1.           SIMAT

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El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del País.

 

El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.

 

SIMAT es un sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos por Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como la obtención de informes como apoyo para la toma de decisiones.

 

Adicionalmente como apoyo a la matricula se tiene el registro y consulta de las instituciones, la creación de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo de las novedades relacionadas con estas, permitiendo la actualización de su información cuando sea necesario.

 

Mediante la automatización de este proceso, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula y por ende el servicio a la comunidad.

 

El Sistema Integrado de Matrícula SIMAT permite además efectuar un seguimiento completo y detallado al proceso de matrícula mediante el análisis de los informes que provee.

 

Esta ayuda contiene las diferentes opciones de la aplicación que permiten el manejo anteriormente mencionado:

 

·         Directorio de Instituciones

 

Esta opción permite manejar la información de instituciones y llevar a cabo una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.

Una Institución, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos educativos. Esta opción del SIMAT permite el manejo y operación de los mismos.

 

·         Cortes y Carga de Datos

 

En esta opción es posible la definición de fechas de corte para cada uno de los procesos. También permite la carga de datos mediante la importación de archivos.

 

·         Registro de Estudiantes

 

Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita el registro de información de un estudiante, su actualización, consulta y eliminación. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y actualizada de los alumnos. En el se encuentran la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y la Institución-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.

 

·         Proyecciones

 

En esta opción es posible definir los parámetros para realizar la proyección y realizar la proyección en si misma. El objetivo de la proyección de cupos es tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos nuevos

 

·         Inscripciones

 

Esta opción permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Es posible realizar una inscripción, consultarla y/o modificarla.

El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la información de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.

La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.

 

·         Promoción

 

El objetivo del proceso de promoción es tomar los alumnos matriculados actualmente y llevarlos al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Es importante tener en cuenta que si se trata del último grado, los alumnos no se promocionan, se gradúan. En esta opción es posible seleccionar si se desea realizar la promoción por jerarquía, por Institución, por Sede o por jornada.

 

·         Matrícula

 

El objetivo final del proceso de matrícula es matricular alumnos tanto antiguos como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de la población. En esta opción es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes que tienen un cupo asignado en alguna Institución, así como registrar los estudiantes reprobados y cancelar o anular el registro de repitencia realizado.

 

·         Administración del Sistema

 

Esta opción permite llevar a cabo la administración del sistema. Es importante tener en cuenta que únicamente el Administrador del Sistema es quien debe tener acceso a esta opción. En ella es posible crear, actualizar y eliminar registros de las diferentes tablas básicas que componen el sistema. Durante la eliminación de registros no podrán eliminarse registros que estén en uso.

 

·         Reportes

 

El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrícula y sus etapas, con el fin de obtener información que alimenta el propio sistema, así como poder contar con información estadística que sea un apoyo real y oportuno a la gestión del proceso. Este módulo permite la producción de los reportes que genera el sistema.

 

1.1          Objetivo

 

El objetivo de este manual es servir como una ayuda real en la interacción del usuario con el Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, facilitando el manejo del software que esta orientado a ser un apoyo de los diferentes procesos.

 

 

 


 

 

 

 

 

2.           Generalidades

 

En este capítulo encontrará información general sobre el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT, que le será de utilidad para el manejo del mismo.

 

2.1          Qué compone el sistema

 

      Menú

Es la lista de las opciones que tiene el sistema para su funcionamiento

 

 

      Botones de la aplicación o Iconos

Los botones de la aplicación, o íconos, son los que permiten al usuario realizar algunas operaciones definidas sobre el sistema. Ellos son:

 

Salir                              

 

Buscar                          

 

Agregar (Crear)             

 

Actualizar (Modificar)      

 

Eliminar                         

 

Guardar                                    

 

Siguiente nivel               

 

Nivel anterior                        

 

      Campos

Los campos son el lugar de la pantalla en que se ingresa o aparece la información. Pueden ser:

      Espacios que contienen información

      Espacios para el ingreso de información

      Ejemplo:

      Documento de identificación

      Apellidos

      Nombres

 

      Listas de selección

Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas y permiten la selección de un valor específico. Por ejemplo, en una lista para seleccionar Departamentos:

 

 

En el campo que dice: ELIJA UN DEPARTAMENTO, se debe oprimir la flecha hacia abajo que se encuentra en la parte derecha del campo. De esta manera aparecerá la lista y será posible seleccionar el departamento deseado.

 

      Listas de selección múltiple

Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas a diferencia de las de selección simple  permiten la selección de uno o mas valores. Por ejemplo, en una lista de selección múltiple de para grados, para seleccionar más de un valor mantenga oprimida la tecla control y de clic sobre el elemento que desea seleccionar:

 

 

 

      Manejo de fechas

 

El manejo de las fechas en el sistema se realiza siempre en el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo:

 

El 15 de febrero de 2004 se escribe así: 15/02/2004         

 

      Presentación de errores

 

Los errores que se presentan en pantalla durante la interacción del usuario con el sistema, aparecen resaltados en color amarillo. Por ejemplo:

 

 

 

 


 

2.2          Ingresar al sistema

 

Para ingresar a la aplicación SIMAT, realice los siguientes pasos:

 

      Inicie el browser o navegador.

      Internet Explorer 6.0 o superior, si se desea bajar el Internet Explorer se puede realizar en la dirección url http://www.microsoft.com/downloads/

 

 

Mozilla FireFox 1.0.2, Si se desea bajar el Mozilla FireFox se puede realizar en la dirección url http://www.mozilla.org/products/firefox/all. Preferiblemente

Los requerimientos para utilizar este browser son:

 

Sistema operativo

Windows 98

Windows 98SE

Windows ME

Windows NT 4.0

Windows 2000

Windows XP (Recomendado)

Windows Server 2003

Minímo  Hardware

Pentium 233 MHz (Recomendado: Pentium 500MHz o superior)

64 MB RAM (Recomendado: 128 MB RAM o superior)

52 MB de espacio libre en el disco duro

 

      Conéctese a la dirección url

            http://www.sistemamatriculas.gov.co/simat/app

 

Se presentará la siguiente pantalla:

 

Esta es la primera pantalla que usted encontrará. Para ingresar al sistema debe digitarse el Usuario y Contraseña (palabra clave) que le han sido asignados por el administrador.

 

Una vez digitados Usuario y Contraseña (palabra clave) usted encontrará la pantalla que le presenta el menú de la aplicación.

 

 

 

En esta pantalla se presenta la información del usuario que ingresó al sistema y es posible seleccionar la opción a la que se desea ingresar.

 

Ejemplo práctico

 

Seleccione Instituciones

 

Se desplegará en la pantalla el menú de la aplicación.

 

 

 

 

 


 

2.3          Seguridad

 

El manejo de la seguridad del Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT, comprende varios aspectos que cubren el control de acceso y los servicios de seguridad.

 

 

Autenticación

 

Esta se garantiza mediante el manejo de usuarios y claves. Al ingresar al sistema, todas las personas deben proveer su usuario y su clave, que serán validadas por el sistema. Si estas no lo son, el acceso no es permitido y se presenta un mensaje al usuario, permitiéndole reintentar. El manejo de usuarios y claves se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.23 Usuarios.

 

 

Autorización

 

El esquema de autorización del sistema comprende la definición de roles y privilegios para cada uno de los usuarios. Esto garantiza que a cada opción únicamente pueden ingresar las personas autorizadas, según su rol, y realizar las operaciones que les hayan sido autorizadas, según los privilegios de cada rol. El manejo de roles y privilegios se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración aparte 4.22 Roles.

 

Existe un conjunto de roles, del cual el usuario puede seleccionar uno o varios de acuerdo a sus necesidades; también existe un conjunto de privilegios del cual pueden ser seleccionados los que se deseen asignar a cada rol.

 

Para cada jerarquía se podrán crear roles diferentes con privilegios propios definidos para los usuarios de una u otra Secretaría.

 

Un usuario puede tener varios roles. Para cada uno de ellos puede tener un conjunto de privilegios.

 

Ejemplo:

 

Se crea un nuevo usuario en el sistema, con su login y clave. Una vez creado el usuario es posible la asignación de roles por jerarquía. Puede asignarse más de uno, por ejemplo “Secretaría” y “Institución Tulúa”. Existen roles para cada Jerarquía, un usuario puede tener varios roles de una misma jerarquía.

 

Para cada uno de los roles creados es posible definir privilegios. Por ejemplo al rol “Institución Tulua” se le pueden asignar los privilegios “Leer Estudiantes” y “Leer inscripción”

 

 

 

 

Al  rol “Secretaría” se pueden asignar los privilegios “Leer Instituciones” y “Leer proyección”.

 

 

 

Es importante tener en cuenta que cada jerarquía únicamente tendrá acceso a su propia información y a la de sus jerarquías inferiores. Por ejemplo, una Secretaría podrá ver su información y la de las instituciones que se encuentran adscritas a ella; no podrá consultar información de otra Secretaría.

 

Manejo de procesos

 

El sistema cuenta con una opción que permite definir los procesos, sus etapas, fechas y responsables, lo cual permite un control de los mismos. Esta definición se realiza para cada año lectivo, jerarquía y calendario. Es así como se puede cerrar una etapa, una vez cerrada no se podrán realizar las operaciones que dependen de que se encuentre abierta. Por ejemplo, una vez cumplida la fecha final del proceso de Inscripciones, no se podrá realizar una inscripción; sin embargo es posible definir nuevas fechas, lo que permitirá al Administrador reabrir un proceso si es necesario. El manejo de procesos se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.17 Procesos Matrícula.

 


 

2.4          Manejo de jerarquías

 

El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.

 

El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden:

·         Ministerio de Educación

·         Secretaría de Educación

·         Núcleos

·         Instituciones

·         Sedes

 

Es así como es posible, por ejemplo, realizar una búsqueda para una Secretaría o para una Institución, a potestad del usuario, quien tiene acceso a la información de uno u otro nivel, dependiendo de su jerarquía. Así mismo se abre la posibilidad de manejar los diferentes niveles de consolidación de la información de acuerdo con su jerarquía.

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 


2.5          Manejo de roles

 

El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información y su seguridad. Dentro de ellas se encuentra el manejo de roles que comprende, la creación y eliminación de roles, así como la asignación y remoción de privilegios de ejecución a los mismos. Esto permite restringir el acceso a la información de acuerdo con los permisos asignados a los roles. Para cada rol existe un grupo de permisos o privilegios que permite controlar el acceso a determinado tipo de información. Los privilegios son tipo CRUD, es decir, Crear, Leer, Actualizar, Borrar.

 

Es así como es posible, por ejemplo, definir qué usuarios pueden ingresar a la opción de Inscripciones y para cada uno de estos usuarios establecer o negar permisos de creación, consulta y/o actualización de una inscripción.

 

Los  roles pueden ser definidos para cada Secretaría, dependiendo de las actividades que se requiera que un usuario realice en el sistema se crean los roles, una vez se tiene el rol creado, puede ser asignado a un usuario. Por ejemplo al rol administrador se le podría asociar actividades como modificar jerarquías, mientras que un rol de consulta, solo podría realizar búsquedas pero no podría modificar datos.

 

El manejo de roles y permisos se encuentra detallado en el capítulo 4 Administración, aparte 4.22 Roles.

 


 

2.6          Botones de la aplicación o íconos

 

      Buscar

 

 

Este botón permite realizar una búsqueda una vez hayan sido definidos los criterios correspondientes para la misma.

 

      Agregar (Crear)

 

 

Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla para el ingreso de la información que se desea crear o insertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institución, al oprimir este botón se presentará la pantalla que tiene todos los campos para ingresar la información correspondiente a la nueva Institución.

