el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT, que le será de utilidad para el manejo del mismo.

 

        Qué compone el sistema

 

                Menú

Es la lista de las opciones que tiene el sistema para su funcionamiento

 

 

                Botones de la aplicación o Iconos

Los botones de la aplicación, o íconos, son los que permiten al usuario realizar algunas operaciones definidas sobre el sistema. Ellos son:

 

Salir                                         

 

Buscar                                     

 

Agregar (Crear)      

 

Actualizar (Modificar)            

 

Eliminar                                   

 

Guardar                                  

 

Siguiente nivel                       

 

Nivel anterior                                   

 

                Campos

Los campos son el lugar de la pantalla en que se ingresa o aparece la información. Pueden ser:

                Espacios que contienen información

                Espacios para el ingreso de información

                Ejemplo:

                Documento de identificación

                Apellidos

                Nombres

 

                Listas de selección

Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas y permiten la selección de un valor específico. Por ejemplo, en una lista para seleccionar Departamentos:

 

 

En el campo que dice: ELIJA UN DEPARTAMENTO, se debe oprimir la flecha hacia abajo que se encuentra en la parte derecha del campo. De esta manera aparecerá la lista y será posible seleccionar el departamento deseado.

 

                Listas de selección múltiple

Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas a diferencia de las de selección simple  permiten la selección de uno o más valores. Por ejemplo, en una lista de selección múltiple de para grados, para seleccionar más de un valor mantenga oprimida la tecla control y de clic sobre el elemento que desea seleccionar:

 

 

 

                Manejo de fechas

 

El manejo de las fechas en el sistema se realiza siempre en el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo:

 

El 15 de febrero de 2004 se escribe así: 15/02/2004         

 

                Presentación de errores

 

Los errores que se presentan en pantalla durante la interacción del usuario con el sistema, aparecen resaltados en color amarillo. Por ejemplo:

 

 

 

 

        Ingresar al sistema

 

Para ingresar a la aplicación SIMAT, realice los siguientes pasos:

 

                Inicie el browser o navegador.

                Internet Explorer 6.0 o superior, si se desea bajar el Internet Explorer se puede realizar en la dirección url http://www.microsoft.com/downloads/

 

 

Mozilla FireFox 1.0.2, Si se desea bajar el Mozilla FireFox se puede realizar en la dirección url http://www.mozilla.org/products/firefox/all . Preferiblemente

Los requerimientos para utilizar este browser son:

 

Sistema operativo

Windows 98

Windows 98SE

Windows ME

Windows NT 4.0

Windows 2000

Windows XP (Recomendado)

Windows Server 2003

Mínimo  Hardware

Pentium 233 MHz (Recomendado: Pentium 500MHz o superior)

64 MB RAM (Recomendado: 128 MB RAM o superior)

52 MB de espacio libre en el disco duro

 

                Conéctese a la dirección url

                http://www.sistemamatriculas.gov.co/simat/app

 

Se presentará la siguiente pantalla:

 

Esta es la primera pantalla que usted encontrará. Para ingresar al sistema debe digitarse el Usuario y Contraseña (palabra clave) que le han sido asignados por el administrador.

 

Una vez digitados Usuario y Contraseña (palabra clave) usted encontrará la pantalla que le presenta el menú de la aplicación.

 

 

 

En esta pantalla se presenta la información del usuario que ingresó al sistema y es posible seleccionar la opción a la que se desea ingresar.

 

Ejemplo práctico

 

Seleccione Instituciones

 

Se desplegará en la pantalla el menú de la aplicación.

 

 

 

 

 


 

        Seguridad

 

El manejo de la seguridad del Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT, comprende varios aspectos que cubren el control de acceso y los servicios de seguridad.

 

 

Autenticación

 

Esta se garantiza mediante el manejo de usuarios y claves. Al ingresar al sistema, todas las personas deben proveer su usuario y su clave, que serán validadas por el sistema. Si estas no lo son, el acceso no es permitido y se presenta un mensaje al usuario, permitiéndole reintentar. El manejo de usuarios y claves se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.23 Usuarios.

 

 

Autorización

 

El esquema de autorización del sistema comprende la definición de roles y privilegios para cada uno de los usuarios. Esto garantiza que a cada opción únicamente pueden ingresar las personas autorizadas, según su rol, y realizar las operaciones que les hayan sido autorizadas, según los privilegios de cada rol. El manejo de roles y privilegios se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración aparte 4.22 Roles.

 

Existe un conjunto de roles, del cual el usuario puede seleccionar uno o varios de acuerdo a sus necesidades; también existe un conjunto de privilegios del cual pueden ser seleccionados los que se deseen asignar a cada rol.

 

Para cada jerarquía se podrán crear roles diferentes con privilegios propios definidos para los usuarios de una u otra Secretaría.

 

Un usuario puede tener varios roles. Para cada uno de ellos puede tener un conjunto de privilegios.

 

Ejemplo:

 

Se crea un nuevo usuario en el sistema, con su login y clave. Una vez creado el usuario es posible la asignación de roles por jerarquía. Puede asignarse más de uno, por ejemplo “Secretaría” y “Institución Tulúa”. Existen roles para cada Jerarquía, un usuario puede tener varios roles de una misma jerarquía.

 

Para cada uno de los roles creados es posible definir privilegios. Por ejemplo al rol “Institución Tuluá” se le pueden asignar los privilegios “Leer Estudiantes” y “Leer inscripción”

 

 

 

 

Al  rol “Secretaría” se pueden asignar los privilegios “Leer Instituciones” y “Leer proyección”.

 

 

 

Es importante tener en cuenta que cada jerarquía únicamente tendrá acceso a su propia información y a la de sus jerarquías inferiores. Por ejemplo, una Secretaría podrá ver su información y la de las instituciones que se encuentran adscritas a ella; no podrá consultar información de otra Secretaría.

 

Manejo de procesos

 

El sistema cuenta con una opción que permite definir los procesos, sus etapas, fechas y responsables, lo cual permite un control de los mismos. Esta definición se realiza para cada año lectivo, jerarquía y calendario. Es así como se puede cerrar una etapa, una vez cerrada no se podrán realizar las operaciones que dependen de que se encuentre abierta. Por ejemplo, una vez cumplida la fecha final del proceso de Inscripciones, no se podrá realizar una inscripción; sin embargo es posible definir nuevas fechas, lo que permitirá al Administrador reabrir un proceso si es necesario. El manejo de procesos se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.17 Procesos Matrícula.

 


 

        Manejo de jerarquías

 

El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.

 

El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden:

                Ministerio de Educación

                Secretaría de Educación

                Núcleos

                Instituciones

                Sedes

 

Es así como es posible, por ejemplo, realizar una búsqueda para una Secretaría o para una Institución, a potestad del usuario, quien tiene acceso a la información de uno u otro nivel, dependiendo de su jerarquía. Así mismo se abre la posibilidad de manejar los diferentes niveles de consolidación de la información de acuerdo con su jerarquía.

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


        Manejo de roles

 

El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información y su seguridad. Dentro de ellas se encuentra el manejo de roles que comprende, la creación y eliminación de roles, así como la asignación y remoción de privilegios de ejecución a los mismos. Esto permite restringir el acceso a la información de acuerdo con los permisos asignados a los roles. Para cada rol existe un grupo de permisos o privilegios que permite controlar el acceso a determinado tipo de información. Los privilegios son tipo CRUD, es decir, Crear, Leer, Actualizar, Borrar.

 

Es así como es posible, por ejemplo, definir qué usuarios pueden ingresar a la opción de Inscripciones y para cada uno de estos usuarios establecer o negar permisos de creación, consulta y/o actualización de una inscripción.

 

Los  roles pueden ser definidos para cada Secretaría, dependiendo de las actividades que se requiera que un usuario realice en el sistema se crean los roles, una vez se tiene el rol creado, puede ser asignado a un usuario. Por ejemplo al rol administrador se le podría asociar actividades como modificar jerarquías, mientras que un rol de consulta, solo podría realizar búsquedas pero no podría modificar datos.

 

El manejo de roles y permisos se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.22 Roles.

 

 

        Botones de la aplicación o íconos

 

Buscar

 

 

Este botón permite realizar una búsqueda una vez hayan sido definidos los criterios correspondientes para la misma.

 

Agregar (Crear)

 

 

Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla para el ingreso de la información que se desea crear o insertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institución, al oprimir este botón se presentará la pantalla que tiene todos los campos para ingresar la información correspondiente a la nueva Institución.

 

Actualizar (Modificar)

 

 

Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla que contiene la información que se desea actualizar, permitirá modificarla y grabar la información con las modificaciones que se hayan realizado.

 

Eliminar

 

 

Mediante el uso de este botón usted podrá eliminar información que se encuentre registrada en el sistema. Debe tenerse en cuenta que el borrado de esta información únicamente podrá llevarse a cabo si no se tiene ninguna información que dependa de la que se desea borrar. Por ejemplo, no se puede eliminar una Institución mientras tenga Sedes, o una Sede mientras tenga alumnos.

 

Guardar

 

 

El botón guardar es el que graba la información. Por ejemplo, si se ingresa la información de un estudiante; para grabarla se debe oprimir el botón Guardar.

 

Ver Sedes

 

 

Mediante el uso de este botón es posible consultar la información de Sedes de una Institución para seleccionar una de ellas.

 

Siguiente nivel

 

seleccionar

 

Este botón permite Ir a la jerarquía inferior. Va hasta el nivel de Secretaría o municipio según se requiera.

 

Nivel anterior

 

seleccionar

 

Este botón permite Ir a la jerarquía superior. Va desde el nivel de municipio o Secretaría hasta el nivel de MEN según se requiera.

 

Inscribir

 

 

El uso de este botón habilita la pantalla para registrar la inscripción de un estudiante que ha sido seleccionado de una lista.

 

 

 

 

                Novedades

 

 

Este botón permite ver el detalle  del alumno al cual se le va a realizar una novedad.

 

                Planeación de convenios de continuidad

 

 

Al dar clic en este botón se presenta una pantalla donde se pude planear que se va a hacer con los cupos faltantes

 

                Reporte de Proyección de Cupos

 

 

Al dar clic en este botón se podrá imprimir el reporte de la matriz de proyección de cupos

 

                                                              Promoción

 

Una vez seleccionada la secretaría, institución, sede o jornada y dar clic en este botón se enviara a ejecutar el proceso de promoción de alumnos

                                                              Detalle de Fusiones y Ayuda en Reportes

                                   

Al dar clic en este botón en la pantalla de fusiones se verá el detalle de las instituciones fusionas.  Si se está en la pantalla de reportes al dar clic en este botón se verá una descripción del contenido del reporte

                                                              Manejo de selección entre listas

Estas listas se utilizan para pasa información de una lista a otra, esto se hace, seleccionando un elemento de la lista y haciendo clic en una de las flechas rojas que se encuentran entra las listas. También se pueden utilizar,  seleccionando un elemento y dando doble clic en el elemento, el elemento seleccionado pasará a la otra lista.

        Scroll bar o barra de desplazamiento

 

 

 

 

Esta es la barra que se encuentra a la derecha de la pantalla. Permite subir y bajar para visualizar más información.

 

En la parte inferior de la pantalla también se encuentra una barra de desplazamiento. Permite desplazarse a la derecha y a la izquierda para visualizar más información.

 

        Navegación entre pantallas (Wizard)

 

En esta pantalla se encuentra un área resaltada en amarillo. Esto es lo que estamos llamando wizard o asistente de la pantalla y sirve para navegar entre pantallas. Por ejemplo, usted puede devolverse a la pantalla anterior en lugar de hacer back (retroceder) con la tecla del browser (dar “Atrás”).  Simplemente se hace clic sobre lo que se desea seleccionar y aparecerá la información solicitada.

 

 

 

Por ejemplo, en esta pantalla usted puede ver la información de una Sede que ha seleccionado y luego simplemente haciendo clic sobre “Institución” ver la lista de Sedes de la Institución, de la cual podrá seleccionar otra Sede si así lo desea.

 

Tenga en cuenta que la navegación con el  wizard o asistente de la pantalla, solo es posible a la pantalla inmediatamente anterior.

 

Ejemplo práctico

 

Ingrese a la opción Promoción.

Seleccione la jerarquía Cartago.

Busque la Institución Sor María Juliana y selecciónela

 

Observe que el botón Institución se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.

 

 

 

Seleccione la Sede Sor María Juliana y oprima el botón Seleccionar Sede.

 

 

Observe que el botón Sede se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.

 

En este punto es posible navegar a través de las diferentes pantallas consultadas, utilizando los botones Jerarquía, Institución, Sede y Jornadas.

 

Ejemplo práctico

 

Oprima el botón Institución.

 

 

Observe que en la pantalla se muestra la lista de instituciones, permitiendo una nueva selección de Institución para la administración de grupos.

 

 

 

 

¡RECUERDE!

                Tenga en cuenta que durante la navegación con el wizard, solo se puede regresar a las ventanas anteriores, para ingresar nuevos parámetros o elegir una nueva opción.  No se puede ir hacia delante dando clic en una ventana que no ha sido visitada.

 

 

 

Glosario

 

                SIMAT: Es el sistema integrado de matrícula, que da apoyo al proceso de matrícula estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentes Secretarías de Educación departamentales, distritales y municipales.

                Institución educativa oficial: Es un establecimiento que pertenece al sistema de educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado de transición hasta el grado noveno inclusive, esto es, educación básica primaria y secundaria. En algunas ocasiones las instituciones educativas prestan el servicio de educación media: grados 10 y 11 o hasta el grado 13, como en el caso de las Normales.

                Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde se imparte la educación básica primaria, únicamente.

                Sede: son plantas físicas independientes que conforman una Institución educativa. Una Sede puede ser un centro educativo oficial.

                Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa.

                Jornada: Se asimila a un turno escolar. De acuerdo con la resolución 166, la jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.

                Grados: Es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno de los cuales corresponde a un año escolar.

                Grupos: Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la población estudiantil de un grado.

                Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio de educación.

                Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar.

                Estrato: Clasificación socio económica asociada al sector donde se encuentra ubicada la vivienda de residencia de la población estudiantil.

                SISBEN: Clasificación socio económica asociada principalmente al tipo y condiciones de la vivienda, que es utilizado como instrumento de focalización de la inversión social.

                Población víctima del conflicto: Es la población desmovilizada de los movimientos alzados en armas o desplazada de sus zonas de origen, como resultado de las acciones de estos grupos.

                Alumnos antiguos: Se consideran alumnos antiguos aquellos que se hayan matriculado para el año en curso, en los establecimientos educativos que prestan el servicio de educación tradicional o en los programas que conforman el servicio de educación no tradicional, que se encuentren registrados como matriculados en la base de datos de matrícula de la Secretaría de Educación Correspondiente. Se consideran igualmente, alumnos antiguos aquellos que se encuentren matriculados en los grados de jardín del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y de las entidades territoriales de bienestar familiar y que a la fecha de ingreso a clases de la siguiente vigencia, prevista en el calendario escolar de la respectiva Secretaría de Educación, hayan cumplido 5 años.

                Alumnos nuevos: Se consideran alumnos nuevos aquellos que no se encuentran registrados como matriculados en la base de datos de la respectiva Secretaría de Educación, bien sea porque no se matricularon para estudiar  o porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en curso.

                Procesamiento de solicitudes de alumnos nuevos: Este proceso permite dar trámite a los formatos de inscripción, asignando el cupo escolar, si lo hay, en las instituciones, centros educativos o programas de educación no tradicional.

                Jerarquías: Son cada una de las instancias por las cuales fluye la información:

El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.

El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden:

                Ministerio de Educación

                Secretaría de Educación

                Núcleos

                Instituciones

                Sedes

                Estados del alumno:

Existe una opción en el sistema que permite el manejo de las reglas de paso de un estado de estudiante a otro. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.

Los estados son:

                Nuevo: Cuando el alumno entra al sistema educativo,  no al sistema SIMAT, por primera vez.

                Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción

                Cancelado: Cuando ha cancelado la inscripción

                Promocionado: Cuando se ha pasado de un grado al siguiente para el siguiente año, no necesariamente ha ganado el año, lo que significa este estado es que se le está reservando un cupo para el año siguiente.

                Reprobado: Significa que el alumno ha perdido el grado que estaba realizando, si estaba matriculado en quinto para el año 2004 y pierde el grado quinto, el alumno quedará en estado reprobado para quinto en el año 2004.

                Pre-matriculado: En este estado quedan los alumnos que realicen el proceso de pre matrícula y que deseen continuar estudiando el año siguiente, si el alumno estaba en quinto en el 2004 quedara pre-matriculado para el año 2005 en grado sexto.

                Sin Continuidad: En este estado quedan los alumnos a los que no se les pueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institución tienen 10 cupos y tiene 12 alumnos para promocionar, 10 de los alumnos quedarán con estado promocionado y los dos restantes quedarán sin continuidad dado que no existen más cupos en la Institución.

                Matriculado: Cuando el alumno se encuentra cursando el grado y el año.  Si el alumno es repitente en ese año tendrá una característica más que será marcado como matriculado repitente.

                Trasladado:  Cuando un alumno desea cambiarse de colegio y solicita que se le envíe a otro colegio, es marcado como trasladado

                Asignado: Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido en donde debe matricularse.  Como resultado del proceso de asignación de traslado, cuando un alumno lo ha solicitado, o como resultado del proceso de asignación de alumnos que se inscribieron durante el proceso de inscripción, las Secretarías de Educación corren los procesos de asignación, como resultado de estos procesos el alumno queda en estado de asignación en donde se define a que Institución debe ir a matricularse.  Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no vaya y realice el proceso de matrícula en la respectiva Institución educativa.

                Retirado: Cuando un alumno decide que no va a continuar estudiando, es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el alumno pasa a este estado.  Un alumno puede también pasar a este estado por un proceso llamado de liberación de cupos.

                Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de alumnos nuevos, no es posible conseguir un cupo a un alumno, el alumno es marcado como sin asignación.

                Graduado: Una vez el alumno termine sus estudios y ha aprobado el último grado es marcado como graduado.

                Estados de la Institución: La Institución puede encontrarse en los siguientes estados:

                Activa

                Inactiva

                Estados de la Sede: La Sede puede encontrarse en los siguientes estados:

                Activa

                Inactiva

                Estados de la inscripción: La inscripción puede encontrarse en los siguientes estados:

                Activa

                Cancelada

                Estados del convenio: Un convenio puede encontrarse en los siguientes estados:

                Activo

                Inactivo

                En trámite

                Estados de las etapas del proceso de matrícula: Las etapas del proceso de matrícula pueden encontrarse en los siguientes estados:

                Abierta

                Cerrada

                Definida

                Estados del usuario: Un usuario del sistema puede encontrarse en los siguientes estados:

                Activo

                Inactivo

                Estados de un archivo de importación: Un archivo de importación puede encontrarse en los siguientes estados:

                PENDIENTE: cuando se recibe el archivo y queda en lista para validar e importar.