 

      Actualizar (Modificar)

 

 

Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla que contiene la información que se desea actualizar, permitirá modificarla y grabar la información con las modificaciones que se hayan realizado.

 

      Eliminar

 

 

Mediante el uso de este botón usted podrá eliminar información que se encuentre registrada en el sistema. Debe tenerse en cuenta que el borrado de esta información únicamente podrá llevarse a cabo si no se tiene ninguna información que dependa de la que se desea borrar. Por ejemplo, no se puede eliminar una Institución mientras tenga Sedes, o una Sede mientras tenga alumnos.


 

      Guardar

 

 

El botón guardar es el que graba la información. Por ejemplo, si se ingresa la información de un estudiante; para grabarla se debe oprimir el botón Guardar.

 

      Ver Sedes

 

 

Mediante el uso de este botón es posible consultar la información de Sedes de una Institución para seleccionar una de ellas.

 

      Siguiente nivel

 

seleccionar

 

Este botón permite Ir a la jerarquía inferior. Va hasta el nivel de Secretaría o municipio según se requiera.

 

      Nivel anterior

 

seleccionar

 

Este botón permite Ir a la jerarquía superior. Va desde el nivel de municipio o Secretaría hasta el nivel de MEN según se requiera.

 

      Inscribir

 

 

El uso de este botón habilita la pantalla para registrar la inscripción de un estudiante que ha sido seleccionado de una lista.

 

 

 

 

 

 

Este botón permite ver el detalle  del alumno al cual se le va a realizar una novedad.

 

 

 

Al dar clic en este botón se presenta una pantalla donde se pude planear que se va a hacer con los cupos faltantes

 

 

 

Al dar clic en este botón se podrá imprimir el reporte de la matriz de proyección de cupos

 

·         Promoción

 

Una vez seleccionada la secretaría, institución, sede o jornada y dar clic en este botón se enviara a ejecutar el proceso de promoción de alumnos

·         Detalle de Fusiones y Ayuda en Reportes

                          

Al dar clic en este botón en la pantalla de fusiones se verá el detalle de las instituciones fusionas.  Si se esta en la pantalla de reportes al dar clic en este botón se verá una descripción del contenido del reporte

·         Manejo de selección entre listas

Estas listas se utilizan para pasa información de una lista a otra, esto se hace, seleccionando un elemento de la lista y haciendo clic en una de las flechas rojas que se encuentran entra las listas. También se pueden utilizar,  seleccionando un elemento y dando doble clic en el elemento, el elemento seleccionado pasará a la otra lista.

2.7          Scroll bar o barra de desplazamiento

 

 

 

 

Esta es la barra que se encuentra a la derecha de la pantalla. Permite subir y bajar para visualizar más información.

 

En la parte inferior de la pantalla también se encuentra una barra de desplazamiento. Permite desplazarse a la derecha y a la izquierda para visualizar más información.


 

2.8          Navegación entre pantallas (Wizard)

 

En esta pantalla se encuentra un área resaltada en amarillo. Esto es lo que estamos llamando wizard o asistente de la pantalla y sirve para navegar entre pantallas. Por ejemplo, usted puede devolverse a la pantalla anterior en lugar de hacer back (retroceder) con la tecla del browser (dar “Atrás”).  Simplemente se hace clic sobre lo que se desea seleccionar y aparecerá la información solicitada.

 

 

 

Por ejemplo, en esta pantalla usted puede ver la información de una Sede que ha seleccionado y luego simplemente haciendo clic sobre “Institución” ver la lista de Sedes de la Institución, de la cual podrá seleccionar otra Sede si así lo desea.

 

Tenga en cuenta que la navegación con el  wizard o asistente de la pantalla, solo es posible a la pantalla inmediatamente anterior.

 

Ejemplo práctico

 

Ingrese a la opción Promoción.

Seleccione la jerarquía Cartago.

Busque la Institución Sor María Juliana y selecciónela

 

Observe que el botón Institución se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.

 

 

 

Seleccione la Sede Sor María Juliana y oprima el botón Seleccionar Sede.

 

 

Observe que el botón Sede se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.

 

En este punto es posible navegar a través de las diferentes pantallas consultadas, utilizando los botones Jerarquía, Institución, Sede y Jornadas.

 

Ejemplo práctico

 

Oprima el botón Institución.

 

 

Observe que en la pantalla se muestra la lista de instituciones, permitiendo una nueva selección de Institución para la administración de grupos.

 

 

 

 

RECUERDE!

  • Tenga en cuenta que durante la navegación con el wizard, solo se puede regresar a las ventanas anteriores, para ingresar nuevos parámetros o elegir una nueva opción.  No se puede ir hacia delante dando clic en una ventana que no ha sido visitada.

 

 


 

 

3.           Glosario

 

·         SIMAT: Es el sistema integrado de matrícula, que da apoyo al proceso de matrícula estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentes Secretarías de Educación departamentales, distritales y municipales.

·         Institución educativa oficial: Es un establecimiento que pertenece al sistema de educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado de transición hasta el grado noveno inclusive, esto es, educación básica primaria y secundaria. En algunas ocasiones las instituciones educativas prestan el servicio de educación media: grados 10 y 11 o hasta el grado 13, como en el caso de las Normales.

·         Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde se imparte la educación básica primaria, únicamente.

·         Sede: son plantas físicas independientes que conforman una Institución educativa. Una Sede puede ser un centro educativo oficial.

·         Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa.

·         Jornada: Se asimila a un turno escolar. De acuerdo con la resolución 166, la jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.

·         Grados: Es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno de los cuales corresponde a un año escolar.

·         Grupos: Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la población estudiantil de un grado.

·         Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio de educación.

·         Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar.

·         Estrato:Clasificación socio económica asociada al sector donde se encuentra ubicada la vivienda de residencia de la población estudiantil.

·         SISBEN:Clasificación socio económica asociada principalmente al tipo y condiciones de la vivienda, que es utilizado como instrumento de focalización de la inversión social.

·         Población víctima del conflicto: Es la población desmovilizada de los movimientos alzados en armas o desplazada de sus zonas de origen, como resultado de las acciones de estos grupos.

·         Alumnos antiguos: Se consideran alumnos antiguos aquellos que se hayan matriculado para el año en curso, en los establecimientos educativos que prestan el servicio de educación tradicional o en los programas que conforman el servicio de educación no tradicional, que se encuentren registrados como matriculados en la base de datos de matrícula de la Secretaría de Educación Correspondiente. Se consideran igualmente, alumnos antiguos aquellos que se encuentren matriculados en los grados de jardín del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y de las entidades territoriales de bienestar familiar y que a la fecha de ingreso a clases de la siguiente vigencia, prevista en el calendario escolar de la respectiva Secretaría de Educación, hayan cumplido 5 años.

·         Alumnos nuevos: Se consideran alumnos nuevos aquellos que no se encuentran registrados como matriculados en la base de datos de la respectiva Secretaría de Educación, bien sea porque no se matricularon para estudiar  o porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en curso.

·         Procesamiento de solicitudes de alumnos nuevos: Este proceso permite dar trámite a los formatos de inscripción, asignando el cupo escolar, si lo hay, en las instituciones, centros educativos o programas de educación no tradicional.

·         Jerarquías: Son cada una de las instancias por las cuales fluye la información:

El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.

El Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden:

o    Ministerio de Educación

o    Secretaría de Educación

o    Núcleos

o    Instituciones

o    Sedes

·         Estados del alumno:

Existe una opción en el sistema que permite el manejo de las reglas de paso de un estado de estudiante a otro. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.

Los estados son:

o    Nuevo: Cuando el alumno entra al sistema educativo,  no al sistema SIMAT, por primera vez.

o    Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción

o    Cancelado: Cuando a cancelado la inscripción

o    Promocionado: Cuando se ha pasado de un grado al siguiente para el siguiente año, no necesariamente ha ganado el año, lo que significa este estado es que se le esta reservando un cupo para el año siguiente.

o    Reprobado: Significa que el alumno a perdido el grado que estaba realizando, si estaba matriculado en quinto para el año 2004 y pierde el grado quinto, el alumno quedará en estado reprobado para quinto en el año 2004.

o    Pre-matriculado: En este estado quedan los alumnos que realicen el proceso de pre matrícula y que deseen continuar estudiando el año siguiente, si el alumno estaba en quinto en el 2004 quedara pre-matriculado para el año 2005 en grado sexto.

o    Sin Continuidad: En este estado quedan los alumnos a los que no se les pueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institución tienen 10 cupos y tiene 12 alumnos para promocionar, 10 de los alumnos quedarán con estado promocionado y los dos restantes quedarán sin continuidad dado que no existen más cupos en la Institución.

o    Matriculado: Cuando el alumno se encuentra cursando el grado y el año.  Si el alumno es repitente en ese año tendrá una característica más que será marcado como matriculado repitente.

o    Trasladado:  Cuando un alumno desea cambiarse de colegio y solicita que se le envíe a otro colegio, es marcado como trasladado

o    Asignado: Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido en donde debe matricularse.  Como resultado del proceso de asignación de traslado, cuando un alumno lo ha solicitado, o como resultado del proceso de asignación de alumnos que se inscribieron durante el proceso de inscripción, las Secretarías de Educación corren los procesos de asignación, como resultado de estos procesos el alumno queda en estado de asignación en donde se define a que Institución debe ir a matricularse.  Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no vaya y realice el proceso de matricula en la respectiva Institución educativa.

o    Retirado: Cuando un alumno decide que no va a continuar estudiando, es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el alumno pasa a este estado.  Un alumno puede también pasar a este estado por un proceso llamado de liberación de cupos.

o    Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de alumnos nuevos, no es posible conseguir un cupo a un alumno, el alumno es marcado como sin asignación.

o    Graduado: Una vez el alumno termine sus estudios y ha aprobado el último grado es marcado como graduado.

·         Estados de la Institución: La Institución puede encontrarse en los siguientes estados:

o    Activa

o    Inactiva

·         Estados de la Sede: La Sede puede encontrarse en los siguientes estados:

o    Activa

o    Inactiva

·         Estados de la inscripción: La inscripción puede encontrarse en los siguientes estados:

o    Activa

o    Cancelada

·         Estados del convenio: Un convenio puede encontrarse en los siguientes estados:

o    Activo

o    Inactivo

o    En trámite

·         Estados de las etapas del proceso de matrícula: Las etapas del proceso de matrícula pueden encontrarse en los siguientes estados:

o    Abierta

o    Cerrada

o    Definida

·         Estados del usuario: Un usuario del sistema puede encontrarse en los siguientes estados:

o    Activo

o    Inactivo

·         Estados de un archivo de importación: Un archivo de importación puede encontrarse en los siguientes estados:

o    PENDIENTE: cuando se recibe el archivo y queda en lista para validar e importar.

o    REVISADO CON ERRORES: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina en fracaso.

o    IMPORTADO: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina con éxito.

·         Estados de la solicitud de traslado: La solicitud de traslado puede encontrarse en los siguientes estados:

o    Activa

o    Asignada

o    Negada

o    Cancelada

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.           Administración

 

Para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT es indispensable realizar una completa y adecuada administración del mismo que garantice su correcto funcionamiento y permita su permanente actualización.

 

El objetivo de la administración del sistema es tener una base de datos completa y actualizada que permita el manejo de toda la información necesaria para cumplir con el objetivo final del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT: organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.

 

Esta opción habilita la administración de las diferentes tablas básicas o de parámetros de la base de datos para el funcionamiento del sistema. A esta opción únicamente tendrán acceso los Administradores del Sistema a nivel de las diferentes jerarquías.