                REVISADO CON ERRORES: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina en fracaso.

                IMPORTADO: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina con éxito.

                Estados de la solicitud de traslado: La solicitud de traslado puede encontrarse en los siguientes estados:

                Activa

                Asignada

                Negada

                Cancelada

 

3.             Administración

 

Para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT es indispensable realizar una completa y adecuada administración del mismo que garantice su correcto funcionamiento y permita su permanente actualización.

 

El objetivo de la administración del sistema es tener una base de datos completa y actualizada que permita el manejo de toda la información necesaria para cumplir con el objetivo final del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT: organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.

 

Esta opción habilita la administración de las diferentes tablas básicas o de parámetros de la base de datos para el funcionamiento del sistema. A esta opción únicamente tendrán acceso los Administradores del Sistema a nivel de las diferentes jerarquías.

 

El menú de Administración contiene las siguientes opciones:

 

        Activar /Inactivar Menú

 

El menú de Administración le presentará la opción administración à Activar /Inactivar menús.

 

El sistema despliega una pantalla con un combo para seleccionar los menús principales de la aplicación, y despliega los submenús asociados a el menú que fue seleccionado en el combo, donde se selecciona o deselecciona una opción del menú.

 

MENÚS

Activar/Inactivar

0301

DIRECTORIO

0302

GRUPOS

0303

FUSIONES

0304

CONVENIOS DE CONTINUIDAD

0305

METODOLOGÍAS POR GRADO

0306

CONSULTA GRUPOS

0307

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

 

 

Con la casilla   se activa el parámetro, haciendo clic en el botón  Guardar  para guardar los cambios. El sistema almacena la información de activo o inactivo de la opción del menú

 

No serán modificados los permisos y privilegios asociados a los usuarios con respecto al menú en particular, sólo no se les permitirá visualizarlo.  Esto con el fin que si el MEN desea volver a activar  el menú, los usuarios que ya estaban habilitados continúen utilizando la opción sin tener que hacer algún otro proceso.

 

 

Si se cumplió con todas las validaciones, se almacena en la base de datos el menú que está activo o inactivo. En caso de haberse inactivado, la próxima vez que los usuarios ingresen al sistema no verán la opción dentro del menú.

 

 

Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones para los datos de entrada:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

JER_ID

NUMÉRICO

22

S

Identificador único de la jerarquía del usuario

 

Opción del menú a activar o desactivar

Lista de constantes

22

S

Lista de constantes que contienen el menú

 

 

 

Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones para los datos de salida:

 

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

Opción del menú a activar o desactivar

Lista de constantes

22

S

Lista de constantes que contienen el menú

 

 

 

 

¡RECUERDE!

                El usuario debe ser de jerarquía MEN para poder utilizar esta opción. 

                Los usuarios que sean administradores de secretarías de educación no podrán ingresar a esta opción.

                Al inactivar o activar una opción del menú, los usuarios sólo verán el cambio cuando ingresen nuevamente después que el administrador haya realizado la operación en el sistema.

                Se hace necesario socializar el cambio previamente al día en que se realice, debido a que si se inactiva una opción lo verán reflejados todos los usuarios, menos root.

                Si se cumplió con todas las validaciones, se almacena en la base de datos el menú que está activo o inactivo. En caso de haberse inactivado, la próxima vez que los usuarios ingresen al sistema no verán la opción dentro del menú.

 

 

 

Ajustes a duplicados

 

El menú de Administración le presentará a usted una opción para consultar a nivel de cada Jerarquía alumnos que se encuentren duplicados.

 

Al ingresar a esta opción usted observará la siguiente pantalla.  Podrá seleccionar la Jerarquía que desea consultar y presionar el botón de consulta para que el sistema realice la búsqueda de alumnos duplicados y los presente en pantalla con los correspondientes datos de identificación:

                Nombre

                Estado en que se encuentra el alumno en el sistema

                Tipo de identificación, referido al tipo de documento de identificación con que el alumno se registró en el SIMAT – Tarjeta de identidad, registro civil de nacimiento, etc.

                Documento - número del documento de identificación

                ID – identificación que tiene el alumno en el SIMAT

 

 

 

Mediante los íconos de consulta de alumno y eliminación de duplicados usted podrá ver la información detallada del alumno, o borrarlo, oprimiendo el correspondiente  botón. La eliminación de estudiantes duplicados modifica los saldos de cupos.  El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo estado sea “trasladado”, ni estudiantes que no pertenezcan a la secretaria del usuario.

 

La información de los alumnos eliminados es registrada en el archivo de auditoria.

 

Si al tratar de eliminar la información duplicada de un alumno observa el siguiente mensaje:

 

“La auditoría del sistema no está activa.  Comuníquese con el Administrador”

 

Deberá entrar al menú de administración y activar la opción de Auditoría siguiendo la siguiente ruta:

 

MenúàAdministraciónàAuditoría

 

¡RECUERDE!

                El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo estado sea “traslado” o que no pertenezcan a la secretaria del usuario. Para poder eliminar un alumno que se encuentre trasladado lo puede retirar en este caso ya lo podrá eliminar.

                Al eliminar un alumno duplicado toda la información del alumno es borrada del sistema.

 

 


 

        Ajustes importaciones

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Ajustes a Importaciones”.

 

Esta opción permite cambiar a los alumnos que fueron importados por el cargue del anexo 6A a otra institución, sede, jornada, grado y/o grupo.  Se utiliza cuando al realizar el cargue los alumnos quedaron ubicados donde no debían. Por esta opción no queda historia de que los alumnos estuvieron en la institución origen, dado que fue  un error en la importación.

 

Al ingresar a esta opción usted deberá seleccionar la institución y sede de origen, es decir, donde están los alumnos  a reubicar y luego deberá seleccionar la institución y sede destino, es decir a donde desea pasar los alumnos, Realizada esta selección se le presentará una pantalla como esta:

 

 

 

Se deben cumplir estas reglas:

 

                La institución destino debe tener creada: Institución, sede, jornada, grado, grupo.

                Debe existir saldo de cupos en el grupo al cual desean pasar los alumnos.

                (Cupos – asignados > 0)

                Los alumnos que se deseen pasar deben no tener más de tres estados y haber estado en una sola institución, es decir que realmente vengan de un cargue, si los alumnos ya tienen historia en el sistema, es decir ya han pasado por otros estados, no se podrá usar esta opción, si desea cambiar los alumnos de institución, sede, jornada, grado, grupo y estas ya tienen historia podrá hacerlo por la opción de transferencias.

 

Los alumnos que se pasen al grupo destino quedan así:

 

                Todos sus estados quedan apuntando a la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución destino.

                Se disminuyen los cupos de los asignados de la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución origen

                Se aumentan los cupos de los asignados de la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución destino.

                No quedará ningún estado del alumno en ninguna otra institución que sea el destino.

                El alumno debe quedar en el estado, año, grado, grupo, modelo en que esta en este momento pero en la institución destino.

 

        Auditoria

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria”, donde le permitirá habilitar o deshabilitar la opción tal como lo muestra la siguiente imagen:

 

 

 

¡RECUERDE!

 

Si el usuario no tiene permisos para realizar el proceso de auditoría, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.

 

 

 

        Auditoria Procesos de Matrícula

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Procesos de Matrícula”.

 

Permite hacer seguimiento todas las novedades realizadas sobre la opción “Etapas del proceso de matrícula”.

 

 

Identificar en qué fecha y que usuario ingresó a crear, modificar o borrar  un proceso de matrícula.

 

Si fue efectivo crear, modificar o borrar un proceso de matrícula, debe existir un registro por cada uno de estos eventos.

 

 

 

¡RECUERDE!

 

Si el usuario no tiene permisos para crear, modificar o borrar un proceso de matrícula, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.

 

 

 

        Auditoria Roles

 

Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Roles”.

 

 

 

El sistema desplegará la pantalla Auditorias ROL, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.

 

 

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (MEN), Rol, Login de usuario.

 

 

Identificar en qué fecha y que usuario ingresó a crear, modificar o borrar  un rol y de clic en el botón Buscar.  

 

 

El sistema buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará; el formato  de la fecha de los criterios de búsqueda a dd/mm/aaaa como funciona en todo el sistema.

 

 

 

Contraste la información que arrojó  SIMAT frente a la información de la base de datos,  filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.

 

 

¡RECUERDE!

 

                Si el usuario no tiene permisos para crear, modificar o borrar roles, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.

                Si un usuario es de jerarquía MEN podrá consultar todos los roles, si es de otra jerarquía sólo podrá consultar roles de su jerarquía.

 

 

        Auditoria Rol Menú

 

Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

El menú de Administración le presentará a usted una opción “Auditoria Rol Menú”.

 

 

 

 

Hace referencia al registro en el log de auditoria de los permisos y privilegios asociados a cada uno de los roles. Es decir que permite llevar la traza de los accesos dados a nivel de acción y operación.

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (MEN), NIVEL ACTUAL  (MENÚ), Rol, Login de usuario.

 

 

El sistema  buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.

 

 

Contraste la información que arrojó  SIMAT frente a la información de la base de datos,  filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.