 

El menú de Administración contiene las siguientes opciones:

 

·         Ajustes a Duplicados

·         Ajustes importaciones

·         Asistencia Escolar

·         Calendario default

·         Cambiar clave

·         Carga de datos

·         Constantes

·         Cortes

·         Divipola

·         Estrategias

·         Jerarquía

·         Niveles

·         Novedad de traslados

·         Parámetros por Secretaría

·         Permisos para reportes

·         Permisos y privilegios

·         Pesos variables

·         Prestadores

·         Procesos matrícula

·         Procesos por lotes

·         Programación de tareas

·         Reglas de Estados

·         Reportes

·         Roles

·         Usuarios

·         Variables

·         Auditoría

 

 

 


 

4.1          Ajustes a duplicados

 

El menú de Administración le presentará a usted una opción para consultar a nivel de cada Jerarquía alumnos que se encuentren duplicados.

 

Al ingresar a esta opción usted observará la siguiente pantalla.  Podrá seleccionar la Jerarquía que desea consultar y presionar el botón de consulta para que el sistema realice la búsqueda de alumnos duplicados y los presente en pantalla con los correspondientes datos de identificación:

·         Nombre

·         Estado en que se encuentra el alumno en el sistema

·         Tipo de identificación, referido al tipo de documento de identificación con que el alumno se registró en el SIMAT – Tarjeta de identidad, registro civil de nacimiento, etc.

·         Documento - número del documento de identificación

·         ID – identificación que tiene el alumno en el SIMAT

 

 

Mediante los íconos de consulta de alumno y eliminación de duplicados usted podrá ver la información detallada del alumno, o borrarlo, oprimiendo el correspondiente  botón. La eliminación de estudiantes duplicados modifica los saldos de cupos.  El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo estado sea “trasladado”, ni estudiantes que no pertenezcan a la secretaria del usuario.

 

La información de los alumnos eliminados es registrada en el archivo de auditoria.

 

Si al tratar de eliminar la información duplicada de un alumno observa el siguiente mensaje:

 

“La auditoría del sistema no está activa.  Comuníquese con el Administrador”

 

Deberá entrar al menú de administración y activar la opción de Auditoría siguiendo la siguiente ruta:

 

MenúàAdministraciónàAuditoría

 

RECUERDE!

  • El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo estado sea “traslado” o que no pertenezcan a la secretaria del usuario. Para poder eliminar un alumno que se encuentre trasladado lo puede retirar en este caso ya lo podrá eliminar.

  • Al eliminar un alumno duplicado toda la información del alumno es borrada del sistema.

 

 


 

4.2          Ajustes importaciones

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Ajustes a Importaciones”.

 

Esta opción permite cambiar a los alumnos que fueron importados por el cargue del anexo 6A a otra institución, sede, jornada, grado y/o grupo.  Se utiliza cuando al realizar el cargue los alumnos quedaron ubicados donde no debían. Por esta opción no queda historia de que los alumnos estuvieron en la institución origen, dado que fue  un error en la importación.

 

Al ingresar a esta opción usted deberá seleccionar la institución y sede de origen, es decir, donde están los alumnos  a reubicar y luego deberá seleccionar la institución y sede destino, es decir a donde desea pasar los alumnos, Realizada esta selección se le presentará una pantalla como esta:

 

 

 

Se deben cumplir estas reglas:

 

  1. La institución destino debe tener creada: Institución, sede, jornada, grado, grupo.

  2. Debe existir saldo de cupos en el grupo al cual desean pasar los alumnos.

    1. (Cupos – asignados > 0)

  3. Los alumnos que se deseen pasar deben no tener más de tres estados y haber estado en una sola institución, es decir que realmente vengan de un cargue, si los alumnos ya tienen historia en el sistema, es decir ya han pasado por otros estados, no se podrá usar esta opción, si desea cambiar los alumnos de institución, sede, jornada, grado, grupo y estas ya tienen historia podrá hacerlo por la opción de transferencias.

 

Los alumnos que se pasen al grupo destino quedan así:

 

  1. Todos sus estados quedan apuntando a la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución destino.

  2. Se disminuyen los cupos de los asignados de la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución origen

  3. Se aumentan los cupos de los asignados de la institución, sede, jornada, grado, grupo, modelo de la institución destino.

  4. No quedará ningún estado del alumno en ninguna otra institución que sea la destino.

  5. El alumno debe quedar en el estado, año, grado, grupo, modelo en que esta en este momento pero en la institución destino.

 

 


 

 

 

4.3          Calendario default

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Calendario Default”.

 

Esta opción permite definir el calendario que se va a manejar por defecto. Es decir el calendario que se tomará si no se especifica uno diferente. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.

 

Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla

 

 

 

 

En esta pantalla usted encuentra el campo Calendarios como lista de selección.

 

De esta lista se debe seleccionar el calendario que se va a configurar como Calendario Default (o por defecto).

 

Una vez seleccionado el calendario, se debe presionar el botón Guardar. Se presenta el siguiente mensaje

 

 

 

 

RECUERDE!

  • Una vez usted seleccione el calendario éste se presentará automáticamente en la parte superior derecha de la pantalla y será el que el aplicativo tendrá en cuenta para tomar todos los parámetros que con el calendario se relacionen, como por ejemplo el año lectivo, que depende del calendario.

 

 

 


 

4.4          Cambiar clave

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Cambiar clave”. Esta opción le permite de manera sencilla cambiar la clave usuario administrador del sistema, para ello ingrese de la siguiente manera:

 

MenúàAdministraciónàCambiar clave

 

Observará la siguiente pantalla:

 

 

Para poder cambiar la clave del administrador del sistema es necesario conocer la clave actual.

 

El nombre del usuario administrador - “root”, es mostrado en la pantalla, no podrá ser modificado. Los campos de ingreso de las claves son mostrados con asteriscos para protegerlos de que puedan ser conocidos por usuarios no autorizados.

 

Ingrese la siguiente información

 

 

Oprima el botón guardar la información o grabar el cambio.

 

Si la clave actual no es digitada correctamente observará el siguiente mensaje

 

 

A continuación. Proceda a digitar nuevamente la clave actual y observe que la nueva clave digitada sea exactamente igual a la que digite en el campo “reingrese la clave nueva”.

 

RECUERDE!

Para cambiar la clave de usuario administrador del sistema  “root” es necesario conocer la clave actual.

 

 

 

 


 

4.5          Carga de Datos

 

Dentro del menú de Administración, usted encontrará la opción “Carga de Datos”.

 

El objetivo del proceso de carga de datos es permitir que las jerarquías que no se encuentran en línea (pueden actualizar los datos en el Simat en tiempo real), puedan enviar su información para ser recibida y consolidada por un nivel superior que se encuentre en línea.

 

Mediante esta opción es posible realizar el cargue de información a partir de un archivo.

 

Al ingresar a la opción Carga de Datos se presenta la siguiente pantalla

 

 

 

En esta pantalla se encuentran dos opciones relacionadas con la carga de datos: Carga de datos e Información de archivos.

 

 

4.5.1               Carga de datos

 

Dentro del manejo de la carga de datos usted puede cargar un archivo que le haya sido enviado. Para ello ingrese de la siguiente manera:

 

MenúàAdministraciónàCarga de Datos

 

Aparecerá la siguiente pantalla.

 

 

 

 

 

En esta pantalla es posible ingresar la información sobre el archivo que se va a importar.

 

Solicita la siguiente información:

 

Tipo de Archivo              Como lista de selección

Año lectivo                    Por defecto se desplegará el año lectivo, éste corresponde a lo definido en la opción de parámetros por Secretaría, no podrá ser modificado, si el año lectivo no es el que corresponde, se debe ir a la opción de parámetros por Secretaría y modificarlo, al igual se debe tener en cuenta que esté definido el calendario por defecto,  para saber en que calendario se esta trabajando, observe la pantalla en la parte superior derecha.

Archivo                         Oprima  “Examinar” para buscar y seleccionar el archivo

 

Al ser seleccionado el archivo aparecerá la siguiente información

 

 

 

Oprima el botón “Guardar”

 

Los campos deben ir separados por comas o por puntos y comas. Preferiblemente los campos de tipo caracter o string deben ir encerrados entre comillas dobles. Esto es muy importante para que no haya interpretaciones erróneas, especialmente si dentro del campo de tipo carácter vienen caracteres iguales a los que se están utilizando como separador de campos; por ejemplo, en una dirección que tiene comas, cada coma puede ser interpretada como un campo diferente:

 

Carrera 40 20,30

 

Se debería dejar entre comillas dobles para que la coma sea parte de la dirección,  y no sea interpretada como un separador de campo, así:

 

“Carrera 40 20,30”

 

De no ser así la aplicación entenderá que son dos columnas o dos campos diferentes:

Un campo que contiene: Carrera 40 20

Y otro que contiene: 30

 

 

Los diferentes formatos para importación son los siguientes:

 

4.5.1.1     Instituciones Oficiales

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE INSTITUCIONES OFICIALES

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Objeto

Observaciones

Código Dane

String

12

S

 

 

Nombre

String

100

S

 

 

Rector

String

100

S

 

 

Código Jerarquía

String

10

S

Jerarquía

 

Código Divipola

String

20+20

S

Divipola

Código dvp de departamento + dvp de municipio

Dirección

String

100

S

 

 

Barrio-Inspección

String

100

N

 

 

Teléfonos

String

50

N

 

 

Fax

String

50

N

 

 

Web

String

100

N

 

 

Email

String

40

N

 

 

Código Calendario

String

1

S

Cte

Constante con padre 51

Código Resguardo

String

3

N

Cte

Constante con padre 261

Código Propiedad

String

1

S

Cte

Constante con padre 71

 

 

 

 

 

 

Ejemplo

 

 

 

 

 

166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ, 21 ,66687, CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO,"3642139,3646418",3646418, www.mineducacion.gov.co,colovisacoor@hotmail.com, 52,261,72

166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ,21,6668, CLL 5 NO 6-26 ,,,,,,52,,72

 

 

 

 

 

4.5.1.2      Importación de Usuarios

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE USUARIOS

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Objeto

Observaciones

Código Jerarquía

String

10

S

Jerarquía

 

Código DANE Institución

String

12

N

 

 

Consecutivo Sede

String

 

N

 

 

Tipo de Documento

String

1

S

 

Debe ir entre comillas

Número de Documento

String

15

S

 

 

Apellido1

String

20

S

 

 

Apellido2

String

20

N

 

 

Nombre1

String

20

S

 

 

Nombre2

String

20

N

 

 

Dirección

String

100

N

 

 

Teléfono

String

50

N

 

 

Barrio

String

100

N

 

 

Código Divipola Departamento

String

20

N

Divipola

 

Código Divipola Municipio

String

20

N

Divipola

 

Rol

String

1

S

 

C: consulta

I: Institución

S: Secretaria

Debe ir entre comillas

Ejemplo

144,123456789123,12345678912301,"CC",52880891,Prueba,,B,,CRA 10,,,11,001,"I"

144,123456789013,12345678901301,"CC",52880892,Prueba,,C,,CRA 10,,,11,001,"C"

 

4.5.1.3     Carga de Alumnos Matriculados

 

El presente formato es similar al utilizado para la carga de información en el Anexo 6A. Se diferencia del otro en cuanto a que este cargue se usa para actualizar información de alumnos mientras que el Anexo 6A es para el cargue de nuevos alumnos en el sistema SIMAT.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

VARIABLES

NOMBRE TECNICO VARIABLE

LONGITUD

TIPO

VALIDACIONES BÁSICAS

AÑO DE REPORTE INFORMACION

AÑO_INF

4

Numérico

Año al que corresponde la información

CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO

MUN_CODIGO

3

Caracter

Códigos DANE Municipios (2 posiciones)

CODIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA

CODIGO_DANE

12

Numérico

Código DANE de la institución educativa (12 posiciones)

CODIGO DANE ANTIGUO DE LA SEDE

CODIGO_DANE_SEDE

12

Numérico

Código DANE que poseía la sede en el año 2001 antes de la fusión establecida por la Ley 715. Para el caso de las Instituciones Educativas del sector no oficial repita el código Dane asignado, escrito en la variable Código Dane Institución Educativa

CONSECUTIVO DE LA SEDE

CONS_SEDE

14

Caracter

Código generado por el DUE para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. Asigne el código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa.  La sede principal o donde labora la parte administrativa codifíquela como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa.  Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institución, codificando la única sede como 01.

Si la institución educativa pertenece al sector no oficial asigne el consecutivo de la sede de la siguiente forma: código Dane de la institución privada seguido de los dígitos 00 (cero cero).

TIPO DE DOCUMENTO

TIPO_DOCUMENTO

1

Numérico

1   Cédula de Ciudadanía

2   Tarjeta de Identidad

3   Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería

5   Registro Civil de Nacimiento

6   Número de Identificación Personal (NIP)

7   Número Único de Identificación Personal (NUIP)

8  Número de Identificación establecido por la Secretaría de  Educación 

9   Certificado Cabildo                                                                                                          

NUMERO DE DOCUMENTO

NRO_DOCUMENTO

12

Caracter

Número del Documento de Identidad (12 posiciones)

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO DEPARTAMENTO

EXP_DEPTO

2

Caracter

Código Dane del Departamento donde fue expedido el documento. (2 posiciones)

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO MUNICIPIO

EXP_MUN

3

Caracter

Código Dane del Municipio donde fue expedido el documento (3 posiciones)

APELLIDO 1

APELLIDO1

50

Caracter

Apellido paterno del alumno. No puede estar vacío

APELLIDO 2

APELLIDO2

50

Caracter

 Apellido materno del alumno.

NOMBRE 1

NOMBRE1

50

Caracter

Primer nombre del Alumno. No puede estar vacío

NOMBRE 2

NOMBRE2

50

Caracter

 Segundo nombre del Alumno.

DIRECCION RESIDENCIA

DIRECCION_RESIDENCIA

100

Caracter

Dirección Residencia del Alumno. Ver Instructivo . No puede estar vacío.

TELEFONO DE UBICACION

TEL

50

Caracter

Teléfono Residencia del Alumno. Incluya número teléfono fijo, celular, comunitario, etc.

LUGAR DE RESIDENCIA DEPARTAMENTO

RES_DEPTO

2

Caracter

Código Dane del Departamento donde reside el alumno.  No puede estar vacío

LUGAR DE RESIDENCIA MUNICIPIO

RES_MUN

3

Caracter

Código Dane del Municipio donde donde reside el alumno. No puede estar vacío

ESTRATO SOCIOECONOMICO DEL ALUMNO

ESTRATO

1

Caracter

0  Estrato 0

1  Estrato 1

2  Estrato 2

3  Estrato 3

4  Estrato 4

5  Estrato 5

6  Estrato 6

SISBEN

SISBEN

1

Carácter

1
2
3
4
5
6
9  No aplica

FECHA DE NACIMIENTO

FECHA_NACIMIENTO

10

Caracter

Formato: dd/mm/yyyy

LUGAR DE NACIMIENTO DEPARTAMENTO

NAC_DEPTO

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones)

LUGAR DE NACIMIENTO MUNICIPIO

NAC_MUN

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (2 posiciones)

GENERO

GENERO

1

Caracter

F Femenino

M Masculino

POBLACION VICTIMA CONFLICTO

POB_VICT_ CONF

1

Caracter

1  En situación de desplazamiento

2  Desvinculados de grupos armados

3  Hijos de adultos desmovilizados                                                                                                            

9 No Aplica

ULTIMO DEPARTAMENTO EXPULSOR

DPTO_EXP

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento

ULTIMO MUNICIPIO EXPULSOR

MUN_EXP

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (3 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento.

PROVIENE DE SECTOR PRIVADO

PROVIENE_SECTOR_PRIV

1

Caracter

S  Si

N  No

PROVIENE DE OTRO MUNICIPIO

PROVIENE_OTRO_MUN

1

Caracter

S  Si

N  No

TIPO DISCAPACIDAD

TIPO_DISCAPACIDAD

2

Caracter

1 Sordera Profunda

2 Hipoacusia o Baja audición

3 Baja visión diagnosticada

4 Ceguera

5 Parálisis cerebral

6 Lesión neuromuscular

7 Autismo

8 Deficiencia cognitiva (Retardo Mental)

9 Síndrome de Down

10 Múltiple                                                                                                                                         

99  No aplica

CAPACIDADES EXCEPCIONALES

CAP_EXC

1

Caracter

1 Superdotado                                                                                                          

2 Con talento científico                                                                                           

3 Con talento tecnológico                                                                                  

4 Con talento subjetivo                                                                                                                              

9 No Aplica

ETNIA

ETNIA

3

Caracter

00 No Aplica, 01 Achagua, 02 Amorúa, 03 Andoque o Andoke, 04 Arhuaco (IJKA), 05 Awa (CUAIKER), 06 Barea, 07 Barazana, 08 Barí (Motilón), 09 Betoye, 10 Bora, 11 Cabiyari o Kawiyarí, 12 Carapana, 13 Carijona o Karijona, 14 Chimila (ETTE E´ NEKA), 15 Chiricoa, 16 Cocama, 17 Coconuco, 18 Cofán o Kofán, 19 Pijaos, 20 Cubeo o Kubeo, 21 Cuiba o Kuiba, 22 Curripaco o Kurripako, 23 Desano, 24 Dujos, 26 Embera Catio o Embera Katío, 27 Embera Chami, 28 Eperara Siapidara, 29 Guambiano, 30 Guanaca, 31 Guayabero, 33 Hitnú, 34 Inga, 35 Kamsa o Kamëntsá, 36 Kogui, 37 Koreguaje o Coreguaje, 38 Letuama, 39 Macaguaje o Makaguaje, 40 Nukak (Makú), 41 Macuna o Makuna (Sara), 42 Masiguare, 43 Matapí, 44 Miraña, 45 Muinane, 46 Muisca, 47 Nonuya, 48 Ocaina, 49 Nasa (Paéz), 50 Pastos, 51 Piapoco (Dzase), 52 Piaroa, 53 Piratapuyo, 54 Pisamira, 55 Puinave, 56 Sáliba , 57Sikuani, 58 Siona, 59 Siriano, 60 Siripu o Tsiripu (Mariposo), 61 Taiwano (Tajuano), 62 TanimuKa, 63 Tariano, 64 Tatuyo, 65 Tikuna, 66 Totoró, 67 Tucano (Desea) o Tukano, 68 Tule (Kuna), 69 Tuyuka (Dojkapuara), 70 U´wa (Tunebo), 71 Wanano, 72 Wayuu, 73 Witoto, 74 Wiwa (Arzario), 75 Waunan (Wuanana), 76 Yagua, 77 Yanacona, 78 Yauna, 79 Yukuna, 80 Yuko (Yukpa), 81Yurí (Carabayo), 82 Yuruti, 83 Zenú, 84 Quillacingas, 200 Negritudes, 400 Rom

RESGUARDO

RES

3

Caracter

000 No Aplica   Ubique el código del resguardo contenido en el documento adjunto " CÓDIGOS DE RESGUARDOS INDÍGENAS".  Se refiere al resguardo cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia.

INSTITUCIÓN BIENESTAR DE ORIGEN

INS_FAMILIAR

60

 

 Nombre de la institución de bienestar de origen si el niño ingresa al grado Jardin II o B, Transición o Grado 0  ( Hogar Infantil, ICBF, guarderia, jardín infaltil ).

JORNADA

TIPO_JORNADA

1

Caracter

1  Completa

2  Mañana

3  Tarde

4  Nocturna                                                                                                                                            

5  Fin de semana

CARÁCTER

CARÁCTER

1

Caracter

1 Académica (Incluye  Educación Tradicional)
2 Técnica (Incluye la Comercial, Industrial, Pedagógica, Promoción social, Agropecuario, Otro)
0   No Aplica

ESPECIALIDAD

ESPECIALIDAD

2

Caracter

05 Académico

06 Industrial

08 Comercial

09 Pedagógico

10 Agropecuario

16 Promoción Social

07 Otro

00 No aplica

GRADO

GRADO

2

Caracter

-2 Pre-Jardín

-1 Jardín I o A o Kinder

0  Jardín II o B, Transición o Grado 0

1  Primero

2  Segundo

3  Tercero

4  Cuarto

5  Quinto

6  Sexto

7  Séptimo

8  Octavo

9  Noveno

10 Décimo

11 Once

12 Doce - Normal Superior

13 Trece - Normal Superior

14 Educación discapacidad cognitiva no integrada

15 Educación discapacidad auditiva no integrada

16 Educación discapacidad visual no integrada

17 Educación discapacidad motora no integrada

18 Educación discapacidad múltiple no integrada

21 Ciclo 1 Adultos

22 Ciclo 2 Adultos

23 Ciclo 3 Adultos

24 Ciclo 4 Adultos

25 Ciclo 5 Adultos

26 Ciclo 6 Adultos

99 Aceleración del Aprendizaje

GRUPO/CURSO

GRUPO

4

Caracter

Identificación del grupo del grado que está cursando el estudiante y al cual ha sido asignado. Consiste en una división de los grados para establecer alumnos de acuerdo al parámetro alumno / docente. Ejemplo: El grado 1 está compuesto por los Cursos A y B.  En esta variable se debe escribir A.

METODOLOGÍA

METODOLOGIA

2

Caracter

1  Educación Tradicional

2  Escuela nueva

3  Post primaria

4  Telesecundaria                                                                                                                                            

5  SER

6  CAFAM

7  SAT 

8  Etnoeducación                                                                                                                                        

9  Aceleración del Aprendizaje

10  Programa para Jóvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011)

11  Preescolar Escolarizado

12  Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado               

13 SAT presencial                                                                                                                                            

SUBSIDIADO

SUBSIDIADO

1

Caracter

S  Si Se refiere a todo alumno subsidiado / beneficiado con recursos de la Nación (SGP, FNR, Recursos Propios MEN u otros recursos ) mediante convenios que realiza la SED con terceros ya sea mediante el Banco de Oferentes establecido por el Decreto 4313 de 2004 o con instituciones privadas y del cual se genera el Anexo 2 Archivo 2A.

N  No

REPITENTE

REPITENTE

1

Caracter

S  Si Alumno en condición de repitencia en el actual año lectivo.

N  No

NUEVO EN LA INSTITUCIÓN
EDUCATICA             

NUEVO

1

Caracter

S  Si Se refiere al alumno nuevo en la institución o centro educativo que se encuentra reportando la información de matrícula.

N  No

SITUACION ACADEMICA AÑO ANTERIOR

SIT_ACAD_ANO_ANT

1

Caracter

0 No estudió Vigencia Anterior, que para este año se refiere a no haber estudiado en vigencia anterior

1 Aprobó

2 Reprobó

8 No culminó Estudios

CONDICIÓN DEL ALUMNO AL FINALIZAR EL AÑO ANTERIOR

CON_ALUM_ANO_ANT

1

Caracter

3  Desertó                                                                                                              

5 Trasladado a otra institución educativa

8  Otro motivo de retiro

9  No Aplica

Fuente de Recursos

FUE_RECU      

1

Numérico

1 SGP (Sistema General de Participación)

2 FNR (Fondo Nacional de Regalías)

3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN

4 Otros Recursos de la Nación

5 Recursos Propios

Zona en que reside el alumno

ZON_ALU       

1

Caracter

1  Urbana

2  Rural

Alumno  Madre Cabeza de Familia

CAB_FAMILIA   

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia

BEN_MAD_FLIA  

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Veteranos de la Fuerza Pública

BEN_VET_FP    

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Héroes de la Nación

BEN_HER_NAC   

1

Caracter

S  Si

N  No

 

 

Antes de realizar el cargue del archivo Carga de Alumnos Matriculados, el usuario debe asegurarse de que se cumplan las siguientes validaciones que el sistema SIMAT ejecuta:

 

ü  Si el usuario tiene institución y esta no coincide con la institución del cargue el sistema no le permite continuar.