 

Cuando se cree o modifique un menú asociado a un rol se creara un registro nuevo

 

Si fue efectivo el cambio de permisos para crear, modificar o borrar un menú a un rol, debe existir un registro por cada uno de estos eventos en

 

Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones en datos de salida:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

CTE_ID

NUMÉRICO

22

S

Código interno de constante

 

ROL_ID

NUMÉRICO

22

S

Código interno del rol

 

PRIV_CREATE

TEXTO

2

S

Acceso de creación para una pagina

 

PRIV_READ

TEXTO

1

S

Acceso de lectura a las paginas, acceso al menú

 

PRIV_UPDATE

TEXTO

1

S

Acceso de actualización a las paginas

 

PRIV_DELETE

TEXTO

1

S

Acceso para borrar datos en las paginas

 

ID

NUMÉRICO

22

S

Llave primaria

 

AUDIT_USER

TEXTO

150

N

login del ultimo usuario que modifico el registro

 

AUDIT_PAGE

TEXTO

100

N

página desde la cual se modificó la última vez el registro

 

AUDIT_DATE

DATE

7

N

fecha de la última modificación del registro

 

ID_JN

NUMÉRICO

22

S

Identificador único del registro de auditoría

 

FEC_OPERACION

NUMÉRICO

22

S

Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado

 

OPERACIÓN

TEXTO

1

S

Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D

 

AUDIT_IP

TEXTO

50

S

Es la IP desde la cual se modificó el registro

 

 

 

¡RECUERDE!

 

Si el usuario no tiene permisos para crear, leer,  modificar o borrar menús a un rol, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.

 

        Auditoria Rol Usuario

 

Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Rol Usuario”.

 

 

Permite llevar el registro de los cambios realizados sobre la asociación de roles pueden tener los usuarios sobre un sistema de información de un tiempo determinado.

 

SIMAT desplegará una pantalla donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.

 

 

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (MEN), Rol, Login de usuario. El formato fecha de los criterios de búsqueda son dd/mm/aaaa como funciona en todo el sistema.

 

 

 

Genere clic en el botón Buscar.

 

 

 

 

El sistema buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.

 

 

Contraste la información que arrojó  SIMAT frente a la información de la base de datos,  filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos

 

Si fue efectivo asociar o quitar un rol asociado a un usuario, debe existir un registro por cada uno de estos eventos en cuando se  asocie o borre un menú asociado a una jerarquía se creará un registro nuevo en la tabla.

 

Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones para los datos de salida:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

USU_ID

NUMÉRICO

22

S

USU_ID

 

ROL_ID

NUMÉRICO

22

S

ROL_ID

 

ID_JN

NUMÉRICO

22

S

Identificador único del registro de auditoría

 

FEC_OPERACION

NUMÉRICO

22

S

Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado

 

OPERACIÓN

TEXTO

1

S

Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C o borrado=D

 

AUDIT_IP

TEXTO

50

S

Es la IP desde la cual se modificó el registro

 

 

 

 

¡RECUERDE!

 

Si el usuario no tiene permisos para asociar o quitar roles a un usuario, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.

 

 

 

 

        Auditoria Usuario

 

Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Auditoria Usuario”.

 

 

Permite determinar los ingresos y los cambios que se realicen sobre la información básica de los usuarios de un tiempo determinado.

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (MEN), Login de usuario.

 

 

Genere clic en el botón BUSCAR.

 

El sistema  buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.

 

 

 

Contraste la información que arrojó  SIMAT frente a la información de la base de datos,  filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.

 

Identificar en qué fecha y que usuario ingresó a crear, modificar o borrar  un usuario.

 

Se actualiza con cada cambio de clave en las páginas de “Administración de Usuarios”, “Cambiar Clave”, “Login” o desde nueva página “Olvidó Contraseña”. Inicialmente toma la fecha de creación del usuario.

El valor por defecto es cero (0), aumenta en 1 con cada ingreso de clave fallido en el Login.

 

Cuando en página Login se inactiva el usuario por número de reintentos permitidos, el motivo es: “Intentos de acceso excedidos".

 

Cuando se cree o modifique o borre un usuario se creará un registro nuevo en la tabla

 

Si fue efectivo crear, modificar o borrar un usuario, debe existir un registro por cada uno de estos eventos.

 

 

 

 

¡RECUERDE!

 

Si el usuario no tiene permisos para crear, modificar o borrar un usuario, el sistema desplegará un mensaje indicándolo.

 

 

 

        Consulta  Auditoría Roles

 

Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

Seleccione del menú principal la opción Administración.

 

Ingrese a la opción Auditoría Roles, el sistema desplegará la pantalla Auditorias ROLES, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.

 

 

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.

 

 

De clic en el botón Buscar

 

 

El sistema  buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.

 

 

Contraste la información que arrojó  el sistema frente a la información en la  tabla jn_roles de la base de datos,  filtrando de acuerdo a lo solicitado, si encuentra registros de roles asociados y el estado de los mismos.

 

Si hay información en la base de datos filtrando de acuerdo a lo solicitado se despliega la información histórica de roles.

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

Fecha_inicio

Date

N

Fecha de inicio

 

Fecha_fin

Date

N

Fecha fin

Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio,

Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio

Jerarquía

Lista de secretarias

N

Corresponde a la jerarquía

Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario

Rol

Lista de roles

N

Roles

Se desplegaran en la lista los roles asociados a la jerarquía.

 

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:

 

 

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

ID

NUMÉRICO

22

S

Identificador único del rol

 

NOMBRE

TEXTO

60

N

Nombre del Rol

 

AUDIT_USER

TEXTO

150

N

Login del ultimo usuario que modifico el registro

 

AUDIT_PAGE

TEXTO

100

N

Página desde la cual se modificó el registro por última vez

 

AUDIT_DATE

DATE

7

N

Fecha de la última modificación de este registro

 

JER_ID

NUMÉRICO

22

S

id de la jerarquía

 

ID_JN

NUMÉRICO

22

S

Identificador único del registro de auditoría

 

FEC_OPERACION

NUMÉRICO

22

S

Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado

 

OPERACIÓN

TEXTO

1

S

Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D

 

AUDIT_IP

TEXTO

50

S

Es la IP desde la cual se modificó el registro

 

 

 

        Consulta  Auditoría Rol Menú

 

Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

 

Seleccione del menú principal la opción Administración.

 

Ingrese a la opción Auditoría Rol-Menú, el sistema desplegará la pantalla Auditorias ROLES, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.

 

 

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.

 

 

De clic en el botón Buscar

 

 

El sistema  buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.

 

NOTA: Si un usuario es de jerarquía MEN podrá consultar todos los roles, si es de otra jerarquía sólo podrá consultar roles de su jerarquía.

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:

 

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

Fecha_inicio

Date

N

Fecha de inicio

 

Fecha_fin

Date

N

Fecha fin

Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio,

Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio

Jerarquía

Lista de secretarias

N

Corresponde a la jerarquía

Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario

Rol

Lista de roles

N

Roles

Se desplegaran en la lista los roles asociados a la jerarquía.

Identificación login

TEXTO

N

Identificación de acceso al sistema

 

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

Rol

TEXTO

30

S

Nombre del rol

 

Menú

TEXTO

30

S

Nombre del menú, que corresponde al nombre de la contante almacenada en el campo CTE_ID

 

Login

TEXTO

150

N

Identificación de acceso al sistema

 

JERARQUIA

TEXTO

30

N

Jerarquía del usuario

 

PRIV_CREATE

TEXTO

2

S

Acceso de inserción para una pagina

 

PRIV_READ

TEXTO

1

S

Acceso de lectura a las paginas, acceso al menú

 

PRIV_UPDATE

TEXTO

1

S

Acceso de actualización a las paginas

 

PRIV_DELETE

TEXTO

1

S

Acceso para borrar datos en las paginas

 

ID

NUMÉRICO

22

S

Llave primaria

 

AUDIT_USER

TEXTO

150

N

login del ultimo usuario que modifico el registro

 

AUDIT_PAGE

TEXTO

100

N

página desde la cual se modificó la última vez el registro

 

AUDIT_DATE

DATE

7

N

fecha de la última modificación del registro

 

ID_JN

NUMÉRICO

22

S

Identificador único del registro de auditoría

 

FEC_OPERACION

NUMÉRICO

22

S

Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado

 

OPERACIÓN

TEXTO

1

S

Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D

 

AUDIT_IP

TEXTO

50

S

Es la IP desde la cual se modificó el registro

 

 

 

        Consulta  Auditoría Rol Usuario

 

Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

Seleccione del menú principal la opción Administración.

 

Ingrese a la opción Auditoría Rol-Usuario, el sistema desplegará la pantalla Auditorias Rol-usuario, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.

 

 

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.

 

 

De clic en el botón Buscar

 

 

El sistema  buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.

 

NOTA: Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

Fecha_inicio

Date

N

Fecha de inicio

 

Fecha_fin

Date

N

Fecha fin

Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio,

Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio

Jerarquía

Lista de secretarias

N

Corresponde a la jerarquía

Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario

Usuario/Login

TEXTO

N

Usuarios

Se debe digitar el login o usuario como esta en el sistema

Rol

TEXTO

N

Rol

 

 

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

Nombre Rol

TEXTO

30

S

Nombre del rol

 

Login/Usuario

TEXTO

30

S

Nombre del usuario

 

JERARQUÍA

TEXTO

30

N

Jerarquía del usuario

 

ID_JN

NUMÉRICO

22

S

Identificador único del registro de auditoría

 

FEC_OPERACION

NUMÉRICO

22

S

Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado

 

OPERACIÓN

TEXTO

1

S

Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D

 

AUDIT_IP

TEXTO

50

S

Es la IP desde la cual se modificó el registro

 

 

 

        Consulta Auditoria Usuario

 

Ingrese a la URL correspondiente para inicio de sesión. Genere el ingreso con respectivo usuario y contraseña de administrador del MEN.