 

ü  Si la jerarquía del usuario no contiene a la jerarquía del cargue no le permite continuar.

 

ü  Si la institución del cargue no contiene a la sede del cargue no le permite continuar.

 

ü  Si el usuario tiene sede y esta no coincide con la sede del cargue no le permite continuar.

 

ü  Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar expedición, genero, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento se actualizarán nombres, apellidos y el resto de información del alumno.

 

ü  Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar expedición y uno de los datos genero, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento difiere no permite cargar el registro.

 

4.5.1.4     Importación de Grupos

 

Esta importación sube los grupos con la capacidad indicada en el campo capacidad, para el año lectivo establecido, el año lectivo que se coloque en este archivo debe coincidir con el año lectivo electivo del sistema.

 

Si el grupo ya existe en el sistema lo actualiza.  La actualización se puede realizar siempre y cuando, el valor con el que se va a modificar no sea inferior a los alumnos que ya se tienen asignados. Por ejemplo si en el sistema existe un grupo con capacidad para 40 alumnos y están asignados a ese grupo 35 alumnos y se pretende cambiar la capacidad del grupo por 30, el sistema no lo va a permitir.

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE GRUPOS

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Consecutivo de Sede

String

14

S

El consecutivo permite identificar la Institución y la sede

Código Jornada

String

1

S

Constante con padre 6

Código Grado

String

2

S

Constante con padre 23

Código de Metodologías

String

2

S

Constante con padre 11

Año

Number

4

S

 Año lectivo en el cual se va ha crear el grupo

Nombre

String

3

S

 Nombre del grupo

Capacidad

Number

 

S

 Número de alumnos que se pueden asignar al grupo

Ejemplo

16640000017001,1,36,01,2005,A,40

 

 

 

 

 

RECUERDE!

 

  • Las opciones de cargue de grupos solo esta habilitado para usuarios root,  de secretaría de caldas y secretaría de Cundinamarca[a1] .

 

 

4.5.1.5     Proyectos y Proveedores de Equipos

 

Para el cargue de los archivos con la información de Proveedores de equipos y Proyectos de Infraestructura, se ingresara por el menú “Administración” opción “Carga de Datos”.

 

Figura 1: Opción Carga de Datos por menú Administración

 

Se selecciona la opción del tipo de cargue (Proyectos o Proveedores Equipos) y por el buscador de archivos se ingresa un comprimido con el archivo plano (CSV) a cargar:

 

 

Figura 2: Cargue de Proyectos o Proveedores.

 

 

Se da clic en el botón guardar y los resultados se podrán consultar dando clic en el icono de buscar, donde se mostraran los registros exitosos y malos con su indicación.

 

Los Proyectos se cargan primero que los Proveedores. Para realizar un cargue debe especificarse un archivo plano CSV que contenga la información en un orden especifico.

 

·         Formato de cargue de Proyectos de Infraestructura:

 

ID_PROYECTOS

NOM_PROYECTOS

FECHA_PROYECTOS

NIT_PROVEEDOR

 

·         Formato de cargue de Proveedores de Equipos:

 

ANNO_INF

INS_ID

SEDES_ID

NIT_PROV

ID_PROYECTO

FEC_ENTREGA

NUM_EQUIPOS

OBSERVACION

 

 

Ambos cargues están sometidos a validaciones de fechas, referencias, formato de números y demás validaciones que demando el documento de análisis.

 

 

4.5.1.6     Instituciones Privadas

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE INSTITUCIONES NO OFICIALES

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Código Dane

String

12

S

 

Nombre

String

100

S

 

Rector

String

100

S

 

Código Jerarquía

String

10

S

 

Código Divipola

String

20+20

S

Código dvp de departamento + dvp de municipio

Dirección

String

100

S

 

Barrio-Inspección

String

100

N

 

Teléfonos

String

50

N

 

Fax

String

50

N

 

Web

String

100

N

 

Email

String

40

N

 

Código Calendario

String

1

S

Constante con padre 51

Código Resguardo

String

3

N

Constante con padre 261

Código Propiedad No Oficial

String

2

S

Constante con padre 75

Subsidio

String

1

N

 

Licencia

String

60

N

 

Código Costos

String

1

N

Constante con padre 93

Código Tarifa

String

1

N

Constante con padre 84

Idiomas

Multivalor String

2 c/u

N

Constantes con padre 97 entre comillas (Pasan a tabla INS_IDIOMA)

Asociaciones

Multivalor String

1 c/u

N

Constantes con padre 112 entre comillas (Pasan a tabla INS_ASOC)

 

 

 

 

 

Ejemplo

166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ,21,66687,CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO,"3642139,3646418",3646418, www.mineducacion.gov.co, colovisacoor@hotmail.com,1,000,11,1,NUM_LICENCIA,1,2,"1,2,3","4,5"

166400000170,ALFONSO LOPEZ PUMAREJO,NEVIO PEREZ MUÑOZ,21,66687,CLL 5 NO 6-26,,,,,,1,,1,,,,,,

 

4.5.1.7     Sedes

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE SEDES

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Código Dane Institución

String

12

S

 

Código Dane Anterior

String

12

N

 

Consecutivo de Sede

String

14

S

Dane Institución + Consecutivo de Sede

Principal

String

1

S

S/N

Nombre

String

100

S

 

Código Divipola

String

20+20

S

Código dvp de departamento + dvp de municipio

Dirección

String

100

S

 

Barrio-Inspección

String

100

N

 

Teléfonos

String

50

N

 

Fax

String

50

N

 

Email

String

40

N

 

Código Zona

String

1

S

Constante con padre 1003

Código Etnia

String

3

N

Constante con padre 152

Código Especialidad

String

1

N

Constante con padre 1020

Código Discapacidad

String

2

N

Constante con padre 58

 

 

 

 

 

Ejemplo

166400000170,166400000169,01,S,NOMBRE SEDE,66687,CLL 5 NO 6-26,BARRIO EL CARMELO,"3642139,3646418",3646418,colovisacoor@hotmail.com,1,001,1,01

166400000170,,01,S,NOMBRE SEDE,66687,CLL 5 NO 6-26,,,,,1,,,

 

4.5.1.8     Jornadas

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE JORNADAS

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Consecutivo de Sede

VARCHAR2

14

S

El consecutivo permite identificar la Institución y la sede

Código Jornada

VARCHAR2

10

S

Código de la constante  padre 6

Código Genero

VARCHAR2

10

S

Código de la constante  padre 1091

Grados

VARCHAR2

10

N

Código de la constante padre 23

Cada grado separados por coma y los valores entre comillas.

Código de Metodologías

VARCHAR2

10

N

Código de las constante padre 11

Cada código de metodología separados por coma y los valores entre comillas.

Cantidad de grupos

INTEGER

-

N

Número de grupos que conforman la jornada.

Ejemplo: Cada campo debe ir separado por punto y coma ( ; )

15200100375003;2;3;"0,1,2,3,4,5";"1";11

15200100375004;2;3;"10,11,6,7,8,9";"1";6

 

4.5.1.9     Jerarquías

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE JERARQUIAS

Parametro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Codigo Padre

String

10

S

Los codigos de Deptos tienen tamaño 2

Nombre Padre

String

80

S

 

Codigo Hijo

String

10

S

Los codigos de Municipios tienen tamaño 5 = 2 (depto) + 3 (Mpio)

Nombre Hijo

String

80

S

 

Direccion

String

60

N

 

Responsable

String

60

N

 

Telefono

String

20

N

 

Divipola

String

20

S

Codigo completo de la divipola (5 caracteres)

Calendario default

String

1

S

 

 

 

 

 

 

Ejemplo

1,"MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL MEN","100","CESAR","SIN DIRECCION","","","20"

100,"CESAR","20011","AGUACHICA","SIN DIRECCION","","","20011"

 

 

4.5.1.10   Proyecciones

 

 

Al subir la proyección, toma el número de grupos proyectados y los divide en la cantidad de grupos y crea automática los grupos colocándoles como nombre el grado seguido de un consecutivo.  Por ejemplo si para grado 5 la proyección es 100 y los grupos son 3, crea 3 grupos se crearán así:

 

0501     con capacidad 33

0502     con capacidad 33

0503     con capacidad 34

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE PROYECCIONES

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Observaciones

Año

Numero

4

S

 

Consecutivo de Sede

String

14

S

El consecutivo permite identificar la Institución y la sede

Código Jornada

String

1

S

Constante con padre 6

Código Grado

String

2

S

Constante con padre 23

Proyeccion

Number

3

S

Número de cupos proyectados

Grupos

Number

2

S

Número de grupos en el grado

Código de Metodologías

Multivalor String

2

N

código de metodología

 

 

 

RECUERDE!

 

  • Las opciones de cargue anexo 6A solo esta habilitado para usuarios root,  de secretaría de caldas y secretaría de Cundinamarca[a2] .

 

 

 

 

4.5.1.11   Cruce Registraduría

 

La Registraduría Nacional del Estado Civil efectúa el cruce y devuelve en archivo plano el resultado de los registros que cruzaron, esto se determina de la siguiente forma:

 

Si en el campo concepto de vigencia (CON_VIGENCIA) la Registraduría marco 1 (Cédula Vigente) y en el campo tipo de cancelación (TIP_CANCELACION) marco 00 (Vigente) se actualizará el campo TIP_CRU_REGISTRADURIA = 1 para todas aquellas personas que cumplan con la condición.

 

El archivo deberá contener los siguientes campos:

 

Longitud el registro 181 caracteres

Formato                        ASCII

 

Descripción del Campo

Longitud

Tipo

Posición Inicial

Posición Final

1.Número de Cédula

10

N

1

10

2. Primer Apellido

30

X

1

40

3. Estado Civil

2

X

41

42

4. Segundo Apellido

30

X

43

72

5. Primer Nombre

30

X

73

102

6.Segundo Nombre

30

X

103

132

7. Lugar de Expedición

15

X

133

147

8. Lugar Exped. (Cabec)

15

X

148

162

9. Lugar Exped. (Depto)

3

X

163

165

10.Concepto de Vigencia

1

N

166

166

11. Reporte en Nombre

1

N

167

167

12 Tipo de Cancelación

2

N

168

169

13 Número de Resolución

4

N

170

173

14 Año de Resolución

2

N

174

175

15 Fecha de Exped.(ddmmaa)

6

N

176

181

16 Per_id

38

N

182

219

17 Fecha de Nacimiento (ddmmaa)

6

N

220

225

18 Sexo

1

X

226

226

 

 

 

RECUERDE

 

Los campos 16, 17 y 18 están sujetos a que la Registraduría del Estado civil acepte devolverlos, por esta razón no serán requeridos durante el cargue, en el evento de que no vayan a recibir, el archivo deberá traer los campos en blanco o si alguno de ellos viene debe estar de acurdo a lo definido en la tabla.