 

 

Seleccione del menú principal la opción Administración.

 

 

Ingrese a la opción Auditoría Rol-Usuario, el sistema desplegará la pantalla Auditorias Rol-usuario, donde aparecerán los diferentes conceptos de búsqueda y filtro.

 

 

 

Diligencie los (el) concepto (s) por el cual quiere realizar el filtro: Fecha inicio, Fecha fin, NIVEL ACTUAL  (Jerarquía), Menú, Rol, Login de usuario.

 

 

De clic en el botón Buscar

 

 

El sistema  buscará en base de datos, y  de acuerdo al filtro especificado, si encuentra registros de roles asociados, los desplegará.

 

NOTA: Si un usuario es de jerarquía MEN podrá consultar todos los usuarios, si es de otra jerarquía sólo podrá consultar usuarios de su jerarquía.

Para la Consulta de log de parámetros se realiza el mismo proceso de acuerdo a la solicitud e información que desee el usuario.

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de entrada:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

Fecha_inicio

Date

N

Fecha de inicio

 

Fecha_fin

Date

N

Fecha fin

Si fecha fin se llena debe llenarse fecha de inicio,

Fecha fin debe ser mayor a la fecha de inicio

Jerarquía

Lista de secretarias

N

Corresponde a la jerarquía

Sólo se podrán visualizar jerarquías iguales o que estén por debajo de la jerarquía a la cual pertenece el usuario

Usuario/Login

TEXTO

N

Usuarios

Se debe digitar el login o usuario como esta en el sistema

 

Tener en cuenta las validaciones de los datos de salida:

 

Nombre del dato

Tipo de Dato

Longitud

Obligatorio S/N

Descripción

Restricciones

LOGIN

TEXTO

10

N

Identificación de acceso al sistema

 

Nombre Usuario

TEXTO

20

 

Nombre Usuario

 

Apellido Usuario

TEXTO

20

N

Apellido Usuario

 

Nombre Jerarquía

TEXTO

20

N

Nombre Jerarquía

 

Nombre EE

TEXTO

20

N

Nombre establecimiento educativo

 

Nombre Sede

TEXTO

20

N

Nombre de la sede

 

AUDIT_USER

TEXTO

150

N

login del ultimo usuario que modifico el registro

 

AUDIT_PAGE

TEXTO

100

N

página desde la cual se modificó la última vez el registro

 

AUDIT_DATE

DATE

7

N

fecha de la última modificación del registro

 

ACTIVO

TEXTO

1

S

Indica si el usuario está activo

 

LOGIN_ANT

TEXTO

150

N

Login anterior en el sistema.

 

Ultimo_Ingreso

FECHA

10

N

Se actualiza con cada ingreso del usuario al sistema.

Cuando se crea el usuario el valor es NULL

 

Fecha_Contrasena

FECHA

10

SI

Se actualiza con cada cambio de clave en las páginas de “Administración de Usuarios”, “Cambiar Clave”, “Login” o desde nueva página “Olvidó Contraseña”. Inicialmente toma la fecha de creación del usuario.

 

Intentos_Login

NUMÉRICO

2

 

1. El valor por defecto es cero (0), aumenta en 1 con cada ingreso de clave fallido en el Login.

2. Si el número de intentos fallidos no supera el valor del registro “Número de reintentos permitidos” de la tabla PARAMETROS_SEGURIDAD en el momento de escribir la contraseña bien, entonces el valor se reinicia a cero (0).

3. Se reinicia a cero (0) cuando el usuario es activado.

 

Motivo

LISTA VALORES

 

NO

1. Cuando en página Login se inactiva el usuario por número de reintentos permitidos, el motivo es: “Intentos de acceso excedidos". El campo “motivo” de la tabla USUARIOS, se llena con el valor de la tabla CTE correspondiente a este motivo.

2. Cuando el Job_Login inactiva al usuario por días de inactividad permitidos, el motivo es: “Días de inactividad excedidos”. El campo “motivo” de la tabla USUARIOS se llena con el valor de la tabla CTE correspondiente a este motivo

 

Numero_Logins

NUMÉRICO

2

Si

Inicialmente en cero (0), aumenta con cada ingreso del usuario desde su creación.

 

Fecha_Creacion

FECHA

10

Si

Fecha de creación del usuario.

 

Usuario_creacion

TEXTO

150

Si

Login del usuario que crea el nuevo usuario

 

ID_JN

NUMÉRICO

22

S

Identificador único del registro de auditoría

 

FEC_OPERACION

NUMÉRICO

22

S

Fecha en que se realizó la operación de creación, modificación o borrado

 

OPERACIÓN

TEXTO

1

S

Indica el tipo de operación que se realizó al registro creación=C, modificación=U o borrado=D

 

AUDIT_IP

TEXTO

50

S

Es la IP desde la cual se modificó el registro

 

 

        Calendario default

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Calendario Default”.

 

Esta opción permite definir el calendario que se va a manejar por defecto. Es decir el calendario que se tomará si no se especifica uno diferente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.

 

Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla

 

 

 

 

En esta pantalla usted encuentra el campo Calendarios como lista de selección.

 

De esta lista se debe seleccionar el calendario que se va a configurar como Calendario Default (o por defecto).

 

Una vez seleccionado el calendario, se debe presionar el botón Guardar. Se presenta el siguiente mensaje

 

 

 

 

RECUERDE!

                Una vez usted seleccione el calendario éste se presentará automáticamente en la parte superior derecha de la pantalla y será el que el aplicativo tendrá en cuenta para tomar todos los parámetros que con el calendario se relacionen, como por ejemplo el año lectivo, que depende del calendario.

 

 

 

 

        Cambiar clave

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Cambiar clave”. Esta opción le permite de manera sencilla cambiar la clave usuario administrador del sistema, para ello ingrese de la siguiente manera:

 

MenúàAdministraciónàCambiar clave

 

Observará la siguiente pantalla:

 

 

Para poder cambiar la clave del administrador del sistema es necesario conocer la clave actual.

 

El nombre del usuario administrador - “root”, es mostrado en la pantalla, no podrá ser modificado. Los campos de ingreso de las claves son mostrados con asteriscos para protegerlos de que puedan ser conocidos por usuarios no autorizados.

 

Ingrese la siguiente información

 

                Clave actual

                Clave Nueva

                Reingrese la clave Nueva

 

Oprima el botón guardar la información o grabar el cambio.

 

Si la clave actual no es digitada correctamente observará el siguiente mensaje

 

 

A continuación. Proceda a digitar nuevamente la clave actual y observe que la nueva clave digitada sea exactamente igual a la que digite en el campo “reingrese la clave nueva”.

 

RECUERDE!

Para cambiar la clave de usuario administrador del sistema  “root” es necesario conocer la clave actual.

Los niveles de complejidad y seguridad de la contraseña son parametrizables según el capítulo Seguridad donde podrá evidenciar los parámetros que la rigen.

 

 

 

 

 

        Carga de Datos

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Carga de Datos”.

 

El objetivo del proceso de carga de datos es permitir que las jerarquías que no se encuentran en línea (pueden actualizar los datos en el Simat en tiempo real), puedan enviar su información para ser recibida y consolidada por un nivel superior que se encuentre en línea.

 

Mediante esta opción es posible realizar el cargue de información a partir de un archivo.

 

Al ingresar a la opción Carga de Datos se presenta la siguiente pantalla

 

 

 

En esta pantalla se encuentran dos opciones relacionadas con la carga de datos: Carga de datos e Información de archivos.

 

4.15.1. Carga de datos

 

Dentro del manejo de la carga de datos usted puede cargar un archivo que le haya sido enviado. Para ello ingrese de la siguiente manera:

 

MenúàAdministraciónàCarga de Datos

 

Aparecerá la siguiente pantalla.

 

 

 

 

 

En esta pantalla es posible ingresar la información sobre el archivo que se va a importar.

 

Solicita la siguiente información:

 

Tipo de Archivo                     Como lista de selección

Año lectivo                             Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado, si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto,  para saber en qué calendario se está trabajando, observe la pantalla en la parte superior derecha.

Archivo                                   Oprima  “Examinar” para buscar y seleccionar el archivo

 

Al ser seleccionado el archivo aparecerá la siguiente información

 

 

 

Oprima el botón “Guardar”

 

Los campos deben ir separados por comas o por puntos y comas. Preferiblemente los campos de tipo carácter o string deben ir encerrados entre comillas dobles. Esto es muy importante para que no haya interpretaciones erróneas, especialmente si dentro del campo de tipo carácter vienen caracteres iguales a los que se están utilizando como separador de campos; por ejemplo, en una dirección que tiene comas, cada coma puede ser interpretada como un campo diferente:

 

Carrera 40 20,30

 

Se debería dejar entre comillas dobles para que la coma sea parte de la dirección,  y no sea interpretada como un separador de campo, así:

 

“Carrera 40 20,30”

 

De no ser así la aplicación entenderá que son dos columnas o dos campos diferentes:

Un campo que contiene: Carrera 40 20

Y otro que contiene: 30

 

 

Los diferentes formatos para importación son los siguientes:

 

                Instituciones Oficiales

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE INSTITUCIONES OFICIALES

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Objeto

Observaciones

Código Dane

String

12

S

 

 

Nombre

String

100

S

 

 

Rector

String

100

S

 

 

Código Jerarquía

String

10

S

Jerarquía

 

Código Divipola

String

20+20

S

Divipola

Código dvp de departamento + dvp de municipio

Dirección

String

100

S

 

 

Barrio-Inspección

String

100

N

 

 

Teléfonos

String

50

N

 

 

Fax

String

50

N

 

 

Web

String

100

N

 

 

Email

String

40

N

 

 

Código Calendario

String

1

S

Cte

Constante con padre 51

Código Resguardo

String

3

N

Cte

Constante con padre 261

Código Propiedad

String

1

S

Cte

Constante con padre 71

 

 

 

 

 

 

Ejemplo

 

 

 

 

 

166400000170, ALFONSO LÓPEZ PUMAREJO, NEVIO PEREZ MUÑOZ, 21 ,66687, CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO, "3642139,3646418", 3646418,  www.mineducacion.gov.co,colovisacoor@hotmail.com,  52, 261, 72

166400000170, ALFONSO LÓPEZ PUMAREJO, NEVIO PEREZ MUÑOZ, 21,6668, CLL 5 NO 6-26 ,,,,,,52,,72

 

 

 

 

 

                 Importación de Usuarios

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE USUARIOS

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Objeto

Observaciones

Código Jerarquía

String

10

S

Jerarquía

 

Código DANE Institución

String

12

N

 

 

Consecutivo Sede

String

 

N

 

 

Tipo de Documento

String

1

S

 

Debe ir entre comillas

Número de Documento

String

15

S

 

 

Apellido1

String

20

S

 

 

Apellido2

String

20

N

 

 

Nombre1

String

20

S

 

 

Nombre2

String

20

N

 

 

Dirección

String

100

N

 

 

Teléfono

String

50

N

 

 

Barrio

String

100

N

 

 

Código Divipola Departamento

String

20

N

Divipola

 

Código Divipola Municipio

String

20

N

Divipola

 

Rol

String

1

S

 

C: consulta

I: Institución

S: Secretaria

Debe ir entre comillas

Ejemplo

144, 123456789123, 12345678912301, "CC", 52880891, Prueba,,B,,CRA 10,,,11,001,"I"

144, 123456789013, 12345678901301, "CC", 52880892, Prueba,,C,,CRA 10,,,11,001,"C"

 

        Carga de Alumnos Matriculados

 

El presente formato es similar al utilizado para la carga de información en el Anexo 6A. Se diferencia del otro en cuanto a que este cargue se usa para actualizar información de alumnos mientras que el Anexo 6A es para el cargue de nuevos alumnos en el sistema SIMAT.

 

 

 

 

 

 

VARIABLES

NOMBRE TECNICO VARIABLE

LONGITUD

TIPO

VALIDACIONES BÁSICAS

AÑO DE REPORTE INFORMACIÓN

AÑO_INF

4

Numérico

Año al que corresponde la información

CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO

MUN_CODIGO

3

Carácter

Códigos DANE Municipios (2 posiciones)

CODIGO DANE INSTITUCIÓN EDUCATIVA

CODIGO_DANE

12

Numérico

Código DANE de la institución educativa (12 posiciones)

CÓDIGO DANE ANTIGUO DE LA SEDE

CODIGO_DANE_SEDE

12

Numérico

Código DANE que poseía la sede en el año 2001 antes de la fusión establecida por la Ley 715. Para el caso de las Instituciones Educativas del sector no oficial repita el código Dane asignado, escrito en la variable Código Dane Institución Educativa

CONSECUTIVO DE LA SEDE

CONS_SEDE

14

Caracter

Código generado por el DUE para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. Asigne el código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa.  La sede principal o donde labora la parte administrativa codifíquela como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa.  Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institución, codificando la única sede como 01.

Si la institución educativa pertenece al sector no oficial asigne el consecutivo de la sede de la siguiente forma: código Dane de la institución privada seguido de los dígitos 00 (cero cero).

TIPO DE DOCUMENTO

TIPO_DOCUMENTO

1

Numérico

1   Cédula de Ciudadanía

2   Tarjeta de Identidad

3   Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería

5   Registro Civil de Nacimiento

6   Número de Identificación Personal (NIP)

7   Número Único de Identificación Personal (NUIP)

8  Número de Identificación establecido por la Secretaría de  Educación 

9   Certificado Cabildo                                                                                                         

NUMERO DE DOCUMENTO

NRO_DOCUMENTO

12

Caracter

Número del Documento de Identidad (12 posiciones)

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO DEPARTAMENTO

EXP_DEPTO

2

Caracter

Código Dane del Departamento donde fue expedido el documento. (2 posiciones)

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO MUNICIPIO

EXP_MUN

3

Caracter

Código Dane del Municipio donde fue expedido el documento (3 posiciones)

APELLIDO 1

APELLIDO1

50

Caracter

Apellido paterno del alumno. No puede estar vacío

APELLIDO 2

APELLIDO2

50

Caracter

 Apellido materno del alumno.

NOMBRE 1

NOMBRE1

50

Caracter

Primer nombre del Alumno. No puede estar vacío

NOMBRE 2

NOMBRE2

50

Caracter

 Segundo nombre del Alumno.

DIRECCION RESIDENCIA

DIRECCION_RESIDENCIA

100

Caracter

Dirección Residencia del Alumno. Ver Instructivo. No puede estar vacío.

TELEFONO DE UBICACION

TEL

50

Caracter

Teléfono Residencia del Alumno. Incluya número teléfono fijo, celular, comunitario, etc.

LUGAR DE RESIDENCIA DEPARTAMENTO

RES_DEPTO

2

Caracter

Código Dane del Departamento donde reside el alumno.  No puede estar vacío

LUGAR DE RESIDENCIA MUNICIPIO

RES_MUN

3

Caracter

Código Dane del Municipio donde donde reside el alumno. No puede estar vacío

ESTRATO SOCIOECONOMICO DEL ALUMNO

ESTRATO

1

Caracter

0  Estrato 0

1  Estrato 1

2  Estrato 2

3  Estrato 3

4  Estrato 4

5  Estrato 5

6  Estrato 6

SISBEN

SISBEN

1

Carácter

1
2
3
4
5
6
9  No aplica

FECHA DE NACIMIENTO

FECHA_NACIMIENTO

10

Caracter

Formato: dd/mm/yyyy

LUGAR DE NACIMIENTO DEPARTAMENTO

NAC_DEPTO

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones)

LUGAR DE NACIMIENTO MUNICIPIO

NAC_MUN

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (2 posiciones)

GENERO

GENERO

1

Caracter

F Femenino

M Masculino

POBLACION VICTIMA CONFLICTO

POB_VICT_ CONF

1

Caracter

1  En situación de desplazamiento

2  Desvinculados de grupos armados

3  Hijos de adultos desmovilizados                                                                                                             

9 No Aplica

ULTIMO DEPARTAMENTO EXPULSOR

DPTO_EXP

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento

ULTIMO MUNICIPIO EXPULSOR

MUN_EXP

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (3 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento.

PROVIENE DE SECTOR PRIVADO

PROVIENE_SECTOR_PRIV

1

Caracter

S  Si

N  No

PROVIENE DE OTRO MUNICIPIO

PROVIENE_OTRO_MUN

1

Caracter

S  Si

N  No

TIPO DISCAPACIDAD

TIPO_DISCAPACIDAD

2

Caracter

1 Sordera Profunda

2 Hipoacusia o Baja audición

3 Baja visión diagnosticada

4 Ceguera

5 Parálisis cerebral

6 Lesión neuromuscular

7 Autismo

8 Deficiencia cognitiva (Retardo Mental)

9 Síndrome de Down

10 Múltiple                                                                                                                                        

99  No aplica

CAPACIDADES EXCEPCIONALES

CAP_EXC

1

Caracter

1 Superdotado                                                                                                          

2 Con talento científico                                                                                           

3 Con talento tecnológico                                                                                  

4 Con talento subjetivo                                                                                                                             

9 No Aplica

ETNIA

ETNIA

3

Caracter

00 No Aplica, 01 Achagua, 02 Amorúa, 03 Andoque o Andoke, 04 Arhuaco (IJKA), 05 Awa (CUAIKER), 06 Barea, 07 Barazana, 08 Barí (Motilón), 09 Betoye, 10 Bora, 11 Cabiyari o Kawiyarí, 12 Carapana, 13 Carijona o Karijona, 14 Chimila (ETTE E´ NEKA), 15 Chiricoa, 16 Cocama, 17 Coconuco, 18 Cofán o Kofán, 19 Pijaos, 20 Cubeo o Kubeo, 21 Cuiba o Kuiba, 22 Curripaco o Kurripako, 23 Desano, 24 Dujos, 26 Embera Catio o Embera Katío, 27 Embera Chami, 28 Eperara Siapidara, 29 Guambiano, 30 Guanaca, 31 Guayabero, 33 Hitnú, 34 Inga, 35 Kamsa o Kamëntsá, 36 Kogui, 37 Koreguaje o Coreguaje, 38 Letuama, 39 Macaguaje o Makaguaje, 40 Nukak (Makú), 41 Macuna o Makuna (Sara), 42 Masiguare, 43 Matapí, 44 Miraña, 45 Muinane, 46 Muisca, 47 Nonuya, 48 Ocaina, 49 Nasa (Paéz), 50 Pastos, 51 Piapoco (Dzase), 52 Piaroa, 53 Piratapuyo, 54 Pisamira, 55 Puinave, 56 Sáliba , 57Sikuani, 58 Siona, 59 Siriano, 60 Siripu o Tsiripu (Mariposo), 61 Taiwano (Tajuano), 62 TanimuKa, 63 Tariano, 64 Tatuyo, 65 Tikuna, 66 Totoró, 67 Tucano (Desea) o Tukano, 68 Tule (Kuna), 69 Tuyuka (Dojkapuara), 70 U´wa (Tunebo), 71 Wanano, 72 Wayuu, 73 Witoto, 74 Wiwa (Arzario), 75 Waunan (Wuanana), 76 Yagua, 77 Yanacona, 78 Yauna, 79 Yukuna, 80 Yuko (Yukpa), 81Yurí (Carabayo), 82 Yuruti, 83 Zenú, 84 Quillacingas, 200 Negritudes, 400 Rom

RESGUARDO

RES

3

Caracter

000 No Aplica   Ubique el código del resguardo contenido en el documento adjunto " CÓDIGOS DE RESGUARDOS INDÍGENAS".  Se refiere al resguardo cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia.