 

 

Los valores para el CONCEPTO DE VIGENCIA son:

 

0              Sin Información

1              Cédula Vigente

2              Cédula diferente de vigente

3              Número no expedido

El campo Tipo de Cancelación identifica el estado de las cédulas así:

 

00            Vigente

12                     Suspensión por derechos políticos

14                     Interdicción Judicial por Demencia

21                     Muerte del Titular

22                     Doble Cedulación

23                     Falsa Identidad

24                     Extranjería

26                     Mala Elaboración

27                     Reasignación de Sexo

51                     Cancelada por muerte – No Expedida

52                     Cancelada por intento de doble Cedulación – no Expedida

53                     Cancelada por intento de suplantación

54                     Cancelada por Menoría de Edad

55                     Cancelada por Extranjería

56                     Cancelada por Mala Elaboración

88 y 99             En proceso de Elaboración

 

 

Posterior al cargue de los archivos planos entregados por la Registraduría, se procederá a realizar el cruce con la información de la tabla de personas; si en el campo concepto de vigencia (CON_VIGENCIA) la Registraduría marco 1 (Cédula Vigente) y en el campo tipo de cancelación (TIP_CANCELACION) marco 00 (Vigente) se actualizará el campo TIP_CRU_REGISTRADURIA = 1 para todas aquellas personas que cumplan con la condición.

 

Para realizar el anterior proceso se comparan los campos:

 

o    Número de documento (DOC).

o    Primer nombre

o    Segundo nombre

o    Primer apellido

o    Segundo apellido

 

Del archivo cargado contra la tabla personas, si los cinco campos coinciden y se cumplen las condiciones de vigencia y tipo de cancelación se marca como plenamente identificado, en este caso la información de los nombres y apellidos no es modificada, dado que esta información debe cruzar

 

En caso de que el registro contenga el identificar único de persona per_id, el cruce se realiza solo por este campo, los nombres y apellidos de la persona serán actualizados con la información suministrada por la Registraduría.

 

 

 

 

 

 

4.5.1.12   Cargue Anexo 6A

 

El cargue de alumnos nuevos al sistema a través del Anexo 6A afectará los cupos de los grupos, cumpliendo con las siguientes reglas:

 

·         Cuando se cargue alumnos en un número superior al especificado, el sistema modificará la capacidad del grupo y  el saldo de cupos.

 

·         Cuando se cargue alumnos, en un número inferior al especificado en el grupo, el sistema no modificará la capacidad del grupo pero sí el saldo de cupos.

 

El sistema no permitirá cargar más de  la capacidad máxima especificada en la parametrización de los grupos. Proyecciones Parámetros Grupos (Numeral 7.1)

 

 

 

RECUERDE!

 

  • Las opciones de cargue anexo 6A solo está habilitado para usuarios root,  de secretaría de caldas y secretaría de Cundinamarca[a3] .

 

 

 

Para consultar los saldos de cupos los usuarios disponen de dos opciones en el sistema:

 

Instituciones Grupos (Numeral 5.2)

Proyecciones Saldo Cupos (Numeral 7.3)

 

 

VARIABLES

NOMBRE TECNICO VARIABLE

LONGITUD

TIPO

VALIDACIONES BÁSICAS

AÑO DE REPORTE INFORMACION

AÑO_INF

4

Numérico

Año al que corresponde la información

CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO

MUN_CODIGO

3

Caracter

Códigos DANE Municipios (2 posiciones)

CODIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA

CODIGO_DANE

12

Numérico

Código DANE de la institución educativa (12 posiciones)

CODIGO DANE ANTIGUO DE LA SEDE

CODIGO_DANE_SEDE

12

Numérico

Código DANE que poseía la sede en el año 2001 antes de la fusión establecida por la Ley 715. Para el caso de las Instituciones Educativas del sector no oficial repita el código Dane asignado, escrito en la variable Código Dane Institución Educativa

CONSECUTIVO DE LA SEDE

CONS_SEDE

14

Caracter

Código generado por el DUE para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. Asigne el código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa.  La sede principal o donde labora la parte administrativa codifíquela como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa.  Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institución, codificando la única sede como 01.

Si la institución educativa pertenece al sector no oficial asigne el consecutivo de la sede de la siguiente forma: código Dane de la institución privada seguido de los dígitos 00 (cero cero).

TIPO DE DOCUMENTO

TIPO_DOCUMENTO

1

Numérico

1   Cédula de Ciudadanía

2   Tarjeta de Identidad

3   Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería

5   Registro Civil de Nacimiento

6   Número de Identificación Personal (NIP)

7   Número Único de Identificación Personal (NUIP)

8  Número de Identificación establecido por la Secretaría de  Educación 

9   Certificado Cabildo                                                                                                          

NUMERO DE DOCUMENTO

NRO_DOCUMENTO

12

Caracter

Número del Documento de Identidad (12 posiciones)

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO DEPARTAMENTO

EXP_DEPTO

2

Caracter

Código Dane del Departamento donde fue expedido el documento. (2 posiciones)

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO MUNICIPIO

EXP_MUN

3

Caracter

Código Dane del Municipio donde fue expedido el documento (3 posiciones)

APELLIDO 1

APELLIDO1

50

Caracter

Apellido paterno del alumno. No puede estar vacío

APELLIDO 2

APELLIDO2

50

Caracter

 Apellido materno del alumno.

NOMBRE 1

NOMBRE1

50

Caracter

Primer nombre del Alumno. No puede estar vacío

NOMBRE 2

NOMBRE2

50

Caracter

 Segundo nombre del Alumno.

DIRECCION RESIDENCIA

DIRECCION_RESIDENCIA

100

Caracter

Dirección Residencia del Alumno. Ver Instructivo . No puede estar vacío.

TELEFONO DE UBICACION

TEL

50

Caracter

Teléfono Residencia del Alumno. Incluya número teléfono fijo, celular, comunitario, etc.

LUGAR DE RESIDENCIA DEPARTAMENTO

RES_DEPTO

2

Caracter

Código Dane del Departamento donde reside el alumno.  No puede estar vacío

LUGAR DE RESIDENCIA MUNICIPIO

RES_MUN

3

Caracter

Código Dane del Municipio donde donde reside el alumno. No puede estar vacío

ESTRATO SOCIOECONOMICO DEL ALUMNO

ESTRATO

1

Caracter

0  Estrato 0

1  Estrato 1

2  Estrato 2

3  Estrato 3

4  Estrato 4

5  Estrato 5

6  Estrato 6

SISBEN

SISBEN

1

Carácter

1
2
3
4
5
6
9  No aplica

FECHA DE NACIMIENTO

FECHA_NACIMIENTO

10

Caracter

Formato: dd/mm/yyyy

LUGAR DE NACIMIENTO DEPARTAMENTO

NAC_DEPTO

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones)

LUGAR DE NACIMIENTO MUNICIPIO

NAC_MUN

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (2 posiciones)

GENERO

GENERO

1

Caracter

F Femenino

M Masculino

POBLACION VICTIMA CONFLICTO

POB_VICT_ CONF

1

Caracter

1  En situación de desplazamiento

2  Desvinculados de grupos armados

3  Hijos de adultos desmovilizados                                                                                                            

9 No Aplica

ULTIMO DEPARTAMENTO EXPULSOR

DPTO_EXP

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento

ULTIMO MUNICIPIO EXPULSOR

MUN_EXP

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (3 posiciones). Cuando el alumno se encuentra en Situación de Desplazamiento.

PROVIENE DE SECTOR PRIVADO

PROVIENE_SECTOR_PRIV

1

Caracter

S  Si

N  No

PROVIENE DE OTRO MUNICIPIO

PROVIENE_OTRO_MUN

1

Caracter

S  Si

N  No

TIPO DISCAPACIDAD

TIPO_DISCAPACIDAD

2

Caracter

1 Sordera Profunda

2 Hipoacusia o Baja audición

3 Baja visión diagnosticada

4 Ceguera

5 Parálisis cerebral

6 Lesión neuromuscular

7 Autismo

8 Deficiencia cognitiva (Retardo Mental)

9 Síndrome de Down

10 Múltiple                                                                                                                                        

99  No aplica

CAPACIDADES EXCEPCIONALES

CAP_EXC

1

Caracter

1 Superdotado                                                                                                          

2 Con talento científico                                                                                            

3 Con talento tecnológico                                                                                  

4 Con talento subjetivo                                                                                                                              

9 No Aplica

ETNIA

ETNIA

3

Caracter

00 No Aplica, 01 Achagua, 02 Amorúa, 03 Andoque o Andoke, 04 Arhuaco (IJKA), 05 Awa (CUAIKER), 06 Barea, 07 Barazana, 08 Barí (Motilón), 09 Betoye, 10 Bora, 11 Cabiyari o Kawiyarí, 12 Carapana, 13 Carijona o Karijona, 14 Chimila (ETTE E´ NEKA), 15 Chiricoa, 16 Cocama, 17 Coconuco, 18 Cofán o Kofán, 19 Pijaos, 20 Cubeo o Kubeo, 21 Cuiba o Kuiba, 22 Curripaco o Kurripako, 23 Desano, 24 Dujos, 26 Embera Catio o Embera Katío, 27 Embera Chami, 28 Eperara Siapidara, 29 Guambiano, 30 Guanaca, 31 Guayabero, 33 Hitnú, 34 Inga, 35 Kamsa o Kamëntsá, 36 Kogui, 37 Koreguaje o Coreguaje, 38 Letuama, 39 Macaguaje o Makaguaje, 40 Nukak (Makú), 41 Macuna o Makuna (Sara), 42 Masiguare, 43 Matapí, 44 Miraña, 45 Muinane, 46 Muisca, 47 Nonuya, 48 Ocaina, 49 Nasa (Paéz), 50 Pastos, 51 Piapoco (Dzase), 52 Piaroa, 53 Piratapuyo, 54 Pisamira, 55 Puinave, 56 Sáliba , 57Sikuani, 58 Siona, 59 Siriano, 60 Siripu o Tsiripu (Mariposo), 61 Taiwano (Tajuano), 62 TanimuKa, 63 Tariano, 64 Tatuyo, 65 Tikuna, 66 Totoró, 67 Tucano (Desea) o Tukano, 68 Tule (Kuna), 69 Tuyuka (Dojkapuara), 70 U´wa (Tunebo), 71 Wanano, 72 Wayuu, 73 Witoto, 74 Wiwa (Arzario), 75 Waunan (Wuanana), 76 Yagua, 77 Yanacona, 78 Yauna, 79 Yukuna, 80 Yuko (Yukpa), 81Yurí (Carabayo), 82 Yuruti, 83 Zenú, 84 Quillacingas, 200 Negritudes, 400 Rom

RESGUARDO

RES

3

Caracter

000 No Aplica   Ubique el código del resguardo contenido en el documento adjunto " CÓDIGOS DE RESGUARDOS INDÍGENAS".  Se refiere al resguardo cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia.

INSTITUCIÓN BIENESTAR DE ORIGEN

INS_FAMILIAR

60

 

 Nombre de la institución de bienestar de origen si el niño ingresa al grado Jardin II o B, Transición o Grado 0  ( Hogar Infantil, ICBF, guarderia, jardín infaltil ).

JORNADA

TIPO_JORNADA

1

Caracter

1  Completa

2  Mañana

3  Tarde

4  Nocturna                                                                                                                                           

5  Fin de semana

CARÁCTER

CARÁCTER

1

Caracter

1 Académica (Incluye  Educación Tradicional)
2 Técnica (Incluye la Comercial, Industrial, Pedagógica, Promoción social, Agropecuario, Otro)
0   No Aplica

ESPECIALIDAD

ESPECIALIDAD

2

Caracter

05 Académico

06 Industrial

08 Comercial

09 Pedagógico

10 Agropecuario

16 Promoción Social

07 Otro

00 No aplica

GRADO

GRADO

2

Caracter

-2 Pre-Jardín

-1 Jardín I o A o Kinder

0  Jardín II o B, Transición o Grado 0

1  Primero

2  Segundo

3  Tercero

4  Cuarto

5  Quinto

6  Sexto

7  Séptimo

8  Octavo

9  Noveno

10 Décimo

11 Once

12 Doce - Normal Superior

13 Trece - Normal Superior

14 Educación discapacidad cognitiva no integrada

15 Educación discapacidad auditiva no integrada

16 Educación discapacidad visual no integrada

17 Educación discapacidad motora no integrada

18 Educación discapacidad múltiple no integrada

21 Ciclo 1 Adultos

22 Ciclo 2 Adultos

23 Ciclo 3 Adultos

24 Ciclo 4 Adultos

25 Ciclo 5 Adultos

26 Ciclo 6 Adultos

99 Aceleración del Aprendizaje

GRUPO/CURSO

GRUPO

4

Caracter

Identificación del grupo del grado que está cursando el estudiante y al cual ha sido asignado. Consiste en una división de los grados para establecer alumnos de acuerdo al parámetro alumno / docente. Ejemplo: El grado 1 está compuesto por los Cursos A y B.  En esta variable se debe escribir A.