INSTITUCIÓN BIENESTAR DE ORIGEN

INS_FAMILIAR

60

 

 Nombre de la institución de bienestar de origen si el niño ingresa al grado Jardin II o B, Transición o Grado 0  (Hogar Infantil, ICBF, guarderia, jardín infaltil).

JORNADA

TIPO_JORNADA

1

Caracter

1  Completa

2  Mañana

3  Tarde

4  Nocturna                                                                                                                                           

5  Fin de semana

CARÁCTER

CARÁCTER

1

Caracter

1 Académica (Incluye  Educación Tradicional)
2 Técnica (Incluye la Comercial, Industrial, Pedagógica, Promoción social, Agropecuario, Otro)
0   No Aplica

ESPECIALIDAD

ESPECIALIDAD

2

Caracter

05 Académico

06 Industrial

08 Comercial

09 Pedagógico

10 Agropecuario

16 Promoción Social

07 Otro

00 No aplica

GRADO

GRADO

2

Caracter

-2 Pre-Jardín

-1 Jardín I o A o Kinder

0  Jardín II o B, Transición o Grado 0

1  Primero

2  Segundo

3  Tercero

4  Cuarto

5  Quinto

6  Sexto

7  Séptimo

8  Octavo

9  Noveno

10 Décimo

11 Once

12 Doce - Normal Superior

13 Trece - Normal Superior

14 Educación discapacidad cognitiva no integrada

15 Educación discapacidad auditiva no integrada

16 Educación discapacidad visual no integrada

17 Educación discapacidad motora no integrada

18 Educación discapacidad múltiple no integrada

21 Ciclo 1 Adultos

22 Ciclo 2 Adultos

23 Ciclo 3 Adultos

24 Ciclo 4 Adultos

25 Ciclo 5 Adultos

26 Ciclo 6 Adultos

99 Aceleración del Aprendizaje

GRUPO/CURSO

GRUPO

4

Caracter

Identificación del grupo del grado que está cursando el estudiante y al cual ha sido asignado. Consiste en una división de los grados para establecer alumnos de acuerdo al parámetro alumno / docente. Ejemplo: El grado 1 está compuesto por los Cursos A y B.  En esta variable se debe escribir A.

METODOLOGÍA

METODOLOGIA

2

Caracter

1  Educación Tradicional

2  Escuela nueva

3  Post primaria

4  Telesecundaria                                                                                                                                           

5  SER

6  CAFAM

7  SAT 

8  Etnoeducación                                                                                                                                       

9  Aceleración del Aprendizaje

10  Programa para Jóvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011)

11  Preescolar Escolarizado

12  Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado               

13 SAT presencial                                                                                                                                           

MATRICULA CONTRATADA

MATRICULA CONTRATADA

1

Caracter

S  Si Se refiere a todo alumno Matricula Contratada (subsidiado) / beneficiado con recursos de la Nación (SGP, FNR, Recursos Propios MEN u otros recursos ) mediante convenios que realiza la SED con terceros ya sea mediante el Banco de Oferentes establecido por el Decreto 4313 de 2004 o con instituciones privadas y del cual se genera el Anexo 2 Archivo 2A.

N  No

REPITENTE

REPITENTE

1

Caracter

S  Si Alumno en condición de repitencia en el actual año lectivo.

N  No

NUEVO EN LA INSTITUCIÓN
EDUCATICA             

NUEVO

1

Caracter

S  Si Se refiere al alumno nuevo en la institución o centro educativo que se encuentra reportando la información de matrícula.

N  No

SITUACION ACADEMICA AÑO ANTERIOR

SIT_ACAD_ANO_ANT

1

Caracter

0 No estudió Vigencia Anterior, que para este año se refiere a no haber estudiado en vigencia anterior

1 Aprobó

2 Reprobó

8 No culminó Estudios

CONDICIÓN DEL ALUMNO AL FINALIZAR EL AÑO ANTERIOR

CON_ALUM_ANO_ANT

1

Caracter

3  Desertó                                                                                                               

5 Trasladado a otra institución educativa

8  Otro motivo de retiro

9  No Aplica

Fuente de Recursos

FUE_RECU      

1

Numérico

1 SGP (Sistema General de Participación)

2 FNR (Fondo Nacional de Regalías)

3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN

4 Otros Recursos de la Nación

5 Recursos Propios

Zona en que reside el alumno

ZON_ALU       

1

Caracter

1  Urbana

2  Rural

Alumno  Madre Cabeza de Familia

CAB_FAMILIA   

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia

BEN_MAD_FLIA  

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Veteranos de la Fuerza Pública

BEN_VET_FP    

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Héroes de la Nación

BEN_HER_NAC   

1

Caracter

S  Si

N  No

 

 

Antes de realizar el cargue del archivo Carga de Alumnos Matriculados, el usuario debe asegurarse de que se cumplan las siguientes validaciones que el sistema SIMAT ejecuta:

 

 

                Si el usuario tiene institución y esta no coincide con la institución del cargue el sistema no le permite continuar.

 

                Si la jerarquía del usuario no contiene a la jerarquía del cargue no le permite continuar.

 

                Si la institución del cargue no contiene a la sede del cargue no le permite continuar.

 

                Si el usuario tiene sede y esta no coincide con la sede del cargue no le permite continuar.

 

                Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar expedición, genero, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento se actualizarán nombres, apellidos y el resto de información del alumno.

 

                Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar expedición y uno de los datos género, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento difiere no permite cargar el registro.

 

                Para los alumnos que son de matrícula contratada, es decir, que la variable subsidio es S, se debe ajustar el cargue para que cuando se realice la validación que el alumno este asociado a un contrato y el contrato este asociado a una sede,  la jerarquía de la sede pueda ser una jerarquía que pertenezca a la secretaría que está realizando el cargue.

 

Si el cargue es para matricular a grado 12 alumnos graduados de 11 o ciclo 6 se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

 

                El alumno y establecimiento deben tener asignado carácter técnico y especialidad pedagógica.

                El grado origen debe ser 11 o 26 y el grado destino debe ser 12, en caso de que el grado origen sea diferente emite mensaje informativo.

                Se podrá matricular al año lectivo configurado en el sistema, siempre y cuando el año origen sea menor del año destino (o año lectivo).

                No se podrá pasar de graduado a matriculado en el mismo año, es decir,  si el año origen y destino es el mismo no se podrá realizar la transición.

                Debe existir cupo en el Establecimiento Educativo destino.

 

                Se deben tener también las siguientes validaciones para los tipos de documento de los alumnos que se van a cargar en el archivo, así:

T.I. Tarjeta de Identidad

                11 caracteres numéricos sin puntos ni guiones

                Debe tener el siguiente formato: aammddzzzxy; donde:

                aa es Año de nacimiento de 00 a 99

                mm es Mes de nacimiento de 01 a 12

                dd es Día de nacimiento de 01 a 31

                zzz Numérico

                Si el número de documento contiene 10 caracteres lo tomará como una Tarjeta de Identidad tipo NUIP.

 

C.C Cedula de Ciudadanía

                Si el alumno corresponde al género femenino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 20.000.000 hasta 69.999.999 y debe tener una longitud de 8 caracteres.

                Si el alumno corresponde al género masculino debe contener caracteres numéricos sin puntos, guiones, en un rango de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.000 hasta 99.999.999 y debe tener una longitud igual o mayor de 3 y menor o igual 8 caracteres.

                La cédula de ciudadanía internamente tomará por defecto Tipo NUIP si contiene valores mayores de 1.000.000.000, y la longitud debe ser igual a 10 caracteres.

                Se debe tener en cuenta que para que un alumno tenga cédula de ciudadanía debe ser mayor de 18 años.

 

C.E. Cédula de Extranjería

                Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.

                Su longitud debe ser igual o mayor a 7 caracteres.

                No debe contener ni puntos ni guiones.

 

R.C Registro Civil de Nacimiento

                Solo debe contener caracteres numéricos.

                Debe tener una longitud de 8, 10 y 11 caracteres.

                No debe contener ni puntos ni guiones.

 

Si seleccionó CCB. Certificado Cabildo

                Debe contener caracteres alfabéticos y/o numéricos.

                No debe contener ni puntos ni guiones.

 

Si seleccionó NES. Número Establecido por la Secretaría

                Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.