METODOLOGÍA

METODOLOGIA

2

Caracter

1  Educación Tradicional

2  Escuela nueva

3  Post primaria

4  Telesecundaria                                                                                                                                            

5  SER

6  CAFAM

7  SAT 

8  Etnoeducación                                                                                                                                       

9  Aceleración del Aprendizaje

10  Programa para Jóvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011)

11  Preescolar Escolarizado

12  Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado               

13 SAT presencial                                                                                                                                            

SUBSIDIADO

SUBSIDIADO

1

Caracter

S  Si Se refiere a todo alumno subsidiado / beneficiado con recursos de la Nación (SGP, FNR, Recursos Propios MEN u otros recursos ) mediante convenios que realiza la SED con terceros ya sea mediante el Banco de Oferentes establecido por el Decreto 4313 de 2004 o con instituciones privadas y del cual se genera el Anexo 2 Archivo 2A.

N  No

REPITENTE

REPITENTE

1

Caracter

S  Si Alumno en condición de repitencia en el actual año lectivo.

N  No

NUEVO EN LA INSTITUCIÓN
EDUCATICA             

NUEVO

1

Caracter

S  Si Se refiere al alumno nuevo en la institución o centro educativo que se encuentra reportando la información de matrícula.

N  No

SITUACION ACADEMICA AÑO ANTERIOR

SIT_ACAD_ANO_ANT

1

Caracter

0 No estudió Vigencia Anterior, que para este año se refiere a no haber estudiado en vigencia anterior

1 Aprobó

2 Reprobó

8 No culminó Estudios

CONDICIÓN DEL ALUMNO AL FINALIZAR EL AÑO ANTERIOR

CON_ALUM_ANO_ANT

1

Caracter

3  Desertó                                                                                                               

5 Trasladado a otra institución educativa

8  Otro motivo de retiro

9  No Aplica

Fuente de Recursos

FUE_RECU      

1

Numérico

1 SGP (Sistema General de Participación)

2 FNR (Fondo Nacional de Regalías)

3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN

4 Otros Recursos de la Nación

5 Recursos Propios

Zona en que reside el alumno

ZON_ALU       

1

Caracter

1  Urbana

2  Rural

Alumno  Madre Cabeza de Familia

CAB_FAMILIA   

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia

BEN_MAD_FLIA  

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Veteranos de la Fuerza Pública

BEN_VET_FP    

1

Caracter

S  Si

N  No

Beneficiario Héroes de la Nación

BEN_HER_NAC   

1

Caracter

S  Si

N  No

 

A partir del año 2011 se solicitará en el cargue del anexo 6A información de Internado, Valoración de desempeño periodo I, valoración de desempeño periodo II y convenio.

 

A continuación se describe cómo será la estructura del cargue de los anexos 6A y 5A:

 

 

VARIABLES

NOMBRE TECNICO VARIABLE

LONGITUD

TIPO DE CAMPO

 

VALIDACIONES  BÁSICAS

VALIDACIONES COMPLEMENTARIAS 

ANEXO 6A

VALIDACIONES COMPLEMENTARIAS 

ANEXO 5A

AÑO DE REPORTE INFORMACION

AÑO_INF

4

Numérico

Año al que corresponde la información

   

CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO

MUN_CODIGO

3

Caracter

Códigos DANE Municipios (2 posiciones)

El código del municipio debe coincidir con el reportado para la institución en SINEBM.DUE_ESTABLECIMIENTO

 

CODIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA

CODIGO_DANE

12

Numérico

Código DANE de la institución educativa (12 posiciones)

El código del establecimiento  debe estar homologado con el DUE y los códigos DANE deben coincidir.

 

El establecimiento debe estar activo en el SIMAT y en el SINEB

El código DANE del EE  debe ser Privado.

El código del establecimiento  debe estar homologado con el DUE y los códigos DANE deben coincidir.

 

El establecimiento debe estar activo en el SIMAt y enel SINEB

CODIGO DANE DE LA SEDE

CODIGO_DANE_SEDE

12

Numérico

Código DANE Sede

   

CONSECUTIVO DE LA SEDE

CONS_SEDE

14

Caracter

Código generado por el DUE para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. El código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa.  La sede principal como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa.

El código de la sede  debe estar homologado con el DUE y los códigos DANE deben coincidir.

 

La sede  debe estar activa en el SIMAT y en el SINEB

 

El consecutivo de la sede debe coincidir con el DUE asi

DUE_ESTABLECIMINETO.CODIGO|| DUE_SEDE.ALIAS

El código de la sede  debe estar homologado con el DUE y los códigos DANE deben coincidir.

 

La sede  debe estar activa en el SIMAT y en el SINEB

 

El consecutivo de la sede debe coincidir con el DUE asi

DUE_ESTABLECIMINETO.CODIGO|| DUE_SEDE.ALIAS

TIPO DE DOCUMENTO

TIPO_DOCUMENTO

1

Numérico

1   Cédula de Ciudadanía
2   Tarjeta de Identidad
3   Cédula de Extranjería ó Identificación de Extranjería
5   Registro Civil de Nacimiento
6   Número de Identificación Personal (NIP)
7   Número Único de Identificación Personal (NUIP)
8   Número de Identificación establecido por la Secretaría de  Educación 
9   Certificado Cabildo

Usar función para validar que si el tipo de documento es 1 o 2 debe ser único por número de documento.

La combinación Tipo, Número y lugar de expedición de Documento debe ser única. Si el tipo es 1 y 2 debe ser único por número de documento.

NUMERO DE DOCUMENTO

NRO_DOCUMENTO

12

Caracter

Número del Documento de Identidad (12 posiciones)

Usar el componente de validación para tipo de identidad y documento según requerimiento SIMAT 3.9 el cual se resumen a continuación:

Control edad:

Si el estudiante tiene más de 18 años, su tipo de identidad puede ser cédula de ciudadanía o cédula de extranjería. Si no la posee, tiene la opción de cabildo o NES.

 

Si es menor de 18 años, aplicaría a los siguientes tipos de identificación:

Tarjeta de identidad

Cédula de extranjería

Registro civil

NES

Certificado Cabildo  

 

Control tipo identificación

Los tipos de identificación permitidos para nuevos estudiantes son: Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, registro civil, NES o número asignado por la Secretaria de educación y certificado de cabildo o CCB.

 

Las validaciones son la siguientes:

a. C.C. Cédula de Ciudadanía: 

Sólo se permiten números, sin puntos y en el rango siguiente:

Femenino de  20.000.001 hasta 69.999.999

Masculino de 001 hasta 19.999.999 y de 70.000.001 hasta 99.999.999

De tipo NUIP toman valores mayores de 1.000.000.000

Un estudiante tiene cédula si su edad es superior o igual a 18 años.

 

Excepciones:

Si tiene caracteres alfanuméricos son los 3 primeros caracteres únicamente los cuales identifican la oficina de registro de su expedición. Los 7 caracteres restantes son numéricos. (Estos NUIP corresponden a los expedidos antes del 1 de octubre del 2003 - Resolución 3571 de 2003 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

 

b.T.I. Tarjeta de Identidad:

Puede tener números, sin puntos ni guiones y en los siguientes formatos:

 

Longitud de 11 caracteres numéricos (Decreto No. 1695 de 1971), sin puntos ni guión con el formato aammddzzzxy.

aa                    es Año de nacimiento de 01 a 99

mm                  es Mes de nacimiento de 01 a 12

dd                    es Día de nacimiento de 01 a 31

zzz                  Numérico

x                        Si es mujer tomaría los valores impares de 1,3,5,7, o 9

                          Si es hombre tomaría los valores pares de 2,4,6, o 8

y                      Dígito de control de la Registraduría.

 

De tipo NUIP toman valores mayores de 1.000.000.000

 

c. C.E. Cédula de Extranjería o identificación de extranjería: Sólo caracteres alfabéticos y/o numéricos, sin puntos, guiones o caracteres especiales.

d. R.C. Registro Civil de Nacimiento: Sólo números, sin puntos. 

e. NES Número de Identificación establecido por la Secretaría de  Educación: Sólo números completos incluyendo ceros a la izquierda y sin puntos.

 

f. CCB             Certificado Cabildo: Sólo caracteres alfabéticos y/o numéricos, sin puntos, guiones o caracteres especiales.

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO DEPARTAMENTO

EXP_DEPTO

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones)

Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo

Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo

LUGAR EXPEDICION DOCUMENTO MUNICIPIO

EXP_MUN

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (3 posiciones)

Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo

Si el tipo de documento es 3 extranjería el departamento y municipio debe ser nulo

APELLIDO 1

APELLIDO1

50

Caracter

No puede estar vacío

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

APELLIDO 2

APELLIDO2

50

Caracter

 

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

NOMBRE 1

NOMBRE1

50

Caracter

No puede estar vacío

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

NOMBRE 2

NOMBRE2

50

Caracter

 

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

Valida que solo existan letras y espacios (no caracteres especiales, no tildes, no números)

DIRECCION RESIDENCIA

DIRECCION_RESIDENCIA

100

Caracter

No puede estar vacío

No debe tener comas o punto y coma

No debe tener comas o punto y coma

TELEFONO DE UBICACION

TEL

50

Caracter

 

   

LUGAR DE RESIDENCIA DEPARTAMENTO

RES_DEPTO

2

Caracter

No puede estar vacío

DIVIPOLA

DIVIPOLA

LUGAR DE RESIDENCIA MUNICIPIO

RES_MUN

3

Caracter

No puede estar vacío

DIVIPOLA

DIVIPOLA

ESTRATO SOCIOECONOMICO DEL ALUMNO

ESTRATO

1

Caracter

0  Estrato 0
1  Estrato 1
2  Estrato 2
3  Estrato 3
4  Estrato 4
5  Estrato 5
6  Estrato 6

No Nulo

 

SISBEN

SISBEN

1

Carácter

1
2
3
4
5
6
9  no aplica

No Nulo

 

FECHA DE NACIMIENTO

FECHA_NACIMIENTO

10

Caracter

Formato: dd/mm/yyyy

No nulo

Validar contra la Matriz grado edad

Validar contra la Matriz grado edad

LUGAR DE NACIMIENTO DEPARTAMENTO

NAC_DEPTO

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones)

Solo puede estar  vacio si es igual a 3

Solo puede estar  vacio si es igual a 3

LUGAR DE NACIMIENTO MUNICIPIO

NAC_MUN

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (2 posiciones)

Solo puede estar  vacio si es igual a 3

Solo puede estar  vacio si es igual a 3

GENERO

GENERO

1

Caracter

F Femenino
M Masculino

   

POBLACION VICTIMA CONFLICTO

POB_VICT_ CONF

1

Caracter

1  En situación de desplazamiento
2  Desvinculados de grupos armados
3  Hijos de adultos desmovilizados                                                                                                             
9 No Aplica

No vacio

 

ULTIMO DEPARTAMENTO EXPULSOR

DPTO_EXP

2

Caracter

Códigos DANE Departamento (2 posiciones)

Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento)

Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento)

ULTIMO MUNICIPIO EXPULSOR

MUN_EXP

3

Caracter

Códigos DANE Municipio (3 posiciones)

Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento)

Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento)

PROVIENE DE SECTOR PRIVADO

PROVIENE_SECTOR_PRIV

1

Caracter

S  Si
N  No

No vacio

 

PROVIENE DE OTRO MUNICIPIO

PROVIENE_OTRO_MUN

1

Caracter

S  Si
N  No

No vacio

 

TIPO DISCAPACIDAD

TIPO_DISCAPACIDAD

2

Caracter

1 Sordera Profunda
2 Hipoacusia o Baja audición
3 Baja visión diagnosticada
4 Ceguera
5 Parálisis cerebral
6 Lesión neuromuscular
7 Autismo
8 Deficiencia cognitiva (Retardo Mental)
9 Síndrome de Down
10 Múltiple                                                                                                                                        
99  No aplica

No vacio

 

CAPACIDADES EXCEPCIONALES

CAP_EXC

1

Caracter

1 Superdotado                                                                                                          
2 Con talento científico                                                                                            
3 Con talento tecnológico                                                                                  
4 Con talento subjetivo                                                                                                                              
9 No Aplica

   

ETNIA

ETNIA

3

Caracter

De acuerdo a las etnias definidas en el sistema

No vacio

 

RESGUARDO

RES

3

Caracter

000 No Aplica  
Ubique el código del resguardo contenido en el documento adjunto " CÓDIGOS DE RESGUARDOS INDÍGENAS".  Se refiere al resguardo cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia.