 

Ejemplo Práctico:

 

Realice el ingreso por el Menú de Administración, seleccione la opción Cargue de datos, escoja la opción archivo Cargue Alumnos Matriculados (El archivo a cargar debe estar comprimido en formato zip),  valide que se encuentre la variable de subsidio en el archivo y esta esté descrita como “S”, oprima Clic en botón “Guardar”; si cumple con las validaciones y especificaciones de formato se verifica que el documento haya sido cargado satisfactoriamente.

Oprima clic en el botón de “Buscar”. La aplicación nos guiará a  la pestaña “Información de Archivos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En la pestaña de información de archivos valida en la lista de cargue que los registros sean clasificados como Registros Exitosos o Registros Erróneos, dependiendo si la sede pertenece\no pertenece a la misma jerarquía.

 

 

Cargue de alumnos matriculados que se encuentran en estado NUEVO y CANCELADO

 

Ingrese al sistema SIMAT con usuario y contraseña de un usuario configurado en el sistema  realizar cargue de alumnos matriculados, hacer clic en botón Entrar

 

 

 

El sistema despliega la pantalla de Bienvenida

 

 

 

Niños en estado Nuevo a cargar

Niños en estado Cancelado a cargar

 

 

 

Verifique que la institución tenga cupos disponibles antes de realizar el cargue de los alumnos

 

 

 

Seleccione el menú “Administración” y la opción “Carga de datos”

 

 

El sistema despliega la pantalla “Carga de datos” que muestra los siguientes campos:

-Tipo de archivo (Lista desplegable)

-Año lectivo

-Archivo

 

 

 

Seleccione el campo Tipo de archivo la opción “Cargue alumnos matriculados”, Ingrese año lectivo o año actual

 

 

 

Haga clic en botón “Examinar”, El sistema despliega la pantalla para buscar la ruta y el archivo que  se desea cargar. Seleccione el archivo que contiene la información de los niños que se encuentran en estado Nuevo y Cancelado, tener en cuenta cargar niños de sector oficial y de sector privado, este archivo debe estar comprimido en .zip y debe contener 54 columnas

 

 

 

El sistema muestra los campos:

                Fecha de carga: Fecha en la que se realiza el cargue del archivo en formato dd/mm/aaaa

                Nombre del archivo: Ruta y nombre del archivo a cargar

                Tamaño del archivo: Tamaño de archivo en bytes

                Nombre asignado: Nombre que el sistema le coloca al archivo comprimido

 

El  sistema muestra la pestaña “Información de archivos” y valida si los registros son exitosos como se muestra a continuación

 

 

 

 

 

Hacer clic en el link Registros exitosos y abrir el archivo de registros buenos que genera el sistema

 

 

 

 

 

Ahora Ingrese al menú Estudiantes, Opción Consulta de alumnos

 

Ingresar campos Primer apellido y Primer nombre de un alumno (Cancelado y Nuevo) que se encuentre en el archivo que se cargó previamente, hacer clic en botón Buscar

 

El sistema muestra registros encontrados correspondientes con el criterio de búsqueda.

Los campos del registro encontrado traen:

                Nombre alumno

                Año

                Estado

                Tipo documento

                Documento

                Secretaría

                Jerarquía

                Institución

                Sede

                Opción Ver alumno

                Opción Estados

 

Verifique que el estado del alumno sea MATRICULADO

 

 

Realice el mismo procedimiento de verificación para los alumnos que estaban en estado Cancelado

 

Alumno estado origen Cancelado

 

 

 

Teniendo en cuenta que se cargaron 3 niños, la institución debe asignar 3 cupos de la institución para grado Segundo, Grupo A1

 

 

                Importación de Grupos

 

Esta importación sube los grupos con la capacidad indicada en el campo capacidad, para el año lectivo establecido, el año lectivo que se coloque en este archivo debe coincidir con el año lectivo electivo del sistema.

 

Si el grupo ya existe en el sistema lo actualiza.  La actualización se puede realizar siempre y cuando, el valor con el que se va a modificar no sea inferior a los alumnos que ya se tienen asignados. Por ejemplo si en el sistema existe un grupo con capacidad para 40 alumnos y están asignados a ese grupo 35 alumnos y se pretende cambiar la capacidad del grupo por 30, el sistema no lo va a permitir.

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE GRUPOS

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Consecutivo de Sede

String

14

S

El consecutivo permite identificar la Institución y la sede

Código Jornada

String

1

S

Constante con padre 6

Código Grado

String

2

S

Constante con padre 23

Código de Metodologías

String

2

S

Constante con padre 11

Año

Number

4

S

 Año lectivo en el cual se va ha crear el grupo

Nombre

String

3

S

 Nombre del grupo

Capacidad

Number

 

S

 Número de alumnos que se pueden asignar al grupo

Ejemplo

16640000017001,1,36,01,2005,A,40

 

 

 

 

 

¡RECUERDE!

 

                Las opciones de cargue de grupos solo está habilitado para usuarios root,  de secretaría de caldas y secretaría de Cundinamarca[a1] .

 

 

                Proyectos y Proveedores de Equipos

 

Para el cargue de los archivos con la información de Proveedores de equipos y Proyectos de Infraestructura, se ingresara por el menú “Administración” opción “Carga de Datos”.

 

 

Figura 1: Opción Carga de Datos por menú Administración

 

Se selecciona la opción del tipo de cargue (Proyectos o Proveedores Equipos) y por el buscador de archivos se ingresa un comprimido con el archivo plano (CSV) a cargar:

 

 

Figura 2: Cargue de Proyectos o Proveedores.

 

 

Se da clic en el botón guardar y los resultados se podrán consultar dando clic en el icono de buscar, donde se mostraran los registros exitosos y malos con su indicación.

 

Los Proyectos se cargan primero que los Proveedores. Para realizar un cargue debe especificarse un archivo plano CSV que contenga la información en un orden especifico.

 

                Formato de cargue de Proyectos de Infraestructura:

 

ID_PROYECTOS

NOM_PROYECTOS

FECHA_PROYECTOS

NIT_PROVEEDOR

 

                Formato de cargue de Proveedores de Equipos:

 

ANNO_INF

INS_ID

SEDES_ID

NIT_PROV

ID_PROYECTO

FEC_ENTREGA

NUM_EQUIPOS

OBSERVACION

 

 

Ambos cargues están sometidos a validaciones de fechas, referencias, formato de números y demás validaciones que demando el documento de análisis.

 

 

       Instituciones Privadas

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACIÓN DE INSTITUCIONES NO OFICIALES

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Código Dane

String

12

S

 

Nombre

String

100

S

 

Rector

String

100

S

 

Código Jerarquía

String

10

S

 

Código Divipola

String

20+20

S

Código dvp de departamento + dvp de municipio

Dirección

String

100

S

 

Barrio-Inspección

String

100

N

 

Teléfonos

String

50

N

 

Fax

String

50

N

 

Web

String

100

N

 

Email

String

40

N

 

Código Calendario

String

1

S

Constante con padre 51

Código Resguardo

String

3

N

Constante con padre 261

Código Propiedad No Oficial

String

2

S

Constante con padre 75

Subsidio

String

1

N

 

Licencia

String

60

N

 

Código Costos

String

1

N

Constante con padre 93

Código Tarifa

String

1

N

Constante con padre 84

Idiomas

Multivalor String

2 c/u

N

Constantes con padre 97 entre comillas (Pasan a tabla INS_IDIOMA)

Asociaciones

Multivalor String

1 c/u

N

Constantes con padre 112 entre comillas (Pasan a tabla INS_ASOC)

 

 

 

 

 

Ejemplo

166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ,21,66687,CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO,"3642139,3646418",3646418, www.mineducacion.gov.co, colovisacoor@hotmail.com,1,000,11,1,NUM_LICENCIA,1,2,"1,2,3","4,5"

166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ,21,66687,CLL 5 NO 6-26,,,,,,1,,1,,,,,,

 

       Sedes

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE SEDES

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Código Dane Institución

String

12

S

 

Código Dane Anterior

String

12

N

 

Consecutivo de Sede

String

14

S

Dane Institución + Consecutivo de Sede

Principal

String

1

S

S/N

Nombre

String

100

S

 

Código Divipola

String

20+20

S

Código dvp de departamento + dvp de municipio

Dirección

String

100

S

 

Barrio-Inspección

String

100

N

 

Teléfonos

String

50

N

 

Fax

String

50

N

 

Email

String

40

N

 

Código Zona

String

1

S

Constante con padre 1003

Código Etnia

String

3

N

Constante con padre 152

Código Especialidad

String

1

N

Constante con padre 1020

Código Discapacidad

String

2

N

Constante con padre 58

 

 

 

 

 

Ejemplo

166400000170,166400000169,01,S,NOMBRE SEDE,66687,CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO,"3642139,3646418",3646418,colovisacoor@hotmail.com,1,001,1,01

166400000170,,01,S,NOMBRE SEDE,66687,CLL 5 NO 6-26,,,,,1,,,

 

       Jornadas

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACÓN DE JORNADAS

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Consecutivo de Sede

VARCHAR2

14

S

El consecutivo permite identificar la Institución y la sede

Código Jornada

VARCHAR2

10

S

Código de la constante  padre 6

Código Genero

VARCHAR2

10

S

Código de la constante  padre 1091

Grados

VARCHAR2

10

N

Código de la constante padre 23

Cada grado separado por coma y los valores entre comillas.

Código de Metodologías

VARCHAR2