No vacio

 

INSTITUCIÓN BIENESTAR DE ORIGEN

INS_FAMILIAR

60

 

 

Solo aplica para alumnos que entren a preescolar o grado 1 y que sean nuevos en la institución educativa.

Solo aplica para alumnos que entren a preescolar o grado 1 y que sean nuevos en la institución educativa.

JORNADA

TIPO_JORNADA

1

Caracter

1  Completa
2  Mañana
3  Tarde
4  Nocturna                                                                                                                                            
5  Fin de semana

La jornada debe estar homologado con el DUE

No vacio

La jornada debe estar homologado con el DUE

CARÁCTER

CARÁCTER

1

Caracter

1 Técnico
2 Académico
o No aplica

 

Si el alumno no está cursando algún grado de la media, el carácter
 debe ser 0 (no aplica), si está cursando media el carácter debe
 ser académica o técnica. No vacio


Si el alumno no está cursando algún grado de la media, el caracter
 debe ser 0 (no aplica), si está cursando media el caracter debe
 ser académica o técnica.

No vacio

ESPECIALIDAD

ESPECIALIDAD

2

Caracter

05 Académico
06 Industrial
08 Comercial
09 Pedagógico
10 Agropecuario
16 Promoción Social
07 Otro
00 No aplica

No vacio

Solo tienen especialidad diferente de 00 los grados 10,11,12 y 13

Si se seleccionó caracter académico la especialidad solo puede se académica "05". Si se seleccionó caracter 0 "No Aplica", la especialidad debe ser "00" no aplica. Si caracter es técnico, las especialidades deben ser diferentes a "05" y a "00".

 

La especialidad del alumno debe corresponder con alguna de  las especialidades  que tenga la institución en la tabla

INS_ESPECIALIDAD

Solo tienen especialidad diferente de 00 los grados 10,11,12 y 13

Si se seleccionó caracter académico la especialidad solo puede se académica "05". Si se seleccionó caracter 0 "No Aplica", la especialidad debe ser "00" no aplica. Si caracter es técnico, las especialidades deben ser diferentes a "05" y a "00".

 

La especialidad del alumno debe corresponder con alguna de  las especialidades  que tenga la institución en la tabla

INS_ESPECIALIDAD

GRADO

GRADO

2

Caracter

-2 Pre-Jardín
-1 Jardín I o A o Kinder
0  Jardín II o B, Transición o Grado 0
1  Primero
2  Segundo
3  Tercero
4  Cuarto
5  Quinto
6  Sexto
7  Séptimo
8  Octavo
9  Noveno
10 Décimo
11 Once
12 Doce - Normal Superior
13 Trece - Normal Superior
14 Educación discapacidad cognitiva no integrada
15 Educación discapacidad auditiva no integrada
16 Educación discapacidad visual no integrada
17 Educación discapacidad motora no integrada
18 Educación discapacidad múltiple no integrada
21 Ciclo 1 Adultos
22 Ciclo 2 Adultos
23 Ciclo 3 Adultos
24 Ciclo 4 Adultos
25 Ciclo 5 Adultos
26 Ciclo 6 Adultos
99 Aceleración del Aprendizaje

El grado debe estar homologado con el DUE

Se debe validar la relación Grado VS Edad, según la tabla definida para tal fin.  Dependiendo del análisis de la validación se genera o error o alerta.

Si grado < 6, la jornada no puede ser > a 3

Validar contra los grados que estén habilitados con la tabla CTE_ANNO


El grado debe estar homologado con el DUE
Se debe validar la relación Grado VS Edad, según la tabla definida para tal fin.  Dependiendo del análisis de la validación se genera o error o alerta.

Si grado < 6, la jornada no puede ser > a 3

Validar contra los grados que estén habilitados con la tabla CTE_ANNO

GRUPO/CURSO

GRUPO

4

Caracter

Identificación del grupo en un grado que está cursando el estudiante y al cual ha sido asignado.

El número de alumnos por grupo debe ser menor a o igual a 80. si supera los 80 alumnos se debe generar una alerta no un error.

El nombre del grupo debe ser letras mayúsculas y/o números, no se admiten otro tipo de caracteres.

El número de alumnos por grupo debe ser menor a o igual a 80. si supera los 80 alumnos se debe generar una alerta no un error.

El nombre del grupo debe ser letras mayúsculas y/o números, no se admiten otro tipo de caracteres.

METODOLOGÍA

METODOLOGIA

2

Caracter

No vacio

1 Educación Tradicional
2  Escuela nueva
3  Post primaria
4  Telesecundaria                                                                                                                                           
5  SER
6  CAFAM
7  SAT 
8  Etnoeducación                                                                                                                                        
9  Aceleración del Aprendizaje
10  Programa para Jóvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011)
11  Preescolar Escolarizado
12  Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado               
13 SAT presencial

14 Media Rural

15 Entorno Comunidad

16 Entorno Institucional

17 Entorno Familiar

18 Círculos de Aprendizaje

19 Transformemos

20 Adultos

21 Modalidad Virtual Asistida UCN

22 Grupos Juveniles Creativos

23 Bachillerato Pacicultor

24 Crecer

25 Niños y Jovenes

Se debe validar la relación Grado - Metodología

Se debe validar la relación Grado - Metodología

SUBSIDIADO

SUBSIDIADO

1

Caracter

No vacio

S  Si
N  No

No puede haber alumnos subsidiados, es decir, siempre subsidio = N

No puede haber alumnos subsidiados, es decir, siempre subsidio = N

REPITENTE

REPITENTE

1

Caracter

S  Si
N  No

No vacio

 

NUEVO EN LA INSTITUCIÓN
EDUCATICA

NUEVO

1

Caracter

S  Si 
N  No

No vacio

 

SITUACION ACADEMICA AÑO ANTERIOR

SIT_ACAD_ANO_ANT

1

Caracter

0 No estudió Vigencia Anterior, que para este año se refiere a no haber estudiado en vigencia anterior
1 Aprobó
2 Reprobó
8 No culminó Estudios

   

CONDICIÓN DEL ALUMNO AL FINALIZAR EL AÑO ANTERIOR

CON_ALUM_ANO_ANT

1

Caracter

3  Desertó                                                                                                              
5 Trasladado a otra institución educativa
9  No Aplica

No se hace ninguna validación

No se hace ninguna validación

IDENTIFICACION DEL ALUMNO

ID_Alumno

50

Caracter

Identificación generada con el proceso de fonético.  Este campo NO es cargado por el usuario.

No vacio

 

Fuente de Recursos

FUE_RECU

1

Numérico

1 SGP
2 FNR
3 Recursos adicionales presupuesto nacional MEN
4 Otros Recursos de la Nación
5 Recursos Propios

*Ver cuadro de condiciones fuentes de recursos.  (Final del documento)

No aplica

Zona en que reside el alumno

ZON_ALU

1

Caracter

1  Urbana
2  Rural

No vacio

 

Alumno  Madre Cabeza de Familia

CAB_FAMILIA

1

Caracter

"S" o "N"

No vacio

 

Beneficiario Hijos dependientes de Madre Cabeza de Familia

BEN_MAD_FLIA

1

Caracter

"S" o "N"

No vacio

 

Beneficiario Veteranos de la Fuerza Pública

BEN_VET_FP

1

Caracter

"S" o "N"

No vacio

 

Beneficiario Héroes de la Nación

BEN_HER_NAC

1

Caracter

"S" o "N"

No vacio

 

Internado

INTERNADO

1

Numérico

1 = INTERNADO

2 = SEMI-INTERNADO

3 = NINGUNO

No vacio

 

Valoración desempeño periodo 1

VAL_DES_PERIODO1

1

Numérico

1=SUPERIOR

2=ALTO

3=BASICO

4=BAJO

Podría esta vacio

 

Valoración desempeño periodo 2

VAL_DES_PERIODO2

1

Numérico

1=SUPERIOR

2=ALTO

3=BASICO

4=BAJO

Podría ser vacio

 

Número de Convenio

NUM_CONVENIO

50

Caracter

 

1. Este campo debe venir lleno si la variable subsidio o matricula contratada es S, si el campo subsidio es N este campo debe venir vacio.

2. Si tiene matricula contratada debe ingresar el número del convenio que debe correponder a uno valido en el sistema.

3. El número del convenio debe existir en el sistema, pertenecer a la sede donde sera matriculado el niño y tener cupos disponibles.

4. Si el convenio es válido, se debe verificar que tenga cupos disponibles.  Si el alumno puede ser registrado el número de cupos asignados de la sede nivel, debe ser incrementado en 1

5. En caso de que el nino tenga asignado otro convenio, para el mismo año de la matrícula, debe ser liberado, en caso contrario esta informacion no debe ser modificada

6. Si el alumno tenía un convenio asignado y en el cargue no viene, el alumno es desasignado del convenio y se resta el cupo.

Los cargues que son de matrícula de colegios privados, es decir que correspondan al anexo 5A la variable subsidio debe ser N, por lo que este campo debe ser vacio.

 

 

RECUERDE!

  • En el caso que un alumno sea de matrícula contratada deberá tener asociada en la variable “subsidio” S y el campo número de convenio deberá estar diligenciado y deberá estar el convenio registrado en el sistema.

  • Si el convenio existe se verificará si aún existe cupo en el convenio diligenciado de haber cupo se procederá a matricular el alumno, si no hay cupo en el convenio se informará en el archivo plano de errores que no hay cupo para el convenio y el alumno no será matriculado.

 

 

 

 

4.5.1.13   Etapas de Proceso Matrícula

 

 

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE ETAPAS DE PROCESOS

Parámetro

Tipo

Longitud

Requerido

Objeto

Observaciones

Jerarquía

String

10

S

Jerarquía

 

Año

Numero

4

S

 

 

Código de la etapa

String

10

S

Cte

Constante padre 1232

Cédula del responsable

String

15

S

 

 

Nombre del responsable

String

40

S

 

 

Cargo del responsable

String

50

S

 

 

Fecha de inicio

String

10

S

 

Formato DD/MM/YYYY. Debe ser < que fecha fin

Fecha de finalización

String

10

S

